IL CONTESTO DEL RECLAMO

1. Il denunciante è stato funzionario del Parlamento europeo fino alla fine del 2006. Nell'interesse del servizio è stato distaccato presso un'altra istituzione comunitaria a partire dal 2002. Con effetto dal 1° gennaio 2007, egli è stato trasferito a quest’ultima istituzione.

2. Le promozioni in seno al Parlamento si svolgono sulla base di una procedura annuale di valutazione del personale, durante la quale viene redatto un rapporto informativo e viene assegnato un massimo di tre punti di merito. Il 13 febbraio 2006 l'Ufficio di presidenza del Parlamento ha adottato una decisione sulla politica di promozione e di pianificazione della carriera ("decisione dell'Ufficio di presidenza"). Un allegato alla decisione dell'Ufficio di presidenza prevede un "calendario dettagliato per i rapporti informativi e l'esercizio di promozione"("calendario dettagliato"), che contiene le seguenti disposizioni:

"1.9. Ultima settimana di aprile - prima settimana di maggio: Ai membri del personale sottoposti a valutazione vengono notificate le proposte di attribuzione dei punti di merito.

Ogni membro del personale sottoposto a valutazione riceve dal segretariato centrale della sua DG [direzione generale], per lettera o per posta elettronica, un invito a raccogliere di persona, in cambio di un avviso di ricevimento firmato, la proposta che gli è stata presentata. [...]

1.10. maggio: Esame da parte del comitato per le relazioni dei ricorsi relativi alla sostanza dei rapporti informativi.

1.11. Da metà maggio a fine luglio: Esame da parte della commissione per le relazioni dei ricorsi relativi alle proposte di attribuzione di punti di merito.

1.12. Seconda settimana di settembre: Decisione delle DG relativa all'attribuzione di punti di merito.

Ogni membro del personale sottoposto a valutazione riceve dal segretariato centrale della sua DG, per lettera o per posta elettronica, un invito a ritirare di persona, in cambio di una ricevuta firmata, la decisione adottata dal direttore generale che lo riguarda. Lui o lei ha cinque giorni lavorativi per farlo. Trascorso tale termine, la segreteria centrale della DG in questione trasmette la decisione al luogo di residenza dell'agente mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento."

3. La presente denuncia riguarda la procedura di attribuzione di punti di merito al denunciante per il 2005 [1].

4. Nel luglio 2006 è stata avanzata la proposta di attribuire due punti di merito al denunciante [2]. A seguito dell'appello del denunciante contro tale proposta, la commissione per le relazioni del Parlamento ha espresso il suo parere nel novembre 2006, concludendo che l'attribuzione di un terzo punto di merito al denunciante sarebbe giustificata.

5. Nel gennaio 2007 il Parlamento non aveva ancora emesso una decisione sull'attribuzione di punti di merito al denunciante. Ha portato questo fatto all'attenzione del Segretario generale del Parlamento e ha chiesto una data entro la quale sarà emessa una decisione. La sua lettera in tal senso del 10 gennaio 2007 non ha ricevuto risposta.

6. Il 6 febbraio 2007 il denunciante, invocando l’art. 90, n. 1, dello Statuto, ha chiesto al Parlamento di pronunciarsi sull’attribuzione di punti di merito.

7. Il 9 giugno 2007, non avendo ricevuto risposta alla sua richiesta, il denunciante ha presentato al Parlamento un reclamo ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto.

8. Poiché la sua denuncia al Parlamento era rimasta senza risposta, il 20 novembre 2007 ha presentato una denuncia al Mediatore.

OGGETTO DELL'INCHIESTA

9. Nella sua denuncia, ha presentato le seguenti affermazioni e rivendicazioni.

Accuse:

(1) Contrariamente al calendario dettagliato allegato alla decisione dell'Ufficio di presidenza del 13 febbraio 2006 ("Politica di promozione e di pianificazione della carriera"), il Parlamento non ha adottato una decisione sull'attribuzione di punti di merito per l'anno 2005.

(2) Il Parlamento non ha risposto alla sua lettera al segretario generale del Parlamento del 10 gennaio 2007, alla sua richiesta del 6 febbraio 2007, ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 1, dello Statuto, di prendere una decisione al riguardo, né al suo reclamo del 9 giugno 2007, ai sensi dell’articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto.

Domanda:

Il Parlamento dovrebbe concludere correttamente la procedura di attribuzione dei punti di merito per il 2005.

10. Nelle sue osservazioni sul parere del Parlamento (cfr. punto 11 in appresso), il denunciante ha presentato la seguente ulteriore affermazione:

(3) Tenuto conto del fatto che il suo trasferimento è entrato in vigore il 1° gennaio 2007 e che il trasferimento del suo fascicolo personale è stato richiesto solo l’8 dicembre 2006, e quindi a quanto pare dopo la conclusione della procedura di attribuzione dei punti di merito per l’anno 2005, il Parlamento non ha fornito una spiegazione soddisfacente della mancata conclusione corretta della procedura di determinazione del numero di punti di merito da attribuirgli per l’anno 2005.

L'INCHIESTA

11. La denuncia è stata trasmessa al Parlamento per parere, che ha trasmesso il 10 aprile 2008. Il parere del Parlamento è stato trasmesso al denunciante con un invito a presentare osservazioni, che ha inviato il 14 maggio 2008. Dato che, nelle sue osservazioni, il denunciante ha presentato un'ulteriore accusa, il Mediatore ha chiesto al Parlamento un parere complementare. Allo stesso tempo, ha anche chiesto al Parlamento di fornire alcune informazioni supplementari che, alla luce del parere del Parlamento e delle osservazioni del denunciante, ha ritenuto necessarie per l'esame della presente denuncia. Il 9 luglio 2008 il Parlamento ha inviato la sua risposta, che è stata trasmessa al denunciante con l'invito a presentare osservazioni. Il denunciante ha presentato osservazioni il 9 settembre 2008.

ANALISI E CONCLUSIONI DELL'OMBUDSMAN

Osservazioni preliminari

12. Dati i loro stretti legami di fatto, è opportuno esaminare congiuntamente la prima e la seconda affermazione del denunciante, nonché la sua affermazione.

A. Asserzione della mancata adozione da parte del Parlamento di una decisione sulla concessione di punti di merito e sulla mancata risposta a una richiesta e a una denuncia presentate dal denunciante (la prima e la seconda accusa del denunciante e la sua richiesta)

Argomenti presentati al Mediatore

13. Per quanto riguarda la prima e la seconda affermazione del denunciante, il Parlamento ha sostenuto che un esame approfondito aveva dimostrato di non aver effettivamente inviato al denunciante il modulo che indicava il numero di punti di merito attribuitigli per il 2005. Inoltre, ha riconosciuto di non aver risposto alle successive richieste del denunciante. Secondo il Parlamento, "sono sviste molto deplorevoli che sono indubbiamente connesse al trasferimento [del denunciante ] [...], insieme al suo fascicolo personale, alla Corte dei conti".

14. Il Parlamento ha inoltre spiegato che i punti di merito assegnati al denunciante per il 2005 figuravano nei suoi registri ufficiali. Tuttavia, al denunciante non è stata comunicata alcuna decisione individuale corrispondente.

15. Il Parlamento ha affermato che, non appena tale controllo è stato rilevato, il servizio competente ha adottato le misure necessarie per normalizzare la situazione. Pertanto, il 14 marzo 2008, una decisione sull'attribuzione di punti di merito è stata inviata al denunciante con lettera raccomandata. Il Parlamento ha infine dichiarato che il denunciante poteva, se del caso, presentare un reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto contro tale decisione.

16. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che, con lettera del 14 marzo 2008, aveva effettivamente ricevuto una decisione sul numero di punti di merito che gli erano stati attribuiti. Tale decisione era datata 12 marzo 2008 e, secondo la lettera di accompagnamento del Parlamento, si trattava di una "décision d'attribution rectifiée de points de mérite"[3]. In tale contesto, dichiara di non aver ancora ricevuto la decisione iniziale del Parlamento sul numero di punti di merito assegnatigli, che nel frattempo aveva chiesto al Segretario generale del Parlamento.

17. Nella sua richiesta di ulteriori informazioni, il Mediatore ha preso atto del riferimento del Parlamento a una "décision d'attribution rectifiée"e gli ha chiesto di fornirgli una copia della sua decisione originale sul numero di punti di merito assegnati al denunciante per il 2005. Nel caso in cui non esistesse una decisione iniziale, ha chiesto al Parlamento di spiegare il significato del suo riferimento a una decisione riveduta ("décision d'attribution rectifiée") nella sua lettera del 14 marzo 2008 al denunciante.

18. Nella sua risposta, il Parlamento ha affermato che il termine "rettifica"era "un aggettivo qualificante errato, in quanto non vi era alcuna decisione individuale comunicata a [il denunciante]". Pertanto, il modulo che attesta l'attribuzione dei punti di merito per il 2005, emesso il 12 marzo 2008 e inviato al denunciante il 14 marzo 2008, dovrebbe essere considerato da quest'ultimo come la decisione definitiva sull'attribuzione dei punti di merito per il 2005. Il Parlamento ha allegato una copia della sua decisione del 12 marzo 2008.

19. Nelle sue osservazioni complementari, il denunciante ha ritenuto che, nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, il Parlamento non distinguesse chiaramente tra le decisioni adottate e la loro comunicazione. Come risulta dal suo parere, il Parlamento aveva già preso una decisione individuale nei suoi confronti, che tuttavia non gli era stata comunicata. Il denunciante ha ritenuto che la decisione del Parlamento del 12 marzo 2008 differisse dalla sua decisione iniziale, nel senso che era stata apparentemente aggiunta una motivazione che giustificava la concessione di punti di merito. Il denunciante ha inoltre informato il Mediatore di aver presentato al Parlamento una denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari, contestando la decisione del 12 marzo 2008.

Valutazione del Mediatore

20. Il Mediatore rileva innanzitutto che la prima affermazione del denunciante riguarda la mancata adozione di una decisione sull'attribuzione dei suoi punti di merito per l'anno 2005. Nel suo parere, il Parlamento ha ammesso di non aver comunicato una rispettiva decisione individuale al denunciante. Il Parlamento sembra quindi aver interpretato la prima affermazione del denunciante come una mancata comunicazione di una decisione in linea con il calendario dettagliato. Tuttavia, questa non è l'interpretazione più ovvia dei termini utilizzati nella suddetta affermazione. Inoltre, dalla denuncia trasmessa al Parlamento emerge che il denunciante non era a conoscenza delle eventuali misure adottate dal Parlamento in relazione all’attribuzione dei punti di merito. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che interpretare la prima affermazione del denunciante come una mera mancata comunicazione di una decisione individuale non sarebbe conforme né alla formulazione né all'intenzione alla base di tale affermazione. Ne consegue che la prima affermazione del denunciante deve essere intesa come relativa alla mancata adozione e/o comunicazione di una decisione individuale da parte del Parlamento secondo il calendario dettagliato.

21. In tale contesto, il Mediatore valuterà in primo luogo se il Parlamento non abbia comunicato al denunciante la decisione sull'attribuzione dei punti di merito, in linea con il calendario dettagliato. Egli valuterà quindi se il Parlamento non abbia adottato tale decisione conformemente al calendario dettagliato.

22. Le parti della controversia concordano sul fatto che solo il 14 marzo 2008 la decisione del Parlamento sull'attribuzione dei punti di merito per l'anno 2005 è stata comunicata al denunciante. È quindi evidente che il Parlamento non ha rispettato il termine fissato al punto 1.12. del calendario dettagliato. Inoltre, appare utile aggiungere che il Parlamento ha ammesso di non aver comunicato la rispettiva decisione al denunciante entro i termini previsti dal calendario dettagliato. Oltre a fare riferimento a "sviste molto deplorevoli che sono indubbiamente connesse al trasferimento del denunciante", il Parlamento non ha fornito alcuna spiegazione che potesse giustificare il ritardo nella comunicazione della decisione.

23. Per quanto riguarda la presunta mancata adozione di una decisione relativa al denunciante, il Mediatore osserva che, secondo il Parlamento, i punti di merito attribuiti al denunciante per l'anno 2005 figuravano nei suoi registri ufficiali, ma non è stata comunicata alcuna decisione individuale che li riguardasse. Dal calendario dettagliato, e in particolare dal punto 1.12., risulta che il Parlamento deve emettere una decisione individuale, che viene poi raccolta o inviata al funzionario interessato. Ne consegue, pertanto, che l'iscrizione dei punti di merito di un funzionario nei registri ufficiali non può essere considerata una decisione individuale ai sensi del calendario dettagliato. Dai documenti forniti dal Parlamento emerge che solo il 12 marzo 2008 è stata adottata la decisione individuale relativa al denunciante.

24. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha indicato di ritenere che il Parlamento avesse adottato una decisione individuale nei suoi confronti qualche tempo prima del 12 marzo 2008, ma che non gli fosse stata comunicata. La decisione del Parlamento del 12 marzo 2008 si è apparentemente limitata ad aggiungere motivazioni a una decisione adottata in precedenza. Tuttavia, non vi sono prove che suggeriscano che una decisione individuale relativa ai punti di merito del denunciante per il 2005 sia stata adottata prima del 12 marzo 2008. Lo stesso Parlamento ha confermato che la decisione del 12 marzo 2008 è la decisione individuale relativa ai punti di merito del denunciante per il 2005. Il Mediatore ritiene pertanto che le osservazioni pertinenti del denunciante sembrino riguardare l'iscrizione dei suoi punti di merito per l'anno 2005 nei registri ufficiali del Parlamento. Tuttavia, come indicato in precedenza, ciò non può essere considerato come una decisione individuale, come richiesto dal calendario dettagliato. Le rispettive osservazioni del denunciante non sembrano pertanto rimettere in discussione la conclusione secondo cui una decisione individuale è stata adottata solo il 12 marzo 2008.

25. Dato che la decisione del Parlamento del 12 marzo 2008 è chiaramente al di fuori del termine fissato dal calendario dettagliato, il Mediatore giunge pertanto alla conclusione che non è stata emessa alcuna decisione individuale nei confronti del denunciante in linea con il calendario dettagliato.

26. Il Parlamento ha espresso il suo sincero rammarico per il suo fallimento. Secondo il Mediatore, tuttavia, ciò non può essere considerato una reazione soddisfacente. Il Mediatore ritiene che, qualora, come nel caso di specie, si verifichino notevoli ritardi, i principi di buona pratica amministrativa esigano che almeno il cittadino interessato si scusi. Tuttavia, tali scuse non sono state offerte dal Parlamento.

27. Il Mediatore ritiene pertanto che la mancata adozione e comunicazione da parte del Parlamento al denunciante di una decisione in linea con le norme interne applicabili costituisca un caso di cattiva amministrazione.

28. Dato che il Parlamento ha emesso e comunicato al denunciante una decisione sulla concessione di punti di merito per l'anno 2005, non è necessario un ulteriore intervento da parte del Mediatore per quanto riguarda la sua domanda.

29. Tuttavia, un'osservazione critica sarà formulata di seguito per quanto riguarda la mancata adozione e comunicazione di una decisione da parte del Parlamento al denunciante in linea con il calendario dettagliato.

30. Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante, il Parlamento ha ammesso di non aver risposto alla lettera del denunciante al Segretario generale del Parlamento del 10 gennaio 2007, alla sua richiesta del 6 febbraio 2007 di adottare una decisione ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 1, dello statuto e al suo reclamo del 9 giugno 2007 ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Il Mediatore ritiene pertanto che la mancata risposta del Parlamento costituisca un caso di cattiva amministrazione.

31. Il Mediatore ritiene che, nel caso in cui, come nel caso di specie, si verifichino ripetute omissioni di risposta, i principi di buona prassi amministrativa richiedano quanto meno che al cittadino interessato siano presentate le proprie scuse. Il Parlamento non si è tuttavia scusato con il denunciante. Inoltre, è difficile accettare l'argomento del Parlamento secondo cui la sua mancata risposta era semplicemente dovuta a una svista, dato che il denunciante aveva inviato tre lettere al Parlamento, ciascuna delle quali rimaneva senza risposta. Alla luce di tutte queste circostanze, il Mediatore farà un'osservazione critica qui di seguito.

B. Asserzione della mancata spiegazione soddisfacente da parte del Parlamento (terza asserzione del denunciante)

Argomenti presentati al Mediatore

32. Nel suo parere, il Parlamento ha sostenuto che la sua mancata adozione di una decisione nei confronti del denunciante era "senza dubbio connessa"al trasferimento del denunciante, insieme al suo fascicolo personale. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha asserito che il Parlamento non ha fornito una spiegazione soddisfacente per non aver concluso correttamente la procedura di attribuzione dei punti di merito da attribuirgli per l'anno 2005. Egli ha sottolineato che il suo trasferimento è entrato in vigore il 1° gennaio 2007. Il trasferimento del suo fascicolo personale è stato richiesto solo l’8 dicembre 2006 e quindi, a quanto pare, dopo la conclusione della procedura di attribuzione dei punti di merito per l’anno 2005.

33. Nel suo parere complementare, il Parlamento ha dichiarato di voler ribadire il suo sincero rammarico per la mancata comunicazione del modulo di assegnazione per il 2005. Il Parlamento non ha formulato ulteriori osservazioni sull'asserzione del denunciante.

34. Nelle sue osservazioni supplementari, il denunciante ha dichiarato che un'indagine sul motivo per cui il Parlamento non gli ha emesso una decisione non aveva apparentemente avuto luogo. Parimenti, il Parlamento non aveva affrontato la questione della plausibilità del motivo addotto inizialmente.

Valutazione del Mediatore

35. Il Mediatore osserva che, nel suo parere, il Parlamento ha cercato di spiegare la sua mancata adozione di una decisione con riferimento al trasferimento sia del denunciante che del suo fascicolo personale. Comprende inoltre le osservazioni del Parlamento nel suo parere complementare come un riferimento alla posizione già esposta nel suo parere. Tuttavia, è chiaro che, limitandosi a ribadire la sua posizione, il Parlamento non ha affrontato in modo sostanziale le argomentazioni del denunciante per quanto riguarda i tempi del suo trasferimento.

36. Il Mediatore concorda con il denunciante sul fatto che il motivo addotto dal Parlamento per non aver concluso correttamente la procedura di attribuzione dei punti di merito del ricorrente per l'anno 2005 è insufficiente. Questa conclusione si basa sui seguenti motivi.

37. In primo luogo, la spiegazione fornita dal Parlamento è vaga, nel senso che non indica realmente un motivo concreto per giustificare il suo fallimento. In realtà, il Parlamento si limita a suggerire che il suo fallimento era "senza dubbio collegato"al trasferimento del denunciante. Questa dichiarazione non è una spiegazione adeguata per il fallimento del Parlamento. In secondo luogo, nel merito, l'argomento del Parlamento è chiaramente poco convincente. Il Parlamento non è stato in grado di individuare una disposizione che gli consenta di astenersi dall'assegnare punti di merito a un funzionario in relazione a un determinato anno se tale funzionario viene trasferito a un'altra istituzione in un momento successivo. Questo è particolarmente vero quando l'anno in questione è passato da molto tempo. Il Mediatore osserva che il Parlamento ha avuto la possibilità di commentare la terza accusa del denunciante nel corso della sua indagine, ma si è limitato a ribadire la spiegazione precedentemente fornita. Per i motivi esposti, tuttavia, tale spiegazione non può essere considerata soddisfacente.

39. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il Parlamento non abbia fornito una spiegazione soddisfacente della sua incapacità di concludere correttamente la procedura per l'attribuzione al denunciante di punti di merito per l'anno 2005. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione. Farà quindi un'osservazione critica qui di seguito.

C. Conclusioni

Sulla base delle sue indagini su tale denuncia, il Mediatore formula le seguenti osservazioni critiche:

Il Parlamento non ha emesso una decisione sull'attribuzione di punti di merito per l'anno 2005 al denunciante in linea con il calendario dettagliato. Si tratta di cattiva amministrazione.

Il Parlamento non ha risposto alle richieste del denunciante e al suo reclamo ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Si tratta di cattiva amministrazione.

Il Parlamento non ha fornito una spiegazione soddisfacente della sua incapacità di concludere correttamente la procedura per l'attribuzione al denunciante di punti di merito per l'anno 2005. Si tratta di cattiva amministrazione.

Il denunciante e il Parlamento saranno informati di tale decisione.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fatto a Strasburgo, il 27 luglio 2009

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[1] Oltre alla presente denuncia, il denunciante ha presentato anche denunce relative al numero di punti di merito attribuitigli per gli anni 2003 e 2004. Denuncia 3051/2005/(PB)WP relativa all'esercizio di valutazione del personale per il 2003. Dopo aver formulato un progetto di raccomandazione, che non è stato attuato dal Parlamento, il Mediatore ha archiviato il caso con la seguente osservazione critica:

"È buona amministrazione che un'autorità che ha il potere di nomina effettui una valutazione periodica del proprio personale in linea con le norme applicabili, nel rispetto del principio di non discriminazione e delle legittime aspettative dei membri del personale. Nel caso di specie, il Parlamento (1) non ha effettuato un'adeguata valutazione comparativa dei meriti del denunciante nel 2003 con quelli dei suoi colleghi, (2) non ha soddisfatto le sue legittime aspettative per quanto riguarda una lettera inviatagli dal Segretario generale del Parlamento il 24 giugno 2004 e (3) non ha inviato al denunciante una proposta correttamente formulata per l'attribuzione di punti di merito. Si tratta di cattiva amministrazione".

L'11 febbraio 2009 il Tribunale della funzione pubblica ha annullato le decisioni del Parlamento relative all'attribuzione di punti di merito per il 2003 al denunciante e ha dichiarato che, sostenendo che il denunciante poteva ottenere un terzo punto di merito solo se i suoi meriti erano superiori a quelli dei suoi colleghi che avevano ricevuto un terzo punto di merito, il Parlamento non aveva rispettato il principio della parità di trattamento (causa F-7/2008).

Nella denuncia 344/2007/(WP)BEH relativa all'esercizio di valutazione del personale per il 2004, il 15 ottobre 2008 il Mediatore ha presentato al Parlamento un progetto di raccomandazione così formulato:

"Il Parlamento dovrebbe rivedere la sua decisione sull'attribuzione di punti di merito al denunciante per l'anno 2004 (1) effettuando un'adeguata valutazione comparativa dei suoi meriti e dei meriti dei funzionari del pertinente gruppo di riferimento in quell'anno, tenendo conto di tutti i fatti pertinenti, e (2) trasmettendo una nuova decisione debitamente motivata al denunciante."

Nel suo parere circostanziato, il Parlamento ha informato il Mediatore di non sentirsi in grado di accettare il suo progetto di raccomandazione.

Nel suo ragionamento nella causa F-7/2008, il Tribunale della funzione pubblica ha dichiarato che l'approccio del Parlamento violava il principio di non discriminazione in quanto, affinché il denunciante ricevesse un terzo punto di merito, esso richiedeva che i suoi meriti fossero superiori a quelli dei suoi colleghi ai quali era stato assegnato un terzo punto di merito, mentre i suoi meriti erano, di fatto, paragonabili a quelli dei suddetti colleghi. Alla luce di tale sentenza, il Mediatore ha chiesto al Parlamento di comunicargli se intendeva modificare la sua posizione.

Con lettera del 14 aprile 2009, il Parlamento ha informato il Mediatore che, nonostante la sentenza nella causa F-7/2008, rimaneva convinto della legittimità del suo approccio, che ha confermato. L'indagine su questo caso è ancora pendente.

[2] Alla luce del calendario dettagliato, e in particolare del punto 1.9, sembra che la procedura di valutazione sia iniziata più tardi di quanto previsto dal calendario. Tuttavia, nessuna delle parti della controversia si è pronunciata su questo aspetto.

[3] L'accento è stato aggiunto dal denunciante.