Egregio signor X,

Il Mediatore ha ricevuto una denuncia contro la Commissione europea. La denuncia riguarda il rifiuto della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti riguardanti la task force per la sicurezza energetica USA-UE.

In particolare, il denunciante ha chiesto documenti contenenti le seguenti informazioni:

i) un elenco dei membri della task force,

ii) gli argomenti discussi nel corso delle sue riunioni, e

iii) informazioni sul coinvolgimento della task force (tramite raccomandazioni) in qualsiasi legislazione o decisione dell'UE.

La Commissione ha individuato cinque documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta di accesso del denunciante. Ha concesso il pieno accesso a due documenti (gli"ordini del giorno della riunione") e l'accesso parziale a tre documenti (gli"ordini del giorno della convocazione tecnica"), occultando i nomi delle società e delle associazioni che avevano partecipato alle riunioni pertinenti (considerando ii) della richiesta). Nel rifiutare l'accesso, la Commissione si è basata sulla necessità di tutelare le relazioni internazionali con gli Stati Uniti e gli interessi commerciali degli enti privati interessati.

Per quanto riguarda il punto i) della richiesta del denunciante, la Commissione ha affermato di non essere in possesso di un elenco di membri della task force nominati. Tuttavia, ha informato il denunciante in merito ai rappresentanti e ai funzionari degli Stati Uniti/dell'UE che avevano ricoperto il ruolo di presidenti/leader delle riunioni tenutesi nel periodo in questione.

Per quanto riguarda il punto iii) della richiesta del denunciante, la Commissione ha chiarito che la task force era di natura politica e strategica e che non formula conclusioni o raccomandazioni. Ha aggiunto che la task force non è stata coinvolta nell'elaborazione o nella preparazione della legislazione o delle decisioni dell'UE. La Commissione non ha pertanto individuato alcun documento relativo al punto iii) della domanda.

Il denunciante desidera che la Commissione dia pieno accesso al pubblico ai tre "programmi tecnici di convocazione"in questione. In particolare, il denunciante ritiene che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione, vale a dire sapere quali società svolgono un ruolo nella definizione delle politiche di approvvigionamento energetico dell'UE e/o consigliare l'UE al riguardo. Il denunciante sostiene che le società e le associazioni interessate hanno un interesse privato a beneficiare delle decisioni dell'UE in materia di approvvigionamento energetico e che potrebbero influenzare le decisioni della Commissione in questo settore. Il denunciante desidera inoltre saperne di più sul contenuto delle riunioni della task force.

Abbiamo deciso di avviare un'indagine sulla denuncia contro la decisione della Commissione di rifiutare parzialmente l'accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che le domande di accesso devono essere trattate tempestivamente. È in linea con questo principio che il Mediatore cerca anche di trattare casi come questo il più rapidamente possibile.

Come primo passo, si ritiene necessario rivedere i tre ordini del giorno tecnici di convocazione in questione nella richiesta del denunciante, unitamente alla documentazione relativa a qualsiasi consultazione di terzi che possa aver avuto luogo. Le saremmo grati se la Commissione potesse fornire copie di tali documenti, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata [1], entro il 30 novembre 2022.

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che la Commissione sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

La posizione della Commissione è stata esposta nella sua risposta del 21 settembre 2022. Tuttavia, qualora la Commissione desiderasse fornire ulteriori osservazioni, di cui il Mediatore dovrà tenere conto nel corso della presente indagine, Le saremmo grati se potesse fornircele entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della presente lettera, ossia entro il 14 dicembre 2022.

Per quanto riguarda il contenuto delle riunioni della task force, la Corte ritiene che l’interpretazione della Commissione del punto ii) della richiesta di accesso del denunciante fosse ragionevole. Abbiamo pertanto informato il denunciante che, qualora volesse dare seguito a questo aspetto della denuncia, avrebbe dovuto presentare una nuova richiesta di accesso alla Commissione. Abbiamo inoltre informato il denunciante che la Commissione pubblica sul suo sito web informazioni sul contenuto delle riunioni della task force [2].

Per quanto riguarda il ritardo subito dalla Commissione nel trattare la richiesta di accesso del denunciante, il Mediatore condivide le preoccupazioni del denunciante, a maggior ragione per quanto riguarda i fascicoli sensibili in termini di tempo. Tuttavia, alla luce dell’indagine di propria iniziativa in corso presso l’Ufficio [3], la Corte ritiene che non vi siano motivi per esaminare questo aspetto della denuncia.

Il funzionario incaricato delle indagini responsabile del caso è la sig.ra Michaela Gehring.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 23/11/2022

[1] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.

[2] Cfr. ad esempio https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/it/STATEMENT_22_6582.

[3] Indagine strategica sul tempo impiegato dalla Commissione europea per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti (caso OI/2/2022/MIG).