Fatto conformemente all'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto del Mediatore europeo ^[1]

Fatti all’origine della denuncia

1. Tra il 2008 e il 2012 il denunciante, una società con sede nel Regno Unito, ha fornito assistenza tecnica al governo di un paese terzo ("amministrazione aggiudicatrice") nel settore del "rafforzamento istituzionale della manutenzione stradale"("lavori"). Il lavoro è stato finanziato dal 9° Fondo europeo di sviluppo e il finanziamento è stato gestito dalla delegazione locale dell'UE ("delegazione").

2. Durante i lavori, il denunciante ha presentato 10 fatture all'amministrazione aggiudicatrice, che la delegazione ha pagato. Dopo il completamento dei lavori, la delegazione si è rifiutata di pagare il denunciante sulla fattura finale, in quanto da un audit condotto nel 2013 è emerso che il denunciante non aveva fornito la documentazione originale necessaria per sbloccare i fondi, per un importo di quasi 330 000 EUR.

3. Il denunciante ha sostenuto di aver fornito all'amministrazione aggiudicatrice tutte le prove richieste, comprese le schede orarie. Si chiedeva se i fogli di presenza originali fossero andati perduti. Ha chiesto un canale sicuro per presentare prove documentali alternative. Secondo il denunciante, ciò era consentito dalle norme applicabili. I documenti in questione erano il contratto del denunciante con gli esperti, le fatture e le prove dei pagamenti agli esperti e i documenti di registrazione temporale relativi agli esperti.

4. Sebbene la delegazione abbia dichiarato di essere disposta a riesaminare e valutare informazioni e documenti, di cui potrebbe non essere stata informata in precedenza, le categorie di prove alternative cui fa riferimento il denunciante non giustificano un riesame.

5. Successivamente, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

6. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla preoccupazione del denunciante secondo cui la delegazione non aveva rispettato il suo impegno a valutare ulteriori prove alternative.  

7. Il denunciante ha fatto riferimento alle sue argomentazioni secondo cui i) la delegazione aveva promesso di rivedere le informazioni supplementari; ii) mentre il capitolato d'oneri dell'audit ("il capitolato d'oneri") consentiva al denunciante di presentare elementi di prova alternativi a quelli richiesti dal contratto, i revisori non gli avevano dato tale opportunità; e iii) la relazione dei revisori indica che l'amministrazione aggiudicatrice aveva approvato la spesa del denunciante di 260 850,94 EUR in onorari di esperti e aveva convenuto che tale importo dovesse essere versato al denunciante.

8. Nel corso dell’indagine, la Mediatrice ha ricevuto le risposte della Commissione e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta a tali risposte. La proposta di soluzione del Mediatore tiene conto delle argomentazioni e delle opinioni presentate dalle parti.

Argomenti presentati al Mediatore

9. La Commissione ha affermato che il denunciante ha avuto molte opportunità di fornire spiegazioni e documenti durante l'audit e dopo aver ricevuto il progetto di relazione di audit. Ha riconosciuto che il capitolato d'oneri consentiva una certa "flessibilità per quanto riguarda gli elementi probatori di audit". La Commissione ha tuttavia affermato che gli elementi di prova proposti dal denunciante non erano pertinenti. Il denunciante aveva presentato "copie delle schede orarie"ai revisori dei conti riguardanti i costi già pagati dalla delegazione. I revisori della Commissione hanno quindi concluso che il denunciante aveva importi di "doppia domanda [ed]", il che ha sollevato sospetti di un rischio sostanziale di irregolarità o frodi.

10. Secondo la Commissione, la fattura finale è stata approvata dall'amministrazione aggiudicatrice in quanto la richiesta di pagamento era conforme ai requisiti amministrativi. Ciò non costituiva una prova della correttezza o dell'ammissibilità delle spese dichiarate.

11. Per quanto riguarda la possibilità che le prove originali siano andate perdute, la Commissione ha affermato che la delegazione ha fornito ai revisori tutti i documenti ricevuti dall'amministrazione aggiudicatrice. Non poteva essere ritenuta responsabile di eventuali problemi tra il denunciante e l'amministrazione aggiudicatrice. Era responsabilità del denunciante fornire ai revisori tutti i documenti giustificativi e gli elementi probatori durante l'audit.

12. La Commissione ha affermato che le assicurazioni della delegazione, che avrebbe valutato informazioni o documenti di cui potrebbe non essere stata a conoscenza in precedenza, non dovrebbero essere interpretate come un invito per il denunciante a presentare "qualsiasi"prova. Tutti gli elementi di prova alternativi dovevano essere considerati “nel contesto e nel quadro delle disposizioni contrattuali”[2]. La delegazione ha dato al denunciante diverse opportunità di presentare nuove prove; ma il denunciante non gli ha trasmesso alcun documento entro i termini stabiliti.

13. Il denunciante, d'altro canto, ha dichiarato di aver presentato le schede orarie originali con fatture all'amministrazione aggiudicatrice, che le ha poi approvate e trasmesse alla delegazione per il pagamento finale. Ha dichiarato di non disporre di alcuna copia di tali documenti e che l'amministrazione aggiudicatrice e/o la delegazione li hanno o che sono andati perduti. Il denunciante ha affermato di poter fornire altri elementi di prova al posto delle schede orarie originali. Il denunciante ha sostenuto che era ingiusto che dovesse subire un danno per non essere in grado di ripresentare i documenti che aveva già presentato.

Valutazione del Mediatore

14. Il capitolato d'oneri prevedeva che, nel valutare l'ammissibilità dei costi del denunciante, i revisori potessero esaminare elementi di prova diversi da quelli richiesti dal contratto [3].

15. Il denunciante è stato in grado di presentare ulteriori elementi di prova prima della fine dell'audit. Tuttavia, tali elementi di prova sono stati ritenuti inadeguati, in quanto avrebbero riguardato costi già dichiarati e pagati dal denunciante. La questione è quindi se il denunciante debba essere autorizzato a presentare prove alternative molto tempo dopo il completamento dell'audit.

16. Il 2 febbraio 2015 la delegazione ha informato il denunciante che "se vi fossero ulteriori informazioni e/o documenti di cui la delegazione non è stata informata, saremmo naturalmente disposti a riesaminare e valutare queste nuove informazioni". Il 26 agosto 2015 la delegazione ha ribadito che "se dovessero esserci informazioni e/o documenti supplementari di cui la delegazione non è stata informata, vorrei invitarLa a fornire tali informazioni/documentazioni entro il 30 settembre 2015. In particolare, ciò comprende schede orarie originali firmate dall’[amministrazione aggiudicatrice] per il periodo in questione. Desidero ribadire ancora una volta la disponibilità della delegazione a riesaminare e valutare tali informazioni/documentazioni supplementari."

17. Sulla base delle comunicazioni di cui sopra, il denunciante aveva l'impressione ragionevole che la delegazione fosse disposta a riesaminare informazioni e/o documenti supplementari di cui potrebbe non essere stata informata in precedenza.

18. Tale approccio sembrerebbe compatibile con la regola di audit che consentiva di giustificare le spese con elementi di prova diversi da quelli strettamente richiesti dal contratto del denunciante.

19. Il denunciante non ha ancora inviato tali prove alternative alla delegazione perché desidera farlo attraverso un canale sicuro. Il denunciante ha sede nel Regno Unito e la delegazione si trova in un paese terzo. Il denunciante ha spiegato quali sono tali elementi di prova. Sembra che la delegazione non abbia visto tali prove in precedenza [4].

20. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che al denunciante dovrebbe essere offerta l'opportunità di presentare le prove alternative alla delegazione attraverso un canale sicuro (come, ad esempio, l'applicazione online della Commissione liberamente disponibile e di facile utilizzo, «CIRCABC»[5]). Farà una proposta corrispondente qui di seguito. La proposta di soluzione riguarda la disponibilità della delegazione a ricevere ed esaminare solo le prove del denunciante. Essa non riguarda, almeno in questa fase, la valutazione sostanziale di tali elementi da parte della delegazione.

La proposta di soluzione

Il Mediatore propone che la Commissione organizzi la delegazione per i) prevedere un canale sicuro (come, ad esempio, CIRCABC) affinché il denunciante presenti le prove alternative; ii) riesaminare tali prove alternative; e iii) informare il denunciante in merito ai risultati di tale riesame.

La Commissione è invitata a informare il Mediatore entro il 15 giugno 2018 in merito alle azioni intraprese in seguito alla soluzione proposta.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 27.4.2018

[1] Decisione del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (94/262/CECA, CE, Euratom), GU 1994, L 113, pag. 15.

[2] La Commissione ha fatto riferimento al punto 2.1.2 dell'allegato 2 del capitolato d'oneri: "Il revisore dei conti si avvale di un giudizio professionale per determinare se gli elementi probatori di audit siano sufficienti e adeguati tenendo conto delle condizioni contrattuali".

[3] Punto 2.1.3 dell'allegato 2 del capitolato d'oneri, "Il revisore dei conti dovrebbe ottenere elementi probatori di audit sufficienti e appropriati a sostegno delle risultanze finanziarie per le spese non ammissibili. In alcuni casi l'entità potrebbe non essere in grado di fornire le prove strettamente richieste nelle condizioni contrattuali, ma il revisore dei conti può ottenere altre prove sufficienti e, sulla base del suo giudizio professionale, concludere che la spesa è ammissibile. Ad esempio: L'Entità non può fornire carte d'imbarco esplicitamente richieste nelle Condizioni Contrattuali. Il revisore dei conti può ottenere altre prove (ad esempio fatture alberghiere, dichiarazioni di spesa della carta di credito) che ritiene sufficienti per concludere che i costi dei voli indicati nella fattura dell'agenzia di viaggio sono reali, giustificati e ammissibili. In caso di dubbi o incertezze in merito alle condizioni di ammissibilità delle spese, il revisore dei conti dovrebbe eseguire e documentare le seguenti procedure specifiche: - L'Entità non può fornire la prova documentale o formale che è stata ottenuta l'approvazione o l'autorizzazione preventiva per le spese come richiesto nelle Condizioni Contrattuali. Esempio: per una procedura specifica è richiesta l'approvazione formale della delegazione dell'UE o di un comitato direttivo, ma non vi sono prove formali, scritte o formali. Procedura: Il revisore dei conti contatta l'ATM e chiede alla Commissione di confermare che è stata concessa l'approvazione o di ottenere l'approvazione scritta ex post della Commissione o del comitato direttivo...".

[4] Nella sua lettera del 10 novembre 2015 alla delegazione, il denunciante ha dichiarato di aver individuato elementi di prova originali alternativi... Nella sua risposta del 27 gennaio 2017 alle ulteriori indagini del Mediatore, la Commissione fa riferimento a "nuovi elementi di prova"del denunciante.

[5] https://circabc.europa.eu