Għażiż Sur W.,

Fid-19 ta' Frar 2014, inti ssottomettejt, f'isem l-assoċjazzjoni tiegħek (minn hawn 'il quddiem imsejħa "l-ilmentatur"), ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi (minn hawn 'il quddiem imsejħa l-"EAHC" jew "l-Aġenzija") dwar proġett.

Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur issottometta l-allegazzjonijiet u l-affermazzjoni li ġejjin.

Allegazzjonijiet

1. Għalkemm kien hemm qbil dwar emenda tal-baġit u estensjoni tad-data tat-tmiem tal-proġett, l-EAHC naqset milli tqis dan fil-kalkolu tal-pagament tal-bilanċ finali.

2. L-Aġenzija naqset milli tipprovdi spjegazzjonijiet lill-ilmentatur fir-rigward tat-tnaqqis jew ir-rifjuti tal-ispejjeż għal kull sieħeb.

3. L-Aġenzija ripetutament tilfet jew poġġiet f’post ħażin dokumenti mibgħuta mill-ilmentatur.

Pretensjoni

L-EAHC għandha tikkalkula l-pagament tal-bilanċ finali fuq il-bażi tal-bidliet miftiehma.

Jien ftaħt inkjesta dwar dan l-ilment u fit-2 ta’ April 2014 tlabt kjarifiki mill-Aġenzija fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni u talba relatata. Infurmajt ukoll lill-ilmentatur u lill-Aġenzija li se niddeċiedi fi stadju aktar tard dwar kif nipproċedi fir-rigward tat-tieni u t-tielet allegazzjonijiet, kif ukoll id-dikjarazzjonijiet rispettivi.

Sussegwentement, fit-3 ta’ April 2014, l-ilmentatur tani ċerti spjegazzjonijiet. L-Aġenzija mbagħad ipprovdiet il-kjarifiki mitluba permezz ta’ ittra tat-30 ta’ April 2014, li fir-rigward tagħha l-ilmentatur ipprovda kummenti fil-15 ta’ Mejju 2014.

Issa evalwajt l-evidenza kollha disponibbli għalija u wasalt għal konklużjoni fir-rigward ta’ dan l-ilment. F'dak li ġej, se nittratta l-kwistjonijiet ewlenin wieħed wieħed.

Dwar l-ewwel allegazzjoni

(a) Fir-rigward tal-punt li l-Aġenzija qablet ma’ ċerti bidliet u sussegwentement irrifjutat li tqis dawn il-bidliet

Il-pożizzjoni tal-Aġenzija hija bbażata fuq tliet argumenti ewlenin: (i) ippermetta lill-ilmentatur jittrasferixxi approprjazzjonijiet lis-sieħeb il-ġdid tiegħu, fin-nuqqas tad-dokumenti meħtieġa, sabiex jiggarantixxi l-implimentazzjoni xierqa tal-proġett, mingħajr, madankollu, ma jimplika li ma kinitx meħtieġa emenda formali; (ii) fi kwalunkwe każ, l-email tal-24 ta’ Mejju 2011 kienet tikkonċerna biss bidla waħda fil-baġit, filwaqt li l-ilmentatur kien għamel diversi talbiet għal emenda li kienu jeħtieġu wkoll approvazzjoni; u (iii) l-ilmentatur qatt ma qajjem dubji dwar il-ħtieġa li jiġu pprovduti d-dokumenti li kienet talbet l-Aġenzija.

Il-pożizzjoni tal-Aġenzija fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ hija konvinċenti u l-ilmentatur ma ressaq l-ebda argument li jista' jikkontestah. B'mod partikolari, il-kumment tal-ilmentatur bi tweġiba għall-kjarifiki tal-Aġenzija li l-Aġenzija kienet aċċettat it-talba tal-ilmentatur għal emenda tal-baġit mhuwiex argument sostantiv, iżda sempliċi dikjarazzjoni.

Barra minn hekk, l-Ombudsman ma jaqbilx mal-istagħġib tal-ilmentatur dwar ir-raġunijiet għaliex il-pagament finali kien għadu bbażat fuq il-ftehim ta’ għotja oriġinali, meta jitqies li “l-attivitajiet kollha ġew issodisfati mis-sħab”. F’dan ir-rigward, għandu jiġi enfasizzat li l-kwistjoni sottostanti f’dan il-każ mhijiex jekk l-attivitajiet tal-proġett inkwistjoni ġewx implimentati kif suppost, iżda jekk it-talbiet għal emenda magħmula mill-ilmentatur ġewx approvati kif xieraq mill-Aġenzija, f’konformità mar-regoli applikabbli. F’dan ir-rigward, ta’ min jinnota li l-Aġenzija ripetutament stiednet lill-ilmentatur jipprovdi d-dokumenti neqsin. Għalhekk, l-Aġenzija ma tistax tiġi kkritikata għal għemil ħażin f’dan ir-rigward.

Barra minn hekk, l-ilmentatur bl-ebda mod ma indirizza l-argument tal-Aġenzija li l-email tagħha tal-24 ta' Mejju 2011 "approvat", jekk xejn, waħda biss minn bosta talbiet għal emenda tal-baġit, u lanqas ma indirizza l-punt li qatt ma qajjem dubji dwar il-ħtieġa li jiġu pprovduti d-dokumenti rilevanti. Fir-rigward ta’ dan l-aħħar punt, għandu jiġi osservat li l-ilmentatur argumenta fl-ilment tiegħu li kien ipprovda d-dokumenti meħtieġa u li l-Aġenzija kienet qegħdithom jew tilfithom. Madankollu, peress li l-valutazzjoni ta' dan il-punt taqa' taħt it-tielet allegazzjoni tal-ilmentatur, qed tiġi ttrattata f'dak il-kuntest. 

Fid-dawl ta’ dak li ntqal hawn fuq, nikkonkludi li l-Aġenzija kienet korretta fil-kalkolu tal-pagament finali lill-ilmentatur abbażi tal-ftehim ta’ għotja oriġinali.

Konsegwentement, inqis li ma hemmx raġunijiet suffiċjenti li jiġġustifikaw inkjesti ulterjuri dwar dan l-aspett tal-ilment.

(b) Fir-rigward tal-punt dwar jekk il-kostijiet tas-sottokuntrattar minn sieħeb tal-ilmentatur kinux affettwati mill-bidliet li l-EAHC qablet magħhom jew jekk kinux jiġu miċħuda fi kwalunkwe każ

F’dan ir-rigward, għandu jitfakkar li l-Aġenzija essenzjalment iddikjarat, l-ewwel nett, li s-sottokuntrattar bejn il-kobenefiċjarji jmur kontra r-regoli applikabbli u, it-tieni nett, li hija qatt ma kienet awtorizzat is-sottokuntrattar inkwistjoni, kif meħtieġ. Hija b’hekk sostniet li ċ-ċaħda tal-ispiża ta’ subappalt rilevanti ma kinitx marbuta man-nuqqas ta’ firma tal-emenda.

Jiena tal-fehma li l-pożizzjoni tal-Aġenzija fir-rigward ta' (b) hija konvinċenti u l-ilmentatur ma ressaq l-ebda argument li jista' jikkontestaha.

Minbarra li ma tressaq l-ebda argument sostantiv li jikkontesta d-dikjarazzjoni tal-Aġenzija li s-sottokuntrattar bejn il-kobenefiċjarji huwa pprojbit f’konformità mar-regoli applikabbli, l-osservazzjoni tal-ilmentatur li l-attivitajiet kollha ġew implimentati minn “diviżjonijiet tal-Università ta’ Cumbria mhux involuti fil-proġett” ma tbiddilx il-fatt li dawk id-diviżjonijiet li wettqu l-attivitajiet huma parti mis-sieħeb il-ġdid tal-ilmentatur u li l-attivitajiet rilevanti għalhekk twettqu minn kobenefiċjarju bi ksur tar-regoli applikabbli. Barra minn hekk, l-argument li s-sieħeb tal-ilmentatur kien organizza l-kamp tas-sajf in bona fide ma jimplikax li r-regoli applikabbli fir-rigward tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż imġarrba ma għadhomx japplikaw.

Konsegwentement, id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li saret fit-3 ta' April 2014 li kieku l-emenda għaddiet mill-ispejjeż kienet tiġi ppreżentata kif imġarrba mis-sħab rispettivi, f'konformità mar-regoli applikabbli mhijiex konvinċenti.

Fid-dawl ta’ dak li ntqal iktar ’il fuq, jiena tal-fehma li l-Aġenzija kienet korretta meta ċaħdet l-ispejjeż tas-sottokuntrattar minn sieħeb tal-ilmentatur.

Konsegwentement, inqis li ma hemmx raġunijiet suffiċjenti li jiġġustifikaw inkjesti ulterjuri dwar dan l-aspett tal-ilment ukoll.

Dwar it-tieni allegazzjoni

Għandu jiġi mfakkar li, fl-1 ta' Lulju 2013, l-Aġenzija bagħtet lill-ilmentatur (i) id-determinazzjoni tat-tabella tal-pagamenti tal-bilanċ, li turi l-passi differenti li jwasslu għall-kalkolu tal-għotja finali għall-azzjoni u l-pagament tal-bilanċ li jirriżulta, kif ukoll (ii) il-karti finanzjarji tal-parteċipanti, li jindikaw ir-raġunijiet għar-rifjut tal-ispejjeż għal kull sieħeb. Permezz ta’ ittra tal-14 ta’ Ottubru 2013 u tas-17 ta’ Jannar 2014, l-EAHC tenniet ukoll li kienet infurmat kif xieraq lill-ilmentatur li r-rifjuti tal-kostijiet kienu relatati mal-kostijiet tas-sottokuntrattar ta’ sieħeb.

L-ilmentatur ipprovda kopja tad-dokumenti kollha msemmija hawn fuq. Il-kontenut tat-tabelli relatati jipprovdi informazzjoni dettaljata biżżejjed li tippermetti li wieħed jifhem ir-raġunijiet li fuqhom ibbażat ruħha l-Aġenzija fir-rigward tat-tnaqqis jew ir-rifjuti tal-ispejjeż għal kull sieħeb.

Konsegwentement, nikkonkludi li ma hemmx raġunijiet suffiċjenti li jiġġustifikaw il-ftuħ ta’ inkjesta dwar din l-allegazzjoni.

Dwar it-tielet allegazzjoni

Deher li l-ilmentatur ma kienx qajjem din il-kwistjoni qabel l-ittra tiegħu tas-7 ta' Awwissu 2013, minkejja li ripetutament skambja korrispondenza mal-Aġenzija fir-rigward ta' dokumenti li allegatament ma kinux waslu għand din tal-aħħar. Wara li l-ilmentatur qajjem b’mod espliċitu l-kwistjoni li l-Aġenzija kienet tilfet ċerti dokumenti, din tal-aħħar, kemm fl-ittri tagħha tal-14 ta’ Ottubru 2013 kif ukoll tas-17 ta’ Jannar 2014, spjegat lill-ilmentatur il-proċeduri interni tagħha ta’ reġistrazzjoni tad-dokumenti, u nnotat li ma kellha l-ebda rekord ta’ dokumenti mitlufa li sussegwentement instabu minħabba riċevuta tal-konsenja, għall-kuntrarju ta’ dak li allega l-ilmentatur. L-ilmentatur ma jidhirx li indirizza din il-kwistjoni fl-ilment tiegħu.

Barra minn hekk, meta jitqies li l-Aġenzija, fil-passat, ripetutament ikkuntattjat lill-ilmentatur u talbitu jissottometti dokumenti neqsin, ma hemm l-ebda raġuni biex tiġi ddubitata l-pożizzjoni tal-EAHC f'dan ir-rigward.  Ta’ min jinnota li l-ilmentatur hemeż mal-ilment tiegħu żewġ irċevuti li bagħtu datati l-5 ta’ Ottubru u l-14 ta’ Novembru 2012, u konferma tal-irċevuta datata l-15 ta’ April 2013. Madankollu, filwaqt li t-trażmissjoni tal-irċevuti skont id-definizzjoni ma tirrikonoxxi l-wasla tal-ebda dokument, u għalhekk hija irrilevanti bħala prova f’dan il-każ, il-konferma tal-wasla datata l-15 ta’ April 2013 turi biss li l-ilmentatur bagħat ċerti dokumenti lill-Aġenzija wara d-19 ta’ Ottubru 2012, jiġifieri d-data li fiha l-Aġenzija infurmat lill-ilmentatur li kienet se tivvaluta r-rapport finali fid-dawl tal-ftehim ta’ għotja oriġinali, u għalhekk tard wisq biex jiġi kkunsidrat.

Konsegwentement, inqis li ma hemmx raġunijiet suffiċjenti sabiex tinfetaħ inkjesta dwar dan l-aspett tal-ilment.

Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, iddeċidejt li nagħlaq il-każ tiegħek b’sejba li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata fir-rigward tiegħu u informa lill-Aġenzija b’dan.

Fl-aħħar nett, ninnota li tlabtni parir dwar kif insegwi din il-kwistjoni b’mod ġenerali. Filwaqt li m’iniex f’pożizzjoni li nwieġeb għal din il-mistoqsija, nixtieq ninfurmak dwar il-possibbiltà li ndur għand avukat għal parir fir-rigward ta’ liema passi ulterjuri għandi nieħu.

Dejjem tiegħek,

Emily O'Reilly