Fatto conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo [1]

Lo sfondo della visita

1. Nel maggio 2011 il Mediatore europeo ha avviato un programma di visite presso le agenzie dell'UE con l'obiettivo di promuovere la buona amministrazione e la condivisione delle migliori pratiche tra queste entità dell'UE. Tali visite sono effettuate formalmente sulla base della competenza del Mediatore a condurre indagini di propria iniziativa a norma dell'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea. Essi offrono al Mediatore e alle agenzie l'opportunità di avviare un dialogo costruttivo al fine di coltivare e rafforzare una cultura amministrativa del servizio ai cittadini [2].

2. Con lettera del 30 gennaio 2012, il Mediatore ha informato il Cedefop che, nell’ambito del suo programma di visite presso le agenzie, aveva deciso di visitare il Centro il 22 febbraio 2012.

3. Il Cedefop è stato istituito dal regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio, del 10 febbraio 1975, relativo all'istituzione di un Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale [3], modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 2051/2004 del Consiglio [4]. La sua missione è sostenere lo sviluppo delle politiche europee in materia di istruzione e formazione professionale (IFP) e contribuire alla loro attuazione. Il suo obiettivo strategico è rafforzare la cooperazione europea e sostenere la Commissione, gli Stati membri e le parti sociali nell'elaborazione e nell'attuazione di politiche per un'IFP attraente che promuova l'eccellenza e l'inclusione sociale. I compiti del Cedefop sono: compilare la documentazione selezionata e le analisi dei dati; contribuire allo sviluppo e al coordinamento della ricerca; sfruttare e diffondere le informazioni; incoraggiare approcci comuni ai problemi dell'istruzione e della formazione professionale; fornire un forum per il dibattito e lo scambio di idee.

4. Un progetto di ordine del giorno con le questioni specifiche che il Mediatore intendeva discutere è stato inviato al Cedefop. Inoltre, il Mediatore ha informato il Cedefop che, in risposta a un impegno assunto su richiesta dell'Assemblea dei comitati del personale dell'Agenzia (AASC), avrebbe incontrato anche il comitato del personale del Cedefop durante la sua visita. In assenza di un comitato del personale eletto, il Mediatore ha ricevuto una richiesta di riunione da parte dei rappresentanti di un sindacato del Cedefop, USA-Cedefop. Il Mediatore ha accettato di incontrare i rappresentanti sindacali. 

La visita

5. La riunione con la direzione del Cedefop ha avuto luogo il 22 febbraio 2012. È iniziato con una breve presentazione del direttore f.f., che ha fornito al Mediatore alcune informazioni generali sul Cedefop, sulla sua missione e sulla sua organizzazione. A sua volta, il Mediatore ha chiarito che le sue visite sono formalmente effettuate sulla base della sua competenza a condurre indagini di propria iniziativa. Sottolinea che un'indagine di propria iniziativa implica, tra l'altro, l'applicazione delle consuete garanzie procedurali relative a tali indagini. Tra queste figura il diritto dell'agenzia di chiedere al Mediatore europeo di trattare informazioni e documenti in via riservata [5]. Dopo queste presentazioni iniziali, i capi delle diverse unità hanno tenuto presentazioni al fine di fornire risposte alle domande poste dal Mediatore nella sua lettera del 30 gennaio 2012. Al Mediatore sono stati inoltre forniti una presentazione PowerPoint e documenti giustificativi.

6. I seguenti argomenti sono stati oggetto di discussione tra il Mediatore e la direzione del Cedefop:

• Rispettare il codice di buona condotta amministrativa e gli standard etici
• Trasparenza, dialogo e responsabilità
• Selezione e assunzione
• Offerte
• Conflitti di interessi
• L'assenza di un comitato del personale

7. Dopo la riunione con la direzione, il Mediatore ha incontrato due rappresentanti del Cedefop degli Stati Uniti. Il sindacato ha sollevato la questione dell'assenza di un comitato del personale e dei problemi nel flusso di informazioni dalla direzione al personale. Hanno sottolineato che il personale del Cedefop non è stato informato della visita del Mediatore. Hanno inoltre posto domande in merito all'accesso ai documenti e all'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/20001. 

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore a seguito della visita

8. Il 27 aprile 2012 il Mediatore ha inviato al Cedefop una relazione contenente i risultati della visita e i seguenti suggerimenti [6]:

a) Oltre all'impegno di creare una pagina dedicata alle richieste di accesso ai documenti e di elaborare una relazione annuale sul trattamento di tali richieste, il Cedefop potrebbe prendere in considerazione l'adozione di procedure formali per trattare le richieste di accesso ai documenti. Tali procedure dovrebbero comprendere sia le richieste iniziali che le domande di conferma. In tal modo il Cedefop sarebbe in grado di rispettare i termini stabiliti nel regolamento (CE) n. 1049/2001. La partecipazione del consulente legale al trattamento delle richieste di accesso ai documenti sarebbe la più appropriata e consigliabile. Il Mediatore ha aggiunto che sarebbe lieto di assistere il Cedefop nel fornire ulteriore formazione sull'accesso ai documenti e sull'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

b) Il Mediatore ha incoraggiato il Cedefop a mettere a disposizione almeno la homepage del suo sito web, nonché informazioni sulle sue funzioni e sulla sua politica linguistica, in tutte le 23 lingue del trattato. Salutando i cittadini che visitano il sito nella loro lingua e spiegando loro le sue funzioni, il Cedefop dimostrerebbe chiaramente di riconoscere che tutti i cittadini dell'Unione europea hanno un interesse legittimo nel suo lavoro.

c) Al fine di migliorare ulteriormente le informazioni fornite ai candidati nelle procedure di selezione, il Mediatore ha incoraggiato il Cedefop a informare i candidati di tutte le possibilità di cui dispongono per impugnare una decisione che li esclude da un concorso. Le possibilità di ricorso esterno sono il diritto di presentare una denuncia al Mediatore e il diritto di proporre un ricorso di annullamento dinanzi ai giudici dell'UE.

d) Il Mediatore ha suggerito al Cedefop di riconsiderare la sua posizione in merito alla divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice. 

e) Il Cedefop potrebbe prendere in considerazione la possibilità di informare gli offerenti della possibilità di presentare ricorso presentando una denuncia al Mediatore.

f) Il Mediatore ha incoraggiato il Cedefop ad adottare tutte le misure necessarie per garantire che un comitato del personale sia eletto per rappresentare gli interessi del personale.

Seguito dato dal Cedefop ai suggerimenti del Mediatore

9. Il 18 luglio 2012 il Cedefop ha trasmesso il suo piano d'azione di follow-up sui suggerimenti del Mediatore.

10. In particolare, il Cedefop ha informato il Mediatore che intende creare nel suo sito web una sezione dedicata per le richieste di accesso ai documenti. La pagina web, che sarà disponibile in inglese, tedesco e francese, fornirà un accesso immediato ai "documenti più richiesti" del Cedefop e comprenderà un modulo di richiesta da utilizzare nei casi in cui il documento richiesto non sia disponibile online. Le richieste che richiedono una consulenza legale per ricevere una risposta saranno inoltrate al consulente legale. L’Agenzia si è inoltre impegnata a pubblicare una relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso ai documenti.

11. Il Cedefop ha informato il Mediatore che, a partire dall'agosto 2012, intendeva mettere a disposizione in inglese, tedesco e francese le informazioni statiche del suo sito web ufficiale, quali le informazioni sulla sua missione e sui suoi principali settori di attività, nonché il menu di navigazione. Nel quadro di una potenziale migrazione verso una nuova soluzione tecnologica per il suo portale web, si è inoltre impegnata a valutare la possibilità di disporre di un sito web multilingue che fornisca informazioni nelle 23 lingue ufficiali. Tuttavia, a causa dei vincoli di bilancio, questo progetto non ha potuto iniziare prima del 2014.

12. Il Cedefop ha aggiunto che, a partire dal luglio 2012, ha iniziato a informare sia i candidati nelle procedure di selezione che gli offerenti non selezionati del loro diritto di presentare una denuncia al Mediatore e ha sottolineato che una dichiarazione in tal senso è ora inclusa in tutti i documenti e le comunicazioni pertinenti. Il Cedefop ha mantenuto la sua posizione di non divulgare i nomi dei membri della commissione giudicatrice.

13. Infine, ha informato il Mediatore che, in seguito alle elezioni, un nuovo comitato del personale ha assunto le proprie responsabilità il 12 giugno 2012.

Analisi e conclusioni del Mediatore

14. Il Mediatore accoglie con favore l'approccio costruttivo del Cedefop e la sua volontà di attuare la maggior parte dei suoi suggerimenti. In particolare, si compiace del fatto che il Cedefop abbia già attuato i suoi suggerimenti per quanto riguarda la fornitura di informazioni agli offerenti e ai candidati nelle procedure di selezione del personale. A tale riguardo, osserva che gli avvisi di posto vacante pubblicati di recente sul sito web del Cedefop contengono informazioni sulla possibilità di presentare una denuncia al Mediatore, sotto il titolo "Procedure di ricorso". Confida che informazioni analoghe siano incluse nelle lettere inviate agli offerenti non selezionati.

15. Il Mediatore accoglie inoltre con favore l'approccio proattivo del Cedefop per quanto riguarda l'accesso ai documenti. Come il Mediatore ha ripetutamente sottolineato, una buona amministrazione richiede che il diritto di accesso del pubblico ai documenti sia inteso come connesso non solo alla necessità per le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE di trattare correttamente le richieste di accesso del pubblico ai documenti, ma anche all'obbligo che le informazioni e i documenti siano prontamente messi a disposizione del pubblico in modo proattivo [7]. L'impegno del Cedefop a fornire un accesso diretto a una serie di documenti identificati come di interesse per il pubblico è molto apprezzato.  

16. Il Mediatore si compiace inoltre degli impegni assunti dal Cedefop per quanto riguarda la sua politica linguistica. È rincuorato dagli sforzi compiuti dall'Agenzia per rendere disponibile la homepage del suo sito web in tutte le 23 lingue ufficiali. Il Mediatore ritiene che, per quanto riguarda la comunicazione esterna delle istituzioni europee con i cittadini, sarebbe auspicabile che il materiale destinato a tal fine fosse pubblicato in tutte le lingue ufficiali. Affinché tale comunicazione esterna sia efficace, è necessario che i cittadini comprendano le informazioni fornite loro dalle istituzioni [8].  

17. Inoltre, poiché ritiene estremamente importante il ruolo svolto dai comitati del personale quale principale canale formale di comunicazione tra la direzione e il personale, il Mediatore accoglie con favore la notizia dell'elezione di un comitato del personale.

18. Per quanto riguarda la divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice, durante la visita del Mediatore il Cedefop ha sostenuto che la mancata divulgazione mira a proteggere i membri della commissione giudicatrice da pressioni esterne. Ha chiesto al Mediatore di tenere conto delle dimensioni ridotte dell'agenzia e della sua ubicazione. Ha osservato che i membri del suo personale esiterebbero a partecipare alle commissioni giudicatrici se i loro nomi fossero resi noti.

19. Nella sua relazione del 27 aprile 2012 a seguito della visita, il Mediatore ha esaminato attentamente tali argomentazioni e ha risposto come segue.

31. Per quanto riguarda la politica del Cedefop di non divulgare i nomi dei membri delle sue commissioni giudicatrici, il Mediatore ricorda che, secondo una giurisprudenza consolidata, il segreto relativo alle deliberazioni e ai lavori delle commissioni giudicatrici è stato introdotto al fine di garantire l'indipendenza di tali commissioni e l'obiettività dei loro lavori, proteggendole da qualsiasi interferenza e pressione esterna [9]. Il rispetto di tale segreto preclude pertanto la divulgazione delle opinioni adottate dai singoli membri delle commissioni giudicatrici. Il Mediatore ha sempre ritenuto che il diritto di mantenere segrete le opinioni individuali dei membri della commissione giudicatrice non equivalesse, tuttavia, a mantenere segreta la loro identità [10].

32. Il Mediatore osserva che le opinioni delle istituzioni in merito al corretto equilibrio tra l'apertura e le legittime esigenze di riservatezza nei lavori delle commissioni giudicatrici si sono evolute nella direzione di dare maggiore peso all'apertura [11]. Ricorda che sia l'EPSO che la Commissione hanno una prassi consolidata, in base alla quale divulgano i nomi dei membri della commissione giudicatrice. Secondo il Mediatore, tale pratica garantisce la trasparenza delle procedure di selezione, contribuisce a rafforzare e mantenere la fiducia del pubblico nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'UE e rassicura i candidati che la procedura di selezione non è stata viziata da conflitti di interesse.

20. La risposta del Cedefop ai suggerimenti del Mediatore non ha affrontato i punti di cui sopra. L’Agenzia si è limitata a ribadire che preferisce non divulgare i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici.

21. Il Mediatore si rammarica della posizione adottata dall'Agenzia e ritiene che, per quanto riguarda la questione della divulgazione dei nomi dei membri della commissione giudicatrice, l'azione del Cedefop, vale a dire sia la mancata risposta alle argomentazioni formulate dal Mediatore su tale questione sia la risposta stessa, dimostrino la riluttanza ad avviare un dialogo costruttivo con il Mediatore in modo da favorire e rafforzare una cultura amministrativa del servizio ai cittadini.

22. Il Mediatore, pertanto, ha ulteriormente esaminato la questione di merito e mantiene l’analisi citata al precedente punto 15. Inoltre, il Mediatore sottolinea che ogni membro del pubblico che si occupa di un dipendente pubblico ha il diritto di conoscere il nome di tale dipendente pubblico. Ciò costituisce un principio fondamentale di buona amministrazione. Un'amministrazione senza volto e senza nome è alienante [12]. Inoltre, mantenere segrete le opinioni dei membri delle commissioni giudicatrici non equivale a mantenere segrete le loro identità. Il primo protegge i membri delle commissioni giudicatrici dalle pressioni esterne, mentre il secondo contribuisce a creare un clima di segretezza e sfiducia.

23. Il Mediatore osserva inoltre che la divulgazione dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici comporta il trattamento di dati personali da parte dell'istituzione, dell'organo o dell'organismo dell'UE interessati e comporta pertanto l'applicabilità del regolamento (CE) n. 45/2001. Il Mediatore ritiene che la divulgazione dei nomi sarebbe compatibile con il diritto alla protezione dei dati, a condizione che l'istituzione interessata rispetti una serie di requisiti giuridici. Tra queste figurano i) l'adozione di una decisione che specifichi la base giuridica nonché la finalità e le modalità di tale divulgazione e ii) la garanzia della protezione dei diritti dell'interessato, compreso il diritto di ricevere in anticipo informazioni chiare e complete sulla divulgazione e il diritto di opporsi a norma dell'articolo 18 del regolamento [13].

24. Alla luce di quanto precede, il Mediatore presenta un progetto di raccomandazione al Cedefop, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.

Il progetto di raccomandazione

Sulla base delle risultanze di cui sopra, il Mediatore formula il seguente progetto di raccomandazione al Cedefop:

Al fine di garantire la trasparenza delle procedure di selezione, il Cedefop dovrebbe adottare una nuova politica che gli consenta di divulgare i nomi dei membri della commissione giudicatrice nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati.

Il Cedefop sarà informato del progetto di raccomandazione.  Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo, il Cedefop trasmette un parere circostanziato entro il 31 gennaio 2013. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione del progetto di raccomandazione e in una descrizione delle modalità di attuazione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 17.10.2012