(A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo (1))

IL RECLAMO

Il denunciante ha partecipato al concorso COM/C/2/02, organizzato per istituire un elenco di riserva di dattilografi di lingua tedesca. La prova di battitura e la prova orale, rispettivamente la prova f) e la prova g), sono state effettuate una dopo l'altra lo stesso giorno. Il denunciante ha ottenuto 8 punti nel test f) e quindi non è riuscito a raggiungere il punteggio minimo richiesto, pari a 10. Il 30 luglio 2003 la denunciante ha quindi scritto alla Commissione per chiedere chiarimenti in merito al suo marchio e una revisione del test. Chiede una spiegazione dei criteri di selezione e una copia del suo documento d'esame.

Il 16 ottobre 2003 l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha inviato alla denunciante una copia della scheda di valutazione per il suo test e l'ha informata che il suo test era stato valutato per quanto riguarda la completezza, l'impaginazione, la formattazione e gli errori di battitura. L'EPSO ha tuttavia informato il denunciante di non poter divulgare il documento d'esame né i criteri utilizzati dalla commissione giudicatrice per contrassegnare la prova. L'EPSO ha sostenuto che, secondo il bando di concorso, la prova di dattilografia faceva parte della prova orale e rientrava pertanto nell'obbligo di mantenere riservati i lavori della commissione giudicatrice, come richiesto dall'articolo 6 dell'allegato III dello statuto. Secondo l'EPSO, tale principio era stato confermato dal Mediatore europeo nella sua decisione 481/2001/IP. Infine, l'EPSO ha informato il denunciante che circa il 75 % dei candidati aveva ottenuto almeno il punteggio minimo richiesto nella prova f).

Il denunciante non era soddisfatto della risposta dell'EPSO e ha pertanto presentato una denuncia al Mediatore europeo. Sosteneva, in sintesi, che l’EPSO non le aveva consentito di accedere a una copia del suo documento d’esame e di informarla in merito ai criteri utilizzati per contrassegnare il test. Sostiene che dovrebbe avere accesso a una copia del suo documento d'esame corretto ed essere informata dei criteri utilizzati per contrassegnare il test. Ha fatto riferimento al progetto di raccomandazione del Mediatore nel 2097/2002/GG (2) e ha dichiarato di volere l'accesso in modo da poter migliorare le sue prestazioni nei futuri concorsi di assunzione.

L'INCHIESTA

La denuncia è stata trasmessa all'EPSO per parere. Il parere che il Mediatore ha ricevuto è stato tuttavia scritto dalla Commissione europea.

Il parere della Commissione

La Commissione ha osservato che al denunciante era stata inviata la scheda di valutazione, che indicava che il test del denunciante era stato ritenuto insufficiente per quanto riguarda il layout, la formattazione e la digitazione.

Per quanto riguarda la richiesta della denunciante di accedere a una copia del suo documento d'esame contrassegnato e dei criteri di valutazione ("criteri di correzione"), la Commissione ha dichiarato che tali documenti costituiscono parte integrante dell'esame orale e che sono pertanto coperti dal segreto di cui all'articolo 6 dell'allegato III dello statuto. Inoltre, è stato fatto riferimento alla decisione del Mediatore europeo nel caso 481/2001/IP, in cui, secondo la Commissione, tale obbligo di segretezza era stato confermato.

La Commissione ha preso atto del riferimento del denunciante al progetto di raccomandazione del Mediatore europeo nel 2097/2002/GG e ha osservato che il denunciante aveva ricevuto la scheda di valutazione per il suo esame pratico nonché le osservazioni della commissione giudicatrice. Secondo la Commissione, la scheda di valutazione conteneva tutte le spiegazioni relative agli errori commessi, consentendo in tal modo al denunciante di evitare tali errori in futuro.

La Commissione ha precisato che occorre rilevare due punti:

i) L'esame pratico ha avuto luogo lo stesso giorno dell'esame orale, ragion per cui le deliberazioni sono state coperte dal segreto delle commissioni giudicatrici;

ii) Inoltre, la correzione dell’esame pratico era stata effettuata direttamente sul copione originale dell’esame. Le correzioni e le eventuali osservazioni aggiunte durante le correzioni erano pertanto inseparabili dal documento d'esame stesso.

Secondo la Commissione, è giurisprudenza costante che l'obbligo di motivazione non implica che copie del documento d'esame contenente le correzioni della commissione giudicatrice debbano essere comunicate alle ricorrenti. La Commissione ha fatto riferimento alla decisione della Corte nella causa Innamorati (3).

Per quanto riguarda il progetto di raccomandazione del Mediatore nel caso 2097/2002/GG, la Commissione ha dichiarato che il denunciante non aveva indicato che la Commissione si era già impegnata ad applicare una prassi di accesso ai documenti d'esame applicabile ai concorsi di assunzione organizzati dopo il 1o luglio 2000. Secondo la Commissione, tale prassi consisteva nel separare le singole schede di valutazione, sulle quali ogni singolo valutatore appone il proprio punteggio, dalla scheda di valutazione finale adottata dalla commissione giudicatrice e nel concedere ai candidati (che ne fanno richiesta) l’accesso a quest’ultima. Secondo la Commissione, tale prassi era stata rispettata nel caso di specie.

Osservazioni del denunciante

Il parere della Commissione è stato trasmesso al denunciante, dal quale il Mediatore non ha ricevuto osservazioni.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

La denuncia riguarda il rifiuto dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) di fornire accesso a documenti e informazioni. La denuncia è stata pertanto trasmessa all'EPSO per parere. Il parere è stato presentato dalla Commissione europea, ossia l'istituzione comunitaria originariamente responsabile del concorso in questione. Il Mediatore ritiene opportuno proseguire l'indagine sulla base del parere della Commissione e il denunciante non ha sollevato obiezioni in merito. Tuttavia, alla luce del fatto che è stato l'EPSO a rifiutare l'accesso al denunciante in primo luogo e del fatto che l'EPSO è ora l'organo principale per l'organizzazione dei concorsi di assunzione, il Mediatore ritiene che l'EPSO rimanga il destinatario pertinente delle conclusioni e del progetto di raccomandazione nel caso di specie.

2 Presunto mancato accesso alla prova d'esame

2.1 La denunciante ha partecipato al concorso COM/2/02, organizzato per istituire un elenco di riserva per dattilografi, nel quale non ha ottenuto un punteggio sufficiente per superare la prova pratica. La denunciante ha chiesto all'organizzatore del concorso, la Commissione europea, di fornirle i criteri di valutazione e una copia del suo documento d'esame. Ha ricevuto una risposta dall'Ufficio europeo di selezione del personale (ESPSO), di recente istituzione, che le ha fornito una copia della scheda di valutazione finale della commissione giudicatrice, ma le ha negato l'accesso a una copia del suo documento d'esame e alle informazioni sui criteri di valutazione.

2.2 La denunciante sosteneva che l'EPSO non le aveva dato accesso al suo documento d'esame.

2.3 La Commissione ha dichiarato che alla denunciante non poteva essere consegnata una copia del suo documento d'esame contenente i voti scritti e le osservazioni dei valutatori.

2.4 La Commissione ha fatto riferimento all'articolo 6, allegato III, dello statuto dei funzionari, che stabilisce il carattere segreto dei lavori della commissione giudicatrice, e alla decisione della Corte nella causa Innamorati (4). La Commissione ha inoltre indicato che, poiché il test pratico di battitura era stato organizzato lo stesso giorno dell'esame orale, il primo faceva parte dell'esame orale e pertanto la denunciante non poteva ricevere una copia del suo documento d'esame. La Commissione ha fatto riferimento alla decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 481/2001 a sostegno della sua proposta.

2.5 La Commissione ha inoltre affermato che la sua prassi in materia di accesso ai documenti relativi alla concorrenza implicava l'accesso - come nel caso di specie - alla scheda di valutazione finale.

2.6 Va innanzitutto osservato che la decisione del Mediatore sulla denuncia 481/2001/IP ha accettato che in tal caso l'accesso al verbale dell'esame orale potesse essere rifiutato. Nel caso di specie, tuttavia, non si tratta di verbali di un esame orale, bensì di una copia di un esame scritto. Il fatto che la prova pratica e l’esame orale si siano svolti lo stesso giorno non dimostra che essi fossero inseparabili. La parte B del bando di concorso descrive la prova pratica e l'esame orale come due fasi di valutazione distinte ('f' e 'b') con contenuti e metodi di valutazione distinti.

2.7 Per quanto riguarda l'impegno della Commissione a fornire l'accesso ai documenti relativi alla concorrenza, il Mediatore osserva che tale impegno è stato formulato come segue: "La Commissione accoglie con favore la raccomandazione da Lei formulata ... e proporrà le disposizioni giuridiche e organizzative necessarie per consentire ai candidati di accedere, su richiesta, al proprio documento d'esame a partire dal 1° luglio 2000" (lettera del Presidente della Commissione Prodi al Mediatore, del 7 dicembre 1999). Il Mediatore ha successivamente trattato casi in cui i richiedenti sembrano aver ricevuto copie dei loro documenti d'esame ai fini dell'applicazione sistematica delle nuove norme della Commissione (5).

2.8 Nel caso di specie, la Commissione ha sostenuto che la correzione dell'esame pratico era stata effettuata direttamente sul copione d'esame originale e che le correzioni e le eventuali osservazioni aggiunte durante le correzioni erano pertanto inseparabili dal documento d'esame stesso.

2.9 Il Mediatore osserva che il concorso in questione è stato organizzato due anni dopo che la Commissione ha iniziato a concedere ai candidati l'accesso ai loro documenti d'esame. Spetta alla Commissione adottare le disposizioni necessarie per garantire tale accesso. Ciò implica l'obbligo di adottare misure correttive qualora tali disposizioni non siano state adottate. Nel caso di specie, la circostanza pratica invocata dalla Commissione come motivo per non concedere l’accesso non avrebbe dovuto impedirle di adottare misure volte a garantire il rispetto del suo impegno di cui sopra.

2.10 Sulla base delle risultanze di cui sopra, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia giustificato il motivo per cui alla ricorrente non sia stata consegnata una copia del suo documento d'esame, conformemente all'impegno assunto dalla Commissione di concedere ai richiedenti l'accesso ai loro documenti d'esame contrassegnati. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula pertanto il progetto di raccomandazione riportato di seguito.

3 Presunta omissione di informare il denunciante in merito ai criteri di valutazione

3.1 La denunciante ha affermato che l'EPSO non l'ha informata in merito ai criteri utilizzati per contrassegnare il test. Afferma di dover essere informata dei criteri utilizzati per contrassegnare il test e fa riferimento al progetto di raccomandazione del Mediatore nel documento 2097/2002/GG. Ha dichiarato di volere l'accesso in modo da poter migliorare le sue prestazioni nei futuri concorsi di assunzione.

3.2 La Commissione ha affermato che i criteri di valutazione costituivano parte integrante dell'esame orale ed erano pertanto coperti dal segreto di cui all'articolo 6 dell'allegato III dello Statuto. La Commissione ha inoltre precisato che, secondo una giurisprudenza costante, l’obbligo di motivare le decisioni di assunzione era soddisfatto comunicando il numero di marchi al ricorrente in questione. La Commissione ha fatto riferimento alla decisione della Corte nella causa Innamorati (1996)(6).

3.3 Il Mediatore ha già esaminato la questione dell'accesso ai criteri di valutazione nel suo progetto di raccomandazione nella denuncia 2028/2003/(MF)PB, presentata all'EPSO il 7 ottobre 2004 (ancora in sospeso). In tale causa, l'EPSO e la Commissione avevano ritenuto che la decisione nel caso Innamorati li obbligasse a rifiutare l'accesso ai criteri di selezione di cui all'articolo 4, paragrafo 3, punto ii), del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (7). Nel suo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha formulato le seguenti osservazioni:

"Per quanto riguarda il parere della Commissione secondo cui ha dovuto rifiutare l'accesso alla luce del caso Innamorati, il Mediatore ritiene utile citare i seguenti punti della sentenza:

«29 I criteri di valutazione adottati dalla commissione giudicatrice prima delle prove costituiscono parte integrante delle valutazioni comparative da essa effettuate sui rispettivi meriti dei candidati. Sono concepiti per garantire, nell'interesse proprio dei candidati, una certa coerenza nelle valutazioni del consiglio di amministrazione, in particolare quando vi è un gran numero di candidati. Tali criteri sono quindi coperti dalla segretezza del procedimento allo stesso modo delle valutazioni della commissione giudicatrice.

30 Le valutazioni comparative effettuate dalla commissione giudicatrice si riflettono nei voti attribuiti ai candidati. I marchi sono l'espressione dei giudizi di valore espressi su ciascuno di essi.

31 Tenuto conto del segreto che deve circondare i lavori di una commissione giudicatrice, la comunicazione dei voti ottenuti nelle varie prove costituisce un'adeguata motivazione delle decisioni della commissione giudicatrice» (il corsivo è mio).

Da quanto precede risulta che la causa Innamorati riguardava unicamente l’obbligo di motivazione delle decisioni individuali adottate specificamente nell’ambito di concorsi di assunzione. La decisione nella causa Innamorati non riguarda pertanto la questione dell’accesso ai documenti. Secondo il Mediatore, la decisione nel caso Innamorati non può pertanto essere invocata come precedente giuridico che obbliga le istituzioni a mantenere segreti i criteri di selezione ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il Mediatore osserva che le recenti decisioni del Tribunale di primo grado sembrano avvalorare tale constatazione. Nella causa Pyres (8) e nella causa Alexandratos e Panagiotou (9), il Tribunale ha constatato che, sebbene la comunicazione del punteggio ottenuto dai candidati nelle varie prove costituisca un'adeguata motivazione della decisione della commissione giudicatrice, ciò non implica che un candidato che ne faccia richiesta non possa essere informato dei criteri di selezione della commissione giudicatrice.

Il Mediatore osserva inoltre che consentire l'accesso ai criteri di selezione sembra essere coerente con la politica e la legislazione dell'Unione europea in materia di trasparenza e accesso del pubblico ai documenti, che si sono sviluppate in modo significativo dopo la decisione della Corte nella causa Innamorati del 1996.

Nel 1997 il trattato di Amsterdam ha modificato il trattato sull'Unione europea, inserendo il seguente principio nell'articolo 1 delle disposizioni comuni di tale trattato:

"Questo trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli d'Europa, in cui le decisioni sono prese il più apertamente possibile e il più vicino possibile ai cittadini" (grassetti aggiunti).

Il trattato di Amsterdam ha inoltre inserito l'articolo 255 nel trattato che istituisce le Comunità europee. L'art. 255 del Trattato dispone che:

«Ogni cittadino dell'Unione e ogni persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, fatti salvi i principi e le condizioni da definire (...)».

L'articolo 255, paragrafo 2, stabilisce che «I principi generali e le limitazioni per motivi di interesse pubblico o privato che disciplinano tale diritto di accesso ai documenti sono stabiliti dal Consiglio, che delibera secondo la procedura di cui all'articolo 251 entro due anni dall'entrata in vigore del trattato di Amsterdam».

Sulla base di tale disposizione, il 30 maggio 2001 il Consiglio e il Parlamento hanno adottato il regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico (10).

Il preambolo del regolamento (CE) n. 1049/2001 conferma che "l'apertura [...] garantisce che l'amministrazione goda di maggiore legittimità e sia più efficace e più responsabile nei confronti dei cittadini in un sistema democratico" (considerando 2, sottolineature aggiunte) e che "in linea di principio tutti i documenti delle istituzioni dovrebbero essere accessibili al pubblico" (considerando 11). L'articolo 1, lettera b), stabilisce espressamente che il regolamento (CE) n. 1049/2001 è inteso a "stabilire norme che garantiscano l'esercizio più agevole possibile di tale diritto".

Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che l'EPSO e la Commissione abbiano erroneamente ritenuto che la decisione nel caso Innamorati li obbligasse a rifiutare l'accesso ai criteri di selezione di cui all'articolo 4, paragrafo 3, punto ii), del regolamento (CE) n. 1049/2001. Pertanto, l’EPSO e la Commissione non hanno motivato adeguatamente il rifiuto di accesso. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula pertanto il progetto di raccomandazione riportato di seguito.

Il Mediatore desidera inoltre aggiungere che l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 3, punto ii), non sembra applicarsi al tipo di documento in questione. L'articolo 4, paragrafo 3, punto ii), si applica ai "documenti contenenti pareri". Secondo il Mediatore, un documento contenente criteri di selezione non può essere considerato un "documento contenente pareri"(11)."

3.4 Sulla base delle constatazioni di cui sopra, il Mediatore ha formulato il seguente progetto di raccomandazione:

"L'EPSO dovrebbe riconsiderare il suo rifiuto di concedere al denunciante l'accesso ai criteri di selezione stabiliti dalla commissione giudicatrice e concedere l'accesso a meno che motivi validi ne impediscano la divulgazione in virtù di una delle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione."

3.5 Nel caso di specie, il Mediatore osserva che non è stato fatto alcun riferimento esplicito al regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso ai documenti. Tuttavia, sembra anche che né il denunciante né la Commissione abbiano affrontato la presente controversia unicamente alla luce dell'obbligo di motivazione. Il denunciante ha fatto espresso riferimento al progetto di raccomandazione 2097/2002/GG del Mediatore, che era in parte basato sugli sviluppi dell'Unione verso una maggiore trasparenza, in particolare l'obbligo di prendere decisioni il più apertamente possibile (punto 1.4 del progetto di raccomandazione). La Commissione, da parte sua, ha fatto riferimento alla sua nuova prassi di apertura relativa ai concorsi di assunzione, che non sembra essere stata introdotta come una questione di interpretazione estensiva dell’obbligo di motivazione.

3.6 Il Mediatore ritiene pertanto che le conclusioni contenute nel suo progetto di raccomandazione all'EPSO nel caso summenzionato siano ugualmente pertinenti e applicabili al caso in esame.

3.7 Sulla base delle risultanze di cui sopra, il Mediatore ritiene che i motivi per non informare il denunciante dei criteri di valutazione fossero inadeguati. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formula pertanto il progetto di raccomandazione riportato di seguito.

4 Conclusione

Alla luce di quanto precede, il Mediatore presenta all'EPSO i seguenti progetti di raccomandazioni, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore:

1. L'EPSO dovrebbe fornire alla denunciante una copia del suo documento d'esame scritto.

2. L'EPSO dovrebbe inoltre riconsiderare il suo rifiuto di concedere al denunciante l'accesso ai criteri di valutazione e di concedere l'accesso a meno che motivi validi ne impediscano la divulgazione.

L'EPSO e il denunciante saranno informati del progetto di raccomandazione. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore, l'EPSO trasmette un parere circostanziato entro il 31 gennaio 2005. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione della decisione del Mediatore e in una descrizione delle misure adottate per attuare il progetto di raccomandazione.

Strasburgo, 25 ottobre 2004

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisione del Parlamento europeo 9 marzo 1994, 94/262, sullo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113, pag. 15).

(2) Il progetto di raccomandazione del Mediatore in quel caso era che "il Consiglio dell'Unione europea dovrebbe consentire alla denunciante di avere accesso al proprio documento d'esame contrassegnato".

(3) Causa C-254/95 P, Innamorati (Raccolta 1996, pag. I-3423).

(4) Causa C-254/95 P, Innamorati (Raccolta 1996, pag. I-3423).

(5) Decisione sulla denuncia 324/2003/MF e progetto di raccomandazione 2028/2003/(MF)PB.

(6) Causa C-254/95 P, Innamorati (Raccolta 1996, pag. I-3423).

(7) Gazzetta ufficiale 2001 L 145, pag. 43.

(8) Causa T-72/01, Pyres, sentenza del 25 giugno 2003, punti da 70 a 71.

(9) Causa T-233/02, Alexandratos e Panagiotou, sentenza del 17 settembre 2003, punto 31.

(10) Gazzetta ufficiale 2001 L 145, pag. 43.

(11) Altre versioni linguistiche del regolamento 1049/2001 sembrano sostenere le conclusioni del Mediatore, ad esempio "des avis" (francese), "Stellungnahme" (tedesco), "yttranden" (svedese), "meningstilkendegivelser" (danese), "opiniones" (spagnolo), "riflessioni" (italiano).