L-isfond tal-inkjesta

1. L-Ombudsman Ewropew nieda programm ta' żjarat fl-aġenziji tal-Unjoni Ewropea (l-"UE") f'Mejju 2011 bil-għan li jippromwovi amministrazzjoni tajba u jaqsam l-aħjar prattika fost dawn l-entitajiet tal-UE. Dawn iż-żjarat jitwettqu formalment abbażi tal-kompetenza tal-Ombudsman li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja skont l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea. Dawn jipprovdu opportunità għall-Ombudsman u l-aġenziji biex jinvolvu ruħhom fi djalogu kostruttiv bil-ħsieb li titrawwem u tissaħħaħ kultura amministrattiva ta' servizz għaċ-ċittadini [1].

2. L-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA) ġiet stabbilita bir-Regolament 1406/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ Ġunju 2002 [2], li sussegwentement ġie emendat bir-Regolamenti 1644/2003 tat-22 ta’ Lulju 2003 [3], 724/2004 tal-31 ta’ Marzu 2004 [4] u 2038/2006 tat-18 ta’ Diċembru 2006 [5].

3. L-Ombudsman żar l-EMSA fit-22 ta' Novembru 2011.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

4. Il-laqgħa mal-maniġment tal-EMSA ffukat fuq il-kwistjonijiet li ġejjin:

• Il-kuntatti inizjali tal-EMSA mal-pubbliku
• Trasparenza, djalogu u responsabbiltà
• Reklutaġġ
• Offerti u kuntratti
• Kunflitti ta' interess.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman wara ż-żjara tiegħu fl-EMSA

5. Fl-10 ta’ Mejju 2012, l-Ombudsman bagħat Rapport lill-EMSA li fih is-sejbiet tiegħu miż-żjara kif ukoll is-suġġerimenti li ġejjin [6]:

a. L-Ombudsman qieset li jkun utli li fuq is-sit web tal-EMSA ssir disponibbli informazzjoni dwar kif membru tal-pubbliku jista' jitlob aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-Aġenzija. In-numri tat-telefown u tal-faks, l-indirizzi tal-posta elettronika, kif ukoll l-indirizz postali tal-Aġenzija nnifisha kienu naturalment disponibbli fuq is-sit web. Madankollu, ma kienx ċar jekk dawn setgħux jintużaw jew le biex jintalab aċċess għad-dokumenti. L-Ombudsman iddikjara li dan jista' jiġi ċċarat b'mod utli fuq il-paġna rilevanti tas-sit web tal-Aġenzija.

b. Fid-dawl tal-impenn tal-Aġenzija għall-ftuħ, u għall-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001 [7], l-Ombudsman issuġġerixxa li l-Aġenzija tista' tikkunsidra b'mod utli l-possibbiltà li tinkludi fil-Pjan ta' Ġestjoni Annwali tagħha għall-2013 il-kompitu li teżamina u timplimenta l-obbligi biex (a) ikollha reġistru pubbliku ta' dokumenti u (b) tippubblika rapport annwali dwar il-każijiet li fihom hija rrifjutat li tagħti aċċess għal dokumenti.

c. L-Ombudsman innota li prattikament ma rċieva l-ebda lment relatat mal-proċeduri ta’ reklutaġġ imwettqa mill-EMSA. Għaldaqstant, l-Ombudsman ikkonkludiet li l-livell ta’ trasparenza lejn il-kandidati dwar id-deċiżjonijiet meħuda mill-bordijiet tal-għażla kien biżżejjed.  Huwa ħeġġeġ lill-EMSA biex tkompli ssegwi dik il-politika fi kwistjonijiet ta’ reklutaġġ. Huwa talab ukoll lill-EMSA speċifikament biex tikkonferma li l-avviżi ta’ reklutaġġ kollha tagħha jipprovdu lill-kandidati bl-informazzjoni li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman f’każ li ma jaqblux mal-proċeduri applikati jew mad-deċiżjonijiet meħuda mill-bordijiet tal-għażla.

d. L-EMSA impenjat ruħha li fis-sejħiet għall-offerti tagħha tindika b’mod espliċitu li l-Ombudsman Ewropew huwa mekkaniżmu ta’ rieżami possibbli f’każ ta’ tilwim bejn l-offerenti u l-awtoritajiet kontraenti. L-Ombudsman iddikjara li kien se jilqagħha jekk, bi tweġiba għar-rapport tiegħu, l-EMSA kellha tirreferi għal, u tirrapporta dwar, kwalunkwe żvilupp reċenti f'dan ir-rigward.

e. L-Ombudsman qieset li l-Aġenzija tista’ tifformalizza aħjar il-politika eżistenti tagħha fir-rigward tal-kunflitti ta’ interess u toħroġ linji gwida lill-persunal tagħha dwar l-obbligi stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal kemm mad-dħul fis-servizz kif ukoll mat-tluq minnu u matul il-kuntratti tagħhom. Barra minn hekk, tista’ tiżgura li (a) id-dikjarazzjonijiet ta’ nuqqas ta’ kunflitt ta’ interess iffirmati mill-esperti u l-persunal tagħha jkunu dettaljati u sostantivi biżżejjed u (b) jiġu vverifikati bir-reqqa u bir-reqqa u konklużi mill-Aġenzija nnifisha, bl-għan li tiġi evitata l-eventwalità li tali dikjarazzjonijiet jiġu sempliċiment aċċettati fuq bażi pro forma. L-Ombudsman issuġġerixxa li l-Aġenzija tgħaddilu kopji ta’ (a) formoli ta’ dikjarazzjoni aġġornati u proċeduri bil-miktub aġġornati għat-trattament, u l-konklużjoni ta’ tali dikjarazzjonijiet, kif ukoll, b’mod aktar ġenerali, (b) il-linji gwida interni lill-persunal dwar l-obbligi professjonali tagħhom.

Is-segwitu mogħti mill-EMSA għas-suġġerimenti tal-Ombudsman

6. L-EMSA wieġbet għar-rapport fid-19 ta’ Lulju u fit-12 ta’ Diċembru 2012. Huwa spjega l-azzjoni ta' segwitu li ħa wara li l-Ombudsman għamel is-suġġerimenti tiegħu u ddeskriva l-pożizzjoni tiegħu dwar kull wieħed mis-suġġerimenti tal-Ombudsman kif ġej.

Fir-rigward tas-suġġeriment a., l-EMSA ddikjarat li se taġġorna s-sit web tagħha b’informazzjoni ċara dwar kif membru tal-pubbliku jista’ jitlob aċċess għad-dokumenti miżmuma minnha u li se tagħmel disponibbli wkoll formola speċifika għal tali talbiet.

L-EMSA laqgħet is-suġġeriment b. u ddikjarat li kienet se teżamina kif l-aħjar tistabbilixxi reġistru pubbliku tad-dokumenti. Ladarba tkun implimentat l-obbligi relatati mar-reġistru pubbliku tad-dokumenti, l-EMSA tkun f’pożizzjoni li tirrapporta kull sena dwar il-każijiet li fihom tirrifjuta li tagħti aċċess għal dokumenti, jekk ikun hemm.

Fir-rigward tas-suġġeriment c., l-EMSA kkonfermat li tinforma lill-kandidati kollha li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman jekk ma jaqblux mal-proċeduri applikati, jew mad-deċiżjonijiet meħuda, mill-bordijiet tal-għażla. Hija ddikjarat li se taġġorna s-sit web tagħha biex telenka l-mekkaniżmi differenti ta’ rimedju disponibbli f’każ ta’ tilwim, jiġifieri, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea u l-Ombudsman Ewropew.

Rigward is-suġġeriment d., l-EMSA spjegat li l-“Linji Gwida għall-Offerenti” aġġornati tagħha ilhom disponibbli fuq is-sit web tagħha minn Jannar 2012. Dawn il-linji gwida jipprevedu xi struzzjonijiet ġenerali dwar kif għandhom jiġu sottomessi l-offerti fil-qafas tal-proċeduri ta’ akkwist organizzati mill-EMSA. Dawn jinkludu wkoll referenza ċara għal żewġ mekkaniżmi ta’ rimedju differenti disponibbli f’każ ta’ tilwim, jiġifieri, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea u l-Ombudsman Ewropew.

Fir-rigward tas-suġġeriment e., l-EMSA ddikjarat li ħadet għadd ta’ miżuri biex tevita kunflitti ta’ interess potenzjali. Minbarra l-paġna web tal-Intranet tagħha dwar l-Etika u l-Kondotta, l-EMSA torganizza taħriġ obbligatorju dwar l-etika u l-integrità għall-persunal tagħha, u b’hekk tiżgura li jkunu konxji ta’ kwistjonijiet relatati mal-imġiba etika u l-kunflitti ta’ interess. Fir-rigward tal-proċeduri ta’ reklutaġġ u ta’ akkwist tagħha, l-EMSA spjegat li żviluppat taħriġ u proċessi mmirati biex jevitaw kwalunkwe kunflitt ta’ interess potenzjali. B’rabta ma’ dan, il-membri tal-bordijiet tal-għażla u tal-kumitati ta’ evalwazzjoni jiffirmaw dikjarazzjonijiet ta’ nuqqas ta’ kunflitti ta’ interess. Il-Presidenti tal-kumitati tal-għażla u tal-akkwist jivverifikaw b’mod sistematiku d-dikjarazzjonijiet iffirmati kollha ta’ nuqqas ta’ kunflitti ta’ interess. L-informazzjoni rilevanti kollha f’dan ir-rigward hija ppubblikata kemm fuq l-Intranet tal-EMSA kif ukoll fil-manwal tal-EMSA. L-EMSA tinforma wkoll lill-persunal tagħha dwar l-obbligi tagħhom li jirriżultaw mir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej, jiġifieri, fir-rigward ta’ attivitajiet barra mill-EMSA u meta jitilqu mill-Aġenzija. Fl-aħħar nett, l-EMSA adottat linji gwida speċifiċi applikabbli għall-membri tal-persunal tagħha li jwettqu valutazzjonijiet jew spezzjonijiet. Dawn il-linji gwida jipprevedu dikjarazzjoni ta’ nuqqas ta’ kunflitti ta’ interess. L-EMSA ddikjarat li hija konxja mill-importanza ta’ politiki u proċeduri tajbin u aġġornati dwar is-suġġett tal-kunflitti ta’ interess u għalhekk qed tiżgura li d-dokumenti rilevanti kollha jiġu aġġornati kull meta jkun meħtieġ. Reċentement, l-EMSA aġġornat u kkomunikat lill-persunal tagħha l-linji gwida tagħha dwar ir-rigali u l-ospitalità.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

7. Fir-rigward tas-suġġeriment a., l-Ombudsman jinnota li, fuq il-paġna web tagħha "Dokumenti"[8], l-EMSA tiddikjara li hija tapplika r-Regolament 1049/2001 meta tittratta talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti u li tali talbiet għandhom jiġu ppreżentati lilha bil-posta ordinarja jew permezz ta' formola ta' talba għal dokumenti [9], li l-EMSA tagħmel disponibbli wkoll fuq is-sit web tagħha [10]. Għalhekk, l-Aġenzija ċċarat il-mezzi disponibbli għall-pubbliku ġenerali biex jitlob aċċess għad-dokumenti tagħha.

Fir-rigward tas-suġġeriment b., il-paġna web li fiha l-“formola ta’ talba għal dokumenti tal-EMSA” tinkludi wkoll link għal deċiżjoni adottata mill-Bord Amministrattiv tal-EMSA fid-19 ta’ Marzu 2013 [11] li skontha, l-Aġenzija għandha tipprovdi aċċess għal reġistru ta’ dokumenti li jkun fih “it-titolu tad-dokumenti u referenzi utli oħra biex jiġi identifikat id-dokument”. L-għan ta' dan ir-reġistru huwa li jgħin lill-pubbliku jsib dokumenti speċifiċi tal-EMSA [12]. Filwaqt li l-Ombudsman ma sabx fuq is-sit web tal-EMSA taqsima speċifika u formali tar-"Reġistru tad-dokumenti", huwa jinnota li l-paġna web tad-"Dokumenti" tipprevedi links diretti għal testi leġiżlattivi u finanzjarji, rapporti dwar sessjonijiet ta' ħidma, u dokumenti maħruġa mill-Bord Amministrattiv tal-EMSA. Fir-rigward ta' dawn id-dokumenti tal-aħħar, l-Ombudsman jinnota li l-pubbliku jista' jikseb aċċess dirett għal għadd ta' deċiżjonijiet u minuti identifikati tal-laqgħat ta' dak il-bord billi jagħżel id-dokument mixtieq mill-menù scroll-down li jidher taħt l-intestatura "X'dokument qed tfittex?"[13]. Id-dokumenti leġiżlattivi u finanzjarji tal-EMSA huma msemmija skont it-titolu u d-data u jistgħu jitniżżlu direttament billi tikklikkja fuq il-links għat-testi mixtieqa [14]. Fl-aħħar nett, ir-rapporti dwar diversi sessjonijiet ta’ ħidma organizzati mill-EMSA jew li għalihom attenda l-persunal tagħha huma disponibbli f’ordni kronoloġika u jistgħu jitniżżlu wkoll [15]. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-EMSA ħadet miżuri biex tistabbilixxi reġistru ta’ dokumenti u trusts li se tkun tista’ jkollha reġistru formali u kompletament funzjonali ta’ dokumenti fil-futur, li se jippermettilha wkoll tirrapporta dwar id-dokumenti li għalihom tirrifjuta l-aċċess, jekk ikun hemm.

Rigward is-suġġeriment c., fil-paġna web tagħha "Informazzjoni Ġenerali għar-Reklutaġġ"[16], l-EMSA tispjega b'mod ċar li l-applikanti għall-proċeduri ta' reklutaġġ tagħha jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman Ewropew [17]. Filwaqt li jinnota li l-indirizz postali tal-Ombudsman indikat mill-EMSA m'għadux korrett (għalkemm dan jista' jiġi rettifikat faċilment)[18], l-EMSA tabilħaqq tirreferi għall-Ombudsman fl-informazzjoni li tagħmel disponibbli għall-applikanti għal postijiet vakanti fi ħdan l-Aġenzija. L-Ombudsman huwa fiduċjuż li l-EMSA se taġġorna dik l-informazzjoni malajr sabiex tinkludi wkoll referenza għat-Tribunal għas-Servizz Pubbliku, skont l-assigurazzjonijiet li tatu matul l-inkjesta.

Filwaqt li jikkonferma l-konklużjoni tiegħu (abbażi tal-ispjegazzjoni preċedenti tal-EMSA li l-kandidati jirċievu ittra li tindika l-isem tal-president u l-fatt li l-Ombudsman prattikament ma rċieva l-ebda lment dwar il-proċeduri ta' reklutaġġ imwettqa mill-EMSA) li l-livell ta' trasparenza u l-informazzjoni li l-Aġenzija tipprovdi lill-kandidati dwar id-deċiżjonijiet meħuda mill-bordijiet tal-għażla huma biżżejjed [19], l-Ombudsman jirrimarka li l-Aġenzija ma tidhirx li tippubblika fuq is-sit web tagħha l-ismijiet tal-membri tal-bordijiet tal-għażla. F'dan ir-rigward, huwa jinnota li l-kwistjoni tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla qajmet għadd ta' mistoqsijiet fil-kuntest taż-żjarat tiegħu fl-aġenziji differenti. Xi wħud mill-aġenziji fittxew gwida mill-Ombudsman dwar l-aħjar approċċ li għandu jiġi adottat f'dan ir-rigward [20]. L-Ombudsman iqis li l-aħjar triq 'il quddiem hija li tinfetaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar il-kwistjoni tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla u, fid-dawl tas-suġġett, l-Ombudsman se jinkludi fl-inkjesta tiegħu l-aġenziji kollha tal-UE, u għalhekk anke l-EMSA.

Fir-rigward tas-suġġeriment d., l-Ombudsman eżaminat il-"Linji Gwida għall-Offerenti li jissottomettu offerta fil-qafas ta' proċedura ta' akkwist organizzata mill-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima" tal-EMSA, adottati f'Jannar 2013 u disponibbli fuq il-paġna web tal-EMSA "Sejħa għall-Offerti". F'dawn il-linji gwida, l-EMSA tidentifika b'mod ċar lill-Ombudsman Ewropew bħala wieħed mir-"Rimedji" disponibbli għall-offerenti, flimkien mal-Qorti Ġenerali tal-Unjoni Ewropea.

Fir-rigward tas-suġġeriment e., l-EMSA hemżet mat-tweġibiet tagħha kopja ta' avviżi ppubblikati fuq l-Intranet tagħha li jiġbdu l-attenzjoni tal-persunal għall-obbligi tagħhom li jevitaw li jitfaċċaw kunflitti ta' interess, jattendu sessjonijiet ta' taħriġ dwar l-Etika u l-Integrità, u japplikaw il-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba [21]. L-EMSA hemżet ukoll “Dikjarazzjoni tal-Bord tas-Selezzjoni dwar il-kunfidenzjalità u n-nuqqas ta’ kunflitt ta’ interess”, li għandha tiġi ffirmata mill-presidenti tal-bordijiet tas-selezzjoni tar-reklutaġġ [22]. Hija pprovdiet ukoll kopja ta’ dikjarazzjoni li tirrikjedi li l-persunal jirrispetta l-obbligi tiegħu mat-tluq mill-Aġenzija [23], u ta’ formola li għandha timtela mill-persunal li jixtieq jinvolvi ruħu f’aktar okkupazzjonijiet [24]. L-EMSA hemżet ukoll id-dokument ta’ politika interna tagħha fir-rigward ta’ kunflitti ta’ interess potenzjali matul il-valutazzjonijiet u l-ispezzjonijiet tas-sikurezza [25], li jipprevedi, fil-qosor, li l-EMSA ma tistax taħtar membru tal-persunal biex iwettaq spezzjonijiet fl-organizzazzjonijiet li magħhom dak il-membru tal-persunal għandu konnessjoni tax-xogħol jew tal-familja, jew kwalunkwe interess ieħor li jista’ jaffettwa s-sentenza tiegħu [26]. Dan id-dokument ta’ politika interna jinkludi dikjarazzjoni li għandha tiġi ffirmata mill-persunal li jipparteċipa fl-ispezzjonijiet [27]. Fl-aħħar nett, l-EMSA pprovdiet kopja tal-“Linji Gwida dwar il-Kunflitt ta’ Interess” tagħha, ippubblikati fuq l-Intranet tagħha (il-“Linji Gwida”). Il-Linji Gwida joffru spjegazzjonijiet dettaljati dwar l-obbligi tal-persunal tal-EMSA f’sitwazzjonijiet fejn jistgħu potenzjalment jinqalgħu kunflitti ta’ interess, jiġifieri, (i) attivitajiet esterni matul l-impjieg; (ii) attività professjonali matul il-liv għal raġunijiet personali; (iii) attivitajiet wara li jitilqu mill-Aġenzija; (iv) ir-riċeviment ta’ dekorazzjoni; (v) rigali u ospitalità; (vi) l-impjieg tal-konjuġi; (vii) il-pubblikazzjoni ta' artikli u diskorsi; (viii) il-parteċipazzjoni f’kampanji elettorali; (ix) l-eżerċitar ta’ kariga pubblika elettiva; (x) interessi personali li jistgħu jfixklu l-imparzjalità ta' membru tal-persunal; u (xi) l-għoti ta' evidenza fi u/jew immunità minn proċedimenti legali [28]. L-Ombudsman iqis li d-dokumenti u l-azzjonijiet kollha ta' hawn fuq jiżguraw b'mod suffiċjenti l-konformità tal-EMSA mas-suġġeriment tiegħu [29].

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjoni li ġejja:

L-Ombudsman jilqa' l-fatt li l-EMSA implimentat is-suġġerimenti li saru wara ż-żjara tiegħu fl-Aġenzija.

Peress li l-kwistjoni tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla qajmet għadd ta' mistoqsijiet fil-kuntest taż-żjarat tiegħu fl-aġenziji differenti u xi wħud mill-aġenziji fittxew gwida mill-Ombudsman dwar l-aħjar approċċ li għandu jiġi adottat f'dan ir-rigward [30], l-Ombudsman se jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar il-kwistjoni tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla u, fid-dawl tas-suġġett, se jinkludi wkoll lill-EMSA fl-inkjesta tiegħu.

Id-Direttur Eżekuttiv tal-EMSA se jiġi infurmat b’din id-deċiżjoni.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fil-05.06.2013