Studju

1. Introduzzjoni

Dan l-istudju jispjega l-iskop ta’ rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri u t-tipi differenti ta’ ċirkostanzi li jagħtu lok għalihom. Huwa janalizza s-segwitu li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kkonċernati taw għal rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2011 u jidentifika għaxar każijiet ta' stilla. Tħares ukoll lejn każijiet li huma partikolarment sinifikanti għall-objettivi ewlenin tal-Ombudsman. Fl-aħħar nett, jinsiltu konklużjonijiet fir-rigward tat-tagħlimiet ewlenin tal-istudju għall-futur.

L-Ombudsman Ewropew jaqdi l-interess pubbliku ġenerali billi jgħin fit-titjib tal-kwalità tal-amministrazzjoni u tas-servizz mogħti liċ-ċittadini mill-istituzzjonijiet tal-UE ^[1]. Fl-istess ħin, l-Ombudsman jipprovdi liċ-ċittadini u r-residenti tal-Unjoni b'rimedju alternattiv biex jipproteġu l-interessi tagħhom. Dan ir-rimedju huwa komplementari għall-protezzjoni mill-qrati tal-Unjoni u ma għandux neċessarjament l-istess għan bħall-proċeduri ġudizzjarji.

Il-Qrati biss għandhom is-setgħa li jagħtu sentenzi legalment vinkolanti u li jipprovdu interpretazzjonijiet awtorevoli tal-liġi. L-Ombudsman jista' jagħmel proposti u rakkomandazzjonijiet u, bħala l-aħħar rimedju, jiġbed l-attenzjoni politika għal każ billi jagħmel rapport speċjali lill-Parlament Ewropew. L-effettività tal-Ombudsman għalhekk tiddependi fuq l-awtorità morali u, għal din ir-raġuni, huwa essenzjali li l-ħidma tal-Ombudsman tkun ċarament ġusta, imparzjali u bir-reqqa.

2. L-għan tal-kummenti kritiċi u rimarki ulterjuri

F’dan l-isfond, rimarki ulterjuri għandhom għan wieħed: li jaqdu l-interess pubbliku billi jgħinu lill-istituzzjoni kkonċernata tgħolli l-kwalità tal-amministrazzjoni tagħha fil-futur. Rimarka oħra mhijiex ibbażata fuq sejba ta' amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, ma għandhiex tinftiehem bħala li timplika kritika tal-istituzzjoni li lilha hija indirizzata iżda pjuttost bħala li tipprovdi pariri dwar kif tista’ tittejjeb prattika partikolari sabiex tittejjeb il-kwalità tas-servizz ipprovdut liċ-ċittadini.

B’kuntrast ma’ dan, rimarka kritika normalment ikollha aktar minn skop wieħed. Bħal rimarka oħra, rimarka kritika dejjem għandha dimensjoni edukattiva: tinforma lill-istituzzjoni dwar dak li għamlet ħażin, sabiex tkun tista’ tevita amministrazzjoni ħażina simili fil-futur. Biex timmassimizza l-potenzjal edukattiv tagħha, rimarka kritika tidentifika r-regola jew il-prinċipju li nkiser u (sakemm ma jkunx ovvju) tispjega x’kellha tagħmel l-istituzzjoni fiċ-ċirkostanzi partikolari tal-każ. B'hekk, rimarka kritika tispjega u tiġġustifika wkoll is-sejba tal-Ombudsman ta' amministrazzjoni ħażina u b'hekk tfittex li ssaħħaħ il-fiduċja taċ-ċittadini u l-istituzzjonijiet fil-ġustizzja u r-reqqa tax-xogħol tiegħu. Barra minn hekk, billi juri li l-Ombudsman huwa lest pubblikament li jiċċensura lill-istituzzjonijiet, meta jkun meħtieġ, rimarki kritiċi jsaħħu l-fiduċja pubblika fl-imparzjalità tal-Ombudsman.

Rimarka kritika, madankollu, ma tikkostitwixxix rimedju għall-ilmentatur. Mhux l-ilmentaturi kollha jitolbu rimedju u mhux it-talbiet kollha għal rimedju huma ġġustifikati. Madankollu, meta kellu jiġi pprovdut rimedju, l-għeluq tal-każ b’rimarka kritika jindika falliment triplu. L-ilmentatur naqas milli jikseb sodisfazzjon; l-istituzzjoni kkonċernata naqset milli tagħti d-dritt għal amministrazzjoni ħażina; u l-Ombudsman naqas milli jipperswadi lill-istituzzjoni kkonċernata tbiddel il-pożizzjoni tagħha [2].

Fejn għandu jiġi pprovdut rimedju, ikun aħjar jekk l-istituzzjoni kkonċernata tieħu l-inizjattiva, meta tirċievi l-ilment, li tirrikonoxxi l-amministrazzjoni ħażina u toffri rimedju xieraq. F’xi każijiet, dan jista’ jikkonsisti f’apoloġija sempliċi.

Billi tieħu azzjoni bħal din, l-istituzzjoni turi l-impenn tagħha li ttejjeb ir-relazzjonijiet maċ-ċittadini. Dan juri wkoll li huwa konxju ta’ x’għamel ħażin u għalhekk jista’ jevita amministrazzjoni ħażina simili fil-futur. F'ċirkostanzi bħal dawn, mhuwiex meħtieġ li l-Ombudsman jagħmel rimarka kritika. Jekk, madankollu, ikun hemm suspett li l-każ individwali jista' jirriżulta minn problema sistemika sottostanti, l-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja, anki jekk il-każ speċifiku jkun ġie solvut għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur.

3. Rimarki kritiċi f’każijiet fejn soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni ma jkunux xierqa

Minn dak li ntqal hawn fuq, wieħed jista’ jara li ħafna rimarki kritiċi jirrappreżentaw opportunitajiet mitlufa. L-aħjar riżultat kien ikun li l-istituzzjoni kkonċernata tirrikonoxxi l-amministrazzjoni ħażina u toffri rimedju xieraq, li f'xi każijiet jista' jikkonsisti f'sempliċi apoloġija. Li kieku għamlet dan, ma kienet tkun meħtieġa l-ebda rimarka kritika.

L-ilmentatur, madankollu, mhux dejjem għandu raġun u l-istituzzjoni kkonċernata hija intitolata li tiddefendi l-pożizzjoni tagħha. Madwar nofs il-każijiet li ma jiġux solvuti mill-istituzzjoni fi stadju bikri eventwalment iwasslu għal sejba ta’ ebda amministrazzjoni ħażina. F’dawn il-każijiet, l-istituzzjoni jirnexxilha tispjega għas-sodisfazzjon tal-Ombudsman (u, f’xi każijiet, anki għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur) għaliex kienet intitolata taġixxi kif għamlet u għaliex ma tibdilx il-pożizzjoni tagħha.

Meta l-Ombudsman ma jaqbilx mal-istituzzjoni u jsib amministrazzjoni ħażina li għaliha l-ilmentatur għandu jirċievi rimedju, il-proċedura normali hija li tiġi proposta soluzzjoni amikevoli. Jekk l-istituzzjoni tirrifjuta tali proposta mingħajr raġuni valida, il-pass li jmiss normalment ikun abbozz ta’ rakkomandazzjoni.

F'każijiet fejn l-Ombudsman iqis li l-istituzzjoni x'aktarx ma taċċettax soluzzjoni amikevoli, jew li soluzzjoni amikevoli ma tkunx xierqa, huwa jista' jipproċedi direttament għal abbozz ta' rakkomandazzjoni. Meta jipproponi soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman għandu l-għan li jilħaq ftehim bejn l-istituzzjoni kkonċernata u l-ilmentatur individwali, li spiss ikun qed ifittex rimedju personali. Jekk l-amministrazzjoni ħażina li għandha tiġi rimedjata taffettwa primarjament l-interess pubbliku, l-Ombudsman jista' jqis li jkun aktar xieraq li jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni milli jfittex soluzzjoni amikevoli.

L-apoloġija bħala forma ta’ rimedju jistħoqqilha li tissemma b’mod speċjali f’dan il-kuntest. Sabiex tkun effettiva, apoloġija għandha tkun sinċiera. Apoloġija li hija perċepita bħala insincere biss tagħmel il-kwistjonijiet agħar. L-ilmentatur huwa aktar probabbli li jaċċetta li apoloġija tkun sinċiera jekk tiġi offruta mill-istituzzjoni fuq inizjattiva tagħha stess, aktar milli bi tweġiba għal suġġeriment formali mill-Ombudsman. Għal din ir-raġuni, l-Ombudsman spiss iqis li ma jkunx utli li tiġi proposta soluzzjoni amikevoli li tikkonsisti f'apoloġija. Abbozz ta’ rakkomandazzjoni għall-apoloġija huwa saħansitra inqas probabbli li jkun utli.

Jekk ma jista’ jsir xejn biex l-amministrazzjoni ħażina tiġi korretta, rimarka kritika tipprovdi mod ġust u effiċjenti biex jingħalaq il-każ.

Rimarka kritika f’ċirkostanzi bħal dawn hija ġusta kemm għall-ilmentatur kif ukoll għall-istituzzjoni kkonċernata. Huwa ġust għall-ilmentatur minħabba li jikkonferma li l-ilment kien iġġustifikat, għalkemm ma huwa possibbli l-ebda rimedju. Hija wkoll ġusta għall-istituzzjoni kkonċernata minħabba li tikkostitwixxi l-eżitu tal-proċeduri tal-Ombudsman imfassla biex jiżguraw li l-istituzzjoni tiġi infurmata bl-allegazzjonijiet, il-pretensjonijiet, l-evidenza, u l-argumenti ppreżentati mill-ilmentatur. L-istess proċeduri jagħtu lill-istituzzjoni l-opportunità li tiddikjara l-fehma tagħha b’għarfien sħiħ tal-każ kontriha qabel ma ssir ir-rimarka kritika.

Rimarka kritika hija effiċjenti minħabba li tevita li ttawwal inkjesta li ma tistax twassal għal rimedju għall-ilmentatur.

Fir-rigward tal-interess pubbliku, ir-rimarka nnifisha tipprovdi d-dimensjoni edukattiva meħtieġa. L-istituzzjoni li lilha tiġi indirizzata r-rimarka kritika għandha tislet it-tagħlimiet xierqa għall-futur. Dak li huwa xieraq jiddependi fuq l-amministrazzjoni ħażina inkwistjoni. Inċident iżolat, pereżempju, jista’ ma jkollu bżonn l-ebda segwitu.

4. Kummenti kritiċi wara r-rifjut ta’ soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni

L-aċċettazzjoni mill-istituzzjoni ta’ proposta ta’ soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni normalment twassal għall-għeluq tal-każ għal dik ir-raġuni.

Jekk l-ilmentatur jirrifjuta soluzzjoni bonarja proposta mingħajr raġuni valida, l-Ombudsman normalment iqis li l-ebda inkjesta ulterjuri dwar il-każ ma tkun ġustifikata.

Ir-rifjut mill-istituzzjoni ta’ proposta ta’ soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni jista’ jwassal għal għadd ta’ eżiti possibbli.

L-ewwel nett, l-Ombudsman jista’ jqis, wara li jikkunsidra r-risposta tal-istituzzjoni, li s-sejba preċedenti tiegħu ta’ amministrazzjoni ħażina għandha tiġi riveduta.

It-tieni nett, jekk l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni dwar abbozz ta' rakkomandazzjoni ma tkunx sodisfaċenti, l-Ombudsman jista' jagħmel rapport speċjali lill-Parlament Ewropew. Kif indikat l-ewwel darba fir-Rapport Annwali tal-Ombudsman għall-1998, il-possibbiltà li jiġi ppreżentat rapport speċjali lill-Parlament Ewropew hija ta' valur inestimabbli għall-ħidma tal-Ombudsman. Għalhekk, jenħtieġ li r-rapporti speċjali ma jiġux ippreżentati spiss wisq, iżda biss fir-rigward ta' kwistjonijiet importanti, fejn il-Parlament ikun jista' jieħu azzjoni sabiex jassisti lill-Ombudsman.

Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jagħlaq il-każ b'rimarka kritika, jew fl-istadju meta l-istituzzjoni tirrifjuta soluzzjoni amikevoli, jew jekk l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni dwar abbozz ta' rakkomandazzjoni ma tkunx sodisfaċenti.

F’xi każijiet, il-każ jista’ jingħalaq b’rimarka kritika minħabba li l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-istituzzjoni wriet b’mod konvinċenti li, għalkemm hemm amministrazzjoni ħażina, ir-rimedju propost fis-soluzzjoni amikevoli jew fl-abbozz ta’ rakkomandazzjoni mhuwiex xieraq u l-ebda soluzzjoni jew rimedju ieħor ma huwa possibbli. F’każijiet bħal dawn, ir-rimarka kritika hija essenzjalment simili fin-natura tagħha għal dik li kienet issir li kieku l-każ ingħalaq mingħajr soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni.

Sfortunatament, hemm ukoll każijiet fejn l-istituzzjoni tirrifjuta s-suġġerimenti tal-Ombudsman għal raġunijiet li mhumiex konvinċenti. Fil-fatt, hemm saħansitra ftit każijiet li fihom l-istituzzjoni tirrifjuta li taċċetta s-sejba tal-Ombudsman ta’ amministrazzjoni ħażina.

Każijiet bħal dawn jirriskjaw li jimminaw l-awtorità morali tal-Ombudsman u jdgħajfu l-fiduċja taċ-ċittadini fl-Unjoni Ewropea u fl-istituzzjonijiet tagħha. L-esperjenza internazzjonali turi li l-istituzzjoni tal-ombudsman tiffunzjona bl-aktar mod effettiv fejn l-istat tad-dritt huwa stabbilit sew u fejn hemm istituzzjonijiet demokratiċi li jiffunzjonaw tajjeb. F'kuntesti bħal dawn, l-awtoritajiet pubbliċi normalment isegwu r-rakkomandazzjonijiet tal-ombudsman, minkejja l-fatt li mhumiex legalment vinkolanti, anke jekk ma jaqblux magħhom.

5. Segwitu mogħti għar-rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2011

Fl-2011, saru 44 kumment kritiku f’34 deċiżjoni, filwaqt li saru 44 kumment ieħor f’39 deċiżjoni. Deċiżjoni waħda jista' jkun fiha aktar minn rimarka waħda, u ż-żewġ tipi ta' rimarki jistgħu jiġu inklużi fl-istess deċiżjoni. It-Tabella 1 turi d-distribuzzjoni tar-rimarki skont l-istituzzjoni.

Tabella 1 - Distribuzzjoni tar-rimarki skont l-istituzzjoni.

Istituzzjoni

Għadd ta’ rimarki kritiċi fl-2011

Għadd ta' rimarki ulterjuri fl-2011

Il-Parlament Ewropew	2	2
Il-Kummissjoni Ewropea	29	29
Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE	0	1
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)	6	8
Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)	0	1
L-Istitut Ewropew għall-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT)	0	1
L-Impriża Konġunta Ewropea għall-ITER u l-Iżvilupp tal-Enerġija mill-Fużjoni	1	0
Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi	1	1
Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka	0	1
Eurojust	2	0
Aġenzija Ewropea għad-Difiża	2	0
Missjoni tal-Pulizija Ewropea għat-Territorji Palestinjani (EUPOL COPPS)	1	0
Total	44	44

L-istituzzjonijiet ikkonċernati ġew mistiedna jwieġbu għar-rimarki fi żmien sitt xhur. Waslu tweġibiet għal kważi r-rimarki kollha li saru fl-2011, għalkemm b'dewmien f'xi każijiet. It-tweġibiet għall-każijiet 1294/2009/DK, 670/2010/MHZ, u 2073/2010/AN ma waslux fil-ħin biex jitqiesu f'dan l-istudju [3]. Dan jikkuntrasta mas-sena ta’ qabel, meta t-tweġibiet kollha waslu fil-ħin biex jitqiesu.

L-Anness I fih analiżi dettaljata ta’ kull wieħed mill-każijiet li fihom saru kumment kritiku wieħed jew aktar u/jew rimarki ulterjuri. Għaxra mis-segwitu jeħtieġu li jissemmew b’mod speċjali bħala “każijiet ta’ stilla”, li għandhom iservu bħala mudell għal istituzzjonijiet oħra ta’ kif l-aħjar jirreaġixxu għal rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri. Il-"każijiet ta' stilla"huma elenkati l-ewwel. Każijiet oħra huma organizzati skont ir-referenza tal-istituzzjoni u tal-ilment.

L-Annessi II u III fihom, rispettivament, listi tal-każijiet li fihom saru rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri. Fil-verżjonijiet online tagħhom, l-Annessi jinkludu links għat-test tar-rimarka fid-deċiżjoni fuq is-sit web tal-Ombudsman (bl-Ingliż u, jekk differenti, bil-lingwa tal-ilment).

Meta jittieħdu rimarki kritiċi u oħrajn flimkien, ir-rata ta’ segwitu sodisfaċenti kienet ta’ 84 %. Is-segwitu għal rimarki ulterjuri kien sodisfaċenti f’89 % tal-każijiet, filwaqt li r-rata ta’ segwitu sodisfaċenti tar-rimarki kritiċi kienet ta’ 80 %.

Tabella 2 - Numru u perċentwal ta' tweġibiet sodisfaċenti skont l-istituzzjoni.

Istituzzjoni

Għadd ta’ rimarki kritiċi u oħrajn

Għadd ta’ tweġibiet sodisfaċenti

% ta' tweġibiet sodisfaċenti

Il-Parlament Ewropew	4	3	75%
Il-Kummissjoni Ewropea	54	45	83%
Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE	1	1	100%
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)	13	10	77%
Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)	1	1	100%
L-Istitut Ewropew għall-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT)	1	1	100%
L-Impriża Konġunta Ewropea għall-ITER u l-Iżvilupp tal-Enerġija mill-Fużjoni	1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi	2	2	100%
Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka	1	1	100%
Eurojust	2	2	100%
Aġenzija Ewropea għad-Difiża	2	2	100%
Missjoni tal-Pulizija Ewropea għat-Territorji Palestinjani (EUPOL COPPS)	1	1	100%

Total

83

70

84%

Kif innutat fid-daħla, iċ-ċifra ġenerali f'termini ta' konformità mas-suġġerimenti tal-Ombudsman fl-2011 hija ta' 82%. Din iċ-ċifra ġiet ikkalkulata abbażi ta' każijiet magħluqa fl-2011, li fihom saret proposta għal soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta' rakkomandazzjoni, kif ukoll każijiet li fihom saret rimarka kritika jew rimarka ulterjuri ^[4]. Ir-rata ta’ konformità hija bbażata fuq l-għadd ta’ tweġibiet pożittivi għal dawn ir-rimarki u r-rakkomandazzjonijiet. Kollox ma' kollox, mill-120 każ li fihom l-Ombudsman intalab jagħmel proposti għal soluzzjoni amikevoli, abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi jew ulterjuri fil-kuntest ta' każijiet magħluqa fl-2011, l-istituzzjonijiet ipprovdew 98 tweġiba pożittiva ^[5].

6. Każijiet li huma partikolarment sinifikanti għall-objettivi ewlenin tal-Ombudsman

Uħud mill-każijiet fl-istudju ta' segwitu huma partikolarment rilevanti f'dak li għandu x'jaqsam mal-objettivi ewlenin tal-Ombudsman. Dawn l-objettivi huma stabbiliti fl-istrateġija tal-Ombudsman għall-mandat 2009-2014 ^[6] u għandhom l-għan li jgħinu lill-Unjoni twettaq il-wegħdiet li għamlet liċ-ċittadini fit-Trattat ta' Lisbona dwar id-drittijiet fundamentali, it-trasparenza mtejba, u opportunitajiet akbar għall-parteċipazzjoni fit-tfassil tal-politika tal-Unjoni. F’dan ir-rigward, il-każijiet li ġejjin huma partikolarment notevoli:

• F’termini tal-kwistjonijiet tad-drittijiet fundamentali ttrattati f’dan l-istudju, il-każ 1348/2009/(CK)RT kien jikkonċerna l-prinċipju tal-preżunzjoni tal-innoċenza fil-kuntest ta’ proċedura ta’ akkwist. Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet u ddispjaċiha għad-dikjarazzjoni tagħha fir-rigward tal-ilmentatur u kkonfermat li ma kellhiex l-intenzjoni li tinkludi lill-ilmentatur fis-Sistema ta’ Twissija Bikrija abbażi tal-informazzjoni miksuba matul l-inkjesta tagħha. Il-prinċipju tal-ġustizzja u d-dritt li wieħed ma jiġix diskriminat tqajmu fil-każ 2610/2009/MF — għal darb'oħra, il-Kummissjoni rreaġixxiet b'mod pożittiv għar-rimarka kritika tal-Ombudsman f'dan il-każ. Speċifikament fir-rigward tad-dritt tal-ilmentatur li jinstema’, il-Kummissjoni rreferiet għall-verżjoni emendata tal-Gwida Prattika għall-Proċeduri Kuntrattwali għall-azzjonijiet esterni tal-UE (il-“PRAG”), li skontha l-esperti li s-sostituzzjoni tagħhom tintalab minn kuntrattur se jiġu ggarantiti dan id-dritt. Il-Kummissjoni reġgħet irreferiet għall-isforzi tagħha biex temenda l-PRAG fis-segwitu tagħha għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 920/2012/VIK.

• Ħafna mill-każijiet f’dan l-istudju jikkonċernaw id-dritt fundamentali taċ-ċittadin għal amministrazzjoni tajba, stabbilit fl-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE. F'dan ir-rigward, huwa partikolarment inkoraġġanti li ħafna mit-tweġibiet ta' segwitu jirreferu għall-isforzi tal-istituzzjonijiet biex jiżguraw rispett sħiħ għall-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba jew għall-Kodiċi tagħhom stess. Il-każ Star 884/2010/VIK jikkostitwixxi eżempju tajjeb, filwaqt li fis-segwitu tagħha għall-każ 1461/2010/(PL)MHZ, il-Kummissjoni assigurat lill-Ombudsman li s-servizzi tagħha jieħdu kull opportunità ta' taħriġ biex ifakkru lill-uffiċjali tagħha inkarigati mill-ġestjoni tal-kuntratti dwar id-dmir tal-Kummissjoni li tiġġustifika d-deċiżjonijiet tagħha kif enfasizzat mill-Kodiċi tagħha. L-Aġenzija Ewropea għad-Difiża adottat il-Kodiċi Ewropew bħala parti mit-tweġiba ta’ segwitu tagħha fil-każ 1342/2010/MHZ, filwaqt li fil-każ 39/2011/AN, il-Fużjoni għall-Enerġija kkonfermat l-impenn tagħha li tittratta l-mistoqsijiet jew il-mistoqsijiet mill-kandidati fil-proċeduri tal-għażla fl-iqsar żmien possibbli u, fi kwalunkwe każ, f’konformità mal-iskadenzi stabbiliti fil-Kodiċi tagħha.

• Każijiet oħra f’dan l-istudju jikkonċernaw id-dritt fundamentali ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti ^[7]. Bil-ħsieb li tgħin liċ-ċittadini jeżerċitaw dan id-dritt, l-Ombudsman għamlet rimarka oħra fil-każ 1403/2010GG. Is-segwitu diżappuntanti tal-Kummissjoni jikkuntrasta mal-approċċ favorevoli għaċ-ċittadini li adottat matul l-inkjesta tal-Ombudsman. Bl-istess mod, fil-każ 271/2010/GG, l-Ombudsman sabet li t-tweġiba tal-Kummissjoni turi tendenza skunċertanti li tipprova tillimita l-kamp ta' applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti [8]. Huwa fakkar lill-Kummissjoni li applikazzjoni konfermatorja skont ir-Regolament 1049/2001 tista' tintuża biex tikkontesta mhux biss rifjut ta' aċċess, iżda wkoll dikjarazzjoni li d-dokumenti mitluba ma jeżistux. Is-segwitu tal-Kummissjoni fil-każ 56/2007/PB, min-naħa l-oħra, huwa inkoraġġanti.  Dan il-każ kien jikkonċerna t-trattament mill-Kummissjoni ta’ talbiet għal informazzjoni kumplessi u estensivi. Bl-istess mod, fil-każ 1633/2008/DK, li kien jikkonċerna l-politika tal-Kummissjoni vis-à-vis talbiet għal aċċess għal dokument jew dokumenti mhux definiti, l-Ombudsman ikkunsidra s-segwitu bħala sodisfaċenti sa fejn l-approċċ tal-Kummissjoni jista' jintuża b'mod selettiv, f'każijiet fejn jista' jassisti lill-applikanti. Madankollu, huwa indika li ma jistax jaċċetta b'mod ġenerali approċċ li jista' jintuża b'mod abbużiv, biex jiġi evitat ir-rekwiżit ta' raġunament tar-Regolament meta dokument mitlub ma jiġix żvelat fl-intier tiegħu. Fl-aħħar nett, il-każ 2360/2010/MHZ ra tweġiba l-aktar kostruttiva mill-Kummissjoni, fejn qablet li, meta tiddeċiedi li ma tippubblikax ċerti atti fil-Ġurnal Uffiċjali, l-ispjegazzjoni li għandha tiġi pprovduta lill-entità li titlob il-pubblikazzjoni ssegwi raġunament simili għal dak żviluppat għat-talbiet skont ir-Regolament 1049/2001.

• B’mod aktar ġenerali dwar it-trasparenza, għadd ta’ każijiet f’dan l-istudju jikkonċernaw talbiet għal informazzjoni. Fil-każ 3196/20017/(BEH)VL, l-Ombudsman enfasizza li, sabiex tiġi rrispettata l-idea ta' kultura ta' servizz, ikun utli għall-Kummissjoni, f'każijiet fejn jgħaddi ammont konsiderevoli ta' żmien bejn it-talba għal informazzjoni u l-għoti ta' tali informazzjoni, li tipprovdi lill-applikanti bl-aktar informazzjoni aġġornata. It-tweġiba ta' segwitu tal-Kummissjoni kienet pożittiva. Fil-każ 2080/2010/ELB, l-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija wieġeb li jieħu bis-serjetà ħafna s-sejħa tal-Ombudsman biex jipprovdi informazzjoni preċiża, ċara u li tinftiehem dwar ir-raġunijiet tiegħu għar-rifjut tal-proposti fil-proċeduri tal-offerti. Hija wiegħdet li tinkorpora dan ir-rekwiżit f’sejħiet futuri, billi tibda bis-sejħa li jmiss li se ssir fl-2014. B'kuntrast ma' dan, f'għadd ta' każijiet, l-istituzzjonijiet adottaw dak li l-Ombudsman jemmen li jammonta għal interpretazzjoni żeluża żżejjed tar-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data, sabiex jiġġustifikaw ir-rifjut tagħhom li jipprovdu aċċess għal ċerta informazzjoni. Fil-każ 696/2008/(WP)OV b’mod partikolari, il-Kummissjoni naqset milli tipprovdi segwitu pożittiv għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman dwar l-aċċess pubbliku għall-ismijiet tal-kandidati fuq il-listi mqassra, filwaqt li fil-każ 2586/2010/(ML)TN, l-EPSO rrifjuta li jagħti l-isem ta’ eżaminatur, għar-raġuni li l-Ombudsman sab li kien inadegwat ħafna u, f’xi aspetti, skorrett b’mod sfaċċat. L-Ombudsman se jkompli jfittex li jiżgura, dejjem f’konformità mal-ġurisprudenza, bilanċ għaqli bejn id-dritt fundamentali għall-protezzjoni tad-data personali u d-dritt fundamentali għal amministrazzjoni tajba, id-dritt fundamentali tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti, u l-prinċipju tat-trasparenza b’mod aktar ġenerali.

• Il-possibbiltà għaċ-ċittadini li jikkontribwixxu, permezz tas-sottomissjoni ta’ lmenti ta’ ksur, għall-ħidma tal-Kummissjoni peress li tissodisfa r-rwol tagħha bħala gwardjan tat-Trattati hija importanti. Fil-każ li ma jkunux kuntenti bil-mod kif il-Kummissjoni ttrattat l-ilment tagħhom, huma jistgħu jirrikorru għand l-Ombudsman. Ħafna każijiet f'dan il-qasam jikkonċernaw il-proċedura u, għall-finijiet ta' dan l-istudju, jinvolvu l-applikazzjoni mill-Kummissjoni tal-Komunikazzjoni tagħha stess dwar ir-relazzjonijiet mal-kwerelant fir-rigward tal-ksur tal-liġi Komunitarja ("il-Komunikazzjoni")^[9]. Għan wieħed tal-Komunikazzjoni huwa li tipprovdi qafas proċedurali xieraq għat-trattament tal-ilmenti ta’ ksur. Kif semma l-Ombudsman fl-istudju ta' segwitu tiegħu tal-2010, in-nuqqas tal-Kummissjoni li tirreġistra l-ilmenti kien kwistjoni rikorrenti. Fil-każ 66/2010/(KRK)OV, il-Kummissjoni tinsisti li s-sistema ta' reġistrazzjoni tagħha għall-Immaniġġjar tal-Ilmenti - Accueil des Plaignants (CHAP) issa tiżgura assenjazzjoni xierqa u f'waqtha tal-ilmenti lid-dipartimenti kompetenti tal-Kummissjoni kif ukoll feedback lill-ilmentaturi. Dan jagħmel argument simili fil-każ 2651/2009/ANA [10].

B'mod aktar ġenerali f'dan il-qasam, il-Kummissjoni segwiet b'mod kostruttiv ir-rimarki tal-Ombudsman fil-każijiet 2587/2009/JF u 49/2011/AN. F’dan l-aħħar każ, il-Kummissjoni spjegat fid-dettall l-azzjoni tagħha lill-ilmentatur u qieset is-sejbiet tal-Ombudsman fil-valutazzjoni tagħha tal-każ ta’ ksur. Bl-istess mod, fil-każ 49/2011/AN, il-Kummissjoni skużat ruħha għad-dewmien imġarrab u żgurat lill-Ombudsman li, fil-futur, dan ikun jinkludi apoloġiji u raġunijiet għad-dewmien, jekk ikun hemm, f'korrispondenza mal-ilmentaturi mibgħuta wara li ilmentatur jissottometti kummenti dwar l-intenzjoni tal-Kummissjoni li tagħlaq il-fajl ta' ksur. Min-naħa l-oħra, fil-każ 2711/2009/PB li fih l-Ombudsman għamel suġġeriment sempliċi lill-Kummissjoni biex timmodifika l-kliem tal-ittra ta’ qabel l-għeluq tagħha lill-ilmentaturi, il-Kummissjoni rrifjutat li taċċetta dan is-suġġeriment.

7. Konklużjonijiet

Fil-biċċa l-kbira, it-tweġibiet ta' segwitu mogħtija għal rimarki kritiċi u ulterjuri magħmula mill-Ombudsman fl-2011 huma inkoraġġanti. Ġie żgurat titjib f’oqsma li jvarjaw minn sejħiet għall-offerti, għal proċeduri tal-għażla, għar-regoli li jirregolaw kif l-istituzzjonijiet iwettqu n-negozju ewlieni tagħhom. Dan huwa fil-biċċa l-kbira bis-saħħa tal-istituzzjonijiet infushom. Fil-biċċa l-kbira, huma jaħtfu l-opportunità li jitgħallmu t-tagħlimiet meħtieġa mill-inkjesti tal-Ombudsman.

Meta jonqsu milli jagħmlu dan, jiġifieri, meta l-kwistjonijiet ma jkunux ġew solvuti b’mod sodisfaċenti permezz tas-segwitu għal kumment kritiku jew ulterjuri, l-Ombudsman jista’ jiddeċiedi li jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja, u b’hekk jiżgura li l-problemi sistemiċi li jinkixfu permezz tal-proċedura tal-ilmenti jiġu investigati bir-reqqa u, fejn possibbli, solvuti għall-futur. L-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman dwar it-trattament mill-Kummissjoni tal-ilmenti ta' ksur, li tissemma fil-każ 2651/2009/ANA f'dan l-istudju, hija każ partikolari. Min-naħa l-oħra, is-segwitu eżemplari pprovdut mill-Kummissjoni fil-każ 1301/2011/GG kien ifisser li l-Ombudsman ma kellux għalfejn jiftaħ l-inkjesta fuq inizjattiva proprja li huwa oriġinarjament ħass li setgħet tkun meħtieġa fil-qasam tal-informazzjoni dwar id-drittijiet tal-passiġġieri tal-ajru.

Bil-ħsieb li tingħata stampa ġenerali tal-punt sa fejn l-istituzzjonijiet tal-UE jikkonformaw mar-rimarki u r-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman, l-Ombudsman biħsiebu jippubblika, f'Novembru 2013, rapport li jikkombina l-istudju tas-segwitu ta' rimarki kritiċi u oħrajn li saru fl-2012, mar-rapport ta' konformità — prodott għall-ewwel darba din is-sena — dwar il-każijiet magħluqa, li fih l-istituzzjonijiet aċċettaw proposta ta' soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta' rakkomandazzjoni fl-2012. Dak ir-rapport minn issa 'l quddiem se jitqies bħala l-istudju ewlieni li jeżamina sa liema punt l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE jwieġbu b'mod kostruttiv għas-suġġerimenti magħmula mill-Ombudsman f'sena partikolari.

Annessi

I. Analiżi dettaljata tal-każijiet

A. Każijiet ta' stilel

Kawża 856/2008/BEH

L-ilmentatur fil-każ 856/2008/BEH ikkuntattja lill-Kummissjoni Ewropea dwar ċerti irregolaritajiet li huwa jemmen li seħħew fir-rigward tal-akkwist ta' bini mill-Parlament Ewropew fi Brussell. L-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (OLAF) fetaħ investigazzjoni, li matulha qies lill-ilmentatur bħala “persuna kkonċernata”, skont it-tifsira tar-Regolament li jirregola l-ħidma tal-OLAF. Hija stednitu jinstema' bħala xhud, abbażi tal-Artikolu 4(3)(2) ta' dak ir-Regolament. Wara analiżi tas-setgħat li għandu l-OLAF fl-inkjesti tiegħu, l-Ombudsman sab li, billi stieden lill-ilmentatur għal intervista abbażi tad-dispożizzjoni msemmija hawn fuq, l-OLAF qabeż il-limiti tas-setgħat tiegħu.  Huwa għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni.

L-OLAF irrikonoxxa li l-prattika tiegħu f'dan il-każ setgħet tat lok għal nuqqas ta' ftehim. Il-persuni fis-sitwazzjoni tal-ilmentatur jistgħu jintalbu biss jipprovdu informazzjoni matul intervista jekk ikunu jixtiequ hekk. Għalhekk, l-OLAF essenzjalment irrikonoxxa li kien aġixxa b’mod żbaljat. Filwaqt li naqas milli jagħmel apoloġija lill-ilmentatur, l-Ombudsman ikkonkluda li kien aċċetta partijiet sinifikanti mill-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu, inkluża t-taqsima li rreferiet għal punti oħra mqajma mill-ilmentatur. Wieħed minn dawn il-punti kien relatat mal-prattika tal-OLAF li jiddelega s-setgħa li jiftaħ u jagħlaq investigazzjonijiet mid-Direttur Ġenerali lid-Direttur inkarigat mill-operazzjonijiet u l-investigazzjonijiet. L-Ombudsman għamel rimarka oħra f’dan ir-rigward, jiġifieri, li l-OLAF jista’ jikkunsidra li jaġġorna l-Manwal tiegħu sabiex jirrifletti l-prattika l-ġdida tiegħu rigward l-iffirmar ta’ deċiżjonijiet biex jinfetħu u jingħalqu każijiet mid-Direttur Ġenerali tiegħu. Fid-deċiżjoni tal-għeluq tiegħu, l-Ombudsman talab ukoll lill-OLAF biex jinfurmah jekk, fl-ittri ta’ stedina tiegħu relatati ma’ investigazzjonijiet interni, jipprovdix informazzjoni dwar in-natura volontarja tal-intervisti ta’ persuni għajr Membri, maniġers, u persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE, f’konformità mal-informazzjoni pprovduta fil-Manwal tiegħu.

Bi tweġiba għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, l-OLAF iddikjara li d-Direttur Ġenerali tiegħu kien informa kif xieraq lill-persunal kollu tal-OLAF dwar il-prattika l-ġdida li tikkonċerna l-iffirmar ta' deċiżjonijiet biex jinfetħu u jingħalqu każijiet. Diġà f'Lulju 2011, il-Manwal tiegħu kien ġie rivedut skont dan. Barra minn hekk, il-prattika l-ġdida ġiet ikkonfermata fl-"Istruzzjonijiet lill-Persunal dwar il-Proċeduri Investigattivi"(minn hawn 'il quddiem: "l-Istruzzjonijiet"), li daħlu fis-seħħ fl-1 ta' Frar 2012. Dan id-dokument, li jissostitwixxi l-Manwal tal-OLAF, jistabbilixxi r-rekwiżiti fundamentali, mhux previsti f’dokumenti legali oħra, għat-twettiq tal-attivitajiet tal-OLAF. L-Artikolu 6.1 tal-Istruzzjonijiet jaqra kif ġej: " Wara kunsiderazzjoni tal-opinjoni pprovduta mill-Unità tas-Selezzjoni u l-Analiżi tal-Investigazzjonijiet, id-Direttur Ġenerali jiddeċiedi jekk jiftaħx każ ta' investigazzjoni jew ta' koordinazzjoni, jew jiċħadx il-każ." L-Artikolu 22.1 tal-Istruzzjonijiet jindirizza l-għeluq tal-investigazzjonijiet u jaqra kif ġej: "Id-Direttur Ġenerali jieħu d-deċiżjoni li jagħlaq każ ta' investigazzjoni jew ta' koordinazzjoni. Fil-każ li d-deċiżjoni tiegħu ma tkunx skont l-opinjoni tal-Unità tas-Selezzjoni u l-Analiżi tal-Investigazzjonijiet, id-Direttur Ġenerali jipprovdi r-raġunijiet għad-deċiżjoni tiegħu."

Fir-rigward tal-mistoqsija tal-Ombudsman dwar l-informazzjoni pprovduta fl-ittri ta’ stedina tiegħu, l-OLAF spjega li l-ittri ta’ stedina lil persuni għajr Membri, maniġers, u persunal tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE f’investigazzjonijiet interni jiddikjaraw li “l-OLAF jixtieq jikseb mingħandhom l-informazzjoni u l-ispjegazzjonijiet utli kollha li jistgħu jipprovdu”(enfasi fl-oriġinal). L-OLAF żied li l-ittra ta’ stedina ma tirreferi għall-ebda dispożizzjoni legali.

L-OLAF aċċetta bis-sħiħ ir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman billi inkluda informazzjoni dwar il-prattika l-ġdida tiegħu fl-Istruzzjonijiet, li jissostitwixxu l-Manwal tiegħu. Fir-rigward tat-tweġiba tiegħu għall-mistoqsija tal-Ombudsman dwar l-informazzjoni pprovduta fl-ittri ta ' stedina tiegħu, jidher li l-OLAF, billi jispeċifika fl-istediniet li huwa "jixtieq jikseb" informazzjoni u spjegazzjonijiet, li l-persuni kkonċernati "jistgħu jipprovdu" , jipprovdi informazzjoni dwar in-natura volontarja tal-intervisti. Dan is-segwitu kostruttiv għandu jfisser li r-riskju li terġa' sseħħ amministrazzjoni ħażina identifikata f'dan il-każ tnaqqas b'mod sinifikanti.

Każ 2605/2009/MF

Il-Każ 2605/2009/MF kien jikkonċerna tentattiv mill-Kummissjoni, wara awditu, biex tirkupra għotja minn organizzazzjoni mingħajr skop ta’ qligħ. L-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni tispjega għaliex ma setgħetx timmodifika l-konklużjonijiet li kienet waslet għalihom mir-rapport tal-awditjar, billi tqis id-dokumenti ppreżentati mill-ilmentatur, minkejja l-fatt li dawn ġew ippreżentati tard. Il-Kummissjoni wieġbet li kienet lesta twettaq analiżi sħiħa tad-dokumenti inkwistjoni, u tirrevedi s-somma oriġinarjament mitluba fl-ordni ta’ rkupru tagħha.

L-Ombudsman għamlet rimarka oħra lill-Kummissjoni, li tissuġġerixxi li tista’ tikkunsidra li tinforma lill-ilmentatur direttament dwar id-data li fiha hija tistenna li l-valutazzjoni tagħha tad-dokumentazzjoni ulterjuri tiġi ffinalizzata. Din id-data għandha preferibbilment tkun fi żmien xahrejn mid-deċiżjoni tal-Ombudsman li jagħlaq il-każ.

Il-Kummissjoni wettqet evalwazzjoni mill-ġdid tad-dokumenti ppreżentati mill-ilmentatur, informatu b’dan, u rrimborsat parti mill-ordni ta’ rkupru tagħha, jiġifieri EUR 70 737. L-ilmentatur esprima s-sodisfazzjon tiegħu bir-riżultat.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu rapidu u kostruttiv tal-Kummissjoni f'dan il-każ.

Kawża 3018/2009/(TN)(TS)TN

L-ilment kien jikkonċerna ċ-ċaħda ta’ offerta għal servizzi ta’ traduzzjoni. L-ilmentatur allega li l-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE (i) applikat b’mod żbaljat ir-regoli li jirregolaw il-proċeduri tal-offerti billi eskludiet l-offerta tiegħu għal raġunijiet invalidi; u (ii) irrifjutat b’mod żbaljat li tipprovdi informazzjoni dwar il-prezzijiet offruti mill-offerenti rebbieħa. L-Ombudsman ikkonkludiet li l-proċedura tal-offerti rilevanti rrispettat il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, trattament ugwali, u ġustizzja. Bil-ħsieb li jittejbu aktar il-proċeduri ta' sejħa għall-offerti tal-Qorti, huwa ssuġġerixxa li l-Qorti tista' tikkunsidra li tispjega, fl-avviżi ta' kuntratti tagħha, il-karatteristiċi ewlenin tat-tip magħżul ta' proċedura ta' sejħa għall-offerti. Il-Qorti tista’ tikkunsidra wkoll li tistabbilixxi b’mod ċar fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta li, fi proċedura nnegozjata, hija tirriżerva d-dritt li titlob offerti aktar baxxi, jekk tqis li l-offerti diġà offruti huma eċċessivi.

Fit-tweġiba tagħha, il-Qorti ddikjarat li taqbel maż-żieda fit-trasparenza rrakkomandata mill-Ombudsman. F’avviżi ta’ kuntratti futuri fir-rigward ta’ traduzzjoni legali, il-Qorti tal-Ġustizzja, kif issuġġerit, ser tipprovdi deskrizzjoni tal-karatteristiċi prinċipali ta’ proċedura nnegozjata. Hija ser tiċċara wkoll, fl-ispeċifikazzjonijiet korrispondenti, li hija tirriżerva d-dritt, f’tali proċeduri, li titlob prezzijiet iktar baxxi f’każ li tqis li l-prezzijiet offruti huma eċċessivi, u li tirrifjuta dawk l-offerti li, wara tali negozjati, ikun għad fihom prezzijiet eċċessivi.

L-Ombudsman jilqa' s-segwitu kostruttiv tal-Qorti għar-rimarka ulterjuri tiegħu.

Każ 62/2010/RT

L-ilmentatur wieġeb għal sejħa għal espressjonijiet ta’ interess ippubblikata mid-Direttorat Ġenerali għat-Traduzzjoni tal-Kummissjoni. Huwa ma kkwalifikax għat-tieni fażi tal-proċedura ta’ selezzjoni, jiġifieri l-eżami orali. L-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrevedi l-applikazzjoni tiegħu u tipprovdilu (i) il-marka tal-20 ^kandidat ammess għall-eżami orali u (ii) il-karta ta’ evalwazzjoni tal-eżami bil-miktub tiegħu. Il-Kummissjoni rrifjutat li tiżvela l-informazzjoni mitluba.

L-Ombudsman ħareġ rimarka kritika dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li tiżvela l-marka tal-20 ^kandidat ammess għall-eżami orali jew li tispjega b'mod xieraq għaliex ma setgħetx tagħmel dan minkejja l-wegħda tagħha f'dan ir-rigward. Fir-rigward tar-rifjut tal-Kummissjoni li tiżvela d-dokument ta' evalwazzjoni, l-Ombudsman għamlet rimarka oħra li tfakkar li, kif muri fid-dokument ta' eżami kkoreġut żvelat lill-ilmentatur, il-korrezzjonijiet magħmula mill-assessur(i) fil-kompetizzjonijiet ma jikkostitwixxux il-valutazzjoni finali. F’konformità mad-dispożizzjonijiet tar-Regolamenti tal-Persunal, il-valutazzjoni finali tista’ titwettaq biss mill-Bord tas-Selezzjoni. Għalhekk, jekk, fil-futur, il-Kummissjoni tagħti aċċess għall-karta ta’ evalwazzjoni finali tal-Bord tas-Selezzjoni, il-kandidati jkunu jistgħu jaraw l-evalwazzjoni finali tat-testijiet tagħhom.

Fir-replika tagħha, il-Kummissjoni indikat li hija kienet eżaminat mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha u informat lil-lanjant bil-marka tal-20 ^kandidat ammess għall-eżami orali. Barra minn hekk, hija pprovdiet lill-ilmentatur b’kopja tal-iskeda ta’ evalwazzjoni finali tiegħu.

Il-Kummissjoni infurmat ukoll lill-Ombudsman li d-DĠ Traduzzjoni ħoloq Kumitat ta' Tmexxija biex jimmonitorja mill-qrib il-proċeduri kollha tal-għażla tal-aġenti temporanji. Il-Kumitat ta’ Tmexxija huwa ppresedut minn uffiċjal għoli u huwa responsabbli għall-aspetti proċedurali u legali kollha tal-proċedura tal-għażla. Il-president, jew membru tal-Kumitat ta’ Tmexxija, huwa rrappreżentat b’mod sistematiku fil-Bord tas-Selezzjoni għall-proċeduri tal-għażla. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li l-Kumitat ta’ Tmexxija: (i) jieħu l-passi kollha meħtieġa biex jiżgura li l-proċedura tal-għażla titwettaq b’mod korrett; (ii) jaħtar il-membri tal-Bord tas-Selezzjoni; (iii) jiddefinixxi t-termini tas-sejħa għal espressjonijiet ta’ interess; (iv) jikkoordina l-kuntatti mal-kandidati; (v) jiddefinixxi l-kriterji tal-immarkar kemm għat-testijiet bil-miktub kif ukoll għal dawk orali; (vi) jiżgura li rappreżentant mill-Unità tar-Riżorsi Umani tad-DĠ Traduzzjoni jipparteċipa fil-Bord tas-Selezzjoni (skont il-Kummissjoni, din tal-aħħar twettaq il-valutazzjoni finali tal-kandidati); (vii) jinforma lill-kandidati bir-riżultati tagħhom fil-proċedura tas-selezzjoni (billi jindika l-klassifikazzjoni tagħhom, f’każ ta’ suċċess, u l-marki miksuba, f’każ ta’ falliment); (viii) fuq talba, jiżvela l-marki individwali miksuba, billi jippermetti lill-kandidat jara l-iskeda ta’ evalwazzjoni finali tat-test tiegħu (b’hekk, jallinja l-prattika tiegħu mar-regoli tal-kompetizzjoni tal-EPSO); (ix) kull meta jkun meħtieġ, jieħu l-pariri rilevanti kollha mis-servizz kompetenti.

Is-segwitu tal-Kummissjoni huwa eżemplari, b’mod partikolari f’termini tal-firxa impressjonanti ta’ miżuri adottati biex tittejjeb il-kwalità tal-proċeduri tal-għażla tagħha għall-aġenti temporanji fil-qasam tat-traduzzjoni.

Każ 325/2010/OV

L-ilmentatur ħadem għall-Eurojust fuq il-bażi ta’ kuntratt ta’ aġent temporanju għal terminu fiss ta’ tliet snin. Sentejn wara li beda x-xogħol, huwa rrapporta lilu nnifsu marid u mar fuq leave tal-mard. Skont l-ilmentatur, il-marda tiegħu kienet il-konsegwenza ta’ intimidazzjoni psikoloġika u fastidju/fastidju morali fuq il-post tax-xogħol, inkluż mis-superviżur tiegħu f’dak iż-żmien, Aġent Kap tal-Unità. F'diversi ċertifikati mediċi, kemm it-tabib tal-ilmentatur kif ukoll it-tabib tal-Eurojust issuġġerew medjazzjoni malajr kemm jista' jkun. Huma rrakkomandaw ukoll ir-riintegrazzjoni tal-ilmentatur fil-Eurojust, iżda lil hinn mill-kuntatt dirett mal-eks kollegi tiegħu.

F'Lulju 2009 sar tentattiv ta' medjazzjoni u dan ma rnexxiex. L-ilmentatur irrifjuta li jiffirma r-Rapport tiegħu dwar l-Iżvilupp tal-Karriera (CDR) u l-Qorti Konġunta (il-korp tal-appell rilevanti) ġiet imsejħa. Din il-Qorti Konġunta kkonkludiet li s-CDR tal-ilmentatur ma kienx tfassal b’mod ġust u oġġettiv, minħabba li kien ibbażat prinċipalment fuq il-kontenut ipprovdut mis-superviżur preċedenti tal-ilmentatur. Id-Direttur Amministrattiv tal-Eurojust informa lill-ilmentatur li s-CDR tiegħu se jiġi annullat u mhux inkluż fil-fajl personali tiegħu. Huwa informa wkoll lill-ilmentatur li l-kuntratt ta’ aġent temporanju tiegħu se jiskadi, kif previst, u mhux se jiġġedded.

Wara l-inkjesta tiegħu f'dan il-każ, l-Ombudsman ikkritika l-fatt li: (i) l-Eurojust ma aġixxietx malajr daqs kemm setgħet u kellha tagħmel fir-rigward tal-integrazzjoni mill-ġdid tal-ilmentatur. Għalhekk kien hemm dewmien bla bżonn f'isem il-Eurojust; (ii) id-deċiżjoni tal-Eurojust li tannulla s-CDR tal-ilmentatur mingħajr ma terġa' tibda l-proċedura ma kinitx korretta.

Bi tweġiba għall-ewwel rimarka kritika, il-Eurojust iddikjarat li ħadet bħala lezzjoni tgħallmet li għandu jkollha fis-seħħ mekkaniżmu biex tiżgura rispons rapidu għal talba ta’ medjazzjoni. Hija indikat li, fid-dawl ta’ dan l-għan, kienet ser tinbeda proċedura ta’ sejħa għal offerti għal kuntratt qafas għall-provvista ta’ servizzi ta’ medjazzjoni. Barra minn hekk, sabiex tipprovdi, fl-iqsar żmien possibbli, medjazzjoni u servizzi oħra li jistgħu jkunu meħtieġa biex jassistu membru tal-persunal, il-Eurojust ser teżamina l-possibbiltà li tistabbilixxi mod aktar rapidu biex tikkonkludi kuntratti rapidi għall-forniment ta' servizzi minn kuntratturi esterni biex ikopru sitwazzjonijiet ta' emerġenza.

Fit-tweġiba tagħha għat-tieni kumment kritiku, il-Eurojust iddikjarat li hija ddispjaċiha li apparentement naqset milli tispjega b'mod suffiċjenti l-impossibbiltà materjali li kienet ikkonfrontata biha biex temenda s-CDR tal-ilmentatur, minħabba l-fatt li l-ewwel superviżur tal-ilmentatur kien telaq mill-Eurojust u li l-ilmentatur kien esprima b'mod kostanti r-rifjut tiegħu li jipparteċipa fi kwalunkwe eżerċizzju ta' evalwazzjoni li jinvolvi t-tieni superviżur tiegħu (jiġifieri, l-Aġent Kap tal-Unità). Il-Eurojust irrikonoxxiet, madankollu, li, billi annullat is-CDR tal-ilmentatur, hija kienet ħadet deċiżjoni li ma kinitx prevista fir-regoli rilevanti. Dan kien żball. Il-Eurojust irrikonoxxiet li kien imissha llimitat ruħha li tikkonferma jew temenda s-CDR. Huwa reġa' ddikjara li ħa bħala tagħlima li, f'ċirkostanzi simili futuri, ser jaderixxi maż-żewġ għażliet previsti fl-Artikolu 8(7) tad-Deċiżjoni tal-Eurojust tal-24 ta' April 2009 dwar Dispożizzjonijiet Ġenerali ta' Implimentazzjoni dwar l-Evalwazzjoni Annwali tal-Prestazzjoni, jiġifieri jikkonferma jew jemenda s-CDR. Hija żiedet li, fil-każ li hija temenda r-RŻK, hija terġa’ tibda l-proċedura tar-RŻK fl-istadju ta’ qabel dak fejn seħħ l-iżball rilevanti.

Il-Eurojust mhux biss irrikonoxxiet l-iżbalji tagħha f’dan il-każ iżda stabbiliet ukoll sensiela ta’ miżuri mmirati biex jiġu evitati żbalji simili fil-futur. Dawn il-miżuri għandhom jgħinu biex jiġi żgurat li r-riskju li terġa’ sseħħ amministrazzjoni ħażina identifikata f’dan il-każ ikun baxx.

Każ 413/2010/BEH

Fil-każ 413/2010/BEH, l-Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi (EAHC) ċaħdet it-talba tal-ilmentatur għal appoġġ finanzjarju għal konferenza, għar-raġuni li ma kinitx skedata li ssir fil-perjodu ta’ żmien stabbilit fis-sejħa għal proposti. F’taqsima waħda tal-proposta, il-kwerelant kien indika b’mod żbaljat li l-konferenza kienet se ssir f’Settembru 2009, filwaqt li, fil-fatt, kellha ssir f’Settembru 2010. Id-data korretta ssemmiet f’partijiet oħra tal-proposta. L-Ombudsman sabet li ma kienx ovvju għaliex applikant kien se jinvesti ammont sinifikanti ta’ ħin u riżorsi fl-abbozzar ta’ proposta għal konferenza li kienet barra mill-perjodu ta’ żmien rilevanti. Għalhekk, l-EAHC kellu jkollha dubji dwar il-korrettezza tal-informazzjoni li l-ilmentatur ipprovda fil-qasam rilevanti u setgħet faċilment tivverifika dik l-informazzjoni. L-Ombudsman kienet tal-fehma li l-EAHC ma għamlitx dak kollu li kellha tagħmel, f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. Meta wieħed iqis li ma kienx għadu possibbli għall-EAHC li tirrimedja dan il-każ ta’ amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman għalqet il-każ b’rimarka kritika. Fl-istess ħin, l-Ombudsman faħħar il-fatt li l-EAHC kienet ħadet passi mfassla biex teskludi ripetizzjoni, f'sejħiet futuri, tal-problema li l-ilmentatur kien iltaqa' magħha. Huwa għamel ukoll rimarka oħra, fejn iddikjara li, f’sejħiet futuri għal proposti, l-EAHC tista’ tikkunsidra li tipprovdi lill-applikanti b’informazzjoni preċiża dwar il-każijiet li fihom se tagħmel kuntatt mar-rappreżentanti legali u/jew mal-persuni ta’ kuntatt tagħhom. Barra minn hekk, l-EAHC tista’ tikkunsidra li tinforma lill-applikanti, fid-deċiżjonijiet tagħha ta’ ċaħda tal-proposti, dwar il-possibbiltajiet li għandhom sabiex jikkontestaw jew jappellaw minn dawn id-deċiżjonijiet.

Bi tweġiba għar-rimarka kritika, l-EAHC tenniet li kienet ħadet miżuri, qabel it-tnedija tas-sejħa għal proposti tal-2010, biex teskludi, kemm jista’ jkun, problemi simili għal dawk li jiffaċċja l-ilmentatur, b’mod partikolari billi tikkodifika s-sena li fiha l-konferenza għandha tiġi organizzata fil-formola ta’ applikazzjoni elettronika. L-EAHC indikat li kienet żammet din il-prattika għas-sejħa għal proposti tal-2011.

L-EAHC spjegat ukoll li kienet iddeċidiet li temenda l-proċedura ta’ notifika tagħha, li ssegwi l-iskrinjar inizjali tal-proposti. Hija indikat li kienet ser tinforma lill-applikanti kollha li l-proposti tagħhom ma jiġux ammessi għall-proċedura ta’ evalwazzjoni immedjatament wara l-eżami inizjali tal-proposti, u mhux biss ladarba l-Kummissjoni tadotta d-deċiżjoni ta’ għoti. L-EAHC iddikjarat li kienet se tinforma lill-applikanti kkonċernati bir-raġuni għan-nuqqas ta’ ammissjoni tal-proposti tagħhom, kif ukoll bil-possibbiltà li tippreżenta talba motivata għal rieżami fi żmien skadenza stabbilita. Dan, fost affarijiet oħra, jagħti lill-applikanti l-possibbiltà li jiġbdu l-attenzjoni tal-EAHC għal kwalunkwe element, li jista’ jwassal għall-ammissjoni tal-proposti tagħhom għall-istadju ta’ evalwazzjoni.

Bi tweġiba għall-ewwel parti tar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, l-EAHC iddikjarat li kienet iddeċidiet li tirrevedi l-gwida għall-applikanti. Il-gwida issa tipprevedi b’mod espliċitu li l-ittra, li permezz tagħha l-applikanti jiġu infurmati bid-deċiżjoni dwar il-proposta tagħhom, se tiġi indirizzata lir-rappreżentant legali tal-organizzazzjoni. Fl-istess ħin, l-EAHC indikat li ma biddlitx id-deskrizzjonijiet tar-rwoli tal-“persuna ta’ kuntatt” u tar-“rappreżentant legali”. Fid-dawl ta’ dawn id-deskrizzjonijiet, l-EAHC qieset li ma jistax jiġi kkontestat li r-rappreżentant legali se jirċievi kwalunkwe informazzjoni relatata mal-proposta u, skont il-każ, se jiffirma l-ftehim ta’ għotja. Min-naħa l-oħra, il-persuna ta’ kuntatt se tiġi kkuntattjata għal kwistjonijiet relatati mal-organizzazzjoni tal-konferenza u l-ġestjoni ġenerali.

Fir-rigward tat-tieni parti tar-rimarka ulterjuri, l-EAHC indikat li kienet irrevediet l-ittra ta’ notifika tagħha, li issa fiha informazzjoni dettaljata dwar ir-rimedji disponibbli u l-iskadenzi applikabbli. L-EAHC hemżet kampjun ta’ ittra u indikat li l-ittra ta’ notifika tirreferi għall-possibbiltà li jitressaq rikors għal annullament kontra d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirrifjuta proposta, kif ukoll ilment lill-Ombudsman. L-ittra ta’ notifika tinforma wkoll lill-applikanti dwar il-possibbiltà li jippreżentaw talba għal informazzjoni addizzjonali fi żmien xahar, u tagħmilha ċara li tali talba ma tissospendix l-iskadenzi applikabbli biex isir użu minn rimedju.

Fir-rigward tar-rimarka kritika, l-Ombudsman jinnota li l-EAHC, billi (i) informat lill-applikanti kkonċernati fi tmiem l-iskrinjar inizjali tal-esklużjoni tal-proposta tagħhom u (ii) ipprevediet il-possibbiltà li jiġi ppreżentat rieżami motivat, qieset bis-sħiħ il-ħtieġa li jiġu ċċarati żbalji klerikali possibbli. Barra minn hekk, billi żammet il-prattika l-ġdida tagħha li tikkodifika fil-formola tal-applikazzjoni elettronika s-sena li fiha għandha ssir konferenza, l-EAHC minimizzat ir-riskju li jseħħu tali żbalji fir-rigward tad-data tal-konferenza. Barra minn hekk, l-EAHC ħadet bis-sħiħ is-suġġerimenti li jinsabu fir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman.

It-tweġiba tal-EAHC għar-rimarki tal-Ombudsman hija eżemplari u estremament kostruttiva.

Każ 1301/2010/GG

Meta vulkan Islandiż faqqa' f'April 2010, eluf ta' titjiriet fl-Ewropa ġew ikkanċellati. Fl-4 ta' Mejju 2010, il-Kummissjoni ppubblikat, fuq siti web differenti, informazzjoni għall-passiġġieri tal-ajru affettwati, inkluż dokument ta' mistoqsija u tweġiba. L-għada, l-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Linji tal-Ajru Reġjonali bagħtet ittra elettronika lill-Kummissjoni, fejn ġibdet l-attenzjoni tagħha għal dak li qieset bħala informazzjoni qarrieqa. B’mod partikolari, hija indikat li d-dokument kien jimplika b’mod żbaljat li l-passiġġieri kellhom dritt awtomatiku għal kumpens fil-każijiet kollha li jinvolvu dewmien fil-bagalji. Il-Kummissjoni ħadet ġimagħtejn biex tikkonkludi li parti mill-informazzjoni fid-dokument kienet tabilħaqq qarrieqa, u aktar minn xahar biex tneħħiha mis-sit web rilevanti. L-Ombudsman ikkritikat lill-Kummissjoni talli ppubblikat informazzjoni qarrieqa. Huwa kkonkluda wkoll li t-tul ta’ żmien li ħadet il-Kummissjoni biex tirtira l-informazzjoni qarrieqa mis-sit web ma kienx aċċettabbli. L-Ombudsman ħasset li kienet meħtieġa azzjoni ħafna aktar rapida minħabba li r-rilevanza tal-informazzjoni naqset hekk kif is-sitwazzjoni fl-ajruporti Ewropej bdiet terġa' lura għan-normal.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għall-fatt li ma aġixxietx aktar fil-pront f’dan il-każ. Hija pprovdiet ir-raġunament dettaljat li ġej biex tispjega d-dewmien: għal kull punt jew mistoqsija mqajma mill-ilmentatur, id-Direttorat Ġenerali għas-Saħħa u l-Konsumaturi (“DĠ SANCO”) kellu jwettaq konsultazzjonijiet ma’ dipartimenti oħra tal-Kummissjoni (b’mod partikolari, id-Direttorat Ġenerali għall-Mobbiltà u t-Trasport (“DĠ MOVE”) u d-Direttorat Ġenerali għall-Ġustizzja (“DĠ JUST”), li kollha kemm huma diġà kienu qed jittrattaw il-kriżi. Dan inevitabbilment estenda ż-żmien meħtieġ għar-rispons u għamel it-trattament tal-każ aktar ikkumplikat. Barra minn hekk, il-kwistjonijiet kienu jikkonċernaw leġiżlazzjoni li hija stess hija kumplessa. B’mod partikolari, wieħed mill-punti kkontestati u li fl-aħħar mill-aħħar instab li kien potenzjalment qarrieqi dar fuq l-interrelazzjoni bejn żewġ biċċiet ta’ leġiżlazzjoni kumplessa. Barra minn hekk, il-każ kien jeħtieġ ukoll il-parir tas-Servizz Legali tal-Kummissjoni. Il-linja ta' kondotta tad-DĠ SANCO kienet iggwidata mill-objettiv li tiġi segwita b'mod diliġenti l-koordinazzjoni interna meħtieġa biex tittieħed deċiżjoni infurmata dwar il-kwistjonijiet imqajma mill-ilmentatur filwaqt li, fl-istess ħin, titqies il-ħtieġa li titqies l-urġenza tas-sitwazzjoni.

Il-Kummissjoni spjegat li, peress li l-avvenimenti fiċ-ċentru ta’ dan l-ilment, hija kienet partikolarment konxja tal-importanza li jiġi żgurat li l-informazzjoni pprovduta lill-konsumaturi dwar id-drittijiet tagħhom tkun preċiża u korretta. L-inċident offra l-opportunità għal eżami aktar mill-qrib tal-leġiżlazzjoni inkwistjoni, kif ukoll l-applikazzjoni tagħha għal avvenimenti estensivi u eċċezzjonali. It-tagħlimiet meħuda jikkontribwixxu għar-rieżami tar-Regolament 261/2004 li jistabbilixxi regoli komuni dwar il-kumpens u l-assistenza għal passiġġieri fil-każ li ma jitħallewx jitilgħu u ta' kanċellazzjoni jew dewmien twil ta' titjiriet. Barra minn hekk, il-Kummissjoni spjegat li, f'diversi okkażjonijiet, hija kienet uriet l-approċċ kooperattiv u l-kapaċità tagħha li tirreaġixxi fil-pront għall-pretensjonijiet tal-partijiet ikkonċernati fil-qasam tad-drittijiet tal-passiġġieri, kif muri mill-Kampanja dwar id-Drittijiet tal-Passiġġieri tas-sajf 2010 u s-segwitu reċenti għall-konsultazzjoni pubblika dwar id-Drittijiet tal-Passiġġieri bl-Ajru mwettqa bejn tmiem l-2009 u l-bidu tal-2010. Il-Kummissjoni żiedet li, mill-2005, hija żviluppat kuntatti regolari mal-assoċjazzjonijiet Ewropej tal-linji tal-ajru. Dawn il-kuntatti jinkludu diversi laqgħat informali fis-sena dwar id-drittijiet tal-passiġġieri tal-ajru. Barra minn hekk, id-DĠ MOVE involva b’mod sistematiku lill-industrija f’kull attività ta’ informazzjoni li żviluppat mill-2005 u qies kif xieraq il-kontribut u l-pariri tagħha.

Il-Kummissjoni kompliet tgħid li, wara l-inċident inkwistjoni, id-DĠ SANCO għamel sforz addizzjonali biex iqajjem kuxjenza fost il-persunal tiegħu dwar il-kura meħtieġa fit-trattament tal-informazzjoni ppubblikata fuq il-paġna web tal-Affarijiet tal-Konsumatur. Il-persunal ġie mfakkar dwar il-proċeduri interni meħtieġa biex jiġi żgurat li jitwettqu koordinazzjoni u kontrolli xierqa upstream qabel ma tkun tista’ tiġi awtorizzata l-pubblikazzjoni tal-informazzjoni fuq is-sit web. Barra minn hekk, ġew stabbiliti miżuri biex jiġu indirizzati oġġezzjonijiet possibbli mqajma minn partijiet terzi. Dan jimplika l-involviment tas-Servizz Legali mill-bidu nett, minbarra d-dipartimenti kompetenti kkonċernati, sabiex jiġu żgurati l-konsistenza u l-legalità fil-preżentazzjoni ta' informazzjoni f'sitwazzjonijiet simili għal dawk fil-qalba tal-każ preżenti.

Minħabba l-importanza li jiġu rrimedjati fil-pront l-iżbalji li jinsabu fl-informazzjoni pprovduta lill-pubbliku f’każijiet mhux tas-soltu u mhux mistennija, għandhom jittieħdu aktar prekawzjonijiet jekk il-preċiżjoni jew il-korrettezza tal-informazzjoni ppubblikata tiġi kkontestata. B’mod partikolari, fejn il-punti mqajma jeħtieġu koordinazzjoni u konsultazzjoni ma’ dipartimenti oħra, il-konsultazzjoni se tiġi ttrattata bħala kwistjoni ta’ urġenza aktar milli taħt proċeduri standard. Dan ifisser li t-talba tiġi ttrattata taħt skadenzi ħafna iqsar minn dawk stabbiliti għat-trattament ta’ talbiet normali. Fejn jirriżulta li l-kwistjoni tqajjem dubji serji li jeħtieġu eżami aktar fil-fond, il-materjal ikkontestat jitneħħa immedjatament mis-sit web sakemm il-kwistjoni tkun tista’ tiġi ċċarata.

Dawn l-elementi kollha nġabru fil-qosor f'nota interna, li kopja tagħha ġiet ippreżentata lill-Ombudsman. Il-Kummissjoni żiedet li se jsiru aktar sforzi fil-futur biex tittejjeb il-gwida pprovduta lill-konsumaturi b’mod preċiż u f’waqtu.

Filwaqt li l-Ombudsman mhuwiex kompletament konvint mill-ispjegazzjonijiet ipprovduti mill-Kummissjoni fir-rigward tad-dewmien imġarrab f'dan il-każ, l-azzjoni konkreta ta' segwitu meħuda mill-Kummissjoni, li hija deskritta wkoll f'nota indirizzata lill-kapijiet ta' unità tad-DĠ SANCO, hija eżemplari. L-Ombudsman huwa partikolarment kuntent li jinnota li l-inkjesta fuq inizjattiva proprja li semma fid-deċiżjoni tiegħu f'dan il-każ, dwar problemi sistemiċi possibbli f'dan il-qasam, tidher li m'għadhiex meħtieġa. Is-segwitu kostruttiv tal-Kummissjoni jidher li indirizza l-kwistjonijiet sottostanti.

Każ 1342/2010/MHZ

Fl-2010, l-ilmentatur issottometta lment ta' informatur lill-Kap tal-Aġenzija Ewropea għad-Difiża ("EDA"), fejn sostna li kienu seħħew xi irregolaritajiet fil-qasam tal-ġestjoni tal-persunal tal-EDA. Il-Kap tal-EDA ma weġibx għal dak l-aspett tal-ilment tal-ilmentatur. L-ilmentatur għalhekk irrikorra għand l-Ombudsman, u sostna li l-EDA għandha twieġeb għall-ilment tal-informatur tiegħu, u li għandha titwettaq investigazzjoni amministrattiva xierqa fir-rigward tiegħu. Dan wassal biex l-EDA rtirat l-aċċess tal-ilmentatur għall-bażijiet tad-data tagħha għar-raġuni li kien żvela informazzjoni kunfidenzjali lill-Ombudsman.

Bħala riżultat tal-intervent tal-Ombudsman, l-EDA wieġbet lill-ilmentatur u wettqet investigazzjoni. Madankollu, l-Ombudsman sabet li l-investigazzjoni ma kinitx dettaljata u kompluta biżżejjed. Huwa ħareġ l-ewwel rimarka kritika għal dan il-għan. Barra minn hekk, peress li l-ilmentatur ma aċċettax l-apoloġija tal-EDA għall-irtirar tad-dritt tiegħu ta' aċċess għall-bażijiet tad-data tagħha, l-Ombudsman għamel it-tieni rimarka kritika, li tiddikjara li tali rtirar jikkostitwixxi miżura illegali, li kienet tammonta għal sanzjoni ta' informatur. L-Ombudsman fakkar ukoll lill-EDA li d-dħul fis-seħħ tat-Trattat ta' Lisbona tah is-setgħa li jirċievi lmenti magħmula kontra l-EDA, inkluża kwalunkwe informazzjoni kunfidenzjali li jista' jkun fihom.

Fit-tweġiba ta' segwitu tagħha, l-EDA ddikjarat li (i) aċċettat is-sejbiet tal-inkjesta tal-Ombudsman; (ii) ħadet passi biex tipprevjeni kwistjonijiet simili fil-futur, u (iii) skużat ruħha mal-ilmentatur. Barra minn hekk, sabiex ittejjeb il-prestazzjoni tal-EDA fir-rigward ta’ amministrazzjoni tajba, u biex issaħħaħ l-impenn tagħha għall-istandards u l-proċeduri tal-UE, l-EDA adottat il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba. Barra minn hekk, rappreżentant tal-Ombudsman informa lill-membri tal-persunal tal-EDA dwar l-istandards ta’ amministrazzjoni tajba u pprovdielhom kopja tal-Kodiċi. Dan kien ukoll riżultat ta' taħditiet bejn l-Ombudsman u l-Kap Eżekuttiv tal-EDA, li saru f'Mejju 2011.

L-Ombudsman tilqa' l-miżuri meħuda mill-EDA biex ittejjeb il-kwalità tal-amministrazzjoni tagħha.

OI/1/2010/(BEH)MMN

Ċittadin Norveġiż applika għal pożizzjoni ta' maniġer tal-IT mal-Missjoni Ewropea tal-Pulizija għat-Territorji Palestinjani ("EUPOL COPPS"). Għalkemm kien inkluż fil-lista qasira u pparteċipa f'intervista, l-applikazzjoni tiegħu fl-aħħar mill-aħħar ma rnexxietx.

L-avviż ta’ pożizzjoni vakanti rilevanti ppreveda li l-applikanti għandhom ikunu ċittadini tal-UE jew ċittadini ta’ pajjiż terz li kkontribwixxa għall-EUPOL COPPS. Ma ġiex ikkontestat li ċ-ċittadini Norveġiżi jaqgħu taħt din l-aħħar kategorija. L-avviż ta’ pożizzjoni vakanti stipula wkoll li l-kandidat magħżul kien jeħtieġ li jkollu approvazzjoni tas-sigurtà. Hija żiedet li jkun ta’ vantaġġ jekk kandidat ikun diġà kiseb tali awtorizzazzjoni peress li, inkella, l-applikanti jkollhom jgħaddu minn eżami ta’ sigurtà.

Fl-ittra tagħha li informat lir-rikorrent li t-talba tiegħu ma kinitx intlaqgħet, EUPOL COPPS indikat li l-motivazzjoni tad-deċiżjoni tagħha kienet doppja. L-ewwel nett, l-ilmentatur kien ċittadin ta’ pajjiż terz. It-tieni nett, huwa ma kellux l-approvazzjoni tas-sigurtà meħtieġa. Fl-opinjoni tagħha, l-EUPOL COPPS argumentat li kien hemm żball u li l-pożizzjoni rilevanti ma kellhiex tinfetaħ għal ċittadini ta' pajjiżi terzi.

L-Ombudsman innota li, skont ġurisprudenza stabbilita sew, l-Awtorità tal-Ħatra ma tistax titbiegħed mit-termini tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti. L-Ombudsman ikkonkluda li, billi bbażat iċ-ċaħda tagħha tal-applikazzjoni tal-ilmentatur fuq iż-żewġ raġunijiet imsemmija hawn fuq, l-EUPOL COPPS naqset b’mod ċar milli tosserva l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti rilevanti. Għalhekk huwa għamel rimarka kritika.

Fis-segwitu tagħha, l-EUPOL COPPS infurmat lill-Ombudsman, l-ewwel nett, li, bħala riżultat tal-inkjesta tiegħu, hija stinkat biex ittejjeb il-proċeduri amministrattivi tagħha, inklużi l-proċeduri ta' reklutaġġ tagħha. B’mod partikolari, l-avviżi ta’ postijiet battala li issa huma ppubblikati jsemmu l-approvazzjoni tas-sigurtà obbligatorja, li hija meħtieġa għaċ-ċittadini tal-UE u ta’ pajjiżi terzi. Fil-każ ta’ pożizzjonijiet sensittivi, l-avviżi ta’ postijiet battala jindikaw jekk approvazzjoni tas-sigurtà ekwivalenti minn pajjiż terz hijiex aċċettata jew le. It-tieni, l-EUPOL COPPS ħabbret li, f'kollaborazzjoni mas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, hija ser tagħmel ħilitha biex tirrevedi b'aktar kwalifiki u approvazzjoni tas-sigurtà tal-applikanti għall-kura. It-tielet, se twettaq biss komunikazzjonijiet uffiċjali mal-applikanti permezz tad-dipartiment tar-riżorsi umani. Il-komunikazzjoni informali ser tiġi evitata. Fl-aħħar nett, l-EUPOL COPPS żiedet li hija ma aġixxietx in mala fede u li ser tkompli tissimplifika l-proċeduri operattivi tagħha sabiex tiggarantixxi r-rispett għad-drittijiet taċ-ċittadini.

Il-każ ta' amministrazzjoni ħażina identifikat mill-Ombudsman f'dan il-każ kien in-nuqqas tal-EUPOL COPPS li tikkonforma mal-kundizzjonijiet stabbiliti fl-avviż ta' post battal rilevanti. L-EUPOL COPPS tista' għalhekk tevita li twettaq dan it-tip ta' amministrazzjoni ħażina fil-futur billi tiċċara jew temenda, fejn meħtieġ, l-avviżi ta' postijiet battala tagħha u billi tiżgura li l-applikazzjonijiet jiġu pproċessati bir-reqqa f'konformità mal-kondizzjonijiet stabbiliti fihom. Mir-risposta ppreżentata lill-Ombudsman jidher li l-ewwel u t-tieni miżuri deskritti hawn fuq għandhom l-għan li jilħqu dan l-għan.

L-Ombudsman huwa sodisfatt li l-miżuri adottati mill-EUPOL COPPS għandhom jgħinu biex jitnaqqas kemm jista' jkun ir-riskju li terġa' sseħħ l-amministrazzjoni ħażina identifikata f'dan il-każ.

Każ 439/2011/AN

L-ilmentatur ħa sehem fi proċedura tal-għażla organizzata mill-Impriża Konġunta Ewropea għall-ITER u l-Iżvilupp tal-Enerġija mill-Fużjoni (minn hawn 'il quddiem "Fużjoni għall-Enerġija"). Hija ppreżentat għadd ta' lmenti lill-Ombudsman. Fid-deċiżjoni tiegħu, l-Ombudsman sab li l-kandidati fil-proċeduri tal-għażla tal-UE jistgħu raġonevolment jistennew li jiġu pprovduti mill-inqas bi skeda ta' żmien stmata fir-rigward tal-passi ewlenin. L-informazzjoni pprovduta minn Fusion for Energy fuq is-sit web tagħha, u fit-tweġibiet tagħha lill-ilmentatur, kienet manifestament insuffiċjenti. L-Ombudsman ħarġet rimarka kritika. Fir-rigward tan-nuqqas ta' Fużjoni għall-Enerġija li twieġeb għat-talba finali tal-ilmentatur għal informazzjoni, l-Ombudsman innota li Fużjoni għall-Enerġija kienet skużat ruħha għal dik l-imġiba.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, Fużjoni għall-Enerġija infurmat lill-Ombudsman li kienu ttieħdu, jew qed jittieħdu, arranġamenti prattiċi sabiex jissaħħu l-proċeduri tal-għażla futuri u biex jintwera impenn għal kultura amministrattiva ta’ servizz. Dawn l-arranġamenti jinkludu dawn li ġejjin:

- l-inklużjoni ta’ informazzjoni dwar it-tul medju ta’ proċedura tal-għażla (normalment sitt xhur) fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti;

- il-pubblikazzjoni fuq is-sit web tal-Fużjoni għall-Enerġija ta’ skeda ta’ żmien indikattiva għal kull stadju individwali tal-proċedura tal-għażla. L-ippjanar se jiġi aġġornat regolarment fuq is-sit web f’każ li jkun mistenni dewmien, sabiex il-kandidati jiġu infurmati kif xieraq.

Barra minn hekk, il-Fużjoni għall-Enerġija kkonfermat l-impenn tagħha li tittratta mistoqsijiet jew mistoqsijiet mill-kandidati fl-iqsar żmien possibbli u, fi kwalunkwe każ, f’konformità mal-iskadenzi stabbiliti fil-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba tal-Fużjoni għall-Enerġija.

Il-Fużjoni għall-Enerġija wieġbet b'mod kostruttiv għall-kumment kritiku tal-Ombudsman. Hija ħadet miżuri biex ittejjeb it-trasparenza tal-proċeduri tal-għażla tagħha u wriet impenn ċar għal kultura amministrattiva ta’ servizz.

B. Każijiet oħra skont l-istituzzjoni

1. Il-Parlament Ewropew

Kawżi 2986/2008/MF u 2987/2008/MF

Fl-1 ta’ Mejju 2004, ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE introduċew struttura ġdida tal-karrieri u skali ġodda tas-salarji. Id-dispożizzjonijiet tranżitorji kienu jinkludu “fattur ta’ multiplikazzjoni” (MF) biex jiġi ddeterminat il-proporzjon tal-iskala l-ġdida tas-salarji li kellu jitħallas lil kull uffiċjal irreklutat qabel l-1 ta’ Mejju 2004. L-ilmentaturi fil-każijiet 2986/2008/MF u 2987/2008/MF allegaw li l-prattika tal-Parlament, fejn l-MF għall-uffiċjali tiegħu jiżdied awtomatikament għal sena, sentejn wara l-ewwel promozzjoni tagħhom taħt is-sistema l-ġdida, kienet inkompatibbli mar-Regolamenti tal-Persunal peress li kienet awtomatika, u għalhekk arbitrarja. L-Ombudsman qablet u talbet lill-Parlament jibdel il-prattika tiegħu. Il-Parlament irrifjuta, u qal li l-interpretazzjoni tiegħu ma kienet ġiet ikkritikata minn ebda sentenza tal-qorti. Huwa żamm il-pożizzjoni tiegħu, minkejja li l-Ombudsman ġibed l-attenzjoni tiegħu għall-interpretazzjoni tal-Qorti Ġenerali tad-dispożizzjoni rilevanti fis-sentenza tagħha tat-2 ta' Lulju 2010 (il-"kawża Lafili"). L-Ombudsman ikkritikat lill-Parlament għal dan il-każ serju ta' amministrazzjoni ħażina. Huwa nnota li l-prattika tal-Parlament kienet differenti minn dik tal-istituzzjonijiet l-oħra kollha tal-UE bir-riżultat li, f'xi każijiet, huwa ta vantaġġ finanzjarju konsiderevoli lill-uffiċjali tiegħu fuq l-uffiċjali li jaħdmu għal istituzzjonijiet oħra. Din il-prattika tikser l-Artikoli 4 ("legalità"), 5 ("assenza ta' diskriminazzjoni"), u 11 ("ġustizzja") tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba u tikkostitwixxi każ serju ta' amministrazzjoni ħażina.

Fir-risposta tiegħu, il-Parlament iddikjara li, madwar sitt snin wara l-introduzzjoni tal-prattika tiegħu, il-membri kollha minbarra 204 (minn 7 000) tal-persunal permanenti u temporanju tiegħu issa għandhom MF ta’ wieħed. Barra minn hekk, il-Parlament insista li ma kien hemm l-ebda sentenza mogħtija mill-Qorti dwar l-interpretazzjoni tagħha tad-dispożizzjoni rilevanti (l-Artikolu 7 tal-Anness XIII), li tobbligaha timmodifika l-prattika tagħha. Il-Parlament irrefera wkoll għall-kumplessità inerenti tad-dispożizzjoni inkwistjoni.

Fl-istess ħin, il-Parlament irrikonoxxa li kien hemm dispjaċir għan-nuqqas ta' applikazzjoni uniformi tad-dispożizzjonijiet tal-Anness XIII fl-istituzzjonijiet kollha tal-UE. Huwa ddikjara li seta' jaqbel biss mas-sejħa tal-Ombudsman li, fil-futur, tali diverġenzi jiġu eliminati. Il-fehma tal-Parlament kienet li l-mekkaniżmi meħtieġa biex jiġu evitati tali diverġenzi huma fis-seħħ fil-livell interistituzzjonali, fil-forma tal-Kumitat tar-Regolamenti tal-Persunal, il-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni, u l-Kumitat Preparatorju għall-Kwistjonijiet Amministrattivi. Dawn il-mekkaniżmi għandhom jikkontribwixxu bil-kbir biex tingħata gwida f'waqtha dwar kif l-istituzzjonijiet għandhom japplikaw kwalunkwe dispożizzjoni kumplessa ġdida tar-Regolamenti tal-Persunal. Il-Parlament ikkonkluda billi qal li kellu l-pjaċir jinforma lill-Ombudsman li kien lest jippromwovi l-kooperazzjoni interistituzzjonali dwar dawn il-kwistjonijiet u jsaħħaħ il-konsulent legali dwar l-aħjar prattiki tal-amministrazzjoni tiegħu.

Filwaqt li huwa ta' dispjaċir li l-amministrazzjoni tal-Parlament għadha tirrifjuta li tirrikonoxxi li l-prattika tagħha mhijiex konformi mal-interpretazzjoni awtorevoli tad-dispożizzjoni applikabbli li tinsab fil-ġurisprudenza, l-Ombudsman tinnota l-espressjoni ta' appoġġ tal-Parlament għal miżuri biex tiġi evitata amministrazzjoni ħażina simili fil-futur. 

Każ 3135/2008/MF

Fl-2005, il-Parlament ta żewġ punti ta' mertu lill-kwerelant, uffiċjal tal-Parlament. Dan ġie rifless fir-rapport tal-persunal tiegħu. Kmieni fl-2006, l-ilmentatur marad serjament u kellu jmur bil-leave tal-mard sa Settembru 2006. Huwa mar lura għax-xogħol fuq bażi part-time għall-bqija tas-sena. Fl-2007, il-Parlament tah punt ta' mertu wieħed għall-eżerċizzju ta' promozzjoni tal-2006. L-Ombudsman ikkritika lill-Parlament għal din id-deċiżjoni, li huwa qies bħala inġusta.

Fit-tweġiba tiegħu, il-Parlament iddikjara li ma kkunsidrax is-sitwazzjoni tas-saħħa tal-kwerelant u r-restrizzjonijiet oġġettivi li dik imponiet fuq il-prestazzjoni tiegħu meta ddeċieda li jagħti punti ta' mertu għall-2006. Hija ddikjarat ukoll li l-artikolu rilevanti tal-Miżuri ta’ Implimentazzjoni tagħha dwar l-għoti ta’ punti ta’ mertu u promozzjonijiet huwa ċar ħafna u jipprevedi għoti awtomatiku tal-istess numru ta’ punti bħas-sena preċedenti biss jekk l-uffiċjal ikkonċernat ikun assenti matul is-sena ta’ referenza kollha. Dan ma kienx il-każ tal-ilmentatur. Il-Parlament kellu għalhekk jikkonforma mar-regoli interni tiegħu u jipproċedi b'evalwazzjoni attwali tal-merti ta' min għamel l-ilment għall-2006.

Il-Parlament sostna li l-ilmentatur ma kienx intitolat li jingħata awtomatikament l-istess numru ta' punti ta' mertu għall-eżerċizzju ta' rappurtar tal-2006 kif kiseb fl-eżerċizzju preċedenti. B'kont meħud tar-regoli interni applikabbli, il-Parlament ħabbar in-nuqqas ta' kapaċità tiegħu li jieħu kwalunkwe azzjoni ulterjuri.

Is-segwitu tal-Parlament f'dan il-każ mhuwiex sodisfaċenti. Fir-replika tiegħu, il-Parlament sempliċement itenni l-argumenti li diġà ressaq matul l-investigazzjoni tal-Ombudsman.

Każ 1329/2010/MF

Il-każ 1329/2010/MF kien jikkonċerna wkoll, fost affarijiet oħra, il-metodu tal-Parlament għall-kalkolu tal-fattur ta' multiplikazzjoni applikabbli għall-uffiċjali li ġew irreklutati qabel l-1 ta' Mejju 2004 u promossi wara dik id-data. L-ilmentatur allega li l-Parlament uża metodu ta' kalkolu tas-salarju tiegħu li kien differenti minn dak użat mill-istituzzjonijiet l-oħra kollha tal-UE. L-Ombudsman sabet li l-metodu ta’ kalkolu tal-Parlament ma kienx ibbażat fuq interpretazzjoni żbaljata b’mod ċar tad-dispożizzjoni rilevanti (l-Artikolu 7(2) tal-Anness XIII tar-Regolamenti tal-Persunal). Madankollu, huwa enfasizza li l-prinċipju tal-unità tas-Servizz Pubbliku Ewropew jimplika li l-istituzzjonijiet kollha għandhom jinterpretaw u japplikaw ir-Regolamenti tal-Persunal b’mod konsistenti. Il-metodi differenti ta' kalkolu wasslu għal differenzi fis-salarji li ma kinux aċċettabbli u, għall-kuntrarju tal-fehma tal-Parlament, ma setgħux jitqiesu bħala minimi. L-Ombudsman għalqet il-każ bis-suġġeriment li l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom jaqblu dwar metodoloġija komuni għall-kalkolu tas-salarji bażiċi l-ġodda tal-uffiċjali wara l-promozzjoni. Huwa ssuġġerixxa wkoll li qabel ir-reviżjoni li jmiss tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE, l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom jistabbilixxu mekkaniżmu biex jidentifikaw diffikultajiet ta’ interpretazzjoni tad-dispożizzjonijiet riveduti u jilħqu pożizzjoni komuni fi stadju bikri biżżejjed biex jevitaw li jseħħu diverġenzi fil-prattika. Skont il-prinċipju tal-kooperazzjoni leali, kull istituzzjoni għandha tevita impenji u deċiżjonijiet prematuri li jagħmluha diffiċli għaliha li taċċetta u timplimenta pożizzjoni komuni.

Il-Parlament irringrazzja lill-Ombudsman fit-tweġiba tiegħu u assigurah li jappoġġja bis-sħiħ il-prinċipju tal-unità tas-servizz ċivili Ewropew. Il-Parlament iddikjara wkoll li xtaq jiżgura lill-Ombudsman li r-rappreżentanti tiegħu fid-diversi fora interistituzzjonali, u b'mod partikolari fil-Kumitat Preparatorju għall-Kwistjonijiet Amministrattivi (CPQS), jagħmlu ħilithom biex jiksbu approċċ komuni mill-Istituzzjonijiet kollha dwar kwistjonijiet relatati mal-implimentazzjoni tad-drittijiet u l-obbligi li jinsabu fir-Regolamenti tal-Persunal. Jekk, minkejja l-aħjar sforzi tiegħu, ma setgħetx tinstab pożizzjoni komuni bejn l-istituzzjonijiet kollha, il-Parlament, madankollu, irriżerva d-dritt li jadotta interpretazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal li, fil-fehma tiegħu, tikkorrispondi bl-aħjar mod għall-ispirtu tad-dispożizzjonijiet rilevanti tar-Regolamenti tal-Persunal u għall-interessi tal-persunal tiegħu.

L-Ombudsman tinnota li l-Parlament wera r-rieda tiegħu li jappoġġa l-prinċipju tal-unità tas-servizz ċivili Ewropew u l-idea ta' approċċ komuni li għandu jittieħed mill-istituzzjonijiet kollha tal-UE dwar l-implimentazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal.

Nota:

L-Ombudsman informa lill-Presidenti tal-istituzzjonijiet li kkontribwew għall-inkjesta tiegħu (jiġifieri, il-Kummissjoni Ewropea, il-Kunsill tal-UE, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, il-Kumitat tar-Reġjuni, u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri), kif ukoll lill-Presidenti tal-korpi amministrattivi inkarigati mill-armonizzazzjoni tal-implimentazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE (jiġifieri, il-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni u l-Kumitat tar-Regolamenti tal-Persunal) bid-deċiżjoni tiegħu. Permezz ta' ittra tas-17 ta' Frar 2012, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li hija tqis ukoll li mhuwiex sodisfaċenti li hemm interpretazzjonijiet diverġenti fir-rigward tal-Artikolu 7(2) tal-Anness XIII tar-Regolamenti tal-Persunal u konsegwentement, nuqqas ta' prattika komuni. Huwa nnota wkoll li diġà jeżisti mekkaniżmu għad-diskussjoni dwar dawn il-kwistjonijiet fil-forma tal-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni (CCA), li spiss jirnexxielu jagħmilha ta' medjatur bejn il-pożizzjonijiet tal-istituzzjonijiet differenti. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni ddikjarat li s-CCA u l-kumitat subordinat tiegħu se jfittxu li jsibu soluzzjonijiet għall-mistoqsijiet imqajma mill-Ombudsman.

2. Il-Kummissjoni Ewropea

Każ 56/2007/PB

Dan il-każ kien jikkonċerna talba għal informazzjoni u dokumenti, ippreżentata lill-Kummissjoni tard fl-2006. Il-lanjant, li kien uffiċjal irtirat, talab lill-Kummissjoni tipprovdilu informazzjoni ddettaljata dwar ix-xogħol tal-iskema komuni ta’ assigurazzjoni għall-mard jew, alternattivament, dokumenti li minnhom huwa stess seta’ jislet din l-informazzjoni. Fid-dawl tal-inkjesta tiegħu, li involviet spezzjoni li żvelat għadd ta' nuqqasijiet fit-trattament tal-każ mill-Kummissjoni, l-Ombudsman għamel rimarka kritika u rimarka oħra.

Ir-rimarka kritika nnotat li, għalkemm il-Kummissjoni ħadet xi passi pożittivi b’reazzjoni għat-talba estensiva ta’ informazzjoni tal-ilmentatur, hija żammet lura milli tirrispetta bis-sħiħ l-istandards rilevanti għat-trattament ta’ tali talbiet, b’mod partikolari livell xieraq ta’ orjentament lejn is-servizz, diliġenza u oġġettività.

Il-kumment ulterjuri nnota li l-każ preżenti qajjem kwistjonijiet li jikkonċernaw it-trattament mill-Kummissjoni ta' talbiet għal informazzjoni kumplessi u estensivi. L-Ombudsman ħeġġet lill-Kummissjoni tadotta u toħroġ linji gwida addizzjonali għas-servizzi tagħha f'dan ir-rigward. Il-linji gwida jenħtieġ li jkollhom l-għan li jiżguraw li r-rifjut sħiħ jew parzjali tat-talbiet għal informazzjoni, li huma kumplessi u/jew estensivi u li mhumiex ovvjament abbużivi, jinkludi stima approssimattiva tal-ħin jew tar-riżorsi li s-servizzi altrimenti jkollhom jinvestu biex jissodisfaw it-talba għal informazzjoni. L-Ombudsman fakkar ukoll li, fl-2008, huwa ppubblika studju dwar il-kwistjoni tal-aċċess għall-informazzjoni fil-bażijiet tad-data. Dan l-istudju, li ntbagħat lill-Kummissjoni dak iż-żmien għall-informazzjoni tagħha, huwa disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman. Huwa qal li l-Kummissjoni tista' tispira ruħha mill-kontenut ta' dan l-istudju.

Il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman bil-miżuri li qed tippjana li tieħu jew li diġà ħadet. Fir-rigward tad-disponibbiltà tad-data, il-Kummissjoni indikat li, fil-futur, se tipproduċi informazzjoni statistika li tkun aktar aċċessibbli faċilment, b’mod partikolari fir-rigward ta’ aċċidenti u mard relatat max-xogħol. Fin-nuqqas tal-possibbiltà immedjata li tiġi introdotta sistema ġdida tal-informatika, il-Kummissjoni se tiggarantixxi l-aċċess għal tali informazzjoni statistika permezz tal-kuntrattur inkarigat mill-assigurazzjoni tal-uffiċjali fir-rigward tal-Artikolu 73 tar-Regolamenti tal-Persunal. Fil-fatt, il-kuntratt rilevanti jistipula li l-fornitur tas-servizzi tal-assigurazzjoni għandu jipprovdi tali informazzjoni.

Fir-rigward tal-ammont ta' xogħol, dan jibqa' ta' tħassib għas-servizz inkwistjoni, qalet il-Kummissjoni. Huwa partikolarment diffiċli li jiġu identifikati u riċerkati dokumenti li fihom data strettament kunfidenzjali ta’ natura personali u medika. Għalhekk, huwa diffiċli ħafna li wieħed jgħid minn qabel kemm il-ħin u x-xogħol se jkun meħtieġ biex tiġi estratta tali informazzjoni jew data.

Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li tinsab fil-proċess li timplimenta l-miżuri meħtieġa sabiex tissodisfa t-talba tal-ilmentatur u tiffaċilita t-tweġibiet għal talbiet futuri.

Il-Kummissjoni qed tieħu miżuri konkreti biex tindirizza l-amministrazzjoni ħażina identifikata f'dan il-każ u biex tiżgura t-titjib mixtieq imfittex mir-rimarki tal-Ombudsman.

Kawża 803/2007/(VIK)(CK)ANA

L-ilment jikkonċerna l-allegat nuqqas tal-Kummissjoni li twettaq l-obbligi tagħha skont ir-Regolament dwar il-Fondi Strutturali tal-UE. L-Ombudsman fetaħ inkjesta dwar l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur li l-Kummissjoni naqset milli (i) twieġeb għalih u tinvestiga l-allegazzjonijiet li rrapporta, (ii) tiżgura l-funzjonament bla xkiel tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll tal-Programm Operazzjonali (PO) X, inkluża l-eżistenza ta' proċeduri oġġettivi għall-evalwazzjoni tal-persunal tal-Awtorità Maniġerjali (MA), u (iii) tiżgura l-konformità mar-regoli tal-UE dwar l-akkwist pubbliku.

L-Ombudsman kien tal-fehma li r-reazzjoni tal-Kummissjoni għall-ilment ma kinitx adegwata u ħareġ abbozz ta' rakkomandazzjoni li titlob lill-Kummissjoni tinvestiga l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur bir-reqqa u tipprovdilu tweġiba speċifika u adegwata. Fl-opinjoni dettaljata tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li hija wettqet awditu tal-fajls tal-awditjar miżmuma mill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti u l-MA tal-PO X, intervistat lill-persunal, u rrieżaminat il-proċeduri ta’ akkwist pubbliku rilevanti. Il-Kummissjoni ma sabet l-ebda irregolarità sinifikanti. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-awditu tal-Kummissjoni injora l-kwistjonijiet li kien qajjem.

Fid-deċiżjoni tiegħu, l-Ombudsman ikkritika lill-Kummissjoni talli naqset milli tinvestiga bir-reqqa l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur u milli tipprovdilu tweġiba speċifika u adegwata.

Fit-tweġiba tagħha għar-rimarka kritika, il-Kummissjoni esprimiet il-fehma li ħadet il-passi meħtieġa biex tinvestiga l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur billi talbet informazzjoni mill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti, wettqet awditu, u infurmat lill-OLAF, li wettaq u wettaq inkjesta separata dwar il-kwistjoni. B ' kont meħud tal-fatt li l-Fondi Strutturali huma implimentati taħt "ġestjoni kondiviża" mal-Istati Membri, il-Kummissjoni insistiet li s-servizzi tagħha aġixxew sal-punt li kienu kompetenti biex jaġixxu. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ddikjarat li l-kamp ta' applikazzjoni tar-rieżami tal-Ombudsman huwa limitat għall-eżami tal-adegwatezza tar-reazzjoni tal-Kummissjoni għall-allegazzjonijiet tal-ilmentatur kontra l-awtoritajiet nazzjonali rilevanti. Kwalunkwe eżami ta’ kif il-Kummissjoni timmaniġġja u tapplika l-Fondi Strutturali huwa r-responsabbiltà tal-Qorti tal-Awdituri.

L-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni naqset milli timpenja ruħha ma', u tindirizza, il-kwistjonijiet li enfasizza fir-rimarka kritika tiegħu. Huwa jżomm il-fehim ristrett tar-responsabbiltajiet tiegħu stess li adotta mill-bidu tal-inkjesta tal-Ombudsman. Barra minn hekk, l-insinwazzjoni tal-Kummissjoni li l-inkjesta tal-Ombudsman kkoinċidiet mar-responsabbiltajiet tal-awditjar tal-Qorti tal-Awdituri hija infondata. Fit-trattament ta’ dan l-ilment, l-Ombudsman, filwaqt li aġixxa skont il-mandat tiegħu, eżamina jekk kienx hemm amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fit-twettiq tar-responsabbiltajiet tagħha għall-implimentazzjoni tal-Fondi Strutturali.

L-Ombudsman jiddispjaċih li t-tweġiba tal-Kummissjoni ma tipprovdi l-ebda assigurazzjoni li amministrazzjoni ħażina simili mhux se terġa' sseħħ fil-futur.

Każ 1146/2007/(BU)JF

L-ilmentatur, li huwa ddivorzjat minn uffiċjal tal-Kummissjoni, irċieva allowances għat-tfal u għall-edukazzjoni dipendenti għaż-żewġ uliedu f’isem u għan-nom tal-eks raġel tagħha. Wara verifika interna tal-fajl tal-uffiċjal, il-Kummissjoni sabet li xi wħud minn dawn l-allowances kienu tħallsu żejda. Hija talbet lura l-ammonti korrispondenti mingħand l-ilmentatur.

Matul l-inkjesta tiegħu, l-Ombudsman innota li l-ilmentatur kien konxju li wliedha ppreżentaw l-evidenza rilevanti kollha li tiġġustifika l-allowances lil missierhom, l-uffiċjal tal-Kummissjoni, li mbagħad, fil-prinċipju, bagħathom lill-Kummissjoni. Huwa skopra wkoll li l-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur fil-ħin dwar ir-regoli applikabbli għall-kwoti inkwistjoni, u li l-ilmentatur ma kienx konxju tal-irregolarità fil-pagamenti tal-Kummissjoni. Fl-aħħar nett, huwa enfasizza li l-persuna li ressqet l-ilment, li kienet qiegħda, dejjem kienet ittrasferixxiet l-allowances tat-tfal u tal-edukazzjoni dipendenti lil uliedha. Huma sussegwentement ħadu self u rrimborżaw l-ammonti mitluba lura lill-Kummissjoni.

Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman ippropona, l-ewwel nett, soluzzjoni amikevoli u, aktar tard, abbozz ta’ rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni biex din tirrimborża lill-ilmentatur nofs l-allowances irkuprati (jiġifieri, EUR 5 269.41). Fil-fehma tal-Ombudsman, dan kien ammont raġonevoli. Il-Kummissjoni rrifjutat kemm il-proposta għal soluzzjoni amikevoli kif ukoll l-abbozz ta' rakkomandazzjoni. L-Ombudsman għalqet il-każ b'rimarka kritika.

Fis-segwitu tagħha, il-Kummissjoni enfasizzat li d-deċiżjoni f’dan il-każ kienet ir-riżultat kemm tal-karatteristiċi speċifiċi tal-każ tal-ilmentatur kif ukoll tal-proċeduri użati fiż-żmien għall-irkupru ta’ pagamenti eċċessivi. Huwa enfasizza l-impenn kostanti u kontinwu tiegħu li jinforma lill-persunal tiegħu u lil persuni oħra kif suppost, anke fir-rigward tar-regoli applikabbli rilevanti.

Għalkemm il-Kummissjoni tiddikjara f’termini ġenerali li hija impenjata li tinforma b’mod xieraq lill-persunal u lil partijiet terzi fir-rigward tar-regoli applikabbli, fost l-oħrajn, għall-allowances, ma hemm xejn fir-risposta tagħha li jindika li hija ppruvat tislet tagħlimiet minn dan il-każ, sabiex tnaqqas ir-riskju ta’ amministrazzjoni ħażina simili li sseħħ fil-futur.

Kawża 2395/2007/VIK

Fl-isforzi tiegħu biex jespandi l-grupp tiegħu ta’ esperti tal-IT, l-ilmentatur bagħat offerti ta’ impjieg lil professjonisti tal-IT li kienu qed jaħdmu għall-Kummissjoni bħala konsulenti esterni. L-ilmentatur uża l-indirizzi tal-email, li l-Kummissjoni kienet stabbiliet għall-konsulenti esterni tagħha. Il-Kummissjoni talbet lill-ilmentatur biex jieqaf jibgħat il-messaġġi ta’ reklutaġġ minnufih u nediet inkjesta sabiex tiddetermina jekk l-ilmentatur kienx kiser l-obbligi kuntrattwali tiegħu u/jew ir-regoli relatati mal-protezzjoni tad-data personali. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur ikkontesta l-azzjonijiet meħuda mill-Kummissjoni. L-Ombudsman sab amministrazzjoni ħażina fuq tliet kontijiet u kkonkluda l-inkjesta tiegħu bi tliet rimarki kritiċi, kif ġej.

“Billi akkużat lill-ilmentatur li abbuża mis-sistema interna tal-posta elettronika tal-Kummissjoni u li kiser l-obbligi kuntrattwali tiegħu qabel ma saħansitra nieda u wettaq investigazzjoni dwar il-kwistjonijiet rilevanti, il-Kummissjoni naqset milli turi imparzjalità fil-konfront tal-ilmentatur f’dan il-mument. Konsegwentement, l-istituzzjoni naqset milli tosserva r-rekwiżit ta’ imparzjalità, stabbilit fil-punt 1 tal-Artikolu 8 tal-ECGAB (il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba) u fl-Artikolu 41 tal-Karta.

Billi ordnat lill-ilmentatur biex jieqaf jibgħat l-emails tar-reklutaġġ mingħajr ma jkollu bażi legali biex jagħmel dan, il-Kummissjoni kisret l-Artikolu 4 tal-ECGAB.

Il-Kummissjoni ma ppreżentatx lill-Ombudsman raġunijiet validi għaliex kellha bżonn tikkopja l-ittra tagħha tat-3 ta' Lulju 2007 lill-membri l-oħra tal-konsorzju tal-kwerelant. L-Ombudsman, għalhekk, jikkonkludi li l-azzjoni tal-Kummissjoni għal dak il-għan naqset milli tirrispetta l-prinċipju tal-proporzjonalità, stabbilit fl-Artikolu 6 tal-ECGAB."

Fir-rigward ta' l-ewwel rimarka kritika, il-Kummissjoni ċċarat li l-investigazzjoni interna mwettqa mid-Direttorat tas-Sigurtà tagħha kienet bdiet fis-7 ta' Novembru 2006. Il-Kummissjoni ammettiet li l-kliem tal-ittra tagħha ta’ dik id-data kellu jagħmilha ċara li l-Kummissjoni kienet qed tirreferi għal abbuż potenzjali u għal ksur serju possibbli tal-kuntratt inkwistjoni, u li l-għan tal-investigazzjoni kien li jiġi aċċertat jekk tali abbuż kienx fil-fatt twettaq. Il-Kummissjoni kkonfermat li kienet se tiskuża ruħha mal-ilmentatur għall-kliem tal-ittra tagħha u għamlet dan fl-20 ta’ Ġunju 2012.

Fir-rigward tat-tieni rimarka ta’ kritika, il-Kummissjoni sostniet li hija kienet obbligata taġixxi kif għamlet sabiex ittemm l-użu illegali ta’ data personali li kien qed iseħħ u li fir-rigward tiegħu hija setgħet fl-aħħar mill-aħħar tinżamm responsabbli. Madankollu, hija ammettiet li s-sitwazzjoni kienet tkun iktar faċli li tiġi ttrattata li kieku kien hemm iktar ċarezza fir-rigward tal-livell ta’ mġiba aċċettabbli li hija intitolata li tistenna mingħand l-offerenti u l-kuntratturi rebbieħa. Il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li d-dipartiment inkarigat minn dan il-fajl se jfassal Kodiċi ta' Kondotta li se jkopri, b'mod partikolari, it-tranżizzjoni bejn it-tneħħija gradwali ta' qafas kuntrattwali eżistenti u l-introduzzjoni gradwali ta' dak li ġej. Dan il-Kodiċi se joħroġ gwida ta’ mġiba aċċettabbli u jirreferi, fejn meħtieġ, għal dispożizzjonijiet legali u prinċipji deontoloġiċi li jibqgħu applikabbli anke wara li l-kuntratti qafas iffirmati mal-kuntrattur li jkun se jispiċċa mill-kuntratt setgħu skadew jew — kif kien il-każ f’dan il-fajl — anke qabel ma jkunu ġew iffirmati l-kuntratti qafas mal-kuntrattur li jkun se jibda mill-kuntratt.

Fil-fehma tal-Kummissjoni, ir-raġunament tal-Ombudsman fir-rigward tat-tielet rimarka kritika kien kontradittorju. Madankollu, hija ddikjarat li kienet se tinforma lill-membri tal-konsorzju tal-ilmentatur li l-investigazzjoni dwar ksur possibbli tal-kuntratt eventwalment ingħalqet mingħajr ebda azzjoni ulterjuri u li l-ilmentatur kien imbagħad, u jibqa’, fornitur tas-servizzi tal-IT rispettat tal-Kummissjoni. Hija għamlet dan fl-20 ta’ Ġunju 2012.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu kostruttiv tal-Kummissjoni għar-rimarki kritiċi, b'mod partikolari fid-dawl tal-fatt li għandha riżervi dwar xi wħud mill-kwistjonijiet identifikati fihom.

Nota

Il-Kummissjoni kitbet lill-Ombudsman fid-29 ta' Ottubru 2012 biex tiġbed l-attenzjoni għal dak li hija rreferiet għalih bħala ammissjoni żbaljata li kienet għamlet matul l-inkjesta u li hija fehmet li kienet ir-raġuni ewlenija għat-tieni rimarka kritika maħruġa mill-Ombudsman. Il-Kummissjoni skużat ruħha għal dan l-iżball amministrattiv, li, skont hi, seta’ impedixxa lill-Ombudsman milli jifhem bis-sħiħ l-elementi kollha ta’ dan il-fajl kumpless. Il-Kummissjoni qieset li, minkejja l-istadju tard ħafna tal-proċedura, ta’ min jikkoreġi dan l-iżball amministrattiv l-aktar ta’ dispjaċir, u jżomm lill-Ombudsman Ewropew infurmat bi trasparenza sħiħa.

Każ 3031/2007/(BEH)VL

L-Ombudsman ikkonkluda fil-każ 3031/2007/VL li (i) l-informazzjoni li pprovdiet il-Kummissjoni rigward il-programm Erasmus Mundus wasslet lill-istudenti minn barra l-UE biex jemmnu li l-borża ta' studju tagħhom tippermettilhom igawdu standard ta' għajxien deċenti skont l-istandards Ewropej, u (ii) l-ammont disponibbli ma kienx biżżejjed għal dak il-għan. Fil-fehma tal-Ombudsman, l-informazzjoni ppubblikata mill-Kummissjoni ma pprovdietx lill-istudenti b’informazzjoni korretta u affidabbli. F'abbozz ta' rakkomandazzjoni, l-Ombudsman ippropona li l-Kummissjoni tagħmel pagament ex gratia ta' EUR 1 500 lil kull wieħed mill-istudenti kkonċernati għall-inkonvenjenza li kienu esperjenzaw. Huwa għalaq il-każ b’rimarka kritika wara li l-Kummissjoni rrifjutat l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni.

Fir-replika tagħha, il-Kummissjoni sostniet il-fehma tagħha li hija ma wettqitx każ ta’ amministrazzjoni ħażina. Madankollu, huwa ddispjaċih ħafna għall-fatt li l-ilmentatur ġarrab konsegwenzi negattivi, u ddikjara li kien diġà ħa l-passi meħtieġa biex jevita kwalunkwe inċident simili fil-futur.

B’mod speċifiku, il-Kummissjoni u l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura (EACEA) minn dak iż-żmien ’l hawn ħadu miżuri biex jispeċifikaw u jiċċaraw aktar l-informazzjoni li tinsab fil-materjali u l-għodod indirizzati lill-benefiċjarji tal-programm Erasmus Mundus. Pereżempju, it-taqsima tal-FAQs fuq is-sit web tal-EACEA issa fiha tweġibiet speċifiċi għall-mistoqsijiet dwar il-borża ta’ studju u l-ispejjeż koperti.

Barra minn hekk, il-Kummissjoni u l-EACEA ħadu miżuri biex itejbu l-informazzjoni mogħtija lill-istudenti potenzjali tal-Erasmus Mundus mill-konsorzji parteċipanti, b’mod partikolari permezz tas-siti web tagħhom. Din l-informazzjoni tikkonċerna speċifikament il-livell tat-tariffi għat-tagħlim u s-somma li jifdal ladarba jitnaqqsu t-tariffi għat-tagħlim. Il-linji gwida għas-siti web tal-konsorzji fihom ukoll struzzjonijiet dettaljati dwar l-informazzjoni li l-konsorzji li jipparteċipaw fil-programm Erasmus Mundus għandhom jipprovdu lill-istudenti prospettivi.

Fir-rigward tal-istruttura tal-boroż ta’ studju Erasmus Mundus, il-Kummissjoni sostniet li, mill-2009, il-boroż ta’ studju Erasmus Mundus ġew modifikati, sabiex jirrispondu aħjar għat-tipi differenti ta’ spejjeż imġarrba — kontribuzzjoni għall-ivvjaġġar, l-installazzjoni, u kwalunkwe tip ieħor ta’ spejjeż; kontribuzzjoni massima għall-ispejjeż tal-parteċipazzjoni fil-kors tal-master Erasmus Mundus, u allowance ta’ kull xahar. Din l-istruttura l-ġdida għandha tagħti lill-istudenti li jibbenefikaw mill-programm stampa aktar ċara tal-ispejjeż globali involuti, inkluż il-livell tal-allowance tal-għajxien ta’ kull xahar tagħhom.

Huwa ta' dispjaċir li l-Kummissjoni tinsisti li tirrifjuta li taċċetta li f'dan il-każ kien hemm amministrazzjoni ħażina. Stubbornness bħal din tirriskja li timmina l-leġittimità tal-Kummissjoni f'għajnejn iċ-ċittadini. Madankollu, il-miżuri li issa ġew adottati mill-Kummissjoni, jiġifieri, ir-riżerva ta' ammont ta' borża ta' studju għall-ispejjeż tal-għajxien, u l-għoti ta' informazzjoni dettaljata dwar l-istruttura tal-boroż ta' studju, għandhom jiżguraw li sitwazzjoni simili għal dik li jiltaqgħu magħha l-istudenti tal-EuMAS 2006-2008 ma għandhiex isseħħ fil-futur.

Każ 3196/2007/(BEH)VL

Dan il-każ kien jikkonċerna talba għal informazzjoni dwar proċedimenti ta’ ksur li għaddejjin relatati mad-Direttiva 95/46/KE dwar il-protezzjoni ta’ data personali. Wara eżami bir-reqqa tal-argumenti kollha, l-Ombudsman għamlet proposta għal soluzzjoni amikevoli. Filwaqt li enfasizza li hija prattika amministrattiva tajba li tiġi pprovduta l-informazzjoni li jitolbu ċ-ċittadini, sakemm ma jkunx hemm raġuni valida biex dan ma jsirx, huwa ppropona li l-Kummissjoni għandha jew tipprovdi lill-ilmentatur bl-informazzjoni li kien talab jew tressaq spjegazzjoni konvinċenti dwar għaliex dan ma kienx possibbli. Wara li l-Kummissjoni rrifjutat il-proposta tiegħu, l-Ombudsman għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni korrispondenti. Fl-opinjoni dettaljata tagħha, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienet ipprovdiet lill-ilmentatur b’informazzjoni fil-qosor dwar kull wieħed mill-artikoli tad-Direttiva 95/46/KE allegatament miksura. F'dan l-isfond, l-Ombudsman qies li l-Kummissjoni kienet aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu u ħadet passi sodisfaċenti biex timplimentah.

Sussegwentement, l-ilmentatur informa lill-Ombudsman li kien hemm diskrepanza bejn l-informazzjoni, b’mod partikolari dwar l-artikoli msemmija hawn fuq, ipprovduta mill-Kummissjoni u mill-awtoritajiet tar-Renju Unit. L-Ombudsman għalhekk stieden lill-Kummissjoni biex tispjega d-differenza apparenti. Il-Kummissjoni spjegat li (i) fir-risposta tagħha, hija kienet qieset biss dawk l-artikoli tad-Direttiva 95/46/KE li kienu ta' rilevanza għall-proċediment ta' ksur fiż-żmien tat-talba għal informazzjoni tal-ilmentatur; u (ii) kien hemm trikkib ma' artikoli oħra li jikkonċernaw ċerti kwistjonijiet. L-Ombudsman għamel kumment ieħor fir-rigward tal-punt (i), li fih enfasizza li, sabiex tiġi rrispettata l-idea ta' kultura ta' servizz, ikun utli għall-Kummissjoni, f'każijiet bħal dak preżenti fejn jgħaddi ammont konsiderevoli ta' żmien bejn it-talba għal informazzjoni u l-għoti attwali ta' din l-informazzjoni, li tipprovdi lill-applikanti bl-aktar informazzjoni aġġornata.

L-Ombudsman jilqa' l-assigurazzjoni tal-Kummissjoni, ikkomunikata lilu fil-kuntest tat-tweġiba tiegħu għar-rimarka ulterjuri, li se jagħmel ħiltu biex jirrispetta l-kultura ta' servizz mistennija minnha fil-futur, b'mod partikolari f'każijiet bħal dik preżenti.

Kawża 696/2008/(WP)OV

L-ilment kien jikkonċerna l-proċedura ta' reklutaġġ tal-Kummissjoni għall-pożizzjoni ta' Direttur Eżekuttiv tal-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi ("ECHA"). Wara proċedura tal-għażla, il-Kummissjoni adottat lista qasira ta’ żewġ kandidati li għandhom jiġu proposti lill-Bord tat-Tmexxija tal-ECHA. Il-Bord Amministrattiv ħatar lis-Sur D. L-Ombudsman wettaq inkjesta li fi tmiemha huwa kkritika n-nuqqas tal-Kummissjoni li tiddokumenta r-raġunament li fuqu hija bbażata l-istabbiliment tal-lista mqassra ta’ kandidati. Dan għamilha impossibbli li jiġi vverifikat li l-Kummissjoni ma llimitatx indebitament u arbitrarjament il-firxa ta’ kandidati għall-kariga ta’ Direttur Eżekuttiv tal-ECHA u ma abbużatx mis-setgħa diskrezzjonali tagħha f’dan il-qasam. L-Ombudsman għamel ukoll rimarka oħra li tissuġġerixxi li l-Kummissjoni għandha, fil-futur, tippubblika, fuq talba u f'konformità mar-Regolament 1049/2001/KE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti ^[11], il-listi mqassra ta' kandidati li tipproponi fil-proċeduri tal-għażla għal karigi ta' livell għoli fil-Kummissjoni nnifisha u fl-aġenziji. Il-kandidati għandhom jiġu infurmati b’din il-politika, fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti għal dawn il-karigi.

Fir-rigward tar-rimarka kritika, il-Kummissjoni fakkret fil-ġurisprudenza li skontha l-Awtorità tal-Ħatra, u, b’analoġija, l-Awtorità li tadotta l-lista mqassra ta’ kandidati, għandha diskrezzjoni wiesgħa — b’mod partikolari meta l-kariga li għandha timtela tkun pożizzjoni ta’ maniġment superjuri — meta jitqabblu l-merti tal-kandidati ^[12]. Il-Kummissjoni indikat li, f’dan il-każ, ma kien hemm l-ebda indikazzjoni li hija aġixxiet indebitament jew b’mod arbitrarju. Billi adottat, fuq il-bażi tar-rakkomandazzjonijiet tal-Kummissarji tal-portafoll, lista mqassra ta’ żewġ kandidati, il-Kummissjoni għamlet użu mis-setgħa diskrezzjonali wiesgħa ġeneralment irrikonoxxuta tagħha.

Il-Kummissjoni enfasizzat li l-eżistenza ta’ din id-diskrezzjoni wiesgħa taffettwa wkoll il-firxa meħtieġa tad-dokumentazzjoni. Bl-adozzjoni ta’ lista mqassra ta’ kandidati għall-pożizzjoni ta’ Direttur Eżekuttiv tal-ECHA, il-Kummissjoni kkonfermat impliċitament li hija baqgħet fil-limiti tas-setgħat diskrezzjonali tagħha. Konferma espressa f’dan is-sens, jiġifieri, li ddikjarat li rrispettat l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti u r-regoli proċedurali applikabbli, ma jkollha l-ebda valur miżjud. Il-Kummissjoni nnotat ukoll li, skont il-ġurisprudenza, il-motivazzjoni tista’, fir-rigward tad-deċiżjonijiet dwar il-promozzjonijiet jew il-mili ta’ postijiet vakanti, tkun limitata għall-issodisfar tal-kundizzjonijiet legali li fuqhom tiddependi l-validità tal-proċedura skont ir-Regolamenti tal-Persunal ^[13]. 

Fir-rigward tar-rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni ddikjarat li ma tqisx li aċċess ġenerali tal-pubbliku għal-lista mqassra tal-kandidati jkun xieraq. Hija argumentat li ġeneralment mhuwiex fl-interess tal-kandidati fil-lista mqassra li eventwalment ma jirnexxilhomx jippubblikaw isimhom. Dawn il-kunsiderazzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data jitqiesu kif xieraq fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001, li, b’kuntrast mal-paragrafi 2 u 3 tal-Artikolu 4, lanqas biss jippermetti l-iżvelar f’każ ta’ interess pubbliku prevalenti.

Il-Kummissjoni żiedet li, għalkemm huwa minnu li, minn perspettiva formali, il-kandidati setgħu jitqiesu li taw il-kunsens tagħhom għall-iżvelar billi applikaw – jekk l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti kellu jinkludi klawżola ċara dwar l-aċċess pubbliku għal-listi mqassra – il-fehma tagħha hija li tali riformulazzjoni tal-klawżola ma tkunx xierqa peress li l-kandidati potenzjali jistgħu, fil-fatt, jirrifjutaw li jagħtu l-kunsens tagħhom biss billi jastjenu milli japplikaw. 

Il-Kummissjoni argumentat ukoll li l-klawżola tal-avviż ta' pożizzjoni vakanti msemmi fid-deċiżjoni tal-Ombudsman — l-avviż ta' pożizzjoni vakanti għad-Direttur Eżekuttiv tal-ECHA indika li "[l]-kandidati għandhom jinnotaw li, mill-[mument tal-]adozzjoni tagħha mill-Kummissjoni, il-lista qasira se tkun disponibbli għall-pubbliku" — kienet maħsuba biex tinforma lill-kandidati dwar il-fatt li, wara l-adozzjoni tagħha mill-Kummissjoni, il-lista qasira se tiġi trażmessa lill-ECHA u li, konsegwentement, il-Kummissjoni ma setgħetx tibqa' tiggarantixxi s-segretezza tagħha. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li formulazzjoni aktar ċara f’dan is-sens kienet tkun preferibbli u indikat li ma kinitx se tuża din il-formulazzjoni f’każijiet futuri.

L-Ombudsman jinnota li, fir-rigward tan-nuqqas tagħha li tiddokumenta r-raġunament tagħha għall-istabbiliment tal-lista mqassra ta’ żewġ kandidati, il-Kummissjoni bażikament targumenta li s-setgħa diskrezzjonali kbira li għandha biex timla l-pożizzjonijiet għal pożizzjonijiet ta’ maniġment superjuri taffettwa wkoll il-ħtieġa, jew pjuttost in-nuqqas ta’ tali ħtieġa, li tiddokumenta d-deċiżjoni tagħha. L-argument tal-Kummissjoni li, bl-adozzjoni ta' lista mqassra ta' kandidati għall-pożizzjoni ta' Direttur Eżekuttiv tal-ECHA, hija impliċitament ikkonfermat li hija baqgħet fil-limiti tas-setgħat diskrezzjonali tagħha huwa 'l bogħod milli jikkonvinċi. Dan ir-raġunament lanqas ma huwa konformi mal-ġurisprudenza rilevanti li tipprevedi li, anki meta l-istituzzjoni jkollha setgħa diskrezzjonali kbira, xorta trid tirrispetta r-regoli proċedurali applikabbli tal-proċess tal-għażla ^[14]. 

Fir-rigward tar-regoli proċedurali f'dan il-każ, ta' min jinnota li l-proċedura tal-għażla kienet irregolata mil-Linji Gwida tal-Kummissjoni tat-13 ta' Mejju 2005 għall-ħatra ta' kapijiet ta' aġenziji Komunitarji ^[15] (iktar'il quddiem il-"Linji Gwida"). Kif enfasizzat fid-deċiżjoni tal-Ombudsman, il-punt 3.6 ta’ dawn il-Linji Gwida ppreveda li “għandha tingħata attenzjoni partikolari biex jiġi żgurat li kull pass fil-proċedura tal-għażla jiġi ddokumentat bis-sħiħ”(enfasi miżjuda). L-intervisti mal-Kummissarji tal-portafoll, li warajhom il-lista mqassra tnaqqset minn 3 għal 2 kandidati, kienu b’mod ċar “pass” fil-proċedura tal-għażla u għalhekk kellhom jiġu ddokumentati bis-sħiħ. L-argument tal-Kummissjoni li hija ma kellhiex bżonn tiddokumenta d-deċiżjoni tagħha li tkompli tnaqqas il-lista mqassra minn 3 għal 2 huwa b'mod ċar f'kontradizzjoni mar-regoli li hija stess adottat fil-Linji Gwida.

L-Ombudsman reġa' kiteb lill-Kummissjoni fejn spjega l-analiżi tiegħu ta' hawn fuq. Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni żammet l-opinjoni tagħha.

Fir-rigward tar-rimarka ulterjuri, ir-reazzjoni tal-Kummissjoni tidher li hija bbażata fuq is-suppożizzjoni żbaljata li l-Ombudsman talabha tippubblika l-listi mqassra. Fil-fatt, ir-rimarka ulterjuri talbet lill-Kummissjoni biex tagħmel il-listi mqassra pubbliċi "fuq talba u skont ir-Regolament 1049/2001/KE"^[16].

Kif tenfasizza ġustament il-Kummissjoni, id-dritt tal-kandidati għall-protezzjoni tad-data personali tagħhom għandu jiġi żgurat. Madankollu, il-problema mqajma mill-Kummissjoni, jiġifieri, li l-unika għażla għall-kandidati li ma jixtiqux li isimhom jiġi rrilaxxat tkun li jastjenu milli japplikaw għall-pożizzjoni, tista’ faċilment tingħeleb billi l-kandidati jiġu offruti, fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti, il-possibbiltà li jitolbu li isimhom ma jiġix żvelat fil-każ ta’ talba għal aċċess pubbliku għal-lista mqassra.

L-Ombudsman jiddispjaċih li s-segwitu tal-Kummissjoni għar-rimarka kritika jidher li huwa bbażat fuq il-fehma li ma hemm l-ebda dmir li jingħataw raġunijiet għall-eżerċizzju ta' setgħa diskrezzjonali wiesgħa. Dan jimplika li d-diskrezzjoni hija l-istess bħas-setgħa arbitrarja. Approċċ bħal dan juri nuqqas ta’ fehim bażiku tal-prinċipji tad-dritt amministrattiv u ta’ amministrazzjoni tajba. Huwa ta’ dispjaċir ukoll li s-segwitu għar-rimarka ulterjuri jidher li jqis il-protezzjoni tad-data bħala ġustifikazzjoni utli għas-segretezza amministrattiva, aktar milli bħala dritt fundamentali li jeħtieġ li jiġi bbilanċjat mad-dritt fundamentali ta’ aċċess għad-dokumenti.

Każ 1633/2008/DK

Il-Kummissarju għall-Kummerċ iltaqa’ ma’ rappreżentanti ta’ organizzazzjoni tan-negozju fl-2008. Organizzazzjoni tas-soċjetà ċivili fittxet aċċess għall-minuti ta’ din il-laqgħa u kisbithom parzjalment biss. Hija lmentat mal-Ombudsman, li sab li l-Kummissjoni ma mmotivatx b’mod adegwat id-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta l-aċċess għal ċerti partijiet tad-dokument, u li tħassar taqsima minnu. Bi tweġiba, il-Kummissjoni pprovdiet raġunijiet riveduti għad-deċiżjoni tagħha u tat aċċess għall-parti li kienet ħassret qabel. L-Ombudsman kien tal-fehma li t-tweġiba tal-Kummissjoni għall-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli kienet fil-biċċa l-kbira sodisfaċenti. Madankollu, huwa għamel il-kumment ulterjuri li ġej.

"F'dan il-każ, l-ilmentatur għamel talba għal aċċess pubbliku għal 'dokument', u mhux talba għal aċċess għal 'informazzjoni'. Il-Kummissjoni ttrattat din it-talba skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Madankollu, (...) jirriżulta mir-Regolament li l-Istituzzjonijiet ma jistgħux jiddeċiedu li, minħabba li ċerta parti ta' dokument eżistenti fiha tip jew tip differenti ta' informazzjoni, hija tikkostitwixxi "sottodokument", jew dokument separat. Għalhekk, l-Ombudsman tixtieq tħeġġeġ lill-Kummissjoni ssegwi, f'każijiet simili futuri, approċċ li jkun konsistenti mal-kunsiderazzjoni ta' hawn fuq.

Barra minn hekk, l-Ombudsman jirrimarka li r-referenzi għad-dokumenti mehmuża ma’ dokument partikolari jiffurmaw ukoll parti minn dan tal-aħħar u għalhekk ma għandhomx jiġu esklużi meta l-Istituzzjonijiet janalizzaw talba għal aċċess għal tali dokument. L-Ombudsman għalhekk jixtieq jistieden lill-Kummissjoni biex issegwi prattika li biha, irrispettivament minn jekk hemża tifformax parti mid-dokument li jirreferi għall-hemża, ir-referenzi għall-hemżiet dejjem jiġu ttrattati bħala li jiffurmaw parti mid-dokument ewlieni li għalih intalab l-aċċess.".

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni nnotat li l-kunċett ta’ “dokument” huwa qrib ħafna tal-kunċett ta’ “informazzjoni” fil-liġijiet dwar l-aċċess għall-informazzjoni. Fiż-żewġ każijiet, jingħata aċċess għall-kontenut ta’ “dokument” jew “rekord”. Il-punt deċiżiv huwa li l-informazzjoni trid tkun disponibbli fuq mezz eżistenti. Madankollu, ma hemm l-ebda obbligu għall-korpi pubbliċi li joħolqu jew jipproċessaw informazzjoni bil-għan li jissodisfaw talba.

B’mod ġenerali, meta l-applikanti jitolbu aċċess għal dokument speċifiku wieħed jew aktar, dawn id-dokumenti jitqiesu għall-iżvelar fl-intier tagħhom, inklużi l-annessi tagħhom. Meta l-Kummissjoni tirċievi talba għal aċċess għal dokument jew dokumenti mhux definiti, is-servizzi tagħha jfittxu dokumenti rilevanti fl-arkivji jew fil-bażijiet tad-data. Tali dokumenti, li ħafna minnhom huma ta’ natura informali, jistgħu jittrattaw għadd ta’ suġġetti differenti, li mhumiex relatati mas-suġġett tat-talba. F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tislet partijiet rilevanti tad-dokumenti u tqis dawk il-partijiet għall-iżvelar. Dan il-metodu huwa favorevoli għall-applikant, peress li jippermetti lis-servizzi jiksbu l-informazzjoni mitluba mill-applikant mingħajr ma jobbligah jidentifika dokumenti speċifiċi. Il-Kummissjoni żżid li l-Ombudsman qies, fid-deċiżjoni tiegħu dwar l-ilment 2502/2007/RT, li din il-prattika hija raġonevoli ^[17].

Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li hija tittratta t-talbiet għal aċċess għal dokumenti definiti sew f’konformità mar-rimarki magħmula mill-Ombudsman. Il-prattika tal-għażla ta’ partijiet rilevanti ta’ dokumenti bi tweġiba għal talbiet għal aċċess għal “kwalunkwe dokument” li jikkonċerna suġġett partikolari hija mod sodisfaċenti ta’ kif jiġi ttrattat dan l-aħħar tip ta’ talba.

L-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni tista' tkun korretta meta tikkunsidra li, meta tirċievi talba mhux ċara jew impreċiża għal aċċess għal dokumenti, l-approċċ tagħha biex tfittex l-"informazzjoni rilevanti" li tinsab f'partijiet ta' diversi dokumenti huwa favorevoli għat-trasparenza. Madankollu, il-kunċett ta' "partijiet rilevanti ta' dokument" ma jinsabx fir-Regolament 1049/2001, li jipprevedi b'mod ċar li l-aċċess għal parti minn dokument jista' jiġi rrifjutat biss jekk tkun applikabbli eċċezzjoni waħda jew aktar, kif stabbilit fl-Artikolu 4 tar-Regolament. Għalhekk, il-Kummissjoni (u l-Istituzzjonijiet b’mod ġenerali) iridu jaċċettaw li, matul il-proċess ta’ kjarifika tal-kamp ta’ applikazzjoni, l-applikanti jista’ jkollhom aċċess għad-dokument(i) kollu/kollha u mhux biss għall-“partijiet rilevanti”. Jekk l-applikant jesprimi tali xewqa, l-Istituzzjonijiet mhumiex intitolati li jibbażaw fuq l-argument li l-partijiet l-oħra ta' dokument mitlub mhumiex "rilevanti".

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis is-segwitu bħala sodisfaċenti sa fejn l-approċċ tal-Kummissjoni jista' jintuża b'mod selettiv, f'każijiet fejn tkun tista' tassisti lill-applikanti. Madankollu, l-Ombudsman ma jistax jaċċetta b'mod ġenerali approċċ li jista' jintuża b'mod abbużiv, biex jevita r-rekwiżit ta' raġunament tar-Regolament meta dokument mitlub ma jiġix żvelat fl-intier tiegħu.

Kawża 2273/2008/MF

Fil-qafas tal-proċedura ta’ ċertifikazzjoni li tippermetti lill-uffiċjali AST isiru uffiċjali AD, il-Kummissjoni tat lill-ilmentatur, ċittadin Franċiż, tmien punti għad-diploma tal-inġinerija tiegħu. Il-Kummissjoni qieset li d-diploma tal-ilmentatur kienet kwalifika Franċiża tat-“tieni ċiklu”. L-ilmentatur argumenta li d-diploma li kiseb kienet kwalifika tat-"tielet ċiklu" li għaliha l-Kummissjoni kellha tagħtih 10 punti.

L-Ombudsman ikkonkluda li l-Kummissjoni naqset (i) milli tikkuntattja lill-awtoritajiet Franċiżi fir-rigward tad-diploma tal-ilmentatur u (ii) milli tispjega, abbażi tal-leġiżlazzjoni Franċiża rilevanti, għaliex ma qisitx id-diploma tal-ilmentatur bħala kwalifika tat-tielet ċiklu. L-Ombudsman għalhekk għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni, fejn stieden lill-Kummissjoni tikkuntattja lill-awtoritajiet Franċiżi rilevanti sabiex tiddetermina l-livell tad-diploma tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni kkuntattjat lill-awtoritajiet Franċiżi, li kkonfermaw li d-diploma tal-ilmentatur kienet kwalifika tat-tieni ċiklu.

Għalhekk, l-Ombudsman sabet li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata u għalqet il-każ. Huwa għamel rimarka oħra, li tissuġġerixxi li, sakemm ma jkollhiex diġà informazzjoni aġġornata mill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti, il-Kummissjoni tista' tikkunsidra li tistabbilixxi prattika li permezz tagħha tikkuntattja sistematikament lill-awtoritajiet imsemmija permezz tal-ENIC-NARIC ^[18] qabel ma tiddeċiedi dwar il-livell ta' diplomi nazzjonali tal-persunal tagħha.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li hija tikkonsulta lin-NARIC jekk ikollha xi dubji dwar id-diplomi nazzjonali. Għandu wkoll pubblikazzjonijiet NARIC li fihom informazzjoni aġġornata dwar id-diplomi u jżomm bażi tad-data bil-livelli tagħhom u kwalunkwe informazzjoni rilevanti dwar il-bidliet. Fil-fehma tagħha, għalhekk, il-prattika rrakkomandata mill-Ombudsman hija diġà invokata meta jiġi deċiż il-livell ta’ diplomi nazzjonali għall-persunal tiegħu.

L-Ombudsman tilqa' l-kjarifika pprovduta mill-Kummissjoni fit-tweġiba ta' segwitu tagħha.

Każ 3328/2008/(ELB)FOR

Dan l-ilment kien jikkonċerna tilwima dwar il-klassifikazzjoni tal-persunal. L-ilmentatur ġie reklutat bħala Uffiċjal Kap tal-Akkwist biex jaħdem f’missjoni tal-Politika Ewropea ta’ Sigurtà u Difiża (PESD). Meta stabbiliet il-klassifikazzjoni tiegħu, il-Kummissjoni qieset li parti mill-esperjenza tiegħu kienet kompletament rilevanti u li parti oħra kienet parzjalment rilevanti. L-ilmentatur ma qabilx ma’ dik il-valutazzjoni. L-Ombudsman għalqet il-każ b'rimarka kritika, li skontha l-Kummissjoni adottat fehma formalistika żżejjed ta' x'jikkostitwixxi esperjenza professjonali rilevanti. Huwa qal li kien żbaljat li l-ilmentatur jintalab jipprovdi l-proporzjon eżatt tar-responsabbiltajiet ġenerali tiegħu li kienu ddedikati għall-akkwist pubbliku matul il-perjodi inkwistjoni.

Fit-tweġiba ta' segwitu tagħha, il-Kummissjoni argumentat li l-Ombudsman irid jissostitwixxi l-valutazzjoni tiegħu stess għall-valutazzjoni tal-Kummissjoni. Hija spjegat li għandha l-kompitu li tivverifika l-kuntratti/il-gradazzjoni tal-persunal internazzjonali qabel ma l-Kap tal-Missjoni jiffirma l-kuntratti. F'dan il-kuntest, hija tagħti sentenza fir-rigward tar-rilevanza tal-esperjenza professjonali tal-applikanti. Il-Kummissjoni argumentat li l-esperjenza rilevanti għandha tkun biss "esperjenza direttament rilevanti" peress li ma hemm l-ebda żmien għal taħriġ dwar tali missjonijiet. Is-sempliċi "potenzjal" tal-kandidati ma jitqiesx. Barra minn hekk, tista’ titqies biss l-esperjenza fl-akkwist pubbliku.

Il-Kummissjoni tqis ukoll li l-oneru tal-prova jaqa’ fuq l-applikant għal impjieg biex jagħti prova tar-rilevanza tal-esperjenza. Hija żiedet li l-ilmentatur f’dan il-każ intalab jipproduċi evidenza ta’ esperjenza diversi drabi, u naqas milli jagħmel dan.

Minkejja dawn il-kummenti, il-Kummissjoni qablet li l-formulazzjoni li użat fit-talbiet tagħha lill-ilmentatur, jiġifieri, it-talbiet tagħha għall-"proporzjon eżatt" ta' esperjenza m'għandhiex tintuża f'dan il-kuntest.

Minkejja t-ton difensiv tagħha, it-tweġiba tal-Kummissjoni taċċetta li t-talba biex tiġi pprovduta evidenza tal-“proporzjon eżatt” ta’ ħin imqatta’ fuq l-akkwist pubbliku ma kinitx xierqa u ma għandhiex tintuża f’dan il-kuntest. Din kienet il-problema identifikata fir-rimarka kritika. Minħabba li s-segwitu tal-Kummissjoni jimplika li mhux se tuża l-formulazzjoni mhux xierqa fil-futur, is-segwitu huwa sodisfaċenti.

Kawża 3399/2008/ELB

Fl-2007, l-ilmentatur, membru tal-persunal fl-Aġenzija Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA), talab lill-Aġenzija biex tiftaħ proċedura ta' invalidità fir-rigward tiegħu. Il-proċedura tibda bil-ħatra tal-Kumitat tal-Invalidità, li jikkonsisti fi tliet tobba, wieħed maħtur mill-ilmentatur, wieħed mill-istituzzjoni jew mill-korp ikkonċernat, u wieħed maħtur bl-ewwel ftehim reċiproku tal-ewwel żewġ tobba. F’dan il-każ, l-ENISA ħatret tabib mis-servizz mediku tal-Kummissjoni.

Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni ma wettqitx il-proċedura ta' invalidità b'mod korrett minħabba li (i) it-tabib tal-Kummissjoni wettaq żball billi ttrażmetta data medika dwar l-ilmentatur lill-Kap tas-servizz mediku tal-Kummissjoni; (ii) il-Kap tas-servizz mediku tal-Kummissjoni ma kienx tabib mediku kwalifikat; u (iii) is-servizz mediku tal-Kummissjoni wettaq żball fir-rigward tal-ħatra tat-tielet tabib.

L-Ombudsman irrimarka li trasferiment ta’ data medika huwa possibbli dment li jkun meħtieġ li jkun hemm konformità mal-liġi dwar l-impjiegi, u jkun soġġett għal salvagwardji adegwati. Filwaqt li l-Ombudsman esprima dubji dwar il-ħtieġa li d-data medika tiġi ttrasferita lill-Kap tas-Servizz Mediku tal-Kummissjoni, huwa ma setax, abbażi tal-informazzjoni li tinsab fil-fajl, jivverifika jekk, fil-fatt, id-data medika ġietx ittrasferita. L-Ombudsman qies ukoll li, fid-dawl tar-rwol amministrattiv tal-Kap tas-servizz mediku tal-Kummissjoni fil-proċedura ta' invalidità tal-ilmentatur, mhuwiex rilevanti jekk tal-ewwel kienx tabib jew le. Fir-rigward tal-ħatra tat-tielet tabib, l-Ombudsman qies li ż-żewġ tobba għandhom juru fiduċja u rispett reċiproċi. Kull wieħed minnhom għandu jispjega wkoll għaliex jista’ ma jaqbilx mal-ismijiet imressqa mill-ieħor. F’żewġ rimarki oħra, l-Ombudsman enfasizzat l-importanza tar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data, u tal-ħtieġa li t-tobba fi proċeduri ta’ invalidità jinvolvu ruħhom fi djalogu.

Fir-replika tagħha, il-Kummissjoni spjegat li, filwaqt li l-persunal tas-servizzi mediċi tagħha diġà ġie informat bid-dmir tagħhom ta’ segretezza li jirriżulta mill-funzjoni tagħhom u mit-trattament tal-fajls mediċi, il-Kapijiet tas-servizzi mediċi tagħha ddeċidew li jfakkru lill-persunal dwar id-dmirijiet tagħhom. Fir-rigward tad-djalogu bejn it-tobba li jfittxu li jaħtru t-tielet membru ta’ Kumitat tal-Invalidità, il-Kummissjoni ddikjarat li t-tabib maħtur mill-Kummissjoni għandu d-drawwa li jinforma u jirraġuna d-deċiżjoni tiegħu li ma jaċċettax il-proposta magħmula mit-tabib l-ieħor. Madankollu, il-Kummissjoni se terġa’ tfakkar lit-tobba, li x’aktarx ikunu membri ta’ Kumitat tal-Invalidità, dwar dan ir-rekwiżit.

L-Ombudsman tilqa' l-fatt li l-Kummissjoni ddeċidiet li tfakkar lill-persunal tagħha dwar id-dmirijiet tagħhom fir-rigward ta' (i) it-trattament ta' fajls mediċi u (ii) id-djalogu bejn it-tobba li jfittxu li jaħtru t-tielet tabib ta' Kumitat tal-Invalidità.

Każ 705/2009/DK

L-ilmentatur issottometta proposta lill-Kunsill Ewropew tar-Riċerka ("l-ERC") għal Għotja Avvanzata tal-ERC. Il-proposta tiegħu ġiet miċħuda. Huwa ressaq talba għal rimedju, li fiha rrimarka li l-kummenti tal-bord u tar-rieżaminaturi rreferew għal proġett ieħor u mhux għall-proposta tal-proġett tiegħu stess. It-talba għal rimedju ġiet eżaminata mill-Kumitat ta' Rimedju tal-ERC. L-ilmentatur ġie infurmat li l-Kumitat ta’ Rimedju kien skopra żball fattwali matul it-tħejjija tar-Rapport ta’ Evalwazzjoni tal-proposta tiegħu. Għalhekk, il-proposta tal-ilmentatur intbagħtet għal evalwazzjoni mill-ġdid. Ħames xhur wara, l-ilmentatur ġie infurmat li l-proposta tiegħu reġgħet ġiet miċħuda u għalhekk ma ġietx proposta għall-finanzjament.

L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman biex jilmenta dwar it-tul tal-proċedura ta’ rimedju, u l-kontenut kważi identiku tal-valutazzjoni inizjali u r-rapport prodott wara l-evalwazzjoni mill-ġdid. L-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina. B'mod speċifiku, fir-rigward tat-tul tal-proċedura ta' rimedju, l-Ombudsman fakkar li l-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba jirrikjedi li deċiżjoni dwar kull talba jew ilment għandha tittieħed fi żmien xahrejn mid-data tal-wasla, sakemm il-kumplessità tal-kwistjonijiet li tqajjem ma tiġġustifikax perjodu itwal. L-Ombudsman qies li l-ispjegazzjonijiet ipprovduti matul l-inkjesta tiegħu tabilħaqq iġġustifikaw l-ammont ta' żmien li kien ħa biex jittratta t-talba ta' rimedju tal-ilmentatur. Madankollu, huwa ssuġġerixxa li, sabiex tikseb informazzjoni konkreta biex tappoġġa l-impenji tal-Kummissjoni relatati mat-tul futur tal-proċeduri ta' rimedju tagħha, il-Kummissjoni tinfurmah dwar it-tul medju tal-proċeduri ta' rimedju sussegwenti tagħha f'każijiet simili li jikkonċernaw l-Għotjiet Avvanzati tal-ERC.

Fir-risposta tagħha, il-Kummissjoni spjegat li, wara l-proċedura ta’ rimedju għall-Għotjiet Avvanzati tal-ERC fl-2008, kien hemm żewġ proċeduri oħra ta’ rimedju għall-Għotjiet Avvanzati tal-ERC: waħda fl-2009 u waħda fl-2010. Il-Kummissjoni nnotat li matul is-sejħiet rilevanti, l-applikanti kellhom il-possibbiltà li jintroduċu talbiet għal rimedju wara kull pass tal-proċedura. Għalhekk jista’ jkun hemm diversi skadenzi ta’ rimedju u proċeduri ta’ rimedju.

Il-Kummissjoni mbagħad tat rendikont dettaljat ta’ kif il-proċeduri rilevanti (sottomissjoni ta’ proposti, evalwazzjoni, u feedback) kienu twettqu fl-2009 u fl-2010; u ta’ meta u kif il-proċeduri ta’ rimedju twettqu f’dawk is-snin. Il-Kummissjoni fakkret lill-Ombudsman dwar l-azzjonijiet li kienet ħadet biex tnaqqas id-dewmien fil-proċeduri fl-2010. Hija kkonkludiet billi ddikjarat li (i) it-tul tal-proċedura ta' rimedju fejn ma kien hemm l-ebda evalwazzjoni mill-ġdid naqas minn medja ta' 3.1 xhur fl-2009 għal medja ta' 2.2 xhur fl-2010; u li (ii) it-tul tal-proċedura ta' rimedju fejn twettqet evalwazzjoni mill-ġdid naqas minn medja ta' 7.2 xhur fl-2009 għal medja ta' 3.5 xhur fl-2010.

Il-Kummissjoni mhux biss ikkonformat mat-talba tal-Ombudsman biex tinformah dwar it-tul medju tal-proċeduri ta' rimedju tagħha f'każijiet simili li jikkonċernaw l-Għotjiet Avvanzati tal-ERC, iżda ħadet ukoll firxa ta' miżuri biex tnaqqas it-tul medju ta' dawn il-proċeduri.

Każ 715/2009/(VIK)ANA

Il-Każ 715/2009/(VIK)ANA kien jikkonċerna d-dikjarazzjonijiet tal-Kummissjoni, ippubblikati f'rapport taħt il-Mekkaniżmu għall-Kooperazzjoni u l-Verifika, li skonthom (i) il-gvern Bulgaru jkompli jittollera ħwienet mingħajr dazju fil-fruntieri esterni tal-Bulgarija, (ii) dawn il-ħwienet raw żieda sostanzjali fil-fatturat fl-2007, u (iii) huma punt fokali għall-korruzzjoni lokali u l-kriminalità organizzata. Wara spezzjoni tal-fajl, l-Ombudsman għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni li fih talab lill-Kummissjoni tirrikonoxxi li d-dikjarazzjonijiet (ii) u (iii) ma kinux issostanzjati b'evidenza konkreta fil-pussess tagħha, u li d-dikjarazzjoni (i) kienet qarrieqa. Peress li l-Kummissjoni ma aċċettatx l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu f'dan ir-rigward, l-Ombudsman għalaq il-każ b'rimarka kritika. Huwa għamel ukoll rimarka oħra li tgħid li l-Kummissjoni għandha tiżgura li r-rapporti li toħroġ taħt il-Mekkaniżmu għall-Kooperazzjoni u l-Verifika jikkonformaw mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba. Għal dan il-għan, il-Kummissjoni tista' toħroġ struzzjonijiet jew linji gwida xierqa lis-servizzi tagħha biex tiżgura li d-dikjarazzjonijiet inklużi fir-rapporti pubbliċi jkun fihom informazzjoni preċiża, li l-Kummissjoni tkun f'pożizzjoni li tiddefendi. Barra minn hekk, jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżgura li toffri opportunità adegwata ta’ konsultazzjoni u kunsiderazzjoni xierqa għall-interessi tal-partijiet affettwati.

Fir-rigward tar-rimarka kritika, il-Kummissjoni wieġbet li tapprezza l-ħidma tal-Ombudsman u ħadet nota u kkunsidrat il-konklużjonijiet tiegħu b'attenzjoni. Madankollu, mhuwiex f’pożizzjoni li jaċċetta s-sejba ta’ amministrazzjoni ħażina. Il-Kummissjoni ddefendiet il-fehma tagħha fuq il-bażi li d-dikjarazzjonijiet tagħha fir-Rapport Interim tagħha kienu bbażati fuq evidenza konvinċenti miġbura minn diversi sorsi indipendenti, li konsistentement appoġġaw is-sejbiet tal-Kummissjoni. L-evidenza disponibbli għall-Ombudsman uriet nuqqas ta’ kontroll effettiv fuq il-ħwienet mingħajr dazju u l-pompi tal-petrol mingħajr dazju mill-awtoritajiet Bulgari u indikat abbużi ripetuti inklużi l-kuntrabandu, l-importazzjonijiet frodulenti, u r-rabtiet mal-korruzzjoni u l-kriminalità organizzata.

Fir-rigward tal-ewwel aspett tar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, il-Kummissjoni enfasizzat li hija responsabbli għall-kontenut tar-rapporti tal-MKV u hija impenjata għall-kwalità tagħhom, l-oġġettività tal-analiżi, u l-metodoloġija applikata. B’appoġġ għal din il-pożizzjoni, il-Kummissjoni enfasizzat li dawn ir-Rapporti ġew appoġġati u approvati mill-Istati Membri tal-UE. Ir-rapporti tal-MKV jitħejjew fi spirtu ta’ kooperazzjoni u djalogu mal-Bulgarija u r-Rumanija, li t-tnejn li huma approvaw u approvaw b’mod konsistenti l-metodoloġija applikata mill-Kummissjoni u l-oġġettività tal-valutazzjoni tagħha. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ddikjarat li hija impenjata li tiżgura konsultazzjoni adegwata mal-partijiet interessati u tqis kif xieraq l-interessi tagħhom. Filwaqt li l-Kummissjoni ddikjarat li ħadet nota tar-rimarki tal-Ombudsman u li s-servizzi inkarigati mir-rappurtar taħt il-MKV ġew mgħarrfa bir-rimarki, il-Kummissjoni ma qisitx li kien meħtieġ li toħroġ struzzjonijiet jew linji gwida addizzjonali lis-servizzi tagħha dwar it-tħejjija tar-rapporti tal-MKV. Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li hija tqis li r-rapporti tal-MKV tagħha jissodisfaw ir-rekwiżiti ta’ proporzjonalità, ta’ imparzjalità, ta’ oġġettività u ta’ diliġenza kif stabbiliti fil-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha.

It-tweġiba tal-Kummissjoni għar-rimarki kritiċi u ulterjuri tal-Ombudsman tikkostitwixxi ripetizzjoni verbatim tal-argumenti li ressqet fl-opinjoni dettaljata tagħha dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman. Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni tibqa’ f’ċaħda, tant li tagħmilha impossibbli li jintlaħaq l-għan tal-istudju ta’ segwitu li huwa, ta’ min ifakkar, “li jiġi eżaminat sa liema punt l-istituzzjonijiet tal-UE eżaminaw rimarki kritiċi u ulterjuri, siltu tagħlimiet minnhom, u introduċew bidliet sistemiċi li għandhom jagħmlu l-amministrazzjoni ħażina inqas probabbli li sseħħ fil-futur”.

L-Ombudsman jiddispjaċih li l-Kummissjoni ma involvietx ruħha b'mod kostruttiv miegħu fis-segwitu tagħha għar-rimarki f'dan il-każ.

Kawża 1348/2009/(CK)RT

L-ilmentatur ipparteċipa f’sejħa għall-offerti organizzata mid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fil-Montenegro. Matul l-evalwazzjoni tal-offerti, l-ilmentatur qajjem dubji dwar l-imparzjalità tal-President tal-Kumitat ta’ Evalwazzjoni. Il-Kummissjoni ma rreaġixxietx. Qabel ma ġew ippubblikati r-riżultati uffiċjali tas-sejħa għall-offerti, l-ilmentatur sab li l-Kumitat ta’ Evalwazzjoni kien irrifjuta l-offerta tiegħu. Sussegwentement, hija kkontestat il-proċedura kollha ta’ sejħa għal offerti. Bi tweġiba, il-Kummissjoni argumentat li l-ilmentatur kien ipprova jikseb informazzjoni kunfidenzjali matul il-proċedura ta’ evalwazzjoni. L-ilmentatur imbagħad irrikorra għand l-Ombudsman, li għalaq il-każ bir-rimarka kritika li ġejja:

“Billi ddikjarat li l-ilmentatur kiser il-kunfidenzjalità, mingħajr ma pprovdiet prova għal dak il-għan, il-Kummissjoni kisret il-prinċipju tal-preżunzjoni tal-innoċenza. Fin-nuqqas ta’ evidenza inkonfutabbli, il-Kummissjoni ma tistax issostni b’mod raġonevoli d-dikjarazzjoni tagħha li l-ilmentatur ipprova jikseb informazzjoni kunfidenzjali, li tista’ twassal biex tiġi inkluża fis-Sistema ta’ Twissija Bikrija u tiġi eskluża minn kuntratti u għotjiet futuri ffinanzjati mill-baġit tal-UE. Bl-istess mod, id-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li l-iżvelar ta' informazzjoni kien "suġġerit ta' favoritiżmu għall-benefiċċju tal-ilmentatur" ma tistax tinżamm sakemm ma tkunx appoġġata minn evidenza għal dak il-għan."

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni esprimiet dispjaċir li ddikjarat li l-ilmentatur kiser ir-regola ta’ kunfidenzjalità mingħajr ma pprovda evidenza inkonfutabbli f’dan ir-rigward. Hija infurmat lill-Ombudsman li ma kellhiex l-intenzjoni li tinkludi lill-ilmentatur fis-Sistema ta’ Twissija Bikrija abbażi tal-informazzjoni miksuba matul l-inkjesta tagħha.

Il-Kummissjoni qablet ukoll mal-Ombudsman li ma setgħetx iżżomm id-dikjarazzjoni tagħha li l-iżvelar ta' informazzjoni kien "suġġerit ta' favoritiżmu għall-benefiċċju tal-ilmentatur" sakemm ma jkunx appoġġat minn evidenza għal dak il-għan. F’dan ir-rigward, hija ammettiet li la ċ-ċirkostanzi tal-ksur tal-kunfidenzjalità, u lanqas kif l-ilmentatur sar jaf bl-informazzjoni żvelata, ma kienu ġew stabbiliti. Il-Kummissjoni esprimiet ukoll dispjaċir għad-dikjarazzjoni ta’ hawn fuq.

Is-segwitu tal-Kummissjoni f'dan il-każ huwa sodisfaċenti.

Kawża 2587/2009/JF

L-ilmentatur fil-kawża 2587/2009/JF allega li l-Kummissjoni naqset milli tittratta kif xieraq it-tħassib tiegħu relatat mal-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-ambjent u l-enerġija fl-Irlanda. Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni spjegat li sadanittant kienet irreġistrat xi wħud mill-korrispondenza sussegwenti tal-ilmentatur bħala lment u kienet qed tinvestigah. Hija organizzat ukoll laqgħa, li matulha l-ilmentatur seta’ personalment jispjega t-tħassib tiegħu. Il-Kummissjoni insistiet li kienet impenjata li twettaq il-kompitu tagħha li tissorvelja l-implimentazzjoni korretta tal-leġiżlazzjoni ambjentali tal-UE u li teżamina l-ksur dokumentat kollu tal-acquis rilevanti.

Il-fehma tal-Ombudsman kienet li l-Kummissjoni kienet ħadet passi biex tittratta b'mod xieraq l-ilmenti tal-ilmentatur u li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata. Madankollu, huwa enfasizza li l-ilmentatur kien investa ammont konsiderevoli ta’ ħin u sforz biex jipprova jipprovdi lill-Kummissjoni bl-informazzjoni rilevanti. F'kumment ieħor, huwa ddikjara li kien fiduċjuż li l-Kummissjoni kienet se tqis ukoll l-aħħar korrispondenza tal-ilmentatur lill-Ombudsman meta tivvaluta l-ilment ta' ksur. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman innotat li l-ilmentatur kien avviċina wkoll lill-Kumitat għall-Konformità ta’ Aarhus (ACCC) b’ilment kontra l-UE. Huwa bagħat il-korrispondenza kollha tal-ilmentatur lill-Kummissjoni u għalaq il-każ.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni esprimiet xi dubji fir-rigward tal-approċċ adottat mill-Ombudsman f’dan il-każ. Hija nnotat li, meta teżamina l-informazzjoni sottomessa ma’ lment, il-Kummissjoni tieħu inkunsiderazzjoni l-informazzjoni l-oħra kollha li hija tqis rilevanti. Madankollu, meta l-ilmentatur ikun involut fi proċedura kontenzjuża separata kontra l-Unjoni, bħal f’dan il-każ, huwa importanti li tiġi rikonoxxuta l-linja diviżorja bejn il-kamp ta’ applikazzjoni tal-ilment u l-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dik il-proċedura separata.

Il-Kummissjoni indikat li parti mill-korrispondenza mibgħuta lill-Ombudsman mill-ilmentatur intbagħtet ukoll minnu lill-Kummissjoni fil-qafas tal-ilment tiegħu. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni sostniet li kienet analizzat kif xieraq dik il-korrispondenza f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. Minkejja dan il-fatt, il-Kummissjoni żgurat lill-Ombudsman li kienet lesta li terġa' tħares lejha. Barra minn hekk, il-Kummissjoni indikat li ammont konsiderevoli tal-korrispondenza mibgħuta mill-Ombudsman lill-Kummissjoni għall-investigazzjoni ma kienx kopert fl-ilment tal-ilmentatur lill-Kummissjoni. Dik il-korrispondenza ġiet inkluża fil-komunikazzjoni tal-ilmentatur mal-ACCC. Meta talbet lill-Kummissjoni ssegwi l-korrispondenza relatata esklużivament mal-kawża ACCC kontra l-Unjoni, l-Ombudsman dehret li kienet qed tħallat il-valutazzjoni tal-Kummissjoni ta’ lment skont id-dritt tal-UE ma’ proċedura kontra l-Unjoni fil-forum kompletament separat, l-ACCC.

Il-Kummissjoni kkonkludiet li kienet se tirrieżamina l-korrispondenza mibgħuta lill-Ombudsman mill-ilmentatur sal-punt li din tkun relatata mal-ilment li sar rigward allegat ksur tad-dritt tal-UE mill-Irlanda. Madankollu, meta lmentatur ikun involut fi proċedura kontenzjuża separata kontra l-Unjoni, il-Kummissjoni tista’ tkun mistennija biss li tittratta l-ilment fid-dawl tas-sottomissjonijiet magħmula bħala parti mill-ilment u mhux fid-dawl tas-sottomissjonijiet magħmula bħala parti minn dik il-proċedura separata.

Ta' min jinnota li l-intenzjoni tar-rimarka tal-Ombudsman kienet li l-Kummissjoni għandha tħares lejn id-dokumenti mibgħuta biss fil-qafas tal-ilment kontra l-Irlanda. Il-Kummissjoni għalhekk segwiet b'mod sodisfaċenti l-kumment ulterjuri tal-Ombudsman. Ma kinitx l-intenzjoni tal-Ombudsman li l-Kummissjoni tinvestiga, fil-qafas tal-ilment, ukoll il-kwistjonijiet imqajma taħt l-ilment separat tal-ilmentatur lill-ACCC. Minkejja dan il-fatt, ma jistax jiġi eskluż li xi informazzjoni li l-ilmentatur issottometta lill-ACCC jista’ jkollha impatt fuq l-ilment tal-ilmentatur lill-Kummissjoni kontra l-Irlanda. Peress li l-Kummissjoni ddikjarat b'mod espliċitu li se teżamina l-korrispondenza kollha li hija relatata mal-ilment tal-ilmentatur, hija wieġbet b'mod sodisfaċenti għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman.

Is-segwitu tal-Kummissjoni f'dan il-każ huwa sodisfaċenti.

Każ 2610/2009/(BU)MF

L-ilmentatur fil-każ 2610/2009/MF — sottokuntrattur fi proġetti ta’ għajnuna esterna — allega li, bħala riżultat tal-problemi li ltaqa’ magħhom mal-Kummissjoni fil-qafas ta’ proġetti fis-Sudan u fiċ-Ċad, ma setgħetx tibqa’ ssib impjieg fi proġetti ffinanzjati mill-UE. Hija ħasset li kienet il-vittma ta' blacklisting u diskriminazzjoni. L-Ombudsman ikkonkludiet li, billi (i) naqset milli tinforma lill-ilmentatur bil-miktub bir-raġunijiet tagħha għat-talba għat-tkeċċija tagħha mill-proġett tal-UE fis-Sudan u (ii) naqset milli tivverifika jekk l-ilmentatur, qabel ma tkeċċa, ingħatax l-opportunità li jippreżenta l-fehmiet tiegħu dwar it-talba għat-tkeċċija tagħha li l-Kummissjoni indirizzat lill-impjegatur tagħha, il-Kummissjoni ma aġixxietx b’mod ġust. L-Ombudsman għalaq il-każ b'rimarka kritika korrispondenti.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet ħadet nota sew tad-deċiżjoni tal-Ombudsman u tar-rimarka kritika tiegħu. Hija ddikjarat ukoll li, kif kienet semmiet qabel fis-segwitu tagħha għall-każijiet 53/2009/MF u 2449/2007/VIK [19], il-Kummissjoni taqbel li l-esperti li s-sostituzzjoni tagħhom hija mitluba minn kuntrattur għandhom id-dritt li jinstemgħu. Tali dritt jista’ jiġi żgurat permezz ta’ sistema li fiha l-kuntrattur jisma’ lill-espert u jgħaddi lill-Kummissjoni kwalunkwe osservazzjoni li jista’ jagħmel. Il-Kummissjoni fakkret li l-Gwida prattika għall-proċeduri kuntrattwali għall-azzjonijiet esterni tal-KE (PRAG) ġiet modifikata kif xieraq f’Novembru 2010.

Is-segwitu huwa sodisfaċenti. Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni tirreferi għall-verżjoni emendata tal-PRAG li skontha l-esperti, li s-sostituzzjoni tagħhom tintalab minn kuntrattur, se jiġu ggarantiti d-dritt li jinstemgħu.

Każ 2651/2009/ANA

Il-Kawża 2651/2009/ANA kienet tikkonċerna t-trattament mill-Kummissjoni ta’ lment ta’ ksur. Fid-deċiżjoni tiegħu, l-Ombudsman sab li l-Kummissjoni naqset milli tittratta l-ilment bid-diliġenza dovuta u skont il-proċedura għar-reġistrazzjoni u t-trattament tal-ilmenti ta' ksur prevista fil-Komunikazzjoni tagħha lill-Parlament Ewropew u lill-Ombudsman Ewropew dwar ir-relazzjonijiet mal-kwerelant fir-rigward tal-ksur tal-liġi Komunitarja ("il-Komunikazzjoni")^[20]. F'rimarka oħra, l-Ombudsman stieden lill-Kummissjoni biex tinfurmah bi kwalunkwe pass addizzjonali, bħall-adozzjoni ta' linji gwida, li biħsiebha timplimenta sabiex tiżgura li l-ilmenti li jikxfu miżuri jew prattiki li jmorru kontra d-dritt tal-Unjoni jiġu rreġistrati bħala tali, f'konformità mal-Komunikazzjoni, u ttrattati bid-diliġenza meħtieġa.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-ilment ta’ ksur kellu jiġi rreġistrat formalment bħala tali, peress li ma kienet tapplika l-ebda waħda mill-eċċezzjonijiet elenkati fil-Komunikazzjoni. Huwa esprima t-twemmin tiegħu li s-sistema l-ġdida ta 'reġistrazzjoni tal-- Accueil des Plaignants (CHAP) tagħmel ir-ripetizzjoni ta' każijiet bħal dawn ħafna inqas probabbli llum. Barra minn hekk, il-Kummissjoni esprimiet l-impenn tagħha li tirrispetta bis-sħiħ id-drittijiet tal-ilmentaturi skont il-Komunikazzjoni.

Il-Kummissjoni kkonkludiet it-tweġiba tagħha billi ddikjarat li ma kienet identifikat l-ebda pass addizzjonali meħtieġ biex tiżgura li l-ilmenti li jiċċaraw miżuri jew prattiki li jmorru kontra d-dritt tal-Unjoni jiġu rreġistrati bħala tali. Huwa argumenta li l-Ombudsman ma kien ipprovda l-ebda indikazzjoni ċara tal-kwistjonijiet li ma ġewx indirizzati bis-sħiħ mill-prattiki tal-Kummissjoni li, żied jgħid, diġà ġew imtejba.

L-Ombudsman jirreferi lill-Kummissjoni, f'dan ir-rigward tal-aħħar, għad-deċiżjoni tiegħu, li fiha pprovda gwida ċara u dettaljata lill-Kummissjoni dwar it-trattament diliġenti tal-ilmenti ta' ksur f'ċirkostanzi bħal dawk ikkonċernati hawnhekk.

L-Ombudsman jinnota li l-problemi identifikati f'dan il-każ jistgħu jiġu segwiti fil-kuntest tal-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/2/2011/OV dwar it-trattament tal-ilmenti ta' ksur.

Każ 2711/2009/PB

Dan il-każ kien jikkonċerna allegata amministrazzjoni ħażina fit-trattament mill-Kummissjoni ta’ lment ta’ ksur dwar id-drittijiet ta’ moviment liberu f’Malta. L-Ombudsman ikkonkluda li ma kienet meħtieġa l-ebda inkjesta ulterjuri dwar is-sustanza tal-każ. Huwa għamel rimarka oħra fir-rigward tal-proċedura, kif ġej:

“Iċ-ċittadini li jippreżentaw ilmenti ta’ ksur lill-Kummissjoni Ewropea huma mistiedna jwieġbu għal “ittra ta’ qabel l-għeluq” li tħabbar l-intenzjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni li jagħlqu l-fajl dwar l-ilment ta’ ksur rilevanti. Fl-ittra ta’ qabel l-għeluq, is-servizzi għandhom jistabbilixxu r-raġunijiet li fuqhom beħsiebhom jagħlqu l-fajl. Fit-tweġiba tiegħu, iċ-ċittadin jista’ jikkontesta dawn ir-raġunijiet, kemm jekk ikunu fattwali, amministrattivi jew legali. Dan ma jpoġġix fid-dubju l-kompetenza wiesgħa tal-Kummissjoni biex tiddeċiedi dwar jekk u kif issegwi ksur potenzjali jew attwali mill-Istati Membri.

L-Ombudsman iħeġġeġ lill-Kummissjoni teżamina mill-qrib sa liema punt is-servizzi tagħha jirrikonoxxu u jimplimentaw id-dritt taċ-ċittadini li jikkontestaw is-sejbiet sostantivi tas-servizzi tagħha, inkluża l-valutazzjoni legali tagħhom, meta twieġeb għal ittri ta' qabel l-għeluq maħruġa skont il-Komunikazzjoni tagħha tal-2002.

L-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni temenda l-formulazzjoni tal-ittra ta' qabel l-għeluq biex tiżgura li ċ-ċittadini jkunu konxji bis-sħiħ li l-istedina għas-sottomissjoni tal-kummenti tinkludi stedina biex issir kwalunkwe sfida rilevanti għall-valutazzjoni legali tas-servizzi.

M'hemmx għalfejn ngħidu li l-Ombudsman ikun lest li jikkummenta dwar l-ewwel abbozz ta' tali ittra riformulata ta' qabel l-għeluq."

Il-Kummissjoni żgurat lill-Ombudsman li s-servizzi tagħha jqisu l-informazzjoni u r-rimarki rilevanti kollha kull meta ċ-ċittadin li jkun issottometta lment ta’ ksur iwieġeb għall-ittra ta’ qabel l-għeluq. Il-Kummissjoni żiedet li, meta jkollha l-opportunità li taġġorna l-hekk imsejħa ittra ta' "qabel l-għeluq", hija tikkunsidra li tagħmel it-test aktar preċiż.

L-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni kienet tieħu biss mument qasir biex tirrevedi l-ittra ta' qabel l-għeluq f'konformità mas-suġġeriment tal-Ombudsman. Hija ma għamlitx dan, u ma pprovdietx raġunijiet għaliex ma għamlitx dan.

Każ 66/2010/(KRK)OV

Dan l-ilment kien jikkonċerna l-mod kif il-Kummissjoni ttrattat l-ilment ta’ ksur tal-ilmentatur dwar il-proċedura għar-reġistrazzjoni tal-karozzi fin-Netherlands. Meta fetaħ l-inkjesta tiegħu, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni biex tispjega jekk hija ttrattatx l-ilment ta' ksur f'konformità mal-komunikazzjoni tal-Kummissjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Ombudsman Ewropew dwar ir-relazzjonijiet mal-kwerelant fir-rigward tal-ksur tal-liġi Komunitarja ("il-Komunikazzjoni")^[21].

L-Ombudsman identifikat diversi nuqqasijiet mill-Kummissjoni fir-rigward tar-rispett tad-dispożizzjonijiet tal-Komunikazzjoni. Huwa ħareġ rimarka kritika li tenfasizza n-nuqqas tal-Kummissjoni li tirrispetta l-punti 3 (ir-reġistrazzjoni tal-ilmenti), 4 (il-konferma tar-riċevuta), u 8 (il-limitu ta’ żmien għall-investigazzjoni tal-ilmenti) tal-Komunikazzjoni.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni ddispjaċiha li ħadet żmien twil biex tirreaġixxi għall-ilment ta’ ksur u li ma infurmatx lill-ilmentatur li l-eżami tal-każ kien jeħtieġ aktar żmien milli mistenni. Il-Kummissjoni spjegat li dan kien dovut għal diskussjonijiet interni twal fost is-servizzi tagħha u għal dewmien fit-tweġibiet mill-awtoritajiet Netherlandiżi dwar it-talbiet tal-Kummissjoni għal aktar kjarifika.

Il-Kummissjoni indikat li, bl-introduzzjoni tas-sistema ta' reġistrazzjoni tal-Ilmenti li Jimmaniġġjaw il-- Accueil des Plaignants (CHAP) f'Settembru 2009, issa għandha għodda tal-IT li hija mfassla speċifikament biex tirreġistra u timmaniġġja l-ilmenti u l-inkjesti. Hija ddikjarat li ċ-CHAP jiżgura assenjazzjoni xierqa u f’waqtha tal-ilmenti lid-dipartimenti kompetenti tal-Kummissjoni kif ukoll feedback lill-ilmentaturi f’konformità mal-Komunikazzjoni. Skont il-Kummissjoni, jidher improbabbli ħafna li sitwazzjoni bħal din tista’ terġa’ sseħħ fil-futur.

It-tweġiba ta' segwitu tal-Kummissjoni f'dan il-każ hija sodisfaċenti.

Każ 271/2010/GG

Din il-kawża tikkonċerna t-trattament mill-Kummissjoni ta' talba għal aċċess għal dokumenti. L-Ombudsman għalqet il-każ b'rimarka kritika dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb b'mod xieraq għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur għal aċċess u li tagħmel dan fl-iskadenzi rilevanti previsti fir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti ^[22].

Il-Kummissjoni ddikjarat li qablet bis-sħiħ mar-rimarka magħmula mill-Ombudsman u esprimiet id-dispjaċir tagħha għall-fatt li naqset milli twieġeb għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur.

Madankollu, il-Kummissjoni żiedet li t-talba konfermattiva ma kellhiex skop, peress li l-Kummissjoni ma rrifjutat l-aċċess għal ebda dokument. Il-kwistjoni bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni ma kinitx rifjut li jingħata aċċess għal dokumenti, iżda jekk il-fajl amministrattiv dwar l-applikazzjoni tal-ilmentatur biex jiffirma l-Ftehim Qafas ta’ Sħubija rilevanti għandux ikun fih aktar dokumenti. Għalhekk, it-tweġiba li kienet intbagħtet lill-ilmentatur ma kinitx ċaħda tat-talba ta' dan tal-aħħar għal aċċess għad-dokumenti. Peress li ma kien hemm l-ebda rifjut li jingħata aċċess għal dokumenti, ma kien hemm l-ebda raġuni għal applikazzjoni konfermatorja.

Minkejja l-mod promettenti li bih tibda r-risposta tagħha, il-Kummissjoni tadotta pożizzjoni li fl-aħħar mill-aħħar mhijiex sodisfaċenti. Fl-ewwel taqsima tal-kummenti ta' segwitu tagħha, il-Kummissjoni stess tfakkar li l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni li l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur ma kinitx mingħajr skop. Il-fatt li, ftit wara, il-Kummissjoni ttenni l-pożizzjoni tagħha li t-talba konfermattiva ma kellhiex skop jista’ jfisser biss li, minkejja d-dikjarazzjoni kuntrarja tagħha, il-Kummissjoni ma taqbilx mal-Ombudsman fir-rigward ta’ dan il-każ. Dan huwa kkonfermat mill-fatt li, minkejja li l-Ombudsman spjega fid-deċiżjoni tiegħu li r-rimarka kritika tiegħu saret minħabba li ma kienet ġiet offruta l-ebda apoloġija għall-amministrazzjoni ħażina li identifika, il-Kummissjoni — fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha — tenniet l-espressjoni ta’ dispjaċir li l-Ombudsman kien diġà ddikjara insuffiċjenti fid-deċiżjoni tiegħu.

It-tweġiba tal-Kummissjoni tidher ukoll li turi tendenza skunċertanti li tipprova tillimita l-kamp ta' applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001. It-tweġiba hija aktar u aktar mhux konvinċenti fid-dawl tal-fatt li l-Kummissjoni infurmat b’mod espliċitu lill-ilmentatur dwar id-dritt tiegħu li jagħmel applikazzjoni konfermatorja għal aċċess f’konformità mar-Regolament 1049/2001.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li t-tweġiba tal-Kummissjoni tindika li naqset milli tieħu lezzjoni xierqa minn dan il-każ. L-Ombudsman, għalhekk, se jipprova jgħin lill-Kummissjoni tagħmel dan billi jipprovdilha l-kjarifika li ġejja:

Applikazzjoni konfermatorja skont ir-Regolament 1049/2001 tista' tintuża biex tikkontesta mhux biss rifjut ta' aċċess, iżda wkoll dikjarazzjoni li d-dokumenti mitluba ma jeżistux. Applikazzjoni konfermatorja li tressaq raġunijiet raġonevoli biex wieħed jemmen li, fil-fatt, id-dokumenti jeżistu ma tistax tiġi deskritta bħala “devoid of purpose”. Irid jirċievi tweġiba xierqa, li tindirizza l-punti magħmula mill-applikant.

Każ 476/2010/ANA

Il-Każ 476/2010/ANA kien jikkonċerna t-trattament mill-Kummissjoni ta' kwistjonijiet ta' kunflitt ta' interess fir-rigward tal-ħatra ta' Konsulent Speċjali mhux imħallas għal Kummissarju. L-Ombudsman sabet għadd ta’ każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina u għamlet rimarki kritiċi korrispondenti, kif ukoll żewġ rimarki oħra. Fir-rigward tar-rimarki kritiċi, l-Ombudsman sab li (i) fl-2007, il-Kummissjoni naqset milli tikseb dikjarazzjoni dwar in-nuqqas ta' kunflitt ta' interess qabel ma nnominat il-Konsulent Speċjali; (ii) fl-2009, il-Kummissjoni naqset milli tikseb Dikjarazzjoni ġuramentata u Dikjarazzjoni ta' Attivitajiet mill-Konsulent Speċjali qabel ma pprovdiet Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni; u (iii) fl-2007, l-2008, u l-2009, il-Kummissjoni naqset milli teżamina b'mod adegwat il-kwistjoni ta' kunflitt ta' interess potenzjali fil-ħatra tal-Konsulent Speċjali għall-Kummissarju Kuneva. F'termini tar-rimarki ulterjuri, l-Ombudsman innota li (iv) tkun prattika amministrattiva tajba li jiġi żgurat li, meta Konsulent Speċjali jagħmel bidla sostanzjali fid-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet tiegħu/tagħha, tiġi ppreżentata Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni ġdida mill-Kummissarju responsabbli; u (v) il-Kummissjoni tista' tikkunsidra li timmodifika d-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet ta' Konsulent Speċjali prospettiv biex tikseb biżżejjed informazzjoni dwar l-attivitajiet esterni tal-Konsulent Speċjali biex ikun jista' jeżamina kwalunkwe kunflitt ta' interess potenzjali bejn il-kompiti tal-Konsulent Speċjali u l-attivitajiet esterni tiegħu/tagħha. Barra minn hekk, il-Kummissjoni tista’ titlob lill-Konsulent Speċjali prospettiv jiċċertifika li d-Dikjarazzjoni hija kompluta u li, sa fejn jaf hu, ma hemm l-ebda kunflitt ta’ interess mal-funzjonijiet prospettivi tiegħu bħala Konsulent Speċjali.

Fir-rigward tar-rimarki kritiċi, il-Kummissjoni ħadet nota tal-konklużjonijiet tal-Ombudsman iżda enfasizzat li l-involviment tal-Konsulent Speċjali "ma wassalx għal sitwazzjoni ta' (id-dehra ta') kunflitt ta' interess." Il-Kummissjoni nnotat ukoll li, għalkemm l-inkjesta kienet "kontra l-Kummissjoni", dan mhux dejjem kien ċar fil-kopertura tal-midja. Il-Kummissjoni ddispjaċiha li setgħu tqajmu dubji dwar l-integrità tal-Konsulent Speċjali. Hija insistiet li l-Konsulent Speċjali aġixxa l-ħin kollu skont ir-regoli u li ma hemm l-ebda indikazzjoni li huwa kien jew seta’ kien influwenzat minn xi interess. Il-Kummissjoni hemżet kopja ta’ ittra mill-Konsulent Speċjali li fiha huwa ċaħad fid-dettall l-allegazzjonijiet kollha magħmula kontrih.

Fir-rigward tal-ewwel rimarka ulterjuri (il-punt (iv) hawn fuq), il-Kummissjoni qablet li tadatta l-prattika tagħha sabiex, meta Konsulent Speċjali jagħmel bidla sostanzjali fid-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet tiegħu/tagħha, il-Kummissarju responsabbli jippreżenta Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni ġdida. Fir-rigward tat-tieni rimarka ulterjuri (il-punt (v) hawn fuq), il-Kummissjoni argumentat li din id-Dikjarazzjoni ta’ Attivitajiet tippermettilha tikseb biżżejjed informazzjoni sabiex teżamina l-kunflitti ta’ interess potenzjali bejn il-kompiti tal-Konsulent Speċjali prospettiv u l-attivitajiet l-oħra tiegħu/tagħha. Madankollu, hija impenjat ruħha li titlob lill-Konsulent Speċjali prospettiv jipprovdi informazzjoni addizzjonali fuq bażi ad hoc. Il-Kummissjoni aċċettat ukoll il-parti tat-tieni rimarka ulterjuri li tissuġġerixxi li l-Konsulent Speċjali prospettiv għandu jiċċertifika li d-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet hija kompluta. Il-Kummissjoni sa issa kienet fehmet li, billi ċċertifika li l-informazzjoni hija vera, il-Konsulent Speċjali prospettiv iċċertifika wkoll il-kompletezza tagħha. Madankollu, il-Kummissjoni qablet li tagħmel dan espliċitu billi timmodifika d-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet. Fir-rigward tal-aspett tat-tieni rimarka ulterjuri li tipproponi lill-Kummissjoni li tirrikjedi li l-Konsulent Speċjali prospettiv jiċċertifika li, sa fejn jaf hu, ma hemm l-ebda kunflitt ta’ interess, il-Kummissjoni ma qisitx li kien meħtieġ li timmodifika d-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet. Kull Konsulent Speċjali prospettiv għandu jiffirma Dikjarazzjoni tal-Unur li ma hemm l-ebda kunflitt ta’ interess. Ċertifikazzjoni ulterjuri fil-qafas tad-Dikjarazzjoni tal-Attivitajiet ma jkollha l-ebda valur miżjud u, minflok, twassal għal proliferazzjoni ta’ dikjarazzjonijiet simili.

Bħala konklużjoni, il-Kummissjoni enfasizzat l-importanza li hija tagħti lill-evitar u l-ġestjoni tal-kunflitti ta' interess li jinvolvu Konsulenti Speċjali u wiegħdet li teżamina, matul l-2012, jekk, minbarra l-implimentazzjoni tar-rimarki tal-Ombudsman, għandhomx jittieħdu aktar miżuri.

Filwaqt li l-Ombudsman jiddispjaċih li l-Kummissjoni ma indirizzatx speċifikament il-kontenut tal-ewwel u t-tieni rimarki kritiċi f'dan il-każ, huwa jinnota l-impenn tiegħu li jevita l-kunflitti ta' interess u, minbarra li jimplimenta r-rimarki ulterjuri li ddeskriva fid-deċiżjoni tiegħu, li jeżamina jekk għandhomx jittieħdu aktar miżuri f'dan il-qasam. B’mod ġenerali, l-azzjonijiet ta’ segwitu tal-Kummissjoni għandhom inaqqsu ħafna r-riskju ta’ amministrazzjoni ħażina simili li sseħħ fil-futur.

Każ 884/2010/VIK

Il-Każ 884/2010/VIK kien jikkonċerna allegat nuqqas ta’ trasparenza fl-għażla tal-Kummissjoni ta’ osservaturi elettorali u ton allegatament mhux professjonali fil-korrispondenza tal-Kummissjoni mal-ilmentatur. Meta l-ilmentatur, li l-applikazzjoni tiegħu ma kinitx inżammet, insista li jirċievi aktar informazzjoni dwar il-kriterji użati biex jintgħażlu osservaturi għal żmien qasir, l-uffiċjal tal-Kummissjoni li kien qed jittratta l-kwistjoni wieġeb: "Ara int fil-qorti". Il-Kummissjoni skużat ruħha mal-ilmentatur għat-ton tal-email u pprovdiet tweġiba dettaljata għat-talba tiegħu għal informazzjoni. L-Ombudsman ikkonkludiet li l-Kummissjoni kienet ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni iżda għamlet żewġ rimarki oħra bil-ħsieb li ttejjeb il-prestazzjoni tal-istituzzjoni fil-futur.

L-ewwel nett, l-Ombudsman irrimarkat li sabiex iċ-ċittadini jingħataw servizz tajjeb, il-persunal tal-Kummissjoni jeħtieġ li jkun bil-korteżija u orjentat lejn is-servizz. L-Ombudsman tqis li l-konformità ma' dawn l-istandards hija kruċjali biex tinbena u tinżamm il-fiduċja bejn iċ-ċittadini u l-amministrazzjoni pubblika Ewropea. Huwa ddikjara li kien jafda li l-Kummissjoni qed tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tissensibilizza lill-persunal tagħha għall-ħtiġijiet imsemmija hawn fuq.

L-Ombudsman issuġġerixxa wkoll li jkun utli li l-Kummissjoni teżamina modi possibbli ta' monitoraġġ tal-proċedura ta' preselezzjoni għall-għażla ta' osservaturi fil-livell nazzjonali, sabiex jiġu żgurati l-ġustizzja u l-integrità tal-proċedura tal-għażla kollha kemm hi.

Il-Kummissjoni laqgħet ir-rimarki tal-Ombudsman. Fir-rigward tal-ewwel rimarka, hija rreferiet għall-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba u enfasizzat li l-korteżija u l-mentalità lejn is-servizz huma l-istandards bażiċi għall-persunal tal-Kummissjoni. Dawn il-ħiliet interpersonali spiss jiġu ttestjati fil-proċeduri tal-għażla. Barra minn hekk, malli jibdew jaqdu dmirijiethom wara r-reklutaġġ, il-persunal tal-Kummissjoni jirċievi informazzjoni dwar l-obbligi f’dan ir-rigward li huma meħtieġa jirrispettaw. Barra minn hekk, il-Kummissjoni twettaq attivitajiet regolari, bħall-organizzazzjoni ta’ programmi ta’ taħriġ, jiem ta’ etika, u seminars, sabiex tqajjem kuxjenza fost il-persunal tagħha u tħeġġeġ ir-rispett għal dawn ir-regoli u l-prinċipji.

Fir-rigward tat-tieni rimarka, il-Kummissjoni enfasizzat li l-preselezzjoni u l-klassifikazzjoni tal-osservaturi huma fid-diskrezzjoni unika tal-Punti Fokali nazzjonali. Madankollu, f'konformità mal-proposta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni qed tagħmel ħilitha biex tistandardizza l-proċeduri ta' preselezzjoni fil-livell nazzjonali. Matul l-aħħar laqgħa biannwali tal-Punt Fokali fi Brussell, il-Kummissjoni ressqet rakkomandazzjonijiet lill-Punti Fokali nazzjonali bil-ħsieb li jissaħħu l-konsistenza, l-integrità, it-trasparenza u l-ġustizzja tal-proċedura tal-għażla kollha.

L-Ombudsman jilqa' s-segwitu utli tal-Kummissjoni għall-kummenti ulterjuri tiegħu.

Każ 920/2010/VIK

L-ilmentatur mexxa konsorzju li ssottometta offerta lill-Kummissjoni għall-iżvilupp ta’ sistema ta’ reġistru tal-bdiewa fil-Kosovo. Il-Kummissjoni rrifjutat l-offerta minħabba li sabet li wieħed mill-membri tal-konsorzju (entità legali) ma kienx "stabbilit fl-"Unjoni Ewropea. L-ilmentatur ma qabilx mal-interpretazzjoni tal-Kummissjoni ta’ dan it-terminu. Hija argumentat f’dan il-kuntest li l-informazzjoni pprovduta lill-offerenti naqset milli tikkonforma mal-prinċipju ta’ trasparenza.

L-Ombudsman għalaq l-inkjesta tiegħu b'żewġ rimarki kritiċi kif ġej:

“Hija prattika amministrattiva tajba fil-proċeduri tal-offerti għall-amministrazzjoni li tistabbilixxi b’mod ċar u mhux ambigwu l-kundizzjonijiet li l-applikanti jridu jissodisfaw. F’dan il-każ, il-Kummissjoni użat mill-inqas tliet termini differenti sabiex tiċċara l-kundizzjoni ta’ eliġibbiltà li l-offerenti kellhom jissodisfaw. L-ebda wieħed minn dawn it-termini ma ġie definit fl-avviż tal-akkwist u fil-leġiżlazzjoni applikabbli u lanqas ma kellu xi tifsira preċiża li l-offerenti diliġenti normali ovvjament jifhmu bl-istess mod. Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li l-informazzjoni pprovduta fid-dokumenti l-oħra relatati mal-proċedura ta’ akkwist inkwistjoni kienet inkompleta u inkonsistenti.

Il-Kummissjoni naqset milli tressaq argumenti konvinċenti insostenn tal-fehma tagħha li l-Kumpanija M kienet naqset milli tikkonforma mar-rekwiżiti ta’ eliġibbiltà li jappartjenu għall-post ta’ stabbiliment ta’ persuni ġuridiċi u stabbiliti fid-dokumentazzjoni rilevanti tal-akkwist.”

L-Ombudsman għamel ukoll il-kumment ulterjuri li ġej:

"Fid-dawl tal-konfużjoni terminoloġika li kixfet dan il-każ u sabiex jiġi evitat kwalunkwe nuqqas ta' ftehim possibbli fil-futur, l-Ombudsman iqis li huwa utli li jistieden lill-Kummissjoni tirrevedi d-dokumentazzjoni li tipprovdi fil-kuntest tal-proċeduri ta' akkwist tagħha, sabiex telimina kwalunkwe nuqqas ta' preċiżjoni u inkonsistenza terminoloġika u biex tiżgura li l-offerenti jkunu infurmati b'mod ċar u mhux ambigwu dwar il-kundizzjonijiet ta' eliġibbiltà relatati mal-istabbiliment/l-inkorporazzjoni/ir-reġistrazzjoni/in-nazzjonalità tagħhom. Ikun utli wkoll jekk, fil-kuntest ta’ dan ir-rieżami, il-Kummissjoni tkun tista’ tiżgura li termini ewlenin bħal dawn fil-proċess tal-akkwist ikunu definiti b’mod ċar jew fl-avviż tal-akkwist innifsu jew f’dokument li għalih tagħmel referenza ċara u li jkun faċilment aċċessibbli.”

Bi tweġiba għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, il-Kummissjoni ssottolinjat li ħadet passi biex tabbozza mill-ġdid il-Gwida prattika għall-proċeduri kuntrattwali għall-azzjonijiet esterni tal-UE (PRAG) f'Novembru 2010. Barra minn hekk, fid-dawl tad-deċiżjoni tal-Ombudsman, il-Kummissjoni indikat li kienet se tilqa' bi pjaċir l-istedina tal-Ombudsman biex tirrevedi d-dokumentazzjoni pprovduta fil-qafas tal-proċeduri ta' akkwist tagħha rigward il-kundizzjonijiet ta' eliġibbiltà u b'mod partikolari l-kunċett ta' stabbiliment/inkorporazzjoni/reġistrazzjoni/nazzjonalità tal-offerenti.

Fir-rigward tal-ewwel rimarka kritika, il-Kummissjoni rrikonoxxiet u esprimiet dispjaċir li kienu ntużaw termini differenti ta’ tifsira ekwivalenti fir-rigward tal-kundizzjoni ta’ eliġibbiltà. Sabiex jiġi minimizzat ir-riskju ta’ konfużjoni fil-futur, il-Kummissjoni ddikjarat li se toħroġ struzzjonijiet lid-Delegazzjonijiet tal-UE fi ħdan il-mandat tal-pajjiżi tat-tkabbir — jiġifieri, il-pajjiżi kandidati u l-kandidati potenzjali — biex jagħtu aktar attenzjoni lill-formulazzjoni użata fir-rigward tal-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà matul it-tħejjija tad-dokumenti tal-offerti.

Fir-rigward tat-tieni rimarka kritika, il-Kummissjoni żammet il-fehma tagħha li kienet wettqet il-proċedura tal-offerti b’mod korrett u li l-Awtorità Kontraenti kienet intitolata teskludi lill-ilmentatur. Fir-rigward tal-fatti tal-każ, il-Kummissjoni tenniet l-argumenti li ressqet matul l-inkjesta tal-Ombudsman, li l-Ombudsman għadu ma jikkonvinċix. Madankollu, il-Kummissjoni impenjat ruħha li tagħmel titjib sistemiku, li se jagħmel l-okkorrenza tal-każ ta’ amministrazzjoni ħażina identifikat fit-tieni rimarka kritika inqas probabbli li jseħħ fil-futur.

B’mod ġenerali, it-tweġiba ta’ segwitu tal-Kummissjoni hija sodisfaċenti, fis-sens li l-Kummissjoni twiegħed titjib sistemiku li għandu jnaqqas ir-riskju ta’ amministrazzjoni ħażina simili li sseħħ fil-futur.

Każ 1403/2010/(FS)GG

Il-Kawża 1403/2010/GG kienet tikkonċerna allegat nuqqas mid-DĠ Kompetizzjoni li jittratta talba għal aċċess għal dokumenti relatati ma’ investigazzjoni dwar l-għajnuna mill-Istat fil-ħin u b’mod korrett. Il-Kummissjoni wieġbet lill-ilmentatur matul l-inkjesta tal-Ombudsman u skużat ruħha għad-dewmien li kien seħħ. Fir-rigward tas-sustanza, il-Kummissjoni rreferiet għas-sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja fil-kawża Technische Glaswerke ^[23], li skontha kien hemm “preżunzjoni ġenerali li l-iżvelar ta’ dokumenti fil-fajl amministrattiv fil-prinċipju jimmina l-protezzjoni tal-objettivi tal-attivitajiet ta’ investigazzjoni”. L-Ombudsman innota li l-approċċ adottat mill-Kummissjoni kien konformi mad-dritt tal-UE, kif interpretat mill-Qorti. Huwa qies ukoll li l-ilmentatur ma kienx wera li kien hemm dokumenti fil-fajl tal-Kummissjoni li ma kinux koperti minn dik il-preżunzjoni u li ma kinux ġew żvelati, jew li kien hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Madankollu, huwa nnota li ma kienx probabbli li applikant qatt ikun f’pożizzjoni li jirribatti l-preżunzjoni msemmija hawn fuq sakemm ma jkunx jaf liema dokumenti jinsabu fil-fajl. Għalhekk, l-Ombudsman bi pjaċir innota li l-Kummissjoni kienet ipprovdiet lill-ilmentatur b’lista tad-dokumenti fil-fajl tagħha f’dan il-każ. Huwa għamel rimarka oħra li fiha stieden lill-Kummissjoni biex tagħmel l-istess fil-każijiet kollha li fihom kellha l-intenzjoni li tinvoka l-preżunzjoni msemmija.

Fir-replika tagħha, il-Kummissjoni enfasizzat li hija ma għandha l-ebda obbligu li tistabbilixxi listi ddettaljati ta’ dokumenti li jinsabu f’tali fajls. Lanqas l-obbligu previst fl-Artikolu 6(2) tar-Regolament 1049/2001, li skontu l-istituzzjoni għandha tassisti lill-applikant biex jiċċara l-applikazzjoni tiegħu jekk dan ma jkunx preċiż biżżejjed, ma jinvolvi tali obbligu.

L-Ombudsman huwa konxju li ma hemm l-ebda obbligu legali li l-applikanti jiġu pprovduti b’lista tad-dokumenti f’fajl partikolari. Madankollu, it-tweġiba tal-Kummissjoni tinjora kompletament il-kunsiderazzjonijiet tal-Ombudsman, li kienu bbażati b'mod ċar fuq l-idea li, minbarra li tiżgura li tirrispetta l-obbligi legali, il-Kummissjoni għandu jkollha l-għan li tkun ta' għajnuna għall-persuni li jixtiequ jeżerċitaw id-dritt fundamentali tagħhom ta' aċċess għad-dokumenti. Jekk iż-żamma tar-rekords tal-Kummissjoni tkun adegwata, ftit jew l-ebda xogħol addizzjonali ma jkun involut fil-konformità mas-suġġeriment tal-Ombudsman. L-Ombudsman, għalhekk, isib li t-tweġiba tal-Kummissjoni hija inkwetanti, minħabba li mhux biss ma tgħinx liċ-ċittadini, iżda toħloq ukoll dubji dwar jekk is-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni fil-fatt iżommux rekords adegwati.

Il-Kummissjoni naqset milli timpenja ruħha mal-Ombudsman dwar il-kwistjoni fundamentali mqajma fir-rimarka ulterjuri tiegħu, jiġifieri, li jkun fl-interess ta’ amministrazzjoni tajba li tiġi pprovduta l-lista inkwistjoni.

Każ 1461/2010/(PL)MHZ

Il-Kummissjoni ffirmat kuntratt ma’ konsorzju (minn hawn ’il quddiem “il-konsorzju”) għall-forniment ta’ servizzi ta’ konsulenza għal proġett ta’ xogħlijiet ta’ rikostruzzjoni tal-UE fil-Honduras. Hija ffirmat kuntratt ieħor ma’ konsorzju ieħor għall-eżekuzzjoni tax-xogħlijiet imsemmija hawn fuq. Il-proġett kien ġestit minn Unità stabbilita mill-Kummissjoni u mill-pajjiż benefiċjarju. L-esperti tal-konsorzju okkupaw l-ogħla pożizzjonijiet fi ħdan l-Unità. Il-proġett falla minħabba xogħlijiet ħżiena ta’ rikostruzzjoni u l-Kummissjoni kienet tal-fehma li l-ilmentatur (membru tal-konsorzju) kien kuntrattwalment responsabbli għas-superviżjoni tal-Unità u għalhekk għax-xogħlijiet ta’ rikostruzzjoni. Għalhekk, hija rrifjutat li tħallas il-fattura finali tal-ilmentatur sakemm joħroġ ir-riżultat tal-awditi u l-investigazzjonijiet li jiddeterminaw b'mod definittiv min kien responsabbli għall-falliment tal-proġett. Barra minn hekk, hija xoljiet il-kuntratt sussegwenti tagħha mal-konsorzju, li ġie konkluż sabiex jiġu rrimedjati d-difetti tal-proġett. Il-Kummissjoni għamlet dan meta l-konsorzju rrifjuta li jiffirma addendum għal dan il-kuntratt dwar is-sostituzzjoni ta’ esperti. Il-Kummissjoni tat għadd ta’ raġunijiet kuntrattwali għat-terminazzjoni msemmija hawn fuq.

Il-konsorzju lmenta mal-Ombudsman, fejn allega li l-Kummissjoni mmaniġġjat il-kuntratti b’mod żbaljat u li r-rifjut tagħha li tħallas il-fatturi, kif ukoll ix-xoljiment tat-tieni kuntratt, ma kinux iġġustifikati.

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni kienet spjegat kif xieraq, fl-opinjoni tagħha dwar dan il-każ, għaliex setgħet issostni li l-konsorzju kien responsabbli għall-prestazzjoni tal-Unità. L-Ombudsman qieset ukoll bħala raġonevoli l-ispjegazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni għall-fehma tagħha li r-riżultati mistennija tal-awditu tekniku, kif ukoll tal-awditu finanzjarju u tal-investigazzjoni mill-OLAF, li t-tnejn kienu għadhom għaddejjin, kienu jiġġustifikaw is-sospensjoni tal-pagament tal-bilanċ għall-kuntratt. Fl-aħħar nett, għalkemm l-Ombudsman qabel li x-xoljiment tat-tieni kuntratt kien kuntrattwalment iġġustifikat, huwa qies li l-Kummissjoni naqset milli tindika b’mod ċar il-bażi kuntrattwali korretta għad-deċiżjoni tagħha li xxoljih. Huwa għamel rimarka kritika f'dan ir-rigward.

Il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li qablet bis-sħiħ mas-sejbiet tagħha. Huwa assigurah li s-servizzi tiegħu jieħdu kull opportunità ta' taħriġ biex ifakkru lill-uffiċjali inkarigati mill-operazzjonijiet u l-ġestjoni tal-kuntratti dwar id-dmir tal-Kummissjoni li tiġġustifika d-deċiżjonijiet tagħha kif enfasizzat mill-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba.

It-tweġiba tal-Kummissjoni hija inkoraġġanti.

Każ 1561/2010/FOR

Il-Kawża 1561/2010/FOR kienet tikkonċerna l-allegat nuqqas tal-Kummissjoni li tinvestiga kif xieraq jekk Spanja rrispettatx ir-regoli ambjentali tal-UE. Ċittadin Spanjol argumenta li proġett ta’ bini fuq skala kbira kien għamel ħsara lill-ħabitat naturali ta’ Picris Willkommii, impjant rari li nstab biss qrib il-bokka tax-Xmara Guadiana fi Spanja. L-Ombudsman sabet li l-ġustifikazzjoni tal-Kummissjoni għad-deċiżjoni tagħha li teżerċita d-diskrezzjoni tagħha li tagħlaq il-każ hija adegwata. Essenzjalment, il-Kummissjoni spjegat li l-kontinwazzjoni tal-proċedura ta’ ksur ma tiżgurax miżuri ta’ protezzjoni aħjar għal Picris Willkommii minn dawk diġà meħuda jew ippjanati mill-awtoritajiet Spanjoli li kienu qablu li jieħdu diversi miżuri ta’ konservazzjoni. L-Ombudsman għamlet rimarka oħra, madankollu, fejn talbet lill-Kummissjoni biex tressaq ir-rimedji nazzjonali kollha possibbli għall-attenzjoni tal-ilmentaturi f’każijiet simili futuri.

Il-Kummissjoni wieġbet li tinforma lill-ilmentaturi kollha dwar id-dritt li jfittxu rimedju fil-livell nazzjonali fil-konferma tar-riċevuta tal-ilmenti tagħhom. Il-Kummissjoni tfakkar li, f’konformità max-xewqa tagħha li żżid l-enfasi fuq strumenti effettivi fil-livell nazzjonali, fejn il-leġiżlazzjoni tal-UE tirreferi għal proċeduri nazzjonali jew kanali ta’ soluzzjoni tat-tilwim, hija dejjem tindika dawn lill-ilmentaturi. Madankollu, meta tagħlaq każ, il-Kummissjoni ma tindikax lill-ilmentaturi r-rimedji nazzjonali kollha possibbli peress li ma għandhiex din it-tip ta’ informazzjoni. L-Istati Membri ma għandhom l-ebda obbligu li jżommu lill-Kummissjoni infurmata dwar il-mezzi disponibbli ta’ rimedju u l-istanzi speċifiċi fejn japplikaw. Barra minn hekk, is-sitwazzjoni fir-rigward tar-rimedji fil-livell nazzjonali tista’ tvarja skont firxa ta’ fatturi mhux magħrufa mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni semmiet, madankollu, li hija żżomm proġett kontinwu dwar l-aċċess għall-ġustizzja fi kwistjonijiet ambjentali permezz tal-portal tal-ġustizzja elettronika mniedi fis-16 ta' Lulju 2011. Dan huwa disponibbli, mhux biss għall-ilmentaturi, iżda għall-persuni interessati kollha.

L-Ombudsman jilqa' l-fatt li, bi tweġiba għar-rimarka ulterjuri tiegħu, il-Kummissjoni qed tfittex li ttejjeb is-sitwazzjoni bl-aħjar mod li tista'.

Każ 2127/2010/AN

L-ilmentatur ħadem għar-Raba’ Pilastru tal-Missjoni ta’ Amministrazzjoni Interim tan-Nazzjonijiet Uniti fil-Kosovo (UNMIK), li l-attivitajiet tagħha ġew iffinanzjati mill-UE permezz ta’ deċiżjonijiet ta’ finanzjament adottati skont ir-Regolamenti rilevanti tal-UE. Id-deċiżjoni ta’ finanzjament inkwistjoni stabbilixxiet li l-fondi tal-UE setgħu jintużaw ukoll biex jingħataw bonusijiet ta’ żamma, jiġifieri, bonusijiet lill-persunal li l-pożizzjonijiet tiegħu twaqqfu mill-Pilastru fid-dawl taż-żarmar tiegħu u li ma ġewx offruti impjieg alternattiv.

L-inkjesta tal-Ombudsman f'dan il-każ kienet tikkonċerna n-nuqqas possibbli tal-Kummissjoni li tikkonforma mad-dmir tagħha li tissorvelja l-użu tal-fondi mir-Raba' Pilastru tal-UNMIK. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni pprovdiet biżżejjed spjegazzjonijiet biex turi li hija ssorveljat l-attivitajiet tal-Pilastru, u speċjalment in-nefqa tiegħu, u li hija żammet komunikazzjoni regolari mal-Pilastru. Barra minn hekk, sakemm il-Kummissjoni tissodisfa l-objettivi tagħha u tirrispetta l-prinċipji tad-dritt tal-UE, hija tista' validament toqgħod lura milli tistabbilixxi regoli aktar konkreti u dettaljati għall-għoti tal-bonus inkwistjoni, u b'hekk tħalli tali bonusijiet għad-diskrezzjoni tal-Pilastru. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni kkuntattjat lill-maniġment tal-Pilastru rigward it-tħassib imqajjem mill-ilmentatur u żgurat li segwa l-proċeduri interni korretti u fittxet parir legali xieraq rigward il-każ tal-ilmentatur, filwaqt li rrispettat bis-sħiħ il-prinċipji tat-trasparenza, tat-trattament ugwali u tan-nondiskriminazzjoni.

L-Ombudsman ħareġ rimarka oħra, li fiha ddikjara li, sabiex jiġu evitati impressjonijiet foloz dwar in-natura u l-firxa tal-involviment tiegħu f’sitwazzjonijiet bħal dik deskritta mill-ilmentatur, il-Kummissjoni tista’ tikkunsidra li titlob lis-sħab tagħha jsemmu b’mod ċar, fil-kuntatti tagħhom ma’ partijiet terzi, li ma huwiex parti għall-kuntratti inkwistjoni u ma jistax jinżamm responsabbli għal nuqqasijiet kuntrattwali.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni indikat li huwa previst fit-Taqsima 5.3 tal-Ftehim Qafas Finanzjarju u Amministrattiv tad-29 ta’ April 2003, konkluż bejn il-Komunità Ewropea u n-Nazzjonijiet Uniti, li “in-NU hija kompletament responsabbli għall-koordinazzjoni u l-eżekuzzjoni tal-attivitajiet kollha kkuntrattati”. Dan huwa kkonfermat ukoll mill-Anness għad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (2007)2367 tal-31 ta' Mejju 2007, dwar il-Finanzjament tar-Raba' Pilastru mill-1 ta' Ġunju 2007 sal-31 ta' Jannar 2008, li jipprovdi fit-taqsima 4.1 tiegħu li "[i]l-Kap tal-UNMIK ser ikun responsabbli għall-implimentazzjoni tal-attivitajiet proposti tal-Pilastru IV".

Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li, f’sitwazzjonijiet li fihom il-Kummissjoni tidher prima facie involuta ħafna, partijiet terzi jistgħu jemmnu li huma f’relazzjoni kuntrattwali diretta mal-UE u għalhekk taħt il-protezzjoni tagħha. Il-Kummissjoni għalhekk tipprevedi li ssemmi l-punt magħmul mill-Ombudsman fil-kuntatti regolari tiegħu man-Nazzjonijiet Uniti u se tqajjem il-kwistjoni mal-kuntratturi tiegħu, fejn xieraq. Madankollu, il-Kummissjoni ma tista’ twettaq l-ebda obbligu f’termini tal-eżitu ta’ dawn l-azzjonijiet.

L-Ombudsman tilqa' t-tweġiba utli tal-Kummissjoni f'dan il-każ.

Każ 2360/2010/(PL)MHZ

Il-Kummissjoni ddeċidiet li ma tippubblikax fil-Ġurnal Uffiċjali d-Deċiżjoni 774/2010 li fiha informazzjoni sensittiva dwar is-sigurtà iżda minflok bagħtet id-Deċiżjoni lill-Istati Membri biex jimplimentawha. Id-Deċiżjoni ġiet adottata skont is-setgħat ta’ implimentazzjoni tal-Kummissjoni, stabbiliti fir-Regolament dwar is-sigurtà tal-avjazzjoni ċivili (ir-Regolament 300/2008). Peress li d-Deċiżjoni imponiet obbligi fuq l-operaturi privati tal-merkanzija u kien possibbli li d-diversi Stati Membri ma jxerrdux il-kontenut tad-Deċiżjoni bl-istess mod u bl-istess mod, il-kwerelant ilmenta mal-Ombudsman. L-ilmentatur argumenta li n-nuqqas tal-Kummissjoni li tiġġustifika n-nuqqas ta' pubblikazzjoni tad-Deċiżjoni fil-Ġurnal Uffiċjali jmur kontra s-sentenza tal-Qorti f'Heinrich u fl-aħħar mill-aħħar jista' jfixkel il-kompetizzjoni.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ġġustifikat in-nuqqas ta’ pubblikazzjoni tad-Deċiżjoni billi rreferiet fil-qosor għal ċerti dispożizzjonijiet legali. Hija ma qisitx ir-rilevanza tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti ^[24], u lanqas ma wriet li l-bażi legali għan-nuqqas ta' pubblikazzjoni tad-Deċiżjoni setgħet tinstab fir-Regolament dwar is-sigurtà tal-avjazzjoni ċivili. Peress li l-bażi legali ta’ hawn fuq fil-fatt kienet teżisti, u peress li l-ilmentatur ma ssottomettiex osservazzjonijiet, l-Ombudsman ikkonkluda li aktar inkjesti ma kinux ġustifikati. Madankollu, huwa għamel rimarka oħra li f'każijiet futuri li fihom il-Kummissjoni tiddeċiedi li ma tippubblikax l-atti tagħha maħruġa abbażi tar-Regolament 300/2008, hija għandha tħejji raġunament ekwivalenti għal dak li hija tagħti bi tweġiba għal applikazzjoni konfermatorja għal aċċess pubbliku għal dokumenti, li tiġġustifika d-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta l-aċċess abbażi tal-eżenzjoni mis-sigurtà pubblika li tinsab fir-Regolament 1049/2001. Dan ir-raġunament jista’ jew jiġi ppubblikat, jew isir disponibbli immedjatament fuq talba.

Fis-segwitu tagħha għar-rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni laqgħet id-deċiżjoni tal-Ombudsman. Hija ressqet il-fehma li hija aġixxiet b’mod korrett, fl-interess pubbliku, u f’konformità mar-regoli stabbiliti dwar is-sigurtà tad-dokumenti. Il-Kummissjoni żiedet li, f’konformità mad-Deċiżjoni 774/2010, l-operaturi tas-settur privat bi ħtieġa ta’ tagħrif għandhom jingħataw aċċess għall-informazzjoni meħtieġa mill-Istati Membri u li l-iżvelar ta’ din l-informazzjoni għandu jsir b’mod mhux diskriminatorju u mingħajr distorsjoni. F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni fakkret lill-Istati Membri fil-Kumitat Regolatorju tas-Sigurtà tal-Avjazzjoni dwar l-obbligu tagħhom li jiżvelaw mingħajr restrizzjonijiet il-leġiżlazzjoni sensittiva għas-sigurtà lil dawk l-operaturi u l-entitajiet li jridu jimplimentaw miżuri ta’ sigurtà.

Il-Kummissjoni ddikjarat li, f’każijiet simili futuri, meta tiddeċiedi li ma tippubblikax atti adottati abbażi tar-Regolament 300/2008, it-tweġiba li għandha tingħata lill-entità li titlob il-pubblikazzjoni se ssegwi raġunament simili għal dak żviluppat għat-talbiet skont ir-Regolament 1049/2001.

It-tweġiba tal-Kummissjoni hija kostruttiva. Hija aċċettat ir-rimarka tal-Ombudsman u impenjat ruħha li tiġġustifika, fil-futur, in-nuqqas ta' pubblikazzjoni ta' atti adottati abbażi tar-Regolament 300/2008 billi tipprovdi raġunament ibbażat fuq ir-Regolament 1049/2001.

OI/4/2010/ELB

Din l-inkjesta fuq inizjattiva proprja kienet tikkonċerna l-mod kif l-istituzzjonijiet tal-UE, b’mod partikolari, il-Parlament, il-Kunsill u l-Kummissjoni, jittrattaw it-talbiet, ippreżentati skont ir-Regolamenti tal-Persunal, biex jissostitwixxu deċiżjonijiet li huma inkompatibbli mal-ġurisprudenza li qed tevolvi. L-istituzzjonijiet kienu tal-fehma li huma ma kellhom l-ebda obbligu li jistħarrġu tali deċiżjonijiet. Huma indikaw li jekk deċiżjoni ma tkunx ġiet ikkontestata fit-terminu legali, din issir definittiva. Huma fakkru wkoll li l-effetti ta’ deċiżjoni tal-qorti huma limitati għall-partijiet fil-kawża u ddikjaraw li huma japplikaw deċiżjoni tal-qorti lil partijiet oħra f’ċirkostanzi eċċezzjonali biss. L-Ombudsman għamel rimarka oħra, li skontha istituzzjoni ma hijiex prekluża milli tagħżel li tirrevedi talba magħmula skont l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal bil-għan li tissostitwixxi deċiżjoni definittiva b’deċiżjoni ġdida li tapplika għall-futur, li tieħu kont debitu tal-ġurisprudenza li qed tevolvi. F’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, istituzzjoni għandha tqis il-fatturi rilevanti kollha meta teżerċita tali setgħat estensivi ta’ diskrezzjoni.

Il-Kummissjoni wieġbet li t-talbiet tal-Artikolu 90(1) dejjem jiġu eżaminati fuq bażi ta’ każ b’każ, filwaqt li jitqiesu kif xieraq iċ-ċirkostanzi speċifiċi tagħhom, il-prinċipji tal-liġi, u l-ġurisprudenza. Hija ddikjarat li, normalment, hija tapplika l-prinċipji tal-ġurisprudenza tal-Unjoni għal każijiet futuri u għalhekk taqbel li għandha tislet il-konklużjonijiet raġonevoli kollha mis-sentenzi tal-Qorti. Fir-rigward tad-dikjarazzjoni tal-Ombudsman li l-amministrazzjoni dejjem tista' teżamina jekk għandhiex tissostitwixxi deċiżjoni amministrattiva b'oħra, il-Kummissjoni kkonfermat li hija teżamina bir-reqqa l-ammissibbiltà u s-sustanza ta' kull talba skont l-Artikolu 90(1).

Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li tapprezza r-rikonoxximent tal-Ombudsman tal-prattika tiegħu fir-rigward tal-applikazzjoni tal-benefiċċji possibbli ta' kawżi tal-qorti "pendenti" għall-uffiċjali kollha, inklużi dawk li ma kkontestawx id-deċiżjonijiet inkwistjoni, u b'hekk ippreveniet appelli tal-massa. Il-Kummissjoni taqbel ukoll mal-fehma tal-Ombudsman li, meta teżerċita d-diskrezzjoni tagħha, għandha tibbilanċja bir-reqqa l-prinċipju taċ-ċertezza legali, minn naħa waħda, ma' kunsiderazzjonijiet relatati mad-drittijiet fundamentali u l-prinċipju tal-ġustizzja min-naħa l-oħra. Hija tindika li hija impenjat ruħha li tkompli teżerċita l-marġni ta’ diskrezzjoni tagħha b’osservanza tal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba u billi tieħu debitament inkunsiderazzjoni d-drittijiet fundamentali tal-membri tal-persunal.

Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni tenfasizza li l-prinċipju taċ-ċertezza legali, b’mod ġenerali, jipprevali fuq l-aspirazzjonijiet ta’ individwu li jikseb deċiżjoni aktar favorevoli bbażata fuq bidla fil-ġurisprudenza. B’mod partikolari, kif diġà spjegat fl-opinjoni tagħha, u kif ikkonfermat mill-ġurisprudenza, tali talba skont l-Artikolu 90(1) ma tistax tintuża biex jiġu evitati l-iskadenzi statutorji skont l-Artikolu 90(2).

Fit-tweġiba tiegħu għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, il-Parlament assigura lill-Ombudsman li s-servizzi kompetenti tiegħu jsegwu mill-qrib il-ġurisprudenza u li se jqis kif xieraq is-sejbiet tal-Ombudsman meta jeżerċita s-setgħat estensivi tiegħu ta' diskrezzjoni kif definit fir-rimarka ulterjuri.

Ma waslet l-ebda tweġiba mill-Kunsill.

L-Ombudsman jinnota, fir-rigward tal-pożizzjoni tal-Kummissjoni, li l-prinċipju taċ-ċertezza legali, b'mod ġenerali, jipprevali fuq l-aspirazzjonijiet ta' individwu li jikseb deċiżjoni aktar favorevoli bbażata fuq bidla fil-ġurisprudenza. Dan ifisser li l-Kummissjoni taqbel mal-prinċipju li tista’ tuża d-diskrezzjoni tagħha biex tirrevedi każijiet fid-dawl ta’ ġurisprudenza ġdida. Il-Kummissjoni żżid li talba skont l-Artikolu 90(1) ma tistax tintuża biex jiġu evitati t-termini statutorji skont l-Artikolu 90(2). Din id-dikjarazzjoni tista' tinftiehem li tfisser li persuna tista' tagħmel talba skont l-Artikolu 90(1), u li tkun fis-setgħa tal-istituzzjoni li twieġeb għal dan. Jekk, madankollu, hija għażlet li twieġeb b’mod negattiv, u b’hekk ikkonfermat id-deċiżjoni definittiva li diġà teżisti, jew jekk naqset milli twieġeb, il-fehma tal-Kummissjoni hija li l-persuna ma jkollhiex id-dritt li tilmenta skont l-Artikolu 90(2). Din il-pożizzjoni mhijiex inkonsistenti mar-rimarka ulterjuri.

Is-segwitu f’dan il-każ huwa sodisfaċenti.

OI/5/2010/JF

L-ilmentatur, organizzazzjoni mhux governattiva (NGO) ibbażata f'Damasku, ilmenta mal-Ombudsman dwar id-Delegazzjoni tal-UE għas-Sirja (id-"Delegazzjoni")[25]. Skont l-ilmentatur, id-Delegazzjoni rrifjutat b’mod illegali l-applikazzjonijiet tagħha għal għadd ta’ offerti sponsorjati mill-Kummissjoni. L-Ombudsman ma sab l-ebda evidenza li setgħet tappoġġa l-ilment. Fid-dawl tar-regoli applikabbli, speċifikament dwar il-kapaċità finanzjarja biex tiġi ssodisfata l-kontribuzzjoni finanzjarja meħtieġa sabiex jiġi implimentat il-proġett, id-Delegazzjoni kienet korretta meta rrifjutat l-applikazzjonijiet tal-ilmentatur.

Minkejja dan il-fatt, l-Ombudsman setgħet tikkonkludi li d-Delegazzjoni kienet inqas stretta fil-passat fir-rigward tal-kapaċità finanzjarja tal-ilmentatur. Huwa kompla jenfasizza d-diffikultajiet li jiffaċċjaw l-NGOs f’pajjiżi terzi bħala riżultat ta’ applikazzjoni stretta ħafna tar-regoli rilevanti. Fl-għeluq tal-każ, huwa indirizza rimarka oħra lill-Kummissjoni, fejn stedinha tirrifletti dwar kif tista' tippermetti lil tali NGOs jipprovdu evidenza alternattiva tal-kapaċità finanzjarja tagħhom. B’mod speċifiku, huwa qal li l-Kummissjoni tista’ tirrifletti dwar kif tista’ tippermetti lill-applikanti affidabbli tal-NGOs għas-sejħiet għal proposti tagħha, li, fiż-żmien tas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet tagħhom jista’ ma jkollhomx biżżejjed fondi tagħhom stess, biex jipprovdu evidenza alternattiva. Tali evidenza ta’ finanzjament tista’ tinkludi impenji ffirmati minn sponsors esterni u/jew garanziji bankarji, relatati mal-kapaċità finanzjarja tagħhom li jwettqu l-proġetti sponsorjati mill-Kummissjoni inkwistjoni.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li hija konxja li ħafna kodonaturi jikkundizzjonaw il-kontribuzzjoni tagħhom għall-kontribuzzjoni tal-UE, b’mod partikolari meta l-UE tiffinanzja l-akbar parti tal-ispejjeż ta’ azzjoni. Din hija r-raġuni għaliex l-applikanti ġeneralment mhumiex meħtieġa jissottomettu xi prova ta’ kofinanzjament meta jissottomettu l-applikazzjonijiet tagħhom. Huma meħtieġa jippreżentaw tali evidenza biss mar-rapport għall-kalkolu tal-ammont finali tal-għotja abbażi tal-kostijiet eliġibbli reali u d-dħul reali.

Madankollu, meta, abbażi tal-aħħar kontijiet tal-applikant kif meħtieġ fis-sejħa rilevanti għall-proposti, il-Kummissjoni jkollha dubji dwar il-kapaċità finanzjarja ta' dak l-applikant biex jimplimenta l-proġett partikolari, hija tista' titlob evidenza addizzjonali ta' riżorsi suffiċjenti biex iżżomm l-attività tagħha matul il-proġett u biex tikkontribwixxi għall-finanzjament tiegħu. Din l-evidenza alternattiva tista' tieħu l-forma ta' impenji ffirmati minn sponsors esterni, kif issuġġerit mill-Ombudsman fir-rimarka ulterjuri tiegħu. Il-Kummissjoni mbagħad se tkun tista’ tivverifika, “fuq bażi affidabbli”, li r-riżorsi finanzjarji meħtieġa se jkunu disponibbli.

Il-Kummissjoni esprimiet għadd ta’ riżervi fir-rigward tal-garanziji bankarji. Hija indikat ukoll li għandha tiżgura li l-azzjoni proposta titwettaq fl-intier tagħha u li jinkisbu l-benefiċċji li jirriżultaw mill-proġett korrispondenti. Jekk il-kofinanzjament meħtieġ ma jkunx disponibbli, jew il-benefiċjarju jesperjenza nuqqasijiet finanzjarji matul l-implimentazzjoni tal-azzjoni, mhux se jkun hemm biżżejjed fondi biex jiġu implimentati l-attivitajiet kollha u r-riżultati mistennija mhux se jinkisbu. Dan jikkostitwixxi ħela ta’ fondi pubbliċi u għalhekk għandu jiġi evitat akkost ta’ kollox. Il-proċedimenti ta’ rkupru sussegwenti li l-Kummissjoni jkollha tibda jkomplu jiddeterjoraw is-sitwazzjoni tal-benefiċjarju u jwassluh għal falliment. Huwa għal dawn ir-raġunijiet li l-Kummissjoni trid tidentifika r-riskji matul il-proċedura ta’ evalwazzjoni u tirrifjuta applikanti b’kapaċità finanzjarja insuffiċjenti. Barra minn hekk, ir-regoli li jipprevedu l-Implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju jidentifikaw b’mod ċar il-kapaċità finanzjarja bħala wieħed mill-kriterji li għandhom jiġu ssodisfati meta tiġi ppreżentata applikazzjoni.

Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni tqis il-ħtieġa li l-applikanti ma jiddependux ħafna mill-fondi tal-UE, billi tqabbel bir-reqqa l-ammonti tal-għotjiet mitluba u d-dħul tal-applikanti. L-NGOs affidabbli mingħajr fondi suffiċjenti tagħhom stess għandhom pjuttost japplikaw għal għotjiet iżgħar, jiġifieri, dawk ta’ inqas minn EUR 25 000, fejn l-awtorità kontraenti ma titlobx dokumenti b’appoġġ għall-kapaċità finanzjarja tagħhom għajr dikjarazzjoni fuq l-unur.

L-Ombudsman tilqa' r-rikonoxximent tal-Kummissjoni li sponsors esterni jistgħu joffru impenji fir-rigward tal-kapaċità finanzjarja tal-applikanti. Huwa jqis ukoll li r-riżervi tal-Kummissjoni dwar il-garanziji bankarji huma raġonevoli. B’mod ġenerali, it-tweġiba ta’ segwitu hija sodisfaċenti.

Każ 49/2011/AN

Il-Kawża 49/2011/AN kienet tikkonċerna n-nuqqas tal-Kummissjoni li tiftaħ proċedimenti ta’ ksur kontra Spanja abbażi ta’ lment li kien ibbażat fuq is-sejbiet tal-Kumitat ta’ Konformità ta’ Aarhus. L-ilmentatur avviċina lill-Kumitat wara li l-oppożizzjoni tiegħu għal proġetti industrijali li allegatament għamlu ħsara lill-ambjent kienet wasslet għal tweġibiet mill-awtoritajiet pubbliċi rilevanti li, fil-fehma tiegħu, kienu jammontaw għal fastidju.

L-Ombudsman ma sab l-ebda każ ta' amministrazzjoni ħażina fit-trattament mill-Kummissjoni tal-kwistjoni tal-fastidju. Huwa kkonkluda wkoll li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata fir-rigward tad-dikjarazzjoni tar-raġunijiet tal-Kummissjoni għan-nuqqas ta' ftuħ ta' proċedimenti ta' ksur. Madankollu, huwa għamel rimarka oħra li tissuġġerixxi li l-Kummissjoni mhux biss tinforma lill-ilmentatur fi żmien xieraq dwar l-eżitu finali tal-investigazzjoni tagħha li għaddejja dwar kwistjonijiet ambjentali fi Spanja, iżda wkoll dwar kull pass ġdid meħud fir-rigward ta’ dik l-investigazzjoni. B'dan il-mod, il-Kummissjoni tkun konformi mal-punt 7 tal-Komunikazzjoni tagħha lill-Parlament Ewropew u lill-Ombudsman Ewropew dwar ir-relazzjonijiet mal-kwerelant fir-rigward tal-ksur tal-liġi Komunitarja ^[26] u, fl-istess ħin, taġixxi b'mod kostruttiv u faċli għaċ-ċittadini. Dan jagħti eżempju ta' amministrazzjoni tajba.

Il-Kummissjoni kitbet lill-ilmentatur, u ddeskriviet il-passi kollha meħuda fil-proċedura ta’ ksur rilevanti u l-informazzjoni meqjusa fil-valutazzjoni tagħha ta’ din tal-aħħar. Il-Kummissjoni semmiet li wieħed mill-elementi kkunsidrati kien id-deċiżjoni tal-Ombudsman dwar il-każ tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li l-valutazzjoni tagħha ma żvelat l-ebda ksur tad-dritt tal-UE minn Spanja, għalkemm il-każ speċifiku tal-ilmentatur, li kien is-suġġett tal-komunikazzjoni lill-Kumitat ta' Konformità ta' Aarhus u tal-ilment ta' ksur, kien ta' dispjaċir. Għalhekk, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur bl-intenzjoni tagħha li ttemm il-proċedura u stednitha tippreżenta l-osservazzjonijiet tagħha f'dak ir-rigward fi żmien xahar minn meta tirċievi l-ittra tal-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni spjegat fid-dettall l-azzjoni tagħha lill-ilmentatur. Hija qieset ukoll is-sejbiet tal-Ombudsman fil-valutazzjoni tagħha tal-każ ta' ksur.

Każ 409/2011/RT

F’ilment lill-Ombudsman, ex uffiċjal tal-Kummissjoni allega li l-Kummissjoni naqset milli timmotiva b’mod xieraq id-deċiżjoni tagħha li ma tirrimborsahx l-ispejjeż tal-ġarr għat-tieni darba. L-Ombudsman ma sabx każ ta' amministrazzjoni ħażina. Madankollu, huwa ssuġġerixxa li, jekk uffiċjal li jservi f’pajjiż terz itemm is-servizz tiegħu u fl-istess ħin jirtira, il-Kummissjoni tista’ tfakkaru/tfakkarha li t-talba għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ġarr lejn post li huwa differenti mill-post ta’ oriġini tiegħu/tagħha tipprekludi t-tieni rimborż sussegwenti tal-ispejjeż tal-ġarr lejn il-post ta’ oriġini. L-Ombudsman għamel rimarka oħra f'dan ir-rigward.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li l-kwistjoni issa taqa’ taħt il-kompetenza tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), li huwa responsabbli biex jinforma lill-persunal tiegħu dwar il-kriterji għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ġarr. Il-Kummissjoni wiegħdet li tinforma lis-SEAE dwar ir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman.

L-Ombudsman se jitlob lis-SEAE għas-segwitu tiegħu f'dan il-każ.

Kawża 427/2011/MHZ

Ir-Regolament (KE) 2187/2005 għall-konservazzjoni tar-riżorsi tas-sajd permezz ta' miżuri tekniċi fil-Baħar Baltiku, fil-Belts, u fis-Sound (minn hawn 'il quddiem "ir-Regolament") kien jeħtieġ li l-Kummissjoni tiżgura, sal-1 ta' Jannar 2008, li ssir valutazzjoni xjentifika tal-effetti tal-użu, b'mod partikolari, tal-għeżula, tal-pariti u tax-xbieki tat-tħabbil fuq iċ-ċetaċji u li s-sejbiet tagħha jiġu ppreżentati lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill. Il-Kummissjoni talbet lil istitut xjentifiku (ICES) biex iwettaq din il-valutazzjoni iżda dan tal-aħħar ma setax jagħmel dan minħabba n-nuqqas ta’ rapporti rilevanti dwar il-qabdiet inċidentali taċ-ċetaċji. Dawn ir-rapporti kellhom jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni mill-Istati Membri, skont Regolament ieħor (ir-Regolament 812/2004). Għalhekk, il-Kummissjoni rrapportat lill-Parlament u lill-Kunsill li ma kienx possibbli li titwettaq il-valutazzjoni xjentifika. L-ilmentatur, sajjied Pollakk, argumenta li, b’riżultat ta’ dan, il-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mal-obbligu tagħha skont ir-Regolament u rrikorriet għand l-Ombudsman.

Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni naqset milli tiġġustifika għaliex ma kinitx użat il-mezzi kollha għad-dispożizzjoni tagħha biex tiżgura l-konformità nazzjonali mar-Regolament 812/2004 u b’hekk tipprovdi lill-istitut xjentifiku bid-data meħtieġa għall-valutazzjoni meħtieġa mir-Regolament. Hija spjegat li l-format użat mill-Istati Membri għar-rappurtar ma kienx adegwat u li, fl-2009, il-Kummissjoni pproponiet format ġdid. L-Ombudsman staqsa għaliex il-Kummissjoni ma ħadmitx, ferm qabel l-1 ta' Jannar 2008, fuq format standard għar-rappurtar li, b'mod raġonevoli, seta' jiffaċilita l-preżentazzjoni f'waqtha ta' rapporti nazzjonali xierqa kif meħtieġ mir-Regolament 812/2004. L-Ombudsman qies li n-nuqqas tal-Kummissjoni li taġixxi fil-ħin kien każ ta' amministrazzjoni ħażina. Huwa ħareġ rimarka kritika għal dan il-għan.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li ma rrispettatx l-iskadenza tal-1 ta’ Jannar 2008 stabbilita fir-Regolament. Il-Kummissjoni tenniet li dan kien minħabba li d-data rilevanti, jiġifieri, dik meħtieġa mir-Regolament 812/2004, intbagħtet mill-Istati Membri f’format li ma kellux informazzjoni dettaljata. Hija spjegat ukoll li l-Istati Membri ffaċċjaw diffikultajiet fl-implimentazzjoni tar-Regolament 812/2004. Bil-ħsieb li jiġu identifikati dawn id-diffikultajiet speċifiċi u l-modi kif jiġu indirizzati, il-Kummissjoni organizzat sessjoni ta' ħidma fl-2009. Is-sessjoni ta’ ħidma żvelat li l-livell ta’ preċiżjoni tad-data meħtieġ mir-Regolament 812/2004 huwa ambizzjuż ħafna u jista’ jkun saħansitra impossibbli li jinkiseb f’xi każijiet ta’ speċijiet rari maqbuda b’mod inċidentali. Il-Kummissjoni ppruvat tindirizza din il-problema billi nediet sejħa miftuħa għall-offerti dwar il-ġbir tad-data dwar il-qabdiet inċidentali taċ-ċetaċji fil-Baltiku, fil-Kattegat, u fis-Sounds iżda ma waslet l-ebda applikazzjoni. Fl-2011, l-istitut xjentifiku inkwistjoni kkonferma li d-denfil iswed tal-Baħar Baltiku għadu f’periklu kritiku u li huma meħtieġa aktar miżuri ta’ mitigazzjoni għad-denfil iswed tal-Baħar Baltiku. F'Komunikazzjoni maħruġa f'Settembru 2011, il-Kummissjoni indikat li miżuri ta' mitigazzjoni mtejba jistgħu jiġu inkorporati taħt il-miżuri tekniċi ġodda li se jiġu żviluppati bħala parti mir-riforma tal-Politika Komuni tas-Sajd. Dan se jistabbilixxi l-kamp ta’ applikazzjoni, l-objettivi u l-miri li għandhom jintlaħqu fir-rigward tal-qabdiet inċidentali taċ-ċetaċji u l-Istati Membri se jkollhom il-possibbiltà li jieħdu miżuri speċifiċi għal sajd speċifiku. Ir-rekwiżiti ta’ monitoraġġ jistgħu jiġu inkorporati fil-Qafas għall-Ġbir tad-Data, ikkonkludiet il-Kummissjoni.

Fir-rigward tas-sejba tal-Ombudsman li xejn ma żamm lill-Kummissjoni milli tipprovdi, ferm qabel l-1 ta' Jannar 2008, format standard għar-rappurtar tal-Istati Membri li, b'mod raġonevoli, seta' jiffaċilita s-sottomissjoni f'waqtha ta' rapporti nazzjonali xierqa kif meħtieġ skont ir-Regolament 812/2004, il-Kummissjoni spjegat li, flimkien mal-istituti xjentifiċi rilevanti, hija kienet iffinalizzat format komuni ta' rappurtar fl-2008. Il-parteċipanti fis-sessjoni ta' ħidma msemmija hawn fuq ħeġġew l-użu ta' dan il-format fir-rapporti nazzjonali tal-2009. F'Mejju 2010, il-Kumitat għas-Sajd u l-Akkwakultura qabel li dan għandu jintuża mill-Istati Membri minn dik id-data. L-aktar valutazzjoni reċenti twettqet fl-2012. Instab li l-Istati Membri rilevanti kollha issa qed jużaw il-format standard tar-rappurtar. Barra minn hekk, l-istitut xjentifiku inkwistjoni rreveda d-data kollha li issa nġabret mill-Istati Membri u ħoloq bażi tad-data li fiha din l-informazzjoni kollha.

Il-Kummissjoni spjegat fid-dettall il-miżuri li ħadet biex tindirizza l-problema identifikata mill-Ombudsman u spjegat ukoll li, bħalissa, l-Istati Membri jistgħu jipprovdu d-data meħtieġa minħabba li għandhom format ta’ rapportar standard adegwat adottat mill-Kummissjoni sadanittant. B’riżultat ta’ dan, issa tista’ titwettaq valutazzjoni xjentifika tal-effetti fuq iċ-ċetaċji tal-użu, b’mod partikolari, tal-għeżula, tal-pariti u tax-xbieki tat-tħabbil.

Kawża 489/2011/(GRK)MHZ

Il-Kawża 489/2011/MHZ kienet tikkonċerna dewmien ta' seba' xhur, li l-Kummissjoni ma setgħetx tiġġustifika, b'reazzjoni għall-osservazzjonijiet tal-ilmentatur f'każ ta' ksur. L-Ombudsman sabet, madankollu, li l-Kummissjoni pprovdiet dikjarazzjoni ta’ raġunijiet eżemplari, f’ittri mibgħuta direttament lill-ilmentatur, li tirfed id-deċiżjoni tagħha li tagħlaq il-każ. L-Ombudsman għamel rimarka oħra fis-sens li l-Kummissjoni tkun konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jekk, wara li l-ilmentaturi jissottomettu kummenti dwar it-tħabbira tagħha li biħsiebha tagħlaq il-fajl ta’ ksur, tasal għad-deċiżjoni finali fi żmien raġonevoli. Jekk ikun hemm dewmien, il-Kummissjoni għandha tispjega għaliex u tiskuża ruħha jekk ikun xieraq.

Il-Kummissjoni l-ewwel irringrazzjat lill-Ombudsman talli esprima s-sodisfazzjon tiegħu bil-kwalità tal-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni lill-ilmentatur. Il-Kummissjoni ammettiet li t-tweġiba ta’ riżerva tagħha, kif ukoll l-ittri l-oħra mibgħuta lill-ilmentatur wara s-sottomissjoni tal-kummenti tiegħu (jew informazzjoni addizzjonali), ma offrewx spjegazzjonijiet jew apoloġiji għat-tweġiba mdewma tal-Kummissjoni. Filwaqt li jiddispjaċiha li naqset milli toffri spjegazzjonijiet u apoloġija għad-dewmien fir-rispons, il-Kummissjoni ddikjarat li, f’dan il-każ, jeħtieġ li jinstab bilanċ xieraq bejn il-preċiżjoni tal-analiżi taċ-ċirkostanzi tal-każ u tad-dispożizzjonijiet legali applikabbli, u l-ħeffa ta’ din l-analiżi. Skont il-Kummissjoni, l-ilmentatur ikun aktar affettwat minn diskrepanza fl-analiżi milli minn dewmien fil-proċedura.

Il-Kummissjoni assigurat lill-Ombudsman li se tagħmel kull sforz fil-futur sabiex, fejn ikun hemm dewmien fit-tieni stadju tat-trattament ta’ lment, ir-raġunijiet għal tali dewmien u apoloġiji, jekk ikun xieraq, jiġu inklużi fil-korrispondenza lill-ilmentatur.

Il-Kummissjoni skużat ruħha għad-dewmien f'dan il-każ u assigurat lill-Ombudsman li, fil-futur, se tinkludi apoloġiji u raġunijiet għad-dewmien, jekk ikun hemm, f'korrispondenza mal-ilmentaturi mibgħuta wara li ilmentatur jissottometti kummenti dwar l-intenzjoni tal-Kummissjoni li tagħlaq il-fajl ta' ksur. Dan huwa milqugħ tajjeb ħafna.

3. Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE

Ara l-każ 3018/2009/(TN)(TS)TN hawn fuq taħt “Każijiet Star”.

4. L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)

Każ 1251/2009/(CK)ANA

Dan il-każ jikkonċerna l-informazzjoni li l-EPSO jipprovdi lill-kandidati f’kompetizzjonijiet miftuħa. L-Ombudsman fetaħ inkjesta dwar l-allegat nuqqas tal-EPSO li jipprovdi lill-ilmentatur bi spjegazzjoni motivata biżżejjed fir-rigward tar-riżultati tat-test bil-miktub tiegħu. Fl-opinjoni tiegħu, l-EPSO indirizza l-argumenti tal-ilmentatur u pprovda diżaggregazzjoni ponderata tal-prestazzjoni tal-ilmentatur fid-dawl tal-kriterji tal-kompetizzjoni. L-Ombudsman għamel il-kumment ulterjuri li ġej:

"Hija prattika amministrattiva tajba għall-EPSO li jiżgura li d-dokument ta’ evalwazzjoni użat mill-Bord tas-Selezzjoni fl-istadju tat-test bil-miktub ta’ kompetizzjoni miftuħa jkun fih (a) tqassim dettaljat tal-marki mogħtija għal kull kriterju ta’ evalwazzjoni u (b) informazzjoni dwar il-ponderazzjoni li l-Bord tas-Selezzjoni japplika għal kull kriterju ta’ evalwazzjoni."

Fit-tweġiba ta’ segwitu tiegħu, l-EPSO indika li l-kompetizzjoni ġenerali inkwistjoni ġiet ippubblikata fl-2007 u ġiet amministrata matul l-2008. Wara l-adozzjoni tal-Programm ta' Żvilupp tal-EPSO, l-EPSO għamel bidliet fl-organizzazzjoni tal-kompetizzjonijiet miftuħa li diġà ppreżenta lill-Ombudsman. L-EPSO elabora dwar in-natura tal-proċedura l-ġdida u ffoka fuq il-mod li bih issir l-evalwazzjoni fiċ-ċentru ta’ valutazzjoni taħt ir-reġim il-ġdid. L-EPSO enfasizza wkoll ir-rwol tal-passaport tal-kompetenzi.

Fir-rigward tal-informazzjoni disponibbli għall-kandidati skont il-proċedura l-ġdida, l-EPSO nnota li l-kandidati jirċievu informazzjoni li tikkonċernahom direttament u individwalment. Fl-istadju tas-CBT (test ibbażat fuq il-kompjuter), il-kandidati jirċievu mhux biss tqassim tal-marki tagħhom iżda wkoll it-tweġibiet magħżula tagħhom flimkien mat-tweġibiet korretti għall-mistoqsijiet. Fir-rigward taċ-ċentru ta’ valutazzjoni, il-kandidati jirċievu l-marki ġenerali tagħhom għal kull waħda mill-kompetenzi ġenerali u speċifiċi li qed jiġu vvalutati u kopja tal-passaport tal-kompetenzi tagħhom. Fuq talba, il-kandidati jistgħu jirċievu kopja tal-eżamijiet bil-miktub tagħhom.

L-EPSO indika li, taħt ir-reġim preċedenti, il-kandidati kienu jirċievu informazzjoni aktar limitata. Fir-rigward tar-reġim il-ġdid, l-EPSO indika li l-passaport tal-kompetenzi huwa għodda utli mhux biss għall-kandidati iżda wkoll għall-istituzzjonijiet. Dawn tal-aħħar jirċievu kopja tal-passaport tal-kompetenzi tal-kandidati magħżula. 

L-Ombudsman tfakkar li l-inkjesta f'dan il-każ kienet tikkonċerna l-informazzjoni disponibbli għall-kandidati dwar il-prestazzjoni tagħhom f'testijiet bil-miktub skont is-sistema applikabbli qabel li tirregola l-proċeduri tal-għażla tal-UE. F’dan ir-rigward, ir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman tirrifletti l-impenn tal-EPSO li jipprovdi lill-kandidati bi tqassim dettaljat tal-marki u l-ponderazzjoni li l-Bord tas-Selezzjoni japplika għal kull kriterju ta’ evalwazzjoni. L-EPSO jipprovdi tweġiba dettaljata dwar il-mistoqsija tal-informazzjoni disponibbli għall-kandidati f’kompetizzjonijiet miftuħa skont ir-reġim il-ġdid, inklużi kemm is-CBT kif ukoll l-istadju taċ-ċentru ta’ valutazzjoni. Speċifikament, fir-rigward tal-informazzjoni relatata mal-evalwazzjoni tal-kompetenzi ġenerali u l-kompetenzi speċifiċi tal-kandidati fiċ-ċentru ta' evalwazzjoni, l-EPSO jindirizza l-kwistjoni tal-marki mogħtija għal kull kompetenza u l-piż ta' kull marka fl-evalwazzjoni tal-kandidati. Filwaqt li evalwazzjoni sostantiva tat-tweġiba tal-EPSO tkun prematura, l-EPSO jinvolvi ruħu b'mod ċar mar-raġunament tal-Ombudsman li jwassal għar-rimarka ulterjuri. Fid-dawl ta’ dan, it-tweġiba tal-EPSO hija sodisfaċenti.

Fir-rigward tal-evalwazzjoni tal-kompetenzi speċifiċi tal-kandidati fiċ-ċentru ta' evalwazzjoni, it-tweġiba tal-EPSO ma għamlitx ċar jekk jingħatawx marki separati taħt kull kriterju u sottokriterju ta' evalwazzjoni u x'inhi l-ponderazzjoni ta' tali marki fil-marka globali għal kull kompetenza. Dan in-nuqqas ta’ ċarezza huwa indirizzat fis-segwitu tal-EPSO għall-każ 14/2010/ANA hawn taħt.

B’mod ġenerali, is-segwitu tal-EPSO huwa sodisfaċenti.

Każ 2179/2009/(TS)ELB

L-ilmentatur ipparteċipa f’kompetizzjoni miftuħa organizzata mill-EPSO (EPSO/AD/116/08). Hija kisbet riżultati insuffiċjenti fit-testijiet bil-miktub u għalhekk ma ġietx mistiedna għall-eżami orali. Hija talbet lill-EPSO jagħtiha aċċess għad-dokumenti tat-test tagħha u għad-dokumenti ta’ evalwazzjoni korrispondenti. Hija talbet ukoll lill-Bord tas-Selezzjoni biex jirrevedi l-prestazzjoni tagħha fit-testijiet. Il-Bord tas-Selezzjoni sussegwentement ikkonferma r-riżultati tagħha. Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, l-ilmentatur allegat li d-dewmien tal-EPSO biex jibgħatilha d-dokumenti tat-testijiet u l-iskedi ta' evalwazzjoni ma ppermettilhiex titlob rieżami tat-testijiet tagħha.

L-EPSO ammetta li t-tweġibiet tiegħu għat-talbiet tal-ilmentatur għal dokumenti kienu tard. Madankollu, huwa nnota li l-Bord tas-Selezzjoni wettaq żewġ reviżjonijiet tat-testijiet bil-miktub tal-ilmentatur u kkonferma l-marki tagħha. Hija kkonkludiet li l-ilmentatur ma kienx imċaħħad mid-dritt tiegħu li jitlob rieżami tat-testijiet tiegħu.

L-Ombudsman innota li d-dokumenti tat-test u l-iskedi ta' evalwazzjoni mhumiex sigrieti u li l-iżvelar tagħhom lill-kandidati ma għandux impatt fuq is-segretezza tal-proċedimenti tal-Bordijiet tas-Selezzjoni. Huwa rrefera għall-ġurisprudenza tal-Qrati tal-Unjoni rigward id-deċiżjonijiet tal-bord tal-għażla u d-divulgazzjoni tal-marki tal-kandidati fil-kompetizzjonijiet. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman spjega li l-iżvelar ta’ dokumenti lill-kandidati huwa r-riżultat tal-ħtieġa li s-segretezza tal-proċedimenti tal-bord tal-għażla tiġi rrikonċiljata mal-obbligu ta’ motivazzjoni. Konsegwentement, meta l-kandidati jiġu infurmati bir-riżultati tat-testijiet tagħhom, l-EPSO għandu – wara talba ta’ kandidat – jipprovdi awtomatikament aċċess għad-dokumenti li huma intitolati li jiksbu. Huwa għalhekk għamel rimarka oħra f’dan is-sens. L-Ombudsman ikkritikat ukoll lill-EPSO għat-tweġiba tardiva tiegħu għat-talbiet tal-ilmentatur għal dokumenti. Fl-aħħar nett, huwa qies li, fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, il-persuna li ressqet l-ilment ma ppreżentat l-ebda argument motivat, ibbażat fuq id-dokumenti li l-EPSO bagħtitilha, sabiex tiġġustifika eżami mill-ġdid tal-eżamijiet tagħha. Għalhekk huwa kkunsidra li inkjesta ulterjuri dwar dan l-aspett tal-każ ma kinitx ġustifikata.

Fit-tweġiba tiegħu għall-kummenti tal-Ombudsman, l-EPSO ddikjara li, diġà fl-opinjoni tiegħu dwar dan il-każ, huwa ammetta li kien hemm problemi meta wieġeb għat-talba tal-ilmentatur għal informazzjoni addizzjonali. L-EPSO rrikonoxxa li kien tard fis-sottomissjoni ta’ dokumenti li għalihom l-ilmentatur kien intitolat u skuża ruħu għal dan. L-EPSO talab lill-ilmentatur jaċċetta l-apoloġiji tiegħu.

L-EPSO spjega wkoll li, f’dan il-każ, il-persuna li ressqet l-ilment irċeviet id-dokumenti kollha li għalihom kienet intitolata: marki għall-eżamijiet bil-miktub tagħha (a), (b) u (c); it-tweġibiet tagħha u t-tweġibiet korretti għall-eżami (a); id-dokumenti ta’ evalwazzjoni tal-eżamijiet (b) u (c); u d-dokumenti tat-test tagħha (b) u (c). Madankollu, hija kellha titlobhom. L-EPSO nnota li l-ilment ittratta l-Kompetizzjoni Miftuħa EPSO/AD/116/08, li ġiet ippubblikata u organizzata fl-2008. Huwa ġibed l-attenzjoni tal-Ombudsman għall-fatt li, mill-2010 u skont il-Programm ta' Żvilupp tal-EPSO, il-proċedura tal-għażla ġiet modifikata, kif jidher mill-avviżi tal-kompetizzjonijiet u l-gwida għall-kompetizzjonijiet miftuħa. Skont il-gwida l-ġdida għall-kompetizzjonijiet miftuħa, il-kandidati awtomatikament jirċievu l-marki ġenerali tagħhom għal kull kompetenza vvalutata u l-passaport tal-kompetenzi tagħhom. Il-passaport tal-kompetenzi jiġbor fil-qosor il-punti b’saħħithom u d-dgħufijiet tal-kandidat għal kull qasam ta’ kompetenza u jindika l-punteġġ korrispondenti miksub mill-kandidat. Id-data tinġabar permezz tad-diversi eżerċizzji taċ-ċentru ta’ valutazzjoni. Madankollu, il-passaport tal-kompetenzi ma jipprovdix il-punteġġ skont l-eżerċizzju. Il-kandidati jirċievu wkoll awtomatikament ir-riżultati tat-testijiet tagħhom għat-testijiet ibbażati fuq il-kompjuter, kif ukoll it-tweġibiet tagħhom għal dawn it-testijiet u t-tweġibiet korretti. Il-formulazzjoni tal-mistoqsijiet u tat-tweġibiet ma tiġix żvelata lill-kandidati. Barra minn hekk, il-kandidati jridu jitolbu kopja tat-tweġibiet tagħhom fit-testijiet bil-miktub/prattiċi.

Is-segwitu tal-EPSO f’dan il-każ huwa sodisfaċenti.

Każ 2470/2009/(TS)TN

L-ilment jikkonċerna t-trattament mill-EPSO ta’ talba għal informazzjoni. B’mod speċifiku, l-ilmentatur allega li l-EPSO naqas milli jirraġuna r-rifjut tiegħu li jinformah dwar in-numru ta’ kandidati mistiedna għall-eżami orali li fih kellu jipparteċipa. F’rimarka kritika, l-Ombudsman innota li l-EPSO ma pprovdiex, f’konformità mal-Artikolu 18 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba, spjegazzjoni ċara biżżejjed dwar għaliex ma setgħetx tingħata informazzjoni dwar in-numru ta’ kandidati ammessi għall-istadju li jmiss ta’ kompetizzjoni. F'kumment ieħor, huwa nnota li, jekk l-EPSO jirċievi talba għal informazzjoni fir-rigward ta' kompetizzjoni u dik l-informazzjoni tkun diġà disponibbli fl-avviż tal-kompetizzjoni rilevanti, u għalhekk ma tiġix ippubblikata fuq is-sit web tal-EPSO, ikun xieraq li l-EPSO jirreferi lill-persuna inkwistjoni għall-avviż tal-kompetizzjoni, aktar milli sempliċement jiddikjara li l-informazzjoni mitluba ma tiġix ippubblikata fuq is-sit web tiegħu.

L-EPSO wieġeb li, bl-introduzzjoni tal-kompetizzjonijiet tal-istil il-ġdid, l-informazzjoni li ġejja għal kull kompetizzjoni hija ppubblikata fuq is-sit web tiegħu:

Passi li għalihom tingħata l-informazzjoni

- L-għadd ta’ applikazzjonijiet (ivvalidati) — data mhux ipproċessata skont il-qasam, il-grad, il-lingwa u/jew l-għażla (skont il-kompetizzjoni).

- Perjodu ta’ bbukkjar għat-testijiet ta’ ammissjoni — biss jekk ikun l-istess għall-kandidati kollha.

- Perjodu tat-test tad-dħul ibbażat fuq il-kompjuter.

- Pubblikazzjoni tar-riżultati tat-testijiet ta’ ammissjoni fil-kontijiet tal-EPSO tal-kandidati.

- Pubblikazzjoni tar-riżultati tal-ammissjoni.

- Limitu għall-ammissjoni (punti CBT).

- Limitu għall-ammissjoni (talent screener - 1 ^st round) — jekk applikabbli.

- Limitu għall-ammissjoni (talent screener - 2 ^nd round) — jekk applikabbli.

- Ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni.

- Stedina għall-istudju tal-każ ippubblikat fil-kontijiet tal-EPSO tal-kandidati u d-data/i tal-istudju tal-każ.

- Ċentru ta’ valutazzjoni fi Brussell/il-Lussemburgu minn jj/xx/ss sa jj/xx/ss.

- Stedina għaċ-ċentru ta’ valutazzjoni ppubblikata fil-kontijiet tal-EPSO tal-kandidati, inkluż in-numru ta’ kandidati mistiedna.

- Pubblikazzjoni tar-riżultati taċ-ċentru ta’ valutazzjoni u tal-kompetizzjoni finali fil-kontijiet tal-EPSO tal-kandidati.

- L-għadd ta’ kandidati fil-lista ta’ riżerva, skont il-qasam, il-grad, il-lingwa, u/jew l-għażla.

- Limitu li għandu jiġi inkluż fil-lista ta’ riżerva.

- Lista ta’ riżerva.

Għalhekk, l-EPSO huwa konvint li problemi bħal dawk fl-oriġini ta’ dan l-ilment mhux se jerġgħu jseħħu fil-futur.

L-Ombudsman jaqbel li ż-żieda fl-informazzjoni pprovduta awtomatikament mill-EPSO fir-rigward tal-kompetizzjonijiet miftuħa timplika li l-problema li twassal għal dan l-ilment hija inqas probabbli li sseħħ fil-futur.

Każ 14/2010/ANA

Il-Każ 14/2010/ANA ppermetta lill-Ombudsman jeżamina l-obbligi apparentement kontradittorji tal-EPSO, minn naħa waħda, biex jipprovdi raġunijiet għad-deċiżjonijiet tiegħu u, min-naħa l-oħra, biex jipproteġi l-kunfidenzjalità tal-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni. L-Ombudsman fakkar li dawn l-obbligi jsibu kompromess ibbilanċjat fid-deċiżjoni tal-EPSO, meħuda wara l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu dwar it-trasparenza fil-proċeduri ta' reklutaġġ tal-UE, li jipprovdi fuq l-iskeda ta' evalwazzjoni tqassim tal-marki skont il-kriterji u s-sottokriterji ta' evalwazzjoni użati mill-Bord tas-Selezzjoni. L-Ombudsman iddispjaċiha għall-fatt li l-Bord tas-Selezzjoni ma pprovdiex tali diżaggregazzjoni fil-każ inkwistjoni. F’rimarka kritika, huwa qal li l-EPSO naqas milli jieħu passi biex jiżgura li l-Bord tas-Selezzjoni pprovda tqassim tal-marki fuq l-iskeda ta’ evalwazzjoni finali għat-test ikkonċernat hawnhekk.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tiegħu, l-EPSO indika li l-Kompetizzjoni Miftuħa inkwistjoni ġiet ippubblikata fl-2008 u tikkonċerna speċifikament l-iskeda ta’ evalwazzjoni li l-Bord tas-Selezzjoni stabbilixxa għat-testijiet tat-traduzzjoni. Dan id-dokument ta’ evalwazzjoni kien jipprevedi marka globali li ngħatat lill-kandidati abbażi ta’ kriterji ta’ evalwazzjoni stabbiliti minn qabel mill-Bord tal-Għażla u ta’ kummenti dwar l-iżbalji ta’ traduzzjoni mwettqa. Peress li l-Bord tas-Selezzjoni ma tax marki għal kull wieħed mill-kriterji ta’ evalwazzjoni li kien stabbilixxa, id-dokument ta’ evalwazzjoni ma pprovdiex tqassim tal-marka globali.

Filwaqt li ffukat fuq kompetizzjonijiet miftuħa għall-ġuristi lingwisti, it-tweġiba tal-EPSO ttrattat ukoll l-informazzjoni disponibbli għall-kandidati taħt ir-reġim il-ġdid tiegħu għall-kompetizzjonijiet miftuħa, inklużi kemm is-CBT (testijiet ibbażati fuq il-kompjuter) kif ukoll l-istadju taċ-ċentru ta’ valutazzjoni. Permezz tal-passaport tal-kompetenzi tagħhom, il-kandidati jirċievu l-informazzjoni relatata mal-evalwazzjoni kemm tal-kompetenzi ġenerali kif ukoll dawk speċifiċi fiċ-ċentru ta’ valutazzjoni, inklużi l-marki mogħtija għal kull kompetenza u l-piż ta’ kull marka fl-evalwazzjoni tal-kandidati.

Id-dikjarazzjoni ġenerali ta’ hawn fuq tapplika wkoll għall-evalwazzjoni tal-kompetenza speċifika tat-traduzzjoni, qal l-EPSO. Fil-fatt, fir-rigward tal-kompetenza speċifika tat-traduzzjoni, il-passaport tal-kompetenzi fih il-marki mogħtija għal kull kriterju u l-kummenti mill-Bord tas-Selezzjoni. Barra minn hekk, il-Bord tas-Selezzjoni jistabbilixxi skeda ta’ evalwazzjoni għat-testijiet tat-traduzzjoni li tindika l-kriterji li abbażi tagħhom ikun immarka t-test u l-marki mogħtija għal kull kriterju. Dan jgħin biex jiġi ċċarat jekk l-evalwazzjonijiet tal-kandidati dwar il-kompetenzi speċifiċi fiċ-ċentru ta’ valutazzjoni fihomx marki għal kull kriterju u sottokriterju ta’ evalwazzjoni u l-ponderazzjoni ta’ tali marki fil-marka ġenerali għal kull kompetenza (ara l-każ 1251/2009/(CK)ANA hawn fuq).

L-Ombudsman tilqa' l-fatt li l-EPSO involva ruħu fir-raġunament li wassal għar-rimarka kritika f'dan il-każ. It-tweġiba tal-EPSO tissuġġerixxi li l-livell ta' informazzjoni offruta taħt ir-reġim il-ġdid lill-kandidati f'kompetizzjonijiet miftuħa għall-ġuristi-lingwisti huwa konformi mal-impenn tal-EPSO lill-Ombudsman fl-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/5/2005/PB.

Każ 1220/2010/(VL)BEH

Il-Kawża 1220/2010/BEH kienet tikkonċerna informazzjoni allegatament skorretta fuq formola ta’ applikazzjoni online tal-EPSO, li skontha l-applikanti jistgħu jużaw sa 4 000 karattru meta jwieġbu kull waħda mis-subtaqsimiet dwar ir-raġunijiet tagħhom għall-applikazzjoni. L-Ombudsman sabet li l-informazzjoni mogħtija fil-verżjoni Ġermaniża tal-formola kienet tabilħaqq skorretta u x’aktarx tqarraq bil-kandidati. Fl-istess ħin, huwa kkonkluda li, billi pprovda possibbiltajiet għall-kandidati biex jirrapportaw dwar il-problemi li ltaqgħu magħhom u billi ppubblika informazzjoni aġġornata fuq is-sit web tiegħu dwar l-għadd massimu ta’ karattri, l-EPSO ħa azzjoni xierqa biex jikkoreġi l-iżball. Fir-rigward tal-informazzjoni aġġornata mogħtija fuq is-sit web tal-EPSO, l-Ombudsman għamlet il-kumment ulterjuri li ġej:

“Sa fejn għadu ma għamilx dan, l-EPSO jista’ jikkunsidra li jinkorpora fil-verżjoni Ġermaniża tal-formoli ta’ applikazzjoni rilevanti informazzjoni dwar in-numru massimu ta’ karattri disponibbli. Sa fejn ikun meħtieġ, l-istess jista' jsir bil-verżjonijiet lingwistiċi l-oħra tal-formoli ta' applikazzjoni rilevanti."

Fit-tweġiba ta’ segwitu tiegħu, l-EPSO ddikjara li l-kandidati li jixtiequ japplikaw għal kompetizzjoni ġenerali huma meħtieġa jikkonsultaw il-“Manwal tal-Applikazzjoni Online”(il-“Manwal”) fuq is-sit web tiegħu minn qabel. L-EPSO spjega li l-Manwal fih informazzjoni dwar in-numru massimu ta’ karattri disponibbli fir-rigward ta’ diversi oqsma fil-formola tal-applikazzjoni. Għalhekk, fir-rigward tal-esperjenza professjonali ta’ kandidat, il-Manwal jispeċifika li, għat-taqsima dwar in-“Natura tad-dmirijiet”, massimu ta’ 1 500 karattru, inklużi spazji u karattri speċjali (“ä”, “ö”, u “ü”, pereżempju), jistgħu jintużaw għal kull esperjenza. Il-Manwal jipprevedi limitazzjoni analoga għat-taqsima dwar il-motivazzjoni ta’ kandidat (massimu ta’ 2 000 karattru għal kull subtaqsima) u t-Talent Screener (massimu ta’ 4 000 karattru). L-EPSO qies li l-informazzjoni ppubblikata fuq is-sit web tiegħu tqis bis-sħiħ it-tħassib espress mill-Ombudsman.

L-Ombudsman ifakkar li, fir-rimarka ulterjuri tiegħu, huwa stieden lill-EPSO jikkunsidra li jagħmel informazzjoni dwar in-numru massimu ta' karattri disponibbli fuq il-formola tal-applikazzjoni. It-tweġiba tal-EPSO ma tissuġġerixxix li l-informazzjoni rilevanti saret disponibbli fuq il-formola tal-applikazzjoni nnifisha. Minflok, l-EPSO jirreferi għall-Manwal. L-Ombudsman tinnota li, fil-portal online għall-applikanti, il-Manwal jissejjaħ "qari essenzjali". Barra minn hekk, il-portal onlajn jagħti l-istruzzjoni li ġejja lill-applikanti: "Qabel ma tibda l-applikazzjoni onlajn tiegħek, trid taqra d-dokumenti li ġejjin u taċċetta t-termini u l-kundizzjonijiet għall-kompetizzjoni. " Il-lista ta 'dokumenti li ssegwi dik il-frażi tinkludi l-Manwal. Fid-dawl ta’ dawn iċ-ċirkostanzi, huwa ċar li l-EPSO, billi pprovda informazzjoni rilevanti fil-Manwal, ħa xi passi biex jiżgura li l-applikanti jkunu konxji min-numru massimu ta’ karattri li jistgħu jużaw. Madankollu, ta’ min jinnota li l-EPSO sussegwentement speċifika li l-informazzjoni fuq il-formola tal-applikazzjoni nnifisha ma tinkludix referenza għall-fatt li n-numru massimu ta’ karattri jinkludi spazji u karattri speċjali.

L-Ombudsman tinnota li, għalkemm l-applikanti huma meħtieġa jaqraw il-Manwal qabel ma jibdew l-applikazzjoni tagħhom, ikun utli li jiġu mfakkra fil-formola tal-applikazzjoni nnifisha dwar id-dettalji tal-limiti fuq il-karattri u li dawn il-limiti jinkludu spazji. L-adozzjoni tas-suġġeriment tal-Ombudsman kienet turi approċċ orjentat lejn is-servizz. Fid-dawl ta’ dawn iċ-ċirkostanzi, it-tweġiba tal-EPSO trid titqies bħala parzjalment sodisfaċenti biss.

Każ 1299/2010/MHZ

L-Ombudsman sabet, fil-każ 1299/2010/MHZ, li l-EPSO naqas milli jiżgura kundizzjonijiet xierqa għall-ilmentatur biex jagħmel is-CBTs (testijiet ibbażati fuq il-kompjuter) u li kien ikun ġust li l-EPSO jippermettilu jerġa’ jagħmel it-testijiet. Madankollu, l-EPSO ma rreaġixxiex malajr biżżejjed għall-ilment biex jirrimedja s-sitwazzjoni meta kien għad ma hemm l-ebda restrizzjoni teknika jew organizzazzjonali. Barra minn hekk, la fl-opinjoni tiegħu dwar l-ilment u lanqas fit-tweġiba tiegħu għall-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman, l-EPSO ma ammetta l-għemil ħażin tiegħu u apoloġija lill-ilmentatur. L-Ombudsman ikkritika lill-EPSO għal dawn il-każijiet ta' amministrazzjoni ħażina.

L-EPSO rreaġixxa f’termini diffiċli għar-rimarka kritika, inkluż billi talab lill-Ombudsman jirrieżamina l-fajl. L-EPSO kkontesta l-fatti tal-każ, kif kienu stabbiliti fid-deċiżjoni tal-Ombudsman. L-EPSO kkontesta wkoll il-parti tar-rimarka kritika tal-Ombudsman relatata mal-għoti lill-ilmentatur tal-possibbiltà li jerġa' jagħmel it-test tiegħu. Madankollu, b’ħarsa lejn il-futur, l-EPSO indika li l-proċedura għall-kompetizzjonijiet tal-2010 kienet ġdida u li l-EPSO kien diġà eżamina l-possibbiltajiet għal titjib. Fil-każ ta’ kompetizzjonijiet li jinvolvu għadd kbir ta’ kandidati, l-EPSO kien talab lill-kuntrattur tiegħu, Prometric, biex (i) jipprevedi żewġ ċentri ta’ eżami addizzjonali fil-Lussemburgu u (ii) jinstalla bord f’nofs kull tabella addizzjonali mfassla biex takkomoda żewġ kandidati. Fuq nota inqas pożittiva, l-EPSO kkonkluda li, irrispettivament min-numru u l-kapaċità taċ-ċentri tal-ittestjar ipprovduti, dejjem ikun hemm kandidati bilqiegħda ħdejn il-bieb u li, skont l-istruzzjonijiet mogħtija lill-kandidati, jibdew it-testijiet tagħhom qabel il-ħin skedat waqt li kandidati oħra jidħlu u joħorġu mill-kamra tal-eżamijiet. (Dawn kienu l-kwistjonijiet li tqajmu f'dan il-każ).

Malli rċieva din it-tweġiba ta' segwitu, l-Ombudsman kiteb lid-Direttur tal-EPSO. Huwa kkummenta li, filwaqt li kien diżappuntat bil-biċċa l-kbira tal-kummenti tal-EPSO dwar ir-rimarka kritika, huwa nnota li xi wħud minn dawk il-kummenti jistgħu jitqiesu bħala kostruttivi, speċifikament dawk deskritti fil-paragrafu preċedenti.

Min-naħa l-oħra, huwa nnota li l-EPSO issa jidher li qed jargumenta li huwa jqis li huwa inevitabbli, jekk mhux normali, li l-kandidati bilqiegħda ħdejn il-bieb jiġu kontinwament disturbati mill-wasla gradwali ta’ kandidati oħra. Fit-tweġiba tiegħu għall-abbozz ta’ rakkomandazzjoni, l-EPSO pprovda lill-Ombudsman b’rispons aktar kostruttiv, jiġifieri, li flimkien ma’ Prometric, huwa jeżamina l-possibbiltajiet tekniċi u organizzattivi li jgħinu biex jiġi evitat li kandidati futuri jitqiegħdu qrib il-bieb ta’ kamra tal-ittestjar u jgħin biex jiġi żgurat li tali kandidati jibdew is-CBTs tagħhom aktar kmieni minn oħrajn biss jekk ikunu disponibbli postijiet oħra. L-Ombudsman jibqa' konvint li jeżistu possibbiltajiet tekniċi li jistgħu jgħinu biex jiġi żgurat li d-distanza bejn it-tabelli tal-kandidati u l-bieb tal-kamra tal-eżami tkun biżżejjed biex jiġi evitat li dawk il-kandidati li jidħlu fil-kamra fi stadju aktar tard jiddisturbaw lill-kandidati li jkunu diġà bdew it-test.

Filwaqt li l-Ombudsman jinnota li s-segwitu tal-EPSO fih xi elementi pożittivi, huwa jqis li għad hemm riskju sinifikanti ta' amministrazzjoni ħażina simili fil-futur.  

Każ 1933/2010/BEH

L-ilmentatur fil-każ 1933/2010/BEH allega li, billi naqas milli jiskeda mill-ġdid id-data tat-test għat-test taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni tiegħu, l-EPSO naqas milli jqis is-sitwazzjoni speċifika tiegħu — jiġifieri, li kienet tqila — u milli jikkonforma mal-prinċipju ta’ trattament ugwali. Fid-dawl tan-natura eċċezzjonali tal-każ, l-Ombudsman talbet lill-EPSO jibgħat l-opinjoni tiegħu b'urġenza. L-EPSO kkonforma ma’ din it-talba. Fl-opinjoni tiegħu, l-EPSO esprima r-rieda tiegħu li jieħu għadd ta’ miżuri biex jakkomoda l-ħtiġijiet speċjali tal-ilmentatur. Għalkemm ma kienx jidher possibbli li tinstab soluzzjoni għall-ilmentatur f'dan il-każ partikolari, l-Ombudsman ma sab l-ebda raġuni għal aktar inkjesti fid-dawl tal-attitudni kostruttiva tal-EPSO f'dan il-każ. Madankollu, huwa stieden lill-EPSO biex iħares lil hinn mill-miżuri proposti fl-opinjoni tiegħu u biex jidentifika modi possibbli ta’ kif jiġu akkomodati l-ħtiġijiet ta’ ommijiet żgħażagħ prospettivi li jinsabu f’sitwazzjoni simili għal dik tal-ilmentatur.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tiegħu, l-EPSO enfasizza l-importanza tal-prinċipju ta’ trattament ugwali u spjega li l-prattika attwali tiegħu tfittex li takkomoda sitwazzjonijiet diffiċli li jiffaċċjaw il-kandidati. L-EPSO jeżamina tali sitwazzjonijiet fuq bażi ta’ każ b’każ u jieħu, sa fejn ikun possibbli, miżuri speċifiċi u raġonevoli, li, madankollu, ma jistgħux jikkostitwixxu piż sproporzjonat fuqu.

Fir-rigward tas-CBTs (testijiet ibbażati fuq il-kompjuter), l-EPSO indika li l-għoti lill-kandidati tal-libertà li jagħżlu data tat-test xierqa jippermettilhom igawdu massimu ta’ flessibbiltà. B’konsegwenza ta’ dan, l-EPSO rċieva ftit talbiet minn kandidati tqal jew li qed ireddgħu biex jieħu miżuri speċifiċi. Barra minn hekk, l-EPSO ddikjara li kien aċċetta 86 % tat-talbiet kollha biex jinbidlu d-dati tat-test għas-CBTs jew għat-testijiet taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni (minħabba tmiem it-tqala, tqala kkumplikata, jew twelid reċenti) fil-perjodu ta’ ttestjar stabbilit.

L-EPSO spjega li t-talbiet għal miżuri speċifiċi minn kandidati tqal u li qed ireddgħu huma aktar frekwenti fl-istadju taċ-ċentru ta’ valutazzjoni. Fl-2011, l-EPSO aċċetta 100 % tat-talbiet kollha biex iqassam it-testijiet taċ-ċentru ta’ evalwazzjoni fuq jumejn, biex jagħmel testijiet bil-miktub f’kamra separata, jew biex jikkontribwixxi għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar ta’ persuna li takkumpanja. L-EPSO indika wkoll li t-talbiet mill-kandidati għat-treddigħ għal pawżi twal bejn it-testijiet kienu ġew aċċettati.

Fir-rigward tal-possibbiltà li tinbidel it-tieni lingwa, li tqajmet f’dan il-każ, il-kandidati jiġu infurmati fil-mument tar-reġistrazzjoni għal kompetizzjoni li tali bidliet ma humiex possibbli. L-EPSO indika wkoll li l-bidla fit-tieni lingwa ma tkunx konformi mal-prinċipju ta’ trattament ugwali, peress li l-aċċettazzjoni ta’ tali bidliet tkun tfisser li mhux il-kandidati kollha kienu ġew ivvalutati skont l-istess standards. F’dan ir-rigward, l-EPSO enfasizza wkoll il-kumplessità kbira tal-organizzazzjoni tal-eżamijiet fil-qafas ta’ kompetizzjoni. L-EPSO sostna li ma pprevediex il-possibbiltà li tinbidel it-tieni lingwa, iżda jkompli jeżamina, fuq bażi ta’ każ b’każ, talbiet minn kandidati f’sitwazzjoni diffiċli u jfittex li jiżgura li dawk il-kandidati jkunu jistgħu jagħmlu t-testijiet tagħhom fl-aħjar kundizzjonijiet possibbli.

Diġà matul l-inkjesta tal-Ombudsman, l-EPSO rrefera għal għadd ta' miżuri li jista' jieħu biex jakkomoda sitwazzjonijiet speċifiċi li jiffaċċjaw il-kandidati. Billi rrefera għall-possibbiltà li jiġu permessi pawżi twal bejn it-testijiet, l-EPSO espanda fuq il-lista ta’ miżuri possibbli fir-risposta tiegħu.

Fl-istess ħin, l-EPSO jenfasizza li t-tibdil fid-dati tat-testijiet jista’ jseħħ biss fil-perjodu ta’ żmien stabbilit għal dawn it-testijiet. Barra minn hekk, l-EPSO jinsisti li t-tibdil tat-tieni lingwa tal-kandidat mhuwiex possibbli. Minn dan isegwi li l-miżuri proposti mill-EPSO ma setgħux jakkomodaw kandidati f’sitwazzjoni simili għal dik tal-ilmentatur f’dan il-każ li jixtiequ jibdlu d-data tat-test tagħhom għal data barra mill-perjodu ta’ żmien previst.

B’mod ġenerali, it-tweġiba tal-EPSO hija sodisfaċenti.

Każ 2586/2010/(ML)TN

L-ilment kien jikkonċerna kompetizzjoni miftuħa fil-qasam tal-protezzjoni tad-data, li fiha pparteċipa l-ilmentatur. L-għan tal-kompetizzjoni kien li jinħolqu listi ta’ riżerva — waħda għall-uffiċjali tal-grad AD 6 u waħda għall-uffiċjali tal-grad AD 9 — li minnhom setgħu jimtlew pożizzjonijiet vakanti mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“il-KEPD”). Matul it-test bil-miktub, il-kandidati kellhom jagħżlu jew kanal legali jew kanal tat-teknoloġija. Lista ta’ riżerva waħda, li tkopri ż-żewġ kanali, kellha titfassal għall-uffiċjali tal-grad AD 6 — l-avviż tal-kompetizzjoni kien jipprevedi li din il-lista ta’ riżerva kellha tinkludi 12-il isem — u lista ta’ riżerva oħra, li tkopri ż-żewġ kanali, kellha titfassal għall-uffiċjali tal-grad AD 9. L-ilmentatur ipparteċipa fil-kanal tat-teknoloġija fil-grad AD 6. Wara t-testijiet, huwa ma tpoġġiex fil-lista ta’ riżerva tal-kandidati li għaddew, peress li ma kienx fost it-12-il kandidat li kisbu l-ogħla marki. 11-il kandidat legali u kandidat wieħed għat-teknoloġija tpoġġew fil-lista ta’ riżerva.

L-ilmentatur allega, fost affarijiet oħra, li l-EPSO (i) uża ħażin ir-riżorsi billi organizza kompetizzjoni fuq żewġ oqsma b’lista ta’ riżerva waħda; u (ii) naqas milli jipprovdi lill-ilmentatur bl-informazzjoni li talab, jiġifieri, l-isem tal-eżaminatur li jassisti lill-bord tal-għażla. Fir-rigward ta’ (i), l-Ombudsman għamel rimarka oħra, li skontha jekk l-EPSO jorganizza kompetizzjoni b’diversi mezzi fil-futur, l-EPSO jista’ jistabbilixxi kemm-il kandidat ta’ suċċess minn kull mezz jitqiegħed fil-lista ta’ riżerva, bin-numru ta’ kandidati li jirnexxu jiġi ddeterminat mill-ħtiġijiet tas-servizz. Fir-rigward ta’ (ii), l-Ombudsman għamel rimarka kritika fis-sens li l-EPSO wettaq żball meta rrifjuta li jirrilaxxa l-isem tal-eżaminatur estern.

Fir-replika tiegħu, l-EPSO rrileva li d-deċiżjoni dwar jekk għandhiex tiġi organizzata kompetizzjoni u jekk għandhiex timtela pożizzjoni vakanti jew jekk għandhiex tinħoloq lista ta’ riżerva taqa’ fuq l-Awtorità tal-Ħatra skont l-Artikolu 29 tar-Regolamenti tal-Persunal. Is-setgħat mogħtija skont l-Artikolu 29 tar-Regolamenti tal-Persunal ma ġewx ittrasferiti lill-EPSO. L-EPSO huwa għalhekk kompletament dipendenti fuq l-istituzzjoni li tagħmel it-talba. Jekk l-istituzzjoni rikjedenti ma tindikax il-ħtiġijiet tagħha fid-dettall, l-EPSO ma jistax jieħu deċiżjoni f’dak ir-rigward fuq inizjattiva tiegħu stess.

L-Ombudsman tinnota li l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet miftuħa hija l-ħidma ewlenija tal-EPSO u li għandu għarfien speċjalizzat u kompetenza f’dan ir-rigward. Jekk l-EPSO jqis li jkun meħtieġ jew utli għall-istituzzjoni rikjedenti li tipprovdi informazzjoni aktar dettaljata, ikun konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba għall-EPSO li jiftaħ djalogu mal-istituzzjoni rikjedenti dwar il-kwistjoni.

Fir-rigward tar-rimarka kritika, l-EPSO ddikjara li, skont ġurisprudenza stabbilita, l-għażla tal-eżaminaturi taqa' taħt il-kompetenza tas-setgħa diskrezzjonali wiesgħa li jgawdu l-bordijiet tal-għażla fl-organizzazzjoni tal-proċedimenti tagħhom u għalhekk hija koperta mis-segretezza marbuta ma' din il-proċedura [27].

L-EPSO kompla jispjega li l-Artikolu 6 tal-Anness II tar-Regolamenti tal-Persunal jipprevedi li "[i]l-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti". Din is-segretezza ġiet introdotta bil-għan li tiggarantixxi l-indipendenza tal-bordijiet tal-għażla u l-oġġettività tal-ħidma tagħhom, billi tipproteġihom minn kull interferenza u pressjoni esterna. Konsegwentement, l-osservanza ta’ dan is-sigriet tmur kontra l-iżvelar tal-attitudnijiet adottati mill-membri individwali tal-Bordijiet tal-Għażla kif ukoll kontra l-iżvelar tal-elementi kollha relatati mal-evalwazzjonijiet individwali jew komparattivi tal-kandidati. Dan jinkludi l-għażla tal-eżaminaturi.

Abbażi ta’ dan il-prinċipju, l-ismijiet tal-eżaminaturi ma jiġux żvelati. Skont l-EPSO, dan huwa għal żewġ raġunijiet: l-ewwel nett, sabiex tiġi ggarantita l-oġġettività tal-proċess. Id-divulgazzjoni tal-ismijiet tal-eżaminaturi tipperikola l-oġġettività tal-proċess peress li l-eżaminaturi spiss jiġu riallokati. Il-kontroll tal-interazzjonijiet tagħhom mal-kandidati (possibbli) huwa għalhekk impossibbli. It-tieni nett, kuntrarjament għall-ismijiet tal-membri tal-Bord tal-Għażla, l-ismijiet tal-eżaminaturi ma jsirux pubbliċi u l-eżaminaturi jista’ jkollhom fiduċja leġittima fil-protezzjoni tad-drittijiet tagħhom għall-ħajja privata mill-EPSO. Minħabba n-natura tagħhom stess, l-iżvelar ta’ din id-data personali jimmina l-protezzjoni tad-drittijiet tal-privatezza tal-persuni kkonċernati.

Fir-rigward tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, l-EPSO ma jarax l-interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar ta’ din l-informazzjoni. Lanqas ma tara l-applikazzjoni possibbli ta' xi waħda mid-derogi previsti fir-Regolament 45/2001 dwar il-protezzjoni ta' data personali għat-trasferiment ta' informazzjoni lil xi ħadd għajr l-istituzzjonijiet tal-Komunità, skont l-Artikolu 9 tar-Regolament 45/2001, inkluż il-kwerelant. L-EPSO jikkonkludi li ma jarax liema regola jew prinċipju vinkolanti naqas milli josserva billi rrifjuta li jiżvela l-isem tal-eżaminatur.

L-Ombudsman tinnota li r-raġunament tal-EPSO jimplika li dak kollu li jagħmel bord tal-għażla, bħall-għażla ta' eżaminatur, għandu jinżamm sigriet. Skont il-ġurisprudenza tal-UE, is-segretezza madwar ix-xogħlijiet tal-bordijiet tal-għażla ġiet introdotta bil-għan li tiggarantixxi l-indipendenza tal-bordijiet tal-għażla u l-oġġettività tax-xogħlijiet tagħhom, billi tipproteġihom minn kull interferenza u pressjoni esterna. Ir-rispett ta’ dan is-sigriet jipprekludi l-iżvelar tal-fehmiet adottati mill-membri individwali tal-bordijiet tal-għażla u r-rivelazzjoni ta’ fatturi relatati mal-evalwazzjoni individwali jew komparattiva tal-kandidati. Fil-fehma tal-Ombudsman, id-deċiżjoni kollettiva mill-bord tal-għażla dwar l-għażla tal-eżaminaturi ma tistax titqies li tikkostitwixxi fehma adottata minn membri individwali tal-bordijiet tal-għażla jew fattur relatat mal-valutazzjoni individwali jew komparattiva tal-kandidati.

L-EPSO jargumenta wkoll li l-iżvelar tal-ismijiet tal-eżaminaturi jipperikola l-oġġettività tal-proċess peress li l-eżaminaturi spiss jiġu riassenjati. L-Ombudsman jinnota f'dan ir-rigward li l-membri tal-bord tal-għażla, li l-ismijiet tagħhom l-EPSO jagħmel pubbliċi, huma wkoll riallokati.

L-EPSO jargumenta wkoll li l-iżvelar tal-ismijiet tal-eżaminaturi jimmina l-aspettattivi leġittimi tagħhom li l-EPSO se jipproteġi d-drittijiet tal-privatezza tagħhom. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman jinnota li l-argument tal-EPSO huwa ċirkolari. Jekk u sa fejn l-eżaminaturi jkollhom aspettattiva leġittima li isimhom ma jiġix żvelat, din l-aspettattiva tinħoloq minħabba li l-EPSO ma jkunx infurmahom minn qabel li isimhom jista’ jiġi żvelat taħt ċerti kundizzjonijiet. L-EPSO jista’ faċilment ibiddel dan għall-futur. Fi kwalunkwe każ, għandu jiġi rrilevat li l-eżaminatur ippreżenta ruħu lil-lanjant matul l-eżami orali u li din il-kawża qamet minħabba li l-lanjant irrinunzja għall-isem u talab li l-EPSO jiġi mfakkar.

Fir-rigward tal-mistoqsija tal-EPSO dwar ir-regola jew il-prinċipju vinkolanti li naqas milli jirrispetta, l-Ombudsman jirreferi lill-EPSO għad-dritt għal amministrazzjoni tajba, kif stabbilit fl-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE, li issa hija legalment vinkolanti fuq l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-Unjoni. Barra minn hekk, l-Artikolu 22(1) tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba jistabbilixxi li l-membri tal-pubbliku għandhom jingħataw l-informazzjoni li jitolbu. L-Artikolu 22(3) jistabbilixxi li jekk l-informazzjoni mitluba ma tkunx tista’ tiġi żvelata minħabba li tkun kunfidenzjali, għandhom jingħataw raġunijiet. F’dan il-każ, l-EPSO ma pprovda l-ebda raġuni valida għaliex ma setax jitgħallem minn din il-kawża u jibdel il-prattika amministrattiva tiegħu għall-futur fid-dawl tar-rimarka kritika.

L-Ombudsman jiddispjaċih li l-EPSO naqas milli jsegwi b'mod kostruttiv ir-rimarki kritiċi u ulterjuri tiegħu f'dan il-każ.

OI/9/2010/RT

L-Ombudsman fetħet inkjesta fuq inizjattiva proprja (OI/9/2010/RT) dwar il-politika l-ġdida tal-EPSO rigward il-prenotazzjoni tat-testijiet ta' ammissjoni, il-komunikazzjoni tagħha mal-kandidati, u l-kundizzjonijiet fid-diversi ċentri tal-ittestjar. Bi tweġiba għal sensiela ta' mistoqsijiet magħmula mill-Ombudsman, l-EPSO spjega li (i) il-miżura biex jitnaqqas il-perjodu ta' prenotazzjoni għas-CBTs (testijiet ibbażati fuq il-kompjuter) b'ammont konsiderevoli kienet proporzjonata u meħtieġa biex jintlaħaq l-objettiv ġenerali li jitnaqqas it-tul tal-proċedura tal-għażla kollha; (ii) bħalissa qed jirrifletti dwar jekk jerġax jintroduċi l-prattika preċedenti tiegħu li jibgħat notifiki bil-posta elettronika fil-kompetizzjoni tal-2011 għall-amministraturi; (iii) kull ċentru tal-ittestjar jikkonforma mal-kundizzjonijiet standard minimi; u (iv) se jippubblika, fuq bażi annwali, ir-riżultati globali miksuba minn stħarriġ differenti biex jindika l-livelli ta' sodisfazzjon tal-kandidati. L-Ombudsman laqgħet din l-informazzjoni u għamlet żewġ rimarki oħra. Fl-ewwel waħda, huwa qal li kien jaf li l-EPSO kien se jinfurmah kif xieraq hekk kif jerġa’ jistabbilixxi l-prattika tiegħu li jibgħat notifiki bil-posta elettronika lill-kandidati fil-qafas ta’ kompetizzjonijiet miftuħa. Fit-tieni wieħed, huwa qal li l-EPSO jista’ jirrifletti fuq is-sitwazzjoni tal-kandidati li, għalkemm ikunu ġew infurmati kif xieraq dwar il-perjodu ta’ prenotazzjoni, ma jkunux jistgħu jaċċessaw l-internet matul dak il-perjodu qasir u b’hekk ma jkunux jistgħu jibbukkjaw is-CBTs tagħhom (pereżempju, minħabba marda ġġustifikata b’mod adegwat). Dawn il-kandidati ma għandhomx jiġu penalizzati minħabba ċirkostanzi eċċezzjonali u oġġettivi bħal dawn.

Fl-ewwel tweġiba tiegħu għall-kummenti ulterjuri tal-Ombudsman, l-EPSO spjega, fir-rigward tan-notifiki bil-posta elettronika lill-kandidati, li tejjeb il-komunikazzjoni tiegħu mal-kandidati. Il-kandidati issa huma infurmati permezz ta’ email dwar il-ħtieġa li jibbukkjaw it-testijiet ta’ ammissjoni tagħhom. Sabiex jiġi evitat li n-notifiki bl-email jiġu interċettati permezz ta’ filtri tal-ispam, l-EPSO ddeċieda li jibgħat dawn l-emails skont il-kategorija. L-EPSO stabbilixxa wkoll kuntatti regolari mal-fornituri tas-servizz tal-internet sabiex jevita li dawn in-notifiki bil-posta elettronika jiġu mblukkati. Fl-aħħar nett, l-EPSO indika li qed iwettaq riflessjoni interna sabiex isib modi biex itejjeb b’mod kostanti l-komunikazzjoni tiegħu mal-kandidati. 

Fir-rigward tat-tieni rimarka ulterjuri, l-EPSO, bħala kwistjoni ta’ prinċipju, ma jippermettix lill-kandidati jibbukkjaw it-testijiet ta’ ammissjoni tagħhom barra mill-perjodu previst għall-ibbukkjar tat-testijiet, minħabba s-sempliċità tal-proċedura tal-ibbukkjar — il-prenotazzjoni tista’ ssir minn kwalunkwe konnessjoni tal-internet u hija disponibbli 24 siegħa kuljum. Madankollu, f’każijiet debitament ġustifikati, jekk kandidat ma jkunx jista’ jaċċessa l-internet matul il-perjodu previst għall-prenotazzjoni tat-testijiet ta’ ammissjoni tiegħu/tagħha u għalhekk ma jkunx jista’ jibbukkja s-CBTs tiegħu/tagħha, l-EPSO jikkunsidra ċ-ċirkostanzi individwali tal-każ, sabiex jippermetti li l-perjodu ta’ prenotazzjoni jiġi mmodifikat għall-kandidat ikkonċernat. L-EPSO enfasizza li tali prattika hija eċċezzjonali. F’dan ir-rigward, l-EPSO ma jistax itawwal bla tmiem id-durata ta’ kompetizzjoni u jenħtieġ li jkun jista’ jtemmha f’perjodu ta’ żmien raġonevoli, sabiex ikun jista’ jippreserva l-interessi leġittimi ta’ kandidati oħra u l-interess tiegħu stess fl-istabbiliment ta’ lista ta’ riżerva ta’ kandidati li għaddew.

Wara li rċieva din it-tweġiba, l-Ombudsman bagħat ittra lill-EPSO dwar ilment ieħor (każ 749/2012/RT), li fil-frattemp irċieva u li fiha fetaħ inkjesta ta' kjarifika. L-Ombudsman innota li kwistjonijiet simili għal dawk imqajma fiż-żewġ rimarki ulterjuri msemmija hawn fuq kienu s-suġġett ta’ dan l-ilment il-ġdid. Għalhekk, huwa staqsa lill-EPSO jekk setax jinfurmah bis-segwitu li kien ta għall-impenji deskritti hawn fuq.

L-EPSO spjega li reġa’ beda n-notifiki bl-email tiegħu lill-kandidati. F’dan ir-rigward, il-kandidati jiġu nnotifikati b’email b’messaġġ ġdid fil-kont tal-EPSO tagħhom. Sabiex tiġi evitata l-eventwalità li n-notifiki bil-posta elettronika jiġu interċettati permezz ta’ filtri tal-ispam, l-EPSO ddeċieda li jibgħat dawn l-emails billi juża jew posta mhux awtomatika bil-massa (eż., fil-każ ta’ notifiki simultanji lill-kandidati kollha f’kompetizzjoni partikolari) jew posta individwali mhux awtomatika (eż., fil-każ ta’ tweġibiet għal talbiet għal rieżami). Madankollu, il-pubblikazzjoni tal-istediniet għall-prenotazzjoni tas-CBT ma tintbagħatx lill-kontijiet tal-posta elettronika personali tal-kandidati minħabba l-pubblikazzjoni mhux simultanja tagħhom — l-istediniet għall-prenotazzjoni jiġu ppubblikati b’mod gradwali, fi żmien 48 siegħa mill-validazzjoni tal-applikazzjoni ta’ kwalunkwe kandidat partikolari — u n-numru għoli ħafna ta’ kandidati kkonċernati. Madankollu, l-EPSO indika li qed jinvestiga mekkaniżmi differenti għat-twassil ta’ twissijiet bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni teknikament affidabbli għal dan it-tip partikolari ta’ pubblikazzjoni. L-EPSO enfasizza li dawn in-notifiki huma biss servizz komplementari u li l-kandidati huma obbligati jikkonsultaw il-kontijiet tal-EPSO tagħhom mill-inqas darbtejn fil-ġimgħa (kif iddikjarat fil-punt 3.1 tal-Gwida għall-Kompetizzjonijiet Miftuħa). L-EPSO spjega li ma setax jieħu r-responsabbiltà għat-twassil b’suċċess tan-notifiki fl-indirizzi tal-email personali tal-kandidati, peress li t-twassil b’suċċess ta’ dawn l-emails jiddependi fuq għadd ta’ fatturi esterni, li huma lil hinn mill-kontroll tal-EPSO. 

L-EPSO tenna li jista’ jippermetti lill-kandidati jibbukkjaw is-CBTs tagħhom wara d-data ta’ skadenza tal-perjodu ta’ prenotazzjoni oriġinarjament previst — għalkemm f’każijiet eċċezzjonali biss, b’mod partikolari, f’każijiet ta’ vis maior. L-EPSO ma jaċċettax talbiet għal estensjoni tal-iskadenza f’każijiet fejn l-inabbiltà tal-kandidat li jipprenota s-CBT kienet kompletament dovuta għad-deċiżjoni tiegħu, pereżempju, minħabba li l-kandidat għażel li jivvjaġġa f’post mingħajr aċċess għall-internet matul il-perjodu kollu tal-prenotazzjoni, minkejja li ġie infurmat bil-perjodu tal-prenotazzjoni minn qabel.

Fl-aħħar nett, l-EPSO ċċara li dan l-approċċ ġie segwit sa mill-introduzzjoni tas-sistema kkombinata tal-ittestjar tal-prenotazzjonijiet tar-reġistrazzjonijiet tas-CBT fl-2010. Fil-fehma tagħha, is-sistema kkombinata tal-ittestjar tal-prenotazzjonijiet tar-reġistrazzjonijiet hija faċli għall-kandidati, peress li l-kandidati jistgħu jagħżlu u jibbukkjaw id-data tat-test tagħhom huma stess, minflok ma jiġu allokati data mill-EPSO.

L-Ombudsman tilqa' l-miżuri adottati mill-EPSO biex itejjeb l-amministrazzjoni tal-kompetizzjonijiet ġenerali li jorganizza.

5. L-Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)

Każ 266/2010/VL

L-ilmentatur, resident ta’ California, ivvjaġġa lejn Cologne, is-sede tal-EASA, għal intervista tax-xogħol, permezz ta’ Copenhagen. Fi triqitha lejn Cologne, l-ilmentatur għamlet ukoll waqfa fl-Iżvezja għal xi jiem. Meta talbet lill-EASA għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħha, l-Aġenzija rrimborżat l-ispiża tat-titjira ta’ ritorn tagħha minn Copenhagen għal Cologne. Madankollu, hija rrifjutat li tirrimborża l-ispiża tat-titjira ta’ ritorn minn Los Angeles lejn Kopenħagen għar-raġuni li l-ilmentatur ma kien issottometta l-ebda tqabbil tal-prezzijiet għal tali titjira kif meħtieġ mir-Regoli tal-Kontribuzzjoni Finanzjarja tal-EASA. Fil-fatt, l-EASA insistiet fuq l-approvazzjoni minn qabel għall-ivvjaġġar. Jekk dan ma jintalabx, jiġu rrimborsati biss l-ispejjeż tal-ivvjaġġar mill-eqreb punt fl-Ewropa lejn Cologne. L-ilmentatur ikkunsidra li l-EASA naqset milli tapplika r-regoli tagħha stess b’mod korrett u li pprovdietlu informazzjoni vaga dwar ir-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħha.

Wara li analizza bir-reqqa s-sottomissjonijiet taż-żewġ partijiet, l-Ombudsman kien tal-fehma preliminari li l-Aġenzija ma kinitx applikat ir-regoli tagħha stess b’mod korrett u li l-informazzjoni pprovduta lill-ilmentatur ma kinitx preċiża u ċara daqs kemm kellha tkun. L-Ombudsman għalhekk għamlet proposta għal soluzzjoni amikevoli lill-EASA, li tissuġġerixxi li l-Aġenzija tirrimborża l-ispiża tal-biljett tar-ritorn minn Los Angeles għal Copenhagen. Huwa ssuġġerixxa wkoll li l-EASA tiskuża ruħha talli applikat b’mod żbaljat ir-regoli tagħha u talli pprovdiet lill-ilmentatur b’informazzjoni mhux preċiża biżżejjed.

Filwaqt li l-EASA qablet li tirrimborża l-prezz tal-biljett tar-ritorn minn Los Angeles għal Copenhagen, hija kienet tal-fehma li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Madankollu, hija skużat ruħha għal dak li hija semmiet bħala nuqqas ta’ ftehim min-naħa tagħha. L-Ombudsman indika li huwa żamm il-fehma tiegħu fir-rigward tal-applikazzjoni skorretta tar-regoli rilevanti u l-informazzjoni mhux preċiża u ċara biżżejjed. Madankollu, meta wieħed iqis li l-ilmentatur kien infurmah li kienet kuntenta li taċċetta r-rimborż, huwa kien tal-fehma li l-EASA kienet ħadet passi xierqa biex issolvi l-ilment. Huwa għamel il-kumment ulterjuri li ġej:

"L-Ombudsman iħeġġeġ bil-qawwa lill-EASA biex tirrevedi l-informazzjoni li tipprovdi lill-kandidati, u possibbilment ir-Regoli dwar il-Kontribuzzjonijiet Finanzjarji nfushom, bil-ħsieb li jiġi żgurat li din l-informazzjoni tkun preċiża u ta' għajnuna kemm jista' jkun."

L-EASA infurmat lill-Ombudsman li bħalissa qed tiġi ffinalizzata verżjoni riveduta tar-regoli dwar il-Kontribuzzjonijiet Finanzjarji għall-adozzjoni. Hija spjegat li din ir-reviżjoni tikseb il-kjarifika meħtieġa billi tiżgura li, meta tikkalkula r-rimborżi, hija tuża biss id-distanza bħala kriterju u tapplikaha b’mod ugwali madwar id-dinja. 

L-Ombudsman bi pjaċir jinnota li, wara r-rimarka ulterjuri tiegħu, l-EASA ħadet passi biex tnaqqas ir-riskju ta' problemi simili li jinqalgħu fil-futur.

6. L-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT)

Każ 2080/2010/ELB

L-ilment jikkonċerna l-allegati żbalji li saru mill-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT) fir-rigward ta’ sejħa għal proposti. L-EIT irrifjuta l-proposta ppreżentata mill-ilmentatur. L-ilmentatur appella din id-deċiżjoni quddiem kumitat ta’ rimedju, li kkonferma d-deċiżjoni inizjali.

L-ilmentatur allega li l-EIT b'mod żbaljat ibbaża r-rifjut tiegħu tal-proposta fuq il-fatt li l-proposta kienet tinvolvi l-parteċipazzjoni ta' korpi pubbliċi. L-ilmentatur argumenta li l-parteċipazzjoni tal-korpi pubbliċi kienet aspett pożittiv tal-proposta.

Wara eżami bir-reqqa tal-fajl, l-Ombudsman kien tal-fehma li l-EIT qies il-proposta tal-ilmentatur bħala waħda tajba u l-parteċipazzjoni tal-korpi pubbliċi bħala element pożittiv. Għalhekk, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina. Madankollu, huwa nnota li l-EIT għamel dikjarazzjonijiet li ma kinux ifformulati tajjeb u li setgħu jinftiehmu ħażin. F'kumment ieħor, huwa ġibed l-attenzjoni tal-EIT għall-ħtieġa li jipprovdi informazzjoni preċiża, ċara u li tinftiehem dwar ir-raġunijiet tiegħu għar-rifjut tal-proposti.

L-EIT wieġeb li jieħu bis-serjetà ħafna s-sejħa tal-Ombudsman biex jipprovdi informazzjoni preċiża, ċara u li tinftiehem dwar ir-raġunijiet tiegħu għar-rifjut tal-proposti. Se tinkorpora dan ir-rekwiżit f’sejħiet futuri, billi tibda bis-sejħa li jmiss li se ssir fl-2014.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu kostruttiv tal-EIT f'dan il-każ.

7. L-Impriża Konġunta Ewropea għall-ITER u l-Iżvilupp tal-Enerġija mill-Fużjoni

Ara l-każ 439/2011/AN hawn fuq taħt "Każijiet Star".

8. L-Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi (EAHC)

Ara l-każ 413/2010/BEH hawn fuq taħt “Każijiet Star”.

9. Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka

Każ 783/2010/DK

L-ilmentatur issottometta applikazzjoni bi tweġiba għal sejħa għal espressjonijiet ta’ interess organizzata mill-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka. L-Aġenzija infurmatha li l-applikazzjoni tagħha ma rnexxietx. Wara li wettaq inkjesta, l-Ombudsman għalaq il-każ b'sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Madankollu, huwa indika li hija prattika amministrattiva tajba li l-individwi jiġu informati espressament dwar il-possibbiltajiet li jikkontestaw deċiżjoni li teskludihom minn proċedura ta’ selezzjoni. Dawn il-possibbiltajiet huma d-dritt li wieħed jilmenta mal-Ombudsman u d-dritt li wieħed iressaq rikors għal annullament quddiem il-qrati tal-UE.

L-Aġenzija wieġbet li, mill-2010, l-avviżi ta’ postijiet battala li tippubblika fihom informazzjoni dwar il-possibbiltajiet li jitressaq ilment lill-Ombudsman jew appell ġudizzjarju quddiem il-qrati tal-UE. L-Aġenzija hemżet mar-risposta tagħha silta mill-avviż ta' post battal għall-kariga ta' Viċi Kap tal-Unità, ippubblikat lejn l-aħħar tal-2010, dwar it-taqsima "13. Talbiet għal rieżami - Appeals - Complaints to the Ombudsman"(Ilmenti ta' dwar l-Appelli ta' lill-Ombudsman). Dan jiddeskrivi kif xieraq il-possibbiltajiet miftuħa għall-kandidati biex jikkontestaw aspetti tal-proċedura tal-għażla.

L-Aġenzija ħadet l-azzjoni xierqa biex tikkonforma mar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman.

10. Eurojust

Ara l-każ 325/2010/OV hawn fuq taħt "Każijiet Star".

11. Aġenzija Ewropea għad-Difiża

Ara l-każ 1342/2010/MHZ hawn fuq taħt “Każijiet Star”.

12. EUPOL COPPS

Ara l-każ OI/1/2010/(BEH)MMN hawn fuq taħt “Każijiet Star”.

II. Lista ta’ każijiet li fihom saret rimarka kritika

Referenza tal-każ	Link għat-test (EN)	Link għat-test (lingwa oriġinali)
0056/2007/PB	MT	il-Ġermanja
0803/2007/(VIK)(CK)ANA	MT	-
1146/2007/(BU)JF	MT	il-Ġermanja
2395/2007/VIK	MT	-
3031/2007/(BEH)VL	MT	-
0696/2008/(WP)OV	MT	-
2986/2008/MF	MT	-
2987/2008/MF	MT	-
3135/2008/MF	MT	FR
3328/2008/(ELB)FOR	MT	FR
0715/2009/(VIK)ANA	MT	BG
1294/2009/(TN)DK	MT	-
1348/2009/(CK)RT	MT	-
2179/2009/(TS)ELB	MT	-
2470/2009/(TS)TN	MT	-
2610/2009/(BU)MF	MT	FR
2651/2009/(MAM)ANA	MT	LT
0014/2010/ANA	MT	EL
0062/2010/RT	MT	-
0066/2010/(KRK)OV	MT	-
0271/2010/GG	MT	il-Ġermanja
0325/2010/OV	MT	NL
0413/2010/BEH	MT	il-Ġermanja
0476/2010/ANA	MT	-
0670/2010/(PL)MHZ	MT	ES
0920/2010/VIK	MT	-
1299/2010/MHZ	MT	ES
1301/2010/GG	MT	-
1342/2010/(PL)MHZ	MT	-
1461/2010/(PL)MHZ	MT	ES
2073/2010/AN	MT	ES
2586/2010/(ML)TN	MT	-
0427/2011/MHZ	MT	PL
0439/2011/AN	MT	-

III. Lista ta’ każijiet li fihom saret rimarka oħra

Referenza tal-ilment	Link għat-test (EN)	Link għat-test (lingwa oriġinali)
0056/2007/PB	MT	il-Ġermanja
3196/2007/(BEH)VL	MT	-
0696/2008/(WP)OV	MT	-
0856/2008/BEH	MT	il-Ġermanja
1633/2008/DK	MT	-
2273/2008/MF	MT	FR
3399/2008/ELB	MT	FR
0705/2009/DK	MT	-
0715/2009/(VIK)ANA	MT	BG
1251/2009/(CK)ANA	MT	-
2179/2009/(TS)ELB	MT	-
2470/2009/(TS)TN	MT	-
2587/2009/JF	MT	-
2605/2009/MF	MT	-
2651/2009/(MAM)ANA	MT	LT
2711/2009/(GIS)PB	MT	-
3018/2009/(TN)(TS)TN	MT	SV
0062/2010/RT	MT	-
0266/2010/(BEH)VL	MT	-
0413/2010/BEH	MT	il-Ġermanja
0476/2010/ANA	MT	-
0783/2010/(ANA)DK	MT	-
0884/2010/VIK	MT	-
0920/2010/VIK	MT	-
1220/2010/(VL)BEH	MT	il-Ġermanja
1329/2010/MF	MT	FR
1403/2010/(FS)GG	MT	il-Ġermanja
1561/2010/FOR	MT	ES
1933/2010/BEH	MT	il-Ġermanja
2080/2010/(MB)ELB	MT	FR
2127/2010/AN	MT	FR
2360/2010/(PL)MHZ	MT	-
2586/2010/(ML)TN	MT	-
OI/4/2010/ELB	MT	-
OI/5/2010/JF	MT	-
OI/9/2010/RT	MT	-
0049/2011/AN	MT	ES
0409/2011/RT	MT	FR
0489/2011/(GRK)MHZ	MT	PL