(Izgatavots saskaņā ar Ombuda statūtu 3. panta 6. punktu. (1))

Aizmugurējā daļa

Eiropas Kopienas dibināšanas līguma 195.
pantā paredzēts, ka Eiropas ombuds vai nu pēc savas iniciatīvas, vai arī pamatojoties uz viņam iesniegtajām sūdzībām, veic izmeklēšanu par iespējamām administratīvām kļūmēm Kopienas iestāžu un struktūru darbībā.
1996. gada jūnijā ombuds pēc savas iniciatīvas uzsāka izmeklēšanu (616/PUBAC/F/IJH) par publisku piekļuvi dokumentiem, kas ir Kopienas iestāžu un struktūru, izņemot Padomi un Komisiju, rīcībā, kuras jau bija pieņēmušas savus publiski pieejamos noteikumus par publisku piekļuvi saviem dokumentiem (2).
Izmeklēšana tika pabeigta ar ombuda 1996. gada 20. decembra lēmumu. Tas uzskatīja, ka noteikumu par publisku piekļuvi dokumentiem nepieņemšana un nepubliskošana varētu būt administratīva kļūme. Lēmumā bija iekļauti šādi ieteikumu projekti:

1 Iestādēm un struktūrām trīs mēnešu laikā būtu jāpieņem noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem;

2 Noteikumi būtu jāpiemēro visiem dokumentiem, uz kuriem vēl neattiecas spēkā esošās tiesību normas, kas atļauj piekļuvi vai pieprasa konfidencialitāti;

3 Noteikumiem jābūt viegli pieejamiem sabiedrībai.

Sīki izstrādātie atzinumi, ko iestādes un struktūras nosūtīja ombudam saskaņā ar ombuda statūtu 3. panta 6. punktu, liecināja, ka gandrīz visas no tām jau bija pieņēmušas noteikumus, kas reglamentē publisku piekļuvi to dokumentiem.
1997. gada 15. decembrī ombuds iesniedza īpašu ziņojumu Eiropas Parlamentam, kas pieņēma rezolūciju, apsveicot ombudu ar iniciatīvu un īpašo ziņojumu un apsveicot rīcību par labu pārredzamībai (3).
1999. gada aprīlī ombuds pēc savas iniciatīvas uzsāka jaunu izmeklēšanu (OI/1/99/IJH) par publisku piekļuvi dokumentiem, kas bija četru struktūru rīcībā, kuras sāka darboties pēc 616/PUBAC/F/IJH noslēgšanas: Eiropas Centrālā banka (ECB), Kopienas Augu šķirņu birojs (CPVO), Eiropas Darba drošības un veselības aizsardzības aģentūra (EASHAW) un Eiropas Policijas birojs (Eiropols).
OI/1/99/IJH tika slēgta attiecībā uz ECB, CPVO un EASHAW ar lēmumiem, kas datēti attiecīgi ar 1999. gada 24. septembri, 1999. gada 1. decembri un 1999. gada 24. septembri, pēc tam, kad šīs trīs iestādes bija pieņēmušas noteikumus par publisku piekļuvi dokumentiem. Tāpēc šis lēmums un ieteikumu projekti attiecas tikai uz Eiropolu.

Pieprasījums

Ar 1999. gada 30. aprīļa vēstuli ombuds informēja Eiropolu par izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas, kas uzsākta saskaņā ar EKL 195. pantu (4). Viņš pieprasīja informāciju par Eiropola situāciju attiecībā uz publisku piekļuvi dokumentiem; jo īpaši to, vai Eiropolam ir noteikumi šajā jautājumā un, ja ir, vai noteikumi ir viegli pieejami sabiedrībai.
Atzinumā,
kas datēts ar 1999. gada 15. jūliju, Eiropols informēja ombudu par:

• vispārējos noteikumus par Eiropola apstrādātās informācijas konfidencialitāti, ko noteikusi Padome (5), rīkojoties saskaņā ar Eiropola Konvencijas 31. panta 1. punktu (6), un
• Drošības rokasgrāmata, kas paredzēta iepriekš minēto vispārīgo noteikumu 6. pantā un ko Eiropola valde pieņēma 1999. gada 28. janvārī.

Eiropola atzinumā bija arī atsauce uz Eiropola konvencijas noteikumiem, kas personām dod tiesības piekļūt datiem, kuri uz tām attiecas un kurus glabā Eiropols (7), un uz Eiropola centieniem informēt sabiedrību par savām darbībām, jo īpaši izmantojot tā tīmekļa vietni (http://www.europol.europa.eu).
Eiropola atzinumā, ko parakstījis tā direktors, pausta vēlme apsvērt iespēju Eiropolam tuvākajā nākotnē pieņemt vispārējus noteikumus par publisku piekļuvi un darīt šos noteikumus publiski pieejamus. Direktors paziņoja, ka, lai to panāktu, viņš apspriedīs šo jautājumu ar Padomes prezidentvalsti, lai pievērstu Eiropola valdes uzmanību šim jautājumam. Viņš apņēmās informēt ombudu par progresu līdz 1999. gada beigām.
Pēc
rūpīgas Eiropola atzinuma izskatīšanas ombuds 1999. gada 24. septembrī nosūtīja jaunu vēstuli tā direktoram, paužot gandarījumu par Eiropola pozitīvo attieksmi pret noteikumu pieņemšanu par publisku piekļuvi dokumentiem.
Ombuds norādīja, ka jebkurai modernai Eiropas administrācijai ir svarīgi, lai iedzīvotāji uzticētos un saņemtu atbalstu. Eiropolam šāda uzticība ir vēl jo svarīgāka, pildot savu uzdevumu sniegt būtisku ieguldījumu Eiropas Savienības tiesībaizsardzības darbībās pret organizēto noziedzību, īpašu uzmanību pievēršot iesaistītajām noziedzīgajām organizācijām. Tādēļ ir ļoti svarīgi, lai Eiropols no savas darbības sākuma pilnībā ievērotu labas administratīvās prakses principus.
Ombuds norādīja, ka policijas darba būtība noteikti ietver tādas informācijas un dokumentu apstrādi, kas pilsoņu interesēs ir jāapstrādā konfidenciāli. Tomēr šim faktam nevajadzētu liegt Eiropolam pieņemt noteikumus par publisku piekļuvi dokumentiem, kas pielāgoti tā situācijai, kā to ir izdarījušas citas iestādes un struktūras.
Ombuds arī uzskatīja, ka Eiropola ierosinātais termiņš noteikumu pieņemšanai ir saprātīgs, ņemot vērā to, ka tas oficiāli uzsāka savu darbību tikai 1999. gada 1. jūlijā (8). Tādēļ viņš lūdza Eiropolu pēc iespējas ātrāk sniegt papildu informāciju par tā panākumiem noteikumu pieņemšanā līdz 1999. gada beigām.
Eiropols 1999. gada 24. novembrī informēja ombudu, ka tā valde ir vienisprātis, ka būtu jāizstrādā noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem. Valde ir lūgusi Eiropolu sagatavot priekšlikumus, pamatojoties uz noteikumiem, ko jau izstrādājušas citas Eiropas Savienības iestādes, jo īpaši Padome. Vienojās arī par to, ka īpaša uzmanība būtu jāpievērš tam, lai nodrošinātu Eiropola noteikumu saderību ar to citu iestāžu noteikumiem, kurām var nosūtīt Eiropola dokumentus, un lai nodrošinātu, ka principā:

piekļuve Eiropola apstrādātajiem personas datiem netiks piešķirta, jo Konvencijā jau ir precizētas procedūras, kas jāievēro šādos gadījumos, kā arī piekļuve Eiropola personāla personas datiem;

ii) netiks piešķirta piekļuve dokumentiem, kas marķēti ar aizsargmarķējumu;

iii) netiks piešķirta piekļuve informācijai, kas var apdraudēt notiekošu izmeklēšanu.

Attiecībā uz i) punktu jāatgādina, ka ombuda izmeklēšana pēc savas iniciatīvas attiecas tikai uz noteikumiem par piekļuvi dokumentiem, uz kuriem vēl neattiecas spēkā esošās tiesību normas, kas atļauj piekļuvi vai pieprasa konfidencialitāti.
Attiecībā uz ii) un iii) punktu ombuds norāda, ka Eiropola valde ir atsaukusies uz spēkā esošajiem Padomes noteikumiem par publisku piekļuvi dokumentiem kā iespējamu paraugu Eiropola noteikumu izstrādei. Ombuds arī norāda, ka Padomes noteikumu 4. pantā "izmeklēšana" ir īpaši minēta kā obligāta sabiedrības interešu izņēmuma elements attiecībā uz piekļuves tiesībām.
Ombuds arī atzīmē, ka Eiropola 1999. gada 24. novembra vēstulē nav iekļauts konkrēts noteikumu pieņemšanas grafiks.

Lēmums

1 Noteikumu par publisku piekļuvi dokumentiem pieņemšana 1.1
Ombuds informēja Eiropas Policijas biroju (Eiropolu) par savu ieteikumu projektu, kas sagatavots iepriekšējā izmeklēšanā pēc paša iniciatīvas, kura veikta saskaņā ar EK līguma 195. pantu, ka Kopienas iestādēm un struktūrām trīs mēnešu laikā jāpieņem noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem. Tajā pašā laikā ombuds informēja Eiropolu par LES 41. panta noteikumiem, kas grozīti ar Amsterdamas līgumu, saskaņā ar kuru 195. pants ir viens no EK līguma pantiem, ko piemēro noteikumiem, kuri attiecas uz jomām, kas minētas LES VI sadaļā (policijas un tiesu iestāžu sadarbība krimināllietās).
1.2 Eiropols informēja ombudu par spēkā esošajiem noteikumiem, kas reglamentē Eiropola apstrādātās informācijas konfidencialitāti un personu tiesības piekļūt Eiropola glabātajiem datiem, kas uz tām attiecas. Eiropols arī informēja ombudu, ka tā valde ir vienisprātis par to, ka būtu jāizstrādā noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem, un ka valde ir lūgusi Eiropolu sagatavot priekšlikumus, pamatojoties uz noteikumiem, ko jau izstrādājušas citas Eiropas Savienības iestādes, jo īpaši Padome.
1.3 Ombuda veiktās izmeklēšanas laikā, kurā Eiropols sadarbojās, netika sniegti pierādījumi, ka būtu nepraktiski vai pārmērīgi apgrūtinoši Eiropolam pilnībā ievērot labas administratīvās prakses principus, pieņemot un darot sabiedrībai viegli pieejamus noteikumus, kas reglamentē publisku piekļuvi dokumentiem. Šķiet, ka Eiropola valde atbalsta tādu noteikumu pieņemšanu, kuru pamatā ir noteikumi, ko pieņēmušas citas Eiropas Savienības iestādes, jo īpaši Padome.
2 Noteikumu pieņemšanas grafiks
2.1. Ombuds informēja Eiropolu, ka iepriekš minētajā izmeklēšanā pēc savas iniciatīvas sagatavotajos ieteikumu projektos ir noteikts trīs mēnešu termiņš noteikumu pieņemšanai attiecīgajās iestādēs un struktūrās. Ombuda veiktās izmeklēšanas laikā, kurā Eiropols sadarbojās, netika sniegti pierādījumi, ka būtu jāparedz ilgāks termiņš noteikumu pieņemšanai Eiropolā.
2.2 Atzinumā, kas datēts ar 1999. gada 15. jūliju, atklājās, ka Eiropols plāno pieņemt noteikumus par publisku piekļuvi dokumentiem līdz 1999. gada beigām, bet papildu informācijā, ko Eiropols sniedza 1999. gada 24. novembrī, nav iekļauts konkrēts noteikumu pieņemšanas grafiks.
2.3 Labas pārvaldības principi nosaka, ka lēmumi jāpieņem saprātīgā termiņā. Lai izvairītos no nevajadzīgas kavēšanās, ir lietderīgi noteikt konkrētu grafiku noteikumu pieņemšanai.
Ņemot
vērā iepriekš minēto, Eiropas Ombuds Eiropolam sniedz šādus ieteikumu projektus:
1 Eiropolam trīs mēnešu laikā būtu jāpieņem noteikumi par publisku piekļuvi dokumentiem. Noteikumu pamatā varētu būt Padomes jau pieņemtie noteikumi, tostarp tajos ietvertie izņēmumi.
2 Noteikumi būtu jāpiemēro visiem dokumentiem, uz kuriem vēl neattiecas spēkā esošās tiesību normas, kas atļauj piekļuvi vai pieprasa konfidencialitāti.
3 Noteikumiem jābūt viegli pieejamiem sabiedrībai.
Eiropols tiks informēts par šiem ieteikumu projektiem. Saskaņā ar ombuda statūtu 3. panta 6. punktu Eiropols trīs mēnešu laikā nosūta sīki izstrādātu atzinumu. Sīki izstrādātais atzinums varētu ietvert ombuda lēmuma pieņemšanu un ieteikumu īstenošanai veikto pasākumu aprakstu.
Strasbūrā, 1999. gada 13. decembrī
Jacob
SÖDERMAN

---

(1) Eiropas Parlamenta 1994. gada 9. marta Lēmums 94/262 par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi (OV L 113, 1994., 15. lpp.).

(2) Padomes un Komisijas kopīgais rīcības kodekss (OV 1993, L 340/41); Padomes 1993. gada 20. decembra Lēmums par publisku piekļuvi Padomes dokumentiem (OV L 340/43); Komisijas 1994. gada 8. februāra Lēmums par publisku piekļuvi Komisijas dokumentiem (OV L 46, 58. lpp.).

(3) OV 1998, C 292/170; A4-0265/98.

(4) Ar Amsterdamas līgumu grozītā Līguma par Eiropas Savienību 41. pantā paredzēts, ka 195. pants ir viens no EK līguma pantiem, ko piemēro noteikumiem, kuri attiecas uz Līguma par Eiropas Savienību VI sadaļā minētajām jomām (policijas un tiesu iestāžu sadarbība krimināllietās). LES VI sadaļā ir iekļauti noteikumi, kas attiecas uz Eiropolu un Padomes sadarbības veicināšanu ar Eiropola starpniecību.

(5) Padomes Akts (1998. gada 3. novembris), ar ko pieņem noteikumus par Eiropola informācijas konfidencialitāti, 1999, OV C 26/10.

(6) 1995. gads, OV C 316/1.

(7) Eiropola konvencijas 19. pants.

(8) Paziņojums par Eiropola darbības sākšanu, 1999, OV L 185/1.