Geachte heer F.,

Op 2 oktober 2000 heeft u namens Svart på Vitt HB een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over een door de Europese Commissie gefinancierd milieuproject in El Salvador, waarvoor u teamleider was.

Op 12 oktober 2000 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 22 januari 2001 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 26 februari 2001 hebt toegezonden. Op 13 maart 2001 heb ik de ontvangst van uw opmerkingen bevestigd. Op 19 april 2001 heb ik de Commissie om nadere inlichtingen verzocht. De Commissie heeft op 23 mei 2001 haar tweede advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 28 juni 2001 hebt toegezonden. Op 12 juli 2001 heb ik de Commissie om nadere inlichtingen verzocht. De Commissie heeft op 1 oktober 2001 haar derde advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 16 november 2001 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager diende in oktober 2000 een klacht in bij de Ombudsman. De klacht had betrekking op een project voor de ontwikkeling van een milieuprogramma in El Salvador, waarvoor klager de teamleider was geweest. Het programma werd gefinancierd door de Europese Commissie, die een kaderovereenkomst had met de onderneming ALAnet voor de uitvoering van het project.

De Commissie heeft klager in mei/juni 1998 gevraagd de teamleider van het project in El Salvador te zijn. Klager begon onmiddellijk met de voorbereiding van het project, in samenwerking met de Commissie, aangezien hij zo spoedig mogelijk naar El Salvador moest vertrekken. De uitreiking van het contract "la Commande" voor het project liep echter vertraging op en de klager moest beginnen met de voorbereiding van het project zonder het contract. Toen klager later door ALAnet te horen kreeg dat het waarschijnlijk tot problemen zou leiden dat hij zonder contract werkte, nam hij contact op met de Commissie. De Commissie verzekerde hem dat dit geen probleem was en dat de dagen zodanig zouden worden herschikt dat de dagen die vóór het contract waren gewerkt, zouden worden gecompenseerd door andere dagen van de dienstreis. De ambtenaar van de Commissie verzekerde klager dat zij en ALAnet op dit punt zeer flexibel zouden zijn, dat er een corrigendum zou worden uitgegeven en dat "dit niets nieuws is, elke dag gebeurt". Het contract kwam uiteindelijk binnen toen er nog maar een paar dagen overbleven voor de reis naar El Salvador. Zij voorzag in tien dagen voorbereidend werk voor klager.

In januari 1999 zond klager de eindfactuur naar ALAnet en klager beantwoordde ook een verzoek om nadere informatie. In mei/juni 1999 deelde ALAnet klager mee dat de Commissie hem nu zou betalen. Klager kon echter niet worden betaald voor de in Europa uitgevoerde werkzaamheden, aangezien deze niet onder het contract vielen. Aangezien klager van mening was dat hij een overeenkomst had met de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie over voorbereidende werkzaamheden in Europa, nam hij contact op met haar opvolger, maar hij kon hem niet helpen. Klager schreef vervolgens en probeerde ook een bezoek te brengen aan de verantwoordelijke ambtenaar, die zich nu in het kantoor van de Commissie in Guatemala bevond. Desondanks is klager er nooit in geslaagd met haar in contact te komen.

Klager wendde zich vervolgens tot de Ombudsman. De klager voerde aan dat de zaak door de Commissie onnodig was vertraagd en dat de Commissie niet bereid was geweest om informatie aan de klager te verstrekken. De klager eiste voorts de volledige overeengekomen betaling met compensatie voor de waardedaling van de euro, aangezien de factuur had moeten worden betaald.

Het onderzoek

In haar advies stelde de Commissie aanvankelijk dat haar raamovereenkomst met ALAnet was gesloten en dat er geen contractuele band bestond tussen haarzelf en de klager. Volgens de Commissie heeft ALAnet, nadat ALAnet haar eindfactuur had ingediend, die door de Commissie was betaald, verzocht om een aanvullende betaling van tien dagen werk dat klager met betrekking tot het eindverslag had verricht. De Commissie zag geen reden om tien extra dagen te betalen voor de werkzaamheden aan het eindverslag en bovendien was er geen addendum bij het contract met betrekking tot extra werkdagen afgegeven. De Commissie heeft de aanvullende betaling derhalve geweigerd.

De Commissie was van mening dat zij de zaak had behandeld overeenkomstig de kaderovereenkomst met ALAnet, die verantwoordelijk was voor de contacten met klager. Zij betreurde het dat klager in dit verband niet tevreden was. De Commissie verklaarde dat uit de documenten in de klacht echter duidelijk bleek dat klager rechtstreekse contacten met de Commissie had gehad over zijn voorbereidende werkzaamheden. De Commissie achtte het redelijk dat klager een paar dagen werkte aan de voorbereiding van het werkbezoek voordat het contract werd ondertekend. Aangezien klager de werkzaamheden te goeder trouw en op instructie van de Commissie heeft verricht, heeft de Commissie zich derhalve bereid verklaard de klager te betalen indien bewijsstukken van de verrichte werkzaamheden werden overgelegd.

De Commissie verklaarde ten slotte dat zij contact zou opnemen met klager en ALAnet om een oplossing te vinden. Het betreurt echter dat de waardedaling van de euro niet kan worden gecompenseerd.

In zijn opmerkingen was klager positief over het feit dat de Commissie toegaf dat de voorbereidende werkzaamheden werden uitgevoerd volgens instructies van de Commissie. Klager voerde echter aan dat de Commissie had nagelaten te reageren op het feit dat zij verantwoordelijk was voor de vertraging in deze zaak en dat de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie een rectificatie had moeten uitbrengen. Bovendien verklaarde klager dat de missie een aanzienlijke hoeveelheid voorbereidend werk vergde en niet slechts "een paar dagen" zoals door de Commissie vermeld. De voorbereidende werkzaamheden die in Europa werden uitgevoerd, bedroegen gemakkelijk de in het contract voorziene tien dagen en klager beschreef in detail waar het uit bestond. Klager verzocht om volledige betaling, maar verklaarde dat hij zijn verzoek om compensatie voor de waardedaling van de euro had ingetrokken.

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. De Ombudsman heeft de Commissie daarom in de eerste plaats verzocht opmerkingen te maken over de bewering van klager dat hij onnodige vertraging zou hebben opgelopen en niet bereid zou zijn informatie te verstrekken. Ten tweede vroeg de Ombudsman de Commissie of zij contact had opgenomen met klager, zoals vermeld in haar advies, en zo ja, het resultaat daarvan.

In haar tweede advies legde de Commissie uit dat, wat de vertraging bij het uitschrijven van het contract betreft, verschillende directoraten-generaal aan de zaak hadden meegewerkt en dat DG Externe Betrekkingen de contractvoorwaarden had herzien en correcties had aangebracht. De Commissie verontschuldigde zich voor de vertraging. Met betrekking tot de eindfactuur voerde de Commissie aan dat zij de eindfactuur van ALAnet binnen de contractuele termijn had betaald. Wat de verzoeken om inlichtingen van klager betreft, verklaarde de Commissie dat zij klager had meegedeeld dat zijn verzoek werd behandeld en dat zij de zaak met ALAnet probeerde af te handelen. Voor nadere informatie werd klager verzocht zich tot ALAnet te wenden.

Wat de betaling aan klager betreft, verklaarde de Commissie dat klager in zijn opmerkingen aan de Ombudsman de verrichte voorbereidende werkzaamheden rechtvaardigde en dat de procedure voor de toekenning van de betaling was ingeleid.

In zijn opmerkingen over het tweede advies van de Commissie handhaafde klager zijn klacht. Hij verklaarde dat het nog steeds onduidelijk was of de Commissie voornemens was hem volledig te betalen, d.w.z. voor tien dagen werk of slechts voor een paar dagen werk. Klager vorderde volledige betaling.

Naar aanleiding van het tweede advies van de Commissie en de opmerkingen van klager daarop, schreef de Ombudsman de Commissie opnieuw om haar te vragen of en in welke mate zij aan klager betaling had gedaan.

In haar derde advies deelde de Commissie de Ombudsman mee dat de zaak nu met klager was opgelost. De Commissie en klager hadden een overeenkomst ondertekend voor de betaling van € 3.560, die op 27 augustus 2001 op de bankrekening van klager was overgemaakt. De Commissie heeft de overeenkomst en de bankopdracht bijgevoegd.

In zijn opmerkingen over het derde standpunt van de Commissie verklaarde klager dat hij de Ombudsman graag meedeelde dat hij geen bezwaar had tegen het standpunt van de Commissie. Hij bevestigde dat de zaak nu was afgehandeld en dat hij geen verdere vorderingen of klachten tegen de Commissie had. Ten slotte bedankte klager de Ombudsman voor zijn werk in deze zaak.

BESLUIT

1.1 De klacht had betrekking op een project voor de ontwikkeling van een milieuprogramma in El Salvador, waarvoor klager de teamleider was geweest. Er ontstond een geschil over de eindfactuur van klager. De klager voerde aan dat de zaak door de Commissie onnodig was vertraagd en dat de Commissie niet bereid was geweest om informatie aan de klager te verstrekken.

1.2 De Commissie legde uit dat verschillende directoraten-generaal met betrekking tot de vertraging bij het opstellen van het contract hadden meegewerkt en dat DG Buitenlandse Betrekkingen de contractvoorwaarden had herzien en correcties had aangebracht. De Commissie verontschuldigde zich voor de vertraging. Met betrekking tot de eindfactuur voerde de Commissie aan dat zij de eindfactuur van ALAnet binnen de contractuele termijn had betaald. Wat de verzoeken om inlichtingen van klager betreft, verklaarde de Commissie dat zij klager had meegedeeld dat zijn verzoek werd behandeld en dat zij de zaak met ALAnet probeerde af te handelen. Voor nadere informatie werd klager verzocht zich tot ALAnet te wenden.

1.3 Uit het derde advies van de Commissie en de opmerkingen van klager daarover blijkt dat klager van mening is dat de zaak is opgelost en dat hij geen verdere claim of klacht tegen de Commissie heeft. De Ombudsman acht het derhalve niet nodig nader onderzoek te doen naar dit aspect van de zaak.

2.1 In zijn klacht vorderde klager de volledige overeengekomen betaling met compensatie voor de waardevermindering van de euro, aangezien de factuur had moeten worden betaald. In zijn opmerkingen heeft klager zijn verzoek om compensatie voor de waardedaling van de euro ingetrokken.

2.2 In het eerste en tweede advies van de Commissie legde zij uit waarom klager niet was betaald, maar verklaarde zij zich bereid om klager te betalen. In haar derde advies deelde de Commissie de Ombudsman mee dat de Commissie en klager een overeenkomst voor de betaling van € 3.560 aan klager hadden ondertekend.

2.3 In zijn opmerkingen over het derde standpunt van de Commissie verklaarde klager dat hij geen bezwaar had tegen het standpunt van de Commissie en dat de zaak inmiddels was opgelost. Voorts bedankte hij de Ombudsman voor zijn werk op dit gebied.

2.4 Het lijkt erop dat de Commissie het gevorderde bedrag nu volledig naar tevredenheid van klager heeft betaald. De Ombudsman is derhalve van mening dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee de klager tevreden heeft gesteld.

Uit de opmerkingen van de Commissie en de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en klager daarmee tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN