2013 m. gruodžio 6 d., Strasbūras

Agentūros vizitas OI/7/2013/EIS – Vizitas į Europos lyčių lygybės institutą (EIGE)

Gerb. B. Langbakk,

2011 m. gegužės mėn. Europos ombudsmenas pradėjo vizitų į ES agentūras programą, siekdamas nustatyti ir skleisti geriausią patirtį, susijusią su jų santykiais su piliečiais. Mano pirmtakas N. Diamandouros iš pradžių surengė tris bandomuosius vizitus į ES agentūras Jungtinėje Karalystėje, t. y. Europos bankininkystės instituciją, Europos vaistų agentūrą ir Europos policijos koledžą. Vėliau, 2011 m. birželio 1 d., jis susitiko su visų ES agentūrų vadovais Briuselyje ir turėjo galimybę išsamiau susipažinti su šia iniciatyva. Informaciją apie visus ankstesnius ombudsmeno vizitus į ES agentūras galima rasti šiame mano svetainės puslapyje:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

2013 m. gruodžio 13 d. būsiu Vilniuje ir norėčiau pasinaudoti šia proga aplankyti EIGE ir susitikti su atitinkamais Instituto vadovų komandos nariais. Atsižvelgiant į tokio vizito pobūdį, atrodo tikslinga kreiptis į Jus kaip į EIGE direktorių. Siekdamas padėti jums pasirengti tam, kas, mano įsitikinimu, bus naudingas ir konstruktyvus pasikeitimas nuomonėmis, prie šio laiško pridedu priedą, kuriame pateikiamas a) mūsų posėdžio programos projektas ir b) informacija, susijusi su tokio vizito procedūriniais aspektais.

Atkreipiu dėmesį į tai, kad po neoficialių mūsų biurų kontaktų 2013 m. gruodžio 13 d., penktadienį (14.30–17.00 val.), buvo susitarta dėl abiem pusėms patogios mūsų posėdžio, kuriame, kaip suprantu, atstovausite EIGE vadovybei, datos.

Vizito į EIGE metu mane lydės teisės pareigūnė Eija Salonen, kuri bus kontaktinis asmuo mūsų posėdžio organizaciniais klausimais. Jos kontaktiniai duomenys: eija.salonen@ombudsman.europa.eu, tel. +33 3 88 17 24 29. Iš neoficialių mūsų biurų kontaktų taip pat suprantu, kad jūsų agentūros atstovas Luigi Sandrin bus kontaktinis asmuo EIGE, kuris palaikys ryšius su M. Salonen dėl visų būtinų parengiamųjų darbų.

Atkreipiame dėmesį į tai, kad po mūsų posėdžio taip pat norėčiau susitikti su EIGE Personalo komitetu. Tai daroma atsižvelgiant į Agentūros personalo komitetų asamblėjos (AASC) prašymą sistemingai susitikti su ES agentūrų, kuriose lankausi, personalo komitetais.

Norėčiau dar kartą padėkoti, kad sutikote surengti šį vizitą, ir nekantriai laukiu susitikimo su jumis ir jūsų kolegomis bei bendradarbiavimo su jumis visais, nes esu tikras, kad tai bus vaisingi pasikeitimai nuomonėmis įvairiais klausimais, įtrauktais į mūsų posėdžio darbotvarkės projektą. Taip pat norėčiau iš anksto padėkoti EIGE vadovybei už tai, kad organizavo praktinius mano susitikimo su Agentūros personalo komitetu aspektus.

Nuoširdžiai Jūsų,

Emily O'Reilly

Priedas. 1

PRIEDAS. Vizito procedūriniai aspektai ir darbotvarkės projektas

Dėl procedūrinių aspektų

Europos ombudsmenės vizitai oficialiai vykdomi remiantis jos kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva. Todėl korespondencijai, susijusiai su šiuo vizitu, bus suteiktas registracijos numeris tokiems savo iniciatyva atliekamiems tyrimams (OI/7/2013/EIS). Ombudsmenas būtų dėkingas, jei EIGE galėtų nurodyti šį nuorodos numerį savo korespondencijoje, susijusioje su vizitu.

Tyrimas savo iniciatyva, be kita ko, reiškia, kad tokiems tyrimams taikomos įprastos procedūrinės garantijos. Tai, be kita ko, agentūros teisė prašyti Europos ombudsmeno konfidencialiai tvarkyti informaciją ir dokumentus (žr. ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 5.1, 5.2 ir 14.2 straipsnius):  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ombudsmenė ne tik informuoja agentūrą, kurioje bus lankomasi, apie klausimus, kuriuos ji ketina iškelti, bet ir gali paprašyti jos iš anksto pateikti tam tikrą svarbią informaciją ir (arba) dokumentus.

Po kiekvieno vizito ombudsmenas raštu informuos agentūrą apie savo išvadas. Jei ji pateiks konkrečių pasiūlymų, ji paprastai paprašys agentūros informuoti ją apie tolesnius veiksmus, kurių ji siūlo imtis. Priklausomai nuo agentūros atsakymo, ombudsmenas arba apsvarstys galimybę užbaigti tyrimą, arba imsis tolesnių veiksmų, pavyzdžiui, paskelbs oficialias rekomendacijas.

Prašytume atkreipti dėmesį į tai, kad šio vizito parengiamasis raštas ir šis priedas bus paskelbti Europos ombudsmeno interneto svetainėje. Jei po apsilankymo ombudsmenė nusprendžia teikti pasiūlymus Agentūrai, tame puslapyje taip pat skelbiamas pranešimas, kuriame pateikiami tokie pasiūlymai, Agentūros atsakymas, bet kokia tolesnė korespondencija ir ombudsmeno galutinės rašytinės išvados. Šie mainai bus skelbiami šiame ombudsmeno interneto svetainės puslapyje: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Dėl darbotvarkės klausimų

 Kalbant apie 2013 m. gruodžio 13 d. vizito turinį, Europos ombudsmenas norėtų aptarti šias temas:

• viešųjų paslaugų principai;
• pradiniai EIGE ryšiai su visuomene;
• Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė ;
• įdarbinimas;
• konkursai ir sutartys;
• Interesų konfliktai; ir
• Informavimas apie pažeidimus.

Konkretūs klausimai, kuriuos ombudsmenas norėtų nagrinėti pagal kiekvieną temą, yra šie:

1. Viešųjų paslaugų principai

2012 m. liepos 10 d. ombudsmenas informavo EIGE apie paskelbtus penkis viešosios tarnybos principus, kuriais turėtų būti vadovaujamasi ES tarnautojų veikloje. Man būtų įdomu sužinoti, ar Agentūra ėmėsi arba planuoja imtis veiksmų siekdama užtikrinti, kad a) visi jos darbuotojai būtų informuoti apie principus ir b) šie principai būtų paskelbti jos interneto svetainėje, kad visuomenė būtų informuota, jog Agentūra jų laikosi.

2. Pirmieji kontaktai su visuomene

Viena iš pagrindinių ombudsmeno užduočių – užtikrinti, kad ES administracija būtų atvira, paslaugi ir veiksmingai tvarkytų ryšius su piliečiais. Atitinkami pagrindiniai principai nustatyti Europos gero administracinio elgesio kodekse (angl. ECGAB). Šis klausimas tebėra svarbus mūsų kasdieniame darbe, o tai rodo, kad ES administracija vis dar susiduria su tam tikrais iššūkiais šioje srityje. Prireikus Europos ombudsmenas stengiasi greitai išspręsti skundus, susijusius su skundais dėl piliečių pradinių ryšių su administracija. Paprastai tai reiškia, kad mano tarnybos susisiekia su atitinkamu asmeniu telefonu.

Suprantu, kad 2008 m. spalio mėn. Lisabonoje vykusiame agentūrų vadovų susitikime visos ES agentūros sutarpriimti EBVPT. Taip pat būčiau dėkingas, jei sužinotumėte daugiau apie tai, kaip EIGE užtikrina, kad EIGE darbuotojai laikytųsi Kodekse nustatytų principų. Nepavyko rasti nuorodų į šį klausimą EIGE interneto svetainėje, kuri prieinama anglų ir lietuvių kalbomis, todėl būčiau dėkingas už pristatymą šiuo klausimu. Taip pat norėčiau sužinoti, ar EIGE ketina pagrindines savo interneto svetainės dalis skelbti kitomis oficialiosiomis ES kalbomis.

3. Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė

Europos ombudsmenas taip pat teikia pirmenybę skaidrumo skatinimui ir atskaitomybės didinimui ES administracijoje. Šis reikalavimas, be kita ko, atsispindi ES teisės aktuose dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kuriuose ombudsmenas aiškiai minimas kaip peržiūros institucija. Tai taip pat atsispindi plačiuose ombudsmeno tyrimo įgaliojimuose, kurie suteikia mums galimybę nuodugniai išsiaiškinti mūsų tyrimuose iškeltus faktus ir klausimus.

Todėl būčiau dėkingas, jei daugiau sužinotumėte šiais klausimais:

a) Atkreipiu dėmesį, kad EIGE interneto svetainėje yra dokumentas "Politika dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais Europos lyčių lygybės institute". Politikoje daroma aiški nuoroda į Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001 ^[1] dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais ir nurodoma, kokia tvarka institutas įgyvendina tą reglamentą. Tačiau būčiau dėkingas, jei sužinotumėte, kaip EIGE praktiškai nagrinėja prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais. Kokios yra jos taisyklės, gairės ir (arba) praktinė tokių prašymų nagrinėjimo tvarka? Pateikite pavyzdžių, pavyzdžiui, pagrindinę korespondenciją Agentūrai tvarkant tris paskutines paraiškas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, nagrinėjamas pagal atitinkamas EIGE taisykles ir (arba) Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001. (Šiuose pavyzdžiuose pateiktų EIGE sprendimų esmė nebus nagrinėjama, nes tai nėra šio vizito tikslas.)

b) Ar EIGE rengia metinę ataskaitą (vidaus ar išorės) apie tai, kaip jis tvarko visuomenės teisę susipažinti su dokumentais?

c) Ar EIGE tvarko arba ketina tvarkyti viešąjį registrą, kaip apibrėžta Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 11 straipsnyje?

d) EIGE tvarko daug informacijos ir duomenų. Jos interneto svetainė yra patogi naudoti ir joje pateikiama daug duomenų, leidinių ir informacijos, susijusios su pagrindine EIGE veikla. Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 griežtai taikomas tik „dokumentams“. Kaip EIGE nagrinėja prašymus pateikti informaciją? Pateikite mums informaciją apie naudotojų ir suinteresuotųjų subjektų atsiliepimus apie EIGE paslaugas, susijusias su prieiga prie informacijos.

4. Atranka ir įdarbinimas

Sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo turinio atžvilgiu ombudsmenas laikosi panašaus požiūrio kaip ir ES teismai. Tai, be kita ko, reiškia, kad ji pripažįsta labai didelę administracijos diskreciją atrenkant savo darbuotojus.

Kalbant apie atrankos ir įdarbinimo procedūrinius aspektus, ombudsmenas labai aktyviai dirbo, kad padidintų ES įdarbinimo skaidrumą. Pavyzdžiui, dėl to padidėjo atrankos komisijų narių vardų ir pavardžių skaidrumas ir parengti išsamesni vertinimo lapai, kuriuose kandidatams pateikiama daugiau informacijos apie tai, kaip jie buvo vertinami.

Atkreipiu dėmesį į tai, kad EIGE savo interneto svetainėje paskelbė tam tikrą informaciją ir DUK skirsnį [2], susijusį su jo organizuojamomis atrankos procedūromis. Būčiau dėkingas, jei papildomai paaiškintumėte šiuos klausimus:

a) Kaip EIGE užtikrina veiksmingą bendravimą su kandidatais per atrankos procedūras dėl jų paraiškų statuso ir (arba) atrankos procedūros rezultatų?

b) Ar kandidatams žinomos atrankos komisijos narių pavardės? Kokiu mastu EIGE suteikia kandidatams galimybę susipažinti su jų paraiškų vertinimais?

c) Kokiu mastu EIGE ieško greitesnių ir ne tokių formalių priemonių ginčams dėl sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo spręsti, kaip numatyta Tarnybos nuostatų 90 straipsnyje?

d) Ar EIGE savo korespondencijoje sistemingai informuoja kandidatus, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui, kaip numatyta ECGAB 19 straipsnyje?

5. Pasiūlymai ir sutartys

Peržiūros lygmeniu ginčus, susijusius su sprendimais dėl konkurso ir sutartiniais santykiais, dažniausiai nagrinėja teismai. Tačiau per daugelį metų didelė ombudsmeno bylų dalis taip pat buvo susijusi su šiomis sritimis. Kalbant apie pasiūlymus, ombudsmenas semiasi įkvėpimo iš Audito Rūmų požiūrio, t. y. pripažinti didelę administracijos veiksmų laisvę vertinant esminius pasiūlymų aspektus, kartu atidžiai tikrinant, ar ji tinkamai ir tinkamai motyvavo savo sprendimus ir ar ji tinkamai paisė taikomų procedūrų ir teisių į informaciją. Kiek tai susiję su sutartiniais ginčais, ombudsmenas pats nevertina, ar buvo pažeista sutartis. Tačiau jis nuodugniai išnagrinėja, ar administracija tinkamai motyvavo savo poziciją, taip pat nagrinėja administracinių veiksmų ar neveikimo sąžiningumą.

Atkreipiu dėmesį į tai, kad EIGE interneto svetainėje yra skyrius „Viešieji pirkimai“. Taip pat labai teigiamai vertintina tai, kad EIGE metinių ataskaitų prieduose pateikiama išsami informacija apie Agentūros kasmet sudaromas sutartis. Šiuo atžvilgiu mano klausimai yra šie:

a) Kaip EIGE sprendžia ginčus, susijusius su konkursais ir sutartimis?

b) Ar konkurso dalyviams ir rangovams pranešta, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui?

6. Interesų konfliktai

Interesų konfliktų vengimas yra svarbus antrojo viešųjų paslaugų principo aspektas: vientisumas. Interesų konfliktai kyla, kai viešojo administravimo srityje dirbantys asmenys gali būti laikomi turinčiais netinkamą asmeninį interesą jų nagrinėjamame reikale. Tokie konfliktai turi būti tinkamai sprendžiami, kad būtų užtikrintas objektyvus sprendimų priėmimas ir padidintas visuomenės pasitikėjimas administracija. Pastarojo meto įvykiai ir atvejai rodo, kad ES administracija akivaizdžiai nepasitiki visišku visuomenės pasitikėjimu šiuo klausimu.

Man būtų įdomu sužinoti, kokios konkrečios priemonės taikomos EIGE siekiant išvengti interesų konfliktų šiose srityse:

a) Darbuotojų, įskaitant vyresniuosius darbuotojus, įdarbinimas

b) Dabartiniai ir buvę darbuotojai, visų pirma susiję su išorės veikla jų tarnybos EIGE metu ir po jos (žr., pavyzdžiui, Tarnybos nuostatų 11, 11a, 12b ir 16 straipsnius).

7. Informavimas apie pažeidimus

Tarnybos nuostatų 22a ir 22b straipsniai paprastai vadinami informatorių nuostatomis. Šių nuostatų struktūra yra dvejopa: a) pareiga pranešti apie rimtus pažeidimus savo institucijai arba, tam tikromis sąlygomis, OLAF ir b) teisė taip pat pranešti apie tai tam tikrų kitų ES institucijų pareigūnams, jei laikomasi konkrečių reikalavimų [3]. ir 22b straipsniuose apibrėžiamos aplinkybės, kuriomis pranešėjai yra apsaugoti nuo institucijos, kurioje jie dirba, atsakomųjų veiksmų. Pagal 22a straipsnį atitinkamai institucijai neleidžiama imtis veiksmų informaciją atskleidusio pareigūno nenaudai, jeigu jis veikė pagrįstai ir sąžiningai. 22b straipsniu ši apsauga išplečiama pareigūnui, kuris toliau atskleidžia informaciją vienam ar daugiau iš penkių jame nurodytų pareigūnų, t. y. Europos Parlamento, Komisijos, Tarybos, Audito Rūmų pirmininkams arba Europos ombudsmenui.

Būčiau dėkingas, jei EIGE pateiktų informaciją apie bet kokią vidaus informavimo apie pažeidimus tvarką ir apie bet kokią su informatoriais susijusią patirtį.