Fatto conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo [1]

Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante, ex membro del personale dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (UCVV), ha partecipato a due procedure di selezione per l'assunzione di membri del personale presso l'UCVV nel 2011 e nel 2013. La denunciante ritiene di essere stata classificata al terzo posto in entrambe le procedure.

2. Nel 2013 il denunciante ha chiesto l'accesso ai documenti relativi alle procedure di selezione summenzionate sulla base delle norme dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti (di seguito, il regolamento 1049/2001 [2]). L'UCVV ha fornito alla denunciante un documento contenente i suoi voti complessivi nei colloqui e nelle prove scritte in entrambe le procedure di selezione.

3. Nel 2015 il denunciante ha presentato una seconda richiesta di accesso del pubblico ai documenti relativi a tali procedure. La denunciante voleva che l'UCVV le consentisse di accedere a:

1) il "voto e la graduatoria dei primi tre candidati (nomi trattenuti)" nelle due procedure di selezione;

2) i dettagli dei suoi voti nella procedura di selezione del 2013;

(3) parte del "verbale della deliberazione della commissione giudicatrice nel 2013 che evidenzia un tentativo di modificare la composizione della commissione per impedire al suo superiore gerarchico di partecipare al colloquio, conformemente alla guida dell'UCVV per le commissioni giudicatrici per gli avvisi di posto vacante".

4. In risposta, l'UCVV ha fornito alla denunciante un documento di una pagina contenente i voti di ciascuna parte del suo colloquio nella procedura di selezione del 2013. Essa non ha divulgato ulteriori documenti [3].

5. Il denunciante ha quindi chiesto all’UCVV di rivedere la sua decisione (presentando la cosiddetta «domanda di conferma»[4]). Ha inoltre chiesto spiegazioni sul motivo per cui non vi sono state deliberazioni sulla composizione della commissione giudicatrice prima del suo colloquio nel 2013.

6. Il 17 dicembre 2015 l’UCVV ha negato l’accesso ai documenti in questione.

7. L’UCVV ha dichiarato che i documenti delle procedure di selezione del 2011 e del 2013 contenenti i punteggi e la graduatoria dei primi tre candidati non potevano essere divulgati. Ciò è dovuto al fatto che, secondo lo statuto dei funzionari dell'UE [5] e la giurisprudenza dell'UE [6], i lavori delle commissioni giudicatrici dovrebbero essere segreti. Ha inoltre fatto riferimento alle norme dell'UE in materia di protezione dei dati [7], sostenendo che la divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe i diritti alla vita privata degli altri candidati.

8. L'UCVV ha dichiarato che il verbale delle deliberazioni della commissione giudicatrice del 2013 "non contiene le informazioni richieste"e che, di conseguenza, "la parte del documento richiesta non esiste e non può essere resa disponibile". Inoltre, ha affermato che il verbale "comprende fattori relativi alle valutazioni individuali e comparative dei candidati e per questo motivo non sarà reso disponibile".

9. Per quanto riguarda la richiesta di spiegazioni del denunciante, l'UCVV ha dichiarato che "il regolamento (CE) n. 1049/2001 si applica solo all'accesso ai documenti esistenti in possesso delle istituzioni e degli organi dell'UE. Il suddetto regolamento non obbliga le istituzioni e gli organi dell'UE a creare documenti che spieghino questioni sostanziali".

10. Insoddisfatto della risposta dell'UCVV, il denunciante si è rivolto al Mediatore nel febbraio 2016.

L'indagine

11. La Mediatrice ha avviato un’indagine sulla preoccupazione del denunciante secondo cui l’UCVV avrebbe erroneamente rifiutato di divulgare: a) il punteggio e la graduatoria dei primi tre candidati nelle due procedure di selezione; b) i voti e la graduatoria del denunciante nella procedura di selezione del 2011; e c) il verbale delle deliberazioni della commissione giudicatrice nel 2013.

12. Nel corso dell’indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta dell’UCVV alla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta alla risposta dell’UCVV. La squadra investigativa del Mediatore ha inoltre effettuato un’ispezione dei fascicoli dell’UCVV sul caso.

Rifiuto di comunicare i punteggi e la graduatoria dei primi tre candidati nelle due procedure di selezione

Argomenti presentati al Mediatore

13. Il denunciante ha sostenuto che l'UCVV ha fatto erroneamente affidamento sull'eccezione di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 per la protezione dei dati personali. Come aveva proposto nella sua domanda di rifiuto dei nomi degli altri candidati, la divulgazione dei voti e della graduatoria delle persone rese anonime non poteva pregiudicare la protezione dei loro dati personali. La denunciante ha sostenuto che non sarebbe stata in grado di identificare i candidati [8]. Ha inoltre sostenuto che la sua richiesta riguardava essenzialmente l'accesso ai "[suoi] marchi dettagliati e alla graduatoria nel 2011 e alla graduatoria nel 2013". Ha sostenuto che, in base alle norme dell'UE applicabili, ha il diritto di accedere sia al suo fascicolo personale [9] sia ai suoi dati personali [10].

14. Infine, il denunciante ha sostenuto che, in una procedura di selezione per l'assunzione di membri del personale, la necessità di garantire la trasparenza dovrebbe prevalere sulla necessità di proteggere i dati personali [11].

15. Nella sua risposta, l’UCVV ha sottolineato che, nella sua denuncia al Mediatore, la denunciante aveva messo in discussione solo i motivi addotti dall’UCVV per negare l’accesso ai documenti basati sulla protezione dei dati personali. Secondo l’UCVV, il denunciante ha quindi indirettamente accettato la sua argomentazione sulla segretezza dei lavori delle commissioni giudicatrici.

16. Per quanto riguarda l'eccezione per la protezione dei dati personali, l'UCVV ha dichiarato che il denunciante era già a conoscenza dell'identità di uno dei candidati prescelti, che l'UCVV ha infine assunto a seguito della procedura di selezione nel 2013. Pertanto, anche se i punteggi e la graduatoria dei primi tre candidati fossero divulgati con le identità rese anonime, il denunciante sarebbe in grado di identificare almeno tale candidato, compromettendo in tal modo la protezione dei suoi dati personali.

17. Per quanto riguarda gli altri due candidati, la denunciante avrebbe potuto identificarli indirettamente, in quanto li aveva incontrati durante le prove scritte nell'ambito della procedura di selezione [12].

18. Pertanto, poiché il denunciante aveva già individuato almeno uno dei tre candidati e poteva facilmente individuare gli altri due, l’UCVV ha dichiarato di non poter concedere l’accesso ai loro punteggi e alle loro graduatorie.

19. Nelle sue osservazioni sulla risposta dell'UCVV, la denunciante ha sostenuto che la posizione dell'UCVV non è certamente pertinente per quanto riguarda i suoi marchi e la sua classificazione [13], che dovrebbero essere divulgati.

Valutazione del Mediatore

20. La giurisprudenza dell’Unione ha stabilito che i lavori delle commissioni giudicatrici dovrebbero essere segreti. Ciò "impedisce sia la divulgazione degli atteggiamenti adottati dai singoli membri delle commissioni giudicatrici sia la divulgazione di qualsiasi fattore relativo alle valutazioni individuali o comparative dei candidati ʺ[14]. La giurisprudenza dell'UE ha inoltre chiarito che ciò si estende ai punteggi attribuiti ai candidati [15]. Pertanto, il Mediatore ritiene che la posizione dell’UCVV in merito alla segretezza dei lavori della commissione giudicatrice sia in linea con la giurisprudenza consolidata.

21. L’UCVV era quindi legittimato a negare l’accesso ai punteggi e alla graduatoria dei primi tre candidati. Pertanto, non è necessario esaminare gli altri argomenti addotti dalle parti.

22. Ciò detto, la situazione sarebbe diversa se la denunciante fosse, come ritiene [16], uno dei primi tre candidati. In tal caso, la denunciante avrebbe quindi il diritto di conoscere i propri marchi e la propria graduatoria.

23. Ciò è dovuto al fatto che la giurisprudenza dell'UE ha anche stabilito che, sebbene i lavori delle commissioni giudicatrici debbano essere tenuti segreti, un candidato a una procedura di selezione che richieda i propri voti ha il diritto di riceverli [17]. Come rilevato in precedenza dal Mediatore, né l’indipendenza né l’obiettività dei lavori delle commissioni giudicatrici sarebbero pregiudicate dalla divulgazione ai candidati di una ripartizione dettagliata dei loro voti. Ciò non consentirebbe neppure ai candidati di esercitare un’influenza sul lavoro della commissione giudicatrice né impedirebbe a quest’ultima di lavorare in modo obiettivo [18]. Lo stesso vale per la graduatoria di un candidato in una procedura di selezione.

24. L’UCVV avrebbe quindi dovuto tener conto del fatto che la denunciante chiedeva non solo l’accesso a documenti contenenti informazioni su altri candidati, ma anche informazioni che la riguardavano, vale a dire i suoi dati personali [19]. Avrebbe poi dovuto verificare se la presunzione della denunciante (che era uno dei primi tre candidati) fosse corretta e se i documenti a cui la denunciante chiedeva di accedere contenessero informazioni che la riguardavano (vale a dire, i suoi voti e la sua classificazione nelle due procedure di selezione). In tal caso, avrebbe dovuto comunicare tali informazioni (oltre alle informazioni già fornite) al denunciante. Poiché al denunciante non sarebbero state fornite informazioni riguardanti gli altri candidati, il loro diritto alla vita privata sarebbe stato preservato e, pertanto, le argomentazioni dell’UCVV al riguardo sono irrilevanti.

25. Tuttavia, l’UCVV non sembra aver verificato se la denunciante fosse uno dei primi tre candidati e quindi non ha adeguatamente giustificato il suo rifiuto di concedere l’accesso ai suoi punteggi e alla sua graduatoria. Si tratta di cattiva amministrazione.

Rifiuto di divulgare i voti e la graduatoria del denunciante nella procedura di selezione del 2011

Argomenti presentati al Mediatore

26. La denunciante ha sostenuto che l’UCVV ha sbagliato a non fornirle il suo punteggio e la sua posizione nella procedura di selezione del 2011. Ha sostenuto che l'UCVV non aveva spiegato perché si fosse rifiutata di farlo, violando così i suoi diritti di accesso al suo fascicolo personale e ai suoi dati personali [20].

27. L’UCVV ha sostenuto che la denunciante non aveva esplicitamente chiesto il suo punteggio e la sua classificazione nella procedura di selezione del 2011 [21]. Essa ha inoltre affermato che la denunciante aveva già ottenuto, a seguito della sua prima domanda di accesso (nel 2013), il suo punteggio complessivo nel procedimento del 2011 e non aveva, all’epoca, contestato la decisione dell’UCVV.

28. Infine, l’UCVV ha sostenuto che i risultati della denunciante non erano inclusi nel suo fascicolo personale. Ha affermato che tutti i candidati alle procedure di selezione sono considerati candidati, indipendentemente dal fatto che lavorino già per l’UCVV o meno. Pertanto, le informazioni relative alla procedura di selezione per tale posto sono contenute in un fascicolo separato e non nel suo fascicolo personale.

Valutazione del Mediatore

29. Contrariamente a quanto sostenuto dall'UCVV, il Mediatore ritiene che, nella sua richiesta di riesame, la denunciante abbia fatto esplicito riferimento ai propri punteggi e alla propria graduatoria della procedura di selezione del 2011 [22]. Tuttavia, l’UCVV non ha risposto a tale richiesta specifica. L'UCVV non ha neppure cercato di chiedere alla denunciante di chiarire la portata della sua richiesta, se nutriva dubbi in merito a ciò che chiedeva.

30. L’UCVV ha avuto una seconda occasione per esaminare le argomentazioni del denunciante e rivedere la sua posizione nel corso dell’indagine del Mediatore. Tuttavia, non lo ha fatto. 

31. La mancata risposta da parte dell’UCVV alla richiesta della denunciante di accedere ai suoi punteggi e alla sua graduatoria dalla procedura di selezione nel 2011, che equivale a una richiesta di accesso ai suoi dati personali, è in contrasto con i principi di buona amministrazione, in particolare l’obbligo di motivazione [23]. Si tratta di cattiva amministrazione.

32. Tale conclusione non è inficiata dal fatto che l'UCVV ha fornito alla denunciante i suoi punteggi complessivi della procedura di selezione del 2011 a seguito della sua prima richiesta nel 2013. Ciò è dovuto al fatto che la successiva domanda della denunciante riguardava i suoi punteggi dettagliati e la sua classificazione in tale procedura. Tali informazioni dovrebbero, in linea di principio, essere divulgate [24].

Rifiuto di divulgare i verbali delle riunioni della commissione giudicatrice del modulo 2013

Argomenti presentati al Mediatore

33. La denunciante ha sostenuto che la sua richiesta di accesso al verbale mirava a stabilire se il presidente dell'UCVV avesse chiesto di essere esonerato dal comitato di selezione durante il colloquio a causa di un potenziale conflitto di interessi (in quanto all'epoca era il suo direttore diretto)[25].

34. L'UCVV ha sostenuto di aver riesaminato il verbale per verificare se vi fosse stato un tentativo di modificare la composizione della commissione giudicatrice, come sostenuto dal denunciante. Non ha trovato alcuna prova di ciò nei verbali. Pertanto, non vi erano informazioni sulla falsariga richiesta dal denunciante che potessero essere divulgate. L’UCVV ha aggiunto che, poiché il verbale conteneva anche valutazioni individuali e comparative dei candidati, non poteva divulgare tali parti del verbale.

Valutazione del Mediatore

35. Nella sua decisione sulla richiesta di accesso del denunciante, l'UCVV ha sostenuto che il verbale non includeva le informazioni richieste dal denunciante e che, in ogni caso, i lavori delle commissioni giudicatrici dovrebbero essere segreti. Il Mediatore esaminerà queste argomentazioni a sua volta.

Argomentazione secondo cui il documento o i documenti non contenevano le informazioni richieste

36. Dall'ispezione del Mediatore è emerso che il verbale della riunione del 18 febbraio 2013 comprendeva un punto sul "conflitto di interessi e accettazione della metodologia".

37. Le discussioni su un conflitto di interessi di un membro di una commissione giudicatrice possono influenzare la sua composizione, dato che un tale conflitto, se dichiarato, potrebbe, in linea di principio, comportare la sostituzione del membro che lo ha dichiarato. Pertanto, il Mediatore ritiene che la parte del verbale della riunione del 18 febbraio 2013 relativa al "conflitto di interessi e accettazione della metodologia"sia stata oggetto della richiesta del denunciante. Pertanto, il Mediatore ritiene che l’UCVV abbia errato nel sostenere che tali informazioni non esistevano nel processo verbale.

38. Inoltre, il Mediatore ritiene che l'UCVV abbia interpretato erroneamente la richiesta della denunciante di una spiegazione del motivo per cui la commissione giudicatrice non ha deliberato, prima del suo colloquio, sulla questione della sua composizione. Dalla formulazione della sua richiesta [26] risulta chiaramente che non si trattava di una richiesta di accesso a un documento, bensì di una richiesta di informazioni. Tuttavia, l’UCVV ha respinto tale richiesta come se si trattasse di una richiesta di accesso a documenti [27].

39. Avendo stabilito che esisteva un documento contenente le informazioni richieste dal denunciante, il Mediatore deve tuttavia verificare se l'UCVV fosse legittimato a rifiutare questa parte del documento in questione.

Argomento relativo alla segretezza dei lavori della commissione giudicatrice

40. Le disposizioni statutarie sulla segretezza dei lavori delle commissioni giudicatrici e la relativa giurisprudenza, sopra menzionate, non introducono un principio generale di segretezza o una deroga generale al principio di trasparenza. Inoltre, non prevedono l'anonimato o la segretezza in relazione alla composizione della commissione giudicatrice. Come il Mediatore ha già sottolineato in altri casi, occorre distinguere tra la divulgazione delle opinioni espresse dai singoli membri di una commissione giudicatrice e qualsiasi altra informazione relativa a una procedura di selezione. Mentre le informazioni che rivelano le opinioni espresse dai membri delle commissioni giudicatrici o i fattori alla base della loro valutazione dei candidati dovrebbero rimanere segrete, lo stesso non si applica ad altre informazioni, come la composizione della commissione giudicatrice [28].

41. Secondo il Mediatore, la divulgazione di una parte di un documento contenente discussioni su potenziali conflitti di interessi non rivelerebbe il punto di vista dei membri della commissione giudicatrice in merito alla valutazione dei candidati [29].

42. Il Mediatore è pertanto del parere che l'UCVV avrebbe dovuto prendere in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale alle parti del processo verbale pertinenti alle informazioni richieste dal denunciante.

43. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che l'UCVV abbia erroneamente affermato che non esisteva alcun documento contenente le informazioni richieste dal denunciante. Inoltre, il Mediatore ritiene che la parte pertinente del verbale della riunione della commissione giudicatrice del 18 febbraio 2013 non fosse coperta dalle disposizioni sulla segretezza dei lavori delle commissioni giudicatrici. Pertanto, il rifiuto dell’UCVV di concedere l’accesso a questa parte del verbale costituisce una cattiva amministrazione.

Valutazione complessiva del Mediatore che ha portato a una raccomandazione

44. Alla luce delle constatazioni di cattiva amministrazione di cui sopra, il Mediatore formula una raccomandazione corrispondente in appresso, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.

Raccomandazione

Sulla base dell'indagine relativa alla presente denuncia, il Mediatore formula la seguente raccomandazione all'Ufficio comunitario delle varietà vegetali:

L'Ufficio comunitario delle varietà vegetali dovrebbe riesaminare la sua decisione di rifiuto di concedere l'accesso ai documenti richiesti dal denunciante e prendere in considerazione la possibilità di divulgarli almeno parzialmente. In particolare, dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di concedere l'accesso alle parti pertinenti dei documenti contenenti i voti e la graduatoria del denunciante e le parti del verbale della commissione giudicatrice della procedura di selezione del 2013 relative alle discussioni sui conflitti di interessi.

L'Ufficio comunitario delle varietà vegetali e il denunciante saranno informati della presente raccomandazione. A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo, l'Ufficio comunitario delle varietà vegetali trasmette un parere circostanziato entro l'8 settembre 2018.

 

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 07/06/2018

 

[1] Decisione del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, relativa allo statuto e alle condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (94/262/CECA, CE, Euratom), GU 1994, L 113, pag. 15.

[2] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, GU 145 del 31 maggio 2001.

[3] A tal fine, l'UCVV ha sostenuto che la divulgazione di tali verbali potrebbe compromettere il suo processo decisionale interno e ha fatto riferimento all'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001, in base alla quale un'istituzione può rifiutare di concedere l'accesso per proteggersi da tale situazione. Inoltre, l’UCVV ha invocato la segretezza dei lavori delle commissioni giudicatrici, tutelata dallo Statuto dei funzionari dell’Unione europea.

[4] Come previsto all'articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[5] L’UCVV ha fatto riferimento all’articolo 6 dell’allegato III dello statuto dei funzionari e del regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia atomica.

[6] Ordinanza del 9 luglio 2015, De Almeida Pereira/Eurojust, causa F-142/14, punti 38-39, e sentenza dell'11 dicembre 2012, Trentea/FRA, causa F-112/10, EU:F:2012:179, punto 90 e giurisprudenza ivi citata (confermata dalla sentenza del Tribunale del 16 gennaio 2015, causa T-107/13P), e sentenza del 5 marzo 2015, Gyarmathy/FRA, causa F-97/13, EU:F:2015:7, punto 48.

[7] L'UCVV ha fatto riferimento all'articolo 2, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1). La tutela della vita privata delle persone è una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, che consente alle istituzioni di rifiutare l'accesso del pubblico ai documenti.

^[8] La denunciante ha dichiarato che, a parte un candidato (che la denunciante conosce) e la denunciante, che riteneva fossero entrambi tra i primi tre candidati in entrambe le procedure di selezione, gli altri due candidati erano diversi in ciascuna procedura e a lei sconosciuti. In ogni caso, se i candidati dovessero essere resi anonimi in entrambe le liste di punteggio, il denunciante non sarebbe in grado di identificare quali punteggi e classifiche riguardano quale candidato.

[9] A tale riguardo, il denunciante ha invocato l'articolo 41, paragrafo 2, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea (che riconosce il diritto di ogni persona di avere accesso al proprio fascicolo, nell'ambito del diritto a una buona amministrazione) e l'articolo 26 dello statuto dei funzionari (relativo al fascicolo personale del personale dell'UE). Il denunciante ha inoltre invocato il diritto di accesso ai documenti (articolo 42 della Carta).

[10] A tale riguardo, il denunciante ha invocato l'articolo 12, paragrafo 1, lettera e), del regolamento UE sulla protezione dei dati (regolamento (CE) n. 45/2001) e l'articolo 8, paragrafo 2, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea (diritto alla protezione dei dati personali).

[11] Il denunciante ha fatto riferimento a una decisione del Mediatore, secondo cui "l'equilibrio da raggiungere tra la necessità di proteggere i dati personali relativi all'esperienza professionale e i requisiti di trasparenza è generalmente favorevole a una maggiore apertura" (decisione nella causa 1011/2015/TN relativa al rifiuto del Consiglio dell'Unione europea di dare accesso ai pareri sull'idoneità dei candidati all'esercizio delle funzioni di giudice e avvocato generale presso la Corte di giustizia e il Tribunale dell'UE). Ha inoltre citato una dichiarazione del Garante europeo della protezione dei dati secondo cui "l'interesse pubblico al risultato di un concorso è rafforzato da ragioni di responsabilità. È pertanto legittimo e opportuno rivelare i nomi di coloro che sono riusciti nei modi indicati» (Relazione del Garante europeo della protezione dei dati sull’accesso del pubblico ai documenti e la protezione dei dati, luglio 2005, Background Paper Series n. 1, pag. 43).

[12] L'UCVV ha fatto riferimento alla sentenza del 19 ottobre 2016 della Corte di giustizia, Breyer/Germania, causa C-582/14, ECLI:EU:C:2016:779 ,, punti 40 e 41, in cui la Corte ha stabilito che "dal testo dell'articolo 2, lettera a), della direttiva 95/46 risulta chiaramente che una persona identificabile è una persona che può essere identificata direttamente o indirettamente. L'uso da parte del legislatore dell'Unione del termine «indirettamente» suggerisce che, per trattare le informazioni come dati personali, non è necessario che tali informazioni consentano da sole di identificare l'interessato».

[13] Il denunciante ha fatto riferimento alla sentenza del Tribunale del 26 aprile 2016, Strack/Commissione, causa T-221/08, ECLI:EU:T:2016:242, punto 198, in cui il Tribunale ha dichiarato che «la divulgazione di dati personali riguardanti esclusivamente il richiedente l’accesso in questione non può essere rifiutata in quanto arrecherebbe pregiudizio alla tutela della vita privata e dell’integrità dell’individuo».

[14] Sentenza della Corte di giustizia del 4 luglio 1996, Parlamento/Innamorati, causa C‐254/95 P, ECLI:EU:C:1996:276, punto 24; sentenza del Tribunale della funzione pubblica del 12 febbraio 2014, Gonzalo de Mendoza Asensi/Commissione, causa F‑127/11, ECLI:EU:F:2014:14, punto 93; sentenza della Corte del 16 giugno 1987, Kolivas/Commissione, causa 40/86, ECLI:EU:C:1987:286, punto 18.

[15] Sentenza Parlamento/Innamorati, citata, punto 30; sentenza del Tribunale di primo grado del 29 gennaio 1998, Affatato/Commissione, causa T-157/96, ECLI:EU:T:1998:12, punto 34.

[16] Nella sua denuncia al Mediatore, sulla quale l'UCVV ha avuto l'opportunità di presentare osservazioni, la denunciante ha ribadito che, secondo le prove del sentito dire, era al terzo posto nelle due procedure.

[17] V., al riguardo, sentenza Parlamento/Innamorati, citata, punto 31; sentenza del Tribunale del 19 febbraio 2004, Konstantopoulou/Corte di giustizia, causa T-19/03, ECLI:EU:T:2004:49, punto 33; sentenza Gonzalo de Mendoza Asensi/Commissione, citata, punto 94. V. anche sentenza del Tribunale della funzione pubblica dell’8 luglio 2010, Wybranowski/Commissione, F-17/08, ECLI:EU:F:2010:83, punto 99, e ordinanza del Tribunale del 3 marzo 2017, GX/Commissione, T-556/16, ECLI:EU:T:2017:139, punto 67.

[18] Cfr., ad esempio, la decisione del Mediatore europeo che chiude la sua indagine sulla denuncia 2044/2012/LP contro l’Organismo dei regolatori europei delle comunicazioni elettroniche, punti 18–19. L'allora Mediatore ha ritenuto che il rifiuto di comunicare ai candidati i propri voti non sia in linea con i principi di buona amministrazione.

[19] Le informazioni sui marchi e sulla graduatoria del denunciante costituiscono dati personali. Secondo le norme dell'UE in materia di protezione dei dati, per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile (articolo 2, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001).

[20] Il denunciante ha fatto riferimento all'articolo 8, all'articolo 41, paragrafo 2, lettera b), e all'articolo 42 della Carta dei diritti fondamentali dell'UE che garantiscono, rispettivamente, la protezione dei dati di carattere personale, il diritto di ogni persona di avere accesso al proprio fascicolo (nell'ambito del diritto a una buona amministrazione) e il diritto di accesso ai documenti.

[21] L’UCVV ha dichiarato che, nelle sue richieste di accesso, la denunciante aveva chiesto a) il punteggio e la graduatoria dei primi tre candidati nelle procedure di selezione del 2011 e del 2013 e b) la parte del verbale delle deliberazioni della commissione giudicatrice del 2013 relativa a un tentativo di modificare la composizione della commissione giudicatrice.

[22] Sebbene la denunciante non abbia menzionato i suoi punteggi e la sua posizione nella procedura di selezione del 2011 nelle conclusioni della sua richiesta di riesame (a cui fa riferimento l’UCVV), lo ha fatto nel testo della richiesta. Ad esempio, riferendosi al fatto che l'UCVV ha respinto (nel 2013) la sua prima richiesta di accesso ai documenti, la denunciante ha dichiarato: "Non vedo alcun ostacolo basato sulla protezione dei dati personali per quanto riguarda la divulgazione della mia posizione nella procedura del 2011. Avevo già presentato una richiesta di accesso del pubblico [nel 2013]; tuttavia, la graduatoria (degli altri due candidati, o anche la mia) non mi è stata comunicata. Questo è il motivo per cui ho chiesto nuovamente [nella richiesta iniziale del 2015] l'accesso a tali dati, e lo sto facendo ora nel quadro di una [richiesta di riesame] (...). Baso inoltre la mia richiesta di accesso ai miei marchi dettagliati e alla mia graduatoria nel 2011 e alla graduatoria nel 2013 sull'articolo 12, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (CE) n. 45/2001"[22]. Inoltre, ha affermato che "i risultati di un agente nelle procedure di assunzione fanno parte del fascicolo conservato presso tale agente (...).  Tuttavia, tali dati (...) non sono stati inclusi nel mio fascicolo personale, che ho consultato più volte di recente." (sottolineatura aggiunta).

[23] Il dovere delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE di motivare le misure e le decisioni che adottano è sancito dal trattato sul funzionamento dell'UE e dall'articolo 41, paragrafo 2, lettera c), della Carta dei diritti fondamentali. L’articolo 18, paragrafo 1, del codice europeo di buona condotta amministrativa stabilisce inoltre l’obbligo delle istituzioni di motivare le loro decisioni, conformemente al principio di buona amministrazione.

^[24] Ciò sarebbe in linea con il parere del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) su una notifica di controllo preventivo ricevuta dal responsabile della protezione dei dati della Commissione europea sul sistema di assunzione, mediante concorso, di personale permanente per le istituzioni europee o per gli organi e gli organismi comunitari, caso 2004-0236. Il GEPD ha stabilito che l'istituzione o l'organo dell'UE interessato da una richiesta di accesso ai risultati dei candidati nelle procedure di selezione "dovrebbe essere in grado di fornire una ripartizione dettagliata del punteggio assegnato per la prova orale, vale a dire di attribuire il punteggio per ciascuna sezione sulla quale il richiedente è stato valutato in sede orale, senza che ciò interferisca in alcun modo con il principio della segretezza dei lavori della commissione giudicatrice, come stabilito all'articolo 6 dell'allegato III dello statuto, poiché i punteggi assegnati sarebbero medie complessive. Non si tratta certamente di rivelare i marchi forniti da singoli membri del consiglio di amministrazione né di fornire informazioni sul confronto con altri richiedenti". Cfr. anche gli orientamenti del GEPD sui diritti delle persone con riguardo al trattamento dei dati personali, pagg. 13-14.

[25] La denunciante ha inoltre sostenuto che l'UCVV ha erroneamente respinto la sua richiesta in quanto la divulgazione dei verbali avrebbe compromesso il suo processo decisionale (articolo 4, paragrafo 3, del regolamento 1049/2001). Tuttavia, tale argomentazione è irrilevante, in quanto l’UCVV si è basato su tale motivo solo nella sua risposta iniziale (cfr. nota 3 supra) e non l’ha accolta nella sua risposta alla richiesta di riesame del denunciante. Quest’ultimo è stato respinto per motivi diversi (v. punto 8 supra).

^[26] "Ribadisco la mia richiesta di accesso ai seguenti dati: (...) parte del verbale della delibera della commissione giudicatrice che evidenzia un tentativo di modificare la commissione giudicatrice affinché il mio superiore gerarchico di allora non partecipasse al mio colloquio nella procedura del 2013, o una spiegazione del motivo per cui tale deliberazione non ha avuto luogo prima del mio colloquio". (Sottolineatura aggiunta)

[27] Poiché il regolamento (CE) n. 1049/2001 si applica solo ai documenti esistenti e non impone alle istituzioni di creare documenti che chiariscano questioni di merito (v. punto 9 supra).

[28] Cfr., al riguardo, la decisione del Mediatore europeo che chiude l'indagine di propria iniziativa OI/4/2012/CK relativa al Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop), punti 23-24.

[29] Cfr. anche la decisione del Mediatore europeo che chiude la sua indagine sulla denuncia 1403/2012/CK contro l'Agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA), punto 25.