Lo sfondo dell'inchiesta

1. Nel maggio 2011 il Mediatore europeo ha avviato un programma di visite presso le agenzie dell'UE con l'obiettivo di promuovere la buona amministrazione e la condivisione delle migliori pratiche tra queste entità dell'UE. Tali visite sono effettuate formalmente sulla base della competenza del Mediatore a condurre indagini di propria iniziativa a norma dell'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea. Essi offrono al Mediatore e alle agenzie l'opportunità di avviare un dialogo costruttivo al fine di coltivare e rafforzare una cultura amministrativa del servizio ai cittadini [1].

2.  Il Cedefop è stato istituito dal regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio, del 10 febbraio 1975, relativo all'istituzione di un Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale [2], modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 2051/2004 del Consiglio [3]. La sua missione è sostenere lo sviluppo delle politiche europee in materia di istruzione e formazione professionale (IFP) e contribuire alla loro attuazione.

3. Il Mediatore ha visitato il Cedefop il 22 febbraio 2012.

Oggetto dell'indagine

4.  L'incontro con la direzione del Cedefop si è concentrato sulle seguenti questioni:

• Rispettare il codice di buona condotta amministrativa e gli standard etici
• Trasparenza, dialogo e responsabilità
• Selezione e assunzione
• Offerte
• Conflitti di interessi
• L'assenza di un comitato del personale

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore a seguito della sua visita al Cedefop

5. Il 27 aprile 2012 il Mediatore ha inviato al Cedefop una relazione contenente i risultati della visita e i seguenti suggerimenti [4]:

a) Oltre all'impegno di creare una pagina dedicata alle richieste di accesso ai documenti e di elaborare una relazione annuale sul trattamento di tali richieste, il Cedefop potrebbe prendere in considerazione l'adozione di procedure formali per trattare le richieste di accesso ai documenti. Tali procedure dovrebbero comprendere sia le richieste iniziali che le domande di conferma. In tal modo il Cedefop sarebbe in grado di rispettare i termini stabiliti nel regolamento (CE) n. 1049/2001. La partecipazione del consulente legale al trattamento delle richieste di accesso ai documenti sarebbe la più appropriata e consigliabile. Il Mediatore ha aggiunto che sarebbe lieto di assistere il Cedefop nel fornire ulteriore formazione sull'accesso ai documenti e sull'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

b) Il Mediatore ha incoraggiato il Cedefop a mettere a disposizione almeno la homepage del suo sito web, nonché informazioni sulle sue funzioni e sulla sua politica linguistica, in tutte le 23 lingue del trattato. Salutando i cittadini che visitano il sito nella loro lingua e spiegando loro le sue funzioni, il Cedefop dimostrerebbe chiaramente di riconoscere che tutti i cittadini dell'Unione europea hanno un interesse legittimo nel suo lavoro.

c) Al fine di migliorare ulteriormente le informazioni fornite ai candidati nelle procedure di selezione, il Mediatore ha incoraggiato il Cedefop a informare i candidati di tutte le possibilità di cui dispongono per impugnare una decisione che li esclude da un concorso. Le possibilità di ricorso esterno sono il diritto di presentare una denuncia al Mediatore e il diritto di proporre un ricorso di annullamento dinanzi ai giudici dell'UE.

d) Il Mediatore ha suggerito al Cedefop di riconsiderare la sua posizione in merito alla divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice. 

e) Il Cedefop potrebbe prendere in considerazione la possibilità di informare gli offerenti della possibilità di presentare ricorso presentando una denuncia al Mediatore.

f) Il Mediatore ha incoraggiato il Cedefop ad adottare tutte le misure necessarie per garantire che un comitato del personale sia eletto per rappresentare gli interessi del personale.

Seguito dato dal Cedefop ai suggerimenti del Mediatore

6. Il 18 luglio 2012 il Cedefop ha trasmesso il suo piano d'azione di follow-up sui suggerimenti del Mediatore. Il Cedefop ha informato il Mediatore che intendeva creare nel suo sito web una sezione dedicata per le richieste di accesso ai documenti. La pagina web, che sarà disponibile in inglese, tedesco e francese, fornirà un accesso immediato ai "documenti più richiesti" del Cedefop e comprenderà un modulo di richiesta da utilizzare nei casi in cui il documento richiesto non sia disponibile online. Le richieste che richiedono una consulenza legale per ricevere una risposta saranno inoltrate al consulente legale. L’Agenzia si è inoltre impegnata a pubblicare una relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso ai documenti. Il Cedefop ha informato il Mediatore che, a partire dall'agosto 2012, intendeva mettere a disposizione in inglese, tedesco e francese le informazioni statiche del suo sito web ufficiale, quali le informazioni sulla sua missione e sui suoi principali settori di attività, nonché il menu di navigazione. Nel quadro di una potenziale migrazione verso una nuova soluzione tecnologica per il suo portale web, si è inoltre impegnata a valutare la possibilità di disporre di un sito web multilingue che fornisca informazioni nelle 23 lingue ufficiali. Tuttavia, a causa dei vincoli di bilancio, questo progetto non ha potuto iniziare prima del 2014. Il Cedefop ha aggiunto che dal luglio 2012 ha iniziato a informare sia i candidati nelle procedure di selezione che gli offerenti non selezionati del loro diritto di presentare una denuncia al Mediatore e una dichiarazione in tal senso è ora inclusa in tutti i documenti e le comunicazioni pertinenti. Il Cedefop ha mantenuto la sua posizione di non divulgare i nomi dei membri della commissione giudicatrice. Infine, ha informato il Mediatore che, in seguito alle elezioni, un nuovo comitato del personale ha assunto le proprie responsabilità il 12 giugno 2012.

Analisi e conclusioni del Mediatore

Valutazione del Mediatore che ha portato a un progetto di raccomandazione

7. Il Mediatore ha accolto con favore l'approccio costruttivo del Cedefop e la volontà di attuare la maggior parte dei suoi suggerimenti. In particolare, si compiace del fatto che il Cedefop abbia già attuato i suoi suggerimenti per quanto riguarda la fornitura di informazioni agli offerenti e ai candidati nelle procedure di selezione del personale. A tale riguardo, ha osservato che gli avvisi di posto vacante pubblicati di recente sul sito web del Cedefop contenevano informazioni sulla possibilità di presentare una denuncia al Mediatore, sotto il titolo "Procedure di ricorso". Egli ha espresso la convinzione che informazioni analoghe siano incluse nelle lettere inviate agli offerenti non selezionati.

8.  Il Mediatore ha inoltre accolto con favore l'approccio proattivo del Cedefop per quanto riguarda l'accesso ai documenti. Come il Mediatore ha ripetutamente sottolineato, una buona amministrazione richiede che il diritto di accesso del pubblico ai documenti sia inteso come connesso non solo alla necessità per le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE di trattare correttamente le richieste di accesso del pubblico ai documenti, ma anche all'obbligo che le informazioni e i documenti siano prontamente messi a disposizione del pubblico in modo proattivo [5]. L'impegno del Cedefop a fornire un accesso diretto a una serie di documenti identificati come di interesse per il pubblico è stato accolto con grande favore. 

9. Il Mediatore si è inoltre compiaciuto degli impegni assunti dal Cedefop per quanto riguarda la sua politica linguistica. È stato rincuorato dagli sforzi compiuti dall'Agenzia per rendere disponibile la homepage del suo sito web in tutte le 23 lingue ufficiali. Il Mediatore ritiene che, per quanto riguarda la comunicazione esterna delle istituzioni europee con i cittadini, sarebbe auspicabile che il materiale destinato a tal fine fosse pubblicato in tutte le lingue ufficiali. Affinché tale comunicazione esterna sia efficace, è necessario che i cittadini comprendano le informazioni fornite loro dalle istituzioni [6].  

10. Inoltre, poiché ritiene estremamente importante il ruolo svolto dai comitati del personale quale principale canale formale di comunicazione tra la direzione e il personale, il Mediatore ha accolto con favore la notizia dell'elezione di un comitato del personale.

11. Per quanto riguarda la divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice, durante la visita del Mediatore il Cedefop ha sostenuto che la mancata divulgazione mira a proteggere i membri della commissione giudicatrice da pressioni esterne. Ha chiesto al Mediatore di tenere conto delle dimensioni ridotte dell'agenzia e della sua ubicazione. Ha osservato che i membri del suo personale esiterebbero a partecipare alle commissioni giudicatrici se i loro nomi fossero resi noti.

12. Nella sua relazione del 27 aprile 2012 a seguito della visita, il Mediatore ha esaminato attentamente tali argomentazioni e ha risposto come segue.

"31. Per quanto riguarda la politica del Cedefop di non divulgare i nomi dei membri delle sue commissioni giudicatrici, il Mediatore ricorda che, secondo una giurisprudenza consolidata, il segreto relativo alle deliberazioni e ai lavori delle commissioni giudicatrici è stato introdotto al fine di garantire l'indipendenza di tali commissioni e l'obiettività dei loro lavori, proteggendole da qualsiasi interferenza e pressione esterna [7].  Il rispetto di tale segreto osta pertanto alla divulgazione dei pareri adottati dai singoli membri delle commissioni giudicatrici. Il Mediatore ha sempre ritenuto che il diritto di mantenere segrete le opinioni individuali dei membri della commissione giudicatrice non equivalesse, tuttavia, a mantenere segreta la loro identità [8].

32. Il Mediatore osserva che le opinioni delle istituzioni in merito al corretto equilibrio tra l'apertura e le legittime esigenze di riservatezza nei lavori delle commissioni giudicatrici si sono evolute nella direzione di dare maggiore peso all'apertura [9]. Ricorda che sia l'EPSO che la Commissione hanno una prassi consolidata, in base alla quale divulgano i nomi dei membri della commissione giudicatrice. Secondo il Mediatore, tale pratica garantisce la trasparenza delle procedure di selezione, contribuisce a rafforzare e mantenere la fiducia del pubblico nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'UE e rassicura i candidati che la procedura di selezione non è stata viziata da conflitti di interesse.

13.  La risposta del Cedefop ai suggerimenti del Mediatore non ha affrontato i punti di cui sopra. L’Agenzia si è limitata a ribadire che preferisce non divulgare i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici.

14. Il Mediatore si è rammaricato della posizione adottata dall'Agenzia e ha ritenuto che, per quanto riguarda la questione della divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice, l'azione del Cedefop, vale a dire sia la mancata risposta alle argomentazioni formulate dal Mediatore su tale questione sia la risposta stessa, dimostrasse la riluttanza ad avviare un dialogo costruttivo con il Mediatore in modo da favorire e rafforzare una cultura amministrativa del servizio ai cittadini.

15. Il Mediatore, pertanto, ha ulteriormente esaminato la questione di merito e ha mantenuto l’analisi citata al precedente punto 12. Inoltre, il Mediatore ha sottolineato che ogni membro del pubblico che si occupa di un dipendente pubblico ha il diritto di conoscere il nome di tale dipendente pubblico. Ciò costituisce un principio fondamentale di buona amministrazione. Un'amministrazione senza volto e senza nome è alienante [10]. Inoltre, mantenere segrete le opinioni dei membri delle commissioni giudicatrici non equivale a mantenere segrete le loro identità [11]. Il primo protegge i membri delle commissioni giudicatrici dalle pressioni esterne, mentre il secondo contribuisce a creare un clima di segretezza e sfiducia.

16. Il Mediatore ha inoltre osservato che la divulgazione dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici comporta il trattamento di dati personali da parte dell'istituzione, dell'organo o dell'organismo dell'UE interessati e comporta pertanto l'applicabilità del regolamento (CE) n. 45/2001. Il Mediatore ritiene che la divulgazione dei nomi sarebbe compatibile con il diritto alla protezione dei dati, a condizione che l'istituzione interessata rispetti una serie di requisiti giuridici. Tra queste figurano i) l'adozione di una decisione che specifichi la base giuridica nonché la finalità e le modalità di tale divulgazione e ii) la garanzia della protezione dei diritti dell'interessato, compreso il diritto di ricevere in anticipo informazioni chiare e complete sulla divulgazione e il diritto di opporsi a norma dell'articolo 18 del regolamento [12].

17. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha presentato al Cedefop il seguente progetto di raccomandazione:

Al fine di garantire la trasparenza delle procedure di selezione, il Cedefop dovrebbe adottare una nuova politica che gli consenta di divulgare i nomi dei membri della commissione giudicatrice nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati.  

Le argomentazioni presentate al Mediatore dopo il suo progetto di raccomandazione

18. Il Cedefop ha osservato che la sua risposta iniziale alla proposta del Mediatore relativa alla divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice si basava su un fraintendimento del termine "divulgazione al pubblico"che intendeva correggere. Il Cedefop ha sostenuto di aver erroneamente inteso il concetto di divulgazione al pubblico come divulgazione sul suo sito web, piuttosto che come divulgazione a persone/candidati specifici che possono dimostrare la necessità di avere accesso a tali informazioni. Essa ha affermato che, pur essendo in disaccordo con una politica di divulgazione al pubblico dei nomi in qualsiasi momento (ex ante o ex post), essa esamina le richieste specifiche e individuali di divulgazione conformemente alla legislazione e alla giurisprudenza pertinenti. Ha aggiunto che la sua prassi consolidata nelle procedure di selezione è che i membri delle commissioni giudicatrici si presentino sempre ai candidati selezionati durante la fase del colloquio.

19. Il Cedefop ha inoltre spiegato i motivi che gli hanno impedito di accettare la raccomandazione del Mediatore. In primo luogo, essa ha fatto riferimento all’articolo 6 dell’allegato III dello Statuto. Il Cedefop ha ritenuto che la divulgazione al pubblico dei nomi dei membri della commissione giudicatrice li esporrebbe a pressioni esterne in modo analogo alla divulgazione delle singole valutazioni da essi adottate. Il Cedefop ha ritenuto che ciò sarebbe contrario all'obiettivo dell'articolo 6 dell'allegato III.

20. In secondo luogo, il Cedefop ha sostenuto che il suo rifiuto è giustificato dalla legislazione e dalla giurisprudenza in materia di protezione dei dati personali. Essa ha ritenuto che il termine «dati personali» comprendesse indubbiamente i nomi dei membri della commissione giudicatrice e che, pertanto, la loro divulgazione dovesse soddisfare le condizioni stabilite dai regolamenti 1049/2001 e 45/2001. A suo avviso, la divulgazione generale dei nomi dei membri della commissione giudicatrice non è suffragata dalla lettura congiunta della normativa sull'accesso del pubblico ai documenti, sulla protezione dei dati personali e sulla segretezza dei lavori delle commissioni giudicatrici. Secondo il Cedefop, in caso di adozione di una politica di divulgazione incondizionata dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici, sarebbe impossibile ponderare ad hoc i principi e gli interessi contrapposti. Inoltre, il Cedefop ha sostenuto che la normativa dell’Unione non stabilisce un obbligo assoluto di trasparenza né giustifica la divulgazione illimitata o illimitata di dati personali. Quando si invoca il principio di segretezza, la trasparenza può essere limitata o esclusa in base al principio secondo cui una norma speciale deroga alla regola generale (lex specialis derogat legi generali).

21. Il Cedefop ha aggiunto che le sue procedure di selezione non possono essere paragonate a quelle organizzate dall'EPSO o dalla Commissione. In considerazione delle sue dimensioni ridotte e del fatto che organizza procedure di selezione quando devono essere coperti posti specifici, la necessità di proteggersi dalla pressione è più imperativa che nel caso delle commissioni giudicatrici nominate dall'EPSO. Infine, il Cedefop ha osservato di aver istituito un sistema di controllo interno per garantire che i membri della commissione giudicatrice non siano soggetti a conflitti di interesse e che le loro valutazioni si basino su criteri oggettivi. A tal fine, tutti i membri delle commissioni giudicatrici sono informati dal capo delle risorse umane delle loro responsabilità e del loro obbligo di dichiarare i conflitti di interesse.

Valutazione del Mediatore dopo il suo progetto di raccomandazione

22. Il Mediatore chiarisce che sia il suo suggerimento a seguito della visita sia il suo progetto di raccomandazione al Cedefop riguardavano la questione della divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice ai candidati [13]. Non spetta al Mediatore indicare se tale divulgazione debba avvenire mediante una lettera o un messaggio di posta elettronica che informi tutti i candidati della composizione della commissione giudicatrice o pubblicando un elenco dei nomi dei membri della commissione giudicatrice sul sito web del Cedefop. Sebbene il Mediatore sostenga qualsiasi pratica che garantisca un elevato livello di trasparenza, il Cedefop dovrebbe decidere in merito a una politica che risponda meglio alle sue esigenze organizzative. Ciò detto, il Mediatore rileva tuttavia che l'attuale prassi del Cedefop di informare i candidati in merito all'identità dei membri della commissione giudicatrice durante la fase di colloquio non è un mezzo sufficiente e adeguato per garantire un elevato livello di trasparenza. In primo luogo, tale prassi esclude effettivamente che tutti i candidati che non sono stati convocati per un colloquio conoscano l’identità dei membri della commissione giudicatrice.  Inoltre, la sua adozione sembra essere guidata principalmente da considerazioni di cortesia piuttosto che dalla necessità di garantire la trasparenza nel processo di selezione. Dalla risposta del Cedefop al progetto di raccomandazione del Mediatore emerge che l'approccio dell'agenzia in materia di divulgazione rimane negativo. Il Mediatore non può che esprimere rammarico per l'insistenza del Cedefop nel mantenere segreti i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici.  Per le ragioni esposte nei paragrafi seguenti, egli non può accettare gli argomenti addotti dall'agenzia per giustificare la sua posizione.

23. Il Cedefop ha fatto ampio riferimento al principio della segretezza dei lavori della commissione giudicatrice. Il Mediatore osserva che l'allegato III dello statuto dei funzionari stabilisce le norme che disciplinano l'organizzazione e lo svolgimento dei concorsi. L'articolo 3 contiene norme dettagliate relative alla composizione delle commissioni giudicatrici [14], mentre l'articolo 6 garantisce la segretezza dei lavori della commissione giudicatrice [15]. Il Mediatore sottolinea che nessuna delle disposizioni di cui sopra prevede l'anonimato o la segretezza in relazione alla composizione della commissione giudicatrice. L'unica norma che il legislatore ha voluto espressamente includere nell'allegato III riguarda la segretezza dei lavori, introdotta al fine di "garantire l'indipendenza delle commissioni giudicatrici e l'obiettività dei loro lavori, proteggendole da qualsiasi interferenza e pressione esterna, sia che provengano dall'amministrazione comunitaria stessa, dai candidati interessati o da terzi"[16].

24. L'articolo 6 non introduce pertanto un principio generale di segretezza nelle procedure di selezione né una deroga generale al principio di trasparenza. Secondo il Mediatore, occorre distinguere tra la divulgazione delle opinioni espresse dai singoli membri di una commissione giudicatrice e qualsiasi altra informazione relativa a una procedura di selezione. Se è vero che le informazioni che potrebbero portare a divulgare le opinioni espresse dai singoli membri delle commissioni giudicatrici e a rivelare tutti gli elementi relativi alla valutazione individuale o comparativa dei candidati rientrano nell’ambito di applicazione dell’articolo 6 dell’allegato III, lo stesso non si applica a tutte le informazioni relative a una procedura di selezione, compresi i nomi dei membri della commissione giudicatrice.

25. Se è anche vero che la Corte di giustizia ha più volte statuito che tale disposizione può limitare o escludere l’accesso del pubblico ad alcuni documenti, tale giurisprudenza ha un ambito di applicazione molto specifico [17]. In tutti i casi in cui la Corte ha concluso che il principio di segretezza dei lavori delle commissioni giudicatrici prevaleva sul principio di trasparenza, i ricorrenti hanno cercato di ottenere l’accesso alle loro prove scritte corrette e ai moduli di valutazione compilati dalle commissioni giudicatrici. L’accesso a tali documenti non è tuttavia in discussione nell’ambito della presente inchiesta.

26. Il Cedefop ha sostenuto che la mancata divulgazione dei nomi ha lo stesso scopo di mantenere segreti i procedimenti, vale a dire proteggere le commissioni giudicatrici da pressioni e interferenze esterne. Il Mediatore ritiene che la nozione di pressione non possa essere invocata in termini generali e astratti. È necessario stabilire che la pressione esercitata su una commissione giudicatrice sarebbe mirata, reale, intensa ed efficace al punto da comprometterne gravemente l'indipendenza. Il Mediatore osserva che il Cedefop non ha dimostrato l'esistenza di tale rischio reale. Il fatto che esista un rischio ipotetico che alcuni membri di una commissione giudicatrice possano essere contattati in relazione a una procedura di selezione in corso non è sufficiente a imporre il segreto sui nomi dei membri delle commissioni giudicatrici, in particolare nei casi in cui possono essere istituiti meccanismi di salvaguardia più appropriati. Proteggere efficacemente l'indipendenza delle commissioni giudicatrici implica che l'agenzia dovrebbe mettere in atto le procedure e le garanzie necessarie per prevenire e affrontare con successo le interferenze e le pressioni esterne. Tali misure comprendono la definizione di una politica globale in materia di conflitti di interessi, l'informazione a tutti i candidati che non sono autorizzati a contattare i membri delle commissioni giudicatrici e l'imposizione dell'obbligo di segnalare immediatamente qualsiasi tentativo dei candidati o di terzi di contattare i membri delle commissioni giudicatrici. Secondo le informazioni che il Cedefop ha presentato al Mediatore, l'agenzia dispone di tali meccanismi.  

27. Se, nonostante tali misure, sono state esercitate pressioni indebite sulle commissioni giudicatrici, il Mediatore ritiene che il Cedefop dovrebbe quindi invitare i membri del personale provenienti da altre istituzioni a partecipare alle sue commissioni giudicatrici, piuttosto che cercare semplicemente di affrontare tale problema mantenendo segreta l'identità dei loro membri [18].

28. Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che né l'articolo 6 dell'allegato III dello statuto né la relativa giurisprudenza possono giustificare il rifiuto del Cedefop di adottare una nuova politica in materia di divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice.

29. Il Cedefop ha inoltre sostenuto che la divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice è incompatibile con le norme sulla protezione dei dati personali. A sostegno della sua tesi, il Cedefop ha fatto ampio riferimento all'interazione tra i regolamenti 1049/2001 e 45/2001, come interpretati dalla Corte di giustizia nella sentenza Bavarian Lager [19]. Indubbiamente, la divulgazione dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici comporta il trattamento di dati personali da parte del Cedefop e comporta l'applicabilità del regolamento n. 45/2001.

30. Tuttavia, il Mediatore richiama l'attenzione del Cedefop sul fatto che, per quanto riguarda il regolamento (CE) n. 45/2001, occorre distinguere tra la divulgazione proattiva di informazioni contenenti dati personali e la risposta alle richieste di accesso a tali informazioni. Infatti, quando viene presentata una domanda di accesso a documenti contenenti dati personali, si applica l’articolo 8 del regolamento n. 45/2001 e il destinatario è tenuto a dimostrare la necessità del trasferimento alla luce della sentenza Bavarian Lager. Ciò non avviene tuttavia quando un'istituzione diffonde informazioni contenenti dati personali indipendentemente da una richiesta preventiva. Le situazioni in cui i documenti o le informazioni sono forniti in modo proattivo esulano dall'ambito di applicazione della giurisprudenza Bavarian Lager [20]. Ciò non significa che le norme sulla protezione dei dati non si applichino, ma semplicemente che l'articolo 8 del regolamento non è pertinente.  

31. Il Mediatore osserva che la trasparenza e la protezione dei dati personali non sono principi contrastanti. Come ha costantemente sottolineato il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD), le istituzioni possono raggiungere un giusto equilibrio tra il diritto alla protezione dei dati e gli interessi pubblici della trasparenza adottando un approccio proattivo in materia. "Essere proattivi implica che l ' equilibrio tra gli interessi pubblici alla base dell ' apertura e gli interessi tutelati dalle norme sulla protezione dei dati sia già stabilito prima o almeno al momento della raccolta dei dati e quindi prima della presentazione di una richiesta di accesso del pubblico "[21]. In alcuni casi, l'equilibrio tra i diversi interessi in gioco favorirà la non divulgazione dei dati personali, mentre in altri creerà una presunzione di apertura.

32. Nel suo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha ritenuto che la divulgazione dei nomi potesse essere compatibile con il diritto alla protezione dei dati, a condizione che il Cedefop rispetti una serie di requisiti giuridici, tra cui la debita considerazione dei diritti degli interessati. In relazione a questi ultimi, il Cedefop potrebbe fornire in anticipo informazioni chiare e complete ai membri delle commissioni giudicatrici in merito alle finalità, alla portata e alle modalità della divulgazione della loro identità e concedere loro il diritto di opporsi per motivi impellenti e legittimi. In tale contesto, fa riferimento a un parere emesso dal GEPD che potrebbe fornire orientamenti e assistere l'agenzia nell'attuazione del suo progetto di raccomandazione [22]. Si rammarica che il Cedefop non abbia sfruttato questa opportunità per adottare una nuova politica proattiva in materia di divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice.

33. Dall'analisi di cui sopra risulta chiaramente che il Cedefop non ha accettato il progetto di raccomandazione del Mediatore. Il Mediatore osserva, tuttavia, che la questione della divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice ai candidati ha sollevato una serie di questioni nel contesto delle sue visite presso diverse agenzie. Alcune agenzie hanno chiesto orientamenti al Mediatore in merito all'approccio migliore da adottare a tale riguardo [23]. Il Mediatore ritiene pertanto che il modo migliore per procedere sia chiudere la presente indagine e avviare un'indagine di propria iniziativa sulla questione della divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice. In considerazione dell'oggetto, il Mediatore includerà nella sua indagine tutte le agenzie dell'UE che non ha ancora visitato e quelle che sembrano avere un approccio alla questione diverso da quello raccomandato dal Mediatore.

Conclusione

Sulla base della sua indagine, il Mediatore conclude con la seguente conclusione:

Il Mediatore accoglie con favore l'approccio costruttivo del Cedefop e la sua volontà di attuare la maggior parte dei suggerimenti formulati dopo la sua visita all'Agenzia.

Si rammarica, tuttavia, che il Cedefop non abbia potuto accettare la sua proposta di adottare una nuova politica proattiva per quanto riguarda la divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice. Alla luce della decisione del Mediatore di avviare un'indagine di propria iniziativa sul modo in cui le agenzie affrontano la questione, non vi sono motivi per ulteriori indagini sul caso.

Il Cedefop sarà informato di tale decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 30.4.2013