Il caso riguardava il licenziamento di un caposquadra di un progetto finanziato dall'UE in America centrale.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha constatato che la Commissione aveva agito ragionevolmente consentendo al beneficiario del progetto di licenziare il caposquadra dopo la firma del contratto. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso.

Il caso riguardava una procedura di gara della Commissione europea per la fornitura di servizi informatici di gestione e servizi connessi. Il denunciante è un consorzio la cui offerta per l'appalto in questione non è stata accolta.

L'argomento principale del denunciante è che la Commissione ha aggiudicato l'appalto a un offerente che ha offerto una soluzione per il recupero dei dati in caso di catastrofe inferiore a quanto richiesto dal contratto.

Il Mediatore europeo ha indagato sulla questione e ha constatato che, ritenendo che l'offerta vincente fosse conforme al capitolato d'oneri, la Commissione ha commesso una cattiva amministrazione nel caso di specie. Ha raccomandato alla Commissione di a) riconoscere la sua cattiva amministrazione e b) esaminare la richiesta di risarcimento del denunciante.

Purtroppo, la Commissione non ha accettato le raccomandazioni del Mediatore e non ha fornito ragioni convincenti per il suo rifiuto. Pertanto, il Mediatore ha chiuso il caso rivolgendo due osservazioni critiche alla Commissione.

La denuncia riguardava il funzionamento del sistema preventivo di allarme (EWS) della Commissione europea, un sistema di informazione computerizzato concepito per individuare le “minacce” nei confronti degli interessi finanziari e della reputazione dell’UE. L’EWS prevede cinque categorie generali di allarme, da W1 a W5. Alcune di tali categorie di allarme sono ulteriormente suddivise in sottocategorie (W1a, b, c e d, W3a e b, e così via). Il caso di specie riguarda un allarme W3b. Un allarme W3b è lanciato in relazione a persone che sono oggetto di un procedimento giudiziario per gravi errori amministrativi o frodi.

Il denunciante sosteneva che la richiesta dell’OLAF di registrare un allarme nel sistema EWS nei suoi confronti era irregolare, così come il rifiuto dell’istituzione di ritirare l’allarme, dal momento che il denunciante non era oggetto di alcun procedimento giudiziario.

Il Mediatore riscontrava che l’inserimento del nominativo di una persona in una determinata categoria dell’EWS deve avvenire sulla base di elementi fattuali. In caso contrario, la classificazione di una persona nell’EWS non ha alcun senso. Il Mediatore appurava che l’interpretazione dell’OLAF relativa all’allarme W3b permetteva classificazioni diverse di soggetti che si trovavano in situazioni analoghe. Per esempio, se l’OLAF comunicasse gli elementi a sua disposizione al Crown Prosecution Service del Regno Unito, una persona soggetta alla giurisdizione del sistema giuridico di quel paese continuerebbe a essere classificata nel livello W2, mentre una persona soggetta alla giurisdizione belga che, per esempio, fosse oggetto di indagine da parte dell’OLAF sarebbe classificata al livello W3b. Questa differenza di trattamento non può essere giustificata con alcuna argomentazione obiettiva. Il Mediatore formulava pertanto una proposta di soluzione amichevole, con cui chiedeva all’OLAF di ritirare l’allarme W3b lanciato nei confronti del denunciante e di analizzare le informazioni in suo possesso relative al denunciante, per determinare l'opportunità di emettere un allarme diverso. L’OLAF non accoglieva la proposta del Mediatore. In base all’esame della denuncia, il Mediatore archiviava l’indagine con un’osservazione critica.

Sintesi della decisione sulla denuncia OI/3/2008/FOR contro la Commissione europea

Il sistema di allarme rapido (Early Warning System, EWS) della Commissione europea è un sistema informatico che mira a individuare le "minacce" agli interessi finanziari e alla reputazione dell'UE. Ad esempio, il SAR consente al personale della Commissione coinvolto nelle procedure di gara di verificare se gli offerenti sono sospettati di frode. Dopo aver ricevuto diverse denunce sul funzionamento del SAR, il Mediatore ha avviato un'indagine, compresa una consultazione pubblica alla quale hanno contribuito molte parti interessate. Tra le preoccupazioni sollevate nella consultazione vi era il fatto che le persone fisiche e le imprese non sono sistematicamente informate del fatto che sono state inserite nel SAR. I partecipanti hanno inoltre sostenuto che vi era una mancanza di chiarezza su come presentare un ricorso contro tale inserimento nell'elenco.

Nel suo parere la Commissione ha confermato che le entità elencate nel SAR di norma non ne sono informate. Essa ha inoltre riconosciuto che il sistema non dispone di un meccanismo formale di ricorso.

Il Mediatore ha concluso che la portata di alcuni avvisi SAR non è chiaramente definita. Ha inoltre invitato la Commissione a garantire il diritto di essere ascoltati prima che siano adottate decisioni di inclusione di persone o imprese nel SAR. Inoltre, dovrebbe essere rispettato il diritto di accesso al fascicolo. Inoltre, le persone o le imprese interessate dovrebbero essere informate del loro diritto di presentare una denuncia al Mediatore o di presentare ricorso giurisdizionale.

Nella sua risposta al progetto di raccomandazione, la Commissione ha dichiarato che intende presentare una decisione riveduta sul SAR nel 2013. Tale decisione riveduta sarà preparata, alla luce sia del progetto di raccomandazione del Mediatore sia dell'esito di un ricorso alla Corte di giustizia nella causa Planet (che riguarda il SAR).

Il Mediatore ha chiuso la sua indagine sulla base dell'impegno della Commissione a riformare il SAR. Tuttavia, ha fatto un'ulteriore osservazione invitando la Commissione a garantire che adotti anche misure per proteggere i diritti fondamentali nel periodo precedente la riforma del SAR.

Il denunciante è un cittadino tedesco. Nell'agosto 2010 si è rivolto alla Commissione e ha chiesto, in linea con il regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti, copie di alcuni documenti preparatori riguardanti la comunicazione interpretativa della Commissione sull'applicazione dell'articolo 296 del trattato nel settore degli appalti pubblici nel settore della difesa. La Commissione ha rifiutato l'accesso e ha sostenuto che la totalità dei documenti richiesti rientrava nell'ambito di applicazione dell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001 ("materia militare e di difesa"). Essa ha poi affermato che, per lo stesso motivo, non poteva neppure essere concesso un accesso parziale. Il denunciante ha successivamente presentato una domanda di conferma di accesso. Dopo aver prorogato di 15 giorni lavorativi il termine per il trattamento della sua domanda di conferma, la Commissione ha informato il denunciante che, nonostante il termine prorogato, non era stata in grado di portare a termine la sua decisione.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che la Commissione non ha trattato la sua domanda di conferma per l'accesso a determinati documenti entro i termini previsti dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Egli ha sostenuto che la Commissione dovrebbe i) trattare rapidamente la sua domanda di conferma e ii) concedere l'accesso ai documenti in questione.

Il 17 dicembre 2010 la denuncia è stata trasmessa al presidente della Commissione per parere. Il 23 dicembre 2010 il denunciante ha informato i servizi del Mediatore che la Commissione, con sua grande sorpresa e gioia, gli aveva concesso un accesso illimitato a tutti i documenti da lui richiesti. Sottolinea che la sua richiesta di accesso è stata soddisfatta e che ritiene che la questione sia risolta.

Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso come stabilito dall'istituzione.