Strasburgu, 4 ta' Mejju 2005

Għażiża Sinjura X.,

Fis-7 ta' Ġunju 2004, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew dwar il-Borża ta' Studju Marie Curie mogħtija lilek mill-Kummissjoni Ewropea fl-1999.

Fis-16 ta' Ġunju 2004, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni Ewropea. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fis-6 ta' Settembru 2004. Jiena bgħattha lilek fit-13 ta' Settembru 2004 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet sa mhux aktar tard mill-31 ta' Ottubru 2004.

Fl-okkażjoni ta' konverżazzjoni telefonika fil-15 ta' Novembru 2004 inti infurmajt lis-servizzi tiegħi li biħsiebek tissottometti osservazzjonijiet sa l-aħħar ta' Novembru 2004. Permezz ta' ittra tal-15 ta' Diċembru 2004, infurmajtkom li kwalunkwe osservazzjoni għandha tintbagħatli sal-31 ta' Diċembru 2004.

Fit-22 ta' Diċembru 2004, inti bgħattli osservazzjonijiet dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni.

Fid-19 ta' Jannar 2005, ippreżentajt proposta għal soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fis-6 ta' April 2005, u bgħattha lilek fit-13 ta' April 2005 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li inti bgħatt fid-19 ta' April 2005.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Fl-1999, il-Kummissjoni Ewropea tat lill-ilmentatur Fellowship Marie Curie taħt il-Ħames Programm Kwadru tal-Komunità Ewropea għar-Riċerka, l-Iżvilupp Teknoloġiku u l-Attivitajiet ta’ Dimostrazzjoni (1998-2002).

Il-Kummissjoni u l-istituzzjoni ospitanti qablu dwar kuntratt b’tul ta’ żmien mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Awwissu 2002 (24 xahar).

L-ilmentatur ħa l-liv tal-maternità mill-25 ta’ Lulju 2001 sat-30 ta’ April 2002 (9 xhur u 7 ijiem).

Fit-30 ta' Mejju 2002, il-kwerelant indirizza lilu nnifsu lill-istituzzjoni ospitanti, fejn talab għal estensjoni tad-data għas-sottomissjoni tar-rapport finali tagħha sal-31 ta' Mejju 2003 (jiġifieri, estensjoni ta' 9 xhur). L-ilmentatur saħaq li hija ma fittxet l-ebda pagament addizzjonali bħala parti minn din l-estensjoni tal-kuntratt tagħha.

L-istituzzjoni ospitanti aċċettat din il-proposta. Fl-14 ta' Awwissu 2002, hija bagħtet il-proposta lill-Kummissjoni għall-approvazzjoni tagħha.

Fis-17 ta' Ottubru 2002, il-Kummissjoni bagħtet "Emenda Nru 1" għall-kuntratt lill-istituzzjoni ospitanti. Din l-emenda, li ġiet iffirmata mill-Kummissjoni, iddikjarat li l-Kummissjoni aċċettat il-proposta li testendi t-tul ta' żmien tal-kuntratt. Madankollu, l-emenda estendiet id-durata tal-proġett għal “35 xahar u 4 ijiem” mid-data tal-bidu (jiġifieri, l-1 ta’ Settembru 2000). Skont l-emenda, ir-rapport xjentifiku finali u r-rapport finanzjarju finali, kif ukoll it-talba korrispondenti għall-pagament, kellhom ikopru perjodu ta’ “23 xahar” mid-data tal-bidu.

Fis-6 ta’ Awwissu 2003, l-istituzzjoni ospitanti ppreżentat ir-rapporti finali tal-persuna li għamlet l-ilment li jkopru l-perijodu mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Mejju 2003 u t-talba għal ħlas finali li tammonta għal EUR 13 472.

Fit-18 ta’ Novembru 2003, u fin-nuqqas ta’ tweġiba mill-Kummissjoni, il-persuna li ressqet l-ilment bagħtet ittra elettronika lill-persuna ta’ kuntatt tagħha fil-Kummissjoni, is-Sinjura C., fejn staqsiet meta setgħet tistenna l-ħlas finali tagħha.

Fis-26 ta’ Novembru 2003, is-Sinjura N., uffiċjal ieħor tal-Kummissjoni, kitbet biex tinforma lill-persuna li għamlet l-ilment li s-Sinjura C. kienet għaddietilha l-messaġġ tal-persuna li għamlet l-ilment u li kienet se tivverifika u żżomm lill-persuna li għamlet l-ilment infurmata.

Fil-25 ta' Jannar 2004, il-kwerelant bagħat tfakkira lill-Kummissjoni.

F’ittra elettronika mibgħuta fit-28 ta’ Jannar 2004, is-Sinjura N. irreferiet għad-diskrepanza fiċ-ċifri u talbet lill-kwerelant għal kjarifiki.

Fit-3 ta’ Frar 2004, il-kwerelant wieġeb bil-faks, u spjega li t-tul totali tal-kuntratt kien ta’ 33 xahar (mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Mejju 2003) u mhux 35 xahar u 4 ijiem kif indikat b’mod żbaljat fl-emenda għall-kuntratt. L-ilmentatur indika li l-allowances ta’ kull xahar kienu tħallsu għal 21 xahar u li l-allowances għal tliet xhur kienu għadhom pendenti.

Permezz ta’ ittra elettronika tad-9 ta’ Frar 2004, il-persuna li ressqet l-ilment talbet lil N. sabiex tikkonferma li rċeviet il-faks tat-3 ta’ Frar 2004. Skont l-ilmentatur, ma ngħatat l-ebda tweġiba għal dan il-messaġġ.

Fit-2 ta’ Marzu 2004, il-persuna li ressqet l-ilment bagħtet tfakkira oħra lis-Sinjura N. dwar il-każ tagħha. Fit-tweġiba tagħha tat-8 ta’ Marzu 2004, is-Sinjura N. skużat ruħha għad-dewmien u wiegħdet li żżomm lill-persuna li ressqet l-ilment infurmata kemm jista’ jkun malajr.

Fis-16 ta’ Marzu 2004, l-ilmentatur bagħat ittra elettronika lis-Sur B., kap tal-unità rilevanti fid-DĠ Riċerka. Skont l-ilmentatur, ma ngħatat l-ebda tweġiba għal dan il-messaġġ.

Fl-4 ta’ Mejju 2004, l-ilmentatur irċieva messaġġ standard mingħand is-Sinjura N. li infurmaha li l-persuna responsabbli għall-ġestjoni tal-kuntratti ta’ Boroż ta’ Studju Marie Curie kienet issa s-Sinjura M.

Fl-4 ta’ Mejju 2004, l-ilmentatur indirizza lilu nnifsu lis-Sinjura M. Skont l-ilmentatur, ma ngħatat l-ebda tweġiba għal dan il-messaġġ.

Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman ippreżentat f'Ġunju 2004, l-ilmentatur bażikament allega li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta r-rapport finali tagħha u t-talba tagħha għal ħlas finali kif suppost u fi żmien xieraq. Hija sostniet li l-Kummissjoni għandha tinformaha dwar l-eżitu tal-valutazzjoni tar-rapport finali tagħha, tittrasferixxi l-pagament finali abbażi tal-kalkolu korrett ta’ fellowship sħiħ ta’ 24 xahar immedjatament u tħallas l-imgħax dovut bejn l-iskadenza legali għall-pagament (60 jum) u d-data attwali tal-pagament.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Il-kuntratt rilevanti kien, wara l-istruttura tas-soltu ta' fellowships mogħtija taħt il-Ħames Programm Kwadru, ġie konkluż bejn il-Kummissjoni u l-istituzzjoni ospitanti. B’riżultat ta’ dan, kwalunkwe kwistjoni li tikkonċerna l-implimentazzjoni tal-kuntratt, inklużi l-aspetti finanzjarji tiegħu, kellha tiġi ttrattata miż-żewġ partijiet kontraenti. L-istituzzjoni ospitanti mbagħad daħlet f’kuntratt mal-persuna l-oħra li jkopri t-termini u l-kundizzjonijiet biex hija tirċievi l-pagamenti ta’ kull xahar biex twettaq ix-xogħol fil-proġett. B’konsegwenza ta’ dan, ma kien hemm l-ebda relazzjoni kuntrattwali bejn il-Kummissjoni u s-sieħeb. Il-pagamenti kollha relatati mal-proġett ġew ipprovduti mill-Kummissjoni lill-istituzzjoni ospitanti, b’din tal-aħħar tkun responsabbli għall-implimentazzjoni korretta tal-ftehim, inkluż il-ħlas tal-allowances ta’ kull xahar lill-persuna l-oħra.

Din l-istruttura kuntrattwali fissret li l-obbligu tal-istituzzjoni ospitanti li teżegwixxi l-pagamenti ta’ kull xahar għall-benefiċċju tas-sieħeb kien ibbażat fuq il-kuntratt bejn l-istituzzjoni ospitanti u s-sieħeb. Għall-kuntratt inkwistjoni, il-“Kundizzjonijiet ġenerali” użati tipikament kienu ġew sostitwiti bi ftehim datat id-9 ta’ Awwissu 1999.

Matul l-ewwel fażi, il-kuntratt kien ġie ġestit b’mod regolari u f’waqtu. Imbagħad seħħew diversi ċirkostanzi biex jikkumplikaw il-każ. F'messaġġ mibgħut fis-7 ta' Frar 2002, il-kwerelanta kienet ikkonfermat li kienet ħadet il-leave tal-maternità mill-25 ta' Lulju 2001 sal-1 ta' Frar 2002 (6 xhur u 6 ijiem) u talbet għal xogħol part-time mit-2 ta' Frar 2002 sal-31 ta' Mejju 2002 (3 xhur u 29 jum). Is-servizzi tal-Kummissjoni infurmawha dwar il-ħtieġa għal konferma bil-miktub mill-istituzzjoni ospitanti dwar it-tul tal-liv tal-maternità, sabiex titnieda l-proċedura meħtieġa biex jiġi estiż it-tul tal-proġett (u biex jiġi sospiż ix-xogħol) permezz ta’ emenda tal-kuntratt.

Wara t-talba tas-servizzi tal-Kummissjoni, l-istituzzjoni ospitanti kienet bagħtet ittra fl-14 ta’ Awwissu 2002 biex tinforma lill-Kummissjoni li l-ilmentatur kien irċieva l-approvazzjoni interna meħtieġa għall-estensjoni tat-tul tal-proġett matul il-perjodu tal-liv tal-maternità. Fuq din il-bażi, l-istituzzjoni ospitanti kienet talbet lill-Kummissjoni sospensjoni retroattiva tax-xogħol li kellu jitwettaq mill-24 ta’ Lulju 2001 sat-30 ta’ April 2002 (9 xhur u 6 ijiem). Ma saret l-ebda referenza għal perjodu possibbli ta’ xogħol part-time.

L-emenda għall-kuntratt kienet ġiet iffirmata fis-17 ta’ Ottubru 2002. Id-durata tal-proġett kienet ġiet indikata, wara estensjoni, bħala 35 xahar u 4 ijiem mid-data tal-bidu tal-proġett, jiġifieri aktar mill-estensjoni mitluba għal 33 xahar. Dan kien dovut għal żball min-naħa tal-Kummissjoni, fis-sens li l-kalkolu kien ibbażat fuq il-perjodu indikat fil-messaġġ tal-ilmentatur (jiġifieri, 6 xhur ta’ liv tal-maternità flimkien ma’ madwar 4 xhur ta’ xogħol part-time) minflok il-perjodu ta’ 9 xhur u 5 ijiem mitluba uffiċjalment mill-istituzzjoni ospitanti. Barra minn hekk, fl-ittra ta’ emenda kien ġie ddikjarat li kemm ir-rapporti finali kif ukoll it-talbiet korrispondenti għall-ħlas għandhom ikopru perjodu ta’ 23 xahar, minflok l-24 xahar miftiehma oriġinarjament.

Minkejja dawn l-iżbalji, qatt ma saret oġġezzjoni mill-istituzzjoni ospitanti jew mill-ilmentatur.

It-talba għall-ħlas finali u r-rapport finali kienu ġew ippreżentati fis-6 ta’ Awwissu 2003. Minħabba li l-kalkolu ħażin tad-durata tal-proġett ma kienx ġie identifikat mill-uffiċjal tal-proġett, l-uffiċjal finanzjarju inkarigat kien ibbaża l-analiżi tal-pagamenti fuq it-test tal-kuntratt kif miftiehem. F'messaġġ mibgħut fit-28 ta' Jannar 2004 lill-istituzzjoni ospitanti (1), il-Kummissjoni kienet qajmet l-inkonsistenzi bejn il-kuntratt u r-rapport finali u talbet għal kjarifiki.

Fl-4 ta’ Frar 2004, il-persuna li ressqet l-ilment kienet kitbet lill-Kummissjoni sabiex tispjega li t-tul globali tal-proġett kien ta’ 33 xahar u li hija kienet irċeviet il-pagamenti mensili tagħha biss għal 21 xahar u mhux għall-24 xahar sħaħ.

Skont il-proċedura normali, riflessa mill-"Kundizzjonijiet ġenerali", l-istituzzjoni ospitanti kellha tħallas bil-quddiem il-pagamenti tas-salarji lill-persuna l-oħra u fil-mument tal-pagament finali s-servizzi tal-Kummissjoni vverifikaw li l-persuna l-oħra kienet tħallset.

Il-messaġġi sussegwenti tal-ilmentatur li talbu informazzjoni aġġornata ma ġewx imwieġba mill-Kummissjoni. Fl-aħħar mill-aħħar, dan kien żball. Il-Kummissjoni skużat ruħha talli ma setgħetx twieġeb fil-ħin minħabba l-kumplessità tal-każ.

Fl-10 ta’ Mejju 2004, il-Kummissjoni kienet talbet lill-istituzzjoni ospitanti, permezz ta’ ittra elettronika, sabiex tirregolarizza r-rapport finanzjarju sabiex ikun jista’ jiġi pprovdut il-ħlas finali dovut skont il-kuntratt. Minkejja tfakkira mibgħuta fit-12 ta’ Mejju 2004, l-istituzzjoni ospitanti kienet għadha ma weġbitx u lanqas ma ġew ipprovduti ċ-ċifri korretti.

Deher li d-diffikultajiet fis-saldu tal-pagament finali għall-kuntratt ikkonċernat kienu marbuta ma’ sensiela ta’ nuqqas ta’ ftehim u żbalji mhux tas-soltu li kienu seħħew matul it-tħejjija tal-emenda tal-kuntratt. Barra minn hekk, matul il-perijodu kkonċernat diversi uffiċjali li kienu qed jittrattaw il-kuntratt kienu temmew l-impjieg tagħhom mal-Kummissjoni u kellhom jiġu ssostitwiti. Dan kien affettwa b’mod ċar l-għeluq fil-pront tal-fajl rilevanti.

Il-Kummissjoni rrikonoxxiet il-ħtieġa li tirregolarizza l-kuntratt fir-rigward tat-tul tal-proġett. Għalhekk, emenda ġdida fil-kuntratt kienet ġiet ippreparata u mibgħuta lill-istituzzjoni ospitanti fit-30 ta’ Lulju 2004, li ssostitwixxiet dik ta’ qabel. Il-ħlas finali kien sar lill-istituzzjoni ospitanti fis-27 ta’ Lulju 2004, ladarba din tal-aħħar kienet iddikjarat li l-allowances kollha dovuti kienu ser jitħallsu lill-persuna l-oħra. Kopja tal-ittra rilevanti mill-istituzzjoni ospitanti tal-20 ta’ Lulju 2004 ġiet ippreżentata mill-Kummissjoni.

Bħala konklużjoni, diversi żbalji kienu kkontribwew għad-dewmien biex isir il-pagament finali, inklużi żbalji min-naħa tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni ddispjaċiha dwar din is-sitwazzjoni u kienet ħadet passi biex tevita li jinqalgħu sitwazzjonijiet simili fil-futur.

Madankollu, fir-rigward tas-sitwazzjoni ġenerali kien importanti li jiġi enfasizzat in-nuqqas ta' reazzjoni u kooperazzjoni mill-istituzzjoni ospitanti f'diversi okkażjonijiet kif ukoll il-pekuljaritajiet tal-kuntratt rilevanti. Dawn il-fatturi, flimkien mal-fatt li l-istituzzjoni ospitanti kienet ippermettiet lil sħabha jinteraġixxu direttament mal-Kummissjoni, kienu għenu biex tinħoloq sitwazzjoni mhux tas-soltu li setgħet titqies bħala l-oriġini ewlenija tad-dewmien li kien seħħ.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tagħha, l-ilmentatur innotat li l-aħħar pagament tal-fellowship tagħha sadanittant kien tħallas lilha mill-istituzzjoni ospitanti li kienet irċeviet l-ammont rilevanti mill-Kummissjoni. Madankollu, l-ilmentatur issottometta li d-dewmien fl-eżekuzzjoni ta’ dan il-pagament finali kien primarjament it-tort tal-Kummissjoni. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-Kummissjoni kienet marbuta li twieġeb għal talbiet għal pagament finali f’perjodu ta’ żmien speċifikat u li f’dan il-każ il-Kummissjoni kienet naqset milli twieġeb għat-talbiet għal pagament tal-istituzzjoni ospitanti jew tagħha stess f’dan il-perjodu ta’ żmien.

L-osservazzjonijiet ta' l-OMBUDSMAN biex tinkiseb soluzzjoni favorevoli

Il-kwistjonijiet li hemm tilwima dwarhom bejn il-Kummissjoni u l-ilmentatur

Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman ippreżentat f'Ġunju 2004, l-ilmentatur bażikament allega li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta r-rapport finali tagħha u t-talba tagħha għal ħlas finali kif suppost u fi żmien xieraq. Hija sostniet li l-Kummissjoni għandha tinformaha dwar l-eżitu tal-valutazzjoni tar-rapport finali tagħha, tittrasferixxi l-pagament finali abbażi tal-kalkolu korrett ta’ fellowship sħiħ ta’ 24 xahar immedjatament u tħallas l-imgħax dovut bejn l-iskadenza legali għall-pagament (60 jum) u d-data attwali tal-pagament.

Mill-osservazzjonijiet tal-ilmentatur irriżulta li l-Kummissjoni sadanittant kienet ittrasferiet il-pagament finali lill-istituzzjoni ospitanti li mbagħad kienet għaddiet din is-somma lill-ilmentatur.

F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman qies li l-ewwel żewġ affermazzjonijiet imqajma mill-ilmentatur fl-ilment tagħha kienu ġew issodisfati fis-sustanza u li għalhekk l-inkjesta tiegħu issa kienet limitata għall-eżami (1) tal-allegazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta r-rapport finali tagħha u t-talba tagħha għal pagament finali kif suppost u fi żmien xieraq u (2) tat-talba tal-ilmentatur għall-imgħax.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, l-Ombudsman ma kienx sodisfatt li l-Kummissjoni wieġbet b'mod adegwat għall-allegazzjoni u l-affermazzjoni tal-ilmentatur.

Din il-fehma kienet ibbażata fuq il-kunsiderazzjonijiet li ġejjin:

1 Fl-1999, il-Kummissjoni Ewropea tat lill-kwerelant Fellowship Marie Curie taħt il-Ħames Programm Kwadru tal-Komunità Ewropea għar-Riċerka, l-Iżvilupp Teknoloġiku u l-Attivitajiet ta' Dimostrazzjoni (1998-2002). Il-Kummissjoni u l-istituzzjoni ospitanti qablu dwar kuntratt b’tul ta’ żmien mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Awwissu 2002 (24 xahar). L-ilmentatur ħa l-liv tal-maternità mill-25 ta’ Lulju 2001 sat-30 ta’ April 2002 (9 xhur u 7 ijiem). Fit-30 ta' Mejju 2002, il-kwerelant indirizza lilu nnifsu lill-istituzzjoni ospitanti, fejn talab għal estensjoni tad-data għas-sottomissjoni tar-rapport finali tagħha sal-31 ta' Mejju 2003 (jiġifieri, estensjoni ta' 9 xhur). L-istituzzjoni ospitanti aċċettat din il-proposta u għaddietha lill-Kummissjoni għall-approvazzjoni tagħha fl-14 ta’ Awwissu 2002. Fis-17 ta' Ottubru 2002, il-Kummissjoni bagħtet "Emenda Nru 1" għall-kuntratt lill-istituzzjoni ospitanti. Din l-emenda, li ġiet iffirmata mill-Kummissjoni, iddikjarat li l-Kummissjoni aċċettat il-proposta li testendi t-tul ta' żmien tal-kuntratt. Madankollu, l-emenda estendiet id-durata tal-proġett għal “35 xahar u 4 ijiem” mid-data tal-bidu (jiġifieri, l-1 ta’ Settembru 2000). Skont l-emenda, ir-rapport xjentifiku finali u r-rapport finanzjarju finali, kif ukoll it-talba korrispondenti għall-pagament, kellhom ikopru perjodu ta’ “23 xahar” mid-data tal-bidu.

Ma kienx ikkontestat li dawn iċ-ċifri kienu żbaljati u minħabba żball min-naħa tal-Kummissjoni.

Fis-6 ta’ Awwissu 2003, l-istituzzjoni ospitanti ppreżentat ir-rapporti finali tal-persuna li għamlet l-ilment li jkopru l-perijodu mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Mejju 2003 u t-talba għal ħlas finali li tammonta għal EUR 13 472. Madankollu, u minkejja l-bosta approċċi li saru mill-kwerelant bejn Novembru 2003 u Mejju 2004, l-ammont rilevanti ġie rilaxxat biss mill-Kummissjoni f’Lulju 2004.

Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman, l-ilmentatur bażikament allega li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta r-rapport finali tagħha u t-talba tagħha għal pagament finali kif suppost u fi żmien xieraq. Hija sostniet li l-Kummissjoni għandha tħallas l-imgħax dovut bejn l-iskadenza legali għall-ħlas (60 jum) u d-data attwali tal-ħlas.

2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet sensiela ta' nuqqas ta' ftehim u żbalji mhux tas-soltu li kienu seħħew matul it-tħejjija tal-emenda tal-kuntratt. Madankollu, hija indikat li l-kuntratt tagħha kien mal-istituzzjoni ospitanti, u mhux mal-persuna li ressqet l-ilment. Skont il-Kummissjoni, din l-istruttura kuntrattwali kienet tfisser li l-obbligu tal-istituzzjoni ospitanti li teżegwixxi l-pagamenti ta’ kull xahar għall-benefiċċju tas-sieħeb kien ibbażat fuq il-kuntratt bejn l-istituzzjoni ospitanti u s-sieħeb. Il-Kummissjoni għamlet ukoll is-sottomissjonijiet li ġejjin: (1) La l-istituzzjoni ospitanti u lanqas l-ilmentatur ma kienu qajmu oġġezzjonijiet dwar l-iżbalji li l-Kummissjoni kienet għamlet fl-emenda; (2) matul il-perjodu kkonċernat diversi uffiċjali li kienu qed jittrattaw il-kuntratt kienu temmew l-impjieg tagħhom mal-Kummissjoni u kellhom jiġu sostitwiti, xi ħaġa li kienet affettwat b'mod ċar l-għeluq fil-pront tal-fajl rilevanti; (3) in-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb għal diversi inkjesti mill-- li għamel l-ilment li għalihom il-Kummissjoni skużat lil - minħabba l-kumplessità tal-każ; (4) f'diversi okkażjonijiet, kien hemm nuqqas ta' reazzjoni u kooperazzjoni mill-istituzzjoni ospitanti; (5) l-istituzzjoni ospitanti kienet ippermettiet lill-ilmentatur jinteraġixxi direttament mal-Kummissjoni. Skont il-Kummissjoni, dawn il-fatturi kienu għenu biex tinħoloq sitwazzjoni mhux tas-soltu li setgħet titqies bħala l-kawża ewlenija tad-dewmien li kien seħħ.

3 Hija prattika amministrattiva tajba li t-talbiet għall-ħlas jiġu ttrattati kif suppost u fil-pront. F’dan il-każ, it-talba għal ħlas finali ġiet ippreżentata lill-Kummissjoni f’Awwissu 2003 filwaqt li l-ammont rilevanti ġie rilaxxat biss f’Lulju 2004. L-Ombudsman iqis li l-ebda wieħed mill-argumenti ta' hawn fuq ippreżentati mill-Kummissjoni sabiex tispjega dan id-dewmien ma jidher li huwa konvinċenti fuq valutazzjoni preliminari.

4 Kif osservat ġustament il-Kummissjoni, għandha ssir distinzjoni bejn (a) il-kuntratt tal-Kummissjoni mal-istituzzjoni ospitanti u (b) il-kuntratt bejn l-istituzzjoni ospitanti u l-persuna li tressaq l-ilment. Kien ċar ukoll li l-ilmentatur ma kellu l-ebda pretensjoni diretta kontra l-Kummissjoni għall-ħlas tal-pagamenti mensili tagħha. L-Ombudsman innota li l-Kummissjoni dehret li argumentat li kien ikun f'idejn l-istituzzjoni ospitanti li tħallas il-pagamenti għall-24 xahar kollha anke jekk kienet għadha ma rċevietx il-fondi rilevanti mill-Kummissjoni. Madankollu, din il-fehma ma kienet sostnuta minn ebda evidenza. F’dan il-kuntest, il-Kummissjoni rreferiet għall-“Kundizzjonijiet ġenerali” li skonthom kienu “tipikament” użati għal kuntratti bħal dawn (madankollu mingħajr ma ssottomettiet kopja ta’ dawn il-kundizzjonijiet). Madankollu, il-Kummissjoni stess innotat li dawn il-“Kundizzjonijiet ġenerali” kienu ġew sostitwiti, għall-kuntratt li jikkonċerna lill-ilmentatur, bi ftehim datat id-9 ta’ Awwissu 1999. L-ebda kopja ta' dan il-ftehim ma ġiet ippreżentata lill-Ombudsman. Madankollu, ta’ min jinnota li fit-tweġiba tagħha tal-20 ta’ Lulju 2004 għal ittra li fiha l-Kummissjoni talbet lill-istituzzjoni ospitanti biex tikkonferma li l-bqija tal-allowances tal-ilmentatur kienu se jitħallsu, din tal-aħħar kienet iddikjarat “li, bħal fil-passat, aħna se neżegwixxu l-pagament finali lill-persuna l-oħra malli dan jasal għand il-Kummissjoni”. Għalhekk jidher li l-prattika standard għall-istituzzjoni ospitanti kienet li tagħmel pagamenti lil sħabha biss wara li tkun irċeviet il-fondi meħtieġa mill-Kummissjoni. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, in-nuqqas tal-Kummissjoni li tirrilaxxa l-fondi rilevanti lill-istituzzjoni ospitanti kien għalhekk marbut li jaffettwa l-interess tal-ilmentatur.

5 Fir-rigward tal-argumenti ulterjuri tal-Kummissjoni, għandhom isiru r-rimarki li ġejjin:

(1) Minħabba li t-talba għal estensjoni tad-durata tal-kuntratt li kienet ġiet ippreżentata lill-Kummissjoni kienet ċara u mhux ambigwa, ma kien hemm l-ebda raġuni biex l-istituzzjoni ospitanti jew l-ilmentatur jissuspettaw li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li taċċetta din it-talba tkun mimlija żbalji. Il-fatt li la l-istituzzjoni ospitanti u lanqas l-ilmentatur ma qabdu immedjatament dawn l-iżbalji u qajmuhom mal-Kummissjoni għalhekk ma għandu l-ebda importanza għal dan l-ilment. F’dan il-kuntest, il-Kummissjoni dehret li tissuġġerixxi li l-iżball li kienet wettqet kien dovut għal informazzjoni li qabel kienet ġiet ipprovduta mill-ilmentatur. Madankollu, għandu jiġi nnotat li ċ-ċifri pprovduti mill-Kummissjoni ma kinux jaqblu. Skont il-Kummissjoni, l-ilmentatur kien infurmaha permezz tal-email tagħha tas-7 ta' Frar 2002 li l-liv tal-maternità tagħha kien dam mill-25 ta' Lulju 2001 sal-1 ta' Frar 2002 (6 xhur u 6 ijiem) u li kienet talbet għal xogħol part-time mit-2 ta' Frar 2002 sal-31 ta' Mejju 2002 (3 xhur u 29 jum). Anki jekk il-Kummissjoni kienet ibbażat ruħha fuq dawn iċ-ċifri (li jammontaw għal 10 xhur u 5 ijiem), ikun diffiċli li wieħed jifhem għaliex l-emenda pprovdiet għal estensjoni tal-kuntratt għal 35 xahar u 4 ijiem (jiġifieri, 11-il xahar u 4 ijiem aktar mid-durata oriġinali).

(2) Fir-rigward tal-fatt li diversi uffiċjali li jittrattaw il-kuntratt setgħu telqu mill-Kummissjoni matul il-perjodu rilevanti, l-Ombudsman qies li tali ċirkustanza ma setgħetx teħles lill-Kummissjoni mid-dmir tagħha li tittratta b’mod diliġenti u fil-pront it-talbiet u l-inkjesti miċ-ċittadini. Fi kwalunkwe każ għandu jiġi nnotat li l-persuna li ressqet l-ilment kienet indirizzat ruħha lill-Kummissjoni f’diversi okkażjonijiet fuq perjodu konsiderevoli ta’ żmien (18 ta’ Novembru 2003, 25 ta’ Jannar 2004, 3 ta’ Frar 2004, 9 ta’ Frar 2004, 2 ta’ Marzu 2004, 16 ta’ Marzu 2004 u 4 ta’ Mejju 2004) mingħajr ma rċeviet tweġiba sodisfaċenti. L-Ombudsman qieset li l-Kummissjoni ma kinitx spjegat għaliex tali nuqqas konsistenti li jiġi indirizzat it-tħassib tal-ilmentatur għandu jkun aċċettabbli fiċ-ċirkostanzi partikolari.

(3) Fir-rigward tal-"kumplessità tal-każ" li rreferiet għaliha l-Kummissjoni, kien diffiċli li wieħed jara x'seta' kien jikkonsisti fiha. Id-diffikultajiet f’dan il-każ kienu dovuti għaċ-ċifri żbaljati li jinsabu fl-emenda mfassla mill-Kummissjoni fis-17 ta’ Ottubru 2002. Dawn id-diffikultajiet setgħu faċilment jitneħħew billi l-emenda żbaljata tiġi sostitwita b’verżjoni ġdida li jkun fiha ċ-ċifri korretti (kif finalment għamlet il-Kummissjoni fit-30 ta’ Lulju 2004).

(4) Fir-rigward tas-sottomissjoni tal-Kummissjoni li l-istituzzjoni ospitanti ripetutament naqset milli tirreaġixxi u tikkoopera, l-Ombudsman innota li t-talba għal kjarifiki li l-Kummissjoni allegatament bagħtet lill-istituzzjoni ospitanti fit-28 ta’ Jannar 2004 kienet fil-fatt intbagħtet lill-ilmentatur. L-uniċi messaġġi oħra li l-Kummissjoni rreferiet għalihom fl-opinjoni tagħha u li effettivament intbagħtu lill-istituzzjoni ospitanti kienu żewġ ittri elettroniċi tal-10 u tat-12 ta’ Mejju 2004. F’dawn l-emails, il-Kummissjoni kienet talbet lill-istituzzjoni ospitanti biex tibdel ir-rapport finanzjarju billi temenda n-numru ta’ xhur li għalihom l-allowances ta’ kull xahar “tħallsu” minn “21” għal “35 [xhur] u 4 ijiem”. Il-Kummissjoni għalhekk effettivament talbet lill-istituzzjoni ospitanti tuża ċ-ċifra żbaljata għat-tul tal-kuntratt li l-Kummissjoni kienet introduċiet fl-emenda tagħha wkoll fir-rapport finanzjarju. Madankollu, żbalji perpetwi (pjuttost milli jitneħħew) bilkemm jistgħu jitqiesu bħala prattika amministrattiva tajba. Fuq il-bażi tal-provi ppreżentati lilu, l-Ombudsman għalhekk qies li l-Kummissjoni ma kinitx stabbilixxiet l-argument tagħha li l-istituzzjoni ospitanti kienet naqset milli tirreaġixxi u tikkoopera b’mod xieraq.

(5) Fir-rigward tal-fatt li l-ilmentatur kien avviċina direttament lill-Kummissjoni, l-Ombudsman naqas milli jara kif dan għandu jispjega li l-Kummissjoni kienet ħadet kważi nofs sena biex tikkoreġi żball sempliċi u ovvju. Barra minn hekk, għandu jiġi rrilevat li l-Kummissjoni stess, permezz tal-posta elettronika tagħha tat-28 ta’ Jannar 2004, kienet talbet lill-persuna li ressqet l-ilment kjarifiki, minflok ma indirizzat ruħha lill-istituzzjoni ospitanti.

6 F'dawn iċ-ċirkustanzi, l-Ombudsman wasal għall-konklużjoni preliminari li n-nuqqas tal-Kummissjoni li tittratta r-rapport finali u t-talba għal ħlas finali dwar ix-xogħol tal-ilmentatur fl-istituzzjoni ospitanti b'mod xieraq u fi żmien xieraq jista' jkun każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Il-possibbiltà ta' soluzzjoni amikevoli

L-Artikolu 3 (5) tal-Istatut (2) tiegħu jagħti struzzjonijiet lill-Ombudsman biex ifittex, kemm jista' jkun, soluzzjoni mal-istituzzjoni kkonċernata biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa lill-ilmentatur.

Fin-nuqqas ta’ rabta kuntrattwali diretta bejn il-Kummissjoni u l-ilmentatur, dan tal-aħħar ma deherx li kellu pretensjoni għall-imgħax minħabba ħlas tardiv. Ta' min jinnota, madankollu, li l-iżbalji li saru mill-Kummissjoni fir-rigward tal-emenda tal-kuntratt tagħha mal-istituzzjoni ospitanti u d-dewmien li bih dawn l-iżbalji ġew rettifikati rriżultaw f'dewmien sostanzjali fir-rigward tal-ħlas tal-aħħar pagamenti tal-ilmentatur mill-istituzzjoni ospitanti.

L-Ombudsman għalhekk għamlet il-proposta li ġejja għal soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni:

Il-Kummissjoni tista’ tikkunsidra li toffri lill-ilmentatur kumpens finanzjarju raġonevoli għall-effetti negattivi tal-iżbalji li wettqet fir-rigward tal-emenda għall-kuntratt tagħha mal-istituzzjoni ospitanti.

It-tweġiba tal-Kummissjoni

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni nnotat li minħabba diversi nuqqas ta’ ftehim u żbalji amministrattivi, il-pagament finali lill-istituzzjoni ospitanti kien ġie ttardjat u, bħala konsegwenza, l-ilmentatur ma kienx irċieva s-salarji korrispondenti fi żmien xieraq. Il-Kummissjoni żiedet li għadd ta’ elementi identifikati mill-Ombudsman kif ukoll iċ-ċirkostanzi eċċezzjonali tal-każ wassluha biex tipproponi lill-ilmentatur, bħala soluzzjoni amikevoli, l-ammont ta’ EUR 596,11 li jikkorrispondi għall-imgħax akkumulat fuq il-pagament pendenti mid-data dovuta sad-data tal-pagament. L-interessi kienu ġew ikkalkolati fuq is-somma ta’ EUR 13 472 imħallsa fit-30 ta’ Lulju 2004 u kienu jinkludu biss l-interessi moratorji. L-ammont jitħallas lill-ilmentatur permezz tal-istituzzjoni ospitanti.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tagħha, il-petizzjonanta indikat li kienet kuntenta ħafna bil-proposta tal-Kummissjoni. Madankollu, hija talbet lill-Ombudsman titlob lill-Kummissjoni tinformaha dwar meta, lil min u lil liema kont kellu jsir il-pagament.

L-ilmentatur irringrazzja lill-Ombudsman u lill-Uffiċċju tiegħu għat-trattament rapidu u professjonali tal-każ tagħha. Hija żiedet tgħid li mingħajr il-kontribut u l-influwenza tal-Ombudsman kien ikun estremament diffiċli għaliha li ssolvi dan il-każ waħedha.

Id-Deċiżjoni

1 Nuqqas li l-fellowship jiġi mmaniġġjat kif suppost

1.1 Fl-1999, il-Kummissjoni Ewropea tat lill-kwerelant Fellowship Marie Curie taħt il-Ħames Programm Kwadru tal-Komunità Ewropea għar-Riċerka, l-Iżvilupp Teknoloġiku u l-Attivitajiet ta' Dimostrazzjoni (1998-2002). Il-Kummissjoni u l-istituzzjoni ospitanti qablu dwar kuntratt b’tul ta’ żmien mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Awwissu 2002 (24 xahar).

L-ilmentatur ħa l-liv tal-maternità mill-25 ta’ Lulju 2001 sat-30 ta’ April 2002 (9 xhur u 7 ijiem). Fit-30 ta' Mejju 2002, il-kwerelant indirizza lilu nnifsu lill-istituzzjoni ospitanti, fejn talab għal estensjoni tad-data għas-sottomissjoni tar-rapport finali tagħha sal-31 ta' Mejju 2003 (jiġifieri, estensjoni ta' 9 xhur). L-ilmentatur saħaq li hija ma fittxet l-ebda pagament addizzjonali bħala parti minn din l-estensjoni tal-kuntratt tagħha.

L-istituzzjoni ospitanti aċċettat din il-proposta. Fl-14 ta' Awwissu 2002, hija bagħtet il-proposta lill-Kummissjoni għall-approvazzjoni tagħha. Fis-17 ta' Ottubru 2002, il-Kummissjoni bagħtet "Emenda Nru 1" għall-kuntratt lill-istituzzjoni ospitanti. Din l-emenda, li ġiet iffirmata mill-Kummissjoni, iddikjarat li l-Kummissjoni aċċettat il-proposta li testendi t-tul ta' żmien tal-kuntratt. Madankollu, minħabba żball min-naħa tal-Kummissjoni, l-emenda estendiet it-tul tal-proġett għal “35 xahar u 4 ijiem” mid-data tal-bidu (jiġifieri, l-1 ta’ Settembru 2000).

Fis-6 ta’ Awwissu 2003, l-istituzzjoni ospitanti ppreżentat ir-rapporti finali tal-persuna li għamlet l-ilment li jkopru l-perijodu mill-1 ta’ Settembru 2000 sal-31 ta’ Mejju 2003 u t-talba għal ħlas finali li tammonta għal EUR 13 472.

Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman ippreżentat f'Ġunju 2004, l-ilmentatur bażikament allega li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta r-rapport finali tagħha u t-talba tagħha għal ħlas finali kif suppost u fi żmien xieraq. Hija sostniet li l-Kummissjoni għandha tinformaha dwar l-eżitu tal-valutazzjoni tar-rapport finali tagħha, tittrasferixxi l-pagament finali abbażi tal-kalkolu korrett ta’ fellowship sħiħ ta’ 24 xahar immedjatament u tħallas l-imgħax dovut bejn l-iskadenza legali għall-pagament (60 jum) u d-data attwali tal-pagament.

1.2 Mill-opinjoni tal-Kummissjoni dwar l-ilment u l-osservazzjonijiet tal-kwerelant dwar dan irriżulta li l-Kummissjoni sadanittant kienet ittrasferiet il-ħlas finali lill-istituzzjoni ospitanti li mbagħad kienet għaddiet din is-somma lill-kwerelant. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman qies li l-ewwel żewġ affermazzjonijiet imqajma mill-ilmentatur fl-ilment tagħha kienu ġew issodisfati fis-sustanza u li għalhekk l-inkjesta tiegħu issa kienet limitata għall-eżami (1) tal-allegazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni kienet naqset milli tittratta r-rapport finali tagħha u t-talba tagħha għal pagament finali kif suppost u fi żmien xieraq u (2) tat-talba tal-ilmentatur għall-imgħax.

1.3 Fid-19 ta' Jannar 2005, l-Ombudsman ressaq proposta għal soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni li tgħid li din ta' l-aħħar tista' tikkunsidra li toffri lill-kwerelant kumpens finanzjarju raġonevoli għall-effetti negattivi ta' l-iżbalji li wettqet fir-rigward ta' l-emenda tal-kuntratt tagħha ma' l-istituzzjoni ospitanti.

1.4 Fir-risposta tagħha mibgħuta fis-6 ta' April 2005, il-Kummissjoni nnutat li minħabba diversi nuqqas ta' ftehim u żbalji amministrattivi, il-ħlas finali lill-istituzzjoni ospitanti kien iddewwem u, b'konsegwenza ta' dan, il-kwerelant ma kienx irċieva s-salarji korrispondenti fi żmien debitu. Il-Kummissjoni żiedet li għadd ta’ elementi identifikati mill-Ombudsman kif ukoll iċ-ċirkostanzi eċċezzjonali tal-każ wassluha biex tipproponi lill-ilmentatur, bħala soluzzjoni amikevoli, l-ammont ta’ EUR 596,11 li jikkorrispondi għall-imgħax akkumulat fuq il-pagament pendenti mid-data dovuta sad-data tal-pagament. L-interessi kienu ġew ikkalkolati fuq is-somma ta’ EUR 13 472 imħallsa fit-30 ta’ Lulju 2004 u kienu jinkludu biss l-interessi moratorji. L-ammont jitħallas lill-ilmentatur permezz tal-istituzzjoni ospitanti.

1.5 Fl-osservazzjonijiet tagħha, il-petizzjonanta indikat li kienet kuntenta ħafna bil-proposta tal-Kummissjoni. Madankollu, hija talbet lill-Ombudsman titlob lill-Kummissjoni tinformaha dwar meta, lil min u lil liema kont kellu jsir il-pagament. L-ilmentatur irringrazzja lill-Ombudsman u lill-Uffiċċju tiegħu għat-trattament rapidu u professjonali tal-każ tagħha.

2 Konklużjoni

Wara l-inizjattiva tal-Ombudsman, jidher li ntlaħaq qbil dwar soluzzjoni amikevoli għall-ilment bejn il-Kummissjoni Ewropea u l-ilmentatur. L-Ombudsman huwa fiduċjuż li l-Kummissjoni se tikkonforma mat-talba tal-ilmentatur biex tinformaha dwar meta, lil min u f'liema kont għandu jsir il-pagament.

L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Il-Kummissjoni pprovdiet kopja ta’ dan il-messaġġ bl-email. Madankollu, minn dan id-dokument jirriżulta li dan kien intbagħat lill-ilmentatur, u mhux lill-istituzzjoni ospitanti.

(2) Deċiżjoni 94/262 tal-Parlament Ewropew, tad-9 ta’ Marzu 1994, dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li Jirregolaw it-Twettiq tad-Dmirijiet tal-Ombudsman, ĠU L 113, p. 15.