Geachte heer E.,

Op 21 oktober 2000 heeft u namens EeC Ab Education een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over de behandeling van het Leonardo da Vinci-programma PL/99/1004/I.1.2.b/FPC door de Europese Commissie.

Op 28 november 2000 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 12 maart 2001 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 21 april 2001 hebt toegezonden. Op 30 mei 2001 heb ik de Commissie om aanvullende informatie verzocht. Op 3 september 2001 heeft u een nieuwe aanvraag ingediend. Op 26 september 2001 heb ik u de aanvullende informatie van de Commissie doen toekomen met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In zijn klacht legt klager uit dat EeC Ab Education partner is in het Leonardo da Vinci-programma. Volgens klager heeft EeC Ab Education geen betaling van 200.000 SEK ontvangen van hun partner POPON in Polen. Eec Ab Education heeft contact opgenomen met zowel de Poolse partner POPON als de Europese Commissie. De Commissie heeft uitgelegd dat zij slechts beperkte bevoegdheden heeft om de acties van de partners te controleren en dat zij slechts tot een audit kan overgaan. Als gevolg daarvan heeft de Commissie niet bij de betrokken Poolse partner, maar bij de nationale coördinatie-eenheid (NCU) in Warschau een audit uitgevoerd. Klager is van mening dat de audit had moeten worden uitgevoerd binnen de Poolse partner POPON.

De klager stelt dat de Commissie het goede beheer van de programmamiddelen moet controleren en toezicht moet houden op de betaling van de aan Eec Ab Education verschuldigde facturen.

Het onderzoek

In haar advies heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

De klacht betreft het Leonardo da Vinci-project PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, geselecteerd in het kader van de eerste fase van het Leonardo da Vinci-programma.

Het Leonardo da Vinci-programma heeft tot doel een communautair beleid inzake beroepsopleiding ten uitvoer te leggen dat nationale initiatieven en acties op het gebied van beroepsopleiding ondersteunt en aanvult. Het programma staat open voor de lidstaten, de EVA-landen, de landen van Midden- en Oost-Europa en Cyprus. Projecten kunnen worden ingediend in het kader van een aantal verschillende maatregelen, gegroepeerd in vier onderdelen. In elk land worden door de nationale autoriteiten een of meer coördinatiestructuren opgezet om de uitvoering van het programma op nationaal niveau te waarborgen, met inbegrip van het beheer van transnationale stages en uitwisselingen binnen onderdeel I - de zogenaamde "nationale coördinatie-eenheden" (NCY).

In de praktijk is de uitvoering van onderdeel I-mobiliteit gebaseerd op een globale subsidie die jaarlijks door de Commissie aan elk land wordt toegekend op basis van een "operationeel beheersplan". Daarom wordt elk jaar een contract gesloten tussen de Commissie en de NCU's van het betrokken land. De NCU wordt op deze manier volledig verantwoordelijk voor het beheer en het beheer van de middelen voor de uitvoering van de maatregel; dit omvat de evaluatie van ingediende projectvoorstellen, selectie, contractering en daadwerkelijk beheer en follow-up van de projecten (met inbegrip van betalingen, verslaglegging enz.).

Het Leonardo da Vinci-project PL/99/10004/I.1.2.b/FPC werd in 1999 ingediend bij en geselecteerd door de Poolse nationale coördinatie-eenheid in het kader van onderdeel I mobiliteit. Het project was gericht op het organiseren van stages in Zweden voor 30 dagen voor een groep Poolse gehandicapten. Promotor van het project en de contractant van de Poolse NCU was de Poolse organisatie POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Poolse organisatie van werkgevers van personen met een handicap). De gastorganisatie in Zweden was Eec Ab Education. Volgens de bestaande regels heeft de NCU een contract gesloten met de initiatiefnemende organisatie, volgens het door de Commissie verstrekte model. Op zijn beurt was POPON op grond van dit contract verplicht de nodige regelingen te treffen met betrekking tot de met de partners en gastorganisaties te sluiten overeenkomsten. POPON en Eec Ab Education hebben op 17 mei 1999 een overeenkomst gesloten.

Op 4 januari 2000 ontving de eenheid van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur (DG EAC) die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het Leonardo da Vinci-programma een nota van klager waarin hij klaagde over de moeilijkheden die bij de uitvoering van het project waren ondervonden.

In de nota werd uitgelegd dat de samenwerking tussen POPON en Eec Ab Education wegens een aantal problemen en meningsverschillen die zich tijdens de uitvoering van de stages hadden voorgedaan, vóór de overeengekomen contractuele termijnen was beëindigd en dat een andere Zweedse organisatie, EET-consulting, de leiding had overgenomen. Problemen die tot deze vroegtijdige beëindiging hebben geleid, waren onder meer het feit dat POPON mensen met een andere handicap en taalvaardigheid naar Zweden had gestuurd dan overeengekomen, waardoor het voor EeC Ab Education onmogelijk werd om het onderwijsprogramma uit te voeren zoals oorspronkelijk gepland.

Volgens klager zou na de onderbreking van de samenwerking een overeenkomst zijn bereikt tussen POPON en EeC Ab Education over de vergoeding van de uitgaven die laatstgenoemde tijdens de stages heeft gedaan. De klager voerde aan dat ondanks dit feit sommige facturen niet waren terugbetaald.

De diensten van DG EAC hebben onmiddellijk informele contacten met de klager gelegd om aanvullende informatie over de zaak te krijgen. Aangezien het project in kwestie een volledig gedecentraliseerde maatregel betrof, werd klager eraan herinnerd dat volledig toezicht op het project alleen door de Poolse NCU kon worden gewaarborgd. Niettemin verbond DG EAC zich ertoe de zaak zo nauwlettend mogelijk te volgen om een oplossing mogelijk te maken.

Tussen januari en februari 2000 hebben de diensten van DG EAC intensieve contacten gelegd met de Poolse NCU. De NCU deelde de diensten van DG EAC mee dat zij zonder veel succes hadden geprobeerd op te treden als bemiddelaar tussen de twee partijen. De NCU legde ook uit dat POPON niet van plan was sommige facturen terug te betalen, aangezien deze naar verluidt betrekking hadden op diensten die niet waren geleverd of op kosten die zich buiten de contractuele periode hadden voorgedaan, en dat POPON vastbesloten was hun zaak te verdedigen en zo nodig voor de rechter te brengen. De Poolse NCU deelde de diensten van DG EAC ook mee dat zij hadden besloten een werknemer te ontslaan, aangezien er bewijs was verzameld dat de persoon met POPON had samengewerkt. Deze samenwerking was echter pas van start gegaan nadat het project was geselecteerd.

Op 3 maart 2000 werd een officieel antwoord naar klager gestuurd, waarin hij de reeds verstrekte toelichtingen herhaalde en hem op de hoogte bracht van de ondernomen stappen.

Begin april 2000 heeft DG EAC een audit uitgevoerd van de Poolse NCU: er zijn geen onregelmatigheden vastgesteld met betrekking tot het beheer van de communautaire middelen. Daarnaast werden de panden van POPON ook informeel bezocht, maar er werd geen officiële audit van het project uitgevoerd.

Op 22 juli 2000 ontvingen de diensten van DG EAC een nieuwe nota van klager waarin werd beweerd dat zijn geschil met POPON nog steeds niet was opgelost en waarin de Commissie werd aangespoord actie te ondernemen. In het antwoord van 4 september 2000 werd benadrukt dat de Commissie wegens de decentralisatie van de betrokken maatregel niet bevoegd is om rechtstreeks in te grijpen in dit contractuele geschil. De aandacht wordt gevestigd op de bepalingen inzake geschillenbeslechting die in het contract zijn opgenomen.

De diensten van DG EAC heroverwegen de noodzaak van een audit van het project.

De Commissie is van mening dat zij heeft gedaan wat onder haar verantwoordelijkheid viel. Er bestaat geen contractuele relatie tussen de Commissie en de projectontwikkelaars en zij kan op geen enkele wijze rechtstreeks tussenkomen in geschillen in verband met de uitvoering van het contract. Het toezicht op het project valt onder de verantwoordelijkheid van de Poolse NCU. Indien geen minnelijke schikking kan worden bereikt, moet het geschil worden beslecht door een bevoegde rechtbank op de statutaire zetel van de promotor.

De Commissie heeft de algemene verantwoordelijkheid om de uitvoering van het programma te controleren. Dit omvat zowel een meer "inhoudelijke" monitoringactie om na te gaan of de activiteiten en procedures die op nationaal niveau door de NCU worden uitgevoerd, voldoen aan de beginselen en criteria van Leonardo da Vinci, als de bevoegdheid om zowel de NCU als de afzonderlijke projecten te controleren om na te gaan of de communautaire middelen in overeenstemming met de regels zijn gebruikt. Deze verantwoordelijkheden zijn volledig uitgeoefend in de zaak die in de klacht naar voren is gebracht. DG EAC heeft vanaf het begin geïntervenieerd met de Poolse NCU om opheldering te zoeken en de rol van de NCU als bemiddelaar in het geschil tussen EeC Ab Education en POPON te vergemakkelijken. De van de Poolse NCU ontvangen toelichtingen en informatie zijn tot dusver bevredigend gebleken.

Wat betreft de mogelijkheid om auditcontroles uit te voeren, heeft de audit van de Poolse NCU geen onregelmatigheden aan het licht gebracht. Het informele bezoek aan POPON heeft geen bijzondere problemen opgeleverd. De diensten van DG EAC overwegen echter een formele audit van het project.

Klager gaf aan dat hij had begrepen dat het geschil tussen de Poolse partner POPON en EeC Ab Education moest worden opgelost voor een bevoegde rechtbank. Klager begreep dat de Ombudsman niet kon interveniëren in een rechtszaak in Polen. De klager eiste echter dat de Commissie en DG EAC een audit van de Poolse partner POPON zouden uitvoeren.

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. De Ombudsman verzocht de Commissie om een aanvullend advies over de vraag of de diensten van DG EAC een audit van het project in kwestie hebben geïnitieerd, zoals vermeld in het advies van de Commissie.

In april 2001 hebben de financiële diensten van DG EAC ermee ingestemd een ad-hocaudit van het project uit te voeren. Bij gebrek aan voldoende interne middelen wordt de audit uitgevoerd door een extern bedrijf. De procedure voor het selecteren en contracteren van de externe onderneming is in mei 2001 van start gegaan en moet in de zomer van 2001 worden afgerond. De audit zal naar verwachting in het najaar van 2001 plaatsvinden.

Het doel van de controle is na te gaan of de communautaire middelen door het project zijn gebruikt overeenkomstig de toepasselijke regels. Volgens het mandaat omvat de controle een verificatie van de subsidiabiliteitskosten, met name in verband met de uitgaven van de partners en een verificatie van hun conformiteit met de bepalingen van de desbetreffende overeenkomsten. De werkzaamheden omvatten een audit van het Poolse project PL/99/10004/I.1.2.b/FPC in de gebouwen van de promotor in Polen (POPON), en indien nodig ook een bezoek aan de gebouwen van de partner in Zweden (EeC Ab Education).

Klager lijkt zijn aanvullende opmerkingen niet te hebben ingediend.

BESLUIT

1.1 Volgens klager heeft EeC Ab Education geen betaling van 200.000 SEK ontvangen van hun partner POPON in Polen. Eec Ab Education heeft contact opgenomen met zowel de Poolse partner POPON als de Europese Commissie. De klager stelt dat de Commissie het goede beheer van de programmamiddelen moet controleren en toezicht moet houden op de betaling van de aan Eec Ab Education verschuldigde facturen. Klager is van mening dat de controle had moeten plaatsvinden binnen de Poolse partner POPON.

1.2 In haar advies heeft de Commissie verklaard dat zij een algemene verantwoordelijkheid heeft om de uitvoering van het programma te controleren. Dit omvat zowel een meer "inhoudelijke" monitoringactie om na te gaan of de activiteiten en procedures die op nationaal niveau door de NCU worden uitgevoerd, voldoen aan de beginselen en criteria van Leonardo da Vinci, als de bevoegdheid om zowel de NCU als de afzonderlijke projecten te controleren om na te gaan of de communautaire middelen in overeenstemming met de regels zijn gebruikt. Volgens de Commissie zijn deze verantwoordelijkheden volledig uitgeoefend in de in de klacht naar voren gebrachte zaak. DG EAC heeft vanaf het begin geïntervenieerd met de Poolse NCU om opheldering te zoeken en de rol van de NCU als bemiddelaar in het geschil tussen EeC Ab Education en POPON te vergemakkelijken. De van de Poolse NCU ontvangen toelichtingen en informatie zijn tot dusver bevredigend gebleken. Wat betreft de mogelijkheid om auditcontroles uit te voeren, heeft de audit van de Poolse NCU geen onregelmatigheden aan het licht gebracht. Het informele bezoek aan POPON heeft geen bijzondere problemen opgeleverd. De diensten van DG EAC overwegen echter een formele audit van het project.

1.3 In zijn opmerkingen gaf klager aan dat hij begreep dat het geschil tussen de Poolse partner POPON en EeC Ab Education voor een bevoegde rechter moest worden beslecht. Klager eiste echter dat DG EAC van de Commissie overging tot een audit van de Poolse partner POPON.

1.4 De Ombudsman verzocht de Commissie om aanvullende informatie over de vraag of de diensten van DG EAC een audit van het project in kwestie hebben geïnitieerd, zoals vermeld in het advies van de Commissie.

1.5 In haar aanvullend advies heeft de Commissie aangegeven dat de financiële diensten van DG EAC in april 2001 hebben ingestemd met een ad-hocaudit van het project. Het doel van de controle is na te gaan of de communautaire middelen door het project zijn gebruikt overeenkomstig de toepasselijke regels. De audit zal naar verwachting in het najaar van 2001 plaatsvinden. Volgens het mandaat omvat de controle een verificatie van de subsidiabiliteitskosten, met name in verband met de uitgaven van de partners en een verificatie van hun conformiteit met de bepalingen van de desbetreffende overeenkomsten. De werkzaamheden omvatten een audit van het Poolse project PL/99/10004/I.1.2.b/FPC in de gebouwen van de promotor in Polen (POPON), en indien nodig ook een bezoek aan de gebouwen van de partner in Zweden (EeC Ab Education).

1.6 Uit de onderzoeken van de Ombudsman blijkt dat de Commissie haar verantwoordelijkheden heeft uitgeoefend en een audit heeft uitgevoerd in de nationale coördinatie-eenheid (NCU) in Warschau. De Commissie heeft dus binnen de grenzen van haar wettelijke bevoegdheid gehandeld en er lijkt geen sprake te zijn geweest van wanbeheer.

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN