Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur kien kandidat fil-proċedura tal-għażla EPSO/AD/398/22-5 - Esperti tat-Teknoloġija tal-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni (ICT).[1] Huwa kien skedat li jagħmel it-testijiet b’għażla multipla bbażati fuq il-kompjuter b’inviġilazzjoni mill-bogħod[2] u l-istudju tal-każ fit-8am fl-4 ta’ Mejju 2023.

2. Fil-jum tat-testijiet, l-ilmentatur illoggja fl-applikazzjoni tat-test għal madwar is-7:20am. F'dak l-istadju huwa rċieva messaġġ ta' żball li jiddikjara li l-applikazzjoni ġiet imblukkata. Huwa pprova diversi drabi sa 7:58am biex jikkonnettja mal-applikazzjoni iżda esperjenza l-istess problema. Wara dawn it-tentattivi mingħajr suċċess, huwa kkuntattja l-appoġġ tekniku u kiseb “numru tal-biljett”. Minkejja l-istruzzjonijiet li rċieva (bħal biex jerġa 'jibda l-kompjuter tiegħu u jerġa' jinstalla l-applikazzjoni tat-test), il-problema ppersistiet. Sussegwentement, l-ilmentatur issellef kompjuter ieħor u kien kapaċi jikkonnettja u jlesti t-test.

3. L-għada, il-5 ta’ Mejju 2023, l-ilmentatur bagħat ilment lill-EPSO dwar il-kwistjonijiet tekniċi li esperjenza. Huwa sostna li l-problemi u l-istress li rriżulta kellhom impatt negattiv fuq il-prestazzjoni tiegħu ladarba finalment seta 'jaċċessa l-applikazzjoni minn kompjuter ieħor. Huwa talab li jiġu eżaminati mill-ġdid it-testijiet.

4. Fl-1 ta’ Ġunju 2023, l-EPSO wieġeb għall-ilment. Hija ddikjarat li l-problemi tekniċi esperjenzati mill-ilmentatur kienu dovuti għall-fatt li huwa kellu konnessjoni mal-applikazzjoni kmieni wisq. Hija nnotat li sussegwentement huwa seta’ jagħmel it-test. L-EPSO għalhekk għalaq l-ilment.

5. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-EPSO għall-ilment tiegħu, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

6. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif l-EPSO kien ittratta l-ilment.

7. Fil-kuntest tal-inkjesta, l-Ombudsman talbet lill-EPSO jiċċara l-istruzzjonijiet ipprovduti lill-kandidati dwar meta għandha titnieda l-applikazzjoni tat-test. L-Ombudsman talbet ukoll lill-EPSO jipprovdi dettalji dwar kif jittratta l-ilmenti, b’mod partikolari l-ilmenti dwar problemi tekniċi.

8. Matul l-investigazzjoni, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba tal-EPSO dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tal-EPSO.

It-tweġiba tal-EPSO

9. L-EPSO qal li l-istruzzjonijiet bil-miktub lill-kandidati jitolbuhom ma jniedux it-testijiet aktar minn 30 minuta qabel il-bidu tat-testijiet. L-applikazzjoni tat-test ma tnedix jekk il-kandidati jippruvaw jagħmlu dan aktar minn 30 minuta qabel il-ħin tal-bidu skedat. Madankollu, anki jekk kandidat jibda t-testijiet qabel, dan ma jfissirx li huwa skwalifikat. Meta l-kandidati jippruvaw iniedu l-applikazzjoni kmieni wisq mingħajr suċċess, dan ma għandux iżommhom milli jniedu l-applikazzjoni b’suċċess fi żmien 30 minuta mill-bidu skedat. Hemm “tieqa” tat-test, li tippermetti lill-kandidati jibdew it-testijiet tagħhom sa 30 minuta qabel il-ħin tal-bidu indikat u sa 120 minuta wara. Din il-flessibbiltà hija stabbilita biex tindirizza kwistjonijiet tekniċi li l-kandidati jista’ jkollhom bżonn isolvu qabel ma jibdew it-testijiet.

10. Fir-rigward tas-sitwazzjoni tal-ilmentatur, l-EPSO qal li, wara d-diffikultajiet inizjali esperjenzati mill-ilmentatur qabel is-7:30am fil-jum tat-test, huwa kellu jkun jista’ jniedi mill-ġdid l-applikazzjoni wara s-7:30am u li mhuwiex ċar għaliex ma setax jagħmel dan.

11. L-EPSO qal li l-ilmentatur kien segwa l-proċedura korretta għar-rapportar ta’ kwistjonijiet tekniċi u għas-sottomissjoni ta’ lment. Hija ċċarat li t-tweġiba tagħha ta’ Ġunju 2023, li infurmat lill-ilmentatur li l-preżentazzjoni mill-ġdid tat-testijiet ma kinitx possibbli minħabba li ma kienx segwa l-istruzzjonijiet u kien nieda t-testijiet kmieni wisq, ma kinitx preċiża. Madankollu, peress li fl-aħħar mill-aħħar għamel it-testijiet mingħajr problemi kbar (bl-użu ta’ kompjuter differenti), huwa ma aċċettax it-talba tiegħu li jerġa’ jagħmel it-testijiet.

12. L-EPSO żied li ma jistax jgħid sa liema punt il-prestazzjoni tal-ilmentatur kienet affettwata mill-istress tal-kwistjonijiet tekniċi li ffaċċja qabel ma nieda b’suċċess it-test. Kull individwu jesperjenza stress bil-mod tiegħu stess, u għalhekk dan ma jistax ikun fattur fid-deċiżjonijiet dwar jekk il-kandidati għandhomx jitħallew jerġgħu jagħmlu t-testijiet. Deċiżjonijiet bħal dawn għandhom ikunu bbażati fuq fatti oġġettivi. Peress li l-fatt li l-kandidati jitħallew jerġgħu jagħmlu t-testijiet jista’ jagħtihom vantaġġ inġust fuq kandidati oħra, din hija miżura li għandha tintuża b’mod mhux xieraq f’ċirkostanzi ġustifikati, biex jiġi ppreservat l-obbligu li jiġi żgurat it-trattament ugwali bejn il-kandidati.

13. Fir-rigward taż-żmien meħtieġ biex jiġu pproċessati l-ilmenti, l-EPSO qal li normalment iwieġeb fi żmien ftit jiem. Madankollu, meta jkollha bżonn tikseb reġistri tad-data mill-kuntrattur tagħha, dan jista’ jżid iż-żmien li teħtieġ biex tipproċessa l-ilmenti. Fil-każ tal-ilmentatur, kien hemm dewmien żejjed peress li l-EPSO kellu jipproċessa għadd ogħla mis-soltu ta’ lmenti peress li kien hemm inċident tekniku b’server fl-10 ta’ Mejju 2023, li kkawża dewmien fit-testijiet sa sagħtejn għal ħafna kandidati.

Kummenti mill-ilmentatur

14. L-ilmentatur innota li l-EPSO ammetta li r-raġunament mogħti fid-deċiżjoni tiegħu dwar l-ilment tiegħu ma kienx preċiż. Huwa żamm il-pożizzjoni tiegħu li kellu jitħalla jerġa' jagħmel it-testijiet.

15. L-ilmentatur enfasizza li l-problemi tekniċi u l-istress li rriżulta li ffaċċja kienu jfissru li ma kellux kundizzjonijiet u opportunità ugwali biex jaħdem meta mqabbel ma’ kandidat li ma esperjenza l-ebda kwistjoni teknika. L-ilmentatur żied jgħid li l-fatt li kellu jagħmel it-testijiet fuq kompjuter differenti, bi speċifikazzjonijiet tekniċi subottimali, kompla jżid mal-iżvantaġġ tiegħu.

16. L-ilmentatur sostna li, fi proċeduri tal-għażla reċenti oħra, il-kandidati li kienu lestew it-testijiet ingħataw il-possibbiltà li jerġgħu jagħmlu t-testijiet, wara li esperjenzaw problemi tekniċi bl-applikazzjoni tat-test. Huwa argumenta li l-EPSO għandu jippermettilu jirrevedi t-testijiet biex jiżgura li dan jirrispetta l-obbligu tiegħu li jiggarantixxi t-trattament ugwali tal-kandidati kollha.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

17. Kif diġà sab l-Ombudsman, it-testijiet li jsiru fil-proċeduri tal-għażla huma esperjenza intrinsikament stressanti[3], li bla dubju hija aggravata fejn il-kandidati jesperjenzaw problemi tekniċi. Għalhekk huwa ta’ dispjaċir li l-ilmentatur esperjenza problemi bħal dawn. Kif implika l-EPSO fir-replika tiegħu, jidher li ħafna kandidati oħra fil-proċedura ta’ selezzjoni inkwistjoni esperjenzaw ukoll problemi tekniċi.

18. L-EPSO essenzjalment argumenta li, peress li l-ilmentatur fl-aħħar mill-aħħar għamel it-testijiet, ma setax joffrilu l-possibbiltà li jerġa’ jagħmel it-testijiet. Hija sostniet li dan jista’ jippreġudika l-ugwaljanza tal-opportunitajiet ta’ kandidati oħra. L-ilmentatur argumenta li, minħabba l-istress li esperjenza biex jipprova jsolvi l-kwistjonijiet tekniċi, huwa ma kellux opportunità ugwali biex iwettaq it-testijiet. L-Ombudsman tapprezza l-istress esperjenzat mill-ilmentatur f'din is-sitwazzjoni. Madankollu, kif indikat mill-EPSO, huwa diffiċli ħafna li jiġi kkwantifikat l-istress u li jiġi ddeterminat x’impatt għandu fuq il-prestazzjoni ta’ kandidat. F’dan il-kuntest, il-pożizzjoni tal-EPSO li żjara mill-ġdid ma kinitx possibbli ma hijiex irraġonevoli. Bħala tali, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata f'dan l-aspett tal-ilment.

19. Madankollu, kif innota l-EPSO stess, ir-raġuni li pprovda fid-deċiżjoni tiegħu dwar għaliex l-ilmentatur ma setax jerġa’ jagħmel it-testijiet ma kinitx preċiża. Hija prattika amministrattiva tajba li l-individwi jiġu infurmati dwar ir-raġunijiet li fuqhom hija bbażata deċiżjoni[4] u, b’mod ċar, li jiġi żgurat li d-deċiżjonijiet jiddikjaraw ir-raġunijiet korretti. Għalhekk, il-mod kif l-EPSO ttratta l-ilment tal-ilmentatur imur kontra l-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. Fil-kuntest tal-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman dwar l-użu mill-EPSO tal-ittestjar mill-bogħod[5], l-Ombudsman diġà għamel suġġeriment għal titjib lill-EPSO rigward kif jittratta l-ilmenti, u l-ħtieġa li jipprovdi tweġibiet ċari, konsistenti u koerenti. Fil-kuntest ta' din l-inkjesta, l-Ombudsman iqis li huwa xieraq li jtenni dan is-suġġeriment. L-Ombudsman se tkompli timmonitorja kif l-EPSO jsegwi l-ilmenti minn kandidati li jesperjenzaw problemi bl-ittestjar mill-bogħod.

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaq il-każ bis-sejba li ġejja[6]:

F'danil-każ huma ġġustifikati aktar inkjesti.

L-ilmentatur u l-EPSO se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Tina Nilsson
Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 12/06/2024

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9190/deskrizzjoni

[2] It-testijiet ta’ raġunament jikkonsistu f’settijiet ta’ mistoqsijiet fil-qasam tar-raġunament verbali, numeriku u astratt.

[3] Ara l-paragrafu 36 tad-deċiżjoni tal-Ombudsman f’OI/1/2023/VS, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990

[4] Ara l-Artikolu 18 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510

[5] Il-Kawża OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[6] Dan l-ilment ġie ttrattat taħt trattament ta’ każijiet delegati, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tadotta Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni