ES administracija, taikydama įvairias įdarbinimo procedūras, kasmet įdarbina šimtus darbuotojų. Šios procedūros turi atitikti tam tikras taisykles ir gero administravimo principus.

Įdarbinimo procedūrose paprastai dalyvauja atrankos komisija, atsakinga už kandidatų vertinimą ir galutinio įdarbinimui tinkamų kandidatų sąrašo sudarymą. Atrankos komisijos savo darbe privalo laikytis atrankos kriterijų, tačiau turi didelę diskreciją vertinti kandidatų kvalifikaciją ir profesinę patirtį pagal šiuos kriterijus. Šias procedūras reglamentuojančios taisyklės paprastai išdėstomos pranešime apie laisvą darbo vietą arba pranešime apie procedūrą.

Ombudsmenės vaidmuo įdarbinimo bylose iš esmės yra patikrinti, ar atrankos komisija nepadarė akivaizdžios vertinimo klaidos ar procedūrinių trūkumų. Tai reiškia, kad ombudsmenė iš naujo nevertins paraiškos ar kandidato rezultatų testo ar pokalbio metu. Tačiau ombudsmenė gali gauti paaiškinimus apie tai, kaip atrankos komisija įvertino paraišką arba kandidato rezultatus, kad užtikrintų, jog procedūra buvo atlikta tinkamai.

Prieš kreipdamasis į ombudsmenę kandidatas pirmiausia turi pasinaudoti pranešime nurodytomis teisių gynimo priemonėmis ir suteikti administracijai pakankamai laiko atsakyti.