Sagatavots saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu [1]

Apmeklējuma priekšvēsture

1. Eiropas Ombuds 2011. gada maijā sāka ES aģentūru apmeklējumu programmu ar mērķi veicināt labu pārvaldību un paraugprakses apmaiņu starp šīm ES struktūrām. Šos apmeklējumus oficiāli veic, pamatojoties uz ombuda kompetenci veikt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas saskaņā ar Līguma par Eiropas Savienības darbību 228. pantu. Tie dod iespēju ombudam un aģentūrām iesaistīties konstruktīvā dialogā, lai veicinātu un stiprinātu iedzīvotājiem sniegto pakalpojumu administratīvo kultūru [2].

2. Ar 2012. gada 30. janvāra vēstuli ombuds informēja Cedefop, ka saistībā ar savu aģentūru apmeklējumu programmu viņš ir nolēmis apmeklēt Centru 2012. gada 22. februārī.

3. Cedefop tika izveidots ar Padomes Regulu (EEK) Nr. 337/75 (1975. gada 10. februāris), ar ko izveido Eiropas Profesionālās izglītības attīstības centru [3], kurā jaunākie grozījumi izdarīti ar Padomes Regulu (EK) Nr. 2051/2004 [4]. Tās uzdevums ir atbalstīt Eiropas profesionālās izglītības un apmācības (PIA) politikas izstrādi un veicināt tās īstenošanu. Tās stratēģiskais mērķis ir stiprināt Eiropas sadarbību un atbalstīt Komisiju, dalībvalstis un sociālos partnerus pievilcīgas PIA politikas izstrādē un īstenošanā, kas veicina izcilību un sociālo iekļaušanu. Cedefop uzdevumi ir šādi: apkopot atlasītu dokumentāciju un datu analīzi; veicina pētniecības attīstību un koordināciju; izmantot un izplatīt informāciju; veicināt kopīgu pieeju profesionālās izglītības un apmācības problēmām; nodrošināt forumu debatēm un ideju apmaiņai.

4. Cedefop tika nosūtīts darba kārtības projekts ar konkrētiem jautājumiem, kurus ombuds vēlējās apspriest. Turklāt ombuds informēja Cedefop, ka, atbildot uz apņemšanos, ko viņš uzņēmās pēc Aģentūras personāla komiteju asamblejas (AASC) pieprasījuma, viņš vizītes laikā tiksies arī ar Cedefop personāla komiteju. Tā kā nebija ievēlētas Personāla komitejas, ombuds saņēma pieprasījumu sasaukt sanāksmi no arodbiedrības pārstāvjiem Cedefop, ASV Cedefop. Ombuds piekrita tikties ar arodbiedrību pārstāvjiem. 

Apmeklējums

5. Tikšanās ar Cedefop vadību notika 2012. gada 22. februārī. Tā sākās ar īsu izklāstu, ko sniedza direktora pienākumu izpildītājs, kurš sniedza ombudam vispārīgu informāciju par Cedefop, tā pamatuzdevumu un organizāciju. Savukārt ombuds paskaidroja, ka viņa apmeklējumi tiek oficiāli veikti, pamatojoties uz viņa kompetenci veikt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas. Viņš norādīja, ka izmeklēšana pēc savas iniciatīvas cita starpā nozīmē, ka uz šādu izmeklēšanu attiecas parastās procesuālās garantijas. Tās ietver aģentūras tiesības pieprasīt Eiropas ombudam ievērot konfidencialitāti attiecībā uz informāciju un dokumentiem [5]. Pēc šīm sākotnējām prezentācijām dažādu nodaļu vadītāji sniedza prezentācijas, lai sniegtu atbildes uz ombuda 2012. gada 30. janvāra vēstulē uzdotajiem jautājumiem. Ombudam tika iesniegta arī PowerPoint prezentācija un apliecinošie dokumenti.

6. Starp ombudu un Cedefop vadību notika diskusijas par šādiem tematiem:

• Labas administratīvās prakses kodeksa un ētikas standartu ievērošana
• Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība
• Atlase un pieņemšana darbā
• Piedāvājumi
• Interešu konflikti
• Par personāla komitejas neesamību

7. Pēc tikšanās ar vadību ombude tikās ar diviem ASV Cedefop pārstāvjiem. Arodbiedrība izvirzīja jautājumus par personāla komitejas neesamību un problēmām saistībā ar informācijas plūsmu no vadības uz personālu. Viņi norādīja, ka Cedefop darbinieki netika informēti par ombuda vizīti. Viņi arī uzdeva jautājumus par piekļuvi dokumentiem un Regulas (EK) Nr. 1049/20001 piemērošanu. 

Ombuda konstatējumi un ieteikumi pēc apmeklējuma

8. Ombuds 2012. gada 27. aprīlī nosūtīja Cedefop ziņojumu, kurā bija ietverti apmeklējuma konstatējumi un šādi ierosinājumi [6]:

a) Papildus Cedefop saistībām izveidot īpašu lapu pieprasījumiem par piekļuvi dokumentiem un sagatavot gada ziņojumu par šādu pieprasījumu izskatīšanu Cedefop varētu apsvērt iespēju pieņemt oficiālas procedūras, lai izskatītu pieprasījumus par piekļuvi dokumentiem. Šādām procedūrām būtu jāietver gan sākotnējie pieprasījumi, gan atkārtotie pieteikumi. Tādējādi Cedefop varētu ievērot Regulā 1049/2001 noteiktos termiņus. Juridiskā konsultanta dalība pieprasījumu par piekļuvi dokumentiem izskatīšanā būtu vispiemērotākā un ieteicamā. Ombuds piebilda, ka labprāt palīdzēs Cedefop nodrošināt papildu apmācību par piekļuvi dokumentiem un Regulas 1049/2001 piemērošanu.

b) Ombuds mudināja Cedefop darīt pieejamu vismaz savas tīmekļa vietnes sākumlapu, kā arī informāciju par tā funkcijām un valodu politiku visās 23 Līguma valodās. Apsveicot pilsoņus, kuri apmeklē tīmekļa vietni savā valodā, un izskaidrojot viņiem tās funkcijas, Cedefop skaidri parādītu, ka tas atzīst, ka visiem Eiropas Savienības pilsoņiem ir likumīgas intereses tās darbā.

c) Lai vēl vairāk uzlabotu kandidātiem atlases procedūrās sniegto informāciju, ombuds mudināja Cedefop informēt kandidātus par visām iespējām, kas viņiem ir pieejamas, lai apstrīdētu lēmumu par viņu izslēgšanu no konkursa. Ārējās apstrīdēšanas iespējas ir tiesības iesniegt sūdzību ombudam un tiesības celt prasību par tiesību akta atcelšanu ES tiesās.

d) Ombuds ierosināja Cedefop pārskatīt savu nostāju attiecībā uz atlases komisijas locekļu vārdu izpaušanu. 

e) Cedefop varētu apsvērt iespēju informēt pretendentus par iespēju vērsties pēc tiesiskās aizsardzības, iesniedzot sūdzību ombudam.

f) Ombuds mudināja Cedefop veikt visus nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka personāla komiteja tiek ievēlēta, lai pārstāvētu personāla intereses.

Cedefop turpmākie pasākumi saistībā ar Ombuda ierosinājumiem

9. Cedefop 2012. gada 18. jūlijā nosūtīja savu turpmāko rīcības plānu saistībā ar ombuda ierosinājumiem.

10. Jo īpaši Cedefop informēja ombudu, ka tas plāno savā tīmekļa vietnē izveidot īpašu sadaļu pieprasījumiem par piekļuvi dokumentiem. Tīmekļa vietne, kas būs pieejama angļu, vācu un franču valodā, nodrošinās tūlītēju piekļuvi Cedefop "visvairāk pieprasītajiem dokumentiem" un ietvers pieprasījuma veidlapu, kas izmantojama gadījumos, kad pieprasītais dokuments nav pieejams tiešsaistē. Pieprasījumi, kuru atbildēšanai ir vajadzīgas juridiskas konsultācijas, tiks pārsūtīti juridiskajam konsultantam. Aģentūra arī apņēmās publicēt gada ziņojumu par to, kā tā apstrādā pieprasījumus par piekļuvi dokumentiem.

11. Cedefop informēja ombudu, ka no 2012. gada augusta tas plāno angļu, vācu un franču valodā darīt pieejamu savu oficiālo tīmekļa vietnes statisko informāciju, piemēram, informāciju par savu misiju un galvenajām darbības jomām, kā arī navigācijas izvēlni. Saistībā ar iespējamo pāreju uz jaunu tehnoloģisku risinājumu savam tīmekļa portālam tā arī apņēmās izpētīt iespēju izveidot daudzvalodu tīmekļa vietni, kas sniedz informāciju 23 oficiālajās valodās. Tomēr budžeta ierobežojumu dēļ šo projektu nevarēja sākt pirms 2014. gada.

12. Cedefop piebilda, ka kopš 2012. gada jūlija tas ir sācis informēt gan kandidātus atlases procedūrās, gan noraidītos pretendentus par viņu tiesībām iesniegt sūdzību ombudam, un norādīja, ka šāds paziņojums tagad ir iekļauts visos attiecīgajos dokumentos un paziņojumos. Cedefop saglabāja savu nostāju neizpaust atlases komisijas locekļu vārdus.

13. Visbeidzot, tā informēja ombudu, ka pēc vēlēšanām 2012. gada 12. jūnijā pienākumus sāka pildīt jauna personāla komiteja.

Ombuda analīze un secinājumi

14. Ombuds atzinīgi vērtē Cedefop konstruktīvo pieeju un vēlmi īstenot lielāko daļu viņa ierosinājumu. Jo īpaši viņš ar gandarījumu atzīmē, ka Cedefop jau ir īstenojis savus ierosinājumus attiecībā uz informācijas sniegšanu pretendentiem un kandidātiem personāla atlases procedūrās. Šajā sakarā viņš norāda, ka Cedefop tīmekļa vietnē nesen publicētajos paziņojumos par vakancēm sadaļā "Pārsūdzības procedūras" ir iekļauta informācija par iespēju iesniegt sūdzību Ombudam. Viņš tic, ka līdzīga informācija ir iekļauta vēstulēs, kas nosūtītas noraidītajiem pretendentiem.

15. Ombuds arī atzinīgi vērtē Cedefop proaktīvo pieeju attiecībā uz piekļuvi dokumentiem. Kā ombuds ir vairākkārt uzsvēris, laba pārvaldība prasa, lai tiesības uz publisku piekļuvi dokumentiem būtu saistītas ne tikai ar to, ka ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām ir pareizi jāizskata pieprasījumi par publisku piekļuvi dokumentiem, bet arī ar prasību, ka informācijai un dokumentiem ir jābūt viegli un aktīvi pieejamiem sabiedrībai [7]. Ļoti atzinīgi vērtējama Cedefop apņemšanās nodrošināt tiešu piekļuvi vairākiem dokumentiem, kas atzīti par sabiedrībai svarīgiem.  

16. Ombude ir gandarīta arī par Cedefop saistībām attiecībā uz valodu politiku. Viņu iepriecina Aģentūras centieni padarīt tās tīmekļa vietnes sākumlapu pieejamu visās 23 oficiālajās valodās. Ombuda nostāja ir tāda, ka attiecībā uz Eiropas iestāžu ārējo saziņu ar pilsoņiem būtu ideāli, ja šiem mērķiem paredzētos materiālus publicētu visās oficiālajās valodās. Lai minētā ārējā saziņa būtu efektīva, pilsoņiem ir jāsaprot informācija, ko viņiem sniedz iestādes [8].  

17. Turklāt, tā kā ombuds uzskata, ka ļoti svarīga loma ir personāla komitejām kā galvenajam oficiālajam saziņas kanālam starp vadību un darbiniekiem, viņš atzinīgi vērtē ziņas par personāla komitejas ievēlēšanu.

18. Attiecībā uz atlases komisijas locekļu vārdu izpaušanu Cedefop ombuda apmeklējuma laikā apgalvoja, ka neizpaušanas mērķis ir aizsargāt atlases komisijas locekļus no ārēja spiediena. Tā lūdza ombudu ņemt vērā aģentūras nelielo izmēru un atrašanās vietu. Tā norādīja, ka tās darbinieki vilcināsies piedalīties atlases komisijās, ja tiks atklāti viņu vārdi.

19. Ombuds 2012. gada 27. aprīļa ziņojumā pēc apmeklējuma rūpīgi izskatīja šos argumentus un atbildēja uz tiem šādi.

31. Attiecībā uz Cedefop politiku neizpaust atlases komisiju locekļu vārdus ombuds atgādina, ka saskaņā ar iedibināto judikatūru noslēpums, kas attiecas uz atlases komisiju apspriedēm un darbu, tika ieviests, lai garantētu šo komisiju neatkarību un to darba objektivitāti, aizsargājot tās no jebkādas ārējas iejaukšanās un spiediena [9]. Tāpēc šā noslēpuma ievērošana liedz izpaust atsevišķu atlases komisiju locekļu pieņemtos viedokļus. Ombuds ir konsekventi uzskatījis, ka tiesības neizpaust atlases komisijas locekļu individuālos viedokļus tomēr nav tādas pašas kā viņu identitātes neizpaušana [10].

32. Ombuds norāda, ka iestāžu viedoklis par pareizo līdzsvaru starp atklātību un likumīgajām konfidencialitātes vajadzībām atlases komisiju darbā ir mainījies, piešķirot lielāku nozīmi atklātībai [11]. Viņš atgādina, ka gan EPSO, gan Komisijai ir iedibināta prakse, saskaņā ar kuru tās atklāj atlases komisijas locekļu vārdus un uzvārdus. Ombuds uzskata, ka šāda prakse garantē atlases procedūru pārredzamību, palīdz veidot un saglabāt sabiedrības uzticēšanos ES iestādēm, struktūrām, birojiem vai aģentūrām un pārliecinā kandidātus, ka atlases procedūrā nav pieļauti interešu konflikti.

20. Cedefop atbildē uz Ombuda ierosinājumiem iepriekš minētie jautājumi netika aplūkoti. Aģentūra tikai atkārtoja, ka tā labprātāk neizpauž atlases komisiju locekļu vārdus un uzvārdus.

21. Ombuds pauž nožēlu par Aģentūras pieņemto nostāju un uzskata, ka attiecībā uz jautājumu par atlases komisijas locekļu vārdu izpaušanu Cedefop rīcība, t. i., gan tas, ka nav ņemti vērā ombuda izteiktie argumenti šajā jautājumā, gan pati atbilde, liecina par nevēlēšanos iesaistīties konstruktīvā dialogā ar ombudu tādā veidā, kas veicina iedzīvotājiem sniegto pakalpojumu administratīvās kultūras veicināšanu un stiprināšanu.

22. Tādēļ ombuds turpināja izskatīt jautājumu pēc būtības un saglabā iepriekš 15. punktā minēto analīzi. Turklāt ombuds norāda, ka ikvienam sabiedrības loceklim, kurš strādā ar ierēdni, ir tiesības zināt šī ierēdņa vārdu. Tas ir labas pārvaldības pamatprincips. Administrācija bez sejas un vārda ir atsvešinoša [12]. Turklāt atlases komisiju locekļu viedokļu slepenība nav tas pats, kas viņu identitātes slepenība. Pirmais aizsargā atlases komisiju locekļus no ārēja spiediena, savukārt otrais veicina slepenības un neuzticēšanās gaisotni.

23. Ombuds arī norāda, ka atlases komisiju locekļu vārdu un uzvārdu izpaušana ir saistīta ar personas datu apstrādi, ko veic attiecīgā ES iestāde, struktūra, birojs vai aģentūra, un tāpēc ir piemērojama Regula 45/2001. Ombuds saprot, ka vārdu izpaušana būtu saderīga ar tiesībām uz datu aizsardzību ar nosacījumu, ka attiecīgā iestāde ievēro vairākas juridiskas prasības. Tie ietver i) lēmuma pieņemšanu, precizējot šādas izpaušanas juridisko pamatu, kā arī mērķi un kārtību, un ii) datu subjekta tiesību aizsardzības nodrošināšanu, tostarp tiesības iepriekš saņemt skaidru un pilnīgu informāciju par izpaušanu un tiesības iebilst saskaņā ar regulas 18. pantu [13].

24. Ņemot vērā iepriekš minēto, Ombuds sagatavo ieteikuma projektu Cedefop saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu.

Ieteikuma projekts

Pamatojoties uz iepriekš minētajiem konstatējumiem, Ombuds Cedefop sagatavo šādu ieteikuma projektu:

Lai nodrošinātu atlases procedūru pārredzamību, Cedefop būtu jāpieņem jauna politika, kas tam ļautu atklāt atlases komisijas locekļu vārdus un uzvārdus tādā veidā, kas atbilst datu aizsardzības noteikumiem.

Cedefop tiks informēts par šo ieteikuma projektu.  Saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu Cedefop līdz 2013. gada 31. janvārim nosūta sīki izstrādātu atzinumu. Detalizētajā atzinumā varētu iekļaut ieteikuma projekta pieņemšanu un aprakstu par to, kā tas ir īstenots.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbūrā, 2012. gada 17. oktobrī