Geachte mevrouw F.,
Op 2 november 1999 heeft u namens onderneming A. een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over het besluit van de Europese Commissie om het aan A. verschuldigde bedrag van 180 000 € in het kader van het MUSYC-project te compenseren met een debetnota van onderneming S.
Op 16 november 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie met het verzoek de opmerkingen van de Commissie uiterlijk eind februari 2000 in te dienen. Op 14 maart 2000 heeft de Commissie de Ombudsman om een verlenging van de termijn verzocht. Het advies is op 5 mei 2000 toegezonden en ik heb het u, indien u dat wenst, toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Ik heb geen opmerkingen van u ontvangen over het standpunt van de Commissie.
Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

DE ACHTERGROND

In 1993 ontving S. een subsidie van DG 1 van de Europese Commissie in het kader van contract nr. D-ASN/92/40 voor de organisatie van een seminar.
Op 26 maart 1997 zond de Commissie S. debetnota nr. 97001826S met het verzoek om terugbetaling van 180 000 €, omdat S. volgens de instelling het verslag over de kosten van het seminar niet had toegezonden.
Daar de rekenplichtige van de Commissie geen betaling had ontvangen, zond hij S. op 18 juli 1997 een herinnering.
Op 20 oktober 1997 beantwoordde een onderneming met de naam A. de aanmaning van de Commissie en verzocht zij om een kopie van het tussen de Commissie en S. gesloten contract. De onderneming wees erop dat het contract haar diensten in staat zou stellen het nodige onderzoek te verrichten.
Op 31 december 1997 antwoordde A. formeel aan de Commissie dat zij naar aanleiding van haar onderzoek moest concluderen dat S. het verslag over de kosten van het seminar tijdig had toegezonden, waardoor de Commissie het aan S verschuldigde bedrag kon betalen.
Op 13 maart 1998 zond de Commissie een aanmaningsbrief aan A./S. om de geldigheid van de debetnota van 180 000 € te bevestigen. De Commissie motiveerde de aankondiging op grond van het feit dat S. niet voldeed aan de voorwaarden van het contract en met name aan de verplichting om het eindverslag van het seminar toe te zenden. Op 22 juni 1998 werd een nieuwe herinnering verstuurd.
Aangezien op 28 december 1998 geen betaling was ontvangen, zond de Commissie een brief aan A. waarin zij de onderneming verzocht in te stemmen met de compensatie van de lopende debetnota van 180 000 € die S. verschuldigd was, met de lopende kostenstaat nr. 3 die DG 13 van de Commissie aan A. verschuldigd was in het kader van een project met de naam "MUSYC-project". Als gevolg daarvan zou de aan A. verschuldigde eindbetaling worden verminderd met 180 000 €, een bedrag dat verschuldigd is op basis van de debetnota aan S.
Op 2 maart 1999 antwoordde A. aan de Commissie:
" ... u heeft ons verzocht in te stemmen met de aftrek van een bedrag van 180.000 € op een door DG 13 aan onze onderneming A. (ex S.) verschuldigde betaling voor het MUSYC-project (...). (Nadruk van het Bureau van de Europese Ombudsman)
Naar aanleiding van een diepgaander onderzoek delen wij u mee dat wij dit verzoek om terugbetaling betwisten (...). Het is duidelijk dat onze werkzaamheden in 1993 (organisatie van een seminar om te onderhandelen over een overeenkomst met vertegenwoordigers van de Indonesische douane) volledig zijn beëindigd, tijdig zijn gepresenteerd en zijn aanvaard door DG 21, dat de partner en onze gesprekspartner in deze operatie was (...)". (Benadrukking door het Bureau van de Europese Ombudsman)
In een e-mail van DG 13 van de Europese Commissie blijkt dat een bedrag van € 102.503,53, overeenkomend met een aan A. verschuldigde betaling in het kader van het MUSYC-project, door de Commissie is gecompenseerd tegen de debetnota die aan de voormalige onderneming S. is afgegeven.

Het KLACHT

A. beklaagt zich over het besluit van de Commissie van 28 december 1998 om een aan A. in het kader van het MUSYC-project verschuldigde betaling te compenseren met een door S. verschuldigde debetnota op grond van een bestaand conflict tussen de Commissie en een andere onderneming (S.) en omdat A. en S. slechts deel uitmaken van dezelfde groep.
A. verzoekt de Commissie het totale in het kader van het MUSYC-project verschuldigde bedrag te betalen.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie
Samenvattend heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:
De Commissie heeft het dossier onderzocht en is tot de conclusie gekomen dat S. (thans A.) niet al zijn contractuele verplichtingen met de Commissie, zoals vastgelegd in contract nr. D-ASN/92/40, is nagekomen.
Het contract met S. werd op 30 november 1992 ondertekend voor een bedrag van 200.000 €, waarvan een voorschot van 130.000 € werd verstrekt, alsmede een aanvulling van 50.000 € bij de presentatie van een verslag over het eerste deel van het seminar. Het resterende bedrag was verschuldigd na overlegging van het definitieve financiële verslag en de motivering van alle uitgaven.
Na ontvangst van het totaalbedrag van 180.000 € bestaat er geen bewijs dat S. zijn contractuele verplichtingen inzake eindrapportage is nagekomen. In een eerste fax van de Commissie van 16 maart 1995 werd verzocht om een kopie van alle door de accountant van S. naar behoren ondertekende en gewaarmerkte facturen met betrekking tot het project, alsmede om een definitief technisch en financieel verslag. In een tweede fax werd het verzoek om een definitief technisch en financieel verslag herhaald om het project administratief af te sluiten. In de Commissie werden geen antwoorden geregistreerd.
Na bestudering van het S.-dossier is de Commissie tot de conclusie gekomen dat S. aanvaardbare financiële informatie over het seminar heeft verstrekt voor een bedrag van 117.250 €. Bijgevolg heeft de Commissie besloten de oorspronkelijke terugvorderingsopdracht van 180 000 € te wijzigen, aangezien het terug te vorderen bedrag slechts 62 750 € bedraagt in plaats van 180 000 €.
Aangezien de Commissie reeds 102.503,53 € heeft teruggevorderd als compensatie in het kader van het MUSYC-project, is het nu de Commissie die 39.753,53 € verschuldigd is. De instelling kondigt aan dat zij dit bedrag zo spoedig mogelijk zal betalen.
Opmerkingen van klager De
Europese Ombudsman heeft geen opmerkingen van klager ontvangen.

Andere onderzoeken

Op 19 oktober 2000 heeft het Bureau van de Europese Ombudsman telefonisch contact opgenomen met mevrouw D., lid van de juridische dienst van A., om de bestaande banden tussen S. en A. te verduidelijken. De ondernemingen S. en X. zijn in 1997 gefuseerd tot A.. Het bedrijf S. bestaat niet meer.

BESLUIT

1. A. is een onderneming die bezwaar maakt tegen het besluit van de Europese Commissie om een aan A. in het kader van het MUSYC-project verschuldigd bedrag te compenseren met een lopende debetnota die S. verschuldigd zou zijn. A. voert aan dat S. een andere vennootschap is die slechts deel uitmaakt van dezelfde groep als A.
2. De Europese Commissie is van mening dat klager nu de houder is van de contractuele verplichtingen van S.. Zij verklaart dat de onderneming zich niet heeft gehouden aan de voorwaarden van het in 1992 met de Commissie gesloten contract. De Commissie had een door de voormalige S. in 1993 georganiseerd seminar gefinancierd en de onderneming zou volgens de instelling de gevraagde definitieve documenten betreffende het seminar niet hebben verstrekt. Als gevolg daarvan heeft de Commissie een debetnota van 1997 aan de onderneming afgegeven om een deel van de financiering terug te vorderen.
3. In haar advies stelt de Commissie dat sommige door S. verstrekte financiële informatie over het seminar uiteindelijk aanvaardbaar is bevonden en dat zij heeft besloten de debetnota dienovereenkomstig te corrigeren. Bijgevolg kondigt de Commissie aan dat zij het aan A. verschuldigde bedrag, na compensatie met de herziene debetnota, zo spoedig mogelijk zal betalen.
4. De Europese Ombudsman is van mening dat in deze zaak twee punten moeten worden onderzocht. De eerste betreft de relatie tussen A. en S., die niet duidelijk voorkomt in de documenten waarover de Ombudsman beschikt; de tweede is de compensatie die de Commissie toepast tussen een betaling aan A. in het kader van het MUSYC-project en een debetnota betreffende de voormalige S.-onderneming in het kader van een ander project. De Europese Ombudsman merkt op dat de reikwijdte van de klacht beperkt is tot de door de Commissie beheerde compensatie en niet de ondervraging in de debetnota betreffende het in 1993 georganiseerde seminar omvat.
5. Wat de bestaande banden tussen A. en S. betreft, achtte het Bureau van de Europese Ombudsman het noodzakelijk contact op te nemen met A. om dit punt te verduidelijken. Het bleek dat de vennootschappen S. en A. in 1997 zijn gefuseerd tot A. en dat S. niet meer bestaat. Dit wordt bevestigd door een brief van A. aan de Commissie van 2 maart 1999, waarin de onderneming toegeeft dat zij het seminar in 1993 heeft georganiseerd.
6. De Europese Ombudsman concludeert uit deze bevindingen dat het redelijk was dat de Commissie van oordeel was dat A. nu verantwoordelijk is voor de vroegere dossiers betreffende S. en dat zij derhalve een bevel tot invordering met betrekking tot de vroegere activiteiten van S.
7 aan A. heeft gericht. Wat betreft de compensatie waartoe de Commissie heeft besloten, merkt de Europese Ombudsman op dat klager geen bewijsmateriaal heeft overgelegd waaruit blijkt dat het om een andere onderneming gaat, die niet verantwoordelijk zou zijn voor de schulden van S.. Integendeel, A. heeft de Commissie altijd in naam van S. geantwoord en het werk dat dit bedrijf in 1993 heeft verricht, "ons werk" genoemd. Indien deze kwestie door A. wordt betwist, is de Ombudsman van mening dat deze alleen doeltreffend kan worden behandeld door een bevoegde rechtbank, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen.
8. De Ombudsman is namelijk van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is om zijn onderzoek te beperken tot het onderzoek of de communautaire instelling of het communautaire orgaan hem een coherent en redelijk overzicht van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij van mening is dat zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd is. Als dat het geval is, zal de Ombudsman concluderen dat zijn onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten onderzoeken en op gezaghebbende wijze te laten beslechten door een bevoegde rechtbank.
9. In casu lijkt het standpunt van de Commissie niet ongegrond. Bovendien heeft klager het standpunt van de Europese Commissie niet betwist. Met betrekking tot dit aspect van de klacht kan dus geen geval van wanbeheer worden vastgesteld.
Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN