Egregio signor I.,
il 25 novembre 1997 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore a nome del "Fondo Euro Mediterraneo per lo Sviluppo Socio-Culturale" (in seguito FEM). La denuncia riguardava il presunto mancato rispetto da parte della Commissione europea degli impegni assunti nei confronti del FEM quanto alla concessione di finanziamenti per l'organizzazione di due festival cinematografici, nel 1995 e nel 1996.
Il 29 gennaio 1998 ho trasmesso la denuncia al Presidente della Commissione europea con richiesta di presentare il proprio parere entro la fine di aprile 1998. La Commissione ha chiesto una proroga della scadenza in quanto i suoi servizi avevano incontrato alcune difficoltà amministrative nell'esaminare il fascicolo. La Commissione ha quindi inviato il suo parere il 28 maggio 1998, parere che Le ho trasmesso il 9 giugno con l'invito a formulare osservazioni, qualora lo ritenesse opportuno. Il 21 luglio 1998 ho ricevuto le Sue osservazioni sul parere della Commissione.
Al fine di chiarire alcuni dei punti sollevati dall'istituzione nel corso dell'indagine, il 19 marzo 1999 ho invitato la Commissione a fornire ulteriori informazioni. L'istituzione ha risposto a tale richiesta con lettera del 21 maggio 1999 che Le ho trasmesso il 27 maggio 1999. Ho ricevuto le Sue osservazioni aggiuntive il 9 giugno 1999.
Le scrivo ora per comunicarLe i risultati delle indagini svolte.

LA DENUNCIA

Il denunciante ha chiesto, a nome del FEM, fondi comunitari alla Commissione europea al fine di organizzare diversi festival cinematografici (MED Film Festival) nel 1995, 1996 e 1997. Le sue richieste sono state avanzate nel quadro del programma comunitario per il sostegno del settore audiovisivo europeo. I progetti dovevano venire scelti mediante un processo di selezione effettuato da una commissione di esperti indipendenti, in seguito alla presentazione di proposte.
Le richieste di finanziamento del denunciante per le edizioni del MED Festival degli anni 1995, 1996 e 1997 sono state trasmesse alla Commissione. Soltanto il Festival MED del 1997 è stato scelto per ricevere l'aiuto. Nonostante, a quanto sembra, la Commissione abbia indotto il denunciante a credere che anche le proposte per il 1995 e il 1996 avrebbero ricevuto finanziamenti CE, gli aiuti non sono mai stati versati.
Per quanto riguarda la prima richiesta di finanziamento concernente il Festival MED del 1995, il denunciante ha presentato la sua proposta il 28 novembre 1994. Non avendo ricevuto alcuna comunicazione in merito al risultato della procedura di selezione il FEM ha inviato, nel settembre 1995, una relazione sulla prima edizione del Festival alla Commissione. Con lettera del 25 novembre 1995 il denunciante è stato informato che la Commissione era disposta a partecipare ai costi della manifestazione entro il limite delle risorse disponibili e previo accordo del controllore finanziario. Secondo il denunciante la Commissione avrebbe formalmente adottato la decisione di aiutare finanziariamente il Festival 1995 il 15 dicembre 1995. La decisione viene menzionata in un documento dal titolo "Dichiarazione del beneficiario" che il denunciante ha ricevuto e firmato il 6 gennaio 1996 durante una riunione con i servizi responsabili del programma tenutasi negli uffici della Commissione a Bruxelles. Il pagamento dell'importo cui si fa riferimento nella dichiarazione (35.000 ecu) non è mai stato effettuato.
Il 10 novembre 1995 il FEM ha presentato una richiesta di finanziamenti per il film-festival MED del 1996. Con fax del 17 giugno 1996 la Commissione ha chiesto alcune informazioni finanziarie dettagliate al denunciante in merito all'organizzazione della manifestazione cui è stato debitamente risposto il 19 giugno 1996. Nonostante il tono della lettera da cui si poteva evincere che la Commissione intendesse finanziare la proposta FEM, l'istituzione ha comunicato in una lettera al denunciate in data 20 novembre 1996 di non poter fornire assistenza alla seconda edizione del festival.
Dal momento che il denunciante ha ritenuto che la Commissione non avesse trattato nel modo adeguato le sue richieste, ha chiesto di avere accesso a tutti i documenti concernenti il suo caso. Dopo una prima risposta negativa del sig. Pappas, Direttore generale della DG X, il sig. Trojan, Segretario generale della Commissione, ha riconsiderato la decisione e accolto la richiesta del denunciante l'11 agosto 1997. Il denunciante afferma tuttavia che la Commissione non ha rispettato le condizioni indicate nella lettera non concedendogli accesso a tutti i documenti pertinenti. Il denunciante sottolinea il fatto che la decisione della Commissione in data 15 dicembre 1995 non figura tra i documenti inclusi nel fascicolo cui ha avuto accesso.
Il denunciante ha scritto alla Commissione altre due lettere al riguardo, rispettivamente il 26 settembre e il 3 ottobre 1997, senza però ricevere risposta.
Il denunciante nella sua lettera ha anche fatto menzione del fatto che la Commissione aveva fornito il 4 aprile 1997 gli aiuti per il Festival MED 1997.
In breve, il denunciante ha denunciato che la Commissione ha omesso di:
1. eseguire una decisione adottata il 15 dicembre 1995 in base alla quale l'associazione del denunciante doveva ricevere 35.000 ecu a titolo di sostegno per l'organizzazione del Festival cinematografico MED 1995;
2. includere tale decisione tra i documenti relativi al fascicolo che il denunciante era stato autorizzato a consultare sulla base della decisione della Commissione 94/90 sull'accesso ai documenti;
3. rispondere alle lettere inviate dal denunciate all'istituzione il 26 settembre 1997 e il 3 ottobre 1997;
4. sulla base di quanto precede il firmatario ha ritenuto che la Commissione non avesse agito in modo adeguato nel trattare le diverse richieste di assistenza finanziaria.

L'INDAGINE

Il parere della Commissione
I commenti della Commissione europea sulla denuncia sono sostanzialmente i seguenti:
La Commissione ha spiegato che le richieste di finanziamento del denunciante sono state presentate nel quadro dell'attuazione della politica audiovisiva comunitaria, in particolare sulla base dei programmi di sostegno della Commissione europea per il 1995 e il 1996 concernenti festival e incontri nel settore audiovisivo(1). Le proposte presentate dal denunciante non rientravano tra i progetti scelti da una giuria di esperti indipendenti sulla base di criteri prestabiliti. Il denunciante è stato informato delle decisioni della giuria con lettere firmate dal Direttore generale della DGX competente in materia di azioni culturali e strategie audiovisive, in data 18 aprile 1995 e 22 aprile 1996. La Commissione ha deplorato che, a quanto risulta, tali lettere non siano pervenute al denunciante. Tuttavia ha assicurato che le lettere erano state debitamente inviate con posta ordinaria, indicando che motivi di ordine finanziario e tecnico, lettere di questo tipo non vengono inviate per posta raccomandata.
Nonostante il suo rifiuto iniziale, visto l'interesse dei progetti del denunciante, la Commissione ha segnalato di aver cercato di sostenerli entro i limiti delle risorse di bilancio disponibili. In seguito a tali tentativi il MED film festival del 1997 ha ricevuto un'assistenza finanziaria pari a 35.000 ecu.
Per quanto riguarda il MED film festival 1995, la Commissione ha riconosciuto che la sua lettera al denunciante in data 21 novembre 1995 concernente la richiesta di finanziamento ha potuto dar adito a fraintendimenti, in particolare per quanto riguarda l'impegno di sostenere il MED film festival 1995. Tuttavia la Commissione ha aggiunto che un tale sostegno dipendeva dall'approvazione del controllore finanziario della Commissione. Alcuni dei documenti inclusi nella denuncia sono, secondo la Commissione, copie del fascicolo presentato dall'unità tecnica responsabile al controllore finanziario al fine di ottenere il finanziamento della Commissione per il progetto FEM. Tuttavia, viste le limitazioni di bilancio alla fine del 1995, non vi erano fondi disponibili per il sostegno all'edizione di quell'anno del MED film festival. Il denunciante è stato informato di questo risultato mediante lettera del 10 gennaio 1996.
Per quanto riguarda il finanziamento del MED film festival 1996, la Commissione ha spiegato che, nonostante la mancata selezione iniziale del progetto, i suoi servizi hanno esaminato la possibilità di fornire finanziamenti alla manifestazione, come dichiarato nella lettera del 20 novembre 1996. La Commissione ha deplorato, tuttavia, ancora una volta, che il tono della lettera potesse avere dato adito a fraintendimenti. Ha però anche sottolineato che la lettera ha illustrato chiaramente come qualsiasi finanziamento potenziale della Comunità dipendesse dall'approvazione del controllore finanziario.
La Commissione ha chiarito nel suo parere alcune delle espressioni usate nella lettera al denunciante del 4 febbraio 1997, in particolare l'uso del termine "concrétisation" (concretizzazione) del sostegno CE. In base all'interpretazione della Commissione il termine avrebbe dovuto essere compreso nel senso di decisione di concedere l'aiuto, come risulta anche dall'uso di un'espressione analoga nella lettera che l'istituzione ha inviato al denunciante il 10 gennaio 1996. Tuttavia, alla luce dei potenziali malintesi che il termine avrebbe potuto creare, la Commissione segnala che la DG X ha avviato le azioni necessarie per evitare che in futuro si verifichino situazioni analoghe.
Per quanto riguarda la denuncia relativa alla mancata concessione da parte della Commissione di accedere a tutti i documenti e, in particolare, alla decisione della Commissione del 15 dicembre 1995, l'istituzione ha segnalato che il denunciante ha potuto accedere a tutti i documenti relativi alla richiesta FEM di assistenza finanziaria nel 1995.
La Commissione lamenta che i suoi servizi non abbiano risposto alle lettere successive del denunciante.
Osservazioni del denunziante
Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione il denunciante ha insistito sugli elementi già evidenziati nella denuncia originale. Ha sottolineato che il FEM non è mai stato ufficialmente informato del rifiuto della Commissione di finanziare il MED film festival 1995 e 1996. Secondo il denunciante il FEM ha solo ricevuto copia delle lettere della Commissione in data 18 aprile 1995 e 22 aprile 1996 in qualità di allegati alla corrispondenza successiva.
Il denunciante ha anche fatto alcune osservazioni sul contributo comunitario per il progetto 1997 e si è riferito a numerosi problemi incontrati dalla sua associazione per ottenere il pagamento di tali fondi. Visto che tale aspetto esula dall'indagine originaria del Mediatore, egli non ha ritenuto opportuno considerare questo nuovo elemento.

ULTERIORI INDAGINI

Al fine di chiarire alcune delle argomentazioni avanzate dalla Commissione nel suo parere il Mediatore europeo ha chiesto con lettera del 12 marzo 1999 alcuni ulteriori chiarimenti per quanto concerne il livello di impegno dell'istituzione a fornire sostegno finanziario all'organizzazione del MED film festival 1995.
Sebbene la Commissione avesse espressamente dichiarato di non aver proceduto alla concessione ufficiale di assistenza, tale posizione risultava contraria al tenore della lettera della Commissione del 4 febbraio 1997. Inoltre, l'asserzione del denunciante secondo cui la sua richiesta di aiuto finanziario era stata accolta è sostenuta dal fatto che il documento intitolato "Dichiarazione del beneficiario di un contributo finanziario", da lui firmato il 6 gennaio 1996, fa riferimento ad un tale impegno preso dalla Commissione mediante decisione del 15 dicembre 1995.
Poiché dalle informazioni disponibili era emerso che la Commissione si era in qualche modo impegnata a finanziarie il MED film festival 1995, il Mediatore ne ha chiesto il parere al riguardo nonché possibili proposte di soluzione del problema.
Nella sua risposta del 12 maggio 1999 a detta lettera, la Commissione ha spiegato che gli sforzi dei suoi servizi di sostenere il MED festival del 1995 e del 1996 erano stati dovuti alle ripetute richieste del denunciante, in considerazione delle difficoltà finanziarie incontrate da quest=ultimo nella realizzazione della manifestazione.
Per quanto riguarda il fatto che il denunciante avesse ricevuto un documento intitolato "Dichiarazione del beneficiario di un contributo finanziario", la Commissione ha spiegato che tale documento costituisce soltanto una parte del fascicolo che i servizi competenti dovevano trasmettere per approvazione al controllore finanziario. Tuttavia, visto l'esaurimento delle risorse finanziarie disponibili alla fine del 1995, tale obiettivo non è mai stato raggiunto. Inoltre l'istituzione ha spiegato che i suoi servizi non avevano sottoscritto le condizioni previste in tale documento. Per quanto riguarda l'altra corrispondenza menzionata nella lettera del Mediatore la Commissione ha spiegato che essa si riferiva agli sforzi dei suoi servizi di ottenere una qualche forma di assistenza finanziaria per l'organizzazione del MED film festival 1996.
Il 9 luglio 1999 il denunciante ha trasmesso ulteriori osservazioni sulla questione, insistendo sul fatto che i servizi della Commissione gli avevano inviato una Adichiarazione del beneficiario@ in cui si affermava che una decisione di finanziamento era stata adottata il 15 dicembre 1995. E' stato fatto anche riferimento al testo della lettera della Commissione del 4 febbraio 1997 che confermerebbe la concessione del sostegno comunitario per il MED film festival 1995. Il denunciante spiega che le difficoltà finanziarie connesse all'organizzazione di tale manifestazione erano legate al fatto che il FEM aveva fatto affidamento sulle garanzie di finanziamento date dalla Commissione.

LA DECISIONE

1 Mancata esecuzione da parte della Commissione della presunta decisione del 15 dicembre 1995
1.1 Il denunciante ha affermato che i servizi competenti della Commissione lo hanno indotto a ritenere che l'istituzione avesse concesso l'aiuto finanziario all'organizzazione del MED film festival 1995. Egli ha basato le sue allegazione sul fatto di aver ricevuto il documento contrattuale della Commissione che ufficializzava la concessione di assistenza (dichiarazione del beneficiario) faceva riferimento a una decisione della Commissione del 15 dicembre 1995 che concedeva il finanziamento per il progetto in questione.
Secondo il denunciante la Commissione non ha applicato adeguatamente tale decisione.
1.2 La Commissione ha negato di avere adottato una decisione ufficiale concernente la concessione di assistenza finanziaria alla proposta del denunciante per il 1995. A suo avviso il documento menzionato nella lettera del denunciante era solo una copia di documenti interni presentati dall'unità tecnica responsabile al controllore finanziario al fine di ottenere fondi per il progetto. In tale fase dell'iter i servizi non avevano sottoscritto alcun documento vincolante. Viste le limitazioni di bilancio alla fine del 1995 non erano risultate disponibili risorse per il sostegno al MED film festival 1995 per cui la Commissione non ha potuto assumersi alcun impegno con il denunciante.
1.3 Il Mediatore europeo nota che il documento cui il denunciante fa riferimento (Dichiarazione del beneficiario) costituisce un accordo finanziario che definisce le modalità in cui il contributo comunitario viene versato, le norme che il beneficiario deve rispettare nell'uso di tali fondi e i possibili controlli istituzionali. Come indicato nell'invito del 1995 a presentare proposte relative a festival cinematografici e di programmi audiovisivi pubblicato nella Gazzetta Ufficiale(2), la firma dell'accordo finanziario tra l'istituzione e il beneficiario costituisce un requisito per il pagamento del contributo comunitario. Tuttavia, qualsiasi siffatto impegno finanziario deve essere preceduto dalla selezione del progetto a cura della Commissione e dalla successiva comunicazione dell'esito positivo al beneficiario(3).
1.4 Nella fattispecie, la sola comunicazione scritta al denunciante concernente una decisione ufficiale della Commissione è costituita dalla lettera dell'istituzione del 18 aprile 1995 da cui si evince che il progetto 1995 non era stato selezionato. Non vi è alcuna prova che la Commissione abbia adottato la decisione di concedere l'assistenza al MED film festival 1995 ad eccezione della dichiarazione presentata dal denunciante. Né su tale documento in sé, però, né su lettere di accompagnamento figura alcun segno istituzionale che potrebbe servire ad identificarne l'origine.
In assenza di prove evidenti il Mediatore europeo non può concludere che la Commissione abbia deciso ufficialmente di finanziare la proposta 1995. Il Mediatore ritiene pertanto che non vi sia stata cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della questione.
2 Pubblico accesso a tutti i documenti del fascicolo
2.1 Avendo chiesto ed ottenuto l'accesso ai documenti della Commissione relativi alla questione il denunciante sostiene che nel fascicolo pertinente non vi era traccia della citata decisione della Commissione del 15 dicembre 1995. Di conseguenza il denunciante ritiene che l'istituzione non abbia rispettato il contenuto della lettera del sig. Trojan dell'11 agosto 1997, lettera che concedeva al denunciante l'accesso completo a tutti i documenti relativi alla richiesta FEM di assistenza finanziaria per il 1995.
2.2 L'istituzione ha segnalato che al denunciante aveva era stato ottenuto di accedere a tutti i documenti in possesso dei suoi servizi relativi alla richiesta del FEM di assistenza finanziaria per il 1995, nel pieno rispetto della decisione della Commissione 1994/90.
2.3 Per poter valutare se la Commissione abbia omesso di concedere l'accesso a un documento specifico bisogna prima appurare che il documento in questione esista realmente. Come menzionato nel precedente paragrafo 1.4., in assenza di prove più chiare il Mediatore europeo non può concludere che la Commissione abbia formalmente deciso di finanziare la proposta relativa al 1995 e che, quindi, sia stato elaborato un documento concernente tale decisione.
Il Mediatore europeo ha quindi concluso che non risulta esservi alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della questione.
3 Risposta alle lettere del denunciante
3.1 Il denunciante ha lamentato che la Commissione non ha risposto alle sue lettere del 26 settembre 1997 e 3 del ottobre 1997. Tali lettere facevano riferimento al fatto che la Commissione non gli avrebbe concesso la possibilità di accedere a tutti i documenti relativi alla richiesta finanziaria FEM per il 1995. La Commissione ha riconosciuto che tali lettere del denunciante non hanno avuto risposta e ha spiegato che l'unità responsabile era in quel momento oberata di lavoro.
3.2 Come il Mediatore europeo ha già dichiarato in casi analoghi la Commissione, in quanto pubblica amministrazione, ha il dovere di rispondere adeguatamente a tutte le richieste dei cittadini. Non comportandosi in tal modo nel caso in questione la Commissione non ha rispettato i principi di buona amministrazione.
3.3 Il Mediatore europeo nota, tuttavia, che la Commissione ha riconosciuto tale mancanza e si è scusata presso il denunciante. Non sembrano quindi necessarie ulteriori osservazioni del Mediatore europeo.
4 Esame delle richieste di assistenza finanziaria da parte della Commissione
4.1 Il denunciante ha espresso la sua insoddisfazione in merito alle modalità in cui la Commissione ha esaminato le sue diverse richieste di assistenza finanziaria. I termini usati dalla Commissione nella relativa corrispondenza potrebbero dare l'impressione che l'istituzione intendesse fornire aiuti per le edizioni 1995 e 1996 del MED festival. Così, per quanto riguarda il festival 1995 la Commissione ha scritto al denunciante il 21 novembre 1995 e il 4 febbraio 1997 assicurandogli che sarebbe stato imminente un sostegno finanziario. Per quanto riguarda il festival 1996 la Commissione ha chiesto mediante fax del 17 giugno 1996 alcune informazioni estremamente dettagliate sull'associazione rappresentata dal denunciante come se dovesse effettuare rapidamente un trasferimento di fondi a quest'ultima.
4.2 Secondo la Commissione il suo parere negativo sul finanziamento dei festival 1995 e 1996 risultava chiaramente nelle lettere inviate al denunciante rispettivamente il 18 aprile 1995 e il 22 aprile 1996. Tuttavia, viste le difficoltà finanziarie del denunciante e le sue ripetute richieste, i servizi della Commissione avevano cercato di ottenere un finanziamento alternativo per i suoi progetti. Le lettere menzionate dal denunciante sono esempi di alcuni degli sforzi perpetrati dai servizi della Commissione per raggiungere tale obiettivo.
4.3 La procedura di selezione dei progetti da finanziare nell'ambito del programma della Commissione per il 1995 e il 1996 concernente l'appoggio a festival cinematografici e incontri nel settore audiovisivo è stata illustrata in dettaglio in comunicazioni concernenti l'invito a presentare proposte pubblicate nella Gazzetta Ufficiale(4).
Entrambe le comunicazioni segnalano che i progetti dovevano essere selezionati rispettivamente all'inizio del 1995 e del 1996 sulla base del parere di una commissione di esperti indipendenti. Non era possibile appellarsi contro la decisione della Commissione. La procedura per l'esame delle richieste comprendeva: 1) ricezione, registrazione e avviso di ricevimento da parte della Commissione ; 2) esame da parte dei servizi della Commissione; 3) esame e proposta di selezione da parte della commissione di esperti indipendenti; 4) elaborazione della decisione finale e comunicazione dei risultati nel corso del primo trimestre 1995/1996.
4.4 Dalle informazioni presentate al Mediatore europeo risulta che la Commissione ha debitamente seguito la procedura per quanto concerne la selezione dei progetti da finanziare. Tuttavia, la Commissione sembra aver avviato passi desueti al fine di cercare di ottenere un sostegno per alcune iniziative che non erano state scelte dalla commissione di esperti indipendenti. Il Mediatore europeo nota che tale comportamento è stato giustificato dalla Commissione non tanto quale mezzo per realizzare gli obiettivi del programma quanto piuttosto come risposta alle insistenti richieste del denunciante.
Inoltre i servizi della Commissione non sembrano aver indicato, nella loro ampia corrispondenza con il denunciante, gli strumenti in base ai quali avrebbero potuto ottenere finanziamenti alternativi né le procedure da seguire. Il Mediatore europeo ritiene che tale mancata informazione da parte della Commissione potrebbe essere stata la causa di molti malintesi tra le due parti.
4.5 Il Mediatore europeo nota tuttavia che la Commissione, alla luce del caso in esame, ha segnalato che i suoi servizi (DG X) hanno adottato tutte le misure necessarie per evitare che casi analoghi si ripetano in futuro. Non vi è quindi alcuna necessità di formulare ulteriori osservazioni per quanto riguarda questo aspetto della questione.
5 Conclusione
Sulla base delle indagini svolte dal Mediatore europeo in merito alla denuncia in esame, non emerge alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.
Il Mediatore europeo ha deciso pertanto di chiudere il caso.
Anche il Presidente dalla Commissione europea verrà informato della decisione.
Distinti saluti,
Jacob SÖDERMAN

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(1) Cfr. nota 1, pag. 2.

(2) Appoggio della Commissione europea a festival cinematografici e di programmi audiovisivi e ad altri incontri tra professionisti dell audiovisivo; invito a presentare proposte 1995; GU 94/C 258/08.

(3) Cfr. sopra, nota 1, Sezione VI, procedura d'esame.

(4) Invito a presentare proposte 1995; GU 94/C 258/08, GU C 258 del 15.9.94), e invito a presentare proposte 1996 (95/C 197/06;GU C 197 del 1.8.95).