Geachte heer W.,

Op 25 juli 2000 heeft u namens Internationaler Hilfsfonds e.V. bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de behandeling door de Commissie van verschillende verzoeken om financiële bijstand van klager.

Op 19 oktober 2000 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.

Op 5 december 2000 heeft u mij verdere opmerkingen over de klacht gestuurd en een nieuwe klacht (1613/2000/GG) ingediend, die afzonderlijk wordt behandeld.

De Commissie heeft op 6 februari 2001 haar advies over uw klacht uitgebracht en ik heb het u op 8 februari 2001 doen toekomen, met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken. Op 30 maart 2001 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen.

Op 7 mei 2001 heeft u mij een kopie gestuurd van een brief die u dezelfde dag nog aan de Commissie had gericht.

Op 23 mei 2001 heb ik de Commissie schriftelijk verzocht om een minnelijke schikking. In deze brief stelde ik voor dat de Commissie u naar behoren toegang zou verlenen tot haar dossier.

Op 10 augustus 2001 deelde de Commissie mij mee dat zij voornemens was u inzage te geven in haar dossier en dat zij u spoedig een brief zou sturen om een geschikte datum te vinden. Ik heb u deze brief op 30 augustus 2001 toegezonden met de uitnodiging om, indien u dat wenst, uiterlijk op 30 september 2001 opmerkingen te maken.

Op 10 september 2001 deelde u mij mee dat de Commissie nog geen contact met u had opgenomen. Ik heb de Commissie op 24 september 2001 een kopie van deze brief doen toekomen. Op 1 en 22 oktober 2001 heeft de Commissie mij kopieën toegezonden van twee brieven die zij u op 27 september en 18 oktober 2001 had toegezonden.

Op 14 november 2001 heeft u mij uw opmerkingen toegezonden over de toegang tot het dossier die de Commissie u had verleend.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Achtergrond

Klager is een niet-gouvernementele organisatie (ngo) uit Duitsland die vluchtelingen, oorlogsslachtoffers en gehandicapten ondersteunt. Tussen 1993 en 1997 diende klager zesmaal een aanvraag in bij de Europese Commissie voor financiële bijstand met betrekking tot projecten in Afrika. De Commissie heeft de eerste vier aanvragen afgewezen, waarvan drie in 1993 en de vierde in 1995. De overige twee aanvragen waren nog in behandeling bij de Commissie toen klager zich in 1998 voor het eerst tot de Ombudsman wendde.

In maart 1998 diende klager een klacht in bij de Ombudsman (klacht 338/98/VK). In haar standpunt over deze klacht voerde de Commissie onder meer aan dat zij klager een lijst (van 23 februari 1998) had verstrekt van alle documenten in haar dossier met betrekking tot de verzoeken (met uitzondering van bepaalde brieven van klager zelf).

In de loop van het onderzoek naar klacht 338/98/VK hebben de diensten van de Ombudsman het dossier van de Commissie geïnspecteerd. Het door de Commissie aan de diensten van de Ombudsman voorgelegde dossier bevatte onder meer een interne nota van 15 juli 1996, een brief van een Duitse instantie van 8 juni 1993 (waarin werd verwezen naar een eerdere bespreking met de Commissie op 4 juni 1993) en een brief van het Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI) van 1 september 1993.

In haar antwoord op een verzoek om inlichtingen van de Ombudsman wees de Commissie erop dat zij haar redenering onder meer had gebaseerd op informatie die op vertrouwelijke basis was verstrekt door een orgaan genaamd "Plattform deutscher NRO" ("platform van Duitse ngo's"), volgens hetwelk de exploitatiekosten van klager 37,7 % bedroegen.

Op 18 februari 2000 heeft de advocaat van klager de Commissie schriftelijk verzocht om volledige toegang tot het dossier van de Commissie. Hij benadrukte dat de brief van het "Plattform deutscher NRO" niet werd vermeld in de lijst van documenten die de Commissie aan klager had verstrekt. Een dergelijke toegang werd destijds niet verleend.

In zijn besluit over klacht 338/98/VK van 11 juli 2000 was de Ombudsman van mening dat de Commissie haar beoordeling niet alleen had gebaseerd op de brief van DZI, maar "schriftelijk en mondeling contact had gehad met verschillende andere bronnen dan de DZI". De Ombudsman was echter van mening dat de Commissie klager slechts in een brief aan klager van 29 juli 1996, dat wil zeggen drie jaar na de indiening van het eerste verzoek, een duidelijke motivering van haar besluiten had gegeven. In dit verband en ook met betrekking tot de tijd die de Commissie nodig had om de aanvragen te behandelen, werd een kritische opmerking gemaakt. De andere aantijgingen van klager werden afgewezen.

Klacht 1160/2000/GG

In de brief van zijn advocaat van 25 juli 2000 verzocht klager de Ombudsman zijn besluit te herzien voor zover het de afgewezen beweringen betrof. Deze brief werd geregistreerd als een nieuwe klacht (1160/2000/GG).

De Ombudsman was van mening dat delen van deze klacht die betrekking hadden op de gegrondheid van zijn besluit, niet opnieuw hoefden te worden onderzocht. Klager werd hiervan op 19 oktober 2000 in kennis gesteld.

In de klacht werden de volgende opmerkingen gemaakt:

Klager had om toegang in behoorlijke en behoorlijke vorm verzocht. De Commissie had toegang verleend, maar gaf geen toegang tot alle documenten van haar dossier. De regels inzake de toegang tot documenten in het bezit van de gemeenschapsinstellingen waren gebaseerd op het beginsel dat het publiek een zo ruim mogelijke toegang tot dergelijke documenten moet hebben en dat uitzonderingen strikt moeten worden uitgelegd en toegepast. De Commissie had nagelaten te motiveren waarom de toegang was beperkt. De Commissie en de Ombudsman hadden verwezen naar bepaalde documenten en informatie die de Commissie via schriftelijke en mondelinge contacten had ontvangen. Deze documenten en bronnen waren niet vermeld in de door de Commissie verstrekte lijst van documenten. Deze lijst was derhalve niet volledig en misleidend. Het recht om te worden gehoord is hoe dan ook geschonden, aangezien de Commissie klager in de gelegenheid had moeten stellen over deze kwesties te worden gehoord alvorens een besluit te nemen.

De Ombudsman heeft de argumenten van klager in die brief zorgvuldig onderzocht en kwam tot de conclusie dat de volgende aantijgingen verder moesten worden onderzocht:

(1) De Commissie had klager geen behoorlijke toegang tot haar dossier verleend.

(2) De lijst van documenten die de Commissie op 23 februari 1998 aan klager had verstrekt, was onvolledig en misleidend.

(3) De Commissie had het recht van klager om te worden gehoord geschonden door haar besluiten te baseren op informatie van derden zonder klager in de gelegenheid te stellen opmerkingen over dit bewijsmateriaal te maken.

Klacht 1613/2000/GG

Op 5 december 2000 diende klager een dergelijke nieuwe klacht in (1613/2000/GG), waarin hij stelde dat de Commissie (1) haar aanvragen niet eerlijk en objectief had behandeld en (2) geen uitspraak had gedaan over haar aanvragen die sinds respectievelijk december 1996 en september 1997 aanhangig waren.

Deze klacht zal afzonderlijk worden behandeld. Bij de behandeling van klacht 1613/2000/GG zal echter rekening worden gehouden met de resultaten van dit onderzoek.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie

In haar advies verwees de Commissie naar de inhoud van haar brief van 30 juli 1999 betreffende klacht 338/98/VK en maakte zij onder meer de volgende aanvullende opmerkingen:

De Commissie had de toegang tot het dossier toegestaan binnen de grenzen die waren gesteld door de noodzaak om de vertrouwelijkheidsregels in acht te nemen. Er was volledige toegang verleend, met uitzondering van informatie die werd verstrekt door een derde partij, de Zimbabwaanse ambassade, en van vier interne nota's van de Commissie.

De inhoud van de adviezen waartoe klager geen formele toegang heeft gekregen, is door de Commissie tijdens een groot aantal telefoongesprekken aan klager meegedeeld. Bovendien gaf een lezing van de toegankelijke documenten klager een zeer duidelijk inzicht in de redenen waarom hij niet voor steun in aanmerking kwam.

De Ombudsman had het dossier volledig kunnen onderzoeken en zich er aldus van kunnen vergewissen dat de Commissie de regels inzake transparantie en vertrouwelijkheid in acht had genomen.

De Commissie was niet alleen tot haar besluit gekomen op basis van de door DZI verstrekte informatie, maar ook door informatie van klager en DZI en verschillende informatiebronnen te vergelijken en met elkaar te vergelijken: de klager zelf, DZI, het "Platform van Duitse NGO's" en BENGO/BMZ (Duits ministerie van Economische Samenwerking en Ontwikkeling).

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde de klager zijn klacht en maakte hij onder meer de volgende opmerkingen:

Op basis van de opmerkingen van de Commissie en de informatie in het besluit van de Ombudsman van 11 juli 2000 was het duidelijk dat het dossier van de Commissie documenten bevatte die niet in de lijst van 23 februari 1998 waren vermeld en die niet ter beschikking van klager waren gesteld.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Analyse door de Ombudsman van de litigieuze kwesties

Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman er niet van overtuigd dat de Commissie adequaat had gereageerd op de beweringen van klager.

De voorlopige conclusie van de Ombudsman was dat de lijst van documenten die de Commissie aan klager had verstrekt, onvolledig was en dat dit een geval van wanbeheer kon zijn.

Wat de toegang tot het dossier van de Commissie betreft, was de voorlopige conclusie van de Ombudsman dat de Commissie klager geen behoorlijke toegang tot haar dossier had verleend en dat dit opnieuw een geval van wanbeheer zou kunnen zijn.

Ten slotte was de Ombudsman van mening dat het in het licht van de bovengenoemde voorlopige conclusies momenteel niet nodig was de bewering van klager dat zijn recht om te worden gehoord was geschonden, te onderzoeken.

De mogelijkheid van een vriendelijke oplossing

Op 23 mei 2001 heeft de Ombudsman bij de Commissie een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend. In zijn brief stelde de Ombudsman voor dat de Commissie klager naar behoren toegang zou verlenen tot zijn dossier met betrekking tot de verzoeken van klager om financiële bijstand.

In haar antwoord van 10 augustus 2001 deelde de Commissie de Ombudsman mee dat zij voorstelde klager toe te staan zijn dossier in te zien en dat zij klager binnenkort een brief zou sturen om een geschikte datum te vinden.

Op 10 september 2001 deelde klager de Ombudsman echter mee dat de Commissie nog geen contact met hem had opgenomen. De brief van klager werd doorgestuurd naar de Commissie. Op 22 oktober 2001 heeft de Commissie de Ombudsman een kopie doen toekomen van een brief die zij op 18 oktober 2001 aan klager had gericht. In deze brief bevestigde de Commissie dat op 26 oktober 2001 toegang zou worden verleend.

In zijn brief van 14 november 2001 wees klager erop dat de Commissie aanvankelijk had ingestemd met het verlenen van toegang tot het dossier in de gebouwen van de Commissie te Brussel op 17 oktober 2001. Volgens klager kregen haar vertegenwoordigers (waaronder een juridisch adviseur uit Parijs) die die dag naar het dossier gingen, echter te horen dat geen toegang kon worden verleend omdat er geen lid van de Juridische Dienst van de Commissie beschikbaar was. Klager benadrukte dat het gedrag van de Commissie aanzienlijke en onnodige kosten met zich meebracht. De toegang tot het dossier werd uiteindelijk verleend op 26 oktober 2001. Klager beweerde echter dat het dossier catastrofaal was, dat er geen structuur in het dossier was en dat delen van het dossier ontbraken. Volgens klager was het haar bovendien alleen toegestaan kopieën van delen van het dossier te maken. Klager voegde daaraan toe dat de Commissie had beloofd haar een volledige kopie van het dossier toe te zenden. Dit was echter nog niet gebeurd. Volgens klager had de Commissie haar verder meegedeeld dat toegang tot specifieke documenten pas kon worden verleend nadat de toestemming van de betrokken derden was verkregen. De Commissie had toegezegd deze toestemming binnenkort te zullen proberen te verkrijgen. Volgens klager had de Commissie tot dusver echter nog geen contact met haar opgenomen.

Klager benadrukte dat hij van mening was dat het proces om hem toegang te verlenen tot het dossier van de Commissie nog niet kon worden geacht te zijn afgerond. Daarom verzocht zij de Ombudsman er bij de Commissie op aan te dringen de beloofde toegang te verlenen en de toezeggingen die zij op 26 oktober 2001 had gedaan, na te komen.

In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat er geen minnelijke schikking is getroffen.

BESLUIT

1 Onvolledige en misleidende lijst van documenten verstrekken

1.1 Klager stelt dat de lijst van documenten die de Commissie op 23 februari 1998 heeft verstrekt, onvolledig en misleidend was.

1.2 De Commissie maakt geen specifieke opmerkingen over deze bewering.

1.3 De Ombudsman merkt op dat uit zijn onderzoek van het dossier van de Commissie naar aanleiding van klacht 338/98/VK is gebleken dat deze ten minste twee documenten bevat - een interne nota van 15 juli 1996 en een brief van een Duitse instantie van 8 juni 1993 - die niet voorkomen op de lijst van documenten die de Commissie op 23 februari 1998 aan klager heeft toegezonden. Er kunnen andere documenten ontbreken in deze lijst, bijvoorbeeld de informatie die de Commissie beweert te hebben ontvangen van de instantie genaamd BENGO.

1.4 De Ombudsman is van mening dat het een goede administratieve praktijk is dat een administratie er bij het verstrekken van een lijst van de documenten in haar dossier voor moet zorgen dat deze lijst alle documenten in het desbetreffende dossier bevat.

1.5 De conclusie van de Ombudsman is dat de lijst van door de Commissie verstrekte documenten onvolledig was en dat dit een geval van wanbeheer is. In dit verband zal een kritische opmerking worden gemaakt.

2 Geen behoorlijke toegang tot het dossier
verlenen

2.1 Klager stelt dat de Commissie haar geen behoorlijke toegang tot haar dossier heeft verleend.

2.2 De Commissie is van mening dat zij klager toegang heeft verleend tot het dossier binnen de grenzen van de geheimhoudingsplicht.

2.3 Uit de bevindingen van de Ombudsman met betrekking tot de eerste bewering blijkt dat de Commissie klager geen toegang heeft verleend tot verschillende documenten die zich in het dossier bevonden, maar die niet waren vermeld in de door de Commissie verstrekte lijst van documenten. De Commissie heeft ook geen redenen gegeven waarom deze documenten niet toegankelijk zouden moeten zijn voor de klager.

2.4 Het is juist dat een van de documenten in het dossier van de Commissie waarvan klager niet in kennis is gesteld, een interne nota is die door de diensten van de Commissie is opgesteld. Er moet echter rekening worden gehouden met de inhoud van elk afzonderlijk document. In casu heeft de Commissie kennelijk ook gebruikgemaakt van informatie die zij mondeling, telefonisch of anderszins had verkregen. Zo verwijst de brief van een Duitse instantie van 8 juni 1993, die in het dossier van de Commissie is opgenomen, naar een eerdere bespreking met de Commissie op 4 juni 1993. Voor zover een door de Commissie opgesteld document enkel informatie registreert die met dergelijke middelen is verzameld, ziet de Ombudsman geen redenen op grond waarvan de Commissie een dergelijke nota (of de relevante delen van een dergelijke nota) aan klager kan onthouden louter omdat het technisch gezien een "interne" nota is.

2.5 Het feit dat de Commissie klager geen behoorlijke toegang tot haar dossier heeft verleend, vormt dus een nieuw geval van wanbeheer. De Commissie heeft echter, naar aanleiding van het voorstel van de Ombudsman om dit te doen, ingestemd met het verlenen van toegang aan klager tot zijn dossier en met het beschikbaar stellen van kopieën van de toegankelijke documenten. De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen redenen zijn om zijn onderzoek naar dit aspect van de klacht voort te zetten.

3 Schending van het recht om te worden gehoord

3.1 Klager stelt dat de Commissie haar recht om te worden gehoord heeft geschonden door haar besluiten te baseren op informatie van derden zonder klager in de gelegenheid te stellen opmerkingen over dit bewijsmateriaal te maken.

3.2 De Commissie lijkt aan te voeren dat klager telefonisch op de hoogte was gebracht van de inhoud van de door de Commissie gebruikte documenten, dat deze niet waren aangetoond en dat de voor klager toegankelijke documenten klager in ieder geval een zeer duidelijk inzicht hadden gegeven in de redenen waarom hij niet in aanmerking kwam.

3.3 Het is een goede administratieve praktijk om een persoon die een aanvraag heeft ingediend, in de gelegenheid te stellen zijn mening te geven over de relevantie en juistheid van bewijsmateriaal op basis waarvan de administratie voornemens is de aanvraag af te wijzen.

3.4 De Ombudsman is van mening dat het in het licht van de bovengenoemde bevindingen duidelijk is dat de Commissie zich bij haar besluit om de door klager ingediende relevante verzoeken af te wijzen, heeft gebaseerd op informatie die niet vooraf formeel ter kennis van klager was gebracht. Het argument van de Commissie dat klager desondanks telefonisch is geïnformeerd, wordt niet gestaafd door enig materieel bewijs. Klager heeft dus niet de mogelijkheid gehad om zijn standpunt over de relevantie en juistheid van deze informatie kenbaar te maken.

3.5 De conclusie van de Ombudsman is derhalve dat de Commissie het recht van klager om te worden gehoord heeft geschonden en dat dit opnieuw een geval van wanbeheer is. Daarom zal in dit verband een kritische opmerking worden gemaakt.

4 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht moeten de volgende kritische opmerkingen worden gemaakt:

Het is een goede administratieve praktijk dat een administratie bij het verstrekken van een lijst van de documenten in haar dossier ervoor zorgt dat deze lijst alle documenten in het desbetreffende dossier omvat. In casu was de door de Commissie verstrekte lijst onvolledig. Dit is een geval van wanbeheer.

Het is een goede administratieve praktijk om een persoon die een verzoek heeft ingediend, in de gelegenheid te stellen zijn mening te geven over de relevantie en juistheid van bewijsmateriaal op basis waarvan de administratie voornemens is zijn verzoek af te wijzen. In het onderhavige geval heeft de Commissie haar besluiten tot afwijzing van de aanvragen gebaseerd op informatie die niet vooraf ter kennis van klager lijkt te zijn gebracht. Deze schending van het recht van klager om te worden gehoord vormt dus een nieuw geval van wanbeheer.

Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

Jacob SÖDERMAN