Strasburgo, 15 novembre 2006

Egregio signor T.,

Il 23 marzo 2006 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro l'Ufficio europeo di selezione del personale ("EPSO") in merito al concorso generale EPSO/AD/35/05 organizzato per costituire un elenco di riserva di amministratori linguistici di lingua bulgara (AD5) nel settore della traduzione (GU C 282 A/3-18).

Il 21 aprile 2006 i miei servizi Le hanno telefonato in merito alla Sua denuncia.

Il 10 maggio 2006 ho trasmesso la denuncia al direttore dell'EPSO.

Il 12 maggio 2006 Lei ha inviato ulteriori informazioni in merito alla Sua denuncia, che ho trasmesso all'EPSO il 25 maggio 2006.

Il 6 giugno 2006 ho ricevuto il parere dell'EPSO sulla Sua denuncia, che Le ho trasmesso con l'invito a formulare osservazioni. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante si è iscritto con successo tramite Internet al concorso generale EPSO/AD/35/05 per costituire una riserva di amministratori linguistici in lingua bulgara nel settore della traduzione (AD5) entro il termine stabilito. Successivamente, l'Ufficio europeo di selezione del personale ("EPSO") lo ha invitato, tramite il suo profilo EPSO, a confermare la sua iscrizione e la sua scelta linguistica e a scegliere la città in cui desidera sostenere il test di ammissione. Secondo il bando di concorso, la conferma avrebbe dovuto aver luogo entro due mesi dal termine ultimo per l’iscrizione (ossia fino al 16 febbraio 2006).

Il denunciante ha avuto bisogno di un po' di tempo per riflettere e ha deciso di confermare la sua registrazione all'ultima data possibile. Tuttavia, il 10 febbraio 2006, si ammalò gravemente. Il primo giorno successivo al suo recupero dalla malattia, il 1° marzo 2006, egli ha inviato la sua conferma (invalidata) di iscrizione e ha chiesto all’EPSO di tenerne conto in considerazione della sua malattia. Ha inoltre inviato all'EPSO le dichiarazioni giurate del suo medico secondo le quali era malato dal 10 febbraio al 28 febbraio 2006.

Il 14 marzo 2006 l'EPSO ha risposto che, dopo aver esaminato i certificati medici del denunciante, non poteva prendere in considerazione la conferma tardiva del denunciante, dato che i) i candidati disponevano di un lungo periodo di tempo per confermare la loro iscrizione (dal 16 gennaio al 16 febbraio 2006) e ii) più di 5500 candidati avevano potuto confermare la loro iscrizione entro tale periodo. L'EPSO ha inoltre dichiarato che, secondo il dipartimento informatico dell'EPSO, il denunciante ha aperto la richiesta di conferma nel suo profilo EPSO dopo il termine per la conferma, il 1o marzo 2006 (ore 21:28).

Il 23 marzo 2006 il denunciante ha presentato la sua denuncia al Mediatore europeo. Ha inoltre chiesto al Mediatore di trattare con urgenza la sua denuncia, dato che i test di ammissione sembravano essere programmati per il 3 giugno 2006 (nella sua denuncia iniziale ha menzionato un termine del 5 maggio 2006 e, nella sua ulteriore lettera del 12 maggio 2006, ha menzionato un termine del 3 giugno 2006).

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che l'EPSO ha agito ingiustamente rifiutando di accettare la sua conferma di registrazione, che è stata leggermente ritardata a causa di una malattia.

Sostiene che l'EPSO dovrebbe consentirgli di partecipare al concorso.

L'INCHIESTA

Osservazione preliminare sulla gestione prioritaria della denuncia

Dato che il denunciante ha chiesto la gestione urgente della sua denuncia (al più tardi entro il 3 giugno 2006), i servizi del Mediatore hanno informato telefonicamente il denunciante che, anche se al caso fosse stata data la priorità, il Mediatore non sarebbe stato in grado di prendere una decisione entro il termine indicato dal denunciante. Il denunciante ha chiesto al Mediatore di avviare comunque un'indagine sulla sua denuncia.

Il Mediatore ha chiesto all'EPSO di presentare un parere su questo caso entro il 3 giugno 2006. Spiega all'EPSO che il denunciante lo ha informato che l'EPSO ha fissato il termine del 3 giugno 2006 per la partecipazione dei candidati ai test di ammissione e che era naturalmente preoccupato del fatto che, anche se il parere dell'EPSO sulla denuncia dovesse accettare le sue argomentazioni, sarebbe troppo tardi per la sua partecipazione. Il Mediatore ha pertanto sottolineato che la partecipazione ai concorsi rappresenta per molti cittadini dei paesi candidati la loro primissima esperienza del funzionamento delle istituzioni europee e del modo in cui queste ultime rispettano i loro diritti e li aiutano a realizzare le loro aspirazioni. Dimostrerebbe quindi l'impegno dell'EPSO a favore di una cultura del servizio e del miglioramento delle relazioni con i cittadini se potesse prendere posizione sulle accuse e sulle richieste del denunciante prima della data di cui sopra.

Parere dell'EPSO

L'EPSO ha formulato il suo parere il 30 maggio 2006. Il parere è stato ricevuto dall'Ufficio del Mediatore il 6 giugno 2006. Il parere può essere sintetizzato come segue:

Il denunciante ha partecipato al concorso generale EPSO/AD/35/05 per costituire una riserva di amministratori linguistici in lingua bulgara nel settore della traduzione (AD5). Il bando di concorso è stato pubblicato il 15 novembre 2005 nella Gazzetta ufficiale C 282 A. Il termine per la presentazione delle candidature era il 15 dicembre 2005.

Le modalità di organizzazione dei test di ammissione sono state definite nella sezione D del bando di concorso "Come candidarsi", che recita come segue:

"entro un mese dal termine ultimo per l'iscrizione, l'EPSO La inviterà a confermare l'iscrizione e la scelta della lingua e, se del caso, a scegliere la città in cui intende sostenere il test di ammissione. Tale richiesta e la Sua conferma saranno effettuate esclusivamente tramite il Suo profilo EPSO. Se non confermate la vostra candidatura entro due mesi dal termine ultimo per la registrazione, l'EPSO riterrà che la vostra candidatura sia stata ritirata e sarà archiviata."

Il punto 2 della sezione D di cui sopra informava i candidati che "[i] candidati invitati ai test di ammissione (...) saranno quelli che risultano soddisfare le condizioni generali (...) dopo che l'EPSO avrà effettuato una verifica preliminare dell'ammissibilità sulla base delle informazioni fornite nei moduli di iscrizione e che avranno confermato la loro candidatura in tempo utile."

Il 16 gennaio 2006 l’EPSO ha inviato all’indirizzo di posta elettronica individuale di ciascun candidato, compreso il denunciante, un messaggio di posta elettronica in cui indicava l’esistenza di un messaggio nel suo profilo EPSO e chiedeva loro di leggerlo cliccando sul link.

Dopo aver cliccato sul link, i candidati hanno potuto leggere la lettera dell'EPSO del 16 gennaio 2006 che li informava di essere stati invitati a confermare la loro partecipazione al concorso in questione entro il 16 febbraio 2006 e a scegliere la città/regione in cui intendevano sostenere i test di ammissione. L'EPSO ha inoltre ricordato loro che, se non confermassero la loro candidatura, l'EPSO riterrebbe di aver ritirato la candidatura e che la stessa sarebbe stata archiviata.

Poiché il denunciante non ha confermato la sua partecipazione al concorso entro il termine stabilito, si è ritenuto che egli l'avesse ritirato e quindi l'EPSO aveva posto fine alla sua candidatura. Ne è stato informato con lettera del 27 febbraio 2006.

Il 1° marzo 2006 il denunciante ha contattato l'EPSO e ha chiesto che la sua conferma tardiva per il concorso generale EPSO/AD/35/05 fosse accettata in quanto gravemente malato e pertanto incapace di seguire la procedura. Egli ha inviato copie di due certificati medici, uno per il periodo dal 10 febbraio al 17 febbraio 2006 compreso e l’altro per il periodo dal 18 febbraio al 28 febbraio 2006.

Dopo un attento esame della sua richiesta e dei suoi certificati medici, il 14 marzo 2006 l’EPSO ha inviato al denunciante un messaggio di posta elettronica che confermava la risoluzione della sua domanda. L’EPSO ha indicato in tale messaggio di posta elettronica che gli altri candidati (oltre 5500 dei quali) avevano avuto la possibilità di confermare la loro candidatura entro un mese dal 16 gennaio 2006 al 16 febbraio 2006. L'EPSO ha inoltre dichiarato che le verifiche presso il servizio informatico dell'EPSO hanno rivelato che il denunciante ha aperto la richiesta di conferma inserita nel suo profilo EPSO il 16 gennaio 2006 solo dopo il termine per la conferma (16 febbraio 2006).

L'EPSO ha concluso che le disposizioni del bando di concorso erano chiare e ogni candidato è stato informato che a partire dal 16 gennaio 2006 gli sarebbe stato concesso un periodo di un mese per confermare la propria partecipazione ai test di ammissione.

Inoltre, il denunciante ha avuto l'opportunità di confermare la sua partecipazione a partire dal 16 gennaio 2006, molto prima dell'inizio della sua malattia. Considerando che il periodo coperto dai suoi certificati medici era compreso tra il 10 e il 28 febbraio 2006, il denunciante disponeva dei primi 25 giorni del termine di 32 giorni per confermare la sua domanda (vale a dire dal 16 gennaio 2006 al 9 febbraio 2006 compreso).

Poiché il denunciante non è stato in grado di dimostrare l'esistenza di un caso di forza maggiore che gli impedisse di confermare la sua partecipazione per l'intero periodo di 32 giorni, l'EPSO non può accogliere la richiesta del denunciante di accettare la sua candidatura al presente concorso.

Infine, l'EPSO ha sostenuto nel suo parere che i controlli presso il dipartimento informatico dell'EPSO hanno stabilito che la lettera dell'EPSO del 16 gennaio 2006 è stata aperta dal denunciante solo il 23 febbraio 2006 (1), vale a dire dopo il termine del 16 febbraio 2006 e durante la malattia del denunciante.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1 Presunta iniquità della decisione di non accettare la conferma tardiva

1.1 Il denunciante ha sostenuto che l'Ufficio europeo di selezione del personale ("EPSO") ha agito ingiustamente rifiutando di accettare la sua conferma di iscrizione al concorso generale EPSO/AD/35/05 per costituire un elenco di riserva di amministratori linguistici di lingua bulgara nel settore della traduzione (AD5), che è stato leggermente ritardato a causa di una malattia.

Sostiene che l'EPSO dovrebbe consentirgli di partecipare al concorso.

A sostegno della sua affermazione, ha dichiarato che aveva inizialmente intenzione di confermare la sua registrazione entro gli ultimi giorni del termine e poi si è ammalato e non è stato in grado di farlo. Chiede inoltre che la sua denuncia sia trattata con urgenza, dato che i test di ammissione sembravano programmati per il 3 giugno 2006.

1.2 L'EPSO ha ritenuto di non poter accogliere la richiesta del denunciante di accettare la sua candidatura a questo concorso, dato che il denunciante non era in grado di dimostrare l'esistenza di un caso di forza maggiore che gli impedisse di confermare la sua partecipazione per l'intero periodo di 32 giorni.

L'EPSO ha giustificato l'opinione di cui sopra, in sintesi, con le seguenti argomentazioni: in primo luogo, il denunciante era ben informato in merito al termine (con la formulazione del bando di concorso e informazioni separate inviategli dall'EPSO il 16 gennaio 2006) e in secondo luogo, secondo il bando di concorso, i candidati dovevano registrarsi tra il 16 gennaio 2006 e il 16 febbraio 2006 (entro 32 giorni) e i certificati medici presentati dal denunciante coprivano solo gli ultimi 7 giorni entro il termine. Pertanto, il denunciante disponeva di 25 giorni di tempo per registrarsi prima di ammalarsi.

1.3 In via preliminare, per quanto riguarda la prima argomentazione dell'EPSO, il Mediatore europeo sottolinea che il denunciante non mette in dubbio di essere stato ben informato sulla scadenza. Pertanto, il Mediatore non tratterà la questione nella presente decisione.

1.4 Il Mediatore comprende poi che l'EPSO non contesta che la malattia del denunciante certificata da certificati medici sia stata un caso di forza maggiore, ma che tale caso di forza maggiore non sia durato tutti i 32 giorni del termine pertinente.

1.5 A tale riguardo, il Mediatore ricorda la giurisprudenza consolidata secondo cui "il concetto di forza maggiore comprende essenzialmente circostanze insolite che rendono impossibile l'esecuzione dell'azione in questione. Sebbene non presupponga l'impossibilità assoluta, richiede tuttavia difficoltà anomale, indipendenti dalla volontà dell'interessato e apparentemente inevitabili anche se si presta tutta la dovuta attenzione.

1.6 Alla luce di quanto precede, il Mediatore osserva che il bando di concorso, la cui formulazione è, secondo la giurisprudenza consolidata (3), l'unica guida vincolante per l'autorità che ha il potere di nomina e i candidati, ha dichiarato che i candidati dovevano confermare la loro iscrizione "entro due mesi dal termine ultimo per l'iscrizione"(4) e che nel bando di concorso non vi era alcuna indicazione che i candidati dovessero confermare la loro iscrizione entro i primi giorni del termine. Inoltre, il Mediatore osserva che il bando di concorso conteneva tale parere, ma solo per quanto riguarda la registrazione della domanda (5).

1.7 Secondo il Mediatore, pertanto, i candidati avevano il diritto di registrare la loro conferma ogni giorno del termine fino al termine del 16 febbraio 2006. Pertanto, il denunciante aveva ragionevolmente il diritto di attendere con la sua conferma fino all'ultimo giorno del termine incluso.

1.8 Il Mediatore osserva poi che il denunciante si è ammalato negli ultimi sette giorni del termine. A questo proposito, il Mediatore ritiene che la malattia del denunciante alla fine del limite di calce, che è durato fino al termine del 16 febbraio 2006 incluso, sia stata apparentemente la causa dell'incapacità del denunciante di rispettare tale termine. Anche se il denunciante avesse recuperato il 17 febbraio 2006, non avrebbe più potuto avvalersi del suo diritto di confermare la registrazione, dato che il termine era scaduto.

1.9 Il Mediatore non è pertanto convinto del secondo argomento dell'EPSO.

1.10 Inoltre, il Mediatore non è a conoscenza di alcuna disposizione che possa vietare all'EPSO di prorogare il termine per la conferma della registrazione qualora sia dimostrato che, per cause di forza maggiore, tale termine non poteva essere rispettato.

1.11 Al contrario, il Mediatore sottolinea, per analogia, che, ai sensi dell'articolo 45 dello Statuto della Corte di giustizia (versione del novembre 2005), "[n]on dovrebbe essere pregiudicato alcun diritto in conseguenza della scadenza di un termine se l'interessato dimostra l'esistenza di un caso fortuito o di forza maggiore."

1.12 Inoltre, il Mediatore comprende che i candidati sono tenuti a confermare la loro iscrizione al fine di fornire all'EPSO le informazioni necessarie per l'organizzazione pratica delle prove, quali la pianificazione materiale e la preparazione di posti sufficienti nelle sale d'esame per tutti i candidati. Il Mediatore non ritiene pertanto che l'accettazione della conferma della registrazione da parte del denunciante effettuata due settimane dopo il termine, ma ancora quasi tre mesi prima della programmazione dei test (6), possa ragionevolmente costituire un grave inconveniente amministrativo nell'organizzazione complessiva dei test.

Il Mediatore ricorda pertanto che i principi di buona amministrazione esigono che un funzionario, nell'adottare decisioni, i) eviti di limitare i diritti dei cittadini o di imporre loro oneri, qualora tali restrizioni o oneri non siano in una relazione ragionevole con lo scopo dell'azione perseguita, e ii) rispetti il giusto equilibrio tra gli interessi dei privati e l'interesse pubblico generale (7). Inoltre, tali principi impongono al funzionario di agire in modo equo e ragionevole (8).

1.13 Alla luce delle sue conclusioni di cui sopra, il Mediatore ritiene che l'EPSO avrebbe dovuto accettare la conferma tardiva del denunciante, dato che la sua malattia negli ultimi sette giorni del termine era causa della sua incapacità di avvalersi del suo diritto di registrarsi fino al termine del 16 febbraio 2006. Inoltre, tale accettazione non poteva ragionevolmente costituire un grave inconveniente amministrativo nell'organizzazione complessiva delle prove.

Il Mediatore ritiene pertanto che, in tali circostanze, non contestando, da un lato, che la malattia del denunciante certificata da certificati medici fosse un caso di forza maggiore e, dall'altro, non accettando la conferma tardiva del denunciante, l'EPSO non abbia agito in modo proporzionato ed equo. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione.

1.14 Dato che l'affermazione del denunciante riguardava i test di ammissione già effettuati e che il denunciante non ha inviato alcuna osservazione, il Mediatore non ritiene che una soluzione amichevole o un progetto di raccomandazione sarebbero appropriati in questo caso.

1.15 Di seguito il Mediatore formula pertanto un'osservazione critica.

2 Conclusione

Sulla base della sua indagine su questo caso, il Mediatore formula la seguente osservazione critica:

"Il Mediatore non è a conoscenza di disposizioni che potrebbero vietare all'EPSO di prorogare il termine per la conferma della registrazione se è dimostrato che, per cause di forza maggiore, tale termine non poteva essere rispettato. Al contrario, il Mediatore sottolinea, per analogia, che, ai sensi dell'articolo 45 dello Statuto della Corte di giustizia (versione del novembre 2005), "[n]on dovrebbe essere pregiudicato alcun diritto in conseguenza della scadenza di un termine se l'interessato dimostra l'esistenza di un caso fortuito o di forza maggiore".

Il Mediatore ritiene pertanto che l'EPSO avrebbe dovuto accettare la conferma tardiva del denunciante, dato che la sua malattia negli ultimi sette giorni del termine era causa della sua incapacità di esercitare il suo diritto di registrazione fino al termine del 16 febbraio 2006. Inoltre, tale accettazione non poteva ragionevolmente costituire un grave inconveniente amministrativo nell'organizzazione complessiva delle prove.

Il Mediatore ritiene pertanto che, in tali circostanze, non contestando, da un lato, che la malattia del denunciante certificata da certificati medici fosse un caso di forza maggiore e, dall'altro, non accettando la conferma tardiva del denunciante, l'EPSO non abbia agito in modo proporzionato ed equo. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione.

Dato che l'argomentazione del denunciante riguardava i test di ammissione già effettuati e che il denunciante non ha inviato osservazioni, il Mediatore non ritiene che una soluzione amichevole o un progetto di raccomandazione sarebbero appropriati in questo caso. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso.

Il direttore dell'EPSO sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) A tale riguardo, l'Ombudsamn osserva che, nella sua e-mail del 14 marzo 2006, una copia della quale è stata inviata dal denunciante insieme alla sua denuncia, l'EPSO ha dichiarato che "Après vérification auprès de notre service informatique, nous avons constaté que vous avez ouvert la demande de confirmation dans votre dossier EPSO après la date limite de la confirmation, le 1 mars 2006 (21h28)." (il corsivo è mio).

(2) Cfr., ad esempio, causa C-284/82, Acciaierie e Ferriere Busseni/Commissione (Raccolta 1984, pag. 557, punto 11).

(3) Cfr. causa T-54/91, Antunes/Parlamento, Racc. 1992, pag. II-1739, punto 39.

(4) GU C 282 A/12 del 15.11.2005: la sezione "Importante": "(...) se non conferma la domanda entro due mesi dal termine ultimo per l'iscrizione (...)".

(5) Punto 1 della sezione D "Come applicare" del bando di concorso: "(...) È vostra responsabilità completare la registrazione online in tempo utile. Ti consigliamo vivamente di non aspettare gli ultimi giorni prima di candidarti, poiché un traffico Internet intenso o un problema con la connessione a Internet potrebbero portare alla chiusura della registrazione online prima di completarla, obbligandoti così a ripetere l'intero processo (...)".

(6) Secondo il sito web dell'EPSO (http://europa.eu.int/epso/competitions/news _en.cfm), "i test di ammissione si sono svolti nel periodo compreso tra il 15 maggio 2006 e il 3 giugno 2006 compreso".

(7) Articolo 6, paragrafi 1 e 2, del codice europeo di buona condotta amministrativa, disponibile sul sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu

(8) Articolo 11 del codice europeo di buona condotta amministrativa, disponibile sul sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu