Egregio signor W.,
il 25 marzo 1998 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome del Suo cliente ("il denunciante") in merito alla valutazione da parte della Commissione europea delle sue domande di assistenza finanziaria.
Il 12 maggio 1998 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. Il 13 agosto 1998 Lei ha inviato ulteriori informazioni al Mediatore. Con lettera 31 agosto 1998 ho ricevuto il parere della Commissione. Le ho trasmesso l'invito a formulare osservazioni, che ho ricevuto il 30 ottobre 1998. Il 24 gennaio e il 16 marzo 1999 Lei ha inviato due lettere al Mediatore. Con lettera del 14 giugno 1999, ho scritto al Presidente della Commissione europea chiedendo un secondo parere sulla Sua denuncia e chiedendo un esame del fascicolo. La consultazione del fascicolo ha avuto luogo il 19 luglio 1999. Il 3 agosto 1999 ho ricevuto il secondo parere della Commissione e ve l'ho trasmesso con un invito a presentare osservazioni, che ho ricevuto il 3 novembre 1999. Ho ricevuto altre Sue lettere il 6 dicembre 1999, il 21 febbraio, il 14 marzo e il 14 giugno 2000.
Il 10 e 21 luglio 1998, il 28 settembre, il 6, l'11 e il 12 ottobre 1999, il 2 e il 3 febbraio e l'8 maggio 2000, ho ricevuto lettere dal denunciante.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante è una ONG tedesca che sostiene rifugiati, vittime di guerra e disabili. Il denunciante ha presentato alla DG VIII/B.2 cinque domande di assistenza finanziaria per progetti nello Zaire, in Etiopia e nello Zimbabwe. Alla data della denuncia, la Commissione aveva respinto quattro delle domande e la sua decisione sul progetto rimanente era pendente da quasi 15 mesi.
Il denunciante ha affermato che la Commissione:

i) non ha valutato correttamente le sue domande in quanto la valutazione si basava su informazioni fornite da un'unica fonte, l'Istituto sociale tedesco per le questioni sociali (Deutsches Sozialinstitut für soziale Fragen, di seguito DZI), una fondazione privata che aveva fornito informazioni errate sul denunciante;

ii) non le ha mai dato l'opportunità sufficiente di spiegare il suo punto di vista in merito alla sua ammissibilità al finanziamento e le ha negato il pieno accesso al suo fascicolo;

iii) non ha fornito una motivazione chiara e coerente per il rigetto di quattro dei suoi progetti;

iv) aveva indebitamente ritardato la sua decisione sul quinto progetto.

L'INCHIESTA

Nel suo parere,
la Commissione ha dichiarato in sintesi quanto segue:
La Commissione ha valutato le domande di contributo finanziario presentate dal denunciante conformemente ai criteri di ammissibilità stabiliti dalle condizioni generali per il cofinanziamento di progetti realizzati da ONG nei paesi in via di sviluppo (di seguito "condizioni generali").
Tra le informazioni che devono essere fornite dai candidati ci sono cifre sull'organizzazione stessa e sul progetto proposto. Nel caso di specie, la Commissione è giunta alla conclusione che l’organizzazione stessa non era ammissibile al finanziamento. La Commissione ha sottolineato di aver fornito al denunciante una chiara spiegazione della sua decisione con lettera del 29 luglio 1996.
Per quanto riguarda i contatti della Commissione con il DZI, la Commissione ha dichiarato che, nel corso della valutazione delle informazioni fornite dal denunciante, ha contattato il DZI al fine di verificare un'informazione fornita dal denunciante nella sua lettera di richiesta alla Commissione del 10 marzo 1993. In tale lettera, il denunciante aveva dichiarato di essere un'organizzazione di beneficenza certificata raccomandata dalla DZI. Con lettera 1° settembre 1993, il DZI informava la Commissione che tale affermazione non era corretta. Essa riguardava pertanto la rettifica di una falsa dichiarazione resa dal denunciante.
Il denunciante ha ricevuto un elenco di tutti i documenti che facevano parte della procedura di domanda, ad eccezione dei documenti relativi alle deliberazioni interne della Commissione e di quelli provenienti da paesi terzi.
Per quanto riguarda il presunto ritardo, la Commissione ha affermato che le domande del denunciante sono state trattate allo stesso modo e con la stessa rapidità delle domande di altre ONG. Per quanto riguarda la quinta domanda presentata nel dicembre 1996, la Commissione ha chiesto ulteriori informazioni che ha successivamente ricevuto.
Nelle
sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la denuncia.
In relazione alla valutazione del denunciante da parte del DZI, il denunciante ha sostenuto che l'osservazione formulata nella sua lettera si basava su un'interpretazione giuridicamente corretta della seguente valutazione effettuata dal DZI per iscritto: "In linea di principio, consideriamo ragionevole il lavoro dell'organizzazione [il denunciante] dopo la sua rifondazione". La dichiarazione alla Commissione è stata pertanto resa in linea con le dichiarazioni del DZI.
La Commissione è tenuta a verificare l'ammissibilità dell'organizzazione candidata per ogni nuova domanda. Sembrava che non fosse successo. Il denunciante ha sottolineato che l'ufficio regionale delle imposte di Friedberg (Assia), in qualità di autorità fiscale competente, ha ritenuto e confermato che il denunciante è un'organizzazione caritatevole e senza scopo di lucro pienamente riconosciuta dal diritto tributario tedesco e gode di tutti gli sgravi fiscali a favore di tale organizzazione. L'ispezione di tale autorità fiscale ha riguardato il periodo di quattro anni dal 1992 al 1995, durante il quale la Commissione ha valutato i progetti del denunciante.
Il denunciante ha inoltre dichiarato di non avere accesso a tutti i documenti relativi al fascicolo. L'accesso è stato concesso solo a un numero limitato di documenti. È del parere che sarebbe necessaria un'ispezione dell'intero fascicolo della Commissione per dimostrare la condotta scorretta della DG VIII/B.2.
Il denunciante ha ribadito l'obbligo della Commissione di fornire motivazioni chiare e sufficienti per il rigetto di una domanda. Mentre il rigetto di una domanda del 1° ottobre 1992 era basato sulla mancanza di qualificazione del progetto stesso, l'aiuto finanziario per altri due progetti è stato negato perché il richiedente non soddisfaceva i requisiti per l'ammissibilità di una ONG. La Commissione non ha fornito ulteriori spiegazioni. I motivi di tale analisi sono stati resi noti solo il 29 luglio 1996, ossia quasi tre anni dopo il diniego. Una quarta domanda del 19 giugno 1995 è stata respinta in quanto il progetto proposto non era sufficientemente importante. Non sono state fornite ulteriori spiegazioni.
Il denunciante ha affermato che si può presumere che - almeno nell'ultimo caso - la domanda non sia stata respinta sulla base del fatto che l'organizzazione stessa non era ammissibile all'assistenza finanziaria.
Le risposte della Commissione non erano sufficientemente motivate e, inoltre, contraddittorie e fuorvianti. La Commissione ha pertanto violato l'obbligo di cui all'articolo 253 del trattato CE (ex articolo 190).
Per quanto riguarda il presunto ritardo, il denunciante ha dichiarato che non era chiaro il motivo per cui la Commissione non potesse decidere in merito alla quinta domanda pendente dal 9 dicembre 1996. Il denunciante ha inoltre menzionato una sesta domanda pendente dal 3 settembre 1997.

ULTERIORI RICHIESTE

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante al riguardo, il Mediatore europeo si è rivolto alla Commissione europea per ottenere informazioni più dettagliate sulle procedure seguite dalla Commissione. In particolare, il Mediatore ha rivolto alla Commissione la seguente domanda: "su quali informazioni la Commissione ha basato la sua valutazione delle domande del denunciante, in particolare per quanto riguarda la sua qualità di ONG?"
Inoltre, il Mediatore ha chiesto di esaminare il fascicolo della Commissione sul caso al fine di stabilire esattamente quale materiale contenesse.
Esame del fascicolo
L'esame del fascicolo è stato effettuato dai servizi del Mediatore il 19 luglio 1999.
Tra gli altri documenti apparentemente estranei al caso, il fascicolo conteneva la corrispondenza della Commissione con il denunciante e con altre organizzazioni di aiuto in Germania. Essa conteneva inoltre note interne sulla valutazione effettuata dal funzionario interessato. La Commissione ha osservato di non considerare l'organizzazione ammissibile al finanziamento. Essa ha dichiarato di basare la sua valutazione su diverse informazioni ricevute attraverso contatti scritti e orali e ha nominato tali fonti.
La corrispondenza della Commissione al denunciante indicava che il rigetto della domanda del denunciante del 1° ottobre 1992 si basava sulla mancanza di qualificazione del progetto stesso. L'aiuto finanziario per altri due progetti del 14 luglio 1992 e del 30 ottobre 1992 è stato negato in quanto la ricorrente non soddisfaceva i requisiti per l'ammissibilità di una ONG. Una quarta domanda del 19 giugno 1995 è stata respinta in quanto il progetto proposto non era sufficientemente importante. La Commissione non ha fornito ulteriori spiegazioni. Con lettera del 29 luglio 1996, ossia quasi tre anni dopo il rigetto delle prime domande, la Commissione ha informato il denunciante di essere stata considerata non ammissibile al finanziamento in quanto organizzazione.
Il secondo parere della Commissione
Nel suo secondo parere, la Commissione ha affermato che non vi è alcun diritto automatico a ricevere un aiuto finanziario.
Per quanto riguarda la valutazione della qualità del denunciante in quanto ONG, dal fascicolo risulta molto chiaramente che, sulla base delle informazioni fornite, il denunciante non poteva essere considerato ammissibile al finanziamento. Ai fini della verifica e del completamento, il servizio interessato ha dovuto confrontare i dati forniti con quelli detenuti da altri organismi, in particolare la DZI e la «Plattform deutscher NRO».
La verifica ha portato ai seguenti risultati: Le capacità amministrative della ONG erano insufficienti in quanto i costi operativi erano pari al 37,7 %. Inoltre, per anni il denunciante è stato solo il braccio tedesco di una più grande ONG americana, Inter Aid International, e pertanto non disponeva di capacità amministrative proprie. Il denunciante non ha mai presentato alcuna prova della sua indipendenza funzionale e finanziaria dalla ONG madre negli Stati Uniti. La trasparenza delle sue strutture e attività era ulteriormente limitata dal fatto che il suo direttore, Dr. Koch, era allo stesso tempo il direttore di un'altra ONG "Welthilfe e.V.". Si è rivelato impossibile separare il mandato e il bilancio di queste due ONG. La Commissione ha dichiarato che, sulla base delle informazioni fornitele, aveva motivo di ritenere che il denunciante non mirasse solo a fungere da piccola ONG nel settore degli aiuti allo sviluppo, ma anche a fini di lucro.
Inoltre, la dichiarazione contenuta nella lettera del denunciante alla Commissione, secondo cui il DZI riteneva il denunciante ammissibile al finanziamento, si è rivelata errata. Con questa azione il denunciante ha violato i principi di buona fede.
Nell'esercizio della sua discrezionalità, la Commissione aderisce alle disposizioni giuridiche in vigore, in particolare alle condizioni generali e al regolamento finanziario dell'UE.
L'articolo 2, paragrafo 7, delle condizioni generali fa riferimento agli aspetti delle capacità amministrative che comprendono le garanzie dell'ONG per un'amministrazione responsabile e per un basso rischio di frode.
A norma degli articoli 2 e 3 del regolamento finanziario, le risorse di bilancio devono essere utilizzate nel rispetto della sana gestione finanziaria [ ], a tal fine la mobilitazione delle risorse comunitarie deve essere preceduta da una valutazione volta a garantire che i benefici risultanti siano proporzionali alle risorse applicate. La Commissione insiste sul fatto di aver agito conformemente alle disposizioni in vigore.
Per quanto riguarda il presunto ritardo, non è stata ancora adottata alcuna decisione in merito alla quinta domanda, in quanto l'attuale ammissibilità del denunciante al finanziamento deve essere affrontata.
Osservazioni dei denuncianti Il
denunciante ha sostenuto che era sempre in linea con le norme stabilite nelle condizioni generali, anche per quanto riguarda l'importo dei costi amministrativi del denunciante. L'aiuto finanziario è stato effettivamente concesso dalla Commissione all'applicazione del denunciante del 1990, in un momento in cui i costi finanziari del denunciante erano molto più elevati rispetto al 1993.
La Commissione non ha verificato la correttezza delle sue dichiarazioni attraverso la propria analisi o un parere di esperti indipendenti, come le dichiarazioni delle autorità fiscali tedesche. Quest'ultimo è stato offerto alla Commissione dal denunciante nell'ambito di discussioni personali. L'ex capo unità della DG VIII, Bernard Ryeland, ha promesso al denunciante, nel corso di un colloquio personale, di avviare un'analisi da parte di una società contabile indipendente, promessa che non è stata mantenuta.
Per quanto riguarda il presunto ritardo, il denunciante ribadisce che la Commissione è tenuta a rispondere alle domande in tempo utile. Il denunciante non è a conoscenza di altre ONG che sono ancora in attesa di una decisione di concessione di un contributo finanziario tre anni dopo la domanda formale.
Infine, il denunciante ha chiesto al Mediatore di organizzare una riunione tra il denunciante e i servizi della Commissione e il Mediatore al fine di trattare le sue domande pendenti. La presente richiesta è trattata al punto 4.4 della decisione in appresso.

LA DECISIONE

1 Il materiale esaminato nella valutazione delle domande del denunciante
1.1 Il denunciante sosteneva che le sue domande di assistenza finanziaria alla Commissione non erano state valutate correttamente, in quanto la valutazione si basava esclusivamente su un parere fornito dall'Istituto sociale tedesco per le questioni sociali (DZI).
1.2 La Commissione ha dichiarato di aver valutato la domanda del denunciante conformemente alle condizioni generali, che comprendevano la verifica delle informazioni fornite dai richiedenti per quanto riguarda sia l'organizzazione stessa che il progetto proposto. A fini di verifica e completamento, il servizio in questione ha confrontato i dati forniti con quelli detenuti da altri organismi, in particolare la DZI e la Plattform deutscher NRO.
1.3 Dall'esame del fascicolo della Commissione da parte del Mediatore è emerso che quest'ultimo aveva avuto contatti scritti e orali con diverse fonti diverse dal DZI al fine di valutare l'ammissibilità del denunciante. Il Mediatore ritiene pertanto che l'affermazione secondo cui la Commissione avrebbe basato la sua valutazione esclusivamente su informazioni fornite dal DZI non sia corretta. Pertanto, non è stata riscontrata alcuna cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.
2 Il diritto di essere ascoltato e di accedere al fascicolo
2.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non le ha dato pieno accesso al suo fascicolo e non ha ascoltato il suo punto di vista sulla questione della sua ammissibilità al finanziamento.
2.2 Per quanto riguarda l'accesso al fascicolo, il denunciante non sembra aver presentato alcuna domanda di accesso conformemente alle pertinenti disposizioni giuridiche . Il Mediatore tratta pertanto questo aspetto della denuncia solo per quanto riguarda il diritto di essere ascoltato.
2.3 Per quanto riguarda i quattro progetti per i quali la Commissione ha respinto il finanziamento, il Mediatore dispone dei seguenti elementi di prova: a) il denunciante ha presentato domanda di finanziamento; b) la Commissione ha deciso che il denunciante non è ammissibile al finanziamento; c) tale decisione ha leso gli interessi del denunciante; d) la Commissione ha informato il denunciante della sua decisione e dei motivi della stessa; e e) il denunciante ha avuto la possibilità di contestare la decisione sia oralmente che per iscritto. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non vi sia stata alcuna violazione del diritto di essere ascoltato e che pertanto non vi sia cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.
3 La motivazione fornita al denunciante per il rigetto delle sue domande
3.1 Il denunciante sosteneva che la Commissione non aveva fornito una motivazione chiara e coerente per il rigetto di quattro dei suoi progetti.
3.2 La Commissione ha risposto di aver fornito al denunciante una motivazione chiara sul rigetto delle domande, in quanto l'organizzazione stessa non era ammissibile al finanziamento.
3.3 Secondo gli elementi di prova di cui dispone il Mediatore, la Commissione ha respinto alcune delle domande del denunciante in quanto i progetti in questione non erano ammissibili all'assistenza finanziaria e altre per motivi connessi all'ammissibilità del denunciante a ricevere finanziamenti. Solo in una fase successiva, circa tre anni dopo la prima domanda, la Commissione ha chiarito la questione spiegando al denunciante che è considerata non ammissibile come organizzazione candidata. La Commissione non ha fornito alcuna giustificazione per questo ritardo, che appare eccessivo.
4 Indebito ritardo nel trattamento delle domande pendenti
4.1 Il denunciante sostiene che il fatto che la Commissione non abbia preso alcuna decisione sulle sue ultime due domande, presentate nel 1996 e nel 1997, costituisce un ritardo eccessivo.
4.2 La Commissione ha affermato che la questione dell'ammissibilità del denunciante deve essere chiarita prima di poter trattare le domande pendenti.
4.3 I principi di buona condotta amministrativa richiedono che i richiedenti ricevano una risposta alle loro domande entro un termine ragionevole. La Commissione non ha fornito alcuna spiegazione adeguata del motivo per cui non è stata in grado di chiarire la questione dell'attuale ammissibilità o inammissibilità al finanziamento del denunciante al fine di trattare la quinta e la sesta domanda del denunciante presentate nel 1996 e nel 1997. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.
4.4 Il denunciante ha chiesto al Mediatore di organizzare una riunione con la Commissione per trattare le domande pendenti. Ciò non è appropriato, in quanto spetta alla Commissione trattare le domande di finanziamento e valutare l'ammissibilità dei progetti e delle organizzazioni.
5 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo in merito alla presente denuncia, appare necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

1 Le prove di cui dispone il Mediatore sono che la Commissione ha respinto alcune delle domande del denunciante in quanto i progetti in questione non erano ammissibili all'assistenza finanziaria e altre per motivi connessi all'ammissibilità del denunciante a ricevere finanziamenti. Solo in una fase successiva, circa tre anni dopo la prima domanda, la Commissione ha chiarito la questione spiegando al denunciante che è considerata non ammissibile come organizzazione candidata. La Commissione non ha fornito alcuna giustificazione per questo ritardo, che appare eccessivo.

2 I principi di buona condotta amministrativa richiedono che i richiedenti ricevano una risposta alle loro domande entro un termine ragionevole. La Commissione non ha fornito alcuna spiegazione adeguata del motivo per cui non è stata in grado di chiarire la questione dell'attuale ammissibilità o inammissibilità al finanziamento del denunciante al fine di trattare la quinta e la sesta domanda del denunciante presentate nel 1996 e nel 1997. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

Dato che gli aspetti di cui sopra del caso riguardano procedure relative a eventi specifici del passato, non è possibile perseguire una composizione amichevole della questione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN