Strasburgu, 23 ta' Awwissu 2006

Għażiż Sur L.,

Fl-20 ta' Mejju 2005, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Parlament Ewropew dwar it-trattament minn dan ta' l-aħħar ta' talba għal aċċess għal dokumenti li inti kont issottomettejtlu.

Fil-31 ta' Mejju 2005, għaddejt l-ilment lill-President tal-Parlament. Fis-7 ta’ Lulju 2005, il-Parlament bagħatli l-oriġinal Franċiż tal-opinjoni tiegħu. B'ittra tat-13 ta' Lulju 2005, tlabt lill-Parlament għal traduzzjoni bl-Ingliż ta' l-opinjoni li bagħatli fl-14 ta' Lulju 2005. Għaddejtlek din l-opinjoni fid-19 ta' Awwissu 2005 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt, sa mhux aktar tard mit-30 ta' Settembru 2005. L-ebda osservazzjoni ma waslet mingħandek sa dik id-data.

Fit-3 ta' Novembru 2005, indirizzajt talba għal aktar informazzjoni lill-Parlament. Int ġejt infurmat kif xieraq fl-istess jum. Peress li l-każ preżenti qajjem (fost affarijiet oħra) kwistjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data u wara li s-servizzi tiegħi kkonsultaw miegħek fis-27 ta' Ottubru 2005, infurmajt ukoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (il-"KEPD") f'dak il-jum u pprovdejtlu kopja ta' kull ilment tiegħek, ta' l-opinjoni tal-Parlament u tat-talba tiegħi għal aktar informazzjoni.

Fil-21 ta' Novembru 2005, inti infurmajtni li l-indirizz tiegħek inbidel.

Il-Parlament bagħat ir-risposta tiegħu għat-talba tiegħi għal aktar informazzjoni fl-1 ta' Diċembru 2005. Għaddejtlek din it-tweġiba fis-7 ta' Diċembru 2005 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fl-14 ta' Diċembru 2005.

Fit-2 ta' Frar 2006, indirizzajt abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Parlament. Int u l-KEPD ġejtu infurmati kif xieraq fl-istess jum.

Il-Parlament bagħat l-opinjoni dettaljata tiegħu dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħi fis-6 ta' April 2006. Bgħattha lilek fit-12 ta' April 2006 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fit-30 ta' Mejju 2006.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur, uffiċjal tal-Parlament Ewropew, ippreżenta applikazzjonijiet bi tweġiba għal tliet avviżi ta' postijiet battala (nri 10671, 10689 u 10821) ippubblikati mis-Segretarjat Ġenerali tal-Parlament.

Fid-9 ta’ Frar 2005, huwa talab aċċess għal-listi ta’ kandidati ammissibbli f’dawn il-proċeduri ta’ selezzjoni. Din it-talba saret abbażi tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (1) ("ir-Regolament 1049/2001").

It-talba ta' min għamel l-ilment ġiet miċħuda mis-Segretarju Ġenerali tal-Parlament fit-22 ta' Frar 2005 fuq il-bażi ta' l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001. Madankollu, is-Segretarju Ġenerali rrileva li kien hemm tmien applikazzjonijiet fir-rigward tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10671 u għaxra (li waħda minnhom kienet sussegwentement ġiet irtirata) skont l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10689. Huwa żied jgħid li l-lista ta’ kandidati ammissibbli taħt l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10821 kienet għadha ma ġietx stabbilita.

Fl-10 ta’ Marzu 2005, l-ilmentatur ippreżenta applikazzjoni konfermatorja, li ġiet irreġistrata mill-Parlament fl-istess jum.

Fl-4 ta' April 2005, il-kwerelant ġie infurmat permezz ta' e-mail li d-deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu kellha tittieħed mill-Bureau tal-Parlament iżda li l-laqgħa li jmiss ta' dan il-korp kellha ssir biss fil-11 ta' April 2005. Abbażi tal-Artikolu 14(4) tad-Deċiżjoni tal-Bureau dwar l-Aċċess Pubbliku għad-Dokumenti tal-Parlament Ewropew tat-28 ta' Novembru 2001 (2) (id-"Deċiżjoni tal-Bureau"), il-perjodu għat-tweġiba għalhekk ġie estiż bi 15-il jum ta' xogħol.

Fil-21 ta' April 2005, il-Parlament ta lill-kwerelant aċċess parzjali għal-listi rilevanti. L-ismijiet tal-kandidati kollha, minbarra l-isem tal-ilmentatur, kienu tħassru fuq il-kopji rilaxxati.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman Ewropew, l-ilmentatur sostna li kien hemm difetti fil-forma u l-proċedura. Huwa kkritika l-fatt li t-tweġiba għall-applikazzjoni inizjali tiegħu kienet sempliċement irreferiet għall-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 mingħajr ma tat spjegazzjonijiet ulterjuri. L-ilmentatur issottometta wkoll li t-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tiegħu kienet barra l-limitu ta’ żmien, minħabba li (1) il-limitu ta’ żmien għat-tweġiba li għandha tingħata fi żmien 15-il jum ta’ xogħol kien skada fl-1 ta’ April 2005, peress li l-Ġimgħa l-Kbira (li waqgħet f’dik id-data) ma kinitx btala pubblika fil-Belġju u peress li (2) id-dispożizzjoni rilevanti fid-Deċiżjoni tal-Bureau ma ppermettietx estensjoni taż-żmien minħabba r-raġuni mogħtija, jiġifieri, in-nuqqas ta’ laqgħa tal-Bureau qabel l-iskadenza tal-iskadenza. L-Artikolu 14(4) tad-Deċiżjoni tal-Bureau jipprevedi li estensjoni hija possibbli “f’każijiet eċċezzjonali, fejn applikazzjoni tkun relatata ma’ dokument twil ħafna jew ma’ għadd kbir ta’ dokumenti”.

Fir-rigward tas-sustanza, l-ilmentatur issottometta li l-applikazzjoni ta’ uffiċjal għal pożizzjoni vakanti saret fid-dominju pubbliku u mhux f’“privat”. Fil-fehma tiegħu, ir-Regolamenti tal-Persunal tal-uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (ir-"Regolamenti tal-Persunal") taw drittijiet li la kienu għad-dispożizzjoni tal-istituzzjoni u lanqas tal-uffiċjal (ara l-Artikolu 62(2) tar-Regolamenti tal-Persunal fir-rigward tas-salarju). L-ilmentatur sostna li l-uffiċjal għamel użu minn dritt mogħti mir-Regolamenti tal-Persunal billi applika għal pożizzjoni. Skont l-ilmentatur, tali drittijiet ma kinux jappartjenu għall-"isfera privata", minħabba li ma kien hemm l-ebda dritt ġenerali li wieħed jipparteċipa b'mod anonimu f'attivitajiet pubbliċi.

L-ilmentatur żied li l-protezzjoni tal-integrità ta’ uffiċjal tista’ tkun fil-periklu jekk il-listi mitluba x’aktarx li jiżvelaw fatti li jistgħu jnaqqsu r-rispett li kien igawdi fil-ħajja pubblika. Huwa sostna li l-kuntrarju kien il-każ, peress li l-applikazzjoni għal postijiet vakanti wara ċertu żmien kienet perfettament konformi mal-politika ddikjarata tal-Parlament f'termini ta' mobilità u titjib tal-għarfien tal-persunal tiegħu.

Fir-rigward tal-argument li ċerti superjuri ma għoġobhomx jekk membri tal-persunal "tagħhom" japplikaw xi mkien ieħor u li għalhekk kienet meħtieġa "kunfidenzjalità", l-ilmentatur ikkunsidra li l-Parlament kien tilef il-punt. Fil-fehma tiegħu, l-imġiba illegali tas-superjuri kellha tiġi ttrattata bl-applikazzjoni ta’ sanzjonijiet adegwati u, bl-ebda mod, ma setgħet isservi bħala raġuni biex tiġi limitata l-implimentazzjoni tal-prinċipju ta’ ftuħ.

L-ilmentatur sostna wkoll li l-esklużjoni totali ta’ tali listi mill-aċċess għar-raġunijiet imsemmija hawn fuq kisret ukoll il-prinċipju tal-proporzjonalità, minħabba li l-uffiċjali kkonċernati ma kinux ġew mistoqsija jekk xtaqux li jkollhom “trattament kunfidenzjali”. Huwa qal li ftit li xejn kienu interessati f'dan it-tip ta' "protezzjoni imposta tal-privatezza tagħhom." L-ilmentatur żied li l-uffiċjali li jirċievu tali listi jistgħu fl-aħħar mill-aħħar ikunu obbligati li ma jużawhomx għal skopijiet oħra għajr l-informazzjoni personali tagħhom.

Skont il-kwerelant, lanqas il-leġiżlazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad-data personali ma setgħet tiġġustifika r-rifjut. L-ilmentatur innota li l-Ombudsman ripetutament ikkritika l-fatt li r-regoli dwar il-protezzjoni tad-data kienu ġew interpretati ħażin. Huwa żied jgħid li, fil-fehma tiegħu, l-Artikolu 9(6)(f) tar-Regolament (KE) 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dik id-data (3) ("ir-Regolament 45/2001") indika li, sa fejn kienu kkonċernati d-dokumenti fir-reġistri pubbliċi, ir-Regolament 1049/2001 kien "lex specialis" li kien ifisser li setgħu jiġu invokati biss l-eċċezzjonijiet għall-aċċess stabbiliti fih.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Parlament Ewropew

Fl-opinjoni tiegħu, il-Parlament ippreżenta l-kummenti li ġejjin:

Fir-rigward tal-aspetti proċedurali

L-integrità tal-individwu u l-protezzjoni tad-data personali kienu biss aspetti tal-istess dritt, jiġifieri d-dritt għall-protezzjoni tal-ħajja privata. Għalhekk, ir-referenza magħmula mill-Parlament għall-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001, flimkien mal-indikazzjoni li d-dokumenti mitluba kien fihom l-ismijiet tal-uffiċjali u għalhekk id-data personali, kienu jikkostitwixxu raġunijiet suffiċjenti biex il-Parlament jirrifjuta l-aċċess totali sabiex tiġi protetta l-privatezza tal-kandidati l-oħra.

L-iskadenzi msemmija fl-atti Komunitarji ġew ikkalkulati skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 1182/71 tat-3 ta' Ġunju 1971 li jistabbilixxi r-regoli applikabbli għal perjodi, dati u limiti ta' żmien (4). Għalkemm ir-Regolament kien japplika b’mod espliċitu biss għall-Kunsill u għall-Kummissjoni, id-dispożizzjonijiet tiegħu kienu japplikaw mutatis mutandis għall-Parlament meta kellu jadotta atti li jaffettwaw liċ-ċittadini fi żmien skadenza stabbilita f’regolament Komunitarju.

Il-Kummissjoni ppubblikat regolarment fil-Ġurnal Uffiċjali l-listi tal-btajjel pubbliċi f'kull Stat Membru kif ukoll il-jiem meqjusa bħala btajjel fl-istituzzjonijiet Ewropej. Mill-listi tal-btajjel pubbliċi għall-2005 (5) ħareġ li l-Ġimgħa l-Kbira kienet tabilħaqq btala pubblika fl-istituzzjonijiet Ewropej iżda mhux fil-Belġju, fejn ħadem il-kwerelant.

Jekk il-pożizzjoni tal-kwerelant, li tgħid li l-lista tal-btajjel pubbliċi fil-Belġju biss kienet rilevanti, kellha tiġi adottata, l-iskadenza rilevanti stabbilita mil-liġi Komunitarja tvarja skont fejn l-att ġie kkomunikat u l-iskadenzi tal-monitoraġġ isiru impossibbli. L-iskadenza għandha għalhekk tiġi kkalkulata abbażi tal-lista ta' btajjel pubbliċi tal-istituzzjonijiet Ewropej. F’dan il-każ speċifiku, il-Ġimgħa l-Kbira ma kinitx ġurnata tax-xogħol fl-istituzzjonijiet Ewropej u l-limitu ta’ żmien tal-4 ta’ April 2005 għar-risposta kien għalhekk iġġustifikat.

Fir-rigward tal-estensjoni tal-iskadenza, kien ċar li, filwaqt li l-Artikolu 15(1) tad-Deċiżjoni tal-Bureau ppreveda li t-tweġiba għall-applikazzjonijiet konfermatorji “għandha tkun kwistjoni għall-Bureau tal-Parlament Ewropew”, l-Artikolu 15(4) ippreveda l-possibbiltà ta’ delegazzjoni ta’ dan il-kompitu lill-Viċi President responsabbli għas-superviżjoni tat-trattament tal-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti. Madankollu, f'dan il-każ speċifiku, ma kien hemm l-ebda laqgħa tal-Bureau bejn id-data li fiha ġiet irreġistrata l-applikazzjoni konfermatorja tal-kwerelant (10 ta' Marzu 2005) u d-data li fiha skada l-limitu ta' żmien għat-tweġiba għaliha. Għalhekk, il-Bureau ma setax jiddelega d-deċiżjoni, peress li tali delegazzjoni ma kinitx permanenti iżda saret fuq bażi ta’ każ b’każ. Peress li l-Bureau kien konxju ta' din il-problema, li qabel ma kienet ikkawżat l-ebda diffikultà, kienet qed tiġi kkunsidrata awtomatikament proposta biex tiġi emendata d-Deċiżjoni tal-Bureau bil-ħsieb li d-deċiżjonijiet jiġu ddelegati lill-Viċi President (6).

Fir-rigward tal-mertu tal-kawża

Ir-riferiment għall-Artikolu 62(2) tar-Regolamenti tal-Persunal ma kellu xejn x’jaqsam mad-distinzjoni bejn l-isfera pubblika u l-isfera privata, iżda pjuttost mar-rikonoxximent li uffiċjal ibbenefika mill-protezzjoni tad-data personali. Dak li kien japplika għas-salarju ta' uffiċjal kien japplika wkoll għall-applikazzjoni tiegħu għal pożizzjoni. Barra minn hekk, l-uffiċjali bbenefikaw ukoll mill-protezzjoni tad-drittijiet fundamentali, sakemm ma kinitx meħtieġa restrizzjoni għall-operat bla xkiel tas-servizz. Dawn id-drittijiet fundamentali kienu jinkludu d-dritt għall-protezzjoni tal-privatezza skont l-Artikolu 286 tat-Trattat tal-KE.

Skont il-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Prim'Istanza (7), fil-kuntest tar-relazzjoni tiegħu mad-dipartiment amministrattiv li kien qed jittratta miegħu, uffiċjal ibbenefika, fil-prinċipju, mill-protezzjoni tad-data, kif żgurat mir-Regolament 45/2001. Meta uffiċjal ippreżenta l-applikazzjoni tiegħu, ismu ma kellux għalfejn jiġi żvelat lill-applikanti l-oħra skont it-tifsira tal-Artikolu 5 tar-Regolament 45/2001.

Fin-nuqqas ta’ ċirkustanzi oħra, bħall-kunsens espliċitu u liberu ta’ applikant ieħor li ismu jiġi żvelat lill-persuna li tressaq l-ilment, l-uffiċjal b’hekk ibbenefika mill-protezzjoni tad-data, li tipprojbixxi l-komunikazzjoni ta’ ismu lill-persuna li tressaq l-ilment.

Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur ibbażat fuq il-politika tal-mobbiltà, jiġu ppubblikati biss postijiet miftuħa għall-mobbiltà, mhux il-lista tal-applikanti.

Il-prinċipji tal-proporzjonalità u l-usa’ aċċess possibbli kienu ġew rispettati matul il-proċedura. Inizjalment l-aċċess kien ġie rrifjutat għad-dokumenti mitluba. Madankollu, wara l-applikazzjoni konfermatorja, ingħata aċċess parzjali.

Għall-kuntrarju ta’ dak li sostna l-ilmentatur, ir-referenza għall-protezzjoni tad-data ma kinitx pretest użat mill-istituzzjoni biex tevita l-konformità mal-obbligi inerenti fit-trasparenza tal-atti tagħha, iżda kienet tiggarantixxi dritt fundamentali għall-uffiċjali li kienu ppreżentaw applikazzjonijiet għal pożizzjonijiet vakanti.

Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li r-rikorrenti ma kinux ġew mistoqsija espliċitament jekk xtaqux li l-applikazzjoni tagħhom tiġi ttrattata b'mod kunfidenzjali, l-uffiċjali setgħu leġittimament jistennew il-kunfidenzjalità fir-relazzjonijiet amministrattivi tagħhom mal-Parlament jew fil-konfront tal-istituzzjonijiet l-oħra u għalhekk, a fortiori, fil-konfront tal-kollegi tagħhom. Madankollu, bi tweġiba għat-talba tal-ilmentatur, il-Parlament kien fil-proċess li jfassal, fil-kuntest tar-Regolament 45/2001, proposta biex fil-korrispondenza interna u esterna kollha tiddaħħal twissija dwar l-ipproċessar tad-data fi ħdan l-istituzzjoni.

L-ilmentatur seta’ wkoll jipproċedi f’konformità mal-proċeduri ta’ appell stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal minflok ma jinvoka r-Regolament 1049/2001. Fin-nuqqas ta' ġerarkija ta' regoli, ma kienx impossibbli għall-uffiċjali li jressqu talba għal aċċess abbażi tar-Regolament 1049/2001. Madankollu, f’dak il-każ, uffiċjal kellu jkun lest li jiġi ttrattat bħal kwalunkwe ċittadin ieħor u għalhekk kien obbligat li jirrispetta l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

L-opinjoni tal-Parlament intbagħtet lill-kwerelant flimkien ma' stedina biex jiġu ppreżentati osservazzjonijiet sat-30 ta' Settembru 2005. Ma waslet l-ebda osservazzjoni mingħand l-ilmentatur sa dik id-data.

Aktar inkjesti

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Parlament, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti.

It-talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni

Fit-3 ta' Novembru 2005, l-Ombudsman għalhekk talab lill-Parlament għal tweġiba għall-mistoqsijiet li ġejjin:

(1) Fid-Dokument ta' Sfond Nru 1 tiegħu ta' Lulju 2005 dwar "L-aċċess pubbliku għad-dokumenti u l-protezzjoni tad-data" (id-"Dokument ta' Sfond"), il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (il-"KEPD") jinnota li l-privatezza tal-kandidati tista' tiġi involuta fejn tiġi żvelata informazzjoni dwar il-parteċipazzjoni tagħhom fi proċeduri ta' reklutaġġ, minħabba li ċerti impjegati jistgħu jkunu soġġetti għal żvantaġġi mill-impjegaturi attwali tagħhom bħala konsegwenza (ara paġna 43 tad-Dokument ta' Sfond fir-rigward ta' kandidati li għaddew minn kompetizzjoni). Madankollu, il-listi inkwistjoni f’din il-kawża jidhru li jinkludu biss l-ismijiet tal-kandidati li diġà ħadmu għall-Parlament jew għal istituzzjonijiet jew korpi Komunitarji oħra. Il-Parlament jista' jekk jogħġbok jispjega għaliex madankollu jqis li l-iżvelar sħiħ ta' dawn il-listi jista' "jdgħajjef" il-"privatezza" tal-uffiċjali kkonċernati?

(2) Fl-opinjoni tiegħu, il-Parlament enfasizza li "fin-nuqqas ta' ċirkostanzi oħra, pereżempju l-kunsens espliċitu u liberu ta' applikant ieħor li ismu jiġi żvelat lill-ilmentatur", il-ħtiġijiet li jirriżultaw mill-protezzjoni tad-data ma ppermettewx l-iżvelar tal-ismijiet rilevanti. Madankollu, il-Parlament ma indirizzax l-argument tal-ilmentatur li l-Parlament kien naqas milli jikkonsulta lil dawn l-uffiċjali qabel ma ddeċieda dwar it-talba tiegħu għal aċċess. Jista' l-Parlament jispjega għaliex ma saret l-ebda konsultazzjoni bħal din f'dan il-każ?

(3) Fit-tweġiba tiegħu tat-22 ta' Frar 2005 għat-talba ta' aċċess tal-kwerelant, il-Parlament ipprovda ċifri dwar in-numru ta' applikazzjonijiet li waslu fi tnejn mill-proċeduri ta' għażla. Il-Parlament jista' jekk jogħġbok jipprovdi ċifri aggregati, għal kull waħda mit-tliet proċeduri ta' selezzjoni kkonċernati, dwar l-għadd ta' applikazzjonijiet ammissibbli li rċieva?

L-Ombudsman indika li, fid-dawl tan-natura tal-kwistjoni ewlenija mqajma f'dan l-ilment, huwa qies li kien utli li jinforma lill-KEPD dwar dan il-każ u dwar din it-talba għal aktar informazzjoni. L-ilmentatur, li ġie kkonsultat mis-servizzi tal-Ombudsman, indika li ma kellu l-ebda oġġezzjoni biex l-Ombudsman jinforma lill-KEPD dwar il-każ.

It-tweġiba tal-Parlament

Fit-tweġiba tiegħu tal-1 ta' Diċembru 2005, il-Parlament għamel il-kummenti li ġejjin:

Ma kienx minnu li l-applikazzjonijiet kollha għat-tliet postijiet involuti kienu ġew ippreżentati mill-Parlament. Waslu wkoll applikazzjonijiet minn persuni li jaħdmu f'istituzzjonijiet oħra. Tkun xi tkun l-oriġini ta’ tali applikazzjonijiet, kienet teżisti relazzjoni bejn min iħaddem u l-impjegat bejn l-uffiċjal u l-istituzzjoni, id-Direttorat Ġenerali jew is-servizz li kien jimpjegah. Il-Parlament kien tal-fehma li, kif kien il-każ fis-settur privat, l-applikazzjonijiet minn uffiċjali għal karigi f'istituzzjonijiet oħra jew f'Direttorati Ġenerali oħra għandhom jibqgħu kunfidenzjali, peress li s-sottomissjoni ta' applikazzjoni tista' tirriżulta fi problemi relatati mal-karriera għall-uffiċjal li jissottometti l-applikazzjoni, jekk ma jinħatarx fil-kariga involuta, b'mod partikolari fir-rigward tal-promozzjonijiet futuri tiegħu.

Fl-opinjoni tiegħu dwar ilment ieħor, il-Parlament kien irrefera għall-inċertezza legali li tirriżulta min-nuqqas ta’ kwalunkwe regola li tirregola r-relazzjoni bejn, minn naħa, ir-Regolament 1049/2001 u r-Regolamenti tal-Persunal u, min-naħa l-oħra, ir-Regolament 45/2001 u r-Regolamenti tal-Persunal.

Ir-Regolament 1049/2001 obbliga lill-amministrazzjoni biex twieġeb sa ċerta data. Minħabba l-iskadenza involuta, u meta wieħed iżomm f'moħħu l-metodi ta' ħidma tal-Parlament, kien impossibbli li kull applikant jintalab awtorizzazzjoni biex jiżvela ismu lill-applikant sħabu. Madankollu, lil hinn minn dan, il-Parlament qies, bħala prinċipju, li ma kienx korrett li l-ismijiet tar-rikorrenti l-oħra kollha jiġu kkomunikati lil rikorrent minħabba s-sempliċi fatt li huwa kien talab dawn l-ismijiet. Inkella, bil-għan li tiġi żgurata ugwaljanza fit-trattament għal kulħadd, l-ismijiet tal-applikanti kollha jkollhom jiġu ppubblikati fl-istituzzjoni jew fl-istituzzjonijiet minn fejn ikunu oriġinaw xi applikazzjonijiet, li jista’ jirriżulta fi problemi relatati mal-karriera għall-uffiċjali kkonċernati.

Fir-rigward tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10671, kien hemm tlettax-il applikazzjoni li kollha kienu ammissibbli, inklużi tmienja intiżi għat-trasferiment fi ħdan l-istituzzjoni u ħamsa intiżi għat-trasferiment minn istituzzjoni oħra.

Fir-rigward tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10689, kien hemm 16-il applikazzjoni, inklużi disgħa intiżi għat-trasferiment fi ħdan l-istituzzjoni, ħamsa intiżi għat-trasferiment minn istituzzjoni oħra u tnejn inammissibbli.

Fir-rigward tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10821, kien hemm tmien applikazzjonijiet li kollha kienu ammissibbli, inklużi erbgħa intiżi għat-trasferiment fi ħdan l-istituzzjoni u erbgħa intiżi għat-trasferiment minn istituzzjoni oħra.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel il-kummenti li ġejjin.

L-osservazzjonijiet tal-Parlament kienu sempliċiment ta' nifs. Il-Parlament ammetta b'mod impliċitu li, fis-Segretarjat Ġenerali tiegħu, ġara li l-uffiċjali li jissottomettu applikazzjonijiet għal karigi oħra ġew "ikkastigati", b'mod partikolari fir-rigward ta' promozzjonijiet futuri, jekk dawn l-applikazzjonijiet saru jafu bis-superjuri tagħhom. Il-Parlament għalhekk deher li ammetta li l-kollegi eliġibbli għall-promozzjoni xi drabi ma ġewx iġġudikati mis-superjuri tagħhom fuq il-merti komparattivi tagħhom iżda fuq l-"ubbidjenza" u l-"fedeltà lejn sidhom". Il-Parlament deher ukoll li ammetta b'mod impliċitu li ma kienx f'pożizzjoni li jiġġieled u jtemm tali prattiki bil-mezzi għad-dispożizzjoni tiegħu. L-opinjoni ppreżentata mill-Parlament dehret ukoll li tissuġġerixxi li "kastig għal nuqqas ta' fedeltà" mis-superjuri ma kienx biss fenomenu fil-Parlament iżda prattika ġenerali fl-istituzzjonijiet Komunitarji. Dan kien, għall-inqas, sorprendenti.

Is-soluzzjoni li l-Parlament kien adotta bħala mod kif joħroġ minn din il-kalamità, jiġifieri, "protezzjoni imposta tal-privatezza" fir-rigward ta' fatti li ma kinux "privati", kienet ċinika.

Wieħed għandu jżomm f'moħħu li l-"mobbiltà" kienet politika ddikjarata tal-Parlament u obbligu għall-uffiċjali kollha tiegħu.

L-ilmentatur ikkonkluda billi nnota li huwa kien ipprova wkoll (mingħajr suċċess) jikseb l-informazzjoni rilevanti billi juża proċeduri interni.

L-Abbozz ta' RAKKOMANDAZZJONI tal-OMBUDSMAN

L-abbozz ta' rakkomandazzjoni

Fit-2 ta' Frar 2006, l-Ombudsman indirizza, skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tiegħu, l-abbozz ta' rakkomandazzjoni (8) li ġej lill-Parlament:

Il-Parlament Ewropew għandu jikkunsidra mill-ġdid it-talba tal-ilmentatur għal aċċess għal-listi ta' kandidati ammissibbli relatati mal-avviżi ta' postijiet battala bin-numri 10671, 10689 u 10821.

Dan l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni kien ibbażat fuq il-kunsiderazzjonijiet li ġejjin:

1. Fir-rigward tal-aspetti proċedurali, l-Ombudsman qieset li d-deċiżjoni tal-Parlament li jestendi l-iskadenza għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja ma setgħetx tkun ibbażata fuq l-Artikolu 14(4) tad-Deċiżjoni tal-Bureau u għalhekk ma kellha l-ebda bażi legali.
2. Fir-rigward tal-mertu tal-każ, l-Ombudsman aċċetta li l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 jista' jkun applikabbli wkoll fir-rigward tal-impjegati taċ-ċivil tal-Komunitajiet Ewropej. Madankollu, huwa nnota li din l-eċċezzjoni (bħall-eċċezzjonijiet kollha stabbiliti fir-Regolament 1049/2001) għandha tiġi interpretata b’mod strett. Għaldaqstant, l-Ombudsman qies li s-sempliċi fatt li jiġi żvelat dokument li minnu jirriżulta li persuna kienet applikat għal impjieg f'istituzzjoni Komunitarja ma kienx jhedded li "jdgħajjef" il-ħajja privata ta' din il-persuna. Madankollu, u kif innota l-KEPD, "ċerti impjegati jistgħu jkunu soġġetti għal żvantaġġi mill-impjegaturi attwali tagħhom, ikun magħruf li huma rnexxielhom f'kompetizzjoni." L-Ombudsman ikkunsidra li dawn il-kunsiderazzjonijiet jistgħu jiġu applikati wkoll għas-sitwazzjoni attwali, li ma kinitx tikkonċerna kompetizzjoni iżda fejn il-kandidati kienu applikaw għal pożizzjoni. Fil-fehma ta' l-Ombudsman, rifjut li jiġu żvelati l-ismijiet ta' l-applikanti ammissibbli jista' għalhekk jiġi ġġustifikat fir-rigward ta' kandidati minn barra l-istituzzjonijiet u l-korpi Komunitarji.
3. Madankollu, din il-kawża kienet tikkonċerna persuni li diġà ħadmu għal istituzzjonijiet u korpi Komunitarji. L-Ombudsman sabha diffiċli jimmaġina kif l-iżvelar tal-fatt li ċertu uffiċjal Komunitarju kien applika għal kariga oħra fis-servizz Komunitarju jista' jdgħajjef il-privatezza ta' dan l-uffiċjal. Fil-fehma ta' l-Ombudsman, impjegat taċ-ċivil li kien diġà jaħdem għall-Komunitajiet kien f'dan il-kuntest f'pożizzjoni li kienet materjalment differenti minn dik ta' applikant minn barra l-istituzzjonijiet u l-korpi Komunitarji. Fid-dawl tad-dispożizzjonijiet tar-Regolamenti tal-Persunal, l-Ombudsman qies li superjur kien jaġixxi illegalment li kieku kellu jiżvantaġġa uffiċjal minħabba li dan l-uffiċjal kien applika għal pożizzjoni oħra. Huwa minnu li ma jistax jiġi eskluż li tali aġir jista’ jseħħ fi ħdan is-servizz pubbliku Komunitarju. Madankollu, u kif osserva tajjeb min għamel l-ilment, imbagħad ikun f'idejn l-istituzzjoni jew il-korp tal-Komunità kkonċernat li jissanzjona din l-imġiba illegali.
4. L-Ombudsman irrimarka li dawn il-kunsiderazzjonijiet kienu japplikaw a fortiori fir-rigward ta' kandidati mill-amministrazzjoni tal-Parlament stess.
5. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman qieset li r-rifjut kategoriku tal-Parlament li jiżvela l-listi rilevanti ma kienx iġġustifikat.
6. L-Ombudsman żiedet li jekk l-iżvelar tad-dokumenti rilevanti kien tabilħaqq probabbli li jimmina l-"privatezza" tal-uffiċjali kkonċernati (kif sostna l-Parlament), l-aktar approċċ xieraq kien ikun li dawn l-uffiċjali jintalbu jagħtu l-opinjoni tagħhom qabel ma jiddeċiedu dwar it-talba għal aċċess. L-Ombudsman għalhekk ikkunsidra li, anki jekk il-Parlament kien tal-fehma li l-iżvelar tal-listi rilevanti għandu jiġi rrifjutat għal raġunijiet ta' protezzjoni tad-data, huwa ma kellux jieħu din id-deċiżjoni mingħajr ma jikkonsulta lis-suġġetti tad-data kkonċernati, jiġifieri, l-uffiċjali li isimhom kien jidher f'dawn il-listi. Ma kien hemm xejn li jissuġġerixxi li konsultazzjoni bħal din ma kinitx possibbli.
7. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni li l-Parlament naqas milli jittratta b'mod korrett it-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dokumenti.

Opinjoni dettaljata tal-Parlament

Fl-opinjoni dettaljata tiegħu, il-Parlament għamel il-kummenti li ġejjin:

Fir-rigward ta' kwistjonijiet proċedurali, il-problema identifikata mill-Ombudsman sadanittant kienet ġiet solvuta bl-adozzjoni tad-Deċiżjoni tal-Bureau 2005/C289/06 li timmodifika r-regoli tal-Parlament li jirregolaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti bil-ħsieb li d-deċiżjonijiet dwar applikazzjonijiet konfermatorji jiġu ddelegati awtomatikament lill-Viċi President responsabbli.

Fir-rigward tal-mertu tal-każ, l-Artikolu 6 tal-Anness III (“Kompetizzjonijiet”) tar-Regolamenti tal-Persunal iddikjara li l-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni “għandhom ikunu sigrieti”. Din is-segretezza kienet ġiet introdotta bil-ħsieb li tiggarantixxi l-indipendenza tal-Bordijiet tas-Selezzjoni u l-oġġettività tal-proċedimenti tagħhom (9). L-amministrazzjonijiet tat-tliet istituzzjonijiet kienu tal-fehma li l-osservanza ta’ dan is-sigriet kienet tmur kontra l-iżvelar tal-listi ta’ kandidati ammissibbli fil-proċeduri ta’ selezzjoni. Bħal kull regola ġenerali, id-dritt ta' aċċess għal dokumenti previst fir-Regolament 1049/2001 jista' jiġi limitat jew eskluż, skont il-prinċipju lex specialis derogat legi generali, fejn kien hemm regoli speċjali li jirregolaw materji speċifiċi (10). Għaldaqstant, ir-Regolament 1049/2001 ma għandux jiġi invokat sabiex tiġi kkontestata l-applikabbiltà tal-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. Għalhekk, l-iżvelar tal-listi rilevanti mitluba mill-ilmentatur imur kontra r-regoli applikati bħalissa dwar il-proċeduri tal-għażla fit-tliet istituzzjonijiet.

Ta' min jinnota li l-kumitat interistituzzjonali previst fl-Artikolu 15 tar-Regolament 1049/2001 kien waqqaf grupp ta' ħidma sabiex jeżamina l-prattika attwali fit-tliet istituzzjonijiet, fid-dawl tal-każistika reċenti dwar dan is-suġġett.

L-ismijiet tal-kandidati għal postijiet vakanti, li jikkostitwixxu data personali, jistgħu jiġu pproċessati biss għal "finijiet speċifikati, espliċiti u leġittimi u ma jiġux ipproċessati ulterjorment b'mod li ma jkunx kompatibbli ma' dawk il-finijiet" f'konformità mal-Artikolu 8 tar-Regolament 45/2001. Fi kliem ieħor, skont il-linji gwida mogħtija mill-Uffiċċju għall-Protezzjoni tad-Data tal-Parlament, l-għan tal-ipproċessar għandu jiġi ddeterminat minn qabel il-ġbir u ma jistax jinbidel sussegwentement.

Abbażi ta' dan l-artikolu u d-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-proċeduri tal-għażla fit-tliet istituzzjonijiet, l-uffiċjali li japplikaw għal kariga jistennew li kwalunkwe applikazzjoni tiġi ttrattata b'diskrezzjoni u li jkunu biss il-persuni li jeħtieġu jipproċessaw l-applikazzjoni għal raġunijiet amministrattivi (u naturalment dawk li jintervistaw u jirrakkomandaw il-kandidati) li jkunu konxji tal-identitajiet tal-kandidati.

Huwa nnotat, skont il-prattiki attwali f’kull istituzzjoni, li l-kandidati qatt ma ġew infurmati minn qabel li l-applikazzjonijiet tagħhom jistgħu jiġu żvelati fuq talba lil uffiċjali oħra u lill-pubbliku b’mod ġenerali.

Barra minn hekk, il-kandidati normalment ma jixtiqux li s-superviżuri attwali tagħhom (jew saħansitra l-kollegi tagħhom) ikunu jafu li qed japplikaw għal impjieg xi mkien ieħor minħabba li jħossu - bir-raġun jew ħażin - li se jitqiesu jew jiġu ttrattati b’mod differenti u jqisu li l-iżvelar sħiħ tal-listi ta’ kandidati ammissibbli jaffettwa l-privatezza tagħhom.

Kif kien innota l-KEPD, fil-paġna 55 tad-Dokument ta' Sfond tiegħu, jekk is-suġġett tad-data jkun ġie infurmat li d-data personali tiegħu jew tagħha mhux ser tkun soġġetta għal żvelar pubbliku, l-eċċezzjoni tal-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 x'aktarx li tkun applikabbli.

Il-Parlament kien żviluppa politika li tinkoraġġixxi l-mobilità fi ħdan l-istituzzjoni, iżda l-mobilità kienet obbligatorja biss wara ċertu numru ta' snin fl-istess kariga. Min-naħa l-oħra, klawżola introdotta għall-kompetizzjonijiet il-ġodda tal-EPSO ċċaħħad il-mobbiltà matul l-ewwel snin tal-karriera ta' uffiċjal. B’konsegwenza ta’ dan, mhux il-kandidati kollha li isimhom kien jidher fil-listi ta’ kandidati ammissibbli kienu neċessarjament soġġetti għall-mobbiltà.

Il-Parlament kien tal-fehma li kieku kienet il-prattika ġenerali li jiġu żvelati listi ta' ismijiet ta' applikanti fuq talba, l-uffiċjali jistgħu jiġu skoraġġuti milli jressqu lilhom infushom bħala kandidati għal karigi. Dan jista’ jkollu konsegwenzi negattivi għall-mobbiltà, prinċipalment fil-livell interistituzzjonali.

Fir-rigward tal-konsultazzjoni tas-suġġett tad-data, il-Parlament ikkunsidra, f'konformità mal-orjentazzjonijiet stabbiliti mill-KEPD fid-Dokument ta' Sfond tiegħu (fil-paġni 38 u 42), li "kunsens mhux ambigwu" għall-iżvelar, skont l-Artikoli 2(h) u 5(d) tar-Regolament 45/2001, kien moqdi l-aħjar meta seħħ minn qabel, u s-suġġett tad-data ġie infurmat b'mod sodisfaċenti dwar il-konsegwenzi tal-għażla li jaċċetta, jew le, l-iżvelar tad-data personali tiegħu.

Il-Parlament qies ukoll li, jekk l-iżvelar tal-listi ta' kandidati ammissibbli kellu jservi l-interess pubbliku ġenerali fl-obbligu ta' rendikont u t-trasparenza tal-proċeduri interni tal-għażla, dan jista' jseħħ biss jekk tkun ir-regola ġenerali aktar milli talba ad hoc għal aċċess barra mill-iskop li għalih tkun inġabret id-data. Barra minn hekk, f’dan il-każ, l-ilmentatur ma invokax raġunijiet ta’ interess pubbliku iżda pjuttost raġunijiet personali, sabiex jikseb aċċess.

Għal dawn ir-raġunijiet, il-Parlament iddeċieda li ma jikkonsultax lill-kandidati fuq il-listi mitluba mill-ilmentatur.

Madankollu, kif kien iddikjara l-KEPD, kull istituzzjoni u korp kellhom il-possibbiltà li jadottaw miżuri komplementari sabiex jiċċaraw l-użu tad-data personali. Istituzzjoni tista’ tuża, pereżempju, ir-regoli tal-proċedura tal-għażla tagħha sabiex tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġodda bil-ħsieb ta’ trasparenza akbar. Peress li l-proċeduri tal-għażla jsiru interistituzzjonali, kwalunkwe reviżjoni tal-prattiki attwali għandha tiġi miftiehma bejn it-tliet istituzzjonijiet, filwaqt li jitqies kif xieraq l-impatt fuq il-mobbiltà interistituzzjonali. L-istituzzjonijiet jistgħu jadottaw pożizzjoni komuni dwar il-kwistjoni sabiex tiġi evitata d-diskriminazzjoni kontra uffiċjali minn istituzzjoni waħda kontra oħrajn, speċjalment fid-dawl tal-politika dwar il-mobbiltà.

Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, il-Parlament ma setax jaqbel mal-iżvelar minħabba li qies li

• id-divulgazzjoni tmur kontra r-regoli interistituzzjonali attwali dwar il-proċeduri tal-għażla;
• l-iżvelar idgħajjef il-privatezza tal-uffiċjali kkonċernati; u
• id-divulgazzjoni fuq bażi ad hoc ma sservix l-interess pubbliku ġenerali fir-responsabbiltà u t-trasparenza tal-proċeduri tal-għażla.

F'konformità mar-rakkomandazzjonijiet tal-KEPD, il-Parlament ikkunsidra li l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom jikkunsidraw li jadottaw regoli interistituzzjonali dwar l-aċċess għal ċerti dokumenti relatati mal-proċeduri tal-għażla tal-persunal li fihom data personali, li jinkludu l-introduzzjoni ta' klawżoli biex is-suġġett tad-data jiġi infurmat minn qabel dwar il-mod li bih tista' tintuża d-data.

Għal dan il-għan, il-Parlament jissuġġerixxi li l-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni jittratta l-kwistjoni abbażi tal-konklużjonijiet tal-grupp ta' ħidma stabbilit mill-kumitat interistituzzjonali previst fl-Artikolu 15 tar-Regolament 1049/2001.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu u għamel il-kummenti li ġejjin:

L-opinjoni dettaljata kienet sorprendenti, peress li l-Parlament f'daqqa waħda biddel il-linja ta' raġunament tiegħu. Filwaqt li s’issa kienet invokat il-privatezza tal-uffiċjali kkonċernati, issa bbażat ruħha fuq il-protezzjoni tal-proċedimenti tal-Bord tal-Għażla. Madankollu, ir-raġuni l-ġdida lanqas ma kienet konvinċenti. Id-dokumenti rilevanti ma kinux prodott tal-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni, iżda kienu tfasslu mill-amministrazzjoni tal-Parlament. Huma ma kien fihom l-ebda wieħed mill-“fatturi relatati ma’ valutazzjonijiet individwali jew komparattivi tal-kandidati” li l-Qorti kienet irreferiet għalihom fil-kawża Hendrickx.

Ma kien hemm xejn li jissuġġerixxi li l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal għandu jitqies bħala lex specialis fir-rigward tar-Regolament 1049/2001.

Id-Deċiżjoni

1 Rimarki introduttorji

1.1 L-ilmentatur, uffiċjal tal-Parlament Ewropew, ressaq applikazzjonijiet bi tweġiba għal tliet avviżi ta' postijiet battala (nri 10671, 10689 u 10821) ippubblikati mis-Segretarjat Ġenerali tal-Parlament. Fid-9 ta’ Frar 2005, huwa talab aċċess għal-listi ta’ kandidati ammissibbli f’dawn il-proċeduri ta’ selezzjoni. Din it-talba saret abbażi tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (11) ("ir-Regolament 1049/2001"). It-talba tal-kwerelant ġiet miċħuda mis-Segretarju Ġenerali tal-Parlament fit-22 ta' Frar 2005. Fil-21 ta' April 2005, u bi tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-kwerelant, il-Parlament ta aċċess parzjali għal-listi rilevanti. L-ismijiet tal-kandidati kollha, minbarra l-isem tal-ilmentatur, madankollu kienu tħassru fuq il-kopji rilaxxati.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman Ewropew, l-ilmentatur issottometta li kien hemm difetti fir-rigward tal-forma u l-proċedura fir-rigward tat-trattament mill-Parlament tal-applikazzjoni tiegħu.

1.2 Qabel ma jiġu ttrattati l-allegazzjonijiet li għamel l-ilmentatur f'dan il-kuntest, jidher utli li jiġi ċċarat il-kamp ta' applikazzjoni ta' din l-inkjesta.

1.3 Fid-deċiżjoni tiegħu tat-22 ta' Frar 2005 li tiċħad it-talba oriġinali għal aċċess tal-kwerelant, is-Segretarju Ġenerali tal-Parlament indika li kien hemm tmien applikazzjonijiet fir-rigward tal-avviż ta' post battal nru 10671 u għaxra (li waħda minnhom kienet sussegwentement ġiet irtirata) skont l-avviż ta' post battal nru 10689. Is-Segretarju Ġenerali żied li l-lista ta’ kandidati ammissibbli taħt l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti Nru 10821 kienet għadha ma ġietx stabbilita.

Fit-tweġiba tiegħu għal talba għal aktar informazzjoni magħmula mill-Ombudsman, il-Parlament spjega li kien hemm 13-il applikazzjoni ammissibbli fir-rigward tal-avviż ta' pożizzjoni vakanti nru 10671 (inklużi tmienja li jfittxu trasferiment fi ħdan l-istituzzjoni) u 14-il applikazzjoni ammissibbli fir-rigward tal-avviż ta' pożizzjoni vakanti nru 10689 (inklużi disgħa li jfittxu trasferiment fi ħdan l-istituzzjoni).

L-Ombudsman jinnota li ċ-ċifri pprovduti mis-Segretarju Ġenerali tal-Parlament fl-ittra tiegħu tat-22 ta' Frar 2005 u ċ-ċifri pprovduti mill-Parlament fit-tweġiba tiegħu għat-talba ta' l-Ombudsman għal aktar informazzjoni ma jaqblux. Jidher li, fl-ittra tiegħu tat-22 ta' Frar 2005, is-Segretarju Ġenerali tal-Parlament irrefera biss għall-applikazzjonijiet ammissibbli li kienu waslu mingħand kandidati fi ħdan l-istituzzjoni, filwaqt li l-ilmentatur kien talab listi tal-applikazzjonijiet (kollha) ammissibbli. Madankollu, peress li l-ilmentatur ma kkummentax dwar dan l-aspett tal-każ fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Parlament għat-talba għal aktar informazzjoni, l-Ombudsman iqis li ma hemmx bżonn ta' aktar inkjesti fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

1.4 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Parlament għat-talba għal aktar informazzjoni, l-ilmentatur indika li huwa kien ipprova wkoll (mingħajr suċċess) jikseb l-informazzjoni rilevanti billi juża proċeduri interni. Madankollu, ta' min jinnota li l-ilment ippreżentat lill-Ombudsman kien jikkonċerna biss it-trattament mill-Parlament tat-talba għal aċċess magħmula skont ir-Regolament 1049/2001. Jidher ukoll li l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur fl-osservazzjonijiet tiegħu kienet maħsuba biss biex turi l-fatt li huwa kien esplora possibbiltajiet oħra sabiex jikseb l-informazzjoni li kien qed ifittex. L-ebda allegazzjoni jew dikjarazzjoni ma tqajmet mill-ilmentatur fir-rigward tal-proċeduri interni msemmija. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li l-inkjesta tiegħu għandha tkun limitata għall-valutazzjoni tat-trattament mill-Parlament tat-talba magħmula mill-ilmentatur skont ir-Regolament 1049/2001.

1.5 Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li l-uffiċjali li jirċievu tali listi jistgħu fl-aħħar mill-aħħar ikunu obbligati li ma jużawhomx għal skopijiet oħra għajr l-informazzjoni personali tagħhom, l-Ombudsman ma jaf bl-ebda regola li abbażi tagħha istituzzjoni tista' timponi tali obbligu fir-rigward ta' dokument maħruġ skont ir-Regolament 1049/2001.

1.6 Fl-opinjoni dettaljata tiegħu dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li saret f'dan il-każ, il-Parlament indika li, f'dan il-każ, l-ilmentatur ma invokax raġunijiet ta' interess pubbliku iżda raġunijiet personali, sabiex jikseb aċċess. Peress li l-Artikolu 6(1), it-tieni sentenza, tar-Regolament 1049/2001 jistipula li l-ilmentatur ma għandux għalfejn jiddikjara r-raġunijiet għat-talba tiegħu għal aċċess, tali raġunijiet huma mingħajr rilevanza għat-trattament tagħha.

1.7 Fl-opinjoni dettaljata tiegħu dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni, il-Parlament issottometta wkoll li, jekk l-iżvelar tal-listi ta' kandidati ammissibbli kellu jservi l-interess pubbliku ġenerali fl-obbligu ta' rendikont u t-trasparenza tal-proċeduri interni tal-għażla, dan jista' jseħħ biss jekk tkun ir-regola ġenerali aktar milli talba ad hoc għal aċċess barra mill-iskop li għalih inġabret id-data. Madankollu, ta' min jinnota li l-każ preżenti jikkonċerna t-trattament mill-Parlament ta' talba għal aċċess magħmula skont ir-Regolament 1049/2001. Għalhekk, huma biss il-kundizzjonijiet stabbiliti f’dan ir-regolament li huma rilevanti għall-finijiet preżenti. Madankollu, ir-Regolament 1049/2001 jikkonċerna d-dritt ta' aċċess għal dokumenti speċifiċi, mhux il-kwistjoni dwar jekk ċerti kategoriji ta' dokumenti għandhomx ġeneralment isiru pubbliċi. L-argument imressaq mill-Parlament huwa għalhekk mingħajr rilevanza għal din il-kawża.

2 Allegati difetti fir-rigward tat-trattament mill-Parlament tat-talba għal aċċess

2.1 Fid-9 ta' Frar 2005, il-kwerelant talab lill-Parlament aċċess għal-listi ta' kandidati ammissibbli fi tliet proċeduri ta' għażla (avviżi ta' postijiet battala nru 10671, 10689 u 10821) skond ir-Regolament 1049/2001. Din it-talba ġiet miċħuda mis-Segretarju Ġenerali tal-Parlament fit-22 ta' Frar 2005. Fl-10 ta’ Marzu 2005, l-ilmentatur ippreżenta applikazzjoni konfermatorja, li ġiet irreġistrata mill-Parlament fl-istess jum. Fl-4 ta' April 2005, il-kwerelant ġie infurmat permezz ta' e-mail li d-deċiżjoni dwar l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu kellha tittieħed mill-Bureau tal-Parlament iżda li l-laqgħa li jmiss ta' dan il-korp kellha ssir biss fil-11 ta' April 2005. Abbażi tal-Artikolu 14(4) tad-Deċiżjoni tal-Bureau dwar l-Aċċess Pubbliku għad-Dokumenti tal-Parlament Ewropew tat-28 ta' Novembru 2001 (12) (id-"Deċiżjoni tal-Bureau"), il-perjodu għat-tweġiba għalhekk ġie estiż bi 15-il jum ta' xogħol. Fil-21 ta’ April 2005, il-Parlament ta aċċess parzjali għal-listi rilevanti. L-ismijiet tal-kandidati kollha, minbarra l-isem tal-ilmentatur, kienu tħassru fuq il-kopji rilaxxati. Id-deċiżjoni tal-Parlament kienet ibbażata fuq l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001.

2.2 L-ilmentatur allega li kien hemm difetti fil-forma u l-proċedura fir-rigward tat-trattament mill-Parlament tat-talba tiegħu għal aċċess għad-dokumenti magħmula skont ir-Regolament 1049/2001.

Huwa kkritika l-fatt li t-tweġiba għall-applikazzjoni inizjali tiegħu kienet sempliċement irreferiet għall-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 mingħajr ma tat spjegazzjonijiet ulterjuri. L-ilmentatur issottometta wkoll li t-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tiegħu kienet barra l-limitu ta’ żmien, minħabba li (1) il-limitu ta’ żmien għat-tweġiba li għandha tingħata fi żmien 15-il jum ta’ xogħol kien skada fl-1 ta’ April 2005, peress li l-Ġimgħa l-Kbira ma kinitx btala pubblika fil-Belġju u peress li (2) id-dispożizzjoni rilevanti fid-Deċiżjoni tal-Bureau ma ppermettietx estensjoni taż-żmien minħabba r-raġuni mogħtija, jiġifieri, in-nuqqas ta’ laqgħa tal-Bureau qabel l-iskadenza tal-iskadenza. L-Artikolu 14(4) tad-Deċiżjoni tal-Bureau jipprevedi li estensjoni hija possibbli “f’każijiet eċċezzjonali, fejn applikazzjoni tkun relatata ma’ dokument twil ħafna jew ma’ għadd kbir ta’ dokumenti”.

Fir-rigward tas-sustanza, l-ilmentatur issottometta li l-applikazzjoni ta’ uffiċjal għal pożizzjoni vakanti saret fid-dominju pubbliku u mhux f’“privat”. L-ilmentatur issottometta li l-uffiċjal għamel użu minn dritt mogħti mir-Regolamenti tal-Persunal tal-uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (ir-"Regolamenti tal-Persunal") billi applika għal pożizzjoni. Skont l-ilmentatur, tali drittijiet ma kinux jappartjenu għall-"isfera privata", minħabba li ma kien hemm l-ebda dritt ġenerali li wieħed jipparteċipa b'mod anonimu f'attivitajiet pubbliċi.

L-ilmentatur żied li l-protezzjoni tal-integrità ta’ uffiċjal tista’ tkun fil-periklu jekk il-listi mitluba x’aktarx li jiżvelaw fatti li jistgħu jnaqqsu r-rispett li kien igawdi fil-ħajja pubblika. Huwa sostna li l-kuntrarju kien il-każ, peress li l-applikazzjoni għal postijiet vakanti wara ċertu żmien kienet perfettament konformi mal-politika ddikjarata tal-Parlament f'termini ta' mobilità u titjib tal-għarfien tal-persunal tiegħu.

Fir-rigward tal-argument li ċerti superjuri ma għoġobhomx jekk il-membri tal-persunal "tagħhom" kienu japplikaw xi mkien ieħor u li għalhekk kienet meħtieġa "kunfidenzjalità", l-ilmentatur qies li ma kienx jaqbel mal-punt. Fil-fehma tiegħu, l-imġiba illegali tas-superjuri kellha tiġi ttrattata bl-applikazzjoni ta’ sanzjonijiet adegwati u, bl-ebda mod, ma setgħet isservi bħala raġuni biex tiġi limitata l-implimentazzjoni tal-prinċipju ta’ ftuħ.

L-ilmentatur sostna wkoll li l-esklużjoni totali ta’ tali listi mill-aċċess għar-raġunijiet imsemmija hawn fuq kisret ukoll il-prinċipju tal-proporzjonalità, minħabba li l-uffiċjali kkonċernati ma kinux ġew mistoqsija jekk xtaqux li jkollhom “trattament kunfidenzjali”.

Skont il-kwerelant, lanqas il-leġiżlazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad-data personali ma setgħet tiġġustifika r-rifjut.

2.3 Fl-opinjoni tiegħu, il-Parlament sostna li l-integrità tal-individwu u l-protezzjoni tad-data personali kienu biss aspetti tal-istess dritt, jiġifieri d-dritt għall-protezzjoni tal-privatezza. Għalhekk, ir-referenza magħmula mill-Parlament għall-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001, flimkien mal-indikazzjoni li d-dokumenti mitluba kien fihom l-ismijiet tal-uffiċjali u għalhekk id-data personali, kienu jikkostitwixxu raġunijiet suffiċjenti biex il-Parlament jirrifjuta l-aċċess totali sabiex tiġi protetta l-privatezza tal-kandidati l-oħra.

Il-Parlament issottometta wkoll li l-iskadenzi msemmija fl-atti Komunitarji ġew ikkalkulati skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 1182/71 tal-Kunsill tat-3 ta' Ġunju 1971 li jistabbilixxi r-regoli applikabbli għal perjodi, dati u limiti ta' żmien (13). Għalkemm ir-Regolament kien japplika b’mod espliċitu biss għall-Kunsill u għall-Kummissjoni, id-dispożizzjonijiet tiegħu kienu japplikaw mutatis mutandis għall-Parlament meta kellu jadotta atti li jaffettwaw liċ-ċittadini fi żmien skadenza stabbilita f’regolament Komunitarju. Il-Kummissjoni ppubblikat regolarment fil-Ġurnal Uffiċjali l-listi tal-btajjel pubbliċi f’kull Stat Membru kif ukoll il-jiem meqjusa bħala btajjel pubbliċi fl-istituzzjonijiet Ewropej. Mill-listi għall-2005 (14) ħareġ li l-Ġimgħa l-Kbira kienet tabilħaqq btala pubblika fl-istituzzjonijiet Ewropej iżda mhux fil-Belġju, fejn ħadem il-kwerelant. Jekk il-pożizzjoni tal-kwerelant, li tgħid li l-lista tal-btajjel pubbliċi fil-Belġju biss kienet rilevanti, kellha tiġi adottata, l-iskadenza rilevanti stabbilita mil-liġi Komunitarja tvarja skont fejn l-att ġie kkomunikat u l-iskadenzi tal-monitoraġġ isiru impossibbli. L-iskadenza għandha għalhekk tiġi kkalkulata abbażi tal-lista ta' btajjel pubbliċi tal-istituzzjonijiet Ewropej. F’dan il-każ speċifiku, il-Ġimgħa l-Kbira ma kinitx ġurnata tax-xogħol u l-limitu ta’ żmien tal-4 ta’ April 2005 għar-risposta kien għalhekk iġġustifikat.

Fir-rigward tal-estensjoni tal-iskadenza, il-Parlament irrikonoxxa li kien hemm problema u li kienet qed tiġi kkunsidrata awtomatikament proposta biex tiġi emendata d-Deċiżjoni tal-Bureau bil-ħsieb li d-deċiżjonijiet jiġu ddelegati lill-Viċi President (15).

Fir-rigward tal-mertu tal-każ, il-Parlament irrefera għall-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Prim'Istanza (16), li skontha, fil-kuntest tar-relazzjoni tiegħu mad-dipartiment amministrattiv li kien qed jittratta miegħu, uffiċjal ibbenefika, fil-prinċipju, mill-protezzjoni tad-data, kif żgurat mir-Regolament (KE) 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dak id-data (17) ("ir-Regolament 45/2001"). Il-Parlament kien tal-fehma li, meta uffiċjal ippreżenta l-applikazzjoni tiegħu għal pożizzjoni, ismu ma kellux għalfejn jiġi żvelat lill-applikanti l-oħra skont it-tifsira tal-Artikolu 5 tar-Regolament 45/2001. Hija żiedet li, fl-assenza ta’ ċirkustanzi oħra, bħall-kunsens espliċitu u liberu ta’ rikorrent ieħor li ismu jiġi żvelat lil-lanjant, huwa b’hekk ibbenefika minn protezzjoni tad-data, li tipprojbixxi l-komunikazzjoni ta’ ismu lil-lanjant.

Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur ibbażat fuq il-politika dwar il-mobilità, il-Parlament sostna li ġew ippubblikati biss postijiet miftuħa għall-mobilità, mhux il-lista tal-applikanti.

Il-Parlament kien tal-fehma li l-prinċipji ta' proporzjonalità u l-usa' aċċess possibbli kienu ġew rispettati matul il-proċedura. Fir-rigward tal-argument tal-ilmentatur li r-rikorrenti ma kinux ġew mistoqsija espliċitament jekk xtaqux li l-applikazzjoni tagħhom tiġi ttrattata b'mod kunfidenzjali, il-Parlament sostna li l-uffiċjali setgħu leġittimament jistennew il-kunfidenzjalità fir-relazzjonijiet amministrattivi tagħhom mal-Parlament jew fil-konfront tal-istituzzjonijiet l-oħra u għalhekk, a fortiori, fil-konfront tal-kollegi tagħhom. Madankollu, bi tweġiba għat-talba tal-ilmentatur, il-Parlament kien fil-proċess li jfassal, fil-kuntest tar-Regolament 45/2001, proposta biex fil-korrispondenza interna u esterna kollha tiddaħħal twissija dwar l-ipproċessar tad-data fi ħdan l-istituzzjoni.

2.4 L-ilmentatur ma rċieva l-ebda osservazzjoni dwar din l-opinjoni.

2.5 Fit-3 ta' Novembru 2005, l-Ombudsman indirizza talba għal aktar informazzjoni lill-Parlament, fejn staqsieh b'mod partikolari (1) kif l-iżvelar sħiħ ta' dawn il-listi jista' "jdgħajjef" il-"privatezza" ta' l-uffiċjali kkonċernati u (2) għaliex l-uffiċjali kkonċernati ma ġewx ikkonsultati mill-Parlament bil-ħsieb li jiġi aċċertat jekk huma oġġezzjonawx għall-iżvelar ta' isimhom. F'dan il-kuntest, l-Ombudsman irrefera lill-Parlament għad-Dokument ta' Sfond nru 1 ta' Lulju 2005 tal-KEPD dwar "L-aċċess pubbliku għad-dokumenti u l-protezzjoni tad-data"(18) (id-"Dokument ta' Sfond").

2.6 Fir-risposta tiegħu, il-Parlament indika li l-applikazzjonijiet għat-tliet postijiet involuti kienu waslu kemm mill-Parlament kif ukoll minn persuni li jaħdmu f'istituzzjonijiet oħra. Il-Parlament kien tal-fehma li, kif kien il-każ fis-settur privat, l-applikazzjonijiet minn uffiċjali għal karigi f'istituzzjonijiet oħra jew f'Direttorati Ġenerali oħra għandhom jibqgħu kunfidenzjali, peress li s-sottomissjoni ta' applikazzjoni tista' tirriżulta fi problemi relatati mal-karriera għall-uffiċjal li jissottometti l-applikazzjoni, jekk ma jinħatarx fil-kariga involuta, b'mod partikolari fir-rigward tal-promozzjonijiet futuri tiegħu. Huwa rrefera wkoll għall-fatt li r-Regolament 1049/2001 obbliga lill-amministrazzjoni twieġeb sa ċerta data u li, minħabba l-iskadenza involuta u b'kont meħud tal-metodi ta' ħidma tal-Parlament, kien impossibbli li kull applikant jintalab awtorizzazzjoni biex jiżvela ismu lill-applikant sieħeb tiegħu. Madankollu, lil hinn minn dan, il-Parlament qies, bħala prinċipju, li ma kienx korrett li l-ismijiet tar-rikorrenti l-oħra kollha jiġu kkomunikati lil rikorrent minħabba s-sempliċi fatt li huwa kien talab dawn l-ismijiet. Inkella, bil-għan li tiġi żgurata ugwaljanza fit-trattament għal kulħadd, l-ismijiet tal-applikanti kollha jkollhom jiġu ppubblikati fl-istituzzjoni jew fl-istituzzjonijiet minn fejn ikunu oriġinaw xi applikazzjonijiet, li jista’ jirriżulta fi problemi relatati mal-karriera għall-uffiċjali kkonċernati.

2.7 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar din it-tweġiba, l-ilmentatur indika li huwa sab li l-osservazzjonijiet tal-Parlament kienu sempliċiment ta' nifs. Fil-fehma tiegħu, il-Parlament kien ammetta b'mod impliċitu li, fis-Segretarjat Ġenerali tiegħu, ġara li l-uffiċjali li jissottomettu applikazzjonijiet għal karigi oħra ġew "ikkastigati", b'mod partikolari fir-rigward ta' promozzjonijiet futuri, jekk dawn l-applikazzjonijiet saru jafu bis-superjuri tagħhom. Il-Parlament għalhekk deher li ammetta li l-kollegi eliġibbli għall-promozzjoni xi drabi ma ġewx iġġudikati mis-superjuri tagħhom fuq il-merti komparattivi tagħhom iżda fuq l-"ubbidjenza" u l-"fedeltà lejn sidhom". Il-Parlament deher ukoll li ammetta b'mod impliċitu li ma kienx f'pożizzjoni li jiġġieled u jtemm tali prattiki bil-mezzi għad-dispożizzjoni tiegħu. L-ilmentatur żied jgħid li wieħed għandu jżomm f'moħħu li l-"mobbiltà" kienet politika ddikjarata tal-Parlament u obbligu għall-uffiċjali kollha tiegħu.

2.8 Fit-2 ta' Frar 2006, l-Ombudsman indirizza abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Parlament, fejn ħeġġeġ lil dan ta' l-aħħar biex jikkunsidra mill-ġdid it-talba ta' l-ilmentatur għal aċċess għal-listi ta' kandidati ammissibbli relatati ma' l-avviżi ta' postijiet battala nru 10671, 10689 u 10821.

2.9 Fl-opinjoni dettaljata tiegħu, li ntbagħtet fis-6 ta' April 2006, il-Parlament kien tal-fehma li ma setax jaqbel mal-iżvelar minħabba li kkunsidra (1) li l-iżvelar imur kontra r-regoli interistituzzjonali attwali dwar il-proċeduri tal-għażla; (2) dak l-iżvelar idgħajjef il-privatezza tal-uffiċjali kkonċernati; u (3) li l-iżvelar fuq bażi ad hoc ma jservix l-interess pubbliku ġenerali fir-responsabbiltà u t-trasparenza tal-proċeduri tal-għażla (19). Il-Parlament sostna li, f'konformità mar-rakkomandazzjonijiet tal-EDPS, l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom jikkunsidraw li jadottaw regoli interistituzzjonali dwar l-aċċess għal ċerti dokumenti relatati mal-proċeduri tal-għażla tal-persunal li jkun fihom data personali, li jinkludu l-introduzzjoni ta' klawżoli biex is-suġġett tad-data jiġi infurmat minn qabel dwar il-mod li bih tista' tintuża d-data. Għal dan il-għan, il-Parlament jissuġġerixxi li l-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjonijiet jittratta l-kwistjoni abbażi tal-konklużjonijiet tal-grupp ta' ħidma li kien twaqqaf mill-kumitat interistituzzjonali previst fl-Artikolu 15 tar-Regolament 1049/2001.

2.10 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li l-opinjoni dettaljata kienet sorprendenti, peress li l-Parlament f'daqqa waħda biddel il-linja ta' raġunament tiegħu. Filwaqt li s’issa kienet invokat il-privatezza tal-uffiċjali kkonċernati, issa bbażat ruħha fuq il-protezzjoni tal-proċedimenti tal-Bord tal-Għażla. Fil-fehma tal-ilmentatur, madankollu, ir-raġuni l-ġdida lanqas ma kienet konvinċenti. Id-dokumenti rilevanti ma kinux prodott tal-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni, iżda kienu tfasslu mill-amministrazzjoni tal-Parlament. L-ilmentatur issottometta li ma kien fihom l-ebda wieħed mill-"elementi li jikkonċernaw l-evalwazzjonijiet personali jew komparattivi tal-kandidati" li l-Qorti rreferiet għalihom fil-kawża Hendrickx (20), li l-Parlament kien ibbaża ruħu fuqhom f'dan il-kuntest. Huwa żied jgħid li ma kien hemm xejn li jissuġġerixxi li l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal għandu jitqies bħala lex specialis fir-rigward tar-Regolament 1049/2001.

2.11 L-Ombudsman iqis li huwa utli li ssir distinzjoni bejn l-aspetti proċedurali tat-trattament mill-Parlament tat-talba għal aċċess u s-sustanza tad-deċiżjoni tiegħu.

2.12 Fir-rigward tal-aspetti proċedurali, l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur iqajjem tliet kwistjonijiet, jiġifieri, (1) l-allegat nuqqas ta' spjegazzjonijiet fit-tweġiba għall-applikazzjoni inizjali tiegħu; (2) il-fatt li r-risposta ta' l-4 ta' April 2005 għall-applikazzjoni konfermatorja tiegħu kienet allegatament barra mit-terminu, peress li t-terminu sabiex tingħata risposta fi żmien 15-il jum ta' xogħol kien skada fl-1 ta' April 2005, peress li l-Ġimgħa l-Kbira ma kinitx btala pubblika fil-Belġju; u (3) il-fatt li d-deċiżjoni tal-21 ta’ April 2005 dwar l-applikazzjoni konfermatorja kienet, fi kwalunkwe każ, barra mit-terminu peress li d-dispożizzjoni rilevanti fid-Deċiżjoni tal-Bureau ma kinitx tippermetti estensjoni tat-terminu minħabba r-raġuni mogħtija, jiġifieri, in-nuqqas ta’ laqgħa tal-Bureau qabel l-iskadenza tat-terminu.

2.13 Fir-rigward tal-ewwel waħda minn dawn it-tliet kwistjonijiet, ta' min jinnota li l-proċedura prevista mir-Regolament 1049/2001 għal talbiet għal aċċess għal dokumenti tinkludi żewġ stadji, jiġifieri, applikazzjoni inizjali u applikazzjoni konfermatorja. Din il-proċedura tippermetti lill-istituzzjoni tirrevedi l-pożizzjoni tagħha fid-dawl tal-kummenti li l-applikant jista’ jagħmel dwar id-deċiżjoni rigward l-applikazzjoni inizjali. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li n-nuqqas ta' għoti ta' raġunijiet għal deċiżjoni dwar talba għal aċċess għal dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001 normalment jista' jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina biss jekk dan ikun seħħ fit-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja għal aċċess. Madankollu, l-ilmentatur ma jidhirx li jargumenta li d-deċiżjoni tal-21 ta’ April 2005 naqset milli tipprovdi l-ispjegazzjonijiet meħtieġa.

2.14 Fir-rigward tat-tieni kwistjoni, l-Ombudsman jinnota li kemm il-kwerelant kif ukoll il-Parlament jaqblu li l-aħħar jum tal-perjodu ta' 15-il jum ta' xogħol għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja kien jew kien ikun l-1 ta' April 2005, jiġifieri, il-Ġimgħa l-Kbira. Għalkemm la r-Regolament 1049/2001 u lanqas id-Deċiżjoni tal-Bureau ma fihom definizzjoni dwar xi tfisser l-espressjoni "jiem tax-xogħol", l-Ombudsman iqis li huwa ċar li r-Regolament 1049/2001 kellu l-intenzjoni li jagħti lill-amministrazzjoni ċertu numru ta' jiem biex tikkunsidra l-applikazzjoni konfermatorja. Sabiex ikun jista' jintlaħaq dan l-għan, il-kunċett ta' "jiem ta' xogħol" għandu, fil-fehma tal-Ombudsman, jinftiehem bħala li jirreferi għal jiem li fihom l-amministrazzjoni kienet "taħdem". Peress li mhuwiex ikkontestat li l-Ġimgħa l-Kbira 2005 kienet btala pubblika fil-Parlament, dan il-jum m'għandux jingħadd bħala "jum ta' xogħol" għall-finijiet ta' l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001. Tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja mibgħuta fil-jum tax-xogħol li jmiss (4 ta' April 2005) għalhekk ma kinitx tkun barra l-limitu ta' żmien.

2.15 Ta' min jinnota, madankollu, li l-ittra ta' l-4 ta' April 2005 kienet ittra ta' żamma, li fiha l-kwerelant kien sempliċiment infurmat li l-iskadenza għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja kienet estiża għar-raġuni li l-laqgħa li jmiss tal-Bureau tal-Parlament, li kellu jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni, kellha ssir biss fil-11 ta' April 2005.

L-Artikolu 4 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba (21) jipprovdi li l-uffiċjali "għandhom jaġixxu skond il-liġi u japplikaw ir-regoli u l-proċeduri stabbiliti fil-leġislazzjoni Komunitarja". Skont l-Artikolu 23 tal-Kodiċi, talbiet għal aċċess għal dokumenti magħmula skont ir-Regolament 1049/2001 għandhom jiġu ttrattati "skont il-prinċipji u l-limiti ġenerali" stabbiliti f'dak ir-Regolament.

L-Artikolu 14(4) tad-Deċiżjoni tal-Bureau jipprevedi li estensjoni hija possibbli “f’każijiet eċċezzjonali, fejn applikazzjoni tkun relatata ma’ dokument twil ħafna jew ma’ għadd kbir ta’ dokumenti”. L-Ombudsman iqis li huwa ċar li r-raġuni mogħtija mill-Parlament għall-estensjoni taż-żmien mhijiex koperta minn din id-dispożizzjoni. Għandu jiġi nnutat ukoll li l-Parlament ma jidhirx li qed jikkontesta dan. F'dawn iċ-ċirkostanzi, id-deċiżjoni tal-Parlament li jestendi l-perjodu għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja ma kellha l-ebda bażi legali u għalhekk kienet tikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

2.16 Fl-opinjoni dettaljata tiegħu, il-Parlament indika li l-problema identifikata mill-Ombudsman sadanittant kienet ġiet solvuta bl-adozzjoni tad-Deċiżjoni tal-Bureau 2005/C289/06 li timmodifika r-regoli tal-Parlament li jirregolaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti bil-ħsieb li d-deċiżjonijiet dwar l-applikazzjonijiet konfermatorji jiġu ddelegati awtomatikament lill-Viċi President responsabbli. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur ma kkummentax dwar dan l-aspett tal-każ.

2.17 L-Ombudsman bi pjaċir jinnota li l-Parlament jidher li ħa passi biex jirrimedja l-problema li ġiet enfasizzata f'dan l-ilment. Għalhekk huwa jqis li ma hemm bżonn li tittieħed l-ebda azzjoni ulterjuri fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

2.18 Fir-rigward tal-mertu tal-każ, ta' min jinnota li l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi li l-aċċess għal dokument għandu jiġi rrifjutat meta l-iżvelar tiegħu "idgħajjef il-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu, b'mod partikolari skont il-leġislazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad-data personali". L-Ombudsman jaqbel mal-fehma tal-Parlament li din id-dispożizzjoni tista' tkun applikabbli wkoll fir-rigward tal-impjegati taċ-ċivil tal-Komunitajiet Ewropej.

2.19 Madankollu, għandu jiġi nnotat li, skont il-ġurisprudenza stabbilita tal-qrati Komunitarji, l-eċċezzjonijiet għad-dritt ġenerali ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti jeħtieġ li jiġu interpretati b'mod restrittiv (22). Kif innota l-KEPD fid-Dokument ta' Sfond tiegħu, "is-sempliċi fatt li dokument fih data personali ma jfissirx li l-privatezza ta' persuna hija involuta"(23). B'mod partikolari fid-dawl tal-fatt li d-dispożizzjonijiet tar-Regolament 45/2001 għandhom jiġu rispettati wkoll, "eżami konkret u individwali"(24) huwa għalhekk meħtieġ sabiex jiġi aċċertat sa liema punt l-eċċezzjoni rilevanti hija applikabbli.

2.20 L-Ombudsman jaċċetta li l-iżvelar ta' dokument li minnu jirriżulta li persuna applikat għal kariga f'istituzzjoni Komunitarja jista' jhedded li "jdgħajjef" id-dritt għall-privatezza ta' dik il-persuna. Kif innota l-KEPD, "ċerti impjegati jistgħu jkunu soġġetti għal żvantaġġi mill-impjegaturi attwali tagħhom, ikun magħruf li huma rnexxielhom f'kompetizzjoni. Il-privatezza ta’ suġġett tad-data tista’ għalhekk tkun involuta, peress li l-kunċett [ta’] privatezza jestendi għall-post tax-xogħol. Is-suġġett tad-data jista' jiġi affettwat b'mod sostanzjali, pereżempju jekk ikollu diffikultajiet biex jirċievi aktar promozzjonijiet."(25) L-Ombudsman iqis li dawn il-kunsiderazzjonijiet jistgħu jiġu applikati wkoll għas-sitwazzjoni preżenti, li ma tikkonċernax kompetizzjoni iżda fejn il-kandidati jkunu applikaw għal kariga. Fil-fehma ta' l-Ombudsman, rifjut li jiġu żvelati l-ismijiet ta' l-applikanti ammissibbli jista' għalhekk jiġi ġġustifikat fir-rigward ta' kandidati minn barra l-istituzzjonijiet u l-korpi Komunitarji.

2.21 Madankollu, għandu jiġi kkunsidrat il-fatt li l-persuni li isimhom huwa inkluż fil-listi li għalihom il-kwerelant jixtieq li jingħata aċċess diġà jaħdmu għall-istituzzjonijiet u l-korpi Komunitarji. L-Ombudsman isibha diffiċli jimmaġina kif l-iżvelar tal-fatt li ċertu uffiċjal tal-Komunità applika għal kariga oħra fis-servizz tal-Komunità jista' jdgħajjef il-privatezza ta' dan l-uffiċjal. Fil-fehma ta' l-Ombudsman, impjegat taċ-ċivil li diġà jaħdem għall-Komunitajiet jinsab, f'dan il-kuntest, f'pożizzjoni li hija materjalment differenti minn dik ta' applikant minn barra l-istituzzjonijiet u l-korpi Komunitarji. Barra minn hekk, mir-Regolamenti tal-Persunal jirriżulta li l-"kapaċità, l-effiċjenza u l-imġiba fis-servizz" ta' kull uffiċjal jiġu vvalutati f'rapporti perjodiċi (l-Artikolu 43) u li l-promozzjoni għandha tkun ibbażata esklużivament fuq il-"merti komparattivi" tal-uffiċjali kkonċernati (l-Artikolu 43). Għandu jiġi nnotat ukoll li r-Regolamenti tal-Persunal jipprevedu espressament trasferiment fi ħdan l-istituzzjoni jew minn istituzzjonijiet oħra bħala waħda mill-possibbiltajiet biex timtela pożizzjoni vakanti (l-Artikolu 29). Fil-fehma tal-Ombudsman, superjur għalhekk jaġixxi b'mod illegali li kieku kellu jiżvantaġġa uffiċjal fuq il-bażi li dan l-uffiċjal kien applika għal kariga oħra. Huwa minnu li ma jistax jiġi eskluż li tali aġir jista’ jseħħ fi ħdan is-servizz pubbliku Komunitarju. Madankollu, u kif osserva tajjeb min għamel l-ilment, imbagħad ikun f'idejn l-istituzzjoni jew il-korp tal-Komunità kkonċernat li jissanzjona din l-imġiba illegali. Għalhekk, l-Ombudsman mhuwiex konvint mill-argument tal-Parlament li l-iżvelar ta' listi ta' kandidati ammissibbli jista' jiskoraġġixxi lill-applikanti milli jressqu lilhom infushom bħala kandidati għal karigi u li dan jista' jkollu konsegwenzi negattivi għall-mobilità.

2.22 Il-kunsiderazzjonijiet ta' hawn fuq japplikaw a fortiori fir-rigward tal-kandidati mill-amministrazzjoni tal-Parlament stess. Jekk tabilħaqq għandu jkun hemm superjuri li jiżvantaġġaw lill-uffiċjali li japplikaw għal impjieg ieħor, il-Parlament ikollu l-mezzi kollha li huma meħtieġa sabiex jiżgura li r-Regolamenti tal-Persunal jiġu applikati kif suppost. Barra minn hekk, u kif osserva b'mod korrett l-ilmentatur, il-Parlament għandu politika magħrufa sew li tinkoraġġixxi l-mobilità. Għalhekk ikun sorprendenti jekk uffiċjal ikun jista’ jiġi żvantaġġat minħabba r-rieda tiegħu li jiċċaqlaq għal pożizzjoni oħra jew jekk il-Parlament isibha diffiċli li jieħu l-miżuri meħtieġa sabiex jiżgura li l-mobbiltà ma tiġix skoraġġuta. Huwa minnu li r-regoli stabbiliti mill-Parlament jagħmlu l-mobbiltà obbligatorja biss wara ċertu numru ta’ snin fl-istess pożizzjoni. Madankollu, il-Parlament irrikonoxxa li għandu politika li jinkoraġġixxi l-mobilità fi ħdan l-istituzzjoni, u li m'hemm xejn li jissuġġerixxi li kandidati mill-amministrazzjoni tal-Parlament jistgħu japplikaw biss għal kariga oħra f'dik l-amministrazzjoni minn meta l-mobilità tkun saret obbligatorja għalihom. Fir-rigward tar-referenza tal-Parlament għal klawżola li tidher li ġiet introdotta għal kompetizzjonijiet ġodda tal-EPSO li tipprojbixxi l-mobilità matul l-ewwel snin tal-karriera ta' uffiċjal, għandu jitqies il-fatt li l-ilmentatur kien talab aċċess għal-lista ta' kandidati ammissibbli. Jekk ir-regoli eżistenti kellhom jipprojbixxu lil ċerti uffiċjali milli japplikaw għal kariga oħra fi ħdan l-amministrazzjoni tal-UE, l-applikazzjonijiet madankollu ppreżentati minn tali uffiċjali (fuq il-preżunzjoni li r-regoli rilevanti huma legali) bilkemm jistgħu jitqiesu bħala ammissibbli.

2.23 Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li r-rifjut kategoriku tal-Parlament li jiżvela l-listi rilevanti mhuwiex ġustifikat.

2.24 Madankollu, għandu jiġi kkunsidrat il-fatt li l-iżvelar ta' dawn il-listi jwassal għall-iżvelar ta' data personali (jiġifieri, il-fatt li uffiċjal identifikat jew identifikabbli jkun applika għal ċertu post) permezz ta' trażmissjoni u għalhekk f'"ipproċessar" ta' data skont it-tifsira tal-Artikolu 2(b) tar-Regolament 45/2001. Sabiex jiġi protett is-suġġett tad-data (f'dan il-każ, l-uffiċjali kkonċernati), l-Artikolu 18(a) tar-Regolament 45/2001 jagħti lil dan tal-aħħar id-dritt "li joġġezzjona fi kwalunkwe ħin, għal raġunijiet leġittimi konvinċenti relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħu, għall-ipproċessar ta' data relatata miegħu, ħlief fil-każijiet koperti mill-Artikolu 5(b)"(26). Kieku l-iżvelar tad-dokumenti rilevanti kien tabilħaqq probabbli li jimmina l-"privatezza" tal-uffiċjali kkonċernati (kif isostni l-Parlament), l-aktar approċċ xieraq kien ikun li dawn l-uffiċjali jintalbu jagħtu l-opinjoni tagħhom qabel ma jiddeċiedu dwar it-talba għal aċċess (27). L-Ombudsman iqis li, anki jekk il-Parlament kien tal-fehma li l-iżvelar tal-listi rilevanti għandu jiġi rrifjutat għal raġunijiet ta' protezzjoni tad-data, huwa ma kellux jieħu din id-deċiżjoni mingħajr ma jikkonsulta lis-suġġetti tad-data kkonċernati, jiġifieri, l-uffiċjali li isimhom kien jidher f'dawn il-listi. Dan kien jippermetti lill-Parlament jaċċerta jekk dawn il-kandidati tawx il-kunsens "bla ambigwità" tagħhom għall-iżvelar tad-data personali tagħhom skont it-tifsira tal-Artikolu 5(d) tar-Regolament 45/2001.

2.25 Din il-fehma hija msaħħa mill-argumenti li l-Parlament ippreżenta fl-opinjoni dettaljata tiegħu dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni. L-Ombudsman jaqbel mal-proposta li l-konsultazzjoni tas-suġġett tad-data ssir l-aħjar minn qabel, jiġifieri, qabel ma tasal id-data personali. Kif indika l-KEPD fid-Dokument ta' Sfond tiegħu (fil-paġna 55), fejn suġġett tad-data ġie infurmat dwar il-possibbiltà ta' żvelar tad-data personali tiegħu fil-ħin tal-ġbir, l-eċċezzjoni stabbilita fl-Artikolu 4(1)(b) x'aktarx li ma tkunx applikabbli. Min-naħa l-oħra, l-eċċezzjoni x’aktarx li tkun applikabbli meta s-suġġett tad-data jkun ġie infurmat li d-data tiegħu ma tkunx soġġetta għal żvelar pubbliku. L-Ombudsman tinnota li l-Parlament indika li l-kandidati qatt ma ġew infurmati minn qabel li l-applikazzjonijiet tagħhom jistgħu jiġu żvelati fuq talba lil uffiċjali oħra u lill-pubbliku inġenerali. Madankollu, il-Parlament ma ddikjarax li l-kandidati ġew infurmati li l-fatt li applikaw għal ċerta pożizzjoni ma kienx se jiġi żvelat. Il-Parlament sostna wkoll li l-iskop tal-ipproċessar tad-data personali jrid jiġi ddeterminat qabel il-ġbir u ma jridx jinbidel sussegwentement. L-Ombudsman iqis li din il-pożizzjoni hija raġonevoli, peress li l-Artikolu 8 tar-Regolament 45/2001 jipprevedi li d-data personali, tista' tiġi pproċessata biss għal "finijiet speċifikati, espliċiti u leġittimi u ma tiġix ipproċessata ulterjorment b'mod li ma jkunx kompatibbli ma' dawk il-finijiet". Madankollu, il-Parlament ma ċċarax x'kienu l-iskopijiet "speċifikati" u "espliċiti" li għalihom ġabar id-data rilevanti jew għaliex l-iżvelar tal-listi ta' kandidati ammissibbli jikkostitwixxi pproċessar li huwa inkompatibbli ma' dawn l-għanijiet. Għalhekk, konsultazzjoni mal-kandidati kkonċernati kienet tkun kemm utli kif ukoll xierqa.

2.26 Fit-tweġiba tiegħu għat-talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Parlament sostna li kien ikun impossibbli li kull applikant għal awtorizzazzjoni jintalab jiżvela ismu lil sħabu l-applikant, minħabba l-iskadenzi imposti mir-Regolament 1049/2001 u l-metodi ta' ħidma tal-Parlament. L-Ombudsman mhuwiex konvint minn dawn l-argumenti. Minħabba li l-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 jirreferi espressament għal-leġislazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad-data, il-leġislatur ippreveda b'mod ċar li l-ibbilanċjar meħtieġ ta' interessi differenti għandu u jista' jitwettaq fil-perijodi qosra ta' żmien previsti mir-Regolament 1049/2001. Il-Parlament ma speċifikax ir-referenza tiegħu għall-"metodi ta' ħidma" tiegħu stess. Madankollu, jekk dawn il-metodi ta' ħidma jagħmluha impossibbli għall-Parlament li jikkonforma mad-dmirijiet tiegħu skont ir-Regolament 1049/2001, l-Ombudsman iqis li l-Parlament għandu jeżamina kif dawn jistgħu jittejbu sabiex tissolva din il-problema. Fuq livell purament fattwali, l-Ombudsman jinnota li, kollox ma' kollox, il-listi rilevanti kienu jinkludu 35 isem (inkluż l-isem tal-ilmentatur), li 21 minnhom kienu uffiċjali tal-Parlament. Minħabba li jista' jiġi preżunt li dawn il-kandidati kollha setgħu jintlaħqu permezz tal-posta elettronika, l-Ombudsman ma jarax għaliex kien impossibbli li dawn l-uffiċjali jiġu kkonsultati sal-iskadenza prevista mir-Regolament 1049/2001.

2.27 Fl-opinjoni dettaljata tiegħu dwar l-abbozz ta' rakkomandazzjoni, il-Parlament sostna li l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal kien lex specialis fir-rigward tar-Regolament 1049/2001. Għaldaqstant, dan tal-aħħar ma għandux jiġi invokat sabiex tiġi kkontestata l-applikabbiltà tal-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. Skont il-Parlament, l-iżvelar tal-listi mitluba mill-ilmentatur għalhekk imur kontra r-regoli attwalment applikati dwar il-proċeduri tal-għażla fit-tliet istituzzjonijiet. L-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal jipprovdi: "Il-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti." Mill-każistika tal-qrati Komunitarji jirriżulta li r-Regolament 1049/2001 (u l-Artikolu 255 tat-Trattat KE, li fuqu huwa bbażat) ma jistax jiġi invokat sabiex iqajjem dubji dwar l-applikabbiltà ta' din id-dispożizzjoni (28). Is-segretezza prevista mill-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal " ġiet introdotta bil-ħsieb li tiggarantixxi l-indipendenza tal-bordijiet tal-għażla u l-oġġettività tal-proċedimenti tagħhom, billi tipproteġihom minn kull interferenza u pressjoni esterna, kemm jekk dawn jiġu mill-amministrazzjoni Komunitarja nnifisha jew mill-kandidati kkonċernati jew minn partijiet terzi. L-osservanza ta' din is-segretezza għalhekk tipprekludi kemm l-iżvelar tal-attitudnijiet adottati minn membri individwali tal-bordijiet tal-għażla kif ukoll l-iżvelar ta' kwalunkwe fattur relatat ma' valutazzjonijiet individwali jew komparattivi tal-kandidati"(29).

Madankollu, u kif osserva b’mod korrett l-ilmentatur, id-dokumenti li għalihom qed jintalab l-aċċess ma fihom l-ebda “fattur relatat ma’ valutazzjonijiet individwali jew komparattivi tal-kandidati”. Lanqas ma jiżvelaw l-attitudnijiet adottati minn membri individwali ta’ bord tal-għażla. Dawn id-dokumenti sempliċement jelenkaw il-kandidati li l-applikazzjonijiet tagħhom ġew ikkunsidrati ammissibbli, jiġifieri r-riżultat tal-eżami tal-ammissibbiltà tal-applikazzjonijiet. Fil-fehma tal-Ombudsman, huwa għalhekk ċar li l-iskop li fuqu huwa bbażat l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal ma jirrikjedix li dawn id-dokumenti jiġu ttrattati b'mod kunfidenzjali.

2.28 Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-Parlament naqas milli jittratta b'mod korrett it-talba tal-ilmentatur għal aċċess għad-dokumenti.

2.29 L-Ombudsman jinnota li l-Parlament iqis li t-tliet istituzzjonijiet Komunitarji li għalihom japplika r-Regolament 1049/2001 (jiġifieri l-Kunsill, il-Kummissjoni u l-Parlament innifsu) jistgħu jadottaw pożizzjoni komuni fir-rigward tal-kwistjoni tal-aċċess għal-listi ta' kandidati ammissibbli fil-proċeduri tal-għażla, abbażi tal-konklużjonijiet tal-grupp ta' ħidma li kien stabbilixxa l-kumitat interistituzzjonali previst fl-Artikolu 15 tar-Regolament 1049/2001. L-Ombudsman tilqa' din l-inizjattiva li għandha l-għan li tiżgura li jiġi adottat approċċ koerenti mit-tliet istituzzjonijiet kollha. Madankollu, huwa jqis li d-diskussjonijiet li għaddejjin bħalissa ma jaffettwawx il-konklużjoni li wasal għaliha fir-rigward ta’ dan il-każ.

3 Konklużjoni

3.1 Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman dwar dan l-ilment, jidher li l-Parlament naqas milli jittratta t-talba tal-ilmentatur għal aċċess b'mod korrett kemm fir-rigward tal-aspetti proċedurali kif ukoll dawk sostantivi.

3.2 Fir-rigward tal-aspetti proċedurali, il-Parlament jidher li ħa passi biex jirrimedja l-problema li ġiet enfasizzata minn dan l-ilment. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li ma hemm bżonn li tittieħed l-ebda azzjoni ulterjuri fir-rigward ta' dan l-aspett tal-każ.

3.3 Fir-rigward tal-mertu tal-każ, jeħtieġ li ssir ir-rimarka kritika li ġejja:

L-ilmentatur talab aċċess għal-listi ta' kandidati ammissibbli li jikkonċernaw tliet proċeduri ta' għażla organizzati mill-Parlament. Dawn il-kandidati kollha diġà ħadmu għall-Parlament jew għal istituzzjonijiet Komunitarji oħra. Il-Parlament irrifjuta li jagħti aċċess għal-listi kompleti fuq il-bażi li dan idgħajjef il-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu, b'mod partikolari skont il-leġiżlazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad-data personali, u li għalhekk kienet tapplika l-eċċezzjoni stipulata fl-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001. Madankollu, fil-fehma tal-Ombudsman, il-Parlament naqas milli jistabbilixxi kif l-iżvelar tad-dokumenti rilevanti jista' jkollu dawn l-effetti negattivi, b'mod partikolari fir-rigward ta' dawk il-kandidati li diġà kienu qed jaħdmu għall-Parlament. Barra minn hekk, l-Ombudsman iqis li l-Parlament kellu tal-inqas jikkonsulta lill-kandidati kkonċernati qabel ma jiddeċiedi dwar it-talba għal aċċess. Fil-fehma tal-Ombudsman, il-Parlament għalhekk naqas milli jittratta b'mod korrett it-talba għal aċċess tal-ilmentatur.

3.4 L-Artikolu 3(7) tal-Istatut tal-Ombudsman jipprevedi li, wara li jkun għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni u wara li jkun irċieva l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni jew tal-korp ikkonċernat, l-Ombudsman għandu jibgħat rapport lill-Parlament u lill-istituzzjoni jew lill-korp ikkonċernat.

3.5 Fir-Rapport Annwali tiegħu għall-1998, l-Ombudsman indika li l-possibbiltà għalih li jippreżenta rapport speċjali lill-Parlament kienet ta' valur inestimabbli għax-xogħol tiegħu. Huwa żied jgħid li r-rapporti speċjali għalhekk m'għandhomx jiġu ppreżentati ta' spiss wisq, iżda biss fir-rigward ta' kwistjonijiet importanti fejn il-Parlament seta' jieħu azzjoni sabiex jassisti lill-Ombudsman fl-aċċess (30). Ir-Rapport Annwali għall-1998 ġie ppreżentat lill-Parlament u approvat minnu.

3.6 Kif diġà ssemma fil-punt 2.29, l-Ombudsman jinnota li l-Parlament iqis li t-tliet istituzzjonijiet Komunitarji li għalihom japplika r-Regolament 1049/2001 (jiġifieri l-Kunsill, il-Kummissjoni u l-Parlament innifsu) jistgħu jadottaw pożizzjoni komuni fir-rigward tal-kwistjoni tal-aċċess għal-listi ta' kandidati ammissibbli fil-proċeduri tal-għażla, abbażi tal-konklużjonijiet tal-grupp ta' ħidma li kien stabbilixxa l-kumitat interistituzzjonali previst fl-Artikolu 15 tar-Regolament 1049/2001. Peress li l-Parlament għalhekk jidher li rrikonoxxa li l-kwistjoni teħtieġ aktar attenzjoni u li d-diskussjonijiet interistituzzjonali dwar dan is-suġġett għadhom għaddejjin, l-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li jiġi ppreżentat rapport speċjali lill-Parlament (bħala istituzzjoni politika) fir-rigward tal-każ preżenti li jikkonċerna l-Parlament (bħala korp amministrattiv). L-Ombudsman ma jeskludix il-possibbiltà li l-kwistjoni jista' jkollha tiġi eżaminata mill-ġdid fid-dawl tal-konklużjonijiet li t-tliet istituzzjonijiet se jilħqu.

3.7 Għalhekk l-Ombudsman se jibgħat kopja ta' din id-deċiżjoni lill-Parlament u jinkludi sommarju qasir fir-rapport annwali għall-2006, li se jiġi ppreżentat lill-Parlament. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

3.8 Il-President tal-Parlament ser jiġi infurmat ukoll b'din id-deċiżjoni. Peress li din il-kawża tikkonċerna kwistjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-data, jidher xieraq li tintbagħat kopja lill-KEPD għall-informazzjoni tiegħu.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331.

(2) ĠU 2001, C 374, p. 1.

(3) ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 8, Vol. 1, p. 10.

(4) ĠU 1971, L 124, p. 1.

(5) ĠU 2005, C 1, p. 7 (btajjel pubbliċi fil-Kummissjoni) u C 65, p. 3 (btajjel pubbliċi fl-Istati Membri).

(6) Il-Parlament ippreżenta kopja tal-proposta rilevanti.

(7) Kawża T-78/02 Voigt vs il-Bank Ċentrali Ewropew [2003] ECR-SC I-A-165; II-839.

(8) L-abbozz ta' rakkomandazzjoni huwa disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(9) Il-Kawża T-376/03 Henrickx vs il-Kunsill, sentenza tal-5 ta' April 2005, li għadha ma ġietx irrappurtata, il-paragrafu 56.

(10) Il-Kawża T-376/03 Henrickx vs il-Kunsill, imsemmija hawn fuq, il-paragrafi 54-55.

(11) ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331.

(12) ĠU 2001, C 374, p. 1.

(13) ĠU 1971, L 124, p. 1.

(14) ĠU 2005, C 1, p. 7 (btajjel pubbliċi fil-Kummissjoni) u C 65, p. 3 (btajjel pubbliċi fl-Istati Membri).

(15) Il-Parlament ippreżenta kopja tal-proposta rilevanti.

(16) Kawża T-78/02 Voigt vs il-Bank Ċentrali Ewropew [2003] ECR-SC I-A-165; II-839.

(17) ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 8, Vol. 1, p. 10.

(18) Disponibbli fuq is-sit web tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (www.edps.eu.int) taħt "Pubblikazzjonijiet".

(19) L-aħħar argument imsemmi diġà ġie ttrattat fil-punt 1.7 ta' din id-deċiżjoni.

(20) Il-Kawża T-376/03 Henrickx vs il-Kunsill, sentenza tal-5 ta' April 2005, għadha ma ġietx irrappurtata.

(21) Disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(22) Ara, pereżempju, il-Kawża T-211/00 Kuijper vs il-Kunsill [2002] Ġabra II-485, il-paragrafu 55.

(23) Iċċitata iktar 'il fuq (nota ta' qiegħ il-paġna 18), pp. 35-36. Ara wkoll il-paġna 12 tal-karta.

(24) Iċċitata iktar 'il fuq (nota ta' qiegħ il-paġna 18), p. 33.

(25) Iċċitata iktar ’il fuq (nota ta’ qiegħ il-paġna 18), p. 43.

(26) L-Artikolu 5 (b) jirreferi għal każijiet ta' pproċessar li huma meħtieġa għall-konformità ma' obbligu legali. Għar-raġunijiet stabbiliti fid-Dokument ta' Sfond Nru 1 tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (imsemmi hawn fuq, p. 28), din id-dispożizzjoni ma għandhiex tiġi applikata f'każ ta' talba għal aċċess skont ir-Regolament 1049/2001.

(27) Ara d-Dokument ta' Sfond Nru 1 tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, iċċitat hawn fuq, pp. 28-29.

(28) Il-Kawża T-376/03 Henrickx vs il-Kunsill, sentenza tal-5 ta' April 2005, li għadha ma ġietx irrapportata, il-paragrafu 57.

(29) Kawża C-254/95 P Il-Parlament vs Innamorati [1996] Ġabra I-3423 paragrafu 24; ara wkoll il-Kawża T-376/03 Henrickx vs il-Kunsill, imsemmija hawn fuq, il-paragrafu 56.

(30) Rapport Annwali għall-1998, pp. 27-28.