Strasburgu,

Żjara tal-Aġenzija OI/13/2011/JSA - Żjara lill-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima

Għażiż Sur De Ruiter,

F'Mejju 2011, nedejt programm ta' żjarat fl-aġenziji tal-UE, bil-għan li nidentifika u nxerred l-aħjar prattiki użati mill-aġenziji fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini. Inizjalment wettaqt tliet żjarat “pilota” fl-aġenziji tal-UE fir-Renju Unit, jiġifieri, l-Awtorità Bankarja Ewropea, l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini u l-Kulleġġ Ewropew tal-Pulizija. Sussegwentement, fl-1 ta’ Ġunju, iltqajt mal-kapijiet tal-aġenziji kollha tal-UE u kelli l-okkażjoni li niffamiljarizzahom ma’ din l-inizjattiva f’aktar dettall. Fl-20 ta' Ottubru li ġej se nżur l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent f'Kopenħagen, fejn se ssir il-laqgħa li jmiss tan-Netwerk Ewropew tal-Ombudsmen tal-Istati Membri tal-UE u l-Pajjiżi kandidati.

L-informazzjoni dwar iż-żjarat preċedenti tiegħi fl-aġenziji tal-UE hija disponibbli fil-paġna li ġejja tas-sit web tiegħi:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Sal-lum, l-Ombudsman Ewropew prattikament ma wettaq l-ebda inkjesta dwar l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA).  Fil-fatt, f’dawn l-aħħar ħames snin ġew ippreżentati biss erba’ lmenti kontra l-EMSA. Tlieta minnhom tqiesu inammissibbli u f’waħda ma sibt l-ebda raġuni biex niġġustifika l-ftuħ ta’ inkjesta. Minħabba l-importanza tal-EMSA u l-interess pubbliku ovvju fil-kwistjonijiet li tittratta, ma nistax ninterpreta dan l-għadd baxx ħafna ta' lmenti bħala riżultat ta' nuqqas ta' għarfien pubbliku dwar l-eżistenza taċ-Ċentru jew dwar l-attivitajiet tiegħu. Għall-kuntrarju, inqisha bħala sinjal li l-Aġenzija tiegħek jirnexxielha tintegra b’suċċess l-amministrazzjoni tajba fil-proċeduri u l-metodi ta’ ħidma tagħha. Għalhekk, ninsab partikolarment interessat li niffamiljarizza ruħi mal-aħjar prattiki tal-EMSA f’dan l-istadju bikri taż-żjarat tiegħi fl-aġenziji tal-UE u li nislet għarfien li potenzjalment nista’ nuża fil-futur.

Se nkun f'Lisbona f'Novembru 2011 għal żjara uffiċjali lill-Ombudsman Nazzjonali tal-Portugall u lil diversi awtoritajiet Portugiżi oħra. Inkun kuntent li niltaqa’ miegħek u mal-membri rilevanti tat-tim tiegħek nhar it-Tlieta 22 ta’ Novembru, preferibbilment filgħodu mid-9.30 sal-11.30. Jekk jogħġbok sib fl-anness ta’ din l-ittra abbozz ta’ programm għal-laqgħa tagħna matul iż-żjara fl-EMSA kif ukoll xi informazzjoni addizzjonali dwar l-aspetti proċedurali ta’ dan it-tip ta’ żjarat.

Fiż-żjara tiegħi fl-Aġenzija, se nkun akkumpanjat mis-Sur João Sant'Anna, Direttur fl-Uffiċċju tiegħi, li se jaġixxi bħala persuna ta’ kuntatt għall-aspetti organizzattivi tal-laqgħa tagħna. Id-dettalji ta' kuntatt tiegħu huma: 00 33 3 88 17 5346. Inkun grat jekk tkun tista’ tinfurmani b’persuna ta’ kuntatt rilevanti mill-persunal tiegħek li tista’ tikkomunika miegħu għat-tħejjijiet kollha meħtieġa.

Jekk jogħġbok innota li, wara ż-żjara u l-laqgħa tagħna li tkopri l-punti sostantivi deskritti fin-nota fl-anness, se niltaqa’ wkoll mal-Kumitat tal-Persunal tal-EMCDDA. Id-deċiżjoni tiegħi li nagħmel dan issegwi talba mill-Assemblea tal-Kumitati tal-Persunal tal-Aġenzija (AASC) li niltaqa’ sistematikament mal-kumitati tal-persunal tal-aġenziji li huma l-għanijiet taż-żjarat fuq inizjattiva tiegħi stess.

Nixtieq nirringrazzjak għal darb'oħra talli taqbel li torganizza din iż-żjara, u nistenna bil-ħerqa skambji produttivi dwar id-diversi temi li huma identifikati fin-nota fl-anness għal din l-ittra. Nixtieq ukoll nirringrazzja minn qabel lill-maniġment tal-EMSA għall-organizzazzjoni tal-aspetti prattiċi tal-laqgħa tiegħi mal-Kumitat tal-Persunal tal-EMSA, li għandha ssir bejn il-11.30 u n-12.30 tal-istess jum, it-Tlieta, 22 ta’ Novembru.

Dejjem tiegħek,

P. Nikiforos Diamandouros

Mehmuż: 1

ANNESS: Aspetti proċedurali u abbozz ta' aġenda taż-żjara.

Dwar l-aspetti proċedurali

Iż-żjarat tal-Ombudsman Ewropew jitwettqu formalment fuq il-bażi tal-kompetenza tiegħu li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja. Għalhekk, il-korrispondenza relatata ma’ din iż-żjara se jkollha numru ta’ referenza tar-reġistrazzjoni għal tali inkjesti fuq inizjattiva proprja (OI/13/2011/JSA). L-Ombudsman ikun grat jekk l-EMSA tkun tista' tikkwota dan in-numru ta' referenza fil-korrispondenza futura tagħha stess dwar iż-żjara.

Inkjesta fuq inizjattiva proprja timplika, fost l-oħrajn, li japplikaw il-garanziji proċedurali tas-soltu li jikkonċernaw tali inkjesti. Dawn jinkludu d-dritt tal-aġenzija li titlob lill-Ombudsman Ewropew jittratta l-informazzjoni u d-dokumenti fuq bażi kunfidenzjali - ara l-Artikoli 5.1, 5.2 u 14.2 tad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Minbarra li jinforma lill-aġenzija li se ssirilha żjara dwar il-kwistjonijiet li biħsiebu jqajjem, l-Ombudsman jista' wkoll jitlobha tipprovdi bil-quddiem ċerta informazzjoni u/jew dokumenti rilevanti.

Wara kull żjara, l-Ombudsman jinforma lill-aġenzija bil-miktub bis-sejbiet tiegħu. Jekk jagħmel xi suġġerimenti speċifiċi, normalment jitlob lill-aġenzija biex tinfurmah b'kull azzjoni ta' segwitu li jkun qed jipproponi li jieħu. Skont ir-rispons tal-aġenzija, l-Ombudsman jew se jikkunsidra li jagħlaq l-inkjesta jew jieħu passi ulterjuri, pereżempju, billi joħroġ rakkomandazzjonijiet formali.

Jekk jogħġbok innota li l-ittra preparatorja għal din iż-żjara kif ukoll dan l-anness se jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew. Jekk l-Ombudsman jiddeċiedi li jagħmel suġġerimenti lill-Aġenzija wara ż-żjara tiegħu, il-komunikazzjoni li jkun fiha tali suġġerimenti tiġi ppubblikata wkoll fuq dik il-paġna, kif ukoll it-tweġiba tal-Aġenzija, kwalunkwe korrispondenza oħra, u l-konklużjonijiet finali bil-miktub tal-Ombudsman. Dawn l-iskambji se jidhru fil-paġna li ġejja tas-sit web tal-Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Dwar il-kwistjonijiet fuq l-aġenda

 Fir-rigward tal-kontenut taż-żjara fl-20 ta' Ottubru 2011, l-Ombudsman Ewropew jixtieq jiddiskuti t-temi li ġejjin:

• Il-kuntatti inizjali tal-EMSA mal-pubbliku
• Trasparenza, djalogu u responsabbiltà
• Reklutaġġ
• Offerti u kuntratti
• Kunflitti ta' interess

Il-kwistjonijiet speċifiċi li l-Ombudsman jixtieq iħares lejhom taħt kull tema huma kif ġej:

1. Kuntatti inizjali mal-pubbliku

Wieħed mill-kompiti fundamentali tal-Ombudsman huwa li jiżgura li l-amministrazzjoni tal-UE tkun miftuħa, orjentata lejn is-servizzi u effiċjenti fit-trattament tal-kuntatti maċ-ċittadini. Il-prinċipji bażiċi rilevanti huma stabbiliti fil-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba (CGAB). Il-kwistjoni għadha sinifikanti fil-ħidma tagħna ta’ kuljum, u dan jissuġġerixxi li l-amministrazzjoni tal-UE għadha qed tiffaċċja xi sfidi f’dan il-qasam. Meta jkun xieraq, l-Ombudsman Ewropew jipprova jsib soluzzjoni rapida għal ilmenti li jikkonċernaw ilmenti dwar il-kuntatti inizjali ta' ċittadin mal-amministrazzjoni. Normalment dan jinvolvi li s-servizzi tiegħi jikkuntattjaw lill-persuna rilevanti bit-telefon.

Għalkemm nifhem li l-aġenziji kollha tal-UE qablu li jadottaw il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba f’laqgħa tal-kapijiet tal-aġenziji li saret f’Lisbona f’Ottubru 2008, ma nafx kif l-EMSA implimentat din id-deċiżjoni, u kif se tiżgura li l-persunal tagħha jikkonforma mal-prinċipji stabbiliti fil-Kodiċi msemmi hawn fuq. Ma stajtx insib referenzi għal din il-kwistjoni fuq is-sit web tal-EMSA u għalhekk inkun grat għal preżentazzjoni dwar dan is-suġġett.

Trasparenza, djalogu u responsabbiltà

L-Ombudsman Ewropew tqiegħed ukoll primjum fuq il-promozzjoni tat-trasparenza u ż-żieda tar-responsabbiltà fl-amministrazzjoni tal-UE. Dan ir-rekwiżit huwa, fost l-oħrajn, rifless fil-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, li ssemmi espressament lill-Ombudsman bħala korp ta' rieżami. Dan huwa rifless ukoll fis-setgħat estensivi ta' investigazzjoni tal-Ombudsman, li jippermettulna niċċaraw bir-reqqa l-fatti u l-kwistjonijiet imqajma fl-inkjesti tagħna.

Għalhekk inkun grat jekk inkun naf aktar dwar il-kwistjonijiet li ġejjin:

(1) L-EMSA kif tittratta fil-prattika t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti? X’inhuma l-linji gwida u/jew l-arranġamenti prattiċi tal-EMSA għat-trattament ta’ talbiet bħal dawn? Jekk jogħġbok ipprovdi eżempji, bħall-korrispondenza ewlenija fit-trattament mill-Aġenzija tal-aħħar tliet talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti ttrattati skont ir-Regolament 1049/2001. (Is-sustanza tad-deċiżjoni tal-EMSA f’dawn l-eżempji mhux se tiġi eżaminata, peress li dan mhuwiex l-iskop ta’ din iż-żjara.)

(2) L-EMSA tittratta ammont kbir ta’ informazzjoni u data. Ir-Regolament 1049/2001 fil-veru sens tal-kelma japplika biss għal "dokumenti". X’inhu l-approċċ tal-EMSA għat-talbiet għal aċċess għall-informazzjoni għall-kuntrarju ta’, jew meta mqabbla ma’, dokumenti fis-sens tar-Regolament 1049/2001?

(3) L-EMSA tipproduċi rapport annwali (intern jew estern) dwar it-trattament tagħha tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti?

(4) L-EMSA topera, jew għandha l-intenzjoni li topera, reġistru pubbliku fis-sens tal-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001?

2. Għażla u reklutaġġ

Fir-rigward tas-sustanza tad-deċiżjonijiet dwar l-għażla u r-reklutaġġ, l-Ombudsman jieħu approċċ simili għal dak tal-Qrati tal-UE. Dan ifisser, fost l-oħrajn, li huwa jirrikonoxxi s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa ħafna tal-Amministrazzjoni fl-għażla tal-persunal tagħha.

Fir-rigward tal-aspetti proċedurali tal-għażla u r-reklutaġġ, l-Ombudsman ħadmet b'mod attiv ħafna biex iżżid it-trasparenza tar-reklutaġġ tal-UE. Dan, pereżempju, wassal għal trasparenza msaħħa fir-rigward tal-ismijiet tal-membri tal-bordijiet tal-għażla, u skedi ta’ evalwazzjoni aktar dettaljati li jipprovdu lill-kandidati b’għarfien aħjar dwar kif ġew ivvalutati.

Inkun grat jekk nirċievi kjarifika dwar il-kwistjonijiet li ġejjin li jikkonċernaw il-proċeduri tal-għażla organizzati mill-EMSA:

(1) L-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla huma magħrufa mill-kandidati?  Sa liema punt l-EMSA tipprovdi lill-kandidati għal impjieg b’aċċess għall-valutazzjonijiet tal-applikazzjonijiet tagħhom?

(2) Sa liema punt l-EMSA tfittex mezzi aktar rapidi u inqas formali biex issolvi tilwim dwar deċiżjonijiet ta’ għażla u reklutaġġ minn dawk previsti fl-Artikolu 90 tar-Regolamenti tal-Persunal?

(3) L-EMSA tinforma b’mod sistematiku lill-kandidati li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman, kif previst fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba msemmi hawn fuq?

3. Offerti u kuntratti

Fil-livell ta’ rieżami, it-tilwim fir-rigward tad-deċiżjonijiet dwar l-offerti u r-relazzjonijiet kuntrattwali jiġi ttrattat l-aktar mill-qrati. Madankollu, proporzjon sinifikanti tal-każijiet tal-Ombudsman matul is-snin ikkonċernaw dawn l-oqsma wkoll. Fir-rigward tal-offerti, l-Ombudsman jispira ruħu mill-approċċ tal-Qorti, li huwa li tirrikonoxxi s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa tal-amministrazzjoni fil-valutazzjoni tal-aspetti sostantivi tal-proposti tal-offerti, iżda li tivverifika bir-reqqa jekk tatx raġunijiet validi u adegwati għad-deċiżjonijiet tagħha u jekk irrispettatx b'mod adegwat il-proċeduri applikabbli u d-drittijiet ta' informazzjoni. Fir-rigward tat-tilwim kuntrattwali, l-Ombudsman bħala tali ma jivvalutax jekk hemmx ksur tal-kuntratt. Madankollu, huwa jeżamina bir-reqqa jekk l-amministrazzjoni pprovdietx raġunijiet tajbin għall-pożizzjoni tagħha, u jħares ukoll lejn il-ġustizzja tal-azzjonijiet jew l-ommissjonijiet amministrattivi.

Mistoqsijiet:

(1) L-EMSA kif tittratta t-tilwim fir-rigward ta’ dawn l-oqsma?

(2) L-offerenti u l-kuntratturi huma infurmati li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman?

4. Kunflitti ta' interess

Kunflitti ta’ interess jinħolqu meta persuni li jaħdmu għall-amministrazzjoni pubblika jistgħu jitqiesu li għandhom interess personali mhux xieraq fi kwistjoni li jkunu qed jittrattaw. Tali kunflitti jeħtieġ li jiġu ttrattati b'mod xieraq sabiex jiġi żgurat teħid ta' deċiżjonijiet oġġettiv, u biex tissaħħaħ il-fiduċja tal-pubbliku fl-amministrazzjoni. Avvenimenti u każijiet reċenti juru li l-amministrazzjoni tal-UE ma tgawdix b'mod ċar il-fiduċja sħiħa tal-pubbliku fir-rigward ta' din il-kwistjoni.

Fid-dawl ta’ dawn il-kunsiderazzjonijiet, inkun interessat li nkun naf liema miżuri konkreti tapplika l-EMSA sabiex jiġu evitati kunflitti ta’ interess fir-rigward tal-oqsma li ġejjin:

(1) Reklutaġġ ta' persunal, inkluż persunal anzjan u persunal xjentifiku

(2) Membri tal-persunal attwali u preċedenti, b’mod partikolari fir-rigward tal-attivitajiet esterni matul u wara s-servizz tagħhom fl-EMSA (ara pereżempju l-Artikoli 11, 11a, 12b, u 16 tar-Regolamenti tal-Persunal).