Strasbūrā, 2012. gada 30. janvārī

Aģentūras apmeklējums OI/4/2012/CK — Eiropas Profesionālās izglītības attīstības centra apmeklējums.

Godātais Lettmayr kungs!

2011. gada maijā es sāku ES aģentūru apmeklējumu programmu, lai apzinātu un izplatītu paraugpraksi, ko aģentūras izmanto attiecībās ar iedzīvotājiem. Sākotnēji es veicu trīs izmēģinājuma apmeklējumus ES aģentūrās Apvienotajā Karalistē, proti, Eiropas Banku iestādē, Eiropas Zāļu aģentūrā un Eiropas Policijas akadēmijā. Pēc tam, 2011. gada 1. jūnijā, es tikos ar visu ES aģentūru vadītājiem Briselē un man bija iespēja viņus sīkāk iepazīstināt ar šo iniciatīvu. 2011. gada oktobrī es apmeklēju Eiropas Vides aģentūru Kopenhāgenā un novembrī Eiropas Narkotiku un narkomānijas uzraudzības centru un Eiropas Jūras drošības aģentūru Lisabonā. Informācija par maniem iepriekšējiem apmeklējumiem ES aģentūrās ir pieejama šādā manas tīmekļa vietnes lapā:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Es būšu Salonikos 2011. gada februārī, lai uzrunātu Valsts tiesu skolas organizēto semināru. Priecāšos tikties ar Jums un attiecīgajiem Jūsu komandas locekļiem trešdien, 22. februārī, vēlams no rīta. Es ceru, ka mana vizīte ilgs divas līdz trīs stundas.  Šīs vēstules pielikumā ir pievienots mūsu sanāksmes programmas projekts, kā arī papildu informācija par šāda veida apmeklējumu procedūras aspektiem.

Apmeklējot aģentūru, mani pavadīs mana biroja juridiskā padomniece Christina Karakosta, kura būs kontaktpersona mūsu sanāksmes organizatoriskajos aspektos. Viņas kontaktinformācija ir šāda: christina.karakosta@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 11 41. Būšu pateicīgs, ja informēsiet mani par attiecīgās kontaktpersonas vārdu Jūsu personālā, kura varētu sazināties ar viņu par visiem nepieciešamajiem sagatavošanās darbiem.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka pēc apmeklējuma un mūsu sanāksmes, kas veltīta pielikumā pievienotajā piezīmē izklāstītajiem būtiskajiem jautājumiem, es tikšos arī ar Cedefop Personāla komiteju. Mans lēmums to darīt izriet no Aģentūras personāla komiteju asamblejas (AASC) pieprasījuma sistemātiski tikties ar to aģentūru personāla komitejām, uz kurām attiecas manas patstāvīgās vizītes.

Vēlos vēlreiz pateikties jums par piekrišanu organizēt šo vizīti un ceru, ka mana pārliecība būs auglīga viedokļu apmaiņa par dažādiem tematiem, kas norādīti šīs vēstules pielikumā pievienotajā piezīmē. Vēlos arī jau iepriekš pateikties Cedefop vadībai par to, ka tā organizēja praktiskos aspektus manai sanāksmei ar Cedefop Personāla komiteju, kurai būtu jānotiek tajā pašā dienā, trešdien, 22. februārī, pēc mūsu sanāksmes ar vadību noslēguma.

Ar cieņu

P. Nikiforos Diamandouros

Pielikums: 1

PIELIKUMS. Apmeklējuma procedūras aspekti un darba kārtības projekts.

Par procesuālajiem aspektiem

Eiropas Ombuda apmeklējumi tiek oficiāli veikti, pamatojoties uz viņa kompetenci veikt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas. Tāpēc sarakstei, kas saistīta ar šo apmeklējumu, būs reģistrācijas atsauces numurs šādām izmeklēšanām pēc savas iniciatīvas (OI/4/2012/CK). Ombuds būtu pateicīgs, ja Cedefop varētu norādīt šo atsauces numuru savā sarakstē par apmeklējumu.

Izmeklēšana pēc savas iniciatīvas cita starpā nozīmē, ka uz šādu izmeklēšanu attiecas parastās procesuālās garantijas. Tie ietver aģentūras tiesības pieprasīt Eiropas Ombudam ievērot konfidencialitāti attiecībā uz informāciju un dokumentiem — skatīt Ombuda īstenošanas noteikumu 5. panta 1. punktu, 5. panta 2. punktu un 14. panta 2. punktu:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ombuds var ne tikai informēt apmeklējamo aģentūru par jautājumiem, kurus viņš plāno izvirzīt, bet arī lūgt to iepriekš sniegt konkrētu būtisku informāciju un/vai dokumentus.

Pēc katra apmeklējuma ombuds rakstiski informēs aģentūru par saviem konstatējumiem. Ja viņš sniedz konkrētus ieteikumus, viņš parasti lūdz aģentūru informēt viņu par jebkādiem turpmākiem pasākumiem, ko tā ierosina veikt. Atkarībā no aģentūras atbildes ombuds vai nu apsvērs izmeklēšanas izbeigšanu, vai arī veiks turpmākus pasākumus, piemēram, sniedzot oficiālus ieteikumus.

Lūdzam ņemt vērā, ka šā apmeklējuma sagatavošanas vēstule, kā arī šis pielikums tiks publicēts Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē. Ja ombuds pēc apmeklējuma nolemj sniegt ieteikumus aģentūrai, šajā lapā tiks publicēts arī paziņojums ar šādiem ierosinājumiem, kā arī aģentūras atbilde, visa turpmākā sarakste un ombuda galīgie rakstiskie secinājumi. Šī informācijas apmaiņa parādīsies šādā ombuda tīmekļa vietnes lapā: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Attiecībā uz darba kārtībā iekļautajiem jautājumiem

Attiecībā uz 2012. gada 22. februāra apmeklējuma saturu Eiropas Ombuds vēlas apspriest šādus tematus:

• Cedefop sākotnējie kontakti ar sabiedrību
• Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība
• Pieņemšana darbā
• Piedāvājumi un līgumi
• Interešu konflikti

Konkrētie jautājumi, kurus ombuds vēlētos izskatīt saistībā ar katru tematu, ir šādi:

1. Sākotnējā saziņa ar sabiedrību

Viens no ombuda pamatuzdevumiem ir nodrošināt, lai ES administrācija būtu atvērta, uz pakalpojumiem orientēta un efektīva kontaktos ar iedzīvotājiem. Attiecīgie pamatprincipi ir noteikti Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksā (CGAB). Šis jautājums joprojām ir būtisks mūsu ikdienas darbā, un tas liecina, ka ES administrācija joprojām saskaras ar dažām problēmām šajā jomā. Vajadzības gadījumā Eiropas Ombuds cenšas rast ātru risinājumu sūdzībām, kas attiecas uz sūdzībām par pilsoņu sākotnējiem kontaktiem ar administrāciju. Parasti tas nozīmē, ka mani dienesti sazinās ar attiecīgo personu pa tālruni.

Es saprotu, ka visas ES aģentūras piekrita pieņemt Eiropas labas administratīvās prakses kodeksu aģentūru vadītāju sanāksmē, kas notika Lisabonā 2008. gada oktobrī. Esmu gandarīts, ka Cedefop tīmekļa vietnē ir saite uz Eiropas labas administratīvās prakses kodeksu. Tomēr es nezinu, kā Cedefop ir īstenojis šo lēmumu un kā tas nodrošina, ka tā darbinieki ievēro iepriekš minētajā kodeksā noteiktos principus. Es nevarēju atrast atsauces uz šo jautājumu Cedefop tīmekļa vietnē, un tāpēc es būtu pateicīgs par prezentāciju par šo tematu.

2. Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība

Eiropas Ombuds arī piešķir piemaksu pārredzamības veicināšanai un pārskatatbildības palielināšanai ES administrācijā. Šī prasība cita starpā ir atspoguļota ES tiesību aktos par publisku piekļuvi dokumentiem, kuros ombuds ir skaidri minēts kā pārskatīšanas struktūra. Tas atspoguļojas arī ombuda plašajās izmeklēšanas pilnvarās, kas ļauj mums rūpīgi noskaidrot faktus un jautājumus, kas izvirzīti mūsu izmeklēšanās.

Tāpēc es būtu pateicīgs, ja uzzinātu vairāk par šādiem jautājumiem:

a) Kā Cedefop praksē izskata pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem? Kādas ir tās pamatnostādnes un/vai praktiski pasākumi šādu pieprasījumu apstrādei? Lūdzu, sniedziet piemērus, piemēram, galveno korespondenci, aģentūrai izskatot pēdējos trīs pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem, kas izskatīti saskaņā ar Regulu 1049/2001. (CEDEFOP lēmuma būtība šajos piemēros netiks izskatīta, jo tas nav šā apmeklējuma mērķis.)

b) Vai Cedefop sagatavo gada ziņojumu (iekšēju vai ārēju) par to, kā tas rīkojas ar publisku piekļuvi dokumentiem?

c) Vai Cedefop uztur vai plāno uzturēt publisku reģistru Regulas 1049/2001 11. panta nozīmē?

d) Cedefop apstrādā lielu informācijas un datu apjomu. Tās tīmekļa vietne ir lietotājdraudzīga, un tajā ir liels datu, publikāciju un informācijas apjoms par Cedefop galvenajām darbībām. Jo īpaši sadaļā "contact-us" ir sniegts detalizēts kontaktpersonu saraksts un dažādas kontaktpersonas dažādiem jautājumiem. Kā Cedefop apstrādā informācijas pieprasījumus? Lūdzu, sniedziet mums informāciju par atsauksmēm, ko Cedefop dienesti saņem no lietotājiem un ieinteresētajām personām attiecībā uz piekļuvi informācijai.

3. Atlase un pieņemšana darbā

Attiecībā uz atlases un darbā pieņemšanas lēmumu būtību ombuds izmanto pieeju, kas ir līdzīga ES tiesu pieejai. Tas cita starpā nozīmē, ka viņš atzīst administrācijas ļoti plašo rīcības brīvību personāla atlasē.

Attiecībā uz atlases un darbā pieņemšanas procedūras aspektiem ombuds ir ļoti aktīvi strādājis, lai palielinātu ES darbā pieņemšanas pārredzamību. Tas, piemēram, ir uzlabojis pārredzamību attiecībā uz atlases komisiju locekļu vārdiem un nodrošinājis detalizētākas novērtējuma lapas, kas kandidātiem sniedz labāku ieskatu par to, kā viņi tika novērtēti.

Cedefop ir pieņēmis un savā tīmekļa vietnē publicējis pamatnostādnes par tā organizētajām atlases procedūrām. Būšu pateicīgs saņemt papildu skaidrojumus par šādiem jautājumiem:

a) Kā Cedefop nodrošina efektīvu saziņu ar kandidātiem par viņu pieteikumu statusu un/vai atlases procedūras iznākumu?

b) Vai kandidātiem ir zināmi atlases komisijas locekļu vārdi?  Cik lielā mērā Cedefop nodrošina darba kandidātiem piekļuvi viņu pieteikumu novērtējumiem?

c) Cik lielā mērā Cedefop meklē ātrākus un mazāk formālus līdzekļus, lai atrisinātu strīdus par atlases un darbā pieņemšanas lēmumiem, nekā paredzēts Civildienesta noteikumu 90. pantā?

d) Vai Cedefop sistemātiski informē kandidātus, ka viņi var iesniegt sūdzību ombudam, kā paredzēts iepriekš minētā Labas administratīvās prakses kodeksa 19. pantā?

4. Piedāvājumi un līgumi

Pārskatīšanas līmenī strīdus saistībā ar lēmumiem par konkursiem un līgumattiecībām visbiežāk izskata tiesas. Tomēr ievērojama daļa ombuda lietu gadu gaitā ir attiekušās arī uz šīm jomām. Attiecībā uz konkursiem ombuds smeļas iedvesmu no Revīzijas palātas pieejas, proti, atzīt administrācijas plašo rīcības brīvību, novērtējot konkursa priekšlikumu būtiskos aspektus, vienlaikus rūpīgi pārbaudot, vai tā ir sniegusi pamatotus un pienācīgus iemeslus saviem lēmumiem un vai tā ir pienācīgi ievērojusi piemērojamās procedūras un tiesības uz informāciju. Attiecībā uz līgumstrīdiem ombuds pats par sevi neizvērtē, vai ir noticis līguma pārkāpums. Tomēr viņš rūpīgi pārbauda, vai administrācija ir pienācīgi pamatojusi savu nostāju, kā arī izskata administratīvo darbību vai bezdarbības taisnīgumu.

Jautājumi:

a) Kā Cedefop risina strīdus saistībā ar šīm jomām?

b) Vai pretendenti un darbuzņēmēji ir informēti, ka viņi var iesniegt sūdzību ombudam?

5. Interešu konflikti

Interešu konflikti rodas, ja personas, kas strādā valsts pārvaldē, var uzskatīt par tādām, kurām ir neatbilstoša personīga ieinteresētība jautājumā, ar kuru tās nodarbojas. Šādi konflikti ir pienācīgi jārisina, lai nodrošinātu objektīvu lēmumu pieņemšanu un palielinātu sabiedrības uzticēšanos administrācijai. Nesenie notikumi un lietas liecina, ka ES administrācija nepārprotami nebauda pilnīgu sabiedrības uzticēšanos šim jautājumam.

Ņemot vērā šos apsvērumus, es būtu ieinteresēts zināt, kādus konkrētus pasākumus Cedefop piemēro, lai izvairītos no interešu konfliktiem šādās jomās:

a) Darbinieku, t.sk. vadošo darbinieku, pieņemšana darbā

b) Pašreizējie un bijušie darbinieki, jo īpaši attiecībā uz ārējām darbībām Cedefop dienesta laikā un pēc tā (sk., piemēram, Civildienesta noteikumu 11., 11.a, 12.b un 16. pantu).