1. L-aħħar aġġornament ta’ dan ir-rekord: 14.11.2024

2. Numru ta' referenza: 01/2023

Ref. Ares(2023)1412440

3. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur: L-Ombudsman Ewropew, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Dipartiment responsabbli: Id-Direttorat għall-Amministrazzjoni tal-Ombudsman Ewropew – it-Tim tar-RGħ – email: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data: Is-Sinjura Francesca PAVESI-

Viċi UPD: Is-Sur Nicholas HERNANZ

Email: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-proċessur: M/A

6. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur(i) konġunt(i): Servizz Mediku tal-Parlament Ewropew (PE)

F’każ ta’ talba għal akkomodazzjoni raġonevoli, is-Servizz Mediku tal-PE se jivvaluta d-dokumenti ta’ sostenn biex jiddetermina l-validità tat-talbiet għal akkomodazzjoni raġonevoli u jipproponi l-arranġamenti meħtieġa lill-EO.

Email: bmedical@ep.europa.eu

7. Għan(ijiet) tal-ipproċessar: li jiġu identifikati l-kandidati għall-programm ta’ traineeship għall-persuni b’diżabilità fl-Uffiċċju tal-EO u li titwettaq il-proċedura tal-għażla rilevanti.

Il-bażi ġuridika huma d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew dwar it-traineeships tat-13/02/23 l-avviż tal-Ombudsman Ewropew dwar it-Traineeships 2023-Traineeship għal persuni b’diżabilità u l-Artikolu 1d(4) tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea[1] akkomodazzjoni raġonevoli)

Il-kandidati jipprovdu d-data tagħhom permezz tal-għodda ta’ applikazzjoni online (sit web). Għat-twettiq tal-proċedura tal-għażla, id-data tiġi importata f’għodda tal-IT imfassla biex tappoġġa u tiffaċilita l-proċedura.

8. Deskrizzjoni tal-kategoriji tas-suġġetti tad-data u tal-kategoriji tad-data personali:

- Kategoriji ta’ suġġetti tad-data: kandidati għat-traineeships offruti lil persuni b'diżabilità

- Kategoriji ta’ data personali:

• Informazzjoni personali bażika (l-isem, il-kunjom, in-nazzjonalità, id-data tat-twelid, l-email, il-belt u l-pajjiż ta’ residenza, it-telefown);
• informazzjoni li tinsab fis-C.V. (edukazzjoni, esperjenza tax-xogħol, profiċjenza fil-lingwa);
• id-dokument(i) li jagħti(u) prova tad-diżabilità (eż: dokument maħruġ minn awtorità nazzjonali jew reġjonali jew korp akkreditat fi Stat Membru tal-UE, karta tad-diżabilità tal-UE, ċertifikat reċenti maħruġ minn tabib mediku)
• jekk applikabbli, talba għal arranġamenti ta' akkomodazzjoni raġonevoli għax-xogħol matul it-traineeship, akkumpanjata minn ġustifikazzjoni xierqa tal-ħtieġa għal akkomodazzjoni raġonevoli[2];
• kopji tad-diplomi, il-lawrji jew iċ-ċertifikati tal-applikant.

9. Limitu ta’ żmien għaż-żamma tad-data u, fejn possibbli, għat-tħassir:

• Id-data tal-kandidati sottomessa lill-għodda ta’ applikazzjoni online (sit web) tinżamm fil-kont personali online tagħhom għal sentejn f’każ li l-kandidati jkunu jixtiequ japplikaw għal traineeships futuri. Il-kandidati jistgħu jitolbu lill-EO biex iħassar il-kont tagħhom fi kwalunkwe ħin. Jekk il-kandidati għal traineeship ma jaqbdux mal-kont tagħhom fi żmien sentejn, il-kont u d-data li jkun fih jitħassru awtomatikament wara li tintbagħat email ta’ notifika lill-applikant.
• Id-data trasferita lill-għodda tal-għażla dwar il-kandidati li ma jintgħażlux titħassar disa’ xhur wara t-tmiem tal-perjodu ta’ traineeships li għalihom tkun inġabret id-data. Id-data tal-kandidati magħżula għat-traineeships titħassar sentejn wara t-tmiem tal-perjodu tat-traineeship tagħhom.

10. Ir-riċevituri tad-data:

L-EO, is-Segretarju Ġenerali (jekk applikabbli), id-Direttur għall-Amministrazzjoni, l-Uffiċjal tat-Traineeships, il-Kap tal-Unità tar-Riżorsi Umani, l-unitajiet tal-Kapijiet tal-inkjesti, il-membri tal-persunal involuti fil-valutazzjoni tal-kandidati, u s-Settur tal-ICT.

F’każ ta’ talba għal akkomodazzjoni raġonevoli, is-Servizz Mediku tal-PE se jivvaluta d-dokumenti ta’ sostenn biex jiddetermina l-validità tat-talba u jipproponi l-arranġamenti meħtieġa lill-EO. Is-servizz Mediku biss għandu jkollu aċċess għad-dokumenti ppreżentati.

11. Hemm xi trasferimenti ta’ data personali lil pajjiżi terzi u/jew lil Organizzazzjonijiet Internazzjonali? M/A

12. Deskrizzjoni ġenerali tal-miżuri ta’ sigurtà:

Id-data tinġabar online b’mod sigur. L-aċċess għad-data permezz tal-formola online huwa protett bil-password tal-għażla tal-applikant.

Id-data elettronika tinħażen fl-għodda ta’ applikazzjoni online, fuq is-servers tal-EO li jfisser li hija protetta minn bosta miżuri ta’ sigurtà stabbiliti mis-Settur tal-ICT biex jiġu protetti l-integrità u l-kunfidenzjalità tal-proprjetà elettronika tal-Istituzzjoni.

Il-membri tal-persunal tal-Unità tar-Riżorsi Umani biss se jkollhom aċċess għad-dokumenti li jiċċertifikaw id-diżabilità. Membri oħra tal-persunal jew il-membri tal-Kumitat tal-Għażla ma għandhomx aċċess.

It-trainees magħżula li jeħtieġu Akkomodazzjoni Raġonevoli (RA) jipprovdu d-dettalji dwar it-talba rilevanti u d-dokumenti ta’ sostenn lis-Servizz Mediku tal-PE direttament. Dan tal-aħħar iwettaq valutazzjoni minn qabel tat-talba għal arranġamenti tal-RA u jippreżenta r-rapport tiegħu lis-servizzi tar-riżorsi umani tal-Ombudsman.

13. Informazzjoni dwar kif is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom ta' aċċess u rettifika, u fejn applikabbli, ta' tħassir, restrizzjoni u portabbiltà tad-data[3]:

Il-kandidati għandhom id-dritt ta’ aċċess għad-data personali tagħhom stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif nużawha. Huma għandhom ukoll id-dritt li jitolbu r-rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernahom, dment li tiġi ssalvagwardjata l-kunfidenzjalità tad-deliberazzjonijiet u tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-membri tal-persunal involuti fil-valutazzjoni tal-kandidati, flimkien mad-drittijiet ta’ kandidati oħra. Il-kandidati jistgħu jirrettifikaw id-data ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-proċedura. Fir-rigward tad-data relatata mal-kriterji ta’ ammissibbiltà jew ta’ valutazzjoni, id-dritt ta’ rettifika jista’ jiġi eżerċitat sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.

Il-kandidati għandhom id-dritt li joġġezzjonaw għall-użu tad-data tagħhom mill-Ombudsman Ewropew għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tagħhom, fi kwalunkwe ħin. Taħt ċerti kundizzjonijiet, huma għandhom id-dritt li jitolbu li nħassru d-data personali tagħhom jew li nirrestrinġu l-użu tagħha. Fi kwalunkwe ħin, il-kandidati jistgħu jitolbu lid-Direttorat għall-Amministrazzjoni-Tim tar-Riżorsi Umani informazzjoni dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom bil-posta elettronika: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Jistgħu jikkuntattjaw ukoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-uffiċċju fuq dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jekk ikunu jixtiequ jilmentaw dwar it-trattament mill-EO tad-data personali tagħhom, huma jistgħu jikkuntattjaw lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (www.edps.europa.eu)fl-indirizz li ġej: EDPS@edps.europa.eu

Is-suġġetti tad-data jiġu infurmati dwar id-drittijiet tagħhom permezz ta’ Dikjarazzjoni ta’ Privatezza, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Ara l-Artikolu 1d(4) tar-RP: (...) Akkomodazzjoni raġonevoli, fir-rigward tal-funzjonijiet essenzjali tal-impjieg, għandha tfisser miżuri xierqa, fejn meħtieġ, li jippermettu lil persuna b'diżabbiltà li jkollha aċċess għal, tipparteċipa fi, jew tavvanza fl-impjieg, jew li tagħmel taħriġ, sakemm tali miżuri ma jimponux piż sproporzjonat fuq min iħaddem."

[2] Il-kandidat magħżul biss se jintalab jipprovdi d-dokumenti ta’ sostenn rilevanti biex jiġġustifika t-talba tiegħu għal akkomodazzjoni raġonevoli. Is-Servizz Mediku tal-PE se jivvaluta d-dokumenti ta’ sostenn biex jiddetermina l-validità tat-talba għal akkomodazzjoni raġonevoli u jipproponi l-arranġamenti meħtieġa lill-EO.

[3] Ikkunsidra li tippubblika l-parti rilevanti tal-istqarrija ta’ privatezza u tipprovdi link. Ara l-Artikoli 15 u 16 dwar l-informazzjoni li għandha tiġi pprovduta lis-suġġett(i) tad-data u l-Artikoli 17 sa 22 dwar id-drittijiet tas-suġġetti tad-data tar-Regolament 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725