Geachte mevrouw F.,
Op 21 juli 1998 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de tijd die de Europese Commissie nodig heeft om de reiskosten van deskundigen die door de Commissie georganiseerde vergaderingen bijwonen, te vergoeden.
Op 26 augustus 1998 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Europese Commissie heeft op 27 oktober 1998 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 30 december 1998 hebt toegezonden.
Op 3 februari 1999 heb ik de Commissie opnieuw schriftelijk om nadere inlichtingen verzocht. De Commissie heeft haar tweede advies op 29 maart 1999 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager, een nationale deskundige, die deelnam aan door de Commissie georganiseerde vergaderingen, klaagde over de tijd die de Commissie nodig heeft om de reiskosten te vergoeden. Klager heeft een document bijgevoegd waaruit in één geval een vertraging van vijf maanden voor de vergoeding van kosten blijkt. Voorts sprak klager haar verbazing uit over het feit dat de Commissie de uitgavenrekeningen niet heeft gedateerd.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie
In haar advies heeft de Commissie het volgende samengevat:
De diensten van de Commissie hebben tot doel de reiskosten van deskundigen die deelnemen aan door de Commissie georganiseerde vergaderingen, binnen 60 dagen te vergoeden. Gedurende deze periode verzamelt het directoraat-generaal dat de vergadering organiseert de bankidentiteit van de deskundige. Directoraat-generaal IX stelt vervolgens de terug te betalen bedragen vast en verzoekt om betaling, die door directoraat-generaal XX moet worden goedgekeurd en door directoraat-generaal XIX moet worden uitgevoerd.
De Commissie handhaafde deze doelstelling tot eind 1996, toen zij het vroegere boekhoudsysteem verving door een geautomatiseerd systeem. Deze wijziging leidt tot een vertraging van de terugbetalingstermijn (tot 180 dagen). In het licht van deze situatie heeft de Commissie de MAP2000-hervorming ingevoerd om de terugbetaling te bespoedigen. Zaken die na de tenuitvoerlegging van de hervorming (1 april 1998) zijn behandeld, zijn binnen een gemiddelde termijn van 60 dagen terugbetaald.
De Commissie heeft aangevoerd dat deze grief moet worden gezien in samenhang met een aantal algemene problemen, die inmiddels zijn opgelost. De Commissie betreurde echter de vertragingen in deze zaak, maar wees erop dat dit soort vertragingen zich niet voordeden voor alle betalingen aan klager. De Commissie heeft melding gemaakt van een bijeenkomst op 16 maart 1998, waarna klager op 16 april 1998 een vergoeding had ontvangen.
Wat de data van de uitgavenrekeningen betreft, verklaarde de Commissie dat rekening moest worden gehouden met de op de enveloppen gestempelde data.
Opmerkingen van klager Samengevat
verklaarde klager het volgende:
Ze is al meer dan 25 jaar een externe expert en er zijn altijd problemen geweest met terugbetaling. Klager was echter verheugd over het feit dat de Commissie de termijn van 60 dagen in de toekomst in acht zou nemen en bevestigde dat zij de laatste tijd inderdaad binnen de termijn van 60 dagen was betaald. Wat de datums betreft die op de enveloppen werden gestempeld, achtte klager het passend dat de Commissie ook de rekeningen dateerde.

Andere onderzoeken

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. De Ombudsman verzocht de Commissie hem te informeren over de exacte tijdspanne tussen de data van de commissievergaderingen en de vergoeding van de kosten.
In haar verdere advies heeft de Commissie een overzicht bijgevoegd van de data van de door klager bijgewoonde vergaderingen en de data van terugbetaling. De Commissie betreurde de situatie van de vergoeding van reiskosten aan deskundigen en verklaarde dat zij het probleem probeert op te lossen. De Commissie wees erop dat sinds 1 april 1998, toen het nieuwe systeem werd ingevoerd, de uitgaven binnen de termijn van 60 dagen werden vergoed, zoals blijkt uit de door de Commissie overgelegde enquête naar de data.
De Europese Ombudsman heeft de brief van de Commissie aan klager doorgestuurd met een uitnodiging om verdere opmerkingen te maken. De Ombudsman heeft geen verdere opmerkingen van klager ontvangen.

BESLUIT

1 Vergoeding van reiskosten door de Europese Commissie
1.1 Klager klaagde dat de tijd die de Commissie nodig heeft om reiskosten te vergoeden onredelijk lang is. De Commissie erkende dat er problemen waren en bood klager haar excuses aan. Voorts verzekerde de Commissie dat zij nu maatregelen had genomen om de terugbetalingstermijn te verbeteren en te verkorten.
1.2 Uit de opmerkingen van klager blijkt dat klager ervan overtuigd is dat de Commissie de termijn in de toekomst in acht zal nemen. De Commissie heeft zich ook verontschuldigd voor de vertragingen en uit de door de Commissie verstrekte informatie blijkt dat terugbetalingen die na 1 april 1998 zijn gedaan, binnen de termijn van 60 dagen zijn verricht.
2 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.
De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob Söderman