De bij het EUIPO ingediende klacht

1. Klager heeft in december 2018 de inschrijving van een Uniemerk aangevraagd. Haar verzoek werd afgewezen.

2. Op 17 juni 2019 heeft klager een e-mail gestuurd naar het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO), waarin hij verklaarde dat hij een aantal pogingen had ondernomen om zijn merk in te schrijven, dat hij na de afwijzing van zijn aanvraag nooit was gestopt met de communicatie met het EUIPO en dat het operationele team van het EUIPO “zwakke excuses” voor de weigering had gegeven. Klager voerde aan dat een personeelslid van het EUIPO hem telefonisch had meegedeeld dat de documenten die klager hem in mei 2019 had toegezonden, werden onderzocht. Later werd te kennen gegeven dat “de documenten [...] nietig waren verklaard en nog moesten worden behandeld”. Klager was ervan overtuigd dat personeelsleden van het EUIPO probeerden zijn inspanningen om het merk in te schrijven te dwarsbomen en verzocht het EUIPO om de situatie recht te zetten.

Antwoord van EUIPO aan klager

3. Op 20 juni 2019 heeft het EUIPO op de e-mail van klager geantwoord dat het de merkaanvraag van klager en het onderzoeksproces van die aanvraag grondig had onderzocht.

4. Het EUIPO heeft de klager meegedeeld dat het de verordeningen betreffende het Uniemerk ^[1] en het stelsel van Gemeenschapsmodellen ^[2] en de EU-richtlijn betreffende de aanpassing van het merkenrecht van de EU-lidstaten volgt. Er zijn duidelijke richtsnoeren ^[3] over de procedures die EUIPO volgt. Deze zijn bedoeld om gebruikers te helpen elk proces te begrijpen. De „Richtsnoeren voor onderzoek”^[4] werden gevolgd met betrekking tot het verzoek van klager. Het EUIPO heeft de volgende tijdlijn van de gebeurtenissen gegeven:

- Op 4 en 7 januari 2019 is een kennisgeving van tekortkoming verzonden met betrekking tot de anciënniteitsclaim van de klager, in overeenstemming met het deel in de richtsnoeren betreffende anciënniteitsclaims ^[5] en de identiteit van de merken ^[6].

- Op 7, 11, 30 januari en 18 februari 2019 heeft klager op de aanmaningsbrief geantwoord met een logo van het merk dat hij wilde registreren. Het EUIPO heeft verklaard: “Er zij op gewezen dat een logo wordt beschouwd als een beeldmerk en dat de oorspronkelijke aanvraag is ingediend als een woordmerk (zie de informatie op onze website over de soorten merken [^[7]]). Deze wijziging van het type merk van woordmerk in beeldmerk wordt beschouwd als een wijziging van de Uniemerkaanvraag en de redenen voor de niet-aanvaarding zijn toegelicht in de kennisgeving van 1 februari 2019 en zijn ook te vinden in het deel over de wijzigingen in een inschrijving [^[8]] van de richtsnoeren. De vermelding van de teruggave van taksen in uw brief van 21 januari 2019 (ontvangen per post op 30 januari) werd ook beantwoord in dezelfde kennisgeving van 1 februari met de verwijzing naar de richtsnoeren inzake de terugbetaling van taksen [^[9]]”.

Op 9 januari 2019 heeft het EUIPO klager in kennis gesteld van de absolute weigeringsgronden en van het feit dat het binnen twee maanden opmerkingen kon indienen.

- Op 24 april 2019 zond EUIPO de klager een kennisgeving betreffende het verlies van de anciënniteitsclaim, “op basis van de argumenten die reeds in het eerste punt hierboven waren aangevoerd, d.w.z. dat de wijzigingen van het type merk niet konden worden aanvaard”.

- Op 3 mei 2019, na de termijn van twee maanden voor het beantwoorden van “de op 9 januari verzonden mededeling over absolute gronden, is een afwijzing van het verzoek verzonden”.

5. Het EUIPO concludeerde dat het de toepasselijke verordeningen en richtsnoeren had gevolgd en dat het had geantwoord op alle opmerkingen die het van klager had ontvangen.

6. Zij heeft klager meegedeeld dat, zoals aangegeven op haar webpagina “Klachten ^[10]”, het kantoor “Klantenzorg – Klachten” niet bevoegd is om klachten over de juridische motivering van de beslissingen van EUIPO te beantwoorden. Indien de aanvrager het niet eens is met de beslissingen van EUIPO, kan hij beroep instellen tegen beslissingen van de onderzoekers van het Uniemerk of het Gemeenschapsmodel. Het EUIPO heeft klager derhalve verzocht “de nodige stappen te ondernemen zoals beschreven in de beroepsprocedure”.

Verdere correspondentie van klager met EUIPO

7. Op 28 juni 2019 heeft klager nog een brief gestuurd naar het klachtenteam van EUIPO. Hij vroeg zich af of het EUIPO uitsluitend bestaat om “ongeacht de situatie” geld in te zamelen. Zij heeft daaraan toegevoegd dat het systeem haar bij de indiening van haar aanvraag in december 2018 niet de “mogelijkheid/mogelijkheid heeft geboden om de aanvraag met de juiste belettering en instemming in te dienen, maar [het] de mogelijkheid heeft geboden om [het EUIPO] te laten weten dat [het] specifiek geïnteresseerd was in het gebruik van het merk, [het] reeds goedkeuring had gekregen in het Verenigd Koninkrijk, en [het] in [de] aanvraag [...] het registratienummer heeft vermeld [...]. Maar [het] operationele team maakte gebruik van die vermeende fout, dat wil zeggen dat we alleen hadden gevraagd om [een] woord [...] in licentie te geven, omdat we het aangaven als een woordinzending in plaats van figuratief.” 

8. Klager voerde aan dat hij herhaaldelijk om terugbetaling had gevraagd, maar de vertegenwoordiger van het klachtenteam had haar meegedeeld dat dit alleen mogelijk was als de intrekking op dezelfde dag als de aanvraag had plaatsgevonden.

9. Klager erkende dat EUIPO hem had meegedeeld dat hij in beroep moest gaan of opnieuw een aanvraag moest indienen. Zij verklaarde echter dat het om een kleine organisatie ging en dat zij zich de kosten van een gerechtelijke procedure niet kon veroorloven. Zij heeft het EUIPO dan ook verzocht om hetzij zijn eerste indiening goed te keuren, hetzij de kosten van de aanvraag terug te betalen, omdat deze „duidelijk was gehandicapt door het elektronische systeem van [het EUIPO] en [het EUIPO] er bewust voor had gekozen om deze belangrijke systemische tekortkoming vanaf het einde ervan te negeren”.

Het definitieve antwoord van EUIPO aan de klager

10. In zijn antwoord van 15 juli 2019 heeft het EUIPO verklaard dat het de door de klager naar voren gebrachte punten had onderzocht, maar dat het zijn standpunt niet kon heroverwegen omdat het geen fouten aan zijn zijde had vastgesteld.

11. Het EUIPO herhaalde dat het een zeer specifiek rechtskader en richtsnoeren volgt om gelijke behandeling van en billijkheid voor gebruikers te waarborgen. Zij heeft zich er ten zeerste toe verbonden haar taken op onpartijdige en onafhankelijke wijze uit te voeren. Zij heeft verklaard dat zij de klager in haar antwoord van 20 juni 2019 had meegedeeld dat de vergoedingen niet kunnen worden terugbetaald, tenzij op dezelfde dag als de aanvraag een intrekking wordt ontvangen in geval van betaling met een debet-/creditcard. Bovendien kunnen slechts kleine wijzigingen worden aangebracht zodra een aanvraag is ingediend.^[11] Het EUIPO voerde aan dat het antwoord van de klager van 28 juni 2019 geen nieuwe elementen bevatte en daarom zijn standpunt handhaafde. Zij heeft klager in kennis gesteld van haar recht om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman.

Klager was niet tevreden met het antwoord van de instelling en wendde zich daarom tot de Ombudsman met het argument dat het EUIPO zijn klacht over de vermeende onjuiste behandeling van een merkaanvraag niet op bevredigende wijze had behandeld.

Bevindingen van de Europese Ombudsman

Opmerking vooraf

12. Zoals het EUIPO aan de klager heeft uitgelegd, is het, indien een afgewezen aanvrager een ʹreviewʹ wil aanvragen van de beslissing van het EUIPO om geen merk toe te kennen, de juiste weg om beroep in te stellen bij de „Boards of Appeal”^[12]. Klager heeft dit nagelaten. Derhalve is elk aspect van de klacht van klager bij de Ombudsman dat neerkomt op een verzoek om herziening van de beslissing van het EUIPO om het aangevraagde merk niet toe te kennen, niet-ontvankelijk.

13. Een gebruiker van de diensten van EUIPO kan ook schriftelijk een “klacht inzake klantenzorg” indienen, waarin hij zijn ontevredenheid uit over de door EUIPO en/of de processen van EUIPO verleende diensten. Klachten bij de Ombudsman over de wijze waarop EUIPO dergelijke klachten behandelt, zijn ontvankelijk. In dergelijke gevallen is de rol van de Ombudsman beperkt tot het onderzoeken of de antwoorden van EUIPO aan klagers redelijk zijn.

Beoordeling

14. De antwoorden van het EUIPO zijn zorgvuldig onderzocht en lijken redelijk. De klager heeft geen bewijs geleverd van door EUIPO begane fouten. Met betrekking tot het verzoek van de klager om terugbetaling heeft EUIPO terecht verklaard dat dergelijke terugbetalingen alleen mogelijk zijn in beperkte omstandigheden, zoals uiteengezet in de toepasselijke richtsnoeren.  Indien het EUIPO aan één verzoeker terugbetaling zou verlenen in omstandigheden die niet in de richtsnoeren zijn voorzien, bestaat het risico dat het EUIPO in strijd met het beginsel van gelijke behandeling handelt.

15. Het bewijsmateriaal en de informatie in de klacht leiden tot de conclusie dat er geen sprake was van wanbeheer door het EUIPO.^[13]

Marta Hirsch-Ziembińska

Hoofd Onderzoeken en ICT - Eenheid 1

Straatsburg, 14/10/2019

[1] https://euipo.europa.eu/ohimportal/en/eu-trade-mark-legal-texts

[2] https://euipo.europa.eu/ohimportal/en/community-design-legal-texts

[3] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/903850/handelsmerkrichtsnoeren/inleiding

[4] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/903886/handelsmerkrichtsnoeren/deel-b-onderzoek

[5] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/905943/handelsmerkrichtsnoeren/17-----13-senioriteit

[6] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/905952/handelsmerkrichtsnoeren/17-3-----13-3-identiteit-van-de-merken

[7] https://euipo.europa.eu/ohimportal/nl/handelsmerkdefinitie

[8] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/909702/handelsmerkrichtsnoeren/2-1-algemene beginselen

[9] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/905084/handelsmerkrichtsnoeren/5-1-vergoedingen voor aanvragen 

De richtsnoeren inzake de terugbetaling van vergoedingen luiden als volgt:

5.1 ... In geval van intrekking van een Uniemerkaanvraag worden de taksen niet terugbetaald, tenzij het Bureau een verklaring van intrekking ontvangt:

[…]

(in het geval van betaling met debet- of creditcard) op dezelfde dag als de aanvraag met de instructies/details voor debet- of creditcard;

...”.

[10] https://euipo.europa.eu/ohimportal/nl/complaints-unit (eenheid klachten)

[11] https://euipo01app.sdlproducts.com/1004922/909702/handelsmerkrichtsnoeren/2-1-algemene beginselen

[12] Zie de artikelen 66 tot en met 73 van Verordening (EU) 2017/1001 van het Europees Parlement en de Raad van 14 juni 2017 inzake het Uniemerk: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017R1001&from=EN

[13] Deze klacht is behandeld in het kader van gedelegeerde behandeling van zaken, overeenkomstig artikel 11 van het besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen.