Il caso riguardava la prassi dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) di non consentire ai candidati di candidarsi a più di un concorso di assunzione concomitante per funzionari dell'UE, anche se soddisfacevano i criteri. L'EPSO ha rifiutato di consentire al denunciante di candidarsi nell'ambito di due concorsi concorrenti per l'assunzione di traduttori per le istituzioni dell'UE e non ha spiegato in modo convincente i motivi dell'applicazione di tale pratica.

Il Mediatore ha rilevato che tale pratica potrebbe avere la conseguenza di ostacolare l'assunzione delle persone più qualificate e che, di conseguenza, l'EPSO dovrebbe essere in grado di fornire motivazioni convincenti sul motivo per cui dispone di tale pratica. Il Mediatore ha constatato che la mancata presentazione di tale motivazione da parte dell'EPSO ´ al denunciante costituiva un caso di cattiva amministrazione. Essa ha inoltre rilevato che qualsiasi prosecuzione della pratica, in assenza di un valido ragionamento, costituirebbe necessariamente anche un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto raccomandato all'EPSO di rivedere immediatamente la sua politica in relazione a tale pratica.

In risposta, l'EPSO ha istituito un gruppo di riflessione interno per condurre una valutazione d'impatto dettagliata di qualsiasi cambiamento politico in questo settore. La valutazione sarà presentata al consiglio di amministrazione dell'EPSO entro dicembre 2018. Il consiglio di amministrazione deve prendere la decisione finale. Poiché l'EPSO agisce sulla base della sua raccomandazione, il Mediatore ha deciso di archiviare il caso.

Il caso riguardava la valutazione del periodo di prova di un agente temporaneo presso l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («EASO»). La denunciante, che è stata licenziata al termine del periodo di prova, ha sostenuto che la sua valutazione presentava una serie di carenze procedurali. Inoltre, l’EASO non ha risposto ai suoi reclami presentati ai sensi dello Statuto dei funzionari dell’Unione europea.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha chiesto all'EASO di rispondere alle denunce. Ha rilevato che l'EASO aveva adottato le misure necessarie per garantire una valutazione imparziale del periodo di prova della denunciante e aveva rispettato il suo diritto di essere ascoltata prima di adottare la decisione finale sul suo ulteriore impiego. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso.

I funzionari dell'UE sono tenuti a dimostrare la capacità di lavorare in una terza lingua prima della loro prima promozione. Quando il denunciante, che lavora in un'agenzia dell'UE, non ha superato un esame di conoscenza della lingua nella sua terza lingua, ha chiesto all'EPSO di fornirgli le ragioni del voto relativamente basso nella prova scritta dell'esame e di informarlo anche dei possibili meccanismi di revisione. A suo avviso, le spiegazioni dell'EPSO relative al suo grado sembravano incoerenti, mentre la sua risposta iniziale sulle possibilità di riesame era errata. A seguito dell'insistenza del denunciante, l'EPSO ha accettato di rivalutare il suo test di scrittura. Il secondo valutatore ha confermato il voto iniziale.

Il Mediatore ha indagato sulla questione. Ha esaminato il test del denunciante e le valutazioni dei due valutatori. Il Mediatore non ha riscontrato errori manifesti o indicazioni di parzialità nella valutazione della prova scritta del denunciante. Per quanto riguarda le informazioni errate sulle possibilità di riesame, l'EPSO ha riconosciuto il suo errore e si è scusato con il denunciante. Il Mediatore non ha ritenuto che fossero necessarie ulteriori indagini e ha archiviato il caso. Tuttavia, ha avanzato una proposta di miglioramento per quanto riguarda le informazioni fornite ai partecipanti ai test di conoscenza della lingua in merito alla procedura e ai loro diritti di riesame/ricorso.

Il caso riguardava la decisione dell'ECDC di risolvere il contratto di un agente temporaneo al termine di un periodo di prova.

Il Mediatore ha condotto un'indagine sulla questione e ha ritenuto che, in termini generali, le spiegazioni fornite dall'ECDC in merito alla sua decisione di non mantenere il denunciante in servizio alla fine del periodo di prova fossero ragionevoli.

Tuttavia, il Mediatore ha ritenuto che l'ECDC non avesse chiarito al denunciante, in tempo utile, a) che i problemi individuati nel dialogo di valutazione dei nuovi arrivati erano così gravi da giustificare la risoluzione del contratto del denunciante, b) i settori in cui doveva migliorare, attraverso un piano d'azione specifico e chiaro. In caso contrario, si sarebbe trattato di cattiva amministrazione. Inoltre, il Mediatore ritiene che, in circostanze in cui un organismo dell'UE non dispone di tempo sufficiente per valutare correttamente il lavoro di un agente temporaneo o in cui l'agente temporaneo non ha avuto un'adeguata opportunità di correggere le carenze nelle sue prestazioni, sarebbe buona amministrazione esaminare se esistano "circostanze eccezionali" che giustificano la proroga del periodo di prova. Poiché nel fascicolo non vi sono prove del fatto che l'ECDC abbia esaminato seriamente la possibilità di prorogare il periodo di prova del denunciante, il Mediatore ha formulato una corrispondente proposta di miglioramento per il futuro. Infine, dato che è buona amministrazione scusarsi per eventuali cattive pratiche, il Mediatore ritiene che l'ECDC dovrebbe riconoscere i propri errori nel trattare il caso e scusarsi con il denunciante per tali errori.

Il caso riguardava la decisione della Commissione di modificare la sua proposta iniziale sul trasferimento dei diritti pensionistici del denunciante, acquisiti nel regime pensionistico del Regno Unito, nel regime pensionistico dell'UE.

La Commissione ha sostenuto che era tenuta a modificare la sua proposta iniziale in quanto era basata su disposizioni generali di esecuzione che erano già obsolete al momento della presentazione della sua proposta. La proposta riveduta della Commissione, che era meno favorevole al denunciante, si basava sulle disposizioni generali di esecuzione rivedute effettivamente in vigore alla data della proposta originaria. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe onorare la sua prima proposta che aveva già accettato.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che il Tribunale aveva stabilito che la Commissione non era giuridicamente tenuta a presentare proposte sul trasferimento dei diritti a pensione acquisiti al di fuori del regime pensionistico dell'UE e che, di fatto, una determinazione effettiva del valore di tali diritti a pensione trasferiti poteva essere fornita solo dopo che il trasferimento era stato effettuato. In effetti, questa era una pratica stabilita dalla Commissione semplicemente per informare meglio i suoi funzionari su ciò che potevano aspettarsi una volta che avessero effettivamente deciso di chiedere il trasferimento dei loro diritti a pensione nel regime pensionistico dell'UE.

Il Mediatore ha pertanto archiviato la denuncia concludendo che non vi era stata cattiva amministrazione da parte della Commissione.

Il caso riguardava le azioni dell'OLAF a seguito del ricevimento di una segnalazione di irregolarità che collegava l'Autorità europea per la sicurezza aerea (AESA) alla presunta manipolazione di una relazione di ispezione della sicurezza aerea. A seguito di una valutazione preliminare, il Mediatore era preoccupato per quella che sembrava essere la decisione dell'OLAF di archiviare il caso e di rinviare la questione all'AESA nonostante il fatto che l'informatore avesse consapevolmente scelto di presentare la sua relazione all'OLAF piuttosto che all'AESA. Il Mediatore ha ritenuto in via preliminare che tale decisione potesse avere un impatto negativo sull'efficacia delle disposizioni in materia di denunce di irregolarità in generale. Ha quindi deciso di indagare sulla questione.

A seguito di un'ispezione dei fascicoli dell'OLAF, il Mediatore ha constatato che l'OLAF aveva adeguatamente valutato l'opportunità di avviare un'indagine. È emerso inoltre che l'OLAF non aveva di fatto archiviato il caso, ma aveva chiesto all'AESA di esaminare la questione e di riferire in merito ai risultati della sua indagine. Inoltre, l’OLAF si era riservato il diritto di avviare un’indagine formale in una fase successiva. In tale contesto, il Mediatore ha constatato che l'OLAF aveva trattato in modo adeguato la relazione di denuncia delle irregolarità del denunciante. Il Mediatore ha osservato che l'OLAF avrebbe dovuto informare il denunciante in modo più esplicito del fatto che il suo deferimento della questione all'AESA non significava che l'OLAF non avrebbe intrapreso ulteriori azioni al riguardo. Ha fatto un'ulteriore osservazione al riguardo.

Il caso riguardava il licenziamento del denunciante in qualità di membro del personale di una missione di polizia dell'Unione europea e la sua successiva richiesta di accesso ai documenti contenuti nel suo fascicolo personale.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che il licenziamento del denunciante era legale. Tuttavia, ha anche rilevato che la missione avrebbe dovuto attendere il completamento del processo di riesame interno, che ha effettivamente affrontato la situazione del denunciante, prima di licenziarlo. Il Mediatore ha pertanto ritenuto opportuno chiedere al Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE), in una proposta di soluzione, di offrire al denunciante un pagamento ex gratia in riconoscimento degli errori commessi dalla missione. Il SEAE ha accettato la proposta e si è offerto di effettuare un pagamento ex gratia di 2000 EUR. Il denunciante non ha accettato l'offerta. Il Mediatore ha ritenuto che l'importo offerto dal SEAE fosse adeguato e che pertanto non vi fossero motivi per ulteriori indagini su questo aspetto del caso.

Per quanto riguarda l'accesso del denunciante al suo fascicolo personale, il Mediatore ha constatato che non vi era stata cattiva amministrazione da parte del SEAE.

Dal 1o gennaio 2014 le istituzioni dell'UE sono tenute a introdurre norme interne in materia di denunce di irregolarità riguardanti la protezione degli informatori, la fornitura di loro informazioni e la procedura per il trattamento delle denunce presentate dagli informatori in merito al modo in cui sono stati trattati. Per garantire che l'amministrazione dell'UE faccia tutto quanto in suo potere per incoraggiare le persone che vengono a conoscenza di gravi illeciti o irregolarità a far sentire la propria voce, il Mediatore ha avviato un'indagine di propria iniziativa rivolta al Parlamento europeo, alla Commissione europea, al Consiglio dell'Unione europea, alla Corte di giustizia dell'Unione europea, alla Corte dei conti europea, al Servizio europeo per l'azione esterna, al Comitato economico e sociale europeo, al Comitato delle regioni e al Garante europeo della protezione dei dati.

La Mediatrice è delusa di apprendere dalle sue indagini che, finora, solo due delle nove istituzioni in questione hanno adottato norme del tipo richiesto. Le risposte delle istituzioni mostrano che occorre fare molto di più per dimostrare al pubblico e ai potenziali informatori che le istituzioni dell'UE accolgono con favore la denuncia di irregolarità e incoraggiano gli informatori a fare un passo avanti, che gli informatori saranno protetti da azioni negative da parte dell'istituzione per la quale lavorano e che la loro segnalazione porterà a un'indagine adeguata. Il Mediatore chiude pertanto il caso con orientamenti per ulteriori miglioramenti, incoraggiando le istituzioni a cercare di portare a termine quanto prima le loro discussioni a livello interistituzionale e, in questo processo, a basarsi sull'esempio delle norme interne del Mediatore in materia di denunce di irregolarità. Il Mediatore elogia inoltre la Commissione e la Corte dei conti per i progressi finora compiuti in materia.

La denuncia è stata presentata da un'organizzazione non governativa e riguarda la gestione da parte dell'EFSA di un potenziale conflitto di interessi derivante da una situazione denominata "porte girevoli".

Il Mediatore ha avviato un'indagine sull'asserzione secondo cui l'EFSA non avrebbe affrontato adeguatamente la questione di un potenziale conflitto di interessi nel trasferimento di un ex membro del suo personale nel settore privato e nelle relative richieste di indennizzo.

A seguito della sua indagine sulla denuncia, il Mediatore ha indirizzato tre progetti di raccomandazioni all'EFSA. Nel suo parere circostanziato, l'EFSA ha sostenuto di essersi conformata ai progetti di raccomandazione del Mediatore.

Nella sua decisione di chiusura del caso, il Mediatore ha constatato che:

i) L'EFSA ha adottato misure per rafforzare le sue norme e procedure in materia di negoziati servendo i membri del personale per quanto riguarda i futuri lavori del tipo "porte girevoli" e per imporre ai membri del personale in servizio di divulgarli tempestivamente. Tuttavia, poiché l'EFSA ha indebitamente limitato la portata di ciò che potrebbe costituire un possibile conflitto di interessi in tali circostanze, il Mediatore ha concluso che l'EFSA ha accettato solo parzialmente il primo progetto di raccomandazione del Mediatore.

ii) L'EFSA non ha debitamente riconosciuto la propria inosservanza delle norme procedurali pertinenti e non ha effettuato una valutazione sufficientemente approfondita del potenziale conflitto di interessi che potrebbe insorgere nel caso di specie e, di conseguenza, non ha attuato il secondo progetto di raccomandazione del Mediatore.

iii) L’EFSA ha preso provvedimenti per garantire che, in caso di un caso analogo in futuro, essa (a) ottenga informazioni sufficienti, tra cui, come minimo, un’adeguata descrizione dei compiti svolti presso l’EFSA, una descrizione precisa del nuovo impiego proposto e informazioni sui possibili legami tra il nuovo e il precedente impiego, (b) proceda a una valutazione il più approfondita possibile e (c) registri correttamente i risultati della sua valutazione. L'EFSA ha pertanto accettato e attuato il terzo progetto di raccomandazione del Mediatore.

Inoltre, al fine di migliorare l'attuazione del primo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha formulato altre quattro osservazioni chiedendo all'EFSA di prendere in considerazione la possibilità di apportare ulteriori modifiche alle sue procedure e ai suoi moduli.

Nel 2001, il capo di una delegazione UE ha autorizzato tre agenti locali a lavorare a tempo parziale. Nel 2009, i tre agenti locali interessati hanno chiesto al capo della delegazione una proroga dell'autorizzazione al lavoro a tempo parziale, ma la loro richiesta è stata respinta. In via eccezionale, è stata concessa una proroga solo fino alla fine del 2010. Nella loro denuncia al Mediatore europeo, i tre agenti hanno dichiarato principalmente che il Servizio europeo per l'azione esterna ("SEAE") non aveva addotto motivazioni convincenti a sostegno della sua decisione di negare loro l'autorizzazione a lavorare a tempo parziale.

Inizialmente, il Mediatore ha avviato un'inchiesta contro la Commissione europea. Dal 1° gennaio 2011, a seguito di un trasferimento di competenze, il Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) è diventato l'organo competente per la gestione di tutte le decisioni riguardanti il personale delle delegazioni UE. Il SEAE ha quindi sostituito la Commissione ai fini della presente inchiesta.

Nel suo parere, il SEAE ha spiegato di non poter prorogare l'autorizzazione a lavorare a tempo parziale, che aveva concesso ai tre agenti locali, per i seguenti motivi: (i) la legislazione locale non prevede una pratica comune di concessione del lavoro a tempo parziale e non vi sono "disposizioni vincolanti" a questo proposito; (ii) le specifiche norme comunitarie relative agli agenti locali non comprendono disposizioni sulla concessione dell'autorizzazione a lavorare a tempo parziale; e (iii) non vi è alcun "interesse del servizio" che consenta il lavoro a tempo parziale.

Il Mediatore ha ritenuto ingiustificato il rifiuto del SEAE a prorogare l'autorizzazione a lavorare a tempo parziale per i tre agenti locali. A suo parere, il lavoro a tempo parziale è stato, quanto meno, una scelta comune consentita dalla legge locale. Sebbene non vi siano "disposizioni vincolanti" nella legge locale che stabiliscano che il lavoro a tempo parziale debba essere obbligatoriamente concesso su richiesta, le parti di un contratto di lavoro sono libere di negoziare e di consentire tale possibilità. Inoltre, sebbene le norme specifiche comunitarie relative agli agenti locali non dispongano nulla per quanto riguarda il lavoro a tempo parziale, esse non impediscono tuttavia che venga stipulato un contratto di questo tipo. Infine, il Mediatore ha ricordato le pertinenti norme dell'OIL, che riconoscono il lavoro a tempo parziale come una forma di occupazione appropriata per i lavoratori con responsabilità familiari.

Il Mediatore ha inizialmente rivolto una proposta di soluzione amichevole al SEAE e, successivamente, ha formulato una bozza di raccomandazione. In seguito alla sua bozza di raccomandazione il SEAE ha spiegato perché era nell'interesse del servizio negare le richieste dei denuncianti. Inoltre, il SEAE ha informato il Mediatore di avere riaperto i colloqui con la Commissione sulla possibilità di concedere autorizzazioni a lavorare a tempo parziale agli agenti locali. Il Mediatore ha accettato tale spiegazione e ha ritenuto che il SEAE abbia preso provvedimenti adeguati per attuare la sua bozza di raccomandazione. Di conseguenza, ha chiuso il caso.