Achtergrond van de klacht

1. De Commissie publiceert proactief informatie over de kosten van officiële reizen van commissarissen (de zogenaamde “dienstreiskosten”)^[1].

2. In november 2018 ging de toenmalige voorzitter van de Commissie op een officiële reis naar Buenos Aires om de G20-top bij te wonen. Overeenkomstig haar proactieve publicatiebeleid heeft de Commissie informatie verstrekt over de tijdens deze reis gemaakte kosten^[2], met inbegrip van de volgende uitsplitsing:

• Reiskosten EUR 8.929,61
• Verblijfskosten EUR 0,00
• Dagvergoedingen 239,53 EUR
• Diverse kosten EUR 8.320,00

3. Op 10 en 11 mei 2019 heeft klager, de ngo Access Info Europe, verzocht om toegang van het publiek tot documenten^[3] met details over de diverse uitgaven van deze reis.

4. Op 25 juni 2019 heeft de Commissie de toegang geweigerd op grond van de noodzaak om de persoonsgegevens van natuurlijke personen te beschermen^[4].

5. Op 16 juli 2019 heeft de klager de Commissie verzocht haar besluit te herzien (zij heeft een zogenaamd “bevestigend verzoek” ingediend).

6. Op 23 september 2019 heeft de Commissie de klager meegedeeld dat zij twee facturen had geïdentificeerd en haar besluit om de toegang van het publiek tot deze facturen te weigeren, heeft bevestigd.

7. Ontevreden over het antwoord van de Commissie wendde klager zich in november 2019 tot de Ombudsman.

Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing

8. Na de controle van de twee litigieuze facturen en een bijeenkomst met vertegenwoordigers van de Commissie heeft de Ombudsman het volgende voorstel voor een oplossing^{gedaan [5]:}

De Europese Commissie moet klager informatie verstrekken over de aard van de diverse uitgaven van voormalig voorzitter Juncker tijdens zijn officiële bezoek aan de G20-top in Buenos Aires in november 2018.

9. De Ombudsman was ook van mening dat deze zaak bredere kwesties van vertrouwen en legitimiteit aan de orde stelde, die kunnen worden versterkt door meer transparantie. De Ombudsman was van mening dat wanneer diverse kosten een bepaald bedrag of een bepaald percentage van de totale kosten van een reis overschrijden, er een sterk argument is voor proactieve openbaarmaking van verdere details waarin wordt uitgelegd waarvoor deze kosten waren gemaakt.

10. De Commissie was het ermee eens^[6] dat informatie over de aard van de diverse betrokken uitgaven aan klager kon worden meegedeeld, namelijk dat zij betrekking hadden op de standaard logistieke en veiligheidseisen van de voorzitter en zijn team.

11. De Commissie zei ook dat zij in de toekomst proactief informatie zou publiceren over diverse uitgaven voor reizen van commissarissen en dat zij reeds de nodige maatregelen had genomen om een dergelijke openbaarmaking te vergemakkelijken.

12. Klager was ingenomen met de actualisering van het proactieve transparantiebeleid van de Commissie. Zij verklaarde echter niet tevreden te zijn met de mededeling van de aard van de betrokken diverse uitgaven. De klager herhaalde met name zijn argumenten dat de twee facturen waarvan de Commissie had vastgesteld dat zij binnen het toepassingsgebied van zijn verzoek vielen, niet in hun geheel persoonsgegevens konden vormen. In plaats daarvan moeten persoonsgegevens zoals namen en handtekeningen die in de facturen kunnen worden opgenomen, worden bewerkt en moet gedeeltelijke toegang tot de facturen worden verleend. De klager herhaalde ook zijn argument dat openbaarmaking van de facturen ervoor zou zorgen dat het publiek de besteding van belastinggeld kan controleren, waardoor organisaties zoals de klager hun rol als “waakhond” kunnen vervullen.

Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing

13. De Ombudsman is ingenomen met de aanvaarding door de Commissie van haar voorstel voor een oplossing. Om de hieronder uiteengezette redenen is zij van mening dat de klacht met succes is opgelost, ondanks enkele openstaande punten van zorg van de klager.

14. De Ombudsman merkt op dat het begrip “persoonsgegevens” in de EU-regels inzake gegevensbescherming^[7] niet alleen namen en handtekeningen van personen omvat. Persoonsgegevens zijn veeleer alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de “betrokkene”). Aangezien de betrokkenen in deze zaak zijn geïdentificeerd (de toenmalige voorzitter van de Commissie) of identificeerbaar zijn (het team dat de toenmalige voorzitter tijdens zijn reis vergezelt), vormen alle gegevens op de litigieuze facturen dus persoonsgegevens.

15. De EU-regels inzake gegevensbescherming schrijven voor dat een persoon die om toegang tot persoonsgegevens verzoekt, moet aantonen dat hij een specifieke behoefte van algemeen belang heeft die zou worden vervuld door een dergelijke toegang te verkrijgen.^[8] Zelfs indien een dergelijke behoefte kan worden aangetoond, kunnen de persoonsgegevens niet openbaar worden gemaakt indien de betrokkene een gerechtvaardigd belang bij niet-openbaarmaking heeft dat zwaarder weegt dan deze behoefte. Ten slotte kunnen de persoonsgegevens, zelfs indien aan dit criterium is voldaan, slechts worden verstrekt indien dit het meest geschikte middel is om het door de persoon die om toegang verzoekt nagestreefde doel te bereiken. Als er een alternatief bestaat om hetzelfde doel te bereiken, moet dit in plaats daarvan worden gebruikt.

16. Hoewel het voor de beoordeling of bepaalde informatie persoonsgegevens vormt niet relevant is wie de betrokkene is, kan dit relevant zijn om vast te stellen of het noodzakelijk is toegang tot de persoonsgegevens te verkrijgen. In dit geval was een van de betrokkenen de toenmalige voorzitter van de Commissie. De Ombudsman was het er derhalve over eens dat de openbaarmaking van informatie over de aard van de betrokken uitgaven noodzakelijk was om het publiek te informeren over de wijze waarop het geld van de belastingbetaler door de administratie wordt besteed. De Ombudsman was ook van mening dat openbaarmaking van deze informatie de privacy en integriteit van de voormalige voorzitter niet zou ondermijnen.

17. De Ombudsman constateerde echter dat er een alternatieve manier was om het door klager naar voren gebrachte doel te bereiken, namelijk het openbaar maken van de informatie waarnaar klager op zoek was in plaats van de twee door de Commissie geïdentificeerde facturen. Aangezien deze informatie nu openbaar is gemaakt, is de Ombudsman van mening dat er in het algemeen belang niet langer een noodzaak bestaat om de betrokken facturen openbaar te maken die het belang van de betrokkenen redelijkerwijs zou kunnen compenseren.

18. De Ombudsman prijst de Commissie ook voor haar bereidheid om na te denken over haar beleid inzake de proactieve transparantie van de kosten van dienstreizen van commissarissen en dit beleid aan te passen. Zij merkt op dat de Commissie de voorgestelde aanpassingen al heeft doorgevoerd en nu details verstrekt over diverse kosten bij de publicatie van reisgerelateerde uitgaven van commissarissen. De Ombudsman beschouwt dit als een goede administratieve praktijk.

19. Tot slot betreurt de Ombudsman de vertraging die de Commissie in deze zaak heeft opgelopen, zowel in de initiële als in de confirmatieve fase van de toegangsprocedure. Zij verzoekt de Commissie zich in te spannen om ervoor te zorgen dat de voorgeschreven termijnen voor verzoeken om toegang van het publiek tot documenten in de toekomst beter worden nageleefd.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

De Europese Commissie heeft het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing aanvaard.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 04/11/2020

[1] Bezoek voor de reiskosten van de Commissie-Juncker: https://ec.europa.eu/info/former-colleges-commissioners/transparency-pages-juncker-commission_nl. De reiskosten van de Commissie-Von der Leyen zijn te vinden op de respectieve webpagina van elke commissaris onder “transparantie”: https://ec.europa.eu/commission/commissioners/2019-2024_nl.

[2] Zie https://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=829436d0-1850-424f-aebe-6dd76c793be2&missionsperiod=2018_5.

[3] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[4] Overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[5] De volledige tekst van het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing is te vinden op:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/134335.

[6] De volledige tekst van het antwoord van de Commissie op het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing is te vinden op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/134336.

[7] Verordening 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[8] Artikel 9, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2018/1725.