Indagine di follow-up OI/3/2017/AB-NF sulla gestione da parte della Commissione europea delle situazioni di "porte girevoli" riguardanti il personale dell'UE

Egregio Signor Presidente,

Il 9 settembre 2016 ho chiuso la mia indagine sulla base delle denunce 2077/2012/TN e 1853/2013/TN riguardanti la gestione da parte della Commissione delle situazioni in cui il personale lascia le istituzioni dell'UE per lavorare per il settore privato e viceversa. La mia indagine si è concentrata (a) sul rischio che ex funzionari dell'UE portino con sé informazioni riservate o utilizzino i loro contatti privilegiati per esercitare pressioni sui loro ex colleghi e (b) sul rischio di conflitti di interessi quando il nuovo personale lavora su fascicoli connessi al loro precedente impiego.

La mia indagine mi ha portato a formulare suggerimenti e orientamenti per rafforzare le procedure della Commissione per l'attuazione delle pertinenti disposizioni dello statuto dei funzionari dell'UE [1]. Nella decisione che ha chiuso la mia indagine, ho accolto con favore gli impegni positivi assunti dalla Commissione su molti aspetti trattati nell'indagine. Ho anche detto che avrei seguito i progressi compiuti dalla Commissione in relazione ai miei suggerimenti e orientamenti effettuando un'indagine di propria iniziativa a partire da un'ispezione all'inizio del 2017.

In questo contesto, ho deciso di aprire un'indagine di follow-up.
Questa indagine, come la mia precedente, non riguarda alcun individuo specifico, ma si concentrerà piuttosto sulle questioni sistemiche individuate nella mia precedente indagine. Vorrei inoltre chiarire che la presente indagine non riguarderà questioni derivanti dalle attività professionali svolte dagli ex Commissari.

Come primo passo, gradirei che la Commissione mi fornisse un elenco dei casi trattati dalla Commissione a norma degli articoli 11, 12 ter e 16 dello statuto nel corso degli ultimi due anni (2015-2016). L'elenco dovrebbe includere tutti i casi di i) funzionari dell'UE, ii) agenti temporanei e iii) agenti contrattuali con accesso a "informazioni sensibili [2]" che hanno lasciato la Commissione per intraprendere un'"attività professionale"[3] (articolo 16), compreso l'aspettativa per motivi personali (articolo 12 ter). L'elenco dovrebbe includere anche tutti i casi di funzionari e agenti temporanei entranti (articolo 11).

L'elenco deve indicare i) il nome dell'interessato, ii) il tipo di agente (funzionario permanente, agente temporaneo, agente contrattuale), iii) il titolo professionale (in particolare se ricopriva un ruolo dirigenziale) e iv) la precedente attività professionale (per gli agenti entranti) o la nuova posizione nel settore privato (per le persone che hanno lasciato il servizio).

Le sarei grato se la Commissione mi fornisse tale elenco entro due mesi dal ricevimento della presente lettera.

Il mio ufficio selezionerà quindi un campione di fascicoli dall'elenco e contatterà la Commissione per trovare una data adeguata per un'ispezione e una riunione. La riunione offrirà alla Commissione l'opportunità di informare il mio ufficio in merito alle azioni intraprese per dare seguito ai suggerimenti e agli orientamenti da me formulati nel corso della mia precedente inchiesta (cfr. allegato).

Se il vostro personale ha domande, può contattare la signora Alice Bossière responsabile delle indagini strategiche nel mio ufficio.

Cordiali saluti,

Emily O' Reilly

allegato

Suggerimenti formulati dal Mediatore europeo nel contesto della sua indagine sulla base delle denunce 2077/2012/TN e 1853/2013/TN

i) Garantire che la valutazione delle domande dei funzionari che lasciano il servizio sia effettuata da personale che non ha avuto alcun legame professionale diretto con il funzionario interessato. È particolarmente importante prestare particolare attenzione a tale requisito nel caso degli alti funzionari;

ii) se del caso, analizzare le domande di lavoro al di fuori della Commissione sulla base di codici etici e di integrità specifici della DG;

iii) Pubblicare online, per quanto riguarda le decisioni di approvazione delle richieste di lavoro al di fuori della Commissione presentate da alti funzionari, i) il nome dell’alto funzionario interessato, ii) i dettagli delle funzioni svolte in seno alla Commissione da tale alto funzionario, iii) i dettagli delle funzioni da svolgere nell’ambito delle nuove attività e iv) la valutazione dettagliata e le conclusioni della Commissione. La Commissione dovrebbe pubblicare tutte queste decisioni e la pubblicazione dovrebbe avvenire quanto prima ed entro un termine e una frequenza adeguati all'importanza della questione;

iv) Informare il Mediatore di ogni caso in cui motivi eccezionali e impellenti di tutela della vita privata impediscano la pubblicazione di cui al punto iii). Il Mediatore esaminerà e valuterà quindi il fascicolo relativo alla decisione adottata per consentire a tale alto funzionario di lavorare al di fuori della Commissione.

v) analizzare pienamente ogni singola domanda per lavorare al di fuori della Commissione e illustrare tale analisi in decisioni ben motivate e ben documentate;

vi) registrare correttamente di aver analizzato se le informazioni fornite dal funzionario in merito al lavoro esterno proposto siano sufficientemente dettagliate da consentire alla Commissione di effettuare un'analisi completa di tale lavoro esterno;

vii) registrare e analizzare correttamente le osservazioni formulate da altri servizi della Commissione, in particolare quando l'eventuale posizione della Commissione si discosta da tali osservazioni;

viii) adottare tutte le misure necessarie per garantire che la Commissione applichi le norme sui conflitti di interessi in modo coerente in tutta la Commissione, anche allertando le DG ogniqualvolta siano individuate incoerenze per quanto riguarda l'imposizione di condizioni;

ix) migliorare il sito web della Commissione dedicato all'etica e alla condotta;

x) pubblicare online codici o orientamenti specifici della DG;

xi) istituire un registro centralizzato delle domande di personale per lavorare al di fuori della Commissione e per le valutazioni dei conflitti di interesse del personale entrante;

xii) utilizzare le raccomandazioni del Mediatore nel valutare i possibili conflitti di interesse del personale entrante e nell'analizzare se sia rispettato il divieto imposto al personale di alto livello di lasciare la Commissione per svolgere attività di lobbying o di sensibilizzazione nei confronti della Commissione;

xiii) Adottare le misure necessarie per garantire che tutti i casi futuri riflettano la politica secondo cui gli impegni offerti dai funzionari, volti a eliminare i conflitti di interessi, sono espressamente menzionati e analizzati nel fascicolo.

[1] Decisione che chiude l'indagine sulla base delle denunce 2077/2012/TN e 1853/2013/TN relative alla gestione da parte della Commissione europea del fenomeno delle "porte girevoli". Disponibile all'indirizzo:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Articolo 22 della decisione della Commissione sulle attività e gli incarichi esterni, 16 dicembre 2013, C(2013) 9037 final.

[3] Non sarà necessario includere nell'elenco il personale che si è trasferito in un altro organismo pubblico, a livello dell'UE o degli Stati membri.