Sūdzības priekšvēsture

1. Sūdzības iesniedzējs pieteicās praksei Eiropas Komisijā. Viņa izturēja priekšatlases posmu^[1] un tika lūgta augšupielādēt apliecinošos dokumentus par savu kvalifikāciju un pieredzi savā pieteikuma kontā.

2. 2019. gada 22. oktobrī sūdzības iesniedzēja pieteicās savā kontā, kurā norādīja, ka dokumentu augšupielādes termiņš ir 2019. gada 22. marts. Sūdzības iesniedzējs tobrīd neaugšupielādēja nekādus apliecinošus dokumentus. 2019. gada 29. oktobrī viņa vēlreiz pieteicās, lai augšupielādētu dokumentus. Pēc tam viņa atklāja, ka dokumentu augšupielādes termiņš bija beidzies tajā pašā dienā.

3. Sūdzības iesniedzējs tajā pašā dienā rakstīja Komisijai. Viņa norādīja, ka nav savlaicīgi augšupielādējusi apliecinošos dokumentus, jo, tā kā viņas kontā sākotnēji paziņotais termiņš bija nepareizs, viņa bija pārliecināta, ka viņai ir laiks.

4. Pēc tam, kad sūdzības iesniedzējam tika nosūtīta pagaidu atbilde, Komisija atzina, ka pieteikuma kontā sākotnēji bija norādīts nepareizs datums apliecinošo dokumentu iesniegšanai. Tas bija saistīts ar IT problēmu. Ja sūdzības iesniedzējs būtu atjaunojis pieteikuma konta tīmekļa vietni, būtu parādījies pareizais termiņš. Tomēr visi pieteikuma iesniedzēji tika savlaicīgi informēti par pareizo termiņu.

5. Komisija norādīja, ka, tā kā ir beidzies apliecinošo dokumentu augšupielādes termiņš, tā nevar pieņemt sūdzības iesniedzēja dokumentus, jo tas būtu pretrunā vienlīdzīgas attieksmes pret pieteikuma iesniedzējiem principam. Nebūdams apmierināts ar Komisijas atbildi, sūdzības iesniedzējs 2019. gada novembrī vērsās pie Ombuda.

Izmeklēšana

6. Ombuds sāka izmeklēšanu saistībā ar sūdzību par to, ka Komisija pienācīgi neinformēja iepriekš atlasītos pieteikuma iesniedzējus par apliecinošo dokumentu iesniegšanas termiņu un ka tāpēc Komisijai būtu jāpieņem sūdzības iesniedzēja apliecinošie dokumenti pēc termiņa beigām.

7. Izmeklēšanas gaitā ombuds saņēma Komisijas atbildi uz sūdzību. Sūdzības iesniedzēja arī informēja Ombuda izmeklēšanas grupu, ka 2019. gada 4. decembrī viņa saņēma paziņojumu savā pieteikuma kontā, informējot viņu, ka viņa ir atlasīta. Tomēr vēlāk tajā pašā dienā viņa saņēma vēl vienu paziņojumu, kurā viņa tika informēta, ka viņa nav atlasīta, jo viņa nebija iesniegusi apliecinošos dokumentus pirms noteiktā termiņa.

Ombudam iesniegtie argumenti

8. Sūdzības iesniedzēja norādīja, ka Komisija ir netaisnīgi viņu izslēgt no stažēšanās atlases procedūras Komisijas pieļautas kļūdas dēļ. Viņa uzskatīja, ka Komisija nav viņu pienācīgi informējusi par dokumentu iesniegšanas termiņu, kā arī nav viņu informējusi par kļūdu pieteikuma kontā. Viņa nevarēja zināt, ka, lai izlabotu kļūdu, viņai būtu jāatsvaidzina tīmekļa vietne.

9. Komisija norādīja, ka sazinās ar pieteikuma iesniedzējiem, izmantojot tikai pieteikuma kontu. Komisija izmanto pieteikuma kontu, lai informētu priekšatlasē atlasītos pieteikuma iesniedzējus par jaunumiem saistībā ar viņu pieteikumu, tostarp par apliecinošo dokumentu iesniegšanas termiņu. Pieteikuma iesniedzēji var saņemt paziņojumus, ja pieteikuma kontā ir ziņojums, lai gan tas ne vienmēr tā ir. Pieteikuma kontā ir informācija, ka pieteikuma iesniedzējiem ir jāpārbauda savi konti vismaz divas reizes nedēļā un ka viņi nevar izmantot paziņojuma neesamību, lai apgalvotu, ka viņi nebija informēti par kontā esošo informāciju.

10. Komisija norādīja, ka kļūdainais termiņš (kas bija iepriekšējās atlases procedūras termiņš) bija redzams tikai aptuveni 15 minūtes. Komisija nepaziņoja pieteikumu iesniedzējiem, ka to pieteikumu pārskatos sākotnēji bija norādīts nepareizs termiņš. Komisija saņēma tādu pašu apliecinošo dokumentu skaitu kā parasti. Daži pieteikuma iesniedzēji sazinājās ar Komisiju, lai pārbaudītu datumu. Diemžēl sūdzības iesniedzēja nepārbaudīja savu pieteikuma kontu tik regulāri, kā gaidīts, kā arī nesazinājās ar Komisiju, lai pārbaudītu termiņu. Tāpēc Komisija neuzskatīja sūdzības iesniedzējas argumentus par pietiekamiem, lai pamatotu viņas apliecinošo dokumentu pieņemšanu pēc termiņa beigām. Komisija mudināja sūdzības iesniedzēju atkārtoti pieteikties nākamajam stažēšanās periodam.

11. Komisija informēja ombudu, ka tā pārskatīs savas iekšējās procedūras, izveidojot kontrolsarakstu, lai nodrošinātu, ka visi nepieciešamie pasākumi (tostarp termiņu dzēšana iepriekšējās atlasēs) ir pienācīgi pabeigti pirms paziņojumu publicēšanas par pieteikumu kontiem.

Ombuda novērtējums

12. Diemžēl Komisija pieteikumu pārskatos sākotnēji norādīja nepareizu termiņu. Lai gan Komisija izlaboja kļūdu 15 minūšu laikā, tā tika brīdināta par to, ka daži kandidāti to ir redzējuši. Tādējādi Komisijai vajadzēja nosūtīt paziņojumu visiem kandidātiem par pareizo termiņu. Nekas neliecina par to, ka tas būtu bijis īpaši apgrūtinoši.

13. Tajā pašā laikā kļūdainais termiņš bija beidzies vairāk nekā pirms sešiem mēnešiem. Tādējādi sūdzības iesniedzējam būtu bijis saprātīgi to apšaubīt, kā to bija darījuši citi pieteikuma iesniedzēji. Turklāt, ja viņa būtu ievērojusi pieteikuma kontā sniegtos norādījumus vismaz divas reizes nedēļā pārbaudīt savu kontu, viņa būtu ievērojusi pareizo termiņu. Tomēr sūdzības iesniedzēja ļāva paiet vienai nedēļai no brīža, kad pamanīja termiņu, kuram bija jābūt nepareizam, līdz brīdim, kad viņa vēlreiz pārbaudīja savu pieteikuma kontu. Sūdzības iesniedzēja nav sniegusi nekādu informāciju, kas liecinātu, ka šajā laikposmā viņai būtu liegts pārbaudīt savu pieteikuma kontu.  

14. Pamatojoties uz iepriekš minēto, ombuds uzskata, ka, lai gan Komisijai bija jābrīdina kandidāti par kļūdu, tās lēmums nepieņemt sūdzības iesniedzēja apliecinošos dokumentus šajā lietā bija pamatots.

15. Ombuds atzinīgi vērtē Komisijas veiktos pasākumus, lai izvairītos no līdzīgām kļūdām nākotnē. Šajā kontekstā ombude arī paļaujas, ka turpmākā kļūda, uz kuru sūdzības iesniedzēja vērsa viņas uzmanību (sk. 7. punktu), netiks atkārtota.

16. Visbeidzot, ombuds uzskata, ka veids, kādā Komisija formulēja savu pirmo e-pasta (turot) atbildi sūdzības iesniedzējam, varētu tikt uzskatīts par nepieklājīgu, un tādēļ atgādina, ka ir svarīgi vienmēr pienācīgi vērsties pie personām saskaņā ar Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksu^[2].

Secinājums

Pamatojoties uz izmeklēšanu, ombuds slēdz šo lietu ar šādu secinājumu:

Lai gan Komisijai būtu vajadzējis brīdināt kandidātus par kļūdu šajā lietā, ombuds uzskata, ka tās lēmums nepieņemt sūdzības iesniedzēja apliecinošos dokumentus bija pamatots.

Sūdzības iesniedzējs un Komisija tiks informēti par šo lēmumu.

Emīlija O'Reilija

Eiropas ombuds

Strasbūrā, 2020. gada 19. februārī

[1] Plašāku informāciju sk. https://ec.europa.eu/stages/information/selection_en.

[2] Sk. Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksa 12. pantu, pieejams vietnē https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510.