Politiche e prassi per dare attuazione al diritto di accesso del pubblico ai documenti

- Una breve guida per l'amministrazione dell'UE -

La presente breve guida illustra le politiche e le prassi che le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE dovrebbero adottare affinché possano adempiere pienamente ai loro obblighi di dare attuazione al diritto fondamentale di accesso del pubblico ai documenti.

Ogni istituzione, organo o organismo dell'UE dovrebbe:

1. Avere una politica sulla registrazione e conservazione dei documenti. Il personale dovrebbe ricevere informazioni e formazione adeguate sulle modalità di attuazione di tale politica.

2. Adottare una politica in materia di pubblicazione dei documenti che stabilisca criteri chiari in merito alle categorie di documenti da pubblicare in modo proattivo.

3. Pubblicare queste politiche sul suo sito web in un formato facilmente accessibile.

4. disporre di un "registro pubblico" dei documenti e adottare criteri in base ai quali le categorie di documenti dovrebbero figurarvi.

5. Assicurarsi che i documenti elencati nel registro pubblico contengano almeno: un numero di riferimento; l'oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento; e la data in cui l'atto è stato ricevuto o redatto e iscritto nel registro.

6. Pubblicare una relazione o includere una sezione dedicata nella sua relazione annuale sulle richieste di accesso del pubblico ai documenti, comprese le statistiche sul numero di richieste e se l'accesso è stato (parzialmente) concesso.

7. Disporre di una sezione dedicata sul proprio sito web sull'accesso del pubblico ai documenti e sul modo in cui l'istituzione tratta le richieste di accesso.

8. Includere in tale sezione informazioni sul diritto fondamentale di accesso del pubblico ai documenti, sulla sua base giuridica e sulle norme interne di cui dispone l'istituzione per dare attuazione a tale diritto e trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti.

9. Fornire informazioni in un linguaggio semplice e accessibile su come presentare una richiesta di accesso del pubblico ai documenti e sulla procedura seguita dall'istituzione nel trattare le richieste. Ciò dovrebbe includere informazioni sui mezzi di ricorso: un'introduzione alla procedura in due fasi (richiesta iniziale e domanda di conferma) e le successive possibilità di un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'UE o di presentare una denuncia al Mediatore europeo.  

10. Valutare la possibilità di predisporre un modulo di presentazione per la richiesta di accesso ai documenti, contenente orientamenti sulle informazioni che devono essere incluse al momento della presentazione di una richiesta. Il modulo dovrebbe essere facoltativo, di facile utilizzo e richiedere solo i dati strettamente pertinenti per l'elaborazione della richiesta. L'istituzione dovrebbe inoltre pubblicare l'indirizzo di posta elettronica ‑ della casella di posta elettronica funzionale della sezione operativa o del gruppo che si occupa di tali richieste.