Għażiż Dr. K.,

Fit-22 ta’ Novembru 2001, inti ssottomettejt, f’isem Internationaler Hilfsfonds e.V., ilment kontra l-Kummissjoni Ewropea li kien jikkonċerna t-trattament mill-Uffiċċju Umanitarju tal-Komunità Ewropea (“ECHO”) tal-Kummissjoni Ewropea ta’ applikazzjoni magħmula mill-ilmentatur għall-iffirmar tal-“Ftehim Qafas ta’ Sħubija”.

Fil-5 ta’ Diċembru 2001, bgħatt l-ilment lill-Kummissjoni għall-kummenti tagħha.

Fid-9 ta’ Jannar 2002, Dr. X., il-president tal-klijent tiegħek, kitebli dwar l-aċċess għall-fajl u talabni nintervjeni. Fit-tweġiba tiegħi tas-16 ta' Jannar 2002, infurmajt lit-tabib X. li waħda mill-allegazzjonijiet imqajma fl-ilment kienet li l-ECHO kien naqas milli jagħti aċċess sħiħ għall-fajl u li għalhekk l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar l-ilment kellha tiġi stennita qabel ma stajt nikkunsidra kif se nipproċedi aktar f'din il-kwistjoni.

Kemm it-tabib X. kif ukoll il-Kummissjoni sussegwentement ikkopjaw ittri lili li ġew skambjati bejniethom dwar il-kwistjoni tal-aċċess għall-fajl.

Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha dwar l-ilment tiegħek fis-26 ta' Frar 2002. Għaddejtlek l-opinjoni tal-Kummissjoni fil-11 ta' Marzu 2002 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet, jekk xtaqt. Fis-26 ta’ April 2002, irċevejt l-osservazzjonijiet tiegħek. Fl-istess jum, Dr X. kiteb lili sabiex jinformani dwar bidla fir-rigward ta 'dawn l-osservazzjonijiet.

Issa qed nikteb biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur huwa organizzazzjoni mhux governattiva (NGO) mill-Ġermanja li taħdem fil-qasam tal-għajnuna umanitarja internazzjonali. Fl-1995/96, l-ilmentatur applika biex isir sieħeb tal-Uffiċċju tal-Għajnuna Umanitarja tal-Komunitajiet Ewropej (“ECHO”) u biex jiffirma l-Ftehim Qafas ta’ Sħubija (“FPA”). Il-kundizzjonijiet ta' eliġibbiltà li l-applikanti kellhom jissodisfaw ġew sussegwentement stabbiliti fl-Artikolu 7 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1257/96 tal-20 ta' Ġunju 1996 dwar l-għajnuna umanitarja (1). Minkejja diversi tfakkiriet, l-ilmentatur ma ġie infurmat bl-ebda deċiżjoni meħuda fir-rigward ta’ din l-applikazzjoni. Fil-fehma tiegħu, il-korrispondenza bejnu u l-ECHO indikat li dan tal-aħħar kien qed jimmira li jiddifferixxi d-deċiżjoni tiegħu dwar l-applikazzjoni. F’ittra datata l-1 ta’ Ġunju 1999, ECHO informa lill-kwerelant li FPA ġdid kien daħal fis-seħħ fl-1 ta’ Jannar 1999. Il-konformità mal-kriterji ta’ eliġibbiltà mill-NGOs li qatt ma kienu ħadmu mal-ECHO (bħall-ilmentatur) tiġi vverifikata fit-tielet parti ta’ proċedura fi tliet stadji. L-ilmentatur jiġi infurmat hekk kif jitlestew il-formalitajiet meħtieġa. Fl-14 ta’ Diċembru 2000, ECHO kiteb lill-ilmentatur li wara li ffirma l-ftehim il-ġdid mal-organizzazzjonijiet firmatarji tal-FPA preċedenti, issa seta’ janalizza l-400 applikazzjoni tal-NGOs li kien irċieva, inklużi dawk tal-ilmentatur.

L-ilmentatur iqis li n-nuqqas tal-ECHO li jirreaġixxi għall-applikazzjoni oriġinali tiegħu ppreżentata fl-1995 huwa każ ta' diskriminazzjoni u amministrazzjoni ħażina.

F'ittra ta' l-1 ta' Frar 2001, ECHO informa lill-kwerelant li meta rċieva l-applikazzjoni tiegħu fl-1995 huwa kien, "[f]'konformità mal-kundizzjonijiet normali għall-iffirmar tal-Ftehim Qafas ta' Sħubija (FPA)", talab lill-awtoritajiet nazzjonali Ġermaniżi għall-konferma ta' l-adegwatezza tal-kwerelant, u li dan ta' l-aħħar naqas milli jipprovdi din il-konferma. F’ittra oħra tad-19 ta’ Lulju 2001, l-ECHO spjega li fin-nuqqas ta’ tweġiba pożittiva mill-awtoritajiet Ġermaniżi, ma kienx kapaċi jittratta l-applikazzjoni tiegħu. L-ilmentatur jikkritika l-fatt li l-ECHO uża l-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż fl-1995 mingħajr ma ta lill-ilmentatur l-ebda opportunità li jirreaġixxi.

L-ilmentatur issottometta ittra mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż. Skont din l-ittra, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż kien informa lill-ECHO fil-15 ta' Marzu 1995 li l-attivitajiet tal-ilmentatur kienu taw lok għal prosekuzzjoni uffiċjali li kienet għadha pendenti f'dak iż-żmien u li l-Uffiċċju għalhekk kien se joqgħod lura milli jagħmel rakkomandazzjoni f'dan l-istadju. F’ittra oħra lill-ECHO datata l-15 ta’ Novembru 2001, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż indika li skont l-informazzjoni fil-pussess tiegħu, il-prosekutur pubbliku kien waqqa’ l-akkużi fit-30 ta’ April 1996 u li l-ilmentatur kien ġie rikonoxxut mill-awtorità tat-taxxa kompetenti bħala organizzazzjoni karitatevoli mingħajr skop ta’ qligħ.

Fl-ittra tiegħu tal-14 ta’ Diċembru 2000 imsemmija hawn fuq, l-ECHO stieden lill-ilmentatur biex jeżamina l-kriterji ta’ eliġibbiltà stabbiliti fir-Regolament 1257/96 u biex jissottometti d-dokumenti meħtieġa għall-evalwazzjoni tal-applikazzjoni tiegħu, sakemm ma kienx diġà għamel dan. Fl-ittra ġiet miżjuda lista tad-dokumenti meħtieġa. L-ECHO nnota wkoll li l-ilmentatur jista’ sadanittant jissottometti proposti għal proġetti operazzjonali li jistgħu jiġu “aċċettati b’mod eċċezzjonali, sakemm l-awtoritajiet nazzjonali tiegħek jikkonfermaw l-eliġibbiltà tal-organizzazzjoni tiegħek skont l-Artikolu 7 § 1 u 2 tar-regolament imsemmi hawn fuq u biex jimplimentaw operazzjonijiet speċjali f’reġjuni mhux koperti minn sħab eżistenti tal-ECHO”.

L-ilmentatur jenfasizza li fil-formoli kuntrattwali tal-1995, ma saret l-ebda referenza għal xi korp governattiv nazzjonali li kellu jiġi kkuntattjat minn NGO. Huwa tal-fehma wkoll li l-ebda sieħeb potenzjali ma jista’ jkun mistenni li jissottometti proposti abbażi ta’ tali informazzjoni vaga. Fil-fehma tal-ilmentatur, għalhekk deher li l-ECHO xtaq jipproteġi lis-sħab eżistenti tiegħu minn kompetizzjoni mhux mixtieqa minn NGOs oħra. L-ilmentatur isostni li dan huwa każ ieħor ta’ diskriminazzjoni u amministrazzjoni ħażina.

L-ECHO sussegwentement iddeċieda li jiċċekkja l-konformità tal-ilmentatur mal-kriterji ta' eliġibbiltà permezz ta' awditu. Meta l-ilmentatur staqsa dan, l-ECHO kkonferma l-pożizzjoni tiegħu fl-ittra tiegħu mibgħuta fl-1 ta’ Frar 2001 li fiha indika li l-konformità tal-applikanti kellha tiġi vverifikata jew permezz ta’ verifika jew permezz tal-awtoritajiet nazzjonali. Fl-istess ittra, l-ECHO nnota li kien iffirma l-FPA l-ġdid "mal-organizzazzjonijiet firmatarji tal-Ftehim preċedenti u mal-NGOs li diġà kisbu diversi kuntratti operattivi mal-ECHO iżda ma setgħux jiffirmaw l-FPA". Peress li l-ilmentatur ma qabilx ma' tali verifika, l-ECHO infurmah permezz ta' ittri tad-19 ta' Lulju 2001, tas-27 ta' Awwissu 2001 u tas-26 ta' Settembru 2001 li sa fejn kien ikkonċernat l-ECHO, id-dibattitu dwar l-applikazzjoni tal-ilmentatur għall-FPA ngħalaq.

L-ilmentatur huwa tal-fehma li xejn fir-regolament il-ġdid ma ppermetta l-konklużjoni li l-ECHO kellu d-dritt li jwettaq awditu fil-bini ta’ kandidat. Hija ssostni wkoll li hija setgħet tipprova li hija kienet tissodisfa l-kundizzjonijiet previsti fl-Artikolu 7 ta’ dan ir-regolament mingħajr il-ħtieġa ta’ tali verifika. L-ilmentatur għalhekk iqis li l-mod li bih l-ECHO ttratta din il-kwistjoni proċedurali u ma ffavorixxahiex kien każ ieħor ta’ diskriminazzjoni u amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur talab lill-ECHO għal aċċess għall-fajl tiegħu. Fl-ittra tiegħu tas-27 ta’ Awwissu 2001, l-ECHO informa lill-kwerelant li kien lest li jagħti aċċess iżda indika li sa fejn kienu kkonċernati d-dokumenti pprovduti minn partijiet terzi fil-fajl tiegħu, il-kwerelant għandu jikkuntattja lill-awtur ta’ dawn id-dokumenti. L-isem u l-indirizz tal-istituzzjoni (l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż) li kienet bagħtet id-dokument rilevanti ġew ipprovduti lill-ilmentatur.

L-ilmentatur iqis li l-ECHO rrifjuta li jagħti aċċess sħiħ għall-fajl tiegħu.

L-allegazzjonijiet magħmula mill-ilmentatur jistgħu għalhekk jinġabru fil-qosor kif ġej:

(1) In-nuqqas tal-ECHO li jirreaġixxi għall-applikazzjoni oriġinali tiegħu ppreżentata fl-1995 kien każ ta' diskriminazzjoni u amministrazzjoni ħażina

(2) ECHO kien naqas milli jagħtih l-opportunità li jinstema' fir-rigward tal-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż fl-1995

(3) L-ebda sieħeb potenzjali ma seta' jkun mistenni li jissottometti proposti fuq il-bażi ta' tali informazzjoni vaga kif kienet tinsab fl-ittra tal-ECHO tal-14 ta' Diċembru 2000. Għalhekk deher li l-ECHO xtaq jipproteġi l-imsieħba eżistenti tiegħu minn kompetizzjoni mhux mixtieqa minn NGOs oħra.

(4) L-insistenza tal-ECHO li l-konformità tal-kwerelant mal-kriterji ta' eliġibbiltà tiġi vverifikata permezz ta' verifika kienet każ ta' diskriminazzjoni u amministrazzjoni ħażina, minħabba li l-ECHO kien iffirma l-FPA l-ġdid "mal-NGOs li diġà kisbu diversi kuntratti operattivi mal-ECHO iżda ma setgħux jiffirmaw l-FPA [preċedenti]" (ara l-ittra tal-ECHO tal-1 ta' Frar 2001)

(5) ECHO rrifjuta li jagħti aċċess sħiħ għall-fajl tiegħu

L-ilmentatur jitlob lill-Ombudsman (a) biex isib li kien hemm amministrazzjoni ħażina, (b) biex jikkoreġi l-miżinformazzjoni li tagħmel ħsara lir-reputazzjoni tal-ilmentatur fil-fajls tal-ECHO, (c) biex jagħti struzzjonijiet lill-ECHO biex jagħti aċċess sħiħ għall-fajl tiegħu u (d) biex jiftaħ mill-ġdid dan il-fajl.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:

Introduzzjoni

Il-missjoni tal-Uffiċċju għall-Għajnuna Umanitarja tal-Kummissjoni Ewropea hija li jipprovdi għajnuna ta' emerġenza lill-vittmi ta' diżastri naturali u dawk ikkawżati mill-bniedem b'mod newtrali u apolitiku. L-Uffiċċju ma jwettaqx operazzjonijiet direttament fuq il-post, iżda jiffinanzja proġetti umanitarji implimentati minn organizzazzjonijiet mhux governattivi jew internazzjonali magħżula. Ir-rispons għal sitwazzjonijiet ta’ emerġenza jeħtieġ li jitħaffu l-proċeduri tat-teħid tad-deċiżjonijiet. Għal din ir-raġuni, kellha tiġi introdotta proċedura ta’ skrinjar tal-organizzazzjonijiet ta’ implimentazzjoni, għall-ewwel darba fl-1993, li tippermetti lill-ECHO jevita l-ħtieġa kkumplikata u li tieħu ħafna ħin għal sejħiet ripetuti għal offerti normalment applikabbli għall-għoti ta’ sussidji; is-sejħiet għall-offerti, fil-fatt, ikunu totalment inapplikabbli fil-każ ta’ emerġenza umanitarja.

Bis-saħħa tal-proċedura ta’ preselezzjoni tiegħu, l-ECHO jista’ jieħu deċiżjonijiet malajr mingħajr ma jkollu jivverifika kull darba l-eliġibbiltà ta’ organizzazzjoni ta’ implimentazzjoni. Min-naħa l-oħra, is-sistema għandha tkun stretta ħafna sabiex tevita kwalunkwe użu ħażin potenzjali tal-fondi Komunitarji. Għalhekk, il-proċedura tal-iskrinjar u tal-għażla tal-organizzazzjonijiet ta’ implimentazzjoni tobdi regoli preċiżi u predefiniti. Eżenzjonijiet mir-regoli fis-seħħ ma jistgħux jiġu permessi.

Il-Ftehim Qafas ta' Sħubija (FPA) kien il-proċedura ta' preselezzjoni tal-ECHO. Dan ippermetta lill-ECHO jivverifika l-konformità ma’ għadd ta’ kriterji oġġettivi minn sħab potenzjali. Fi stadju aktar tard, jistgħu jiġu konklużi kuntratti ta’ operazzjoni, ibbażati fuq proposti konkreti ta’ proġetti. F’dan ir-rigward, l-FPA tal-ECHO jopera b’mod simili għal sejħa għal manifestazzjoni ta’ interess u, bħal kwalunkwe sejħa għal manifestazzjoni ta’ interess, għandu perjodu limitat ta’ validità. L-FPA stabbilixxa wkoll il-kundizzjonijiet ġenerali applikabbli għall-kuntratti operattivi kollha.

Sa mill-ħolqien tiegħu (1992), ECHO kellu żewġ FPAs. L-ewwel waħda ġiet adottata fl-1993 u kienet fis-seħħ sa Diċembru 1998. It-tieni FPA ġie adottat f’Marzu 1998 u daħal fis-seħħ f’Jannar 1999. Peress li kull FPA huwa strument distint, l-applikazzjonijiet għall-iffirmar tal-ewwel FPA saru nulli u bla effett ladarba dan l-istrument ma kienx għadu fis-seħħ. Fir-rigward tal-applikazzjonijiet li waslu għall-ewwel FPA u li għadhom qed jiġu kkunsidrati meta daħal fis-seħħ it-tieni FPA, ġie deċiż li dawn jitqiesu bħala - għalkemm nulli u bla effett wara l-iskadenza tal-ewwel FPA - bħala applikazzjonijiet ġodda għat-tieni FPA.

Il-proċedura standard tal-ECHO għall-ipproċessar tal-applikazzjonijiet tinkludi, fost l-oħrajn, verifika tal-personalità ġuridika tal-kandidat. Għal raġunijiet prattiċi, din il-verifika teħtieġ il-kooperazzjoni tal-awtoritajiet pubbliċi fl-istat fejn il-kandidat ikun stabbilit legalment. Il-proċedura standard tinkludi wkoll verifika tal-integrità tal-bord tad-diretturi u awditu tal-eliġibbiltà. Dan l-awditu jeħtieġ żjara tal-persunal tal-ECHO fil-bini tal-applikant. Dawn l-awditi huma karatteristika normali tal-proċedura tal-għażla. Fl-2001, pereżempju, l-ECHO wettaq 11-il verifika tal-eliġibbiltà. Il-bażi legali għall-proċedura tal-awditjar huma r-Regolament Finanzjarju u l-miżuri ta’ implimentazzjoni tiegħu.

L-ECHO jista’ b’mod eċċezzjonali jikkonkludi kuntratti operazzjonali ma’ organizzazzjonijiet li (għadhom) mhumiex firmatarji tal-FPA. Fi kwalunkwe każ, qabel il-konklużjoni ta’ tali kuntratti, issir verifika tal-kriterji ta’ eliġibbiltà f’konsultazzjoni mal-awtoritajiet nazzjonali rilevanti. L-applikanti jiġu infurmati b’mod sistematiku dwar il-possibbiltà li jissottomettu proposti ta’ proġetti qabel l-iffirmar tal-FPA, u huma tabilħaqq mistiedna jagħmlu dan.

L-allegazzjonijiet tal-ilmentatur
(1) Allegat nuqqas ta' trattament tal-applikazzjoni ppreżentata fl-1995

Permezz ta' ittra tad-9 ta' Frar 1995, l-ilmentatur kien talab lill-ECHO għal kopja tal-FPA. Id-dokumentazzjoni li kienet hemżet ma kinitx biżżejjed biex jinfetaħ fajl ta’ applikazzjoni formali. Madankollu, l-ECHO beda l-ħidma preparatorja sabiex jikkonkludi FPA mal-ilmentatur mingħajr dewmien bil-kundizzjoni li jirċievi l-informazzjoni ta’ appoġġ meħtieġa. Fis-16 ta’ Frar 1995, l-ECHO bagħat faks lill-awtorità Ġermaniża kompetenti, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin, fejn talab referenzi fir-rigward tiegħu. Fil-15 ta' Marzu 1995, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin bagħat ir-risposta li ġejja:

"Skont l-informazzjoni tagħna, din l-NGO taħdem ukoll taħt l-isem ta' Welthilfe e.V. L-attivitajiet tagħhom taw raġunijiet għal prosekuzzjoni uffiċjali, li għadha għaddejja. Għalhekk, jekk jogħġbok ippermettili noqgħod lura minn kwalunkwe rakkomandazzjoni f’dan l-istadju. Sa fejn inkunu infurmati, id-DĠ 8 jkun jista' jżid mal-informazzjoni tiegħek."

F’Ottubru 1995, l-ECHO tenna t-talba tiegħu għal informazzjoni lill-awtoritajiet Ġermaniżi. F’nota interna tas-17 ta’ Novembru 1995, il-konsulent għar-relazzjonijiet istituzzjonali, is-Sur Cox, informa lill-uffiċjal tal-ECHO inkarigat mill-fajl li l-awtoritajiet Ġermaniżi ma setgħu jagħtu l-ebda referenza dwar il-kwerelant:

"Son bureau ne travaille pas avec cette organisation et donc ne les connait pas."

L-ECHO ma għaddiex din l-informazzjoni lill-ilmentatur, sakemm tingħata tweġiba definittiva. F’dan ir-rigward, l-ECHO qagħad kompletament fuq il-kollaborazzjoni tal-awtoritajiet Ġermaniżi. Minkejja l-kuntatti kontinwi bejn l-ECHO u l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż fil-kuntest tal-verifika tal-NGOs Ġermaniżi, ma ġiet ipprovduta l-ebda informazzjoni oħra mill-awtoritajiet Ġermaniżi dwar l-ilmentatur sal-15 ta’ Novembru 2001.

Fl-20 ta’ Marzu 1996, Dr. X., li aġixxa f’isem il-kwerelant, ifformalizza l-applikazzjoni tiegħu biex jiffirma l-FPA. Din id-data trid titqies bħala d-data tal-introduzzjoni uffiċjali tal-applikazzjoni, kif rikonoxxut mill-ilmentatur f’korrispondenza aktar tard. Kif intqal qabel, il-kriterji ta’ verifika applikati mill-ECHO mill-1996 kienu jinkludu verifika tal-integrità tal-bord tad-diretturi. Ma hemm l-ebda raġuni biex wieħed jemmen li l-ECHO ma informax lit-tabib X. kif xieraq. Madankollu, l-applikazzjoni tal-ilmentatur ma kien fiha l-ebda referenza għall-proċedimenti legali li għadhom miftuħa kontra Dr X. f'dan il-mument.

Fid-dawl tat-tweġibiet negattivi, iżda mhux definittivi mill-awtoritajiet Ġermaniżi, l-ECHO ssospenda t-trattament tal-applikazzjoni tal-ilmentatur, sakemm tasal aktar informazzjoni mill-awtoritajiet Ġermaniżi. Għaldaqstant, fit-12 ta' Lulju 1996 intbagħtet ittra ta' żamma lill-kwerelant li infurmatu li l-applikazzjoni tiegħu kienet se tiġi pproċessata fi żmien xieraq.

Id-dħul fis-seħħ tar-Regolament 1257/96 obbliga lill-ECHO biex jirrevedi ċerti aspetti tal-FPA, b’mod partikolari l-kundizzjonijiet ġenerali. L-iffirmar tal-verżjoni tal-1993 tal-Ftehim ta’ Sħubija dwar is-Sajd ma’ kwalunkwe sieħeb ġdid iddewwem b’konsegwenza ta’ dan. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-ECHO tenna l-istedina tiegħu lill-NGOs biex jissottomettu proġetti anki jekk ma kinux firmatarji tal-FPA. L-ilmentatur ġie infurmat ukoll dwar din il-possibbiltà iżda wara ma ppreżenta l-ebda proposta għal proġett. Żewġ proposti kienu diġà ġew ippreżentati f’Settembru 1995 u f’Ġunju 1996 li madankollu ġew skartati.

Fl-1999, bid-dħul fis-seħħ ta’ FPA ġdid, l-ECHO fetaħ proċedura tal-għażla ġdida ta’ sħab li kienet soġġetta għal ċerti kriterji ta’ prijoritizzazzjoni. Dan kien meħtieġ fid-dawl tal-għadd kbir ta’ applikazzjonijiet li kellhom jiġu pproċessati (aktar minn 400) u r-riżorsi limitati disponibbli biex isir dan (3 uffiċjali). L-ilmentatur ġie infurmat kif xieraq.

Ladarba ntemmet l-ewwel fażi tal-għażla, il-kwerelant ġie avviċinat fl-14 ta’ Diċembru 2000 b’talba għal dokumentazzjoni aġġornata. Permezz ta' faks tat-23 ta' Jannar 2001, l-ECHO kkuntattja lil min għamel l-ilment u ppropona li ssir verifika biex tiġi vverifikata l-konformità ta' dan ta' l-aħħar mar-rekwiżiti ta' l-Artikolu 7 tar-regolament.

L-ECHO kien tal-opinjoni li verifika tal-eliġibbiltà kienet rakkomandabbli fil-każ tal-ilmentatur għal tliet raġunijiet:

• nuqqas ta’ validazzjoni mill-awtoritajiet nazzjonali kompetenti;
• dokumentazzjoni mhux kompluta disponibbli għall-ECHO;
• problemi li ltaqgħet magħhom il-Kummissjoni mal-ilmentatur fl-eżekuzzjoni tal-proġett tar-RKS 97-2011, li jinvolvu konsegwenzi finanzjarji.

Peress li l-ilmentatur irrifjuta li jaċċetta tali verifika, l-ECHO fl-aħħar għalaq l-applikazzjoni b’risposta negattiva fid-19 ta’ Lulju 2001.

L-ECHO jixtieq jiġbed l-attenzjoni għal elementi oħra relatati mal-ipproċessar tal-applikazzjoni tal-ilmentatur:

• il-kontradizzjoni bejn l-informazzjoni pprovduta fl-applikazzjoni u xi elementi oġġettivi, bħall-allegata importanza u r-rikonoxximent pubbliku tal-ilmentatur fil-Ġermanja u l-injoranza ddikjarata tiegħu tad-dipartiment pubbliku rilevanti li jeżerċita r-rwol superviżorju fil-livell federali;
• id-dokumentazzjoni meħtieġa mill-ECHO qatt ma ntbagħtet;
• fil-5 ta' Settembru 2001, l-ECHO rċieva dokumentazzjoni mill-Uffiċċju ta' Kooperazzjoni EuropeAid tal-Kummissjoni li tipprovdi dettalji dwar ordni ta' rkupru kontra l-kwerelant, li tikkonferma l-problemi operattivi diġà misjuba fir-rigward ta' din l-NGO. Dan il-punt juri n-nuqqas ta’ trasparenza tal-ilmentatur, peress li fl-istadji kollha huwa evita li jagħti prova ta’ kwalunkwe referenza fir-rigward ta’ esperjenzi preċedenti bi proġetti ffinanzjati mill-Kummissjoni.

Id-dokumentazzjoni disponibbli għalhekk turi li l-ECHO kkonforma b’mod skrupluż mal-proċeduri applikabbli f’kull stadju. In-nuqqas tal-awtoritajiet Ġermaniżi li jżommu lill-ECHO infurmat dwar il-każ kontra Dr X. ma jistax jiġi attribwit lill-ECHO. Mingħajr din l-informazzjoni, l-ECHO ma setax jipproċedi bil-firma tal-ewwel FPA mal-ilmentatur. Kienet id-deċiżjoni tal-ilmentatur stess li jastjeni milli jinforma lill-ECHO dwar il-każ pendenti kontra l-president tiegħu, Dr X.. Id-deċiżjoni li jitwettaq awditu tal-eliġibbiltà kienet ibbażata fuq raġunijiet oġġettivi.

(2) Allegat nuqqas li l-ilmentatur jingħata l-opportunità li jinstema’ fir-rigward tal-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż fl-1995

It-tweġiba mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż fl-1995 ma kinitx konklużiva, u lanqas ma setgħet tkun hekk, peress li kien fiha informazzjoni dwar proċedimenti ġudizzjarji li kienu għaddejjin. Li kieku t-tweġiba kienet definittiva, l-ECHO kien jinforma lill-ilmentatur kif xieraq. ECHO aġixxa bi prudenza kbira f'dan ir-rigward.

L-uffiċjali tal-ECHO, meta jagħtu pariri lill-kandidati dwar id-dokumentazzjoni meħtieġa għall-applikazzjoni tagħhom, dejjem jenfasizzaw il-ħtieġa li jipprovdu prova tar-reġistrazzjoni u r-referenzi mill-awtoritajiet pubbliċi nazzjonali rilevanti. L-ilmentatur kien jaf li kienet il-proċedura standard tal-ECHO li jitlob referenzi mill-awtoritajiet nazzjonali. Fi Frar 2001, l-ECHO informa lill-kwerelant li l-awtoritajiet Ġermaniżi naqsu milli jipprovdu referenzi pożittivi fir-rigward tiegħu. F’dak il-mument, l-ilmentatur reġa’ kellu l-opportunità li jqajjem mal-ECHO l-kwistjoni tal-proċedimenti ġudizzjarji kontra Dr. X..

Kienet ir-responsabbiltà tal-ilmentatur li jipprovdi lill-ECHO bl-informazzjoni rilevanti kollha meħtieġa għall-eżami tal-applikazzjoni tiegħu. L-ilmentatur kien jaf li l-integrità tal-bord tad-diretturi tiegħu kienet se tiġi vverifikata u ddeċieda li jħassar kwalunkwe informazzjoni dwar din il-kwistjoni. L-ECHO ma jistax jingħata t-tort għal kwalunkwe riżultat ta' dan in-nuqqas ta' trasparenza.

(3) Il-possibbiltà li l-NGOs li ma kinux iffirmaw il-Ftehim ta’ Sħubija dwar is-Sajd jippreżentaw proposti

Din l-allegazzjoni ġiet kontradetta minn evidenza. L-ilmentatur kien konxju sew tal-possibbiltà li jippreżenta proposti lill-ECHO mingħajr ma jkun għadu ffirma l-FPA. Fil-fatt, il-kwerelant issottometta żewġ proposti għal proġetti fl-14 ta' Settembru 1995 u fil-25 ta' Ġunju 1996. Dawn ġew eżaminati, iġġudikati fuq il-merti tagħhom u twarrbu indipendentement mill-fatt li l-NGO ma kinitx firmatarja tal-FPA.

Għalhekk, ferm qabel l-ittra ta' l-ECHO ta' l-14 ta' Diċembru 2000 il-kwerelant kien jaf li kien possibbli li jissottometti proposti għal proġetti għall-konsiderazzjoni ta' l-ECHO. L-ittra ta' l-14 ta' Diċembru 2000 ikkonfermat biss din il-possibbiltà. Aktar minn 120 NGO ħadu vantaġġ minn din il-possibbiltà. Dan in-numru jikkontradixxi kwalunkwe allegazzjoni ta’ diskriminazzjoni favur sħab eżistenti.

(4) Allegata amministrazzjoni ħażina u diskriminazzjoni billi insistiet fuq l-awditjar

Fir-rigward tad-deċiżjoni li jitwettaq awditu, l-ECHO jixtieq jenfasizza li hija l-prerogattiva tiegħu, bħala amministrazzjoni pubblika, li jipproponi din l-għażla lil kwalunkwe NGO li tkun lesta tiffirma l-FPA. Huwa l-privileġġ tal-NGO li taċċetta jew le din il-proposta. L-għoti lill-ilmentatur tad-dritt li jiġi eżentat minn awditu tal-eliġibbiltà kien jikkostitwixxi diskriminazzjoni favur din l-NGO.

Is-sentenza kkwotata mill-ilmentatur ("NGOs li diġà kisbu diversi kuntratti operattivi mal-ECHO iżda ma setgħux jiffirmaw l-FPA [preċedenti]") ma għandhiex tiġi interpretata ħażin. Il-konformità mal-Artikolu 7 tar-regolament minn NGOs mhux sħab twettqet b’mod sistematiku qabel ma ġie konkluż kwalunkwe kuntratt operazzjonali.

(5) Allegat nuqqas ta’ għoti ta’ aċċess għall-fajl

Id-dritt tal-ilmentatur li jaċċessa l-informazzjoni fil-fajl qatt ma ġie kkontestat mill-ECHO. Dr. X. ingħata aċċess sħiħ għall-fajl fil-15 ta’ Jannar 2002 u talab 46 kopja ta’ dokumenti li jinsabu f’dan il-fajl. Dawn id-dokumenti tqiegħdu għad-dispożizzjoni tiegħu fl-istess jum u mingħajr ħlas. Dr X. iffirma riċevuta li tixhed iż-żjara u l-kunsinna tad-dokumenti.

Sa mill-ewwel talba għal aċċess fil-25 ta’ Lulju 2001, l-ECHO mhux biss kien lest li jagħti aċċess għall-fajl, iżda lanqas ma kellu oġġezzjonijiet biex jagħti aċċess sħiħ, soġġett għal awtorizzazzjoni minn qabel mill-Ministeru Ġermaniż, bħala parti terza involuta, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/90/KEFA, KE, Euratom. Skont din id-Deċiżjoni, id-dokumenti li joħorġu minn parti terza kellhom jintalbu mill-applikant direttament minn din il-parti terza. L-ilmentatur ġie infurmat kif xieraq.

Fl-10 ta' Jannar 2002, l-ECHO informa lill-kwerelant li r-Regolament il-ġdid (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (2), applikabbli mit-3 ta' Diċembru 2001, ippermetta li issa jkollu aċċess sħiħ għall-fajl.

Il-biċċa l-kbira tad-dokumenti kkupjati fil-15 ta' Jannar 2002 kienu jew ittri mill-kwerelant lill-Kummissjoni jew tweġibiet mill-Kummissjoni lill-kwerelant, dokumenti li wieħed jista' loġikament jissoponi li kienu diġà fil-pussess tal-kwerelant. Permezz ta’ faks tat-22 ta’ Jannar 2002, it-tabib X. talab kopji tad-dokumenti kollha li jinsabu fil-fajl. Mis-682 paġna li jikkostitwixxu l-fajl f'dan il-mument, madwar 20 biss huma relatati ma' dokumenti li ma kinux magħrufa minn Dr X. qabel iż-żjara tiegħu. Dr. X. kiseb kopji tagħhom kollha. Din it-talba turi, għal darb’oħra, abbuż ċar tal-proċeduri li joħloq ammont ta’ xogħol mhux ġustifikat għas-servizz inkarigat.

It-ton tal-ittri ta’ Dr. X. lill-Kummissjoni kien diversi drabi inaċċettabbli, billi għamel dikjarazzjonijiet gratwiti u patronizza lill-uffiċjali inkarigati mill-fajl. Dr. X. wera nuqqas totali ta’ kunsiderazzjoni għax-xogħol imwettaq mill-Kummissjoni.

L-osservazzjonijiet tal-ilmentatur

Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur żamm l-ilment tiegħu. Bħala rimarka ġenerali, hija sostniet li l-kummenti tal-Kummissjoni kienu mimlija żbalji fattwali, dissimulazzjonijiet u distorsjonijiet tal-fatti.

L-ilmentatur issottometta l-kummenti ulterjuri li ġejjin:

L-ilment prinċipali li sar fl-ilment kien jikkonċerna l-ewwel FPA. L-ECHO qatt ma ttratta l-applikazzjoni ppreżentata mill-ilmentatur b’mod ordinarju u ma ta l-ebda raġuni għaliex l-FPA qatt ma ġie ffirmat miegħu, minkejja diversi tfakkiriet.

Diġà fl-1994, il-kwerelant kellu kuntatti ma' l-ECHO li kien ġibed l-attenzjoni tal-kwerelant għall-ħtieġa li jiffirma l-FPA u tah kopja tal-"Kundizzjonijiet Speċifiċi għall-Kuntratti ta' Operazzjonijiet Umanitarji", bid-data tas-26 ta' Marzu 1993. Fi Frar 1995, l-ilmentatur kien talab u rċieva kopja tal-FPA mingħand l-ECHO. Kif rikonoxxut mill-ECHO, l-ilmentatur kien sussegwentement iffirma l-kuntratt u ppreżenta dan tal-aħħar lill-ECHO f’Marzu 1996, flimkien mad-dokumentazzjoni rilevanti. L-ilmentatur għalhekk kien iffirma l-ewwel FPA. Iż-żewġ dokumenti msemmija hawn fuq kienu l-uniċi li ECHO kien ipprovda lill-ilmentatur qabel ma dan tal-aħħar għamel l-applikazzjoni tiegħu. L-ebda wieħed mid-dokumenti jew mir-regoli l-oħra msemmija mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha ma kien ġie mgħarraf lill-ilmentatur. B’mod partikolari, l-ebda wieħed mill-kriterji ta’ verifika li fuqhom ibbażat ruħha l-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha qatt ma ġie kkomunikat lill-ilmentatur.

Id-data kollha meħtieġa mill-Artikolu 7 tar-regolament kienet diġà fil-pussess tal-ECHO. Ma saret l-ebda referenza fir-regolament għal kwalunkwe rakkomandazzjoni mill-awtoritajiet nazzjonali. L-ECHO kellu jkun jista' jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni tal-ilmentatur fuq il-bażi tal-informazzjoni li kienet saret disponibbli mill-ilmentatur.

Kellu jiġi mistoqsi għaliex l-ECHO ma kienx informa lill-ilmentatur dwar il-messaġġ li kien irċieva mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż. L-ECHO kien injora volontarjament il-prinċipji kollha tat-trasparenza u tat-trattament ġust tal-applikanti.

Matul l-1996 u l-1997, l-ilmentatur kien staqsa diversi drabi lill-ECHO dwar il-progress fil-każ tiegħu. L-"ittra ta' żamma" tat-12 ta' Lulju 1996 ma kienet semmiet xejn dwar "sospensjoni" tal-proċedura jew dwar kwalunkwe kuntatt mal-awtoritajiet Ġermaniżi. L-ewwel referenza għal dawn il-kuntatti saret fl-ittra tal-ECHO tal-1 ta' Frar 2001.

L-ilmentatur ma kienx ġie infurmat dwar il-prijoritajiet stabbiliti mill-ECHO sa fejn kienu kkonċernati l-applikazzjonijiet għat-tieni FPA. Ma kien hemm l-ebda indikazzjoni fl-ittra ta' l-ECHO ta' l-1 ta' Ġunju 1999 dwar għaliex il-kwerelant jaqa' fit-tielet mit-tliet kategoriji msemmija hemmhekk. Għaddew aktar minn sena u nofs sal-komunikazzjoni li jmiss, l-ittra tal-ECHO tal-14 ta' Diċembru 2000. Dan id-dewmien fit-trattament tal-applikazzjoni tal-ilmentatur (li wassal id-dewmien għal madwar 5 snin), kien każ speċifiku ta’ amministrazzjoni ħażina mill-ECHO.

L-ebda waħda mit-tliet kwistjonijiet imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni bħala raġunijiet għall-insistenza fuq verifika ma kienet ġiet stabbilita fil-messaġġ tal-fax tat-23 ta' Jannar 2001 li jħabbar il-verifika.

L-unika awtorità Ġermaniża li kellha kompetenza fir-rigward tal-kwistjoni tar-rikonoxximent pubbliku kienet l-awtorità tat-taxxa. Madankollu, l-awtorità tat-taxxa ta’ Friedberg kienet tat dan ir-rikonoxximent pubbliku. Kien redikolu li jiġi ddikjarat li l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż eżerċita r-rwol superviżorju. Ma kien hemm l-ebda obbligu għall-NGOs Ġermaniżi li jipprovdu lil dan l-Uffiċċju b’informazzjoni dwar l-attivitajiet tagħhom. Fir-rigward tal-prosekuzzjoni kontra Dr. X., kellu jiġi nnotat li fl-2001, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż kien ikkoreġa l-informazzjoni li kien ta qabel.

Il-proġett rigward l-Uffiċċju ta' Kooperazzjoni EuropeAid ma kienx rilevanti għall-applikazzjoni tal-kwerelant lill-ECHO. Barra minn hekk, l-imġiba tal-Uffiċċju ta' Kooperazzjoni EuropeAid f'dak il-każ ikkawżat lill-ilmentatur biex iressaq ilment lill-Ombudsman.

Kien biss minħabba l-intervent tad-Dott. X. lejn l-aħħar tal-2001 li l-ECHO rċieva informazzjoni oġġettiva dwar l-ilmentatur. Fl-ittra tiegħu tal-15 ta’ Novembru 2001, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż irtira l-akkużi foloz tiegħu kontra l-ilmentatur.

L-ECHO ma rrispettax il-prinċipju ta’ trattament ugwali fir-rigward tal-proposti ppreżentati mill-ilmentatur, b’mod partikolari proġett importanti wieħed fil-Każakistan, mingħajr ma ta raġunijiet validi għar-rifjut tiegħu.

L-esklużjoni tal-ilmentatur mill-ECHO xekklet serjament lill-ilmentatur fil-possibbiltajiet tiegħu li jikkompeti ma’ NGOs oħra fit-talba tiegħu għal finanzjament ta’ proġetti u/jew kofinanzjament minn korpi oħra tal-KE, li wassal għal tnaqqis fil-finanzi tal-ilmentatur. Barra minn hekk, ir-reputazzjoni tal-ilmentatur ġarrbet ħsara kbira minħabba d-diskriminazzjoni tal-ECHO kontra l-ilmentatur u permezz tal-iskambju ta’ informazzjoni bejn l-ECHO u servizzi oħra tal-Kummissjoni, peress li l-ECHO xerred informazzjoni negattiva u falza dwar il-ilmentatur għal servizzi oħra. L-ilmentatur talab lill-ECHO għal apoloġija uffiċjali.

Id-Deċiżjoni

1 Kumment preliminari

1.1 Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur iqajjem għadd ta' allegazzjonijiet oħra u dikjarazzjoni oħra li ma kinux speċifikati jew stabbiliti b'mod ċar fl-ilment oriġinali. B'mod partikolari, il-kwerelant jallega li kien hemm dewmien żejjed rigward it-trattament ta' l-applikazzjoni tiegħu bejn id-data ta' l-ittra ta' l-ECHO ta' l-1 ta' Ġunju 1999 u l-ittra ulterjuri tiegħu ta' l-14 ta' Diċembru 2000. L-ilmentatur jallega wkoll li l-ECHO naqas milli jirrispetta l-prinċipju ta’ trattament ugwali fir-rigward tal-proposti għal proġetti individwali ppreżentati mill-ilmentatur, b’mod partikolari proġett importanti wieħed fil-Każakistan, mingħajr ma ta raġunijiet validi għar-rifjut tiegħu li jaċċetta dawn il-proposti. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur jallega li t-trattament mill-ECHO tal-applikazzjoni tiegħu affettwa kemm il-finanzi tiegħu kif ukoll ir-reputazzjoni tiegħu u jsostni li l-ECHO għandu għalhekk jippreżenta apoloġija uffiċjali.

1.2 L-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li dawn il-kwistjonijiet ulterjuri jiġu eżaminati fil-kuntest ta' dan l-ilment għar-raġunijiet li ġejjin. L-ewwel nett, il-kritika prinċipali li tinsab fl-ilment kif ippreżentat oriġinarjament kienet tikkonċerna (kif jikkonferma l-ilmentatur fl-osservazzjonijiet tiegħu) it-trattament tal-applikazzjoni tal-ilmentatur biex jiffirma l-ewwel FPA. Ma hemm xejn li jissuġġerixxi li din il-kwistjoni ma setgħetx tiġi ttrattata mingħajr ma jiġu eżaminati wkoll l-allegazzjonijiet u l-affermazzjonijiet ulterjuri tal-ilmentatur. It-tieni nett, jidher li l-ilmentatur għadu ma avviċinax lill-ECHO fir-rigward tal-effetti negattivi fir-rigward tal-finanzi tiegħu u r-reputazzjoni tiegħu li huwa jsostni li sofra bħala riżultat tat-trattament tal-każ mill-ECHO. It-tielet nett, l-Ombudsman iqis li għandu l-informazzjoni kollha li jeħtieġ biex jittratta l-ilment u li l-estensjoni tal-ambitu tal-inkjesta għalhekk inevitabbilment iddewwem il-proċedura. Dan bilkemm jista’ jkun fl-interess tal-ilmentatur jew tal-Kummissjoni. Naturalment, l-ilmentatur huwa liberu li jikkunsidra l-possibbiltà li jressaq ilment ieħor lill-Ombudsman.

2 Allegat nuqqas ta' trattament tar-rikors ippreżentat fl-1995

2.1 L-ilmentatur, organizzazzjoni mhux governattiva (NGO) mill-Ġermanja li taħdem fil-qasam tal-għajnuna umanitarja internazzjonali, applika biex isir sieħeb tal-Uffiċċju tal-Għajnuna Umanitarja tal-Komunitajiet Ewropej ("ECHO") u biex jiffirma l-Ftehim Qafas ta' Sħubija ("FPA"). Hija tallega li l-ECHO naqas milli jittratta din l-applikazzjoni. Mill-kuntest jirriżulta li din l-allegazzjoni tinkludi żewġ elementi: L-ilmentatur iqis li l-ECHO (1) naqas milli jittratta l-applikazzjoni f’konformità mar-regoli u (2) naqas milli jittratta l-applikazzjoni fi żmien raġonevoli.

2.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni hija tal-fehma li l-ECHO kkonforma b'mod skrupluż mal-proċeduri applikabbli f'kull stadju. Diġà fl-1995, l-ECHO kiteb lill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż sabiex jitlob referenza fir-rigward tal-ilmentatur. L-awtoritajiet Ġermaniżi infurmaw lill-ECHO li ma setgħux jagħmlu dan, u indikaw prosekuzzjoni uffiċjali (kontra Dr. X., il-president tal-ilmentatur) li kienet pendenti dak iż-żmien. Il-Kummissjoni tallega li fid-dawl tat-tweġibiet negattivi, iżda mhux definittivi mill-awtoritajiet Ġermaniżi, l-ECHO ssospenda t-trattament tal-applikazzjoni tal-ilmentatur, sakemm tasal aktar informazzjoni mill-awtoritajiet Ġermaniżi. In-nuqqas tal-awtoritajiet Ġermaniżi li jżommu lill-ECHO infurmat dwar il-każ kontra Dr X. fil-fehma tal-Kummissjoni ma jistax jiġi attribwit lill-ECHO. Il-Kummissjoni targumenta li mingħajr din l-informazzjoni, l-ECHO ma setax jipproċedi bl-iffirmar tal-ewwel FPA.

2.3 Qabel ma jittratta s-sustanza tal-ilment, l-Ombudsman iqis li huwa utli li jiġu ċċarati għadd ta' kwistjonijiet fattwali. L-ewwel nett, l-applikazzjoni tal-ilmentatur oriġinarjament kienet tikkonċerna l-ewwel FPA li kien fis-seħħ sa Diċembru 1998 (qabel ma ġie sostitwit mit-tieni FPA li għadu fis-seħħ). It-tieni nett, l-applikazzjoni formali kienet, kif jikkonferma l-ilmentatur fl-osservazzjonijiet tiegħu, ippreżentata f’Marzu 1996 (u mhux fl-1995). Madankollu, il-kuntatti bejn l-ilmentatur u l-ECHO kienu diġà ġew stabbiliti fl-1995 jew saħansitra qabel. It-tielet nett, għalkemm l-ilmentatur jidher li rritorna kopja ffirmata tal-FPA lill-ECHO f’Marzu 1996, huwa ċar li l-ECHO qatt ma aċċetta lill-ilmentatur bħala firmatarju. Il-fehma tal-ilmentatur, espressa fl-osservazzjonijiet tiegħu, li huwa "ffirma" l-ewwel FPA għalhekk mhijiex korretta.

2.4 Hija prattika amministrattiva tajba li l-applikazzjonijiet għandhom jiġu eżaminati fid-dawl tar-rekwiżiti li għalihom huma soġġetti mir-regoli fis-seħħ (3). F'dan il-każ, il-kundizzjonijiet ta' eliġibbiltà li għandhom jiġu ssodisfati għall-ammissjoni għall-FPA ġew stabbiliti fl-Artikolu 7 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1257/96 tal-20 ta' Ġunju 1996 dwar l-għajnuna umanitarja (4).

2.5 Il-Kummissjoni ssostni li l-applikazzjoni tal-ilmentatur ma setgħetx tiġi ttrattata fin-nuqqas ta' referenza mill-awtoritajiet Ġermaniżi. L-Artikolu 7 (1) 7 tar-Regolament 1257/96 jistabbilixxi l-kriterji li l-applikanti għandhom jissodisfaw sabiex ikunu eliġibbli għall-finanzjament Komunitarju. L-Artikolu 7 (2) jelenka ċerti fatturi li għandhom jitqiesu meta tiġi ddeterminata l-adegwatezza ta' applikant għall-finanzjament Komunitarju. L-ebda waħda minn dawn id-dispożizzjonijiet ma fiha kundizzjoni li tgħid li hija meħtieġa referenza mill-awtoritajiet nazzjonali qabel ma applikazzjoni tkun tista’ tiġi approvata. Huwa ċar li l-informazzjoni pprovduta mill-awtoritajiet nazzjonali tista’ tkun utli ħafna għall-ECHO sabiex jiġi ddeterminat jekk applikant jissodisfax il-kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 7 tar-Regolament. Fin-nuqqas ta’ bażi legali li tippermetti approċċ bħal dan, l-ECHO madankollu ma kienx intitolat li jissospendi jew jirrifjuta applikazzjoni għas-sempliċi raġuni li awtorità nazzjonali kienet naqset milli tipprovdi referenza. Barra minn hekk, ma hemm l-ebda prova li turi li l-ilmentatur ġie infurmat bil-fehma tal-ECHO li tali referenza kienet meħtieġa qabel is-sena 2001. Id-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha li l-uffiċjali tal-ECHO dejjem jenfasizzaw il-ħtieġa li jiġu pprovduti referenzi bħal dawn u l-allegazzjoni impliċita li huma jridu jkunu għamlu dan ukoll fil-każ tal-ilmentatur, mhijiex sostnuta minn xi evidenza. Għall-kuntrarju, anke l-lista ta’ “Dokumenti meħtieġa għall-evalwazzjoni tal-imsieħba għall-iffirmar tal-Ftehim Qafas ta’ Sħubija” li ntbagħtet lill-ilmentatur bħala dokument mehmuż mal-ittra tal-ECHO tal-14 ta’ Diċembru 2000 tillimita ruħha li titlob kopja “tar-reġistrazzjoni legali mal-awtoritajiet nazzjonali”. Id-deċiżjoni tal-ECHO li ma jittrattax l-applikazzjoni fuq il-bażi li referenza mill-awtoritajiet nazzjonali kienet nieqsa, għalhekk kienet tikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

2.6 Il-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba jirrikjedu li l-applikanti jinżammu infurmati dwar id-deċiżjonijiet li l-amministrazzjoni tadotta fir-rigward tagħhom, aktar u aktar jekk tali informazzjoni tintalab mill-applikanti (5). F’dan il-każ, il-Kummissjoni tallega li fin-nuqqas ta’ referenza mill-awtoritajiet nazzjonali, hija ddeċidiet li “tissospendi” t-trattament tal-applikazzjoni. L-Ombudsman tinnota li din id-deċiżjoni (jekk tabilħaqq ittieħdet) qatt ma nġiebet għall-attenzjoni tal-ilmentatur. Għall-kuntrarju, l-ittra tal-ECHO tat-12 ta' Lulju 1996, minbarra referenza vaga għal reviżjoni futura tal-FPA, indikat li t-talba tal-ilmentatur kienet ġiet innotata u li l-ilmentatur kien se jinżamm infurmat dwar żviluppi ulterjuri. L-ebda informazzjoni bħal din ma tidher li ngħatat qabel Ġunju 1999, minkejja mill-inqas tfakkira waħda mibgħuta mill-ilmentatur (6). Anki din l-ittra infurmat biss lill-ilmentatur dwar id-deċiżjoni tal-ECHO li l-applikazzjoni issa għandha tiġi ttrattata bħala waħda għat-tieni FPA. Ma ngħatat l-ebda informazzjoni dwar id-deċiżjoni preċedenti li "tissospendi" (li, skont il-loġika tal-Kummissjoni, xorta kienet tkun applikabbli) l-applikazzjoni. In-nuqqas tal-ECHO li jżomm lill-ilmentatur infurmat dwar id-deċiżjoni li jissospendi l-applikazzjoni li huwa jsostni li ħa għalhekk jikkostitwixxi każ ieħor ta' amministrazzjoni ħażina.

2.7 Fl-aħħar nett, hija prattika amministrattiva tajba li l-applikazzjonijiet jiġu ttrattati fi żmien raġonevoli (7). F’dan il-każ, ma ttieħdet l-ebda deċiżjoni u ma ġiet ikkomunikata lill-ilmentatur dwar l-applikazzjoni ppreżentata f’Marzu 1996 qabel l-iskadenza tal-ewwel FPA fi tmiem l-1998. Fil-fatt, il-Kummissjoni ħadet iktar minn tliet snin qabel ma informat lil-lanjant, fl-ittra tagħha tal-1 ta’ Ġunju 1999, dwar l-approċċ li hija kellha l-intenzjoni ssegwi fir-rigward tagħha. Madankollu, anki din l-ittra kienet tikkostitwixxi tweġiba addizzjonali, peress li indikat li l-eżami tal-applikazzjoni tal-ilmentatur kien se jibda biss f'xi data futura. L-unika spjegazzjoni li l-Kummissjoni offriet għal dan id-dewmien tikkonsisti fl-argument tagħha li l-ECHO ma setax jipproċedi bl-applikazzjoni fin-nuqqas ta’ referenza mill-awtoritajiet nazzjonali. Diġà ġie nnutat li dan l-approċċ ma kellu l-ebda bażi legali. Fi kwalunkwe każ, għandu jiġi kkunsidrat il-fatt li l-ECHO kien diġà rċieva l-kummenti negattivi mill-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż fl-1995, jiġifieri qabel ma ġiet ippreżentata l-applikazzjoni formali. Il-Kummissjoni ma stabbilietx li l-ECHO għamel xi sforzi biex jikseb ir-referenza li jsostni li kienet meħtieġa wara li kien irċieva l-applikazzjoni. Minħabba li l-ilmentatur ma kienx ġie infurmat li tali referenza kienet meħtieġa, l-allegat nuqqas tal-awtoritajiet Ġermaniżi li jipprovdu aktar informazzjoni ma jistax jeżonera lill-ECHO. L-Ombudsman għalhekk jikkonkludi li n-nuqqas ta' ECHO li jittratta l-applikazzjoni ppreżentata f'Marzu 1996 fi żmien raġonevoli jikkostitwixxi t-tielet każ ta' amministrazzjoni ħażina.

2.8 Għalhekk ser issir rimarka kritika fir-rigward ta' kull wieħed minn dawn il-każijiet ta' amministrazzjoni ħażina.

2.9 L-ilmentatur allega li n-nuqqas tal-ECHO li jittratta l-applikazzjoni tiegħu jikkostitwixxi wkoll diskriminazzjoni. Madankollu, l-Ombudsman tqis li l-ilmentatur ma ressaqx biżżejjed evidenza biex jappoġġa din l-allegazzjoni.

3 Allegat nuqqas li l-ilmentatur jingħata l-opportunità li jinstema' fir-rigward tal-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċċju Ġermaniż tal-Affarijiet Barranin fl-1995

3.1 L-ilmentatur jallega li l-Kummissjoni naqset milli tagħtih l-opportunità li jinstema' fir-rigward tal-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċċju Ġermaniż tal-Affarijiet Barranin fl-1995.

3.2 Il-Kummissjoni ssostni li t-tweġiba tal-Uffiċċju Ġermaniż tal-Affarijiet Barranin fl-1995 ma kinitx konklużiva, u lanqas ma setgħet tkun, peress li kien fiha informazzjoni dwar il-proċedimenti ġudizzjarji li kienu għaddejjin. Li kieku t-tweġiba kienet definittiva, l-ECHO kien jinforma lill-ilmentatur kif xieraq.

3.3 L-Ombudsman jinnota li fin-nota tiegħu tal-15 ta' Marzu 1995, l-Uffiċċju tal-Affarijiet Barranin Ġermaniż indika li xtaq iżomm lura milli jagħmel kwalunkwe rakkomandazzjoni "f'dan l-istadju". Għalhekk, l-ECHO seta’ leġittimament ikkunsidra li l-awtoritajiet Ġermaniżi jistgħu jagħmlu aktar kummenti fi stadju aktar tard. Huwa dubjuż jekk hija setgħetx tkompli tagħmel dan wara li kienet ġiet infurmata f’Novembru 1995 li l-persuna kkuntattjata fl-awtoritajiet Ġermaniżi lanqas biss kienet taf lil min għamel l-ilment. Madankollu, ma hemmx lok li jiġi ddeterminat jekk ir-risposta tal-awtoritajiet Ġermaniżi kinitx definittiva jew le. Il-prinċipji ta' prattika amministrattiva tajba jeħtieġu li applikant għandu d-dritt, f'każijiet fejn tittieħed deċiżjoni li taffettwa d-drittijiet jew l-interessi tiegħu, li jissottometti kummenti qabel ma tittieħed id-deċiżjoni (8). F'dan il-każ, l-ECHO ddeċieda li "jissospendi" l-applikazzjoni tal-ilmentatur abbażi tal-informazzjoni li rċieva mill-awtoritajiet Ġermaniżi mingħajr ma ta lill-ilmentatur l-opportunità li jikkummenta dwar din l-informazzjoni. Dan jikkostitwixxi każ ieħor ta' amministrazzjoni ħażina.

3.4 Ser issir rimarka kritika f'dan ir-rigward.

4 Il-possibbiltà li l-NGOs li kienu għadhom ma ffirmawx il-Ftehim ta' Sħubija dwar is-Sajd jippreżentaw proposti

4.1 Fl-ittra tiegħu ta' l-14 ta' Diċembru 2000, l-ECHO informa lill-kwerelant li jista', anke qabel l-iffirmar ta' l-FPA, jissottometti proposti għal proġetti operattivi li jistgħu jiġu "aċċettati b'mod eċċezzjonali, sakemm l-awtoritajiet nazzjonali tiegħek jikkonfermaw l-eliġibbiltà ta' l-organizzazzjoni tiegħek skond l-Artikolu 7 § 1 u 2 tar-regolament imsemmi hawn fuq u biex jimplimentaw operazzjonijiet speċjali f'reġjuni mhux koperti mill-imsieħba eżistenti ta' l-ECHO". L-ilmentatur huwa tal-fehma li l-ebda sieħeb potenzjali ma jista’ jkun mistenni li jissottometti proposti abbażi ta’ tali informazzjoni vaga. Fil-fehma tal-ilmentatur, għalhekk deher li l-ECHO xtaq jipproteġi lis-sħab eżistenti tiegħu minn kompetizzjoni mhux mixtieqa minn NGOs oħra.

4.2 Il-Kummissjoni tqis li din l-allegazzjoni kienet kontradetta minn evidenza. L-ilmentatur kien issottometta żewġ proposti għal proġetti fl-14 ta’ Settembru 1995 u fil-25 ta’ Ġunju 1996. Dawn ġew eżaminati, iġġudikati fuq il-merti tagħhom u twarrbu indipendentement mill-fatt li l-NGO ma kinitx firmatarja tal-FPA. Għalhekk, fil-fehma tal-Kummissjoni, ferm qabel l-ittra ta' l-ECHO ta' l-14 ta' Diċembru 2000 il-kwerelant kien jaf li kien possibbli li jissottometti proposti għal proġetti għall-konsiderazzjoni ta' l-ECHO. Hija tirrimarka li aktar minn 120 NGO ħadu vantaġġ minn din il-possibbiltà, u b'hekk ikkontradixxu kwalunkwe allegazzjoni ta' diskriminazzjoni favur sħab eżistenti.

4.3 Fid-dawl tal-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni, l-Ombudsman jikkonkludi li l-ilmentatur ma stabbilixxiex l-allegazzjoni tiegħu. F’dawn iċ-ċirkustanzi, jidher li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni f’dak li għandu x’jaqsam ma’ din l-allegazzjoni.

5 Allegata amministrazzjoni ħażina u diskriminazzjoni billi insistiet fuq awditu

5.1 L-ilmentatur huwa tal-fehma li l-insistenza tal-ECHO li l-konformità tal-ilmentatur mal-kriterji ta' eliġibbiltà tiġi vverifikata permezz ta' awditu kienet każ ta' diskriminazzjoni u amministrazzjoni ħażina, peress li l-ECHO kien iffirma l-FPA l-ġdid "mal-NGOs li diġà kisbu diversi kuntratti operattivi mal-ECHO iżda ma setgħux jiffirmaw l-FPA [preċedenti]" (ara l-ittra tal-ECHO tal-1 ta' Frar 2001).

5.2 Il-Kummissjoni tenfasizza li hija l-prerogattiva tagħha, bħala amministrazzjoni pubblika, li tipproponi din l-għażla lil kwalunkwe NGO li tkun lesta tiffirma l-Ftehim ta' Sħubija dwar is-Sajd. Huwa l-privileġġ tal-NGO li taċċetta jew le din il-proposta. Il-Kummissjoni żżid li tali verifiki huma karatteristika normali tal-proċedura ta’ selezzjoni. Fl-2001, pereżempju, l-ECHO wettaq 11-il verifika tal-eliġibbiltà. Fil-fehma tal-Kummissjoni, il-bażi legali għall-proċedura tal-awditjar hija r-Regolament Finanzjarju u l-miżuri ta’ implimentazzjoni tiegħu. L-għoti lill-ilmentatur tad-dritt li jiġi eżentat minn awditu tal-eliġibbiltà kien jikkostitwixxi diskriminazzjoni favur din l-NGO. Il-Kummissjoni tissottometti wkoll li s-sistema ECHO tapplika għall-għażla ta’ l-imsieħba tagħha għandha tkun stretta ħafna sabiex tevita kwalunkwe użu ħażin potenzjali tal-fondi Komunitarji.

5.3 L-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni hija ġġustifikata meta targumenta li l-ECHO jeħtieġ li jiċċekkja bir-reqqa jekk l-organizzazzjonijiet li japplikaw biex jiffirmaw il-Ftehim ta' Sħubija dwar is-Sajd jissodisfawx il-kriterji għall-eliġibbiltà. Awditu jidher li huwa mod xieraq biex jiġi aċċertat li dan huwa l-każ. L-Ombudsman iqis li l-opinjoni tal-Kummissjoni li skontha l-ECHO huwa intitolat li jinsisti fuq tali verifiki għalhekk tidher raġonevoli. L-amministrazzjoni tiddisponi minn marġni ta’ diskrezzjoni fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk tali awditu għandux jitqies bħala neċessarju jew le. L-Ombudsman iqis li ma ntweriex li billi insista fuq awditu f'dan il-każ, l-ECHO eċċeda dan il-marġni ta' diskrezzjoni. Fin-nuqqas ta' aktar evidenza u fid-dawl tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li l-ECHO wettaq 11-il verifika bħal din fl-2001, l-Ombudsman jasal għall-konklużjoni li l-ilmentatur ma stabbilixxiex l-affermazzjoni tiegħu li kienet qed tiġi diskriminata mill-fatt li l-ECHO insista fuq verifika fil-każ preżenti.

5.4 F'dawn iċ-ċirkustanzi, ma jidhirx li hemm amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni f'dak li għandu x'jaqsam ma' din l-allegazzjoni.

6 Allegat nuqqas ta’ għoti ta’ aċċess għall-fajl

6.1 L-ilmentatur jallega li l-ECHO rrifjuta li jagħtih aċċess sħiħ għall-fajl tiegħu.

6.2 Il-Kummissjoni hija tal-fehma li d-dritt tal-ilmentatur li jaċċessa l-informazzjoni fil-fajl qatt ma ġie kkontestat mill-ECHO. Hija tenfasizza li t-tabib X. ingħata aċċess sħiħ għall-fajl fil-15 ta’ Jannar 2002 u li l-kopji tad-dokumenti fil-fajl saru kif mitlub.

6.3 L-Ombudsman iqis li l-evidenza fil-pussess tiegħu ma tippermettix il-konklużjoni li l-Kummissjoni rrifjutat li tagħti lill-ilmentatur aċċess għall-fajl tagħha. B'mod partikolari, il-pożizzjoni tal-Kummissjoni li fir-rigward ta' dokumenti li joriġinaw minn partijiet terzi, l-aċċess kellu jintalab direttament minn dik il-parti terza kienet konformi mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/90/KEFA, KE, Euratom. L-Ombudsman jinnota wkoll li f'Jannar 2002, l-ilmentatur ġie infurmat mill-ECHO li r-Regolament (KE) Nru 1049/2001 il-ġdid tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (9), applikabbli mit-3 ta' Diċembru 2001, ippermetta li issa jkollu aċċess sħiħ għall-fajl.

6.4 F'dawn iċ-ċirkustanzi, ma jidhirx li hemm amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni f'dak li għandu x'jaqsam ma' din l-allegazzjoni.

7 Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesti tal-Ombudsman Ewropew dwar dan l-ilment, jidher li huwa meħtieġ li jsiru l-kummenti kritiċi li ġejjin:

Hija prattika amministrattiva tajba li l-applikazzjonijiet għandhom jiġu eżaminati fid-dawl tar-rekwiżiti li għalihom huma soġġetti mir-regoli fis-seħħ (10). F'dan il-każ, il-Kummissjoni qieset li l-applikazzjoni tal-ilmentatur ma setgħetx tiġi ttrattata fin-nuqqas ta' referenza mill-awtoritajiet Ġermaniżi. Madankollu, l-ebda waħda mid-dispożizzjonijiet rilevanti għal din il-kawża ma kienet tinkludi kundizzjoni li tgħid li tali referenza kienet meħtieġa qabel ma applikazzjoni setgħet tiġi approvata. Id-deċiżjoni tal-ECHO li ma jittrattax l-applikazzjoni fuq il-bażi li referenza mill-awtoritajiet nazzjonali kienet nieqsa, għalhekk kienet tikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jirrikjedu li l-applikanti jinżammu infurmati dwar id-deċiżjonijiet li l-amministrazzjoni tadotta fir-rigward tagħhom, aktar u aktar jekk tali informazzjoni tintalab mill-applikanti (11). F’dan il-każ, il-Kummissjoni tallega li fin-nuqqas ta’ referenza mill-awtoritajiet nazzjonali, hija ddeċidiet li “tissospendi” t-trattament tal-applikazzjoni. L-Ombudsman jinnota li din id-deċiżjoni (jekk tabilħaqq ittieħdet) qatt ma tressqet għall-attenzjoni tal-ilmentatur, għalkemm dan tal-aħħar kien staqsa dwar l-istat tal-proċedura mill-inqas darba. In-nuqqas tal-ECHO li jżomm lill-ilmentatur infurmat dwar din id-deċiżjoni għalhekk ikkostitwixxa każ ieħor ta' amministrazzjoni ħażina.

Fl-aħħar nett, hija prattika amministrattiva tajba li l-applikazzjonijiet jiġu ttrattati fi żmien raġonevoli (12). F’dan il-każ, ma ttieħdet l-ebda deċiżjoni u ma ġiet ikkomunikata lill-ilmentatur dwar l-applikazzjoni ppreżentata f’Marzu 1996 qabel l-iskadenza tal-ewwel FPA fi tmiem l-1998. Fil-fatt, il-Kummissjoni ħadet iktar minn tliet snin qabel ma informat lil-lanjant, fl-ittra tagħha tal-1 ta’ Ġunju 1999, dwar l-approċċ li hija kellha l-intenzjoni ssegwi fir-rigward tagħha. Il-Kummissjoni ma ppreżentat l-ebda spjegazzjoni valida għal dan id-dewmien. L-Ombudsman għalhekk jikkonkludi li n-nuqqas tal-ECHO li jittratta l-applikazzjoni fi żmien raġonevoli jikkostitwixxi t-tielet każ ta' amministrazzjoni ħażina.

Il-prinċipji ta’ prattika amministrattiva tajba jirrikjedu li applikant ikollu d-dritt, f’każijiet fejn tittieħed deċiżjoni li taffettwa d-drittijiet jew l-interessi tiegħu, li jissottometti kummenti qabel ma tittieħed id-deċiżjoni (13). F'dan il-każ, l-ECHO ddeċieda li "jissospendi" l-applikazzjoni tal-ilmentatur abbażi tal-informazzjoni li rċieva mill-awtoritajiet Ġermaniżi mingħajr ma ta lill-ilmentatur l-opportunità li jikkummenta dwar din l-informazzjoni. Dan jikkostitwixxi każ ieħor ta' amministrazzjoni ħażina.

Peress li dawn l-aspetti tal-każ jikkonċernaw avvenimenti speċifiċi fil-passat, mhuwiex xieraq li tinstab soluzzjoni amikevoli għall-kwistjoni. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni Ewropea se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) ĠU L 163, p. 1.

(2) ĠU L 145, p. 43.

(3) Ara l-Artikolu 4 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba li ġie ppreżentat mill-Ombudsman u approvat mill-Parlament Ewropew. Il-Kodiċi huwa disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) ĠU L 163, p. 1.

(5) Ara l-Artikoli 20 u 22 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

(6) Ara l-ittra ta' min għamel l-ilment lill-ECHO tat-3 ta' Settembru 1997, li kopja tagħha ġiet sottomessa mill-Kummissjoni flimkien ma' l-opinjoni tagħha.

(7) Ara l-Artikolu 17 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

(8) Ara l-Artikolu 16 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

(9) ĠU L 145, p. 43.

(10) Ara l-Artikolu 4 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba li ġie ppreżentat mill-Ombudsman u approvat mill-Parlament Ewropew.

(11) Ara l-Artikoli 20 u 22 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba.

(12) Ara l-Artikolu 17 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba.

(13) Ara l-Artikolu 16 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba.