Għażiż Sur X.,

Fit-13 ta’ Diċembru 2001, inti ressaqt ilment lill-Ombudsman Ewropew dwar il-fatt li ma ġejtx maħtur bħala assistent amministratur tal-imprest u sostitut amministratur tal-imprest mir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fi Stat Membru.

Fil-15 ta’ Jannar 2002, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni fejn tlabt li tiġi ppreżentata opinjoni dwar it-tieni allegazzjoni tiegħek. Fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni tiegħek, infurmajtek fl-ittra tiegħi tal-15 ta' Jannar 2002 li ma stajtx nittrattaha, peress li kienet inammissibbli skont l-Artikolu 2.4 tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew. Wara l-ittra tiegħek tat-28 ta' Jannar 2002 li fiha tlabt li nittratta wkoll l-ewwel allegazzjoni, infurmajtek permezz ta' ittra tat-18 ta' Frar 2002 li dan ma kienx possibbli għar-raġunijiet spjegati fl-ittra tiegħi tal-15 ta' Jannar 2002.

Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fit-30 ta' April 2002. Bgħattlek stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, li bgħattlek fit-13 ta' Ġunju 2002. Fit-22 ta’ Mejju 2002 inti kont diġà bgħatt kopja tal-ittra li bgħatt bil-posta elettronika lill-Kap tar-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fil-belt kapitali inkwistjoni.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, il-fatti rilevanti kienu kif ġej:

L-ilmentatur huwa aġent lokali li jaħdem fid-dipartiment amministrattiv tar-rappreżentanza tal-Kummissjoni fi Stat Membru (minn hawn ’il quddiem “ir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni”).

Mis-7 ta’ Settembru 1989 l-ilmentatur kellu jiffirma tranżazzjonijiet bankarji u fi flus kontanti, sabiex jissostitwixxi l-assistent amministrattiv meta jkun meħtieġ. Għalhekk huwa kien fil-fatt qiegħed jaġixxi bħala assistent amministratur tal-imprest. Barra minn hekk, mill-1 ta’ Settembru 2000 ’il quddiem, huwa kellu jissostitwixxi l-assistent amministrattiv responsabbli għall-kontabbiltà u għall-persunal, u b’hekk kien qiegħed iservi bħala amministratur sostitut tal-imprest.

L-ilmentatur jallega li, għalkemm kien qed jaħdem bħala assistent amministratur tal-imprest u amministratur sostitut tal-imprest, qatt ma nħatar għal dawn il-karigi. Bl-istess mod, huwa ma ngħatax allowance speċjali fuq kont ta’ garanzija li jakkumpanja din il-pożizzjoni u huwa l-kontroparti għar-riskju finanzjarju marbut magħha. L-ilmentatur osserva li dan huwa madankollu previst fl-Artikolu 13 (ħatra ta' amministraturi tal-imprest), kif ukoll fl-Artikolu 31 (kont speċjali ta' konċessjoni u garanzija) tar-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE (1) li jimplimenta r-Regolament Finanzjarju.

L-ilmentatur hemeż diversi dokumenti mal-ilment tiegħu, bħat-trasferiment tal-kont tal-imprest datat it-23 ta' Jannar 2001 u semma bħala data ta' sostituzzjoni l-1 ta' Settembru 2000, l-ittra tiegħu tat-23 ta' Jannar 2001 lill-Kap tal-Unità "Cash Office and Treasury Management" li tinforma li qed jaġixxi bħala amministratur tal-imprest, ir-risposta ta' dan tal-aħħar tat-13 ta' Frar 2001 lill-ilmentatur, nota tal-1 ta' Marzu 2001 mill-Kap tal-Unità "Service Press and Communication" lill-Kap tal-Unità "Cash Office and Treasury Management" u d-deċiżjoni finali ta' dan tal-aħħar tat-13 ta' Marzu 2001.

Wara li eżawrixxa, mingħajr suċċess, ir-rimedji interni tal-persunal, fit-13 ta' Diċembru 2001 il-kwerelant għamel ilment lill-Ombudsman li fih għamel iż-żewġ allegazzjonijiet li ġejjin:

1. Ir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni talbitu jwettaq id-dmirijiet ta’ assistent amministratur tal-imprest mis-7 ta’ Settembru 1989 ’il quddiem, iżda ma ħatritux bħala assistent amministratur tal-imprest u ma tatux l-allowance speċjali korrispondenti prevista mir-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE tad-9 ta’ Diċembru 1993. L-ilmentatur isostni li jenħtieġ li l-Kummissjoni tagħmel dan b’effett retroattiv.

2. Ir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni talbitu jwettaq id-dmirijiet ta’ amministratur sostitut tal-imprest mill-1 ta’ Settembru 2000 sad-9 ta’ Marzu 2001, iżda ma ħatritux bħala amministratur sostitut tal-imprest u ma tatux l-allowance speċjali korrispondenti prevista mir-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE tad-9 ta’ Diċembru 1993. L-ilmentatur jitlob il-kapitalizzazzjoni tal-allowance speċjali fuq il-kont ta’ garanzija tiegħu għall-perjodu mill-1 ta’ Settembru 2000 sad-9 ta’ Marzu 2001.

Fil-15 ta' Jannar 2002, l-Ombudsman informa lil min għamel l-ilment li l-ewwel allegazzjoni kienet inammissibbli fuq il-bażi ta' l-Artikolu 2.4 ta' l-Istatut ta' l-Ombudsman li jipprevedi li għandu jsir ilment fi żmien sentejn mid-data li fiha l-fatti li fuqhom huwa bbażat ġew għand min għamel l-ilment. Dan ġie kkonfermat fit-tieni ittra mibgħuta lill-kwerelant fit-18 ta' Frar 2002. Għalhekk, il-Kummissjoni ntalbet tippreżenta opinjoni biss dwar it-tieni allegazzjoni.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Peress li l-ewwel allegazzjoni tqieset inammissibbli mill-Ombudsman, l-opinjoni tal-Kummissjoni kienet tikkonċerna biss it-tieni allegazzjoni.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni l-ewwel fakkret ir-regoli applikabbli f’din il-kwistjoni: L-Artikolu 75.2 tar-Regolament Finanzjarju jiddefinixxi r-responsabbiltajiet speċifiċi tal-amministraturi tal-imprest. Il-paragrafu 3 ta' dan l-Artikolu jipprevedi li "l-amministraturi ta' fondi bil-quddiem għandhom jassiguraw lilhom infushom kontra r-riskji li jinħolqu taħt dan l-Artikolu". Il-paragrafu 4 jipprovdi li " tingħata konċessjoni speċjali () lill-amministraturi ta' fondi bil-quddiem ." Ir-raġuni għal din il-konċessjoni hija "li jiġi stabbilit fond ta' garanzija bil-għan li jkopri kwalunkwe nuqqas ta' flus jew ta' bank li għalih il-persuna kkonċernata tista' tirrendi lilha nnifisha responsabbli, sakemm dawn in-nuqqasijiet ma jkunux ġew koperti minn rifużjonijiet minn kumpaniji tal-assigurazzjoni".

L-Artikoli 31 u 32 tar-regoli dettaljati għall-implimentazzjoni ta’ ċerti dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju (ir-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE) jagħtu dettalji supplimentari dwar il-ġestjoni tal-kontijiet ta’ garanzija.

Il-Kummissjoni indikat li ċerti allegazzjonijiet tal-ilmentatur kellhom jiġu rettifikati. L-ilmentatur ġie nnominat formalment bħala amministratur sostitut tal-imprest b’effett mit-23 ta’ Jannar 2001. Huwa eżerċita dawn il-funzjonijiet sal-31 ta’ Mejju 2001. Dan il-perjodu huwa definit kemm mid-data tan-notifika lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni dwar is-sostituzzjoni effettiva tal-amministratur tal-imprest mill-ilmentatur, kif ukoll mid-data tan-nomina formali ta' amministratur tal-imprest ġdid (is-Sa C.) fir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni mill-1 ta' Ġunju 2001 'il quddiem. Dan sar f’konformità mal-Artikolu 2 tal-“Modifika tad-Deċiżjoni li toħloq fond bil-quddiem” tad-29 ta’ Lulju 1999. Matul dan il-perjodu, infetaħ u ġie kkreditat kont ta’ garanzija f’isem l-ilmentatur, kif previst mid-dispożizzjonijiet applikabbli.

Jidher ċar mir-regoli ta’ hawn fuq li l-allowance speċjali għandha l-għan li tkopri riskju u ma setgħetx titqies bħala kontribuzzjoni għal responsabbiltà partikolari. Barra minn hekk, jidher min-nuqqas ta’ nomina formali tal-kwerelant bħala amministratur sostitut tal-imprest qabel it-23 ta’ Jannar 2001 li matul il-perjodu inkwistjoni, ir-responsabbiltajiet speċifiċi tal-amministratur tal-imprest kif stabbiliti mill-Artikolu 75 tar-Regolament Finanzjarju ma kinux opponibbli għall-kwerelant. Matul dan il-perjodu, huwa seta’ jiffirma ċekkijiet f’isem il-kont tal-imprest fuq il-bażi tal-awtorizzazzjoni unika tal-firma mal-bank.

Peress li r-regoli applikabbli jorbtu l-għoti tal-allowance speċjali għall-amministraturi tal-imprest mal-ħatra bħala tali mill-Uffiċjal tal-Kontabilità fuq proposta tal-Uffiċjal Awtorizzanti, u peress li l-għan proprju ta’ din l-allowance huwa li tkopri r-riskji li jistgħu jinqalgħu fil-qafas tal-eżerċizzju ta’ responsabbiltajiet speċifiċi, il-kwerelant mhuwiex intitolat għall-allowance speċjali għall-perjodu bejn l-1 ta’ Settembru 2000 u t-23 ta’ Jannar 2001.

Il-Kummissjoni annettiet id-deċiżjonijiet tad-29 ta’ Lulju 1999 u tat-28 ta’ Mejju 2001 dwar il-kont tal-imprest tar-Rappreżentanza u li jinnominaw rispettivament lil V.S. u lil C. bħala amministraturi tal-imprest.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur argumenta li s-Sinjura C. bdiet taħdem fir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fid-9 ta' Marzu 2001. Għall-kuntrarju tal-opinjoni tal-Kummissjoni, il-perjodu li matulu l-ilmentatur issostitwixxa l-amministratur tal-imprest kien għalhekk mill-1 ta’ Settembru 2000 sad-9 ta’ Marzu 2001.

Huwa indika wkoll li l-kompiti tal-ilmentatur bejn l-1 ta’ Settembru 2000 u d-9 ta’ Marzu 2001 kienu jikkonsistu fit-tħejjija u l-kontroll tal-kontijiet u s-salarji kollha tal-aġenti lokali tar-Rappreżentanza tal-Kummissjoni. Huwa ffirma l-pagamenti kollha mingħajr il-preżenza ta’ assistent amministrattiv, iżda bit-tieni firma tal-persuni responsabbli. Huwa kkomunika wkoll mal-Bank permezz ta’ servizzi bankarji elettroniċi u għamel dawn il-pagamenti waħdu.

L-osservazzjonijiet ta' l-OMBUDSMAN biex tinkiseb soluzzjoni favorevoli

Wara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni u l-osservazzjonijiet, l-Ombudsman qieset li kien hemm każijiet ta' amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni. Skond l-Artikolu 3(5) ta' l-Istatut (2), huwa għalhekk kiteb lill-President tal-Kummissjoni fl-24 ta' Lulju 2002 biex jipproponi soluzzjoni amikevoli fuq il-bażi ta' l-analiżi li ġejja tal-kwistjoni in kwistjoni bejn il-kwerelant u l-Kummissjoni:

1.1 L-ilmentatur jallega li r-Rappreżentanza tal-Kummissjoni talbitu jwettaq id-dmirijiet ta' amministratur sostitut tal-imprest mill-1 ta' Settembru 2000 sad-9 ta' Marzu 2001, iżda ma ħatritux bħala amministratur sostitut tal-imprest u ma tatux l-allowance speċjali korrispondenti prevista mir-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE tad-9 ta' Diċembru 1993. L-ilmentatur jitlob il-kapitalizzazzjoni tal-allowance speċjali fuq il-kont ta’ garanzija tiegħu għall-perjodu mill-1 ta’ Settembru 2000 sad-9 ta’ Marzu 2001.

1.2 Il-Kummissjoni argumentat li l-kwerelant ġie nnominat formalment bħala amministratur sostitut tal-imprest b'effett mit-23 ta' Jannar 2001. Huwa eżerċita dawn il-funzjonijiet sal-31 ta’ Mejju 2001. Dan il-perjodu huwa definit kemm mid-data tan-notifika lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni dwar is-sostituzzjoni effettiva tal-amministratur tal-imprest mill-ilmentatur, kif ukoll mid-data tan-nomina formali ta' amministratur tal-imprest ġdid fir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni mill-1 ta' Ġunju 2001 'il quddiem. Matul dan il-perjodu, infetaħ u ġie kkreditat kont ta’ garanzija f’isem l-ilmentatur, kif previst mid-dispożizzjonijiet applikabbli. L-ilmentatur mhuwiex intitolat għall-allowance speċjali għall-perjodu bejn l-1 ta’ Settembru 2000 u t-23 ta’ Jannar 2001.

1.3 Is-sejbiet ta' fatt tal-Ombudsman abbażi tal-eżami tiegħu tad-dokumenti ppreżentati mill-ilmentatur u mill-Kummissjoni huma kif ġej:

(i) Permezz ta’ deċiżjoni tad-Direttur Ġenerali tad-DĠ “Baġit”, tad-29 ta’ Lulju 1999, is-Sur V.S. inħatar bħala amministratur tal-imprest. Id-deċiżjoni kienet tinkludi d-dispożizzjoni li ġejja: "F'każ ta' assenza jew impediment innotifikat lill-Uffiċjal tal-Kontabilità, il-funzjonijiet tal-amministratur tal-imprest jiġu eżerċitati minn [min jagħmel l-ilment]."

(ii) V.S. telaq mir-Rappreżentanza fit-30 ta’ Awwissu 2000 u mill-1 ta’ Settembru 2000 il-kwerelant ittratta l-kont tal-imprest. Madankollu, ir-Rappreżentanza naqset milli tinnotifika lill-Uffiċjal tal-Kontabilità b’dawn il-bidliet. Dan wassal għas-sitwazzjoni fejn l-ilmentatur wettaq ix-xogħol ta’ amministratur tal-imprest mill-1 ta’ Settembru 2000 sad-9 ta’ Marzu 2001, meta ġie sostitwit mis-Sinjura C.

(iii) L-ilmentatur ma ngħatax l-allowance speċjali fuq kont ta’ garanzija previst mill-Artikolu 75.4 tar-Regolament Finanzjarju u l-Artikoli 31 u 32 tar-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE. Sat-23 ta’ Jannar 2001, il-Kummissjoni kompliet tikkredita l-kont ta’ garanzija f’isem V.S., li kien telaq mir-Rappreżentanza fit-30 ta’ Awwissu 2000.

(iv) It-tluq tas-Sur V.S. u t-twettiq sussegwenti tal-funzjonijiet ta’ amministratur tal-imprest mill-ilmentatur ma ġewx innotifikati uffiċjalment qabel l-1 ta’ Marzu 2001, meta l-Kap tal-Unità “Service Press and Communication” bagħat nota lill-Kap tal-Unità “Cash Office and Treasury Management”. Sabiex tiġi regolarizzata s-sitwazzjoni u sabiex min jagħmel l-ilment ikun jista' jibbenefika mill-kont ta' garanzija, il-Kap ta' l-Unità "Service Press and Communication" talab lid-DĠ Baġit biex jimmodifika d-deċiżjoni imprest b'effett retroattiv mill-1 ta' Settembru 2000.

1.4 Minn dak li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman jiddeduċi li d-dati msemmija fid-dokumenti uffiċjali li għalihom tirreferi l-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha ma jikkorrispondux mas-sitwazzjoni reali fir-rigward tax-xogħol li sar mill-ilmentatur.

1.5 Il-konklużjonijiet provviżorji tal-Ombudsman kienu li dawn li ġejjin jikkostitwixxu każijiet ta' amministrazzjoni ħażina: i) in-nuqqas tar-Rappreżentanza tal-Kummissjoni li tagħti notifika fil-pront tat-tluq tas-Sur V.S. u tat-twettiq sussegwenti tal-funzjonijiet ta' amministratur tal-imprest mill-ilmentatur; ii) l-ikkreditar kontinwu tal-kont ta' garanzija f'isem uffiċjal li ma kienx għadu amministratur tal-imprest; u iii) in-nuqqas li jiġi żgurat li l-ilmentatur ibbenefika minn kont ta' garanzija, skont l-Artikolu 75.4 § 2 tar-Regolament Finanzjarju u 33.2 tar-Regolament ta' implimentazzjoni 3418/93/KE, għall-perjodu li fil-fatt wettaq ix-xogħol ta' amministratur tal-imprest (l-1 ta' Settembru 2000 - 23 ta' Jannar 2001).

Il-proposta għal soluzzjoni amikevoli

Abbażi tal-kunsiderazzjonijiet ta' hawn fuq u f'konformità mal-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman, l-Ombudsman ippropona soluzzjoni amikevoli bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni. Kieku l-amministrazzjoni ħażina ma seħħitx, l-ilmentatur kien ikun intitolat li jitħallas il-bilanċ tal-kreditu ta’ kont ta’ garanzija għall-perjodu li serva bħala amministratur tal-imprest (3).

Is-soluzzjoni amikevoli kienet tikkonsisti f’talba mill-Kummissjoni biex tiżgura li l-ilmentatur jitħallas pro rata tal-bilanċ tal-kreditu għall-perjodu mill-1 ta’ Settembru 2000 sat-23 ta’ Jannar 2001. Il-Kummissjoni ntalbet twieġeb sal-31 ta' Ottubru 2002.

It-tweġiba tal-Kummissjoni

Il-Kummissjoni wieġbet fil-31 ta' Ottubru 2002 li aċċettat il-proposta ta' l-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli.

Id-Deċiżjoni

1 L-allegat nuqqas ta' ħatra bħala amministratur sostitut tal-imprest

1.1 Fl-24 ta' Lulju 2002, l-Ombudsman ippropona soluzzjoni amikevoli bejn il-kwerelant u l-Kummissjoni. Dan kien ibbażat fuq il-konklużjoni li kien hemm każijiet ta' amministrazzjoni ħażina minħabba li l-ilmentatur ma bbenefikax minn kont ta' garanzija, skont l-Artikolu 75.4 § 2 tar-Regolament Finanzjarju u 33.2 tar-Regolament ta' implimentazzjoni 3418/93/KE, għall-perjodu li fil-fatt wettaq ix-xogħol ta' amministratur tal-imprest (l-1 ta' Settembru 2000 - 23 ta' Jannar 2001).

1.2 Is-soluzzjoni amikevoli kienet tikkonsisti f'talba mill-Kummissjoni biex jiġi żgurat li l-kwerelant jitħallas pro rata tal-bilanċ tal-kreditu għall-perjodu mill-1 ta' Settembru 2000 sat-23 ta' Jannar 2001 meta serva bħala amministratur tal-imprest.

1.3 Fil-31 ta' Ottubru 2002, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li hija aċċettat is-soluzzjoni bonarja. F'konverżazzjoni telefonika ma' l-uffiċċju ta' l-Ombudsman fis-7 ta' Novembru 2002, il-kwerelant iddikjara li kien irċieva ittra mill-Kummissjoni bid-data tal-31 ta' Ottubru 2002 li tinfurmah li l-Kummissjoni kienet aċċettat is-soluzzjoni amikevoli ta' l-Ombudsman u li kienet se tħallas ammont ta' 236,90 € lill-kwerelant meta tirċievi d-dettalji tal-kont bankarju tal-kwerelant. L-ilmentatur irringrazzja lill-uffiċċju tal-Ombudsman għall-isforzi li b'riżultat tagħhom ġie installat mill-ġdid fid-drittijiet tiegħu.

2 Konklużjoni

Wara l-inizjattiva tal-Ombudsman, jidher li ntlaħaq qbil bejn il-Kummissjoni u l-ilmentatur dwar soluzzjoni amikevoli għall-ilment. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Ir-Regolament tal-Kummissjoni 3418/93/KE tad-9 ta’ Diċembru 1993 li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni ta’ ċerti dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju tal-21 ta’ Diċembru 1977, ĠU 1993 L 315/1.

(2) "Sa fejn ikun possibbli, l-Ombudsman għandu jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni jew il-korp ikkonċernat biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa l-ilment".

(3) L-Artikolu 75.4 § 2 tar-Regolament Finanzjarju jipprovdi li "il-bilanċ tal-kreditu f'dawn il-kontijiet ta' garanzija għandu jitħallas lill-persuni kkonċernati meta jtemmu l-ħatra tagħhom bħala (l-amministratur ) tal-fondi bil-quddiem). L-Artikolu 31 tar-Regolament 3418/93/KE jipprevedi li "l-ammont ta' kull xahar tal-allowance speċjali msemmija fl-Artikolu 75(4) tar-Regolament Finanzjarju għandu jkun: € 40 għal amministraturi tal-imprest, fejn l-ammont tal-imprest ikun mill-inqas € 3300 u fejn il-perjodu tal-imprest ikun mill-inqas 30 jum konsekuttiv". L-Artikolu 33.2 tar-Regolament 3418/93/KE jistipula li "meta amministratur tal-imprest itemm id-dmirijiet tiegħu, kwalunkwe bilanċ li jibqa' fil-kreditu tiegħu fil-kont ta' garanzija għandu jitħallas lilu jew lil dawk intitolati permezz tiegħu, wara ftehim u verifika mill-uffiċjal tal-kontabilità u l-uffiċjal awtorizzanti kkonċernat u wara li l-kontrollur finanzjarju jkun ta opinjoni favorevoli".