Strasburgo, 24 ottobre 2006

Egregio signor X,

Il 6 gennaio 2005 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo, a nome del consorzio scientifico C ("consorzio"), contro la Commissione europea in merito all'invito a presentare proposte "FP6-2004-LIFESCIHEALTH-5"(1) ("invito").

Il 31 gennaio 2005 ho trasmesso la Sua denuncia alla Commissione, invitandola a presentare un parere. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 17 maggio 2005.

Nel frattempo, il 25 febbraio 2005, Lei mi ha inviato la lettera della Commissione del 31 gennaio 2005 relativa alla Sua denuncia, che ho trasmesso alla Commissione il 5 aprile 2005.

Il 24 maggio 2005 Le ho trasmesso il parere della Commissione con un invito a formulare osservazioni, da Lei inviato il 30 giugno 2005.

Con lettera del 18 ottobre 2005 Le ho comunicato che il trattamento della Sua denuncia era stato affidato a un altro giurista.

Con lettera del 5 aprile 2006 Le ho comunicato che ero in possesso di tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione in merito alla Sua denuncia e che pertanto non erano necessarie ulteriori indagini.

Come da Lei richiesto, la Sua denuncia è stata trattata in modo riservato.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte. Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti erano i seguenti:

Il 14 novembre 2004 (in tarda serata) e il 15 novembre 2004 (prima di mezzogiorno), il denunciante, agendo per conto del consorzio scientifico C ("consorzio") e in qualità di coordinatore, ha tentato di registrarsi sul sistema elettronico di presentazione delle proposte ("EPSS"), al fine di ottenere un nome utente e una password per presentare una proposta di invito a presentare proposte FP6-2004-LIFESCIHEALTH-5 ("invito"). In entrambi i casi, l'EPSS ha accettato i dati inseriti dal denunciante e tutte le fasi del processo di registrazione hanno avuto luogo normalmente, ma al denunciante non è stata inviata né una conferma di registrazione né un messaggio di errore.

Dato che il denunciante non ha ricevuto alcuna e-mail di conferma o nome utente e password dall'EPSS e che il termine ultimo per la presentazione delle proposte era il 16 novembre 2004 alle 17.00, ha telefonato all'helpdesk dell'EPSS all'inizio del pomeriggio del 15 novembre 2004. L'helpdesk dell'EPSS lo informava che avrebbe dovuto ricevere il nome utente e la password lo stesso giorno o il giorno successivo prima delle 15.00. Il denunciante ha inoltre chiesto informazioni sul flusso dei server di informazione ed è stato assicurato dall'helpdesk EPSS in merito a un possibile ritardo nel trattamento delle e-mail.

Il 16 novembre 2004, poco dopo le 14.00, il denunciante ha nuovamente telefonato all'helpdesk dell'EPSS, che lo ha informato di non essere stato registrato. Il denunciante è stato inoltre informato che aveva la possibilità di registrarsi per la terza volta e la procedura per farlo gli è stata spiegata. Lo ha fatto immediatamente, ma non è stato in grado di connettersi al server CORDIS (2) a causa di un guasto di tale server.

Con e-mail inviata la sera del 16 novembre 2004, dopo la scadenza del termine per la presentazione delle proposte, nonché con lettera fax del 18 novembre 2004, il denunciante ha informato l'helpdesk dell'EPSS delle difficoltà incontrate nel processo di registrazione e ha espresso la sua speranza per la soluzione del problema.

Con ulteriore e-mail del 17 novembre 2004, un collaboratore del denunciante ha inviato all'helpdesk dell'EPSS una copia di uno dei messaggi di errore che il denunciante ha successivamente ricevuto il 16 novembre 2004 in merito al guasto del server.

Con messaggio di posta elettronica del 22 novembre 2004, l'helpdesk dell'EPSS ha confermato di aver ricevuto il messaggio di posta elettronica del denunciante del 16 novembre 2004 e lo ha informato che la questione sarebbe stata trasferita alla Commissione per essere riesaminata.

Con messaggio di posta elettronica del 21 dicembre 2004, la Commissione ha informato il denunciante che la proposta del consorzio non poteva essere presa in considerazione, conformemente all'invito e agli orientamenti per la presentazione elettronica delle proposte (3).

Con messaggio di posta elettronica e con lettera del 22 dicembre 2004, il denunciante ha inviato alla Commissione una richiesta di riesame della suddetta decisione del 21 dicembre 2004 e di ammissione della proposta di valutazione del consorzio. Egli ha ribadito tale richiesta nell'e-mail inviata alla Commissione il 6 gennaio 2005. Lo stesso giorno il denunciante ha presentato una denuncia al Mediatore europeo.

Sostiene che la Commissione ha ingiustamente deciso di respingere la sua proposta di invito, presentata per conto del consorzio, senza prendere in considerazione i suoi tentativi di ottenere una password e il guasto del sistema elettronico di presentazione della Commissione. Sostiene che dovrebbe essere autorizzato con urgenza a presentare nuovamente la sua proposta alla procedura di valutazione in corso dell'invito.

Successivamente, il denunciante ha ricevuto la risposta della Commissione alla sua lettera del 22 dicembre 2004. Il denunciante ha inviato una copia di tale lettera al Mediatore e gli ha chiesto di allegarla al suo fascicolo. La risposta della Commissione è stata datata 31 gennaio 2005 e ha confermato il contenuto del suo messaggio di posta elettronica del 21 dicembre 2004. La risposta conteneva anche una spiegazione dettagliata degli aspetti tecnici e giuridici del caso del denunciante e concludeva che, sulla base delle informazioni disponibili e del principio della parità di trattamento, la Commissione non poteva fare eccezione per quanto riguarda l'ammissibilità della proposta del consorzio.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

In sintesi, la Commissione ha espresso il seguente parere:

Per quanto riguarda gli aspetti tecnici, la Commissione ha descritto il processo di ottenimento del nome utente e della password, che richiede la successiva compilazione di cinque pagine dello schermo, di cui la pagina 5 contiene il messaggio di avvenuta registrazione. Sebbene il denunciante abbia inviato alla Commissione copie delle prime due pagine della schermata che ha compilato lunedì 15 novembre 2004, la Commissione non disponeva di informazioni indicanti che il denunciante fosse andato, nel processo di registrazione, oltre la seconda pagina della schermata. Se l'EPSS avesse rinviato il denunciante alla prima schermata, la Commissione avrebbe proposto tre spiegazioni:

1. troppo tempo (più di 30 minuti) impiegato per compilare i dati delle prime due pagine (si era verificato un classico meccanismo di "time out");
2. dopo le prime due pagine, il denunciante non aveva effettuato il download delle pagine seguenti;
3. il mancato utilizzo della funzione "refresh" di "Internet Explorer" da parte del reclamante al momento dell'inserimento dei dati.

In ogni caso, se tutte le pagine non fossero state debitamente completate e il denunciante non avesse continuato il processo di registrazione fino alla sua fine, non avrebbe ricevuto la password. Per lo stesso motivo, l'EPSS non ha potuto inviargli alcun messaggio di errore.

La Commissione ha pertanto ritenuto, contrariamente a quanto sostenuto dal denunciante, che il processo di registrazione non avesse seguito il corso normale e che la mancata osservanza del corso normale in tale processo non fosse attribuibile ai suoi servizi.

Per quanto riguarda la telefonata del denunciante del 15 novembre 2004 all'helpdesk dell'EPSS, la Commissione ha ritenuto che, tenuto conto del carattere generale dell'interrogazione del denunciante, che non riguardava le sue difficoltà chiaramente identificate nell'ottenere la password, ma il tempo normalmente necessario per ottenere una password e il flusso dei server di informazione, l'helpdesk dell'EPSS aveva ragione a fornirgli le corrispondenti informazioni generali relative alla consegna della password lo stesso giorno o il giorno successivo prima delle 15.00.

Durante l'ulteriore telefonata del denunciante con l'helpdesk EPSS del 16 novembre 2004, quest'ultimo, dopo aver accertato che il denunciante non era stato registrato, lo ha informato della procedura di registrazione. Tuttavia, come indicato in precedenza, dato che il processo di registrazione non era ancora stato eseguito correttamente dal denunciante, quest'ultimo non ha ancora potuto ottenere la password.

Per quanto riguarda il guasto temporaneo del server CORDIS del 16 novembre 2004, esso si è verificato solo tra le 15.30 e le 15.42, un periodo di tempo estremamente breve, dopo il quale altri proponenti hanno potuto utilizzare il server. I successivi messaggi di errore che il denunciante ha ricevuto dopo l'interruzione del server non erano affatto attribuibili a quest'ultimo, ma potevano derivare dalla consultazione da parte del navigatore del denunciante dei file caricati localmente in "cache", o dalla memorizzazione da parte del "fornitore di servizi Internet" del denunciante di una copia delle pagine.

La Commissione ha inoltre sottolineato la seguente clausola di esclusione della responsabilità sul sito web dell'EPSS:

"La Commissione non si assume alcuna responsabilità per eventuali perdite, arrivi errati, mancata consegna o uso della password e del login. È responsabilità del coordinatore assicurarsi di essersi registrato in tempo utile per preparare e presentare la proposta utilizzando l'EPSS dopo aver ricevuto via e-mail il login e la password. I proponenti si assumono il rischio e la responsabilità di garantire che l'indirizzo di posta elettronica fornito sia corretto e si assumono tutti i rischi in caso di errore, uso improprio o perdita di riservatezza o sicurezza."

La Commissione ha inoltre affermato che, a norma dell'articolo 5 dell'invito e del punto II.6 a pagina 9 della guida per i proponenti di progetti integrati nel quadro dell'invito (la "guida per i proponenti")(4), il denunciante avrebbe potuto presentare la proposta in forma cartacea.

Infine, conformemente all'articolo 7 dell'invito, le proposte devono pervenire alla Commissione al più tardi alla data e all'ora di chiusura. Le proposte che arrivano dopo questa data e ora saranno escluse. La guida per i proponenti stabilisce a pagina 4 che i termini dell'invito sono assolutamente fermi e rigorosamente applicati, che è responsabilità dei proponenti garantire la consegna sicura delle loro proposte e che non saranno prese in considerazione circostanze attenuanti. Tuttavia, nessuna proposta del consorzio è pervenuta alla Commissione entro la data di chiusura dell'invito.

Sulla base delle argomentazioni di cui sopra, la Commissione ha concluso che spetta esclusivamente a un coordinatore della proposta garantire che la registrazione e la presentazione della sua proposta tramite l'EPSS siano effettuate tempestivamente e, di conseguenza, la Commissione non può in alcun caso essere ritenuta responsabile dei tentativi di registrazione falliti del denunciante.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni del 30 giugno 2005, il denunciante ha contestato l'affermazione della Commissione secondo cui quest'ultima non dispone di informazioni indicanti che il denunciante, nel processo di registrazione, fosse andato oltre la pagina della seconda schermata e ha sostenuto che il processo si svolgeva normalmente fino a quando non ha cliccato sul pulsante "Registrati". Ha inoltre respinto le tre spiegazioni proposte dalla Commissione, affermando che non si è verificato alcun "time out", che normalmente ha scaricato le pagine successive alla pagina 2 e che la sua connessione Internet aveva funzionato perfettamente.

Il denunciante ha inoltre affermato che la sua telefonata del 15 novembre 2004 all'helpdesk dell'EPSS era motivata dal fatto che non poteva ottenere la password e che la persona che rispondeva alla sua chiamata avrebbe dovuto verificare se era stato registrato o meno. A sostegno della sua argomentazione, il denunciante ha fatto riferimento a un estratto dell'elenco dei casi con trasmissione elettronica problematica dell'EPSS (allegato I del parere della Commissione, ulteriormente denominato "estratto")(5). L'estratto contiene la seguente frase: "Allora, quando l'utente ci ha contattato lunedì, il supporto EPSS avrebbe dovuto sospettare che la persona non fosse registrata, ma in qualche modo, anche se il supporto EPSS ha un'ottima reputazione per il servizio che fornisce, ciò non è avvenuto." Il denunciante ha aggiunto che, se fosse stato a conoscenza della sua mancata registrazione già nel primo pomeriggio del 15 novembre 2004, avrebbe potuto presentare la proposta in forma cartacea.

LA DECISIONE

1 Presunta ingiusta reiezione di una proposta

1.1 Il denunciante sostiene che la Commissione ha ingiustamente deciso di respingere la sua proposta di invito a presentare proposte FP6-2004-LIFESCIHEALTH-5 (l'"invito"), presentata per conto del consorzio scientifico C (il "consorzio"), senza prendere in considerazione i suoi tentativi di ottenere una password e il guasto del sistema elettronico di presentazione della Commissione. Sostiene che dovrebbe essere autorizzato con urgenza a presentare nuovamente la sua proposta alla procedura di valutazione in corso dell'invito.

A sostegno della sua affermazione e affermazione, il denunciante sostiene che i) durante i suoi tentativi di registrazione del 14 e 15 novembre 2004, il sistema elettronico di presentazione delle proposte ("EPSS") ha accettato i dati da lui inseriti e, in tutte le fasi, il processo di registrazione ha avuto luogo normalmente, ma non gli è stata inviata né una conferma di registrazione né alcun messaggio di errore, e ii) quando ha cercato di registrarsi dopo aver chiamato l'helpdesk dell'EPSS il 16 novembre 2005, ha nuovamente fallito a causa del guasto del server CORDIS.

1.2 Secondo la Commissione:

1. Il processo di registrazione non aveva seguito il corso normale e la mancata osservanza di tale corso non è imputabile ai servizi della Commissione. In particolare, le copie disponibili delle prime due pagine dello schermo che il denunciante ha compilato il 15 novembre 2004 non indicano che egli sia andato oltre la seconda pagina dello schermo nel processo.
2. Le informazioni generali che l'helpdesk dell'EPSS ha fornito al denunciante in risposta alla sua telefonata del 15 novembre 2004 erano adeguate alla luce del carattere generale della sua domanda.
3. La ripartizione del server CORDIS del 16 novembre 2004 è stata di durata estremamente breve (dalle 15.30 alle 15.42) e dopo questo breve periodo di tempo è stato possibile utilizzarla per altri proponenti. I successivi messaggi di errore che il denunciante ha ricevuto dopo l'interruzione del server non erano affatto attribuibili a quest'ultimo, ma potevano derivare dalla consultazione da parte del navigatore del denunciante dei file caricati localmente in "cache", o dalla memorizzazione da parte del "fornitore di servizi Internet" del denunciante di una copia delle pagine.

Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante, la Commissione:

1. ha invocato diverse disposizioni dell'invito e della guida per i proponenti in base alle quali a) i proponenti sono responsabili della consegna sicura delle proposte, che devono pervenire alla Commissione entro il termine dell'invito; b) le proposte che giungono dopo la scadenza del termine sarebbero escluse; e c) non si terrà conto di circostanze attenuanti (6).
2. ha citato la clausola di esclusione della responsabilità sul sito web dell'EPSS, in base alla quale (a) non si assume alcuna responsabilità per eventuali perdite, arrivi errati o mancata consegna del nome utente e della password; e b) è responsabilità dei proponenti registrarsi in tempo utile per preparare e presentare la proposta dopo aver ricevuto il nome utente e la password a seguito della registrazione.
3. sottolinea che, a norma dell'articolo 5 dell'invito e del punto II.6 a pagina 9 della guida per i proponenti, il denunciante avrebbe potuto presentare la proposta anche in formato cartaceo.

1.3 Il Mediatore europeo sottolinea innanzitutto che, sulla base degli elementi di prova forniti dal denunciante e dalla Commissione, non può valutare in modo definitivo se lo svolgimento del processo di registrazione durante i tentativi di registrazione falliti del denunciante fosse normale o meno. Né il Mediatore ha la possibilità di ottenere ulteriori prove tecniche di ciò che è esattamente accaduto durante i tentativi di registrazione del denunciante.

1.4 Il Mediatore ha tuttavia studiato attentamente la guida per i proponenti, la guida EPSS e il relativo sito web CORDIS/EPSS (7) e ha osservato che il processo di registrazione e presentazione delle proposte consiste in una serie di fasi che sono, in sostanza, le seguenti:

Il coordinatore della proposta sceglie un invito a presentare proposte sul sito web dell'EPSS e si registra sull'EPSS per ricevere il nome utente e la password. Il processo di registrazione prevede una serie di passaggi e pagine dello schermo:

1. la pagina 1 richiede la compilazione dei nomi e dei recapiti del coordinatore e della sua organizzazione;
2. a pagina 2 sono richiesti i dettagli della proposta, compreso un breve abstract e i nomi delle organizzazioni partner;
3. a pagina 3 si deve scegliere tra la preparazione e la presentazione della proposta on-line o off-line; la scelta effettuata è definitiva e impossibile da modificare una volta completata l'iscrizione ;
4. la pagina 4 mostra i dati inseriti nelle fasi da i) a iii) di cui sopra e invita il coordinatore a verificarli ed eventualmente correggerli. Se tutti i dati sono corretti, il coordinatore è invitato a fare clic sul pulsante "Registrati", dopo di che la pagina 5 contiene un messaggio che indica che la registrazione è andata a buon fine.

Il nome utente e la password vengono inviati automaticamente all'indirizzo e-mail specificato dal coordinatore nella fase (i) di cui sopra; l'invio del nome utente e della password è soggetto alla clausola di esclusione della responsabilità invocata nel parere della Commissione.

Una volta che il coordinatore riceve, per e-mail, il nome utente e la password a seguito dell'avvenuta registrazione, deve:

1. accedere all'EPSS tramite il collegamento ipertestuale fornito;
2. accedi utilizzando il suo nome utente e la sua password;
3. al primo accesso, modificare le proprie password e quelle dei partner;
4. inviare le password dei partner ai partner; e
5. iniziare a utilizzare l'EPSS, ossia iniziare a presentare la proposta seguendo le procedure illustrate nella guida per i proponenti e nella guida EPSS.

1.5 Alla luce del suo studio sulla procedura di registrazione e presentazione delle proposte e del relativo sito web CORDIS/EPSS, il Mediatore ritiene che le spiegazioni e le ipotesi presentate dalla Commissione nel suo parere in merito ai tentativi di registrazione falliti del denunciante appaiano ragionevoli. Il Mediatore ritiene inoltre che il denunciante non abbia presentato elementi di prova che possano dimostrare che le spiegazioni e le ipotesi della Commissione sono errate o non plausibili.

1.6 Il Mediatore osserva che, nelle sue osservazioni, il denunciante fa riferimento a osservazioni allegate al parere della Commissione che riconoscono che l'helpdesk dell'EPSS avrebbe potuto essere più utile per il denunciante. Il Mediatore ritiene, tuttavia, che le osservazioni cui fa riferimento il denunciante siano coerenti con l'impegno a migliorare i livelli di servizio imparando dall'esperienza e non siano necessariamente la prova che l'helpdesk sia sceso al di sotto di un livello ragionevole di servizio nel caso del denunciante. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non vi sia alcuna reale possibilità che ulteriori indagini alla Commissione su questo punto possano andare a vantaggio del denunciante.

1.7 Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che il denunciante non è riuscito a dimostrare che la decisione della Commissione di respingere la proposta del consorzio fosse iniqua, dato che è pacifico che la proposta non è stata effettivamente presentata entro il termine stabilito. Pertanto, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda l'accusa del denunciante e ritiene che la sua richiesta non possa essere accolta.

2 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, il Mediatore conclude che l'indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) GU C 158, pag. 5.

(2) CORDIS è l'acronimo di "Community Research and Development Information Service". L'EPSS è disponibile sul sito CORDIS (http://cordis.europa.eu/fp6).

(3) La Mediatrice ritiene che la Commissione abbia fatto riferimento al documento EPSS Online preparation and submission guide (la "guida EPSS"), disponibile, in una versione valida alla data di chiusura dell'invito, sul sito web CORDIS (http://cordis.europa.eu/documents/documentlibrary/2098EN.pdf).

(4) La guida per i proponenti può essere scaricata dal sito web CORDIS
(http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6DetailsCallPage&call _id=148#).

(5) L'estratto contiene una descrizione delle difficoltà incontrate dal denunciante nel processo di registrazione.

(6) Articolo 7 dell'invito, pagg. 4, 11 e 14 della guida per i proponenti.

(7) http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6SubmitProposalPage