Strasburgu, 18 ta' Diċembru 2006

Għażiż O.,

Fit-13 ta' Diċembru 2004, inti ssottomettejt dan l-ilment lill-Ombudsman Ewropew f'isem Viewrope UETP u, fis-6 ta' Jannar 2005, inti pprovdejt aktar informazzjoni. L-ilment tiegħek kien kontra l-Kummissjoni Ewropea u kien jikkonċerna l-ħlas ta’ għotja għal proġett imwettaq taħt il-programm Leonardo da Vinci.

Fis-17 ta' Jannar 2005, għaddejt l-ilment 3645/2004/TN lill-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet it-traduzzjoni Svediża ta’ l-opinjoni tagħha fil-15 ta’ Ġunju 2005. Jien bgħattha lilek bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet. Wara t-talba tiegħek għal estensjoni tad-data ta' skadenza, inti bgħatt l-osservazzjonijiet tiegħek fl-10 ta' Ottubru 2005.

Fit-13 ta' Ottubru 2005, inti ssottomettejt ilment ieħor lill-Ombudsman f'isem Viewrope UETP, li sa dak iż-żmien kienet biddlet isimha għal UETP - University Enterprise Partnership (ilment 3394/2005/TN). L-ilment tiegħek kien kontra l-Kummissjoni u kien jikkonċerna t-twettiq ta’ awditu rigward l-użu tal-għotja kkonċernata minn dan l-ilment.

Peress li l-ilment 3394/2005/TN kien relatat ma’ dan l-ilment, sibt li kien meħtieġ li nistenna l-eżitu tal-inkjesti tiegħi dwar dak l-ilment qabel ma nieħu deċiżjoni dwar l-allegazzjonijiet u t-talba mressqa f’dan l-ilment. Int ġejt infurmat b'dan permezz ta' ittra tad-19 ta' April 2006. L-investigazzjonijiet tiegħi dwar l-ilment 3394/2005/TN issa laħqu stadju li jippermettili nieħu deċiżjoni f’din il-kawża.

Għalhekk qed niktiblek biex ngħarrfek bir-riżultati tal-inkjesti li saru f’dan l-ilment.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti huma, fil-qosor, dawn li ġejjin:

Viewrope UETP (minn hawn 'il quddiem "UETP") iffinalizzat proġett taħt il-programm Leonardo da Vinci fl-2000. Il-Kummissjoni approvat l-eżitu tal-proġett, iżda qamu problemi dwar l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tal-persunal. Evalwaturi differenti tal-Kummissjoni interpretaw il-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju b’mod differenti, li wassal għal inkonsistenzi fl-ispejjeż tal-persunal approvati. Pereżempju, l-ispiża ta’ kuljum ikklejmjata ta’ EUR 450 għal kull membru tal-persunal ġiet aċċettata għal xi persunal, iżda mhux għall-koordinatur tal-proġett, it-tekniku tal-IT u l-mexxej tal-proġett. Barra minn hekk, fir-rigward tal-koordinatur tal-proġett, il-Kummissjoni aċċettat spiża ta’ kuljum ta’ EUR 394 matul l-ewwel perjodu tal-proġett (1996-1998). Madankollu, għat-tieni perjodu tal-proġett (1998-2000), il-Kummissjoni aċċettat biss spiża ta’ kuljum ta’ EUR 331, minkejja spejjeż ogħla għal żieda fis-salarji.

Fuq il-bażi tat-tilwima dwar l-interpretazzjoni tal-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju u l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tal-persunal, il-Kummissjoni bdiet verifika esterna tal-UETP fl-2003. Madankollu, kemm il-koordinatur tal-proġett kif ukoll il-mexxej tal-proġett kienu fuq liv tal-mard fit-tul f'dak iż-żmien u, skont il-liġi Svediża, għalhekk ma tħallewx iqattgħu ħin fl-uffiċċju tal-UETP. L-UETP issuġġeriet li l-awditur tagħha stess jista' jissostitwixxi l-koordinatur tal-proġett u l-mexxej tal-proġett matul il-verifika tal-Kummissjoni, iżda l-awdituri tal-Kummissjoni ma aċċettawx din il-proposta. Għalhekk, il-verifika ma setgħetx titwettaq. Il-Kummissjoni kkonkludiet li l-UETP kienet irrifjutat li tikkoopera u għalhekk temmet il-kuntratt f’Lulju 2004, u talbet ir-rimborż tal-allokazzjoni kollha.

L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni kienet:

1. Jagħmel interpretazzjonijiet inkonsistenti u skorretti tar-regoli dwar l-ispejjeż tal-persunal; u
2. Itterminat il-kuntratt b'mod mhux xieraq fuq il-bażi tal-allegat nuqqas ta' rieda tal-UETP li tikkoopera mal-verifika tal-Kummissjoni.

L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha żżomm mal-kompromess tagħha kif deskritt fl-ittra tagħha tat-23 ta’ Settembru 2002, li fiha offriet li tħallas lill-UETP EUR 24 370 oħra minbarra l-EUR 123 199 diġà mħallsa.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet, fil-qosor, il-kummenti li ġejjin:

Sfond

L-UETP ressqet proposta għal proġett taħt il-programm Leonardo da Vinci I fl-1996. Il-proġett intgħażel, ġie ffirmat kuntratt, u l-ewwel pagament ta’ EUR 78 000 sar f’Marzu 1997. Il-perijodu kuntrattwali daħal fis-seħħ fit-2 ta’ Diċembru 1996 u skada fl-1 ta’ Diċembru 1999. Il-kuntratt ippreveda tliet pagamenti: 40 % tal-allokazzjoni kuntrattwali tal-Leonardo da Vinci bil-quddiem; 30 % wara s-sottomissjoni u l-approvazzjoni tar-rapport interim; u 30 % wara s-sottomissjoni u l-approvazzjoni tar-rapport finali.

Wara li ppreżentat ir-rapport interim tagħha, l-UETP intalbet tipprovdi informazzjoni addizzjonali f'Novembru 1999 u Frar 2000. Fit-28 ta’ Jannar 2000, l-UETP ippreżentat parti mill-informazzjoni mitluba, iżda mhux kollha. Peress li r-rapport interim ma ġiex iffinalizzat, il-Kummissjoni infurmat lill-UETP fis-7 ta’ Diċembru 2000 li ma kien se jsir l-ebda pagament ieħor.

L-UETP issottomettiet ir-rapport finali fis-6 ta' Settembru 2000. F’Jannar u Marzu 2001, l-evalwatur finanzjarju talab informazzjoni addizzjonali mill-UETP biex jiġġustifika l-ispejjeż iddikjarati għall-ewwel perjodu (iddikjarati fir-rapport interim) u t-tieni perjodu (iddikjarati fir-rapport finali) tal-proġett. L-evalwatur finanzjarju talab tabelli finanzjarji korretti u koerenti, rendikonti tal-pagi għall-ispejjeż iddikjarati tal-persunal, tqassim tal-ispejjeż iddikjarati bħala “spejjeż amministrattivi”, u fatturi għall-ispejjeż iddikjarati fl-intestaturi tal-baġit “spejjeż tas-sottokuntrattar”, “spejjeż tal-kompjuter” u “spejjeż oħra”. Matul il-perjodu minn Frar sa Ġunju 2001, l-UETP ipprovdiet speċifikazzjonijiet tas-salarji biex tikkonferma l-ispejjeż tal-persunal mill-1999 'il quddiem. L-UETP spjegat li hija użat "żewġ livelli ta' rati ta' kuljum skont il-livell ta' kompetenza tal-kategoriji personali [sic]. Ir-rati ta’ kuljum huma bbażati fuq kost medju għas-salarji tal-kostijiet personali u ta’ kostijiet oħrajn relatati mal-persunal. Dawk l-ispejjeż huma spejjeż personali diretti u mhumiex inklużi fl-ispejjeż ġenerali tal-kumpanija. L-ispejjeż ġenerali tal-kumpanija huma ddikjarati separatament fir-rapporti sottomessi".

F’Jannar 2002, il-Kummissjoni informat lill-UETP li r-rapport finali kien ġie evalwat u li kien wasal biex isir ħlas imnaqqas. F’Ġunju 2002, il-Kummissjoni rċeviet ittra mingħand l-UETP, li fiha din tal-aħħar ma aċċettatx it-tnaqqis iżda talbet ħlas sħiħ, inklużi l-interessi, minħabba li qieset li kienet ipprovdiet id-dokumenti kollha mitluba. Permezz ta’ ittra tas-27 ta’ Ġunju 2002, il-Kummissjoni wieġbet billi spjegat li jekk l-UETP ma kinitx sodisfatta bil-bilanċ finali, hija kellha tispeċifika l-pretensjoni tagħha u tagħti argumenti sostantivi insostenn tan-nuqqas ta’ qbil tagħha kif ukoll dokumenti ta’ sostenn biex tipprova l-pretensjoni. L-ittra tal-Kummissjoni kien fiha kjarifika dettaljata tal-ispejjeż ineliġibbli.

Permezz ta’ ittra tal-14 ta’ Awwissu 2002, l-UETP spjegat in-nuqqas ta’ qbil tagħha mal-mod li bih il-Kummissjoni kienet ikkalkulat l-ispejjeż eliġibbli tal-persunal. Skont l-UETP, il-Kummissjoni ma kinitx qieset il-"pagamenti relatati direttament mal-ispejjeż personali, la l-ispejjeż tal-edukazzjoni għall-proġett u lanqas il-kontribuzzjoni tal-pensjoni għall-persunal". L-UETP spjegat li l-kalkolu tagħha tal-ispejjeż tal-persunal kien jinkludi “appoġġ għall-proġett u gwida minn [il-kwerelant], edukazzjoni teknika personali mis-Sur [RW] u edukazzjoni amministrattiva personali mis-Sinjura [S]”. L-UETP hemżet dikjarazzjoni mill-awdituri esterni tagħha dwar l-ispejjeż tas-salarji għall-ilmentatur.

Fit-23 ta' Settembru 2002, il-Kummissjoni bagħtet bilanċ finali rivedut lill-UETP, fejn daħħlet mill-ġdid bħala eliġibbli l-ispejjeż identifikati fl-intestaturi tal-baġit "sottokuntrattar", "kompjuter" u "spejjeż oħra". Il-kontribuzzjoni tal-pensjoni ġiet inkluża fil-kalkolu tas-salarju ta’ kuljum. Il-Kummissjoni talbet ukoll informazzjoni dettaljata dwar l-"ispejjeż amministrattivi" ddikjarati fl-intestatura tal-baġit "spejjeż ġenerali". Ġie propost bilanċ finali rivedut b’pagament addizzjonali ta’ EUR 24 370.

Fil-15 u s-16 ta' Ottubru 2002, l-UETP ilmentat li l-kalkolu tal-Kummissjoni tal-ispejjeż tal-persunal ma kienx qies iż-"żmien ta' appoġġ ta' [l-ilmentatur]", u sostniet li s-salarji tal-ilmentatur u tas-Sur W għandhom jiġu kkalkulati fuq il-bażi tal-ammont ta' EUR 450 kuljum. L-UETP spjegat ukoll in-natura tal-"ispejjeż amministrattivi" ddikjarati.

Fit-23 ta' Ottubru 2002, il-Kummissjoni wieġbet li ma setgħetx tevalwa l-ispejjeż tal-persunal abbażi tal-interpretazzjoni tal-UETP tal-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju, iżda li kellha tikkalkula l-ispejjeż tal-persunal ta' kuljum billi tuża l-istess metodu bħal dak għall-proġetti Leonardo da Vinci l-oħra kollha. Il-Kummissjoni sabet li l-UETP ma kinitx ipprovdiet l-informazzjoni mitluba relatata mal-"ispejjeż amministrattivi" ddikjarati u kkonkludiet li l-proġett kien se jingħalaq b'pagament addizzjonali kif imsemmi fl-ittra tagħha tat-23 ta' Settembru 2002. Il-Kummissjoni infurmat lill-UETP li kienet talbet verifika esterna tal-proġett u li l-UETP kellha tinnotifika lill-Kummissjoni, fi żmien għaxart ijiem minn meta tirċievi l-ittra tal-Kummissjoni, jekk taqbilx mal-bilanċ finali indikat fl-ittra tal-Kummissjoni tat-23 ta' Settembru 2002. Jekk l-UETP taqbel, isir il-pagament komplementari ta' EUR 24 370. Jekk l-UETP ma taqbilx, il-pagament jiġi sospiż sakemm jintbagħat ir-rapport tal-awditjar estern.

L-UETP ma qablitx mal-evalwazzjoni riveduta tal-Kummissjoni tal-proġett, iżda sostniet li l-ispejjeż kollha ddikjarati tal-persunal għandhom jiġu aċċettati. Fis-27 ta’ Novembru 2002, il-Kummissjoni għalhekk bagħtet ittra lill-UETP, fejn indikat li l-proġett kien intgħażel għal verifika esterna, li kellha ssir xi żmien matul ix-xhur li ġejjin sabiex jiġu ċċarati l-ispejjeż reali tal-persunal. L-UETP ġiet infurmata bl-obbligu li tiggarantixxi lill-Kummissjoni aċċess totali għad-dokumenti ta’ sostenn kollha tal-proġett, kif stipulat fl-Artikolu 7.5 tal-kuntratt.

Matul il-perjodu minn Ottubru sa Diċembru 2003, id-ditta tal-verifika Deloitte & Touche ppruvat tirranġa data għall-verifika esterna, iżda dan ma kienx possibbli minħabba n-nuqqas tal-persuni responsabbli fi ħdan l-UETP: L-ilmentatur u s-Sur W kienu fuq leave tal-mard fit-tul. Deloitte & Touche pprova jsib lil xi ħadd ieħor li seta’ jirreferi għalih dwar l-awditu u l-UETP issuġġeriet lis-Sur P u lis-Sur B. Madankollu, is-Sur P spjega li ma kellux il-materjal biex iwieġeb il-mistoqsijiet tal-awditur. Il-Kummissjoni għalhekk bagħtet ittra lill-UETP fid-19 ta' Jannar 2004, li tistabbilixxi data finali għall-verifika. L-UETP ġiet infurmata li, jekk ma jkunx hemm konformità, isir irkupru totali tal-ħlasijiet bil-quddiem, skont ir-regoli applikabbli.

Fit-12 ta’ Marzu 2004, il-Kummissjoni rċeviet messaġġ bil-faks mill-persuna li ressqet l-ilment fejn spjegat li hija u s-Sur W kienu fuq leave tal-mard sa mill-inqas it-30 ta’ April 2004. L-ilmentatur spjega wkoll li s-Sur W kien l-uniku impjegat tal-UETP u li fl-assenza tiegħu, is-Sur P kien qed jaġixxi bħala l-persuna responsabbli. L-ilmentatur ikkonkluda li l-UETP taċċetta l-pagament komplementari propost fl-ittra tal-Kummissjoni tat-23 ta' Settembru 2002 sabiex issolvi l-kwistjoni.

Fl-20 ta’ Lulju 2004, il-Kummissjoni bagħtet żewġ ittri rreġistrati fejn talbet l-irkupru sħiħ tas-somom diġà mħallsa. L-ittri ġew irritornati bħala “mhux réclamé” peress li ħadd ma kien ġabarhom. Fl-14 ta' Settembru 2004, l-istess talba ntbagħtet permezz ta' e-mail lil min għamel l-ilment. L-ilmentatur wieġeb permezz ta’ ittra elettronika tat-22 ta’ Settembru 2004, fejn iddikjara li kien fuq btala matul Lulju u Awwissu u, peress li l-ittri kienu indirizzati lilu personalment, ma setgħux jiġu riċevuti permezz ta’ kurrier. Huwa ddikjara wkoll li kien ippropona persuna mill-kumpanija tal-awditjar esterna tal-UETP, iżda li l-awdituri tal-Kummissjoni kienu talbu l-preżenza tiegħu u tas-Sur W. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-persunal tal-Kummissjoni kien applika metodi differenti biex jikkalkula l-kostijiet tal-persunal.

Fit-23 ta' Settembru 2004, il-Kummissjoni bagħtet e-mail lil min għamel l-ilment fejn qalet li l-ittra li tagħti data finali tal-verifika kienet intbagħtet fid-19 ta' Jannar 2004. Peress li l-UETP ma kinitx wieġbet għal din l-ittra, il-Kummissjoni kienet iddeċidiet li ttemm il-kuntratt u titlob rimborż totali. L-ilmentatur wieġeb fl-istess jum u spjega li qatt ma rċieva l-ittra tad-19 ta' Jannar 2004 u li ma baqax jaħdem għall-UETP iżda ried jgħin biex isolvi s-sitwazzjoni.

Fit-28 ta' Settembru 2004, il-Kummissjoni talbet lill-kwerelant biex jindika min, fl-UETP, kien responsabbli għall-ġestjoni tal-kuntratt. L-għada, il-Kummissjoni indirizzat l-istess mistoqsija f’email lill-Uffiċċju Internazzjonali tal-Programmi fi Stokkolma. Fit-8 ta’ Ottubru 2004, il-Kummissjoni bagħtet ittra lill-kwerelant, li fiha hemżet kopji tal-ittri tagħha tad-19 ta’ Jannar u tal-20 ta’ Lulju 2004, u talbitu jiċċara min kien responsabbli għall-kuntratt u x’kien l-indirizz postali validu għall-UETP.

Fil-11 ta' Ottubru 2004, il-Kummissjoni rċeviet ittra mingħand il-kwerelant li tiddikjara li kienu l-awdituri tal-Kummissjoni li ma ridux jaħdmu mal-awditur tal-UETP, u li għalhekk ma kienx tort tal-UETP jekk il-verifika ma saritx.

Permezz ta' ittra rreġistrata tal-25 ta' Novembru 2004, il-Kummissjoni aċċettat li tagħti lill-UETP skadenza ġdida għall-verifika li għandha titwettaq. Madankollu, l-ittra ntbagħtet lura mingħajr spjegazzjoni.

Fis-17 ta’ Marzu 2005, l-UETP bagħtet ittra lill-Kummissjoni fejn issuġġeriet li l-verifika ssir fl-aħħar ġimgħa ta’ Ġunju 2005. Fit-18 ta' April 2005, il-Kummissjoni talbet lil Deloitte & Touche biex twettaq il-verifika matul il-ġimgħa mitluba. Deloitte & Touche kkonfermat li l-awditu kien se jitwettaq matul dik il-ġimgħa.

Fuq l-ilment

Fir-rigward tan-nuqqas ta’ sodisfazzjon tal-ilmentatur bil-mod li bih il-Kummissjoni kkalkolat l-ispejjeż tal-persunal, il-Kummissjoni indikat li l-kalkolu tas-salarji tal-ilmentatur, tas-Sur W, u tas-Sur RW kien ibbażat fuq ir-rendikonti tal-paga pprovduti mill-UETP. Il-Kummissjoni bbażat il-kalkoli tagħha fuq is-salarju gross, billi żiedet il-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali u tal-pensjoni. Is-salarju gross ta’ kull persuna tqies li jinkludi x-xogħol kollu mwettaq minn dik il-persuna matul il-ħin tagħha fuq il-proġett Leonardo da Vinci.

Ċerti spejjeż tal-persunal ġew ikkalkolati abbażi tal-ammont massimu awtorizzat fi proġett Leonardo da Vinci, li, skont il-punt II.3.2 fil-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju, kien ta’ EUR 450 kuljum għal kull membru tal-persunal. Dan il-mod ta’ kalkolu tal-ispejjeż tal-persunal intuża għall-persunal li għalih ma ġiet ipprovduta l-ebda dikjarazzjoni tal-paga u ntuża sabiex jiġu evitati spejjeż tal-persunal ineliġibbli estremament għoljin minħabba n-nuqqas ta’ dikjarazzjonijiet tal-paga. F’każijiet fejn kienu ġew ipprovduti dikjarazzjonijiet tal-paga, dawn intużaw biex jiġi kkalkulat is-salarju attwali ta’ kuljum skont l-Anness II.2.1 tal-kuntratt. Meta s-salarju ta’ kuljum iddikjarat fir-rapport finali ma kienx jikkorrispondi għas-salarju ta’ kuljum ikkalkulat abbażi tar-rendikonti tal-paga, l-ammont żejjed fir-rapport finali ġie ddikjarat ineliġibbli u għalhekk tnaqqas.

Il-Kummissjoni kkalkulat l-ispejjeż tal-persunal skont il-prinċipju użat fil-proġetti Leonardo da Vinci kollha meta kkalkulat l-ispejjeż reali tal-persunal ta’ kuljum. Meta l-Kummissjoni u l-UETP ma qablux dwar il-metodu ta’ kalkolu, il-Kummissjoni pproponiet awditu estern sabiex tivverifika l-ispejjeż reali ta’ kuljum tal-persunal għal dawk il-membri tal-persunal involuti fil-proġett. Dan tqies neċessarju minħabba l-ispjegazzjonijiet differenti dwar kif l-UETP kienet ikkalkulat l-ispejjeż tal-persunal.

La l-Kummissjoni u lanqas l-awdituri maħtura tagħha ma kienu responsabbli għall-verifika li ma saritx. Peress li l-UETP spjegat lil Deloitte & Touche li l-persuni responsabbli, il-kwerelant u s-Sur W, kienu fuq leave tal-mard, il-Kummissjoni staqsiet, permezz ta' e-mail tal-5 ta' Novembru 2003, jekk kienx se jkun hemm xi ħadd ieħor li tista' tirreferi għalih fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet ta' l-ispejjeż. Permezz ta' e-mail tas-27 ta' Novembru 2003, il-UETP issuġġeriet li Deloitte & Touch tikkuntattja lill-awdituri tal-UETP. F’dan ir-rigward, l-UETP spjegat li s-Sur P u s-Sur B kienu jafu l-prinċipji, filwaqt li s-Sur W kien jaf id-dettalji. Is-Sur P informa lil Deloitte & Touch li kellha tikkuntattja lill-ilmentatur jew lis-Sur W peress li hu (is-Sur P) ma kellu l-ebda materjal biex iwieġeb il-mistoqsijiet tagħhom. Il-Kummissjoni għalhekk bagħtet ittra rreġistrata lill-UETP fil-25 ta' Novembru 2004, li fiha tat data ta' skadenza ġdida għat-twettiq tal-verifika. Madankollu, l-ittra ntbagħtet lura mingħajr spjegazzjoni. L-indirizz postali użat b’mod konsistenti mill-Kummissjoni biex jikkorrispondi mal-UETP kien l-istess bħall-indirizz postali tal-ilmentatur.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni spjegat li ma setgħetx taċċetta l-proposta tal-UETP li terġa' lura għas-soluzzjoni proposta fl-ittra tal-Kummissjoni tat-23 ta' Settembru 2003, jiġifieri li tħallas somma addizzjonali ta' EUR 24 370, bir-raġuni tkun it-tnedija tal-verifika esterna tal-proġett, kif stipulat fl-Artikolu 7 tal-kuntratt.

Il-Kummissjoni għalhekk issuġġeriet li l-UETP għandha tirranġa data għat-twettiq tal-verifika esterna. Wara li rċeviet ir-rapport tal-awditjar, il-Kummissjoni kellha l-ħsieb li tirrevedi l-proġett u taġġusta l-bilanċ kif xieraq.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel, fil-qosor, il-kummenti li ġejjin:

Permezz ta' ittri tad-9 ta' April u tal-31 ta' Mejju 2001, l-UETP esprimiet il-frustrazzjoni tagħha bil-fatt li l-Kummissjoni ma approvatx "spejjeż personali diretti relatati" bħala spejjeż tal-persunal, minkejja li dawn l-ispejjeż huma eliġibbli skont il-punt 3 fl-Anness II tal-kuntratt kif ukoll il-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju. Skont il-punt 3 fl-Anness II tal-kuntratt, l-ispejjeż tal-persunal jinkludu "(...) imposti oħra relatati direttament mal-impjieg tal-persunal" u l-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju jiddikjara li, fejn applikabbli, din iċ-ċifra għandha tinkludi l-kontribuzzjonijiet tas-soltu kollha mħallsa minn min iħaddem. L-UETP spjegat li hija organizzazzjoni li taħdem fuq bażi ta’ proġett u li kull persuna, ħlief għall-ilmentatur, hija impjegata għal proġett partikolari u li l-ispejjeż għall-impjegat li jappartjenu għall-bini, il-kompjuters, il-provvisti tal-uffiċċju, l-ikkupjar, il-komunikazzjoni tad-data, it-taħriġ u l-bqija huma direttament relatati mal-impjieg ta’ dik il-persuna. Għalhekk, dawn il-kostijiet jappartjenu għall-kostijiet tal-persunal.

Madankollu, il-Kummissjoni ma kkunsidratx l-ispjegazzjonijiet tal-UETP iżda żammet il-fehma li l-ispejjeż tal-persunal koprew biss is-salarju gross u l-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali.

L-UETP kompliet tappoġġa l-interpretazzjoni tagħha tat-terminu "spejjeż tal-persunal". Permezz ta' ittra tal-10 ta' Ottubru 2002, l-UETP eventwalment ipproponiet kompromess. L-UETP issuġġeriet li, jekk il-ħin imqatta’ mill-ilmentatur, pereżempju, fit-taħriġ tal-persunal ma setax jitqies bħala spejjeż tal-persunal, għandha titqies l-iskeda ta’ żmien korretta għall-ilmentatur. Il-fatt li l-UETP kienet aċċettat finanzjament li jkopri biss 40 % tal-ispejjeż tagħha, minflok is-60 % normali, kien ibbażat fuq il-preżunzjoni li l-Kummissjoni aċċettat l-interpretazzjoni tagħha tal-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju.

Permezz ta’ ittra tat-23 ta’ Ottubru 2002, il-Kummissjoni wieġbet li hija ħadet in kunsiderazzjoni biss l-ispejjeż tas-salarji u li l-proġetti kollha b’hekk ġew evalwati bl-istess mod. Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li jekk l-UETP ma taqbilx mal-interpretazzjoni tagħha, issir verifika finanzjarja. L-UETP fehmet dan bħala theddida.

Permezz ta’ ittra tal-5 ta’ Novembru 2002, l-UETP argumentat li l-ispejjeż tal-persunal għall-ilmentatur għandhom jiġu aġġustati ’l fuq jekk iż-żmien li qatta’ fuq il-proġett ma setax jiġi ddebitat bħala spejjeż diretti għal kull impjegat taħt il-proġett. L-UETP esprimiet dubji wkoll dwar l-argument tal-Kummissjoni li l-proġetti kollha ġew evalwati b'mod ugwali peress li lanqas il-proġett tagħha stess ma kien ġie evalwat b'mod konsistenti. Xi uffiċjali tal-Kummissjoni qiesu li l-UETP kellha raġun fl-interpretazzjoni tagħha tat-terminu "spejjeż tal-persunal", oħrajn ma għamlux dan. Madankollu, il-Kummissjoni rrifjutat li tindirizza dan il-fatt fil-korrispondenza tagħha mal-UETP.

Permezz ta’ ittra tas-27 ta’ Novembru 2002, il-Kummissjoni informat lill-UETP li hija kienet talbet it-twettiq ta’ verifika esterna. Fid-19 ta' Diċembru 2003, il-Kummissjoni ressqet l-ilment tal-UETP quddiem ir-Rappreżentant tal-SMEs (1) bħala ġustifikazzjoni għal irkupru totali tas-somom imħallsa.

L-ippjanar tal-awditu twettaq bl-istess mod bla ħniena, mingħajr ma tqies il-fatt li l-impjegati tal-UETP kienu fuq liv minħabba mard. Huwa biss wara li l-UETP ilmentat mal-Ombudsman li l-Kummissjoni qablet ma' kompromess fir-rigward tal-awditu, li, madankollu, ma ġiex rispettat matul l-awditu.

Ir-raġuni għaliex l-ittri tal-Kummissjoni ma waslux għand l-UETP kienet li l-Kummissjoni kompliet tindirizza l-ittri tagħha lil Viewrope minkejja l-fatt li l-Kummissjoni kienet ġiet infurmata li kienet biddlet isimha għal UETP - University Enterprise Training Partnership. Peress li Viewrope ma għadhiex teżisti, ittri rreġistrati indirizzati lilha ma setgħux jinġabru, jekk waslu.

COMPLAINT 3394/2005/TN

Fit-13 ta' Ottubru 2005, il-kwerelant ressaq ilment ieħor lill-Ombudsman f'isem l-UETP (ilment 3394/2005/TN). L-ilment kien kontra l-Kummissjoni u kien jikkonċerna t-twettiq tal-awditu dwar l-użu tas-sussidju kkonċernat minn dan l-ilment.

L-Ombudsman qed isegwi l-kwistjonijiet koperti mill-ilment 3394/2005/TN f'inkjesta separata, li se twassal għal deċiżjoni separata. Madankollu, peress li ż-żewġ każijiet huma relatati, l-inkjesta dwar l-ilment 3394/2005/TN ipprovdiet lill-Ombudsman b’ċerta informazzjoni rilevanti għat-trattament ta’ dan l-ilment.

Fl-ilment 3394/2005/TN, jidher mhux ikkontestat mill-partijiet li awditu tal-proġett ikkonċernat minn dan l-ilment (3645/2004/TN) twettaq fil-bini tal-UETP matul il-perjodu mis-27 sad-29 ta’ Ġunju 2005, u li, wara r-riżultat tal-awditu, il-Kummissjoni ddeċidiet li teżegwixxi rkupru sħiħ tal-ammont tal-għotja li kien tħallas lill-UETP taħt il-proġett.

Fl-osservazzjonijiet tiegħu fl-ilment 3394/2005/TN, l-ilmentatur oppona s-sejbiet li saru fir-rapport tal-awditjar.

Id-Deċiżjoni

1 Kumment preliminari

1.1 Fl-analiżi tal-ilment, l-Ombudsman ikkunsidra ċerta informazzjoni pprovduta mill-partijiet fil-kuntest tal-inkjesti dwar l-ilment 3394/2005/TN, li hija relatata ma' dan l-ilment. Skont din l-informazzjoni, jidher li mhuwiex ikkontestat mill-partijiet li awditu tal-proġett ikkonċernat minn dan l-ilment twettaq fil-bini tal-UETP matul il-perjodu mis-27 sad-29 ta' Ġunju 2005, u li, wara r-riżultat tal-awditu, il-Kummissjoni ddeċidiet li teżegwixxi rkupru sħiħ tal-ammont tal-għotja li kien tħallas lill-UETP taħt il-proġett. Fl-osservazzjonijiet tiegħu fl-ilment 3394/2005/TN, l-ilmentatur oppona s-sejbiet li saru fir-rapport tal-awditjar.

1.2 Ser tittieħed deċiżjoni separata fir-rigward tal-kwistjonijiet koperti mill-ilment 3394/2005/TN.

2 Fuq ix-xoljiment allegatament żbaljat tal-kuntratt

2.1 L-ilment jikkonċerna l-ħlas ta' għotja għal proġett imwettaq mill-organizzazzjoni UETP taħt il-programm Leonardo da Vinci, iffinalizzat fl-2000. Skont l-ilmentatur, li lmenta f’isem l-UETP, tilwima dwar l-interpretazzjoni tal-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju u l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tal-persunal taħt il-proġett wasslet lill-Kummissjoni biex tibda verifika esterna tal-proġett fl-2003. Madankollu, kemm il-koordinatur tal-proġett kif ukoll il-mexxej tal-proġett kienu fuq liv tal-mard fit-tul f'dak iż-żmien u, skont il-liġi Svediża, għalhekk ma tħallewx iqattgħu ħin fl-uffiċċju tal-UETP. Skont l-ilmentatur, l-UETP issuġġeriet li l-awditur tagħha stess jista' jissostitwixxi l-koordinatur tal-proġett u l-mexxej tal-proġett matul il-verifika tal-Kummissjoni, iżda l-awdituri tal-Kummissjoni ma aċċettawx din il-proposta. Għalhekk, il-verifika ma setgħetx titwettaq. Il-Kummissjoni kkonkludiet li l-UETP kienet irrifjutat li tikkoopera u għalhekk temmet il-kuntratt f’Lulju 2004, u talbet ir-rimborż tal-allokazzjoni sħiħa. L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni kienet temmet il-kuntratt b'mod żbaljat fuq il-bażi tal-allegat nuqqas ta' rieda tal-UETP li tikkoopera mal-awditu tal-Kummissjoni.

2.2 Il-Kummissjoni argumentat li la hi u lanqas l-awdituri maħtura tagħha Deloitte & Touche kienu responsabbli għall-verifika li ma saritx. Peress li l-UETP kienet spjegat li l-persuni responsabbli, l-ilmentatur u s-Sur W, kienu fuq leave tal-mard, Deloitte & Touche staqsiet jekk kienx se jkun hemm xi ħadd ieħor li tista’ tirreferi għalih fir-rigward tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż. L-UETP issuġġeriet li Deloitte & Touche tikkuntattja lill-awdituri tal-UETP is-Sur P jew is-Sur B, li kienu jafu l-prinċipji, iżda ddikjarat li kien is-Sur W li ħakmu d-dettalji. Is-Sur P informa lil Deloitte & Touche li kellha tikkuntattja lill-ilmentatur jew lis-Sur W peress li ma kellu l-ebda materjal biex iwieġeb il-mistoqsijiet tagħhom. Il-Kummissjoni għalhekk bagħtet ittra rreġistrata lill-UETP fil-25 ta' Novembru 2004, li fiha tat data ta' skadenza ġdida għat-twettiq tal-verifika. Madankollu, l-ittra ntbagħtet lura mingħajr spjegazzjoni.

2.3 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ssuġġeriet li l-UETP għandha tħejji data għat-twettiq tal-verifika esterna. Wara li tkun irċeviet ir-rapport tal-awditjar, il-Kummissjoni tirrevedi l-proġett u taġġusta l-bilanċ kif xieraq.

2.4 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li huwa biss wara li l-UETP ilmentat mal-Ombudsman li l-Kummissjoni qablet ma' kompromess fir-rigward tal-awditu.

2.5 L-Ombudsman jinnota li, fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta matul l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 3394/2005/TN, huwa ċar li issa saret verifika tal-proġett u li l-Kummissjoni kkunsidrat mill-ġdid id-deċiżjoni ta' rkupru li kienet adottat fl-2004 fid-dawl tar-riżultat tagħha. Għalkemm il-Kummissjoni għadha qed titlob irkupru sħiħ tal-għotja, id-deċiżjoni ta' rkupru ma għadhiex tidher li hija bbażata fuq id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li ttemm il-kuntratt minħabba l-allegat nuqqas ta' rieda tal-UETP li tippermetti li ssir verifika. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li l-ebda inkjesta ulterjuri dwar dan l-aspett ta' dan l-ilment ma hija ġġustifikata.

3 Fuq l-interpretazzjoni allegatament inkoerenti u żbaljata tal-ispejjeż tal-persunal

3.1 Skont l-ilmentatur, il-Kummissjoni approvat l-eżitu tal-proġett, iżda qamu problemi dwar l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tal-persunal. Evalwaturi differenti tal-Kummissjoni interpretaw il-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju b’mod differenti, li wassal għal inkonsistenzi fl-ispejjeż tal-persunal approvati. L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni kienet għamlet interpretazzjonijiet inkonsistenti u skorretti tar-regoli dwar l-ispejjeż tal-persunal.

3.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni argumentat li l-kalkolu tas-salarji kien ibbażat fuq ir-rendikonti tal-paga pprovduti mill-UETP. Il-Kummissjoni bbażat il-kalkoli tagħha fuq is-salarju gross, billi żiedet il-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali u tal-pensjoni. Is-salarju gross ta’ kull persuna tqies li jinkludi x-xogħol kollu mwettaq minn dik il-persuna matul il-ħin tagħha fuq il-proġett Leonardo da Vinci. Ċerti spejjeż tal-persunal ġew ikkalkolati abbażi tal-ammont massimu awtorizzat fi proġett Leonardo da Vinci, li, skont il-punt II.3.2 fil-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju, huwa ta’ EUR 450 kuljum. Dan il-mod ta’ kalkolu tal-ispejjeż tal-persunal intuża għall-persunal li għalih ma ġiet ipprovduta l-ebda dikjarazzjoni tal-paga u sar sabiex jiġu evitati spejjeż tal-persunal ineliġibbli estremament għoljin minħabba n-nuqqas ta’ dikjarazzjonijiet tal-paga. F’każijiet fejn kienu ġew ipprovduti dikjarazzjonijiet tal-paga, dawn intużaw biex jiġi kkalkulat is-salarju attwali ta’ kuljum skont l-Anness II.2.1 tal-kuntratt. Meta s-salarju ta’ kuljum iddikjarat fir-rapport finali ma kienx jikkorrispondi għas-salarju ta’ kuljum ikkalkulat abbażi tar-rendikonti tal-paga, l-ammont żejjed fir-rapport finali ġie ddikjarat ineliġibbli u għalhekk tnaqqas. Il-Kummissjoni argumentat li kienet ikkalkulat l-ispejjeż tal-persunal skont il-prinċipji użati fil-proġetti Leonardo da Vinci kollha.

3.3 Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur argumenta li, f'diversi okkażjonijiet, l-UETP kienet esprimiet il-frustrazzjoni tagħha bil-fatt li l-Kummissjoni ma approvatx "spejjeż personali diretti relatati" bħala spejjeż tal-persunal, minkejja li dawn l-ispejjeż kienu eliġibbli skont il-punt 3 fl-Anness II tal-kuntratt kif ukoll il-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju. Skont il-punt 3 fl-Anness II tal-kuntratt, l-ispejjeż tal-persunal jinkludu "(...) imposti oħra relatati direttament mal-impjieg tal-persunal" u l-Manwal Amministrattiv u Finanzjarju jiddikjara li, fejn applikabbli, din iċ-ċifra għandha tinkludi l-kontribuzzjonijiet tas-soltu kollha mħallsa minn min iħaddem. L-UETP spjegat li hija organizzazzjoni li taħdem fuq bażi ta’ proġett u li kull persuna, ħlief għall-ilmentatur, hija impjegata għal proġett partikolari u l-ispejjeż għall-impjegat li jappartjenu għall-bini, il-kompjuters, il-provvisti tal-uffiċċju, l-ikkupjar, il-komunikazzjoni tad-data, it-taħriġ u l-bqija huma direttament relatati mal-impjieg ta’ dik il-persuna. Għalhekk, dawn il-kostijiet jappartjenu għall-kostijiet tal-persunal. Madankollu, il-Kummissjoni ma kkunsidratx l-ispjegazzjonijiet tal-UETP iżda żammet il-fehma li l-ispejjeż tal-persunal koprew biss is-salarju gross u l-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali.

3.4 L-Ombudsman iqis li l-allegazzjoni koperta minn dan l-ilment, li tikkonċerna l-interpretazzjoni tar-regoli dwar l-ispejjeż tal-persunal, kienet ibbażata fuq is-sejbiet li saru mill-Kummissjoni matul il-kors normali tal-proġett. L-Ombudsman jinnota li, fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta matul l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment 3394/2005/TN, wara l-eżitu ta' awditu sussegwenti tal-proġett, il-Kummissjoni għamlet sejbiet ġodda, li fuq il-bażi tagħhom iddeċidiet li twettaq irkupru sħiħ tal-ammont tal-għotja li kien tħallas lill-UETP taħt il-proġett. Għalhekk, l-Ombudsman tqis li s-sejbiet li saru mill-Kummissjoni matul il-kors normali tal-proġett ġew sostitwiti mis-sejbiet tagħha li saru wara l-awditu. Peress li s-sejbiet oriġinali ma għadhomx validi, l-Ombudsman ma jqisx li huwa ġġustifikat li jitkomplew inkjesti ulterjuri dwar allegazzjoni bbażata fuq dawn is-sejbiet.

3.5 L-Ombudsman tinnota f'dan ir-rigward li l-ilmentatur oppona s-sejbiet li saru fir-rapport tal-awditjar. L-ilmentatur għandu l-possibbiltà li jressaq ilment ġdid lill-Ombudsman dwar l-eżitu tal-awditu, f'każ li jqis li kien hemm każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fir-rigward tal-kwistjoni.

4 Fuq l-allegazzjoni tal-persuna li ressqet l-ilment

4.1 L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha żżomm mal-kompromess tagħha kif deskritt fl-ittra tagħha tat-23 ta' Settembru 2002, li fiha offriet li tħallas lill-UETP EUR 24 370 oħra minbarra l-EUR 123 199 diġà mħallsa.

4.2 Il-Kummissjoni argumentat li ma setgħetx taċċetta l-proposta tal-UETP li terġa' lura għas-soluzzjoni proposta permezz ta' ittra tat-23 ta' Settembru 2003, peress li, skont l-Artikolu 7 tal-kuntratt, kienet tnediet verifika esterna tal-proġett.

4.3 L-Ombudsman tinnota li l-kompromess offrut mill-Kummissjoni ma ġiex aċċettat mill-UETP u li l-Kummissjoni għalhekk ipproċediet biex twettaq verifika tal-proġett, u wara dan il-Kummissjoni għamlet sejbiet ġodda. L-Ombudsman ma jaf bl-ebda regola jew prinċipju li jobbliga lill-Kummissjoni ssostni kompromess propost li ma ġiex aċċettat mill-parti l-oħra, b'mod partikolari peress li, f'dan il-każ, is-sejbiet preċedenti tal-Kummissjoni, li abbażi tagħhom kien ibbażat il-kompromess, ġew sostitwiti minn avvenimenti sussegwenti (ara l-punt 3.4 hawn fuq). L-Ombudsman għalhekk iqis li t-talba tal-ilmentatur trid tfalli.

5 Konklużjoni

Għar-raġunijiet imsemmija fil-punti 2.5 u 3.4 iktar ’il fuq, l-Ombudsman iqis li l-ebda investigazzjoni ulterjuri dwar l-allegazzjonijiet magħmula f’dan l-ilment ma hija ġġustifikata. Għar-raġuni msemmija fil-punt 4.3 hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-pretensjoni tal-ilmentatur għandha tfalli.

Fuq il-bażi ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) L-Ombudsman tinnota li r-Rappreżentant tal-SMEs (intrapriżi żgħar u ta' daqs medju) huwa l-interlokutur ewlieni tal-Kummissjoni mal-SMEs. L-objettiv ewlieni tar-Rappreżentant tal-SMEs huwa l-integrazzjoni aħjar tad-dimensjoni tal-SMEs fil-politiki tal-UE. (http://ec.europa.eu/enterprise/smes/sme_envoy_en.htm).