Fatti all’origine della denuncia

1. Il 7 febbraio 2017 il denunciante ha presentato alla direzione generale del Mercato interno, dell'industria, dell'imprenditoria e delle PMI (DG GROW) della Commissione una richiesta di accesso ai documenti, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, per conto di Vredesactie, un'organizzazione non governativa belga.

2. La domanda riguardava i seguenti documenti:

- un elenco delle riunioni dei funzionari e/o rappresentanti della DG Crescita (incaricati della DG Enterpri se e Industria) (compresi il commissario e il gabinetto) e dei rappresentanti delle singole società, comprese le società di consulenza in materia di lobby e gli studi legali, e/o le associazioni industriali, in cui sono state trattate (dal 2012) la prossima azione preparatoria sulla ricerca in materia di difesa e il programma europeo di ricerca in materia di difesa (EDRP);

- verbali e altre relazioni di tali riunioni; [e]

- tutta la corrispondenza (comprese le e-mail) tra funzionari e/o rappresentanti della DG Crescita (compresi  il  commissario  e  il  gabinetto)  e rappresentanti di singole società (comprese società di consulenza lobbistica e studi legali) e/o associazioni industriali, in cui sono stati trattati l'AP per la ricerca in materia di difesa e l'EDRP (tra gennaio 2012 e oggi).

3. La Commissione ha inviato un avviso di ricevimento e ha registrato la richiesta il 14 febbraio 2017, con un termine per la risposta del 7 marzo 2017. Poiché il denunciante non aveva specificato una data limite per la richiesta di documenti, si è ritenuto che essa comprendesse i documenti conservati fino alla data in cui è stata presentata la richiesta. Tuttavia, adducendo il fatto che la domanda riguardava un gran numero di documenti, la Commissione ha dapprima prorogato il termine al 28 marzo 2017, per poi rinviare la sua risposta altre tre volte il 28 marzo 2017, l’11 aprile 2017 e il 28 aprile 2017.

4. Il 2 maggio 2017 la Commissione ha inviato la sua risposta iniziale al denunciante. Ha concesso solo un accesso parziale.

5. Il 12 maggio 2017 il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua risposta (attraverso una cosiddetta "domanda di conferma"), presentando argomentazioni dettagliate che contestassero il ricorso alle eccezioni alla divulgazione. Il denunciante ha sostenuto che non tutti i documenti pertinenti rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta erano stati divulgati e ha chiesto una proroga del termine ("ambito di applicazione temporale") della richiesta di riesame fino alla data della risposta della DG GROW.

6. Avendo confermato di aver ricevuto tale richiesta, la Commissione non ha rispettato nuovamente il termine iniziale del 7 aprile 2017 e ha rinviato la risposta altre due volte. Il denunciante ha chiesto un aggiornamento sullo stato della sua richiesta il 31 agosto 2017, senza esito.

7. Non avendo ricevuto risposta dalla Commissione, il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo il 27 settembre 2017.

L'indagine

8. La Mediatrice ha avviato la sua indagine con una lettera alla Commissione in cui chiedeva di rispondere al denunciante.

9. Nel corso della sua indagine, la Mediatrice ha ricevuto la decisione di riesame della Commissione, inviata al denunciante il 5 febbraio 2018, e le osservazioni del denunciante su tale decisione di riesame.

Valutazione del Mediatore

Il ritardo nella risposta alla richiesta di accesso ai documenti

10. La Mediatrice osserva che la Commissione ha impiegato tre mesi per rispondere alla richiesta iniziale di accesso ai documenti del denunciante e altri dieci mesi per rispondere alla domanda di conferma.

11. Nelle sue comunicazioni con il denunciante e nella sua corrispondenza con il Mediatore, la Commissione ha sottolineato l'elevato numero di documenti relativi alla richiesta e la complessità e la natura sensibile della richiesta per spiegare tale ritardo.

12. Il Mediatore, tuttavia, ritiene che i ritardi sia nella risposta iniziale che nella decisione di conferma vadano ben oltre i termini imposti alle istituzioni dell'Unione dal regolamento (CE) n. 1049/2001 per rispondere alle richieste di accesso ai documenti, anche in casi eccezionali. In effetti, sebbene il regolamento preveda proroghe dei tempi per il trattamento di una domanda iniziale o di un riesame riguardante un documento molto lungo o un numero molto elevato di documenti, ciò è limitato a ulteriori 15 giorni lavorativi. Inoltre, devono essere fornite motivazioni dettagliate.

13. Il Mediatore ritiene pertanto che il grave ritardo nella risposta della Commissione alla richiesta di documenti del denunciante costituisca un chiaro caso di cattiva amministrazione.

Accesso fornito dalla Commissione ai documenti richiesti

I. Documenti considerati nell'ambito della domanda

14. La decisione di riesame della Commissione esclude 32 dei 45 documenti inizialmente individuati dalla DG GROW dall'ambito di applicazione della domanda, in quanto non costituiscono corrispondenza con l'industria né verbali o altre relazioni di riunioni con l'industria. I documenti esclusi comprendono 29 briefing, che sono considerati documenti interni, un discorso interno, un invito rivolto solo agli Stati membri e un'e-mail indirizzata solo agli Stati membri.

15. Il Mediatore accetta la valutazione della Commissione al riguardo, dato che il denunciante non ha formulato la sua richiesta in termini di documenti relativi a riunioni o comunicazioni tra la Commissione e l'industria della difesa.

16. Nella sua decisione di riesame, la Commissione ha indicato di non aver individuato documenti aggiuntivi nell'ambito della domanda. Nella sua domanda di riesame, il denunciante ha fatto riferimento a quattro riunioni per le quali non erano elencati documenti, né nel registro dei documenti della Commissione né nella risposta iniziale della DG GROW. La Commissione ha confermato che tali riunioni hanno avuto luogo, ma che non esistevano documenti per tali riunioni.

17. Il Mediatore riconosce che la Commissione non può essere tenuta a divulgare documenti che non sono in suo possesso e osserva che esiste una presunzione di legalità per quanto riguarda l'inesistenza di un documento [1], il che significa che esiste una presunzione di veridicità per l'affermazione delle istituzioni secondo cui un documento non esiste.

18. Il denunciante ha individuato altre tre riunioni (due delle quali non erano state incluse nell'elenco della Commissione) i cui verbali non erano stati divulgati dalla Commissione. Il Mediatore non ritiene che la questione meriti ulteriori indagini, in quanto il denunciante ha già ricevuto i documenti in questione dall'Agenzia europea per la difesa, in risposta a una richiesta separata di accesso ai documenti.

19. Per quanto riguarda la richiesta del denunciante di prorogare il termine della sua richiesta, ai fini del riesame, fino alla data della risposta della DG GROW, la Commissione sostiene di non poterlo fare, in quanto il regolamento 1049/2001 consente solo un riesame della posizione adottata nella risposta iniziale.

20. Sebbene questa possa essere la posizione giuridica rigorosa, il Mediatore ritiene che, dato il ritardo insolitamente lungo nella risposta della Commissione, una certa flessibilità al riguardo sarebbe coerente con i principi di buona amministrazione. Ad esempio, la richiesta di estendere l'ambito di applicazione temporale avrebbe potuto essere trattata come una nuova richiesta di documenti che copre il periodo supplementare.

II. Comunicazione dei nomi dei partecipanti alle riunioni tra la Commissione e l'industria della difesa

21. La Mediatrice accoglie con favore la decisione della Commissione di rivedere la posizione assunta nella decisione iniziale e di divulgare i nomi delle imprese e dei loro amministratori delegati che hanno incontrato i membri dell'alta dirigenza della Commissione.

22. La Commissione ha mantenuto la sua decisione di occultare i dati personali in 10 dei documenti ancora considerati rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta. La Commissione ritiene che le condizioni richieste dal caso Bavarian Lager [2] affinché un trasferimento di dati personali sia giustificato, vale a dire che il richiedente dimostri la necessità della divulgazione e che non vi sia motivo di ritenere che gli interessi legittimi dell’interessato possano essere pregiudicati, non siano state soddisfatte.

23. La Commissione ha chiarito che tale giurisprudenza informa la sua politica di non divulgare i dati personali del personale che non è l'alta dirigenza o delle persone che non sono i principali rappresentanti di entità esterne. 

24. Per quanto riguarda la condizione della necessità, la Commissione ritiene che l'argomentazione avanzata dal denunciante, secondo cui le informazioni fanno parte di una ricerca sulla portata dell'influenza dell'industria della difesa sull'elaborazione delle politiche dell'UE e quindi servono all'interesse pubblico contribuendo a un dibattito pubblico informato su tale questione, sia di natura troppo generale.

25. Per quanto riguarda il potenziale pregiudizio ai legittimi interessi degli interessati, la Commissione sottolinea che la divulgazione delle identità protette, data la natura sensibile del fascicolo, comporterebbe un rischio reale e non ipotetico per il personale della Commissione interessato di essere soggetto a contatti esterni non richiesti. 

26. Il Mediatore concorda sul fatto che il denunciante non ha soddisfatto il criterio di necessità richiesto per ottenere la divulgazione dei nomi espunti. Infatti, la divulgazione dei nomi delle imprese rappresentate e dei loro amministratori delegati è sufficiente e proporzionata per conseguire l'obiettivo del denunciante di sapere quale organizzazione industriale esercita pressioni sulla Commissione.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente constatazione:

Il notevole ritardo della Commissione nel rispondere alla richiesta di accesso ai documenti del denunciante, sia nella fase iniziale che in quella di riesame, costituisce un caso di cattiva amministrazione.

Tuttavia, poiché alla fine la denunciante ha ricevuto una risposta adeguata, ritiene opportuno non formulare alcuna raccomandazione.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 06/07/2018

[1] Causa T-468/16, Verein Deutsche Sprache/Commissione, ECLI:EU:T:2018:207, punto 35.

[2] Causa C-28/08 P, Commissione europea/Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378.