Gentile signora X,

Il Mediatore ha ricevuto una denuncia contro l'EDPB in merito al suo rifiuto di concedere l'accesso del pubblico ai "documenti preparatori contenenti dichiarazioni, domande, pareri e preoccupazioni dell'autorità per la protezione dei dati che hanno portato all'adozione dei documenti dell'EDPB identificati come 04/2021 ^[1], 02/2020 ^[2], 01/2029 ^[3] e OUT2021-0119 ^[4]". Nella sua richiesta di accesso del pubblico ai documenti dell'EDPB, il denunciante ha fatto riferimento alle risultanze del Mediatore nel caso 386/2022/AMF ^[5]. In tal caso, l'EDPB ha deciso di concedere un accesso più ampio ai pareri anonimizzati delle autorità nazionali di controllo nei documenti preparatori dei suoi orientamenti sul trattamento dei dati personali nel contesto della fornitura di servizi online.

L'EDPB ha individuato 103 documenti (o parti di documenti) che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta. Ha concesso il pieno accesso del pubblico a 21 documenti e ha negato l'accesso (in tutto o in parte) ai restanti 82 documenti. L'EDPB ha sostenuto che la divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe gravemente il suo processo decisionale ^[6]. L'EDPB ha aggiunto che la divulgazione di alcune delle informazioni contenute in uno dei documenti comprometterebbe lo scopo e il risultato di un'indagine in corso ^[7]. Inoltre, parti dei documenti contengono dati personali e hanno dovuto essere omesse per proteggere la vita privata e l'integrità delle persone interessate ^[8].

Nella sua decisione di conferma del 14 gennaio 2022, l'EDPB ha dichiarato che "rendere pubbliche le versioni precedenti dei progetti di documenti causerebbe confusione. Tali progetti di documenti fanno parte delle deliberazioni interne e delle consultazioni preliminari in seno all'EDPB e non riflettono necessariamente la posizione dell'EDPB nel suo complesso". L'EDPB ritiene che le opinioni espresse dai suoi membri, dal suo segretariato o dalla Commissione europea nelle diverse fasi dei negoziati siano "istantanee"del processo di elaborazione. L'EDPB ha aggiunto che "mettere a disposizione del pubblico le osservazioni dei singoli membri e/o del personale del segretariato dell'EDPB [...] pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'EDPB, in quanto i membri avrebbero meno probabilità di condividere le loro opinioni senza censura su una questione se sapessero in anticipo che queste dovevano essere successivamente pubblicate (anche se in forma anonima)." Infine, l'EDPB ritiene che le conclusioni del Mediatore nel caso 386/2022/AMF non costituiscano un precedente per la gestione delle richieste di accesso del pubblico da parte dell'EDPB. Valuta sempre tali richieste caso per caso.

Abbiamo deciso di aprire un'indagine su questa denuncia.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che le domande di accesso devono essere trattate tempestivamente. È in linea con questo principio che il Mediatore cerca anche di trattare casi come questo il più rapidamente possibile.

Come primo passo, si ritiene necessario rivedere i documenti in questione nella richiesta del denunciante. Le sarei grato se l'EDPB potesse fornirci una copia di tutti i documenti ai quali è stato negato l'accesso del pubblico, in tutto o in parte, preferibilmente in formato elettronico tramite posta elettronica cifrata ^[9], entro il 2 febbraio 2022.  

I documenti oggetto della richiesta di accesso del pubblico saranno trattati in modo confidenziale, insieme a qualsiasi altro materiale che l'EDPB sceglie di condividere con noi che contrassegna come confidenziale. I documenti di questo tipo saranno trattati e conservati in linea con tale status riservato e saranno cancellati dai fascicoli del Mediatore poco dopo la conclusione dell'indagine.

La posizione dell'EDPB è stata definita nella sua decisione di conferma. Tuttavia, qualora l'EDPB desiderasse fornire ulteriori pareri, di cui il Mediatore europeo dovrà tenere conto nel corso della presente indagine, saremmo grati se potessero essere forniti entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della presente lettera, ossia il 16 febbraio 2022.

Il funzionario incaricato delle indagini responsabile del caso, Angela Marcos Figueruelo.

Cordiali saluti,

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 26/01/2022

[1] Dichiarazione 04/2021 dell'EDPB sul tema "Accordi internazionali, compresi i trasferimenti"

[2] Linee guida 02/2020 dell'EDPB sugli "articoli 46, paragrafo 2, lettera a), e 46, paragrafo 3, lettera b), del regolamento 2016/679 per i trasferimenti di dati personali tra autorità e organismi pubblici del SEE e di paesi terzi"

[3] Dichiarazione EDPB 01/2019 sul Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) degli Stati Uniti

[4] Risposta dell'EDPB alla deputata olandese Sophie in 't Veld del 7 luglio 2021, con riferimento OUT2021-0119

[5] Disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/146504

[6] Articolo 4, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (CE) n. 1049/2001

[7] Articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001

[8] Articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001

[9] Le e-mail crittografate possono essere inviate alla nostra casella di posta dedicata.