Le contexte de la plainte

1. La plainte porte sur des erreurs qu'aurait commises l'Institut européen d'innovation et de technologie (IET) dans le cadre d'un appel à propositions. En 2009, l'IET a lancé un appel à propositions intitulé "Communautés de la connaissance et de l'innovation" (EIT-KICS-2009) (ci-après "l'appel"). La plaignante a déposé, en coopération avec d'autres villes et régions, une proposition intitulée "I'Cities - Information et technologie de la communication pour des villes intelligentes et durables". La proposition de la plaignante n'a pas été retenue. La plaignante a fait appel de cette décision devant le comité de recours ("Redress Committee") de l'IET. Le comité de recours a confirmé la décision initiale.

2. La plaignante s’est alors adressée au Médiateur.

Le sujet de l'enquête

3. La plaignante allègue que l'IET a rejeté à tort la proposition I'Cities en raison de la participation d'entités publiques à cette proposition.

4. La plaignante demande que l'IET réexamine sa décision relative à la proposition I'Cities et qu'il organise un nouvel appel à propositions sur la création de Communautés de la connaissance et de l'innovation (CCI) ou accepte de financer la proposition I'Cities.

L'enquête

5. Le 22 septembre 2010, la plaignante a fait part de ses préoccupations au Médiateur. Le 25 octobre 2010, le Médiateur a ouvert une enquête et transmis la plainte à l'IET, qui lui a ensuite fait parvenir son avis, le 1^er mars 2011. Celui-ci a été communiqué à la plaignante, qui a présenté ses observations le 13 avril 2011.

L'examen et les conclusions du Médiateur

A. L'allégation de rejet injustifié de la proposition I'Cities et la demande afférente

Les arguments présentés au Médiateur

6. Dans sa plainte, la plaignante affirme que la proposition I'Cities a été rejetée parce qu'elle impliquait la participation d'entités publiques. La plaignante se réfère au commentaire suivant, formulé par le comité d'évaluation : "la participation d'entités publiques (par exemple : risque d'influences politiques susceptibles d'entraver le développement des activités)". La plaignante fait valoir que, conformément à l'article 2 du règlement n° 294/2008[1] portant création de l'IET et posant ses principes de fonctionnement, on entend par "organisation partenaire" : "toute organisation membre d’une CCI ; il peut s’agir en particulier d’établissements d’enseignement supérieur, d’instituts de recherche, d’entreprises publiques ou privées, d’institutions financières, d’autorités régionales et locales, de fondations". De même, l'appel dispose que "les gouvernements au niveau local, régional et national" sont des partenaires clés de l'IET. La plaignante affirme que rejeter la proposition I'Cities au motif qu'elle comportait la participation d'entités publiques constitue clairement un cas de mauvaise administration et de discrimination et une "erreur politique majeure".

7. La plaignante affirme avoir demandé au comité de recours de réexaminer les conclusions du jury composé d'experts. Le comité de recours n'a toutefois constaté aucun élément indiquant que la participation d'entités publiques avait été considérée comme un facteur négatif. Il a constaté que le comité d'évaluation avait estimé qu'il s'agissait d'un facteur positif et que la plaignante avait considéré le commentaire formulé par les évaluateurs sur cet aspect en dehors de son contexte. La participation d'entités publiques n'était qu'un seul des quatre aspects qui, de l'avis des évaluateurs, devraient être approfondis. Le comité de recours a dès lors considéré que la participation des entités publiques "n'était pas un facteur déterminant d'exclusion de la proposition". La plaignante a déduit de cette affirmation que le comité de recours était d'avis que la participation des entités publiques, même si elle n'était pas un "facteur déterminant", "était un facteur d'exclusion de la proposition".

8. Dans l'avis qu'il a transmis au Médiateur, l'IET indique que les critères de sélection des CCI étaient mentionnés au point 5 de l'appel – "Aperçu de l'éligibilité et des procédures d'évaluation" et étaient identifiés conformément à l'article 13, paragraphe 2, et à l'article 18, paragraphe 2, du règlement n° 294/2008, et suite à une décision du comité directeur en date du 20 février 2009. Il apparaît clairement, dans le cadre du résumé du rapport d'évaluation et au cours du processus d'évaluation, que la proposition I'Cities a été évaluée conformément aux critères visés dans l'appel et n'a pas été rejetée en raison de la participation d'entités publiques. L'évaluation a été effectuée par des jurys (un pour chaque domaine prioritaire) composés d'experts indépendants (cinq experts par jury) et s'est déroulée en cinq étapes :

(1) Critères d’éligibilité

Les vingt propositions ont été examinées par rapport aux critères d'éligibilité suivants :

– la proposition doit avoir été présentée dans le délai imparti ;

– la proposition doit contenir des parties A, B, C et D complètes ;

– la longueur des parties B et C combinées ne doit pas dépasser 40 pages ;

– la partie D doit comporter la déclaration signée, approuvant la proposition et confirmant l'absence de situation conduisant à l'exclusion, du représentant légal de tous les partenaires dont la liste figure dans la partie A ;

– la CCI proposée doit faire intervenir au moins trois organisations partenaires indépendantes établies dans au moins trois États membres ;

– la majorité des organisations partenaires doivent être établies dans les États membres ;

– la CCI proposée doit comprendre au moins un établissement d'enseignement supérieur et une société privée.

Seules les propositions remplissant tous les critères d'éligibilité ont été examinées plus avant. Sur 20 propositions, 18 ont été retenues pour être évaluées.

(2) Évaluation initiale de la recevabilité de la proposition

Les experts ont été invités à évaluer la cohérence des propositions avec le domaine prioritaire visé et les grands objectifs en matière d'innovation ; autrement dit, ils ont été invités à examiner dans quelle mesure la CCI répondait aux objectifs du domaine prioritaire de manière compétitive et durable. Les 18 propositions ont été jugées recevables.

(3) Étape 1 – Évaluation de la qualité du programme de travail et du plan d'activités proposés

Les parties A et B des propositions recevables ont été évaluées en fonction des critères suivants :

• Caractère novateur et attrayant de la proposition ;

• Impact économique, environnemental, sociétal et en termes d'innovation de la CCI dans le contexte des défis et politiques européens et possibilité d'apporter une contribution majeure aux objectifs de l'IET ;

• Cohérence interne de la stratégie et des activités de la CCI :

- exhaustivité des outils et des ressources des partenaires et degré d'intégration entre les partenaires pour former une chaîne d'innovation,

- dispositions relatives aux activités et investissements liés à l'innovation, y compris les mesures impliquant les secteurs privé et financier, les PME, les start-ups et spin-offs, ainsi que de nouveaux partenaires,

- mesure dans laquelle les recherches à visées technologiques et non technologiques sont guidées par l'innovation, présentent une qualité élevée et sont susceptibles d'avoir une incidence majeure,

- pertinence et cohérence du plan d'éducation par rapport aux objectifs de la CCI ;

• Qualité du plan de co-implantation

- exhaustivité et complémentarité des centres de co-implantation de la CCI,

- plan d'exploitation : au sein de chaque centre de co-implantation et entre ces centres et les autres parties au partenariat,

- gestion des ressources humaines au regard de la co-implantation ;

• Planification de la gestion et utilisation de la propriété intellectuelle

- efficacité des plans relatifs au droit de propriété intellectuelle, dont le transfert, la délivrance de licences et la création de valeur industrielle, et conformité par rapport aux objectifs de la CCI,

- mécanismes visant à promouvoir la recherche axée sur l'innovation et la créativité, notamment régimes de rémunération et de gratification ;

• Exhaustivité et crédibilité du plan d'activités de la CCI

- analyse du marché et critères de référence compétitifs,

- exhaustivité et crédibilité du plan financier, notamment identification des acteurs responsables, jalons à court, moyen et long termes, indicateurs de performance clés (IPC) et analyse de sensibilité (évaluation des risques),

- potentiel de la CCI en termes de valeur ajoutée en matière d'innovation avec, notamment, la création de nouvelles entreprises par le biais de "spin-offs" et au sein d'entreprises établies, la délivrance de licences et la création d'un impact sociétal, par exemple, création d'emplois ou autres contributions à l'amélioration de la vie de chacun,

- retour potentiel sur investissement sur une période de dix ans, avec des indicateurs financiers et non financiers ;

• Qualité des plans de communication de bonnes pratiques et de l'information du public

- efficacité des plans de communication externe des bonnes pratiques et de l'excellence dans le secteur de l'innovation, avec des plans et programmes d'enseignement,

- efficacité de l'information du public.

S'agissant de l'étape 1, les experts ont émis un avis positif sur la proposition I'Cities. En particulier, dans l'évaluation du critère "Impact économique, environnemental, sociétal et en termes d'innovation de la CCI dans le contexte des défis et politiques européens et possibilité d'apporter une contribution majeure aux objectifs de l'IET", il a été déclaré que "la forte implication des institutions publiques pourrait être favorable".

En complément de l'évaluation des critères spécifiques, les experts ont formulé les commentaires suivants : "C'est une proposition forte, avec un niveau élevé de cohérence et d'engagement par le vaste éventail des partenaires concernés. Il y a plusieurs idées novatrices concernant la structure de gouvernance, et une présentation solide de la propriété intellectuelle et des plans de communication.

Si cette proposition est retenue comme CCI, les aspects suivants pourraient avoir besoin d'être approfondis :

– fonctionnement sans difficultés de la CCI, qui se base sur un accord relatif à une compréhension et une vision communes, et avec un fort engagement financier des partenaires

– la participation des organismes publics (par exemple : risque d'influences politiques susceptibles de devenir un obstacle au développement des activités)

– création d'entreprises et leur développement

– évaluation des effets de multiplication sur l'économie."

L'IET a expliqué que la participation d'entités publiques était mentionnée comme n'étant que l'un des aspects qui pourraient avoir besoin d'être approfondis si la proposition venait à être sélectionnée en tant que CCI. Par conséquent, il ne s'agissait pas d'un facteur d'évaluation. En effet, la participation des entités publiques n'a pas empêché la proposition I'Cities de figurer parmi les cinq meilleures propositions dans son domaine prioritaire et de passer à l'étape suivante de l'évaluation.

(4) Étape 2 – Évaluation de l'engagement, de la capacité et des atouts combinés des partenaires impliqués

La partie C des propositions a été évaluée eu égard aux critères suivants :

• Gestion, gouvernance et organisation du partenariat et de la co-implantation, couvrant également les aspects financiers et juridiques de la CCI :

- adéquation de la structure juridique et financière : la proposition doit démontrer que la structure soutient pleinement les objectifs de la CCI,

- pertinence de l'organisation et de la gestion, y compris les profils des acteurs clés et l'engagement vis-à-vis du calendrier afin de permettre à la CCI de fonctionner comme une entité intégrée,

- mesure dans laquelle la structure de gouvernance permet de prendre des décisions claires et en temps opportun au sein de la CCI,

• Les atouts combinés des partenaires

- atouts de la CCI en termes de compétences et de capacité des partenaires dans les domaines de l'enseignement supérieur, la recherche, l'innovation et l'esprit d'entreprise,

- atouts et historique de l'expérience actuelle des partenaires dans la chaîne d'innovation,

- engagement des partenaires pour intégrer des activités et des ressources au sein de la CCI,

- cohérence de la collaboration des partenaires afin de former une chaîne d'innovation de niveau international établissant un lien étroit entre toutes les activités, de l'éducation à l'impact économique et sociétal.

À la fin de l'étape 2, le jury a préparé un rapport d'évaluation pour chaque proposition, en combinant les résultats des phases précédentes, la note finale étant la somme des points obtenus aux étapes 1 et 2. Les trois propositions ayant obtenu les meilleures notes de la part de chaque jury ont été examinées par le jury final. La proposition I'Cities ne faisait pas partie de ces trois propositions.

(5) Évaluation par un jury final

Un jury final a examiné les trois meilleures propositions dans chaque domaine prioritaire ainsi que les rapports d'évaluation correspondants. Le jury final était invité à :

– ajuster, le cas échéant, les notes finales pour garantir la cohérence entre les trois jurys des domaines prioritaires ;

– soumettre des recommandations concernant le choix des CCI désignées ;

– soumettre des recommandations concernant la façon dont les propositions retenues devaient être améliorées ou renforcées.

À l'issue de cette étape, le jury devait préparer un rapport à l'intention du comité directeur de l'IET.

9. L'IET a conclu que la participation des entités publiques était considérée comme un aspect positif de la proposition I'Cities. La référence à la participation d'entités publiques faisait partie des commentaires généraux formulés au cours de l'étape 1. L'IET a souligné que ces commentaires n'ont pas empêché la proposition I'Cities de passer à l'étape 2 du processus d'évaluation. L'IET a dès lors considéré qu'il y avait lieu de clore l'affaire.

10. Dans ses observations, la plaignante a constaté une contradiction entre deux affirmations de l'IET à propos de l'évaluation de la proposition I'Cities. L'IET a tout d'abord affirmé que la participation d'entités publiques constituait un aspect positif. Il a ensuite indiqué que cette participation présentait un risque d'influences politiques "susceptibles de devenir un obstacle au développement des activités". La plaignante a conclu que la participation d'entités publiques n'était pas considérée comme un aspect positif. Contrairement à l'affirmation de l'IET, la plaignante estimait que cet aspect avait été pris en considération au cours de l'étape 2 du processus d'évaluation (lorsque la proposition I'Cities a été rejetée).

11. La plaignante a également constaté que, dans sa réponse, l'IET ne faisait aucune référence à l'observation formulée par le comité de recours : "À la lumière de ce qui précède, le comité considère que la "participation des autorités publiques" n'était pas un facteur déterminant d'exclusion de la proposition." Cette observation montre que la participation d'entités publiques était considérée comme un facteur négatif. La plaignante a indiqué que considérer que la participation d'entités publiques présentait un risque d'influences politiques susceptibles d'entraver le développement des activités allait à l'encontre de droits et de principes fondamentaux.

L'analyse du Médiateur

12. Après un examen minutieux du résumé du rapport d'évaluation, de la décision du comité de recours et de l'avis de l'IET, le Médiateur estime que l'IET a considéré que la proposition I'Cities était une bonne proposition et que la participation d'entités publiques constituait un facteur positif. Son opinion se fonde en particulier sur les observations suivantes, formulées dans le résumé du rapport d'évaluation :

"La forte implication des institutions publiques pourrait être favorable".

"C'est une proposition forte, avec un niveau élevé de cohérence et d'engagement par le vaste éventail des partenaires concernés. Il y a plusieurs idées novatrices concernant la structure de gouvernance, et une présentation solide de la propriété intellectuelle et des plans de communication".

Le Médiateur prend également acte du commentaire suivant, formulé par le comité de recours : "Les évaluateurs considèrent la présence d'organismes publics comme un aspect positif de la proposition...".

Enfin, dans son avis, l'IET a indiqué ce qui suit :

"Il est clair que la proposition I'Cities n'a pas été rejetée en raison de la participation d'entités publiques."

"S'agissant de l'étape 1, les experts ont émis un avis positif sur la proposition I'Cities".

13. L'opinion du Médiateur, selon laquelle la proposition I'Cities a été considérée comme un facteur positif, est confirmée par le fait que la participation d'entités publiques avait été examinée au cours de l'étape 1 de la procédure d'évaluation, que la proposition de la plaignante a passée. En effet, elle figurait parmi les cinq propositions ayant obtenu les meilleures notes.

14. La plaignante affirme que la participation d'entités publiques a été considérée de manière négative au cours de l'étape 2 de la procédure d'évaluation. Le Médiateur ne trouve aucun élément dans le résumé du rapport d'évaluation qui permettrait de confirmer ce point de vue. Au cours de l'étape 2 de la procédure, aucune référence n'a été faite aux entités publiques.

15. Le Médiateur conclut donc qu’en l'espèce, il n’y a pas eu mauvaise administration. Il ne peut dès lors être donné suite à la demande afférente.

16. Toutefois, le Médiateur reconnaît que certaines déclarations du jury composé d'experts et du comité de recours étaient mal formulées et ont dès lors pu être mal interprétées.

17. Le résumé du rapport d'évaluation indique ce qui suit :

"Si cette proposition est retenue comme CCI, les aspects suivants pourraient avoir besoin d'être approfondis :

– fonctionnement sans difficultés de la CCI, qui se base sur un accord relatif à une compréhension et une vision communes, et avec un fort engagement financier des partenaires

– la participation des organismes publics (par exemple : risque d'influences politiques susceptibles de devenir un obstacle au développement des activités)

– création d'entreprises et leur développement

– évaluation des effets de multiplication sur l'économie."

Le Médiateur comprend que l'intention du jury composé d'experts, lorsqu'il a établi cette liste, était d'attirer l'attention sur 1) les aspects positifs du projet et 2) la manière dont ces aspects positifs pourraient être davantage renforcés[2]. En somme, l'affirmation précitée ne peut s'entendre que comme un encouragement à renforcer la participation d'entités publiques. Elle n'était pas censée dénoncer la participation d'entités publiques et n'aurait pas due être entendue comme telle.

18. Toutefois, dans sa décision, le comité de recours indique que : "le comité considère que "la participation des autorités publiques" n'était pas un facteur déterminant d'exclusion de la proposition". Cette affirmation mal formulée a conduit la plaignante à penser que, même si la participation d'entités publiques ne constituait pas un facteur déterminant pour exclure la proposition, elle n'était pas non plus considérée comme un facteur positif d'évaluation de la proposition. Le Médiateur conclut que la notification adressée à la plaignante était peu satisfaisante et a amené celle-ci à penser que sa proposition a été rejetée en raison de la participation d'entités publiques. Conformément au Code européen de bonne conduite administrative, les informations communiquées par des institutions doivent être claires et compréhensibles[3]. Le Médiateur formulera donc une remarque complémentaire ci-dessous.

B. Les conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur classe l'affaire en formulant la conclusion suivante :

Il n'y a pas eu mauvaise administration de la part de l'IET en ce qui concerne l'allégation et la demande afférente.

La plaignante et l'IET seront informés de cette décision.

Remarque complémentaire

Le Médiateur attire l'attention de l'IET sur la nécessité de fournir des informations précises, claires et compréhensibles sur les raisons pour lesquelles les offres sont rejetées.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg le 8 septembre 2011

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[1] Règlement (CE) n° 294/2008 du Parlement européen et du Conseil du 11 mars 2008 portant création de l'Institut européen d'innovation et de technologie, JO 2008 L 97, p. 1-12.

[2] Par exemple, il serait dénué de sens de considérer que, lorsqu'il a fait figurer parmi les aspects qui auraient besoin d'être approfondis, le "fonctionnement sans difficultés de la CCI" (premier aspect) et la "création d'entreprises et leur développement" (troisième aspect), le jury composé d'experts a estimé que ces aspects devaient être dénoncés.

[3] Article 22 du Code européen de bonne conduite administrative : "Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonctionnaire fournit des renseignements aux membres du public qui le demandent. Le cas échéant, il donne des conseils sur la façon d'engager une procédure administrative dans son domaine de compétence. Il veille à ce que les renseignements communiqués soient clairs et compréhensibles."