Strasburgo, 31 gennaio 2006

Egregio signor B,

Egregio signor B,

Il 10 novembre 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) in merito all'indagine dell'OLAF sul caso Blue Dragon.

Il 15 dicembre 2004 ho trasmesso la Sua denuncia al direttore dell'OLAF. L’OLAF ha trasmesso il suo parere il 21 marzo 2005. Le ho trasmesso tale parere con un invito a formulare osservazioni, da Lei inviato il 15 giugno 2005.

Lei ha contattato i miei servizi per ottenere informazioni sui progressi compiuti nell'indagine del 15 settembre 2005.

Il 15 novembre 2005 ho scritto per informarLa che, data la complessità del caso, potrebbe non essere possibile per me prendere una decisione sulla Sua denuncia prima della fine di gennaio 2006.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO (1)

I fatti all’origine della denuncia sono i seguenti:

Denuncia 1769/2002/(IJH)ELB

Il 9 ottobre 2002 i denuncianti hanno presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea e l'OLAF in merito a una presunta diversione fraudolenta di fondi LEADER II destinati a una società, Blue Dragon 2000, di cui erano i direttori. Il programma comunitario è stato gestito dalle autorità regionali catalane e dal gruppo di azione locale del settore privato. Nell'autunno 2000 i denuncianti hanno informato l'OLAF e le autorità regionali dei loro sospetti. I denuncianti hanno presentato una denuncia contro la Spagna alla Commissione europea.

Nella loro denuncia al Mediatore europeo, i denuncianti hanno ritenuto che la Commissione e l'OLAF non avessero trattato adeguatamente le loro accuse di frode e che il sistema di distribuzione dei fondi LEADER II attraverso organismi del settore privato, nonché controlli inadeguati da parte della Commissione, avessero facilitato la frode. I denuncianti hanno chiesto l'esonero pubblico, la restituzione di ciò che era stato loro rubato e il risarcimento delle perdite economiche e immateriali subite.

Indagine della Mediatrice sulla Commissione

La Commissione ha ritenuto che non fosse necessario registrare la lettera dei denuncianti come denuncia a causa della natura dei problemi e del fatto che gli interessi finanziari delle Comunità erano stati tutelati.

Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avrebbe dovuto registrare la lettera come denuncia. Egli ha indirizzato un progetto di raccomandazione alla Commissione chiedendole di riesaminare la lettera dei denuncianti e di trattarla conformemente alla comunicazione della Commissione al Parlamento europeo e al Mediatore europeo sulle relazioni con il denunciante in materia di violazioni del diritto comunitario (2).

La Commissione ha accettato il progetto di raccomandazione e, il 12 marzo 2004, il Mediatore europeo ha chiuso la sua indagine relativa alla Commissione.

Indagine del Mediatore relativa all'OLAF

L'OLAF ha avviato un'indagine sulle accuse dei denuncianti nel febbraio 2001. Un'ispezione in loco condotta dall'OLAF è stata sospesa dopo che il ministero spagnolo dell'Agricoltura aveva indicato che le autorità regionali stavano già pianificando di verificare tutte le attività del gruppo di azione locale. L'OLAF ha ricevuto le relazioni delle autorità spagnole nel luglio 2001, ha ritenuto che non vi fosse motivo di mettere in discussione le loro risultanze e ha pertanto deciso di non effettuare un'ispezione supplementare. Il consiglio di amministrazione dell’OLAF ha approvato la relazione finale nel dicembre 2002. Secondo tale relazione, le risultanze delle autorità spagnole non hanno consentito loro di confermare le asserzioni di irregolarità da parte del gruppo di azione locale, ma sono state riscontrate irregolarità nel progetto Blue Dragon. La relazione raccomandava di chiudere il caso con un follow-up finanziario al fine di recuperare i fondi stanziati per il progetto Blue Dragon.

Il Mediatore ha ritenuto che i principi di buona amministrazione richiedessero lo svolgimento di indagini amministrative da parte dell'OLAF con attenzione, imparzialità e obiettività. Dall’esame degli elementi di prova disponibili è emerso un certo numero di punti che hanno destato preoccupazione circa l’adeguatezza dell’indagine dell’OLAF. Il Mediatore ha precisato questi punti nel progetto di raccomandazione che ha indirizzato all'OLAF nel febbraio 2004 e in cui ha chiesto all'OLAF di esaminare se dovesse riaprire la sua indagine o avviare una nuova indagine.

L'OLAF ha risposto a tutti i punti esposti nel progetto di raccomandazione e ha concluso che non vi erano motivi per riaprire l'indagine o avviare una nuova indagine. Nell’esaminare il parere circostanziato dell’OLAF, il Mediatore ha tenuto conto del fatto che l’indagine della Commissione sulle accuse dei denuncianti di violazione del diritto comunitario da parte della Spagna era in corso. Il Mediatore ha ritenuto che, nella fase raggiunta dalle indagini della Commissione, la conclusione dell’OLAF secondo cui non vi era motivo di riaprire la propria indagine o di avviare una nuova indagine apparisse ragionevole. Tuttavia, il Mediatore ha rivolto un'ulteriore osservazione all'OLAF sulla procedura da seguire in caso di modifica della firma ufficiale.

Il 22 luglio 2004 il Mediatore europeo ha chiuso la sua indagine sull'OLAF.

Denuncia 2848/2004/ELB

Il 16 settembre 2004 i denuncianti hanno presentato una nuova denuncia al Mediatore europeo contro l'OLAF.

Lo stesso giorno, i denuncianti hanno inviato al direttore generale dell'OLAF una serie di 11 domande riguardanti lo stesso argomento della loro nuova denuncia.

Il Mediatore ha dichiarato la denuncia irricevibile perché i denuncianti non avevano completato i loro approcci amministrativi all'OLAF in materia.

La presente censura: 3436/2004/ELB

Dopo aver ricevuto la risposta dell’OLAF del 6 ottobre 2004 alla loro lettera del 16 settembre 2004, i denuncianti hanno presentato una nuova denuncia al Mediatore europeo contro l’OLAF.

I denuncianti hanno allegato alla loro denuncia, in data 10 novembre 2004, una copia della risposta dell’OLAF del 6 ottobre 2004, in cui l’OLAF afferma che non vi sono nuovi elementi di prova nella lettera dei denuncianti che richiedano la riapertura dell’indagine e che le loro accuse sono coperte dalla decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB.

Nella loro denuncia al Mediatore, i denuncianti ritengono che la risposta dell’OLAF del 6 ottobre 2004 costituisca un rifiuto di fornire informazioni e, in quanto tale, un caso di cattiva amministrazione. A loro avviso, le informazioni disponibili dimostrano che l’indagine dell’OLAF sul caso Blue Dragon non è stata condotta con attenzione, imparzialità e obiettività. Sottolineano i problemi che hanno indicato nell'indagine dell'OLAF. I denuncianti affermano inoltre che, se l'OLAF basa le sue conclusioni sui controlli effettuati dalle autorità nazionali e non esamina le informazioni fornite dai cittadini, questi ultimi hanno limitate possibilità di deferire il loro caso alla Commissione nella misura in cui lo Stato membro è sia giudice che parte in causa. Essi affermano inoltre che uno degli investigatori dell’OLAF era responsabile delle indagini interne, ma aveva avviato un’indagine esterna nel loro caso.

I denuncianti hanno affermato che:

1. l'OLAF non ha svolto le sue indagini sul caso Blue Dragon con attenzione, imparzialità e obiettività;
2. Nella lettera del 16 settembre 2004 l’OLAF non ha risposto ai quesiti da esso sollevati in merito alla sua indagine.

Con lettere del 15 dicembre 2004 inviate ai denuncianti e al direttore dell’OLAF, il Mediatore europeo li ha informati che, dopo aver esaminato la denuncia 3436/2004/ELB, non riteneva che vi fossero motivi per condurre un’indagine sulla prima affermazione dei denuncianti ai sensi dell’articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea. Ritiene che tale questione sia stata trattata in relazione alla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB e che i denuncianti non abbiano presentato nuovi elementi di prova. Tuttavia, ha deciso di avviare un’indagine sulla seconda affermazione, secondo la quale l’OLAF non avrebbe risposto alle domande sollevate dai denuncianti nella loro lettera del 16 settembre 2004.

L'INCHIESTA

Il Mediatore ha trasmesso la denuncia all'OLAF. Il parere dell’OLAF ha sottolineato che le questioni sollevate nella lettera dei denuncianti del 16 settembre 2004 riguardano gli stessi eventi e lo stesso periodo di tempo di quelli oggetto della denuncia 1769/2002/(IJH)ELB e che le osservazioni dell’OLAF al Mediatore nell’ambito di tale denuncia avevano già fornito ampie informazioni su tali questioni. L'OLAF ha inoltre sottolineato che le questioni specifiche sollevate nella lettera dei denuncianti del 16 settembre 2004 sono state anche oggetto di controllo da parte della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (COCOBU), alla quale l'OLAF ha fornito informazioni scritte dettagliate su: 23 dicembre 2003, 3 marzo 2004 e 17 marzo 2004. L'OLAF ha inoltre fornito informazioni orali dettagliate alla COCOBU in un'audizione del 19 febbraio 2004 e nel corso di un briefing del 19 ottobre 2004.

L'OLAF ha espresso l'opinione che fornire nuovamente risposte dettagliate sulle stesse questioni costituirebbe un onere amministrativo indebito. Essa ha spiegato che avrebbe pertanto limitato il suo parere sulla presente denuncia a indicare dove erano già state fornite le risposte a ciascuno dei quesiti sollevati dai denuncianti nella loro lettera del 16 settembre 2004 e a fornire eventuali informazioni supplementari che potessero essere utili.

In considerazione dell'approccio adottato dall'OLAF nel suo parere, il Mediatore ritiene utile strutturare la seguente sezione della presente decisione facendo riferimento alle domande poste dai denuncianti nella loro lettera del 16 settembre 2004. Come ausilio alla comprensione, il Mediatore include, in corsivo, le parti pertinenti del testo di ciascuna domanda.

Il Mediatore ha esaminato attentamente i riferimenti contenuti nel parere dell'OLAF alle risposte che ha già fornito a ciascuna delle domande. Il Mediatore include anche, in corsivo, il testo della risposta a cui il Mediatore intende far riferimento all'OLAF. Le informazioni supplementari fornite dall'OLAF nel suo parere sono inserite in caratteri ordinari.

Parere dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode Domanda
n. 1

"Nella Sua ultima risposta al Mediatore europeo Lei afferma di aver ritenuto necessario modificare la Sua firma per renderla più leggibile, il che spiega le differenze nella Sua firma nei documenti che ci riguardano. Può chiarire quanto segue:

1. In quale data precisa hai cambiato la tua firma?
2. Su quale documento di identificazione interno dell'OLAF e della Commissione si basa tale modifica?
3. Se tale modifica sia inserita nella banca dati ADONIS o nel registro dell'OLAF e sulla base di quale documento contenente le chiavi?"

Risposta dell’OLAF alla prima questione

- Parere circostanziato dell'OLAF sul progetto di raccomandazione del Mediatore europeo nella denuncia 1769/2002/(IJH)ELB: il direttore dell'OLAF "può affermare con assoluta certezza che la firma sulla decisione è mia (…) Nella misura in cui questa firma differisce da altre mie firme, ciò può essere spiegato semplicemente dal fatto che, in un certo momento, ho adattato la mia firma per renderla più leggibile".

- Lettera alla COCOBU del 23 dicembre 2003: il direttore dell'OLAF "ha verificato il documento contestato (...). Posso confermare che quella firma era davvero mia."

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "Per quanto riguarda la firma sulla decisione di avviare l'indagine, il paragrafo esistente corrisponde a quello utilizzato all'epoca dal direttore generale dell'Ufficio, come si può osservare in molti documenti risalenti allo stesso periodo."

- Lettera alla COCOBU del 17 marzo 2004: "È stato confermato a più riprese che la firma sulla decisione di avviare l'indagine corrisponde a quella del direttore generale dell'Ufficio. La stessa grafologia si trova ai piedi della pagina in molti documenti risalenti allo stesso periodo. È vero che la firma utilizzata all’epoca dal direttore dell’OLAF differisce da quella utilizzata oggi. Tuttavia, ciò non implica necessariamente nulla di sconveniente. La differenza tra le firme può essere spiegata dal fatto che il direttore dell'OLAF ha adattato la sua firma per renderla più riconoscibile come il suo nome."

Sulla seconda questione

"Se esaminiamo il modulo per la chiusura dell'indagine del 20 dicembre 2002, si può vedere che qualcuno ha firmato per vostro conto per ordine. Leggendo la nota di chiusura del caso del 12 dicembre 2002 risulta che la firma "per ordine" del 20 dicembre 2002 è quella del direttore delle operazioni dell'OLAF (…).

Analizzando la nota del 27 febbraio 2003 (n. 02829) redatta dal [direttore delle operazioni dell’OLAF], risulta che la firma, che non è “per ordine”, non corrisponde alle firme del 20 dicembre 2002 e del 12 dicembre 2002 che sono già state indicate come appartenenti al [direttore delle operazioni dell’OLAF].

Sulla base di tali informazioni:

1. Se il direttore generale dell’OLAF è responsabile dell’adozione della decisione di avviare le indagini dell’Ufficio, sembrerebbe che spetti anche a lui prendere la decisione di chiuderle. In tal caso, è normale che il direttore che ha supervisionato l’indagine la chiuda con una firma “per ordine”?
2. Sembra che [il direttore delle operazioni dell’OLAF] abbia seguito il Suo esempio modificando la sua firma mentre ricopriva una posizione di responsabilità. In quale data ha modificato la sua firma e su quale documento ufficiale congiunto dell'OLAF e della Commissione si basa tale modifica?
3. Se tale modifica della firma è stata effettivamente formalizzata, è inserita nella banca dati ADONIS o nel registro dell'OLAF?
4. Se tale firma è stata modificata al fine di renderla più "leggibile", alla luce delle modifiche apportate alla firma del [direttore delle operazioni dell'OLAF], ritiene che la firma diventi effettivamente più leggibile?"

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 2

- Sezione 3.1.1 del manuale dell'OLAF: Il direttore generale è responsabile dell'adozione delle decisioni in materia dinanzi al consiglio di amministrazione. A fini pratici, tale responsabilità è delegata al direttore B (3), sotto la supervisione del direttore generale, anche se in alcuni casi il direttore generale stesso prende la decisione (4).

L'interessato conferma che le due firme gli appartengono. Eventuali modifiche future seguiranno la raccomandazione del Mediatore relativa alle firme (5).

Sulla terza questione

"Puoi confermare:

1. la data precisa in cui la banca dati ADONIS è stata inserita nella Sua unità (OLAF)?
2. la data precisa in cui i dati digitali sono stati registrati nel registro dell'OLAF?
3. se esiste o è esistita una procedura per la registrazione retroattiva dei documenti in ADONIS e, in caso affermativo, chi era responsabile di tale operazione?
4. se esiste o è esistita una procedura per la registrazione retroattiva dei documenti nel sistema di registrazione digitale dei dati presso il registro dell'OLAF e, in caso affermativo, chi era responsabile di tale operazione?"

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 3

- Lettera alla COCOBU del 23 dicembre 2003 (6).

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "Qualsiasi documento contenuto in un fascicolo viene inviato agli archivi per la registrazione. Il documento viene quindi scansionato per essere integrato nel file elettronico del caso nella banca dati CMS e l'originale viene inviato al registro per essere archiviato. [La decisione di avviare l'indagine, la proposta di avviare l'indagine e la nota al fascicolo] sono state registrate nella banca dati ADONIS, dalla quale è possibile consultare lo storico di tutti i documenti in entrata e in uscita registrati."

- Lettera alla COCOBU del 17 marzo 2004: "la nota del 3 ottobre 2000 è sempre stata considerata un “documento giustificativo”. È servito da base per l'elaborazione della proposta di avvio dell'indagine (...). Si trattava quindi di un “documento interno”. In quanto tale, non era numerato, ma è stato inserito nella banca dati ADONIS (Administration Documents On Normalised Information System), il sistema di registrazione dei documenti della Commissione europea (...). Il sistema ADONIS attribuisce a ciascun documento un numero unico e un codice a barre che non possono essere modificati successivamente."

- La prima versione di ADONIS è stata distribuita nella Commissione nel 1990 ed è stata installata nell'UCLAF (7) nel marzo 1991. Pertanto ADONIS è stato utilizzato dall'OLAF sin dalla sua creazione nel 1999.

Sulla quarta questione

1. "(…) La relazione finale del caso è datata a mano, non ha un numero di registrazione e, per di più, non è stata firmata (…).
2. L'8 gennaio 2002 l'OLAF ha proposto alla DG AGRI e alle autorità spagnole di avviare la procedura di cui all'articolo 24 del regolamento (CE) n. 2082/93 (recupero degli aiuti concessi ai funzionari di Blue Dragon, pag. 9, punto 1.11).
3. A seguito della comunicazione dell’OLAF dell’8 gennaio 2002, il ministero spagnolo dell’Agricoltura ha dato il suo accordo e il 6 febbraio 2002 ha adottato una “resolución” che chiede il recupero degli aiuti concessi a Blue Dragon.

Sulla base di queste osservazioni:

1. A suo parere, la creazione di una relazione finale sul caso senza riferimenti, datata a mano e non firmata che funga da documento giustificativo per la chiusura di un'indagine è conforme al principio di buona amministrazione?
2. Come spiega che la relazione finale sul caso è stata prodotta il 5 dicembre 2002, la nota di chiusura del caso è stata prodotta il 12 dicembre 2002 e l'8 gennaio 2002, undici mesi prima, il Suo personale ha suggerito di recuperare i fondi concessi, quando la loro indagine non era stata completata?
3. Ritiene che la formulazione di una raccomandazione prima che l'indagine da parte del Suo personale sia stata completata sia coerente con una buona amministrazione?

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 4

La relazione finale del caso è datata 12 dicembre 2001 (8), registrata e firmata. Essa reca la stessa data della nota di chiusura del caso. Entrambi i documenti sono allegati. Una versione non registrata della relazione finale sul caso è stata inavvertitamente presentata al Mediatore come allegato al parere circostanziato dell'OLAF sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB. Tuttavia, il suo contenuto è identico a quello della relazione registrata.

Quando un'autorità nazionale accerta l'esistenza di un'irregolarità in relazione al finanziamento delle politiche strutturali, lo Stato membro interessato ha l'obbligo di comunicarla alla Commissione (OLAF) a norma dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1681/94. Lo Stato membro deve adottare tutte le misure appropriate per recuperare gli importi indebitamente versati e deve informare la Commissione (OLAF), in applicazione dell'articolo 5 dello stesso regolamento, di tutti i procedimenti giudiziari e amministrativi avviati al fine di recuperare le somme indebitamente versate e di irrogare sanzioni. Si tratta di una questione completamente separata dall'indagine dell'OLAF e pertanto non è necessario attendere la chiusura dell'indagine dell'OLAF. Se l'OLAF ha anche un'indagine aperta sulla stessa questione, invita l'autorità nazionale (o la DG responsabile della Commissione) ad adottare le misure necessarie per garantire la tutela degli interessi finanziari dell'Unione europea. Questo è, infatti, ciò che è accaduto in questo caso.

Sulla quinta questione

"Il 28 ottobre 2002 il Mediatore europeo ci ha informato di aver accettato di avviare un'indagine sulla nostra denuncia contro la Commissione europea e l'OLAF. Nella stessa data ci ha informato di aver già chiesto a lei e al Presidente della Commissione di rispondere alle nostre accuse entro il 31 gennaio 2003.

1. Ritiene normale che l'8 gennaio 2002 il Suo personale abbia presentato alla DG AGRI e alle autorità spagnole una "suggestione" per recuperare l'aiuto concesso a Blue Dragon e che il 5 dicembre 2002 abbia prodotto una nota di chiusura del caso non firmata, non referenziata e datata a mano, 38 giorni dopo che il Mediatore europeo Le aveva informato della sua decisione di avviare un'indagine sulla nostra denuncia e più di 331 giorni dopo la "suggestione" dell'8 gennaio 2002?
2. Non ritiene ancora più insolito che, a differenza della relazione finale sul caso, la nota di chiusura del caso sia referenziata, datata e firmata, anche se vi sono stati solo sette giorni tra loro?

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 5

V. risposta alla quarta questione.

Sulla sesta questione

"(…) Se contiamo il numero di persone dell'OLAF che si sono occupate del caso Blue Dragon, il risultato è 10.

A suo parere:

1. Sebbene in questo periodo vi sia stato un certo avvicendamento del personale dell’Ufficio, non ritiene che in questo caso sia stato coinvolto un numero molto elevato di persone, il che è paradossale in quanto l’OLAF non si è mosso e l’8 gennaio 2002 ha formulato una raccomandazione alla DG AGRI e alle autorità spagnole anche prima che la sua indagine fosse completata?
2. Non ritiene insolito che le uniche persone con cui non siamo stati in contatto siano coloro che hanno redatto la relazione finale sul caso e la nota di chiusura del caso?
3. Come possono queste persone discutere le nostre accuse senza mai averci incontrato o convocato, o addirittura averci informato che avevano ereditato il nostro caso?
4. Come spiega che le uniche persone all'OLAF che non ci sono mai state identificate nel corso dell'indagine sono quelle che hanno redatto la sintesi e chiuso l'indagine?
5. È comune all'interno dell'OLAF avviare un'indagine e non prendere mai una dichiarazione formale dai denuncianti (firmata da loro)?"

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 6

• Informazioni supplementari fornite dall'OLAF: "L'indagine (...) è stata gestita da tre diversi investigatori a causa dei successivi trasferimenti ad altre direzioni generali:
• Il primo investigatore, assistito dal coordinatore dei Fondi strutturali (…), è stato responsabile del fascicolo dal 1o febbraio 2001 al 12 ottobre 2001. Questo primo investigatore è stato anche la persona designata per valutare le prime informazioni ricevute dall'OLAF.
• Quando questo investigatore ha lasciato l'OLAF, il suddetto coordinatore ha ripreso il fascicolo dal 9 novembre 2001 al 24 giugno 2002 ed è stato assistito da un terzo investigatore, in qualità di investigatore associato.
• Infine, quando questo secondo investigatore ha lasciato l'OLAF, il suddetto terzo investigatore ha assunto la carica di investigatore incaricato dal 24 giugno 2002 al 12 dicembre 2002, quando tutte le attività operative sono state chiuse.

I cambiamenti negli investigatori responsabili sono stati solo la conseguenza logica e normale della partenza dei precedenti investigatori responsabili e della necessità di assegnare i loro casi attivi ad altri colleghi che, per quanto possibile, avevano già una certa conoscenza della questione.

- Parere circostanziato dell'OLAF sul progetto di raccomandazione del Mediatore europeo: "L'OLAF non è tenuto a fornire al pubblico informazioni su un'indagine in corso. La politica dell’OLAF per quanto riguarda l’informazione di una persona che può avere interesse all’esito di un’indagine e che ha fornito informazioni all’OLAF è specificata nel manuale dell’OLAF (...) esisteva un divario tra la partenza del primo investigatore responsabile (12 ottobre 2001) e la nomina del secondo investigatore responsabile (9 novembre 2001). Da quando sono diventato direttore generale dell’OLAF nel 2000, quasi tutto il personale operativo dell’OLAF è cambiato. Dato il livello di avvicendamento del personale, non è sempre stato possibile assegnare un investigatore a tempo pieno a tutte le indagini aperte. Anche se per meno di un mese non vi è stato alcun investigatore formalmente assegnato al caso, il coordinatore per quanto riguarda i casi relativi ai Fondi strutturali all'epoca era responsabile del caso."

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "Secondo le informazioni che appaiono nel database elettronico per il caso Blue Dragon:

• il primo investigatore (...) è stato responsabile del caso dal 1o febbraio 2001 al 12 ottobre 2001. Questo investigatore è stato nominato per condurre la valutazione iniziale,
• il secondo investigatore (...) dal 9 novembre 2001 al 24 giugno 2001 (9),
• un terzo investigatore (...) dal 24 giugno 2001 11 alla chiusura del caso il 12 dicembre 2002. (...)

[Il capo unità dei Fondi strutturali] era responsabile dell'unità che ha gestito il caso Blue Dragon per soli tre mesi. (...) Le comunicazioni inviate ai denuncianti sono state firmate da queste tre persone in qualità di consulenti nel pool 1 della direzione B dell'Ufficio."

Ogniqualvolta gli investigatori dell'OLAF sono incaricati di assumere la responsabilità di un'indagine, hanno accesso all'intero fascicolo su cui si basano nell'esercizio delle loro responsabilità in relazione al caso. Sarebbe irragionevole e dispendioso di risorse se dovessero ripetere tutte le attività di indagine che erano già state completate dai loro predecessori. Inoltre, in questo caso, i denuncianti avevano presentato numerose lettere ripetitive in cui esponevano le loro argomentazioni e le firmavano, che facevano parte del fascicolo del caso.

Quesito n. 7

"Stiamo trasmettendo una copia dell'e-mail inviata martedì 28 gennaio 2003 dal [portavoce dell'OLAF] a [un giornalista] del quotidiano Centre-Presse di Poitiers (Francia).

Si può osservare che:

1. L'indagine dell'OLAF è iniziata nel settembre 2000.
2. La maggior parte della risposta del [portavoce dell’OLAF] si basa sul contenuto della relazione finale sul caso.

Considerando che avevamo chiesto che la nostra denuncia al Mediatore europeo fosse mantenuta riservata fino all'8 aprile 2003 e che non avremmo avuto accesso ai documenti contenuti nella Sua risposta (nota di chiusura del caso, relazione finale del caso, apertura dell'indagine, ecc.) al Mediatore europeo fino al 12 febbraio 2003, quando ci è stata inviata:

1. Come spiega che il 29 gennaio 2003 il portavoce dell’OLAF ha fornito a un giornalista informazioni alle quali non avevamo ancora accesso, in un momento in cui la nostra denuncia contro l’OLAF e la Commissione era ancora riservata nella procedura dinanzi al Mediatore europeo?
2. Come spiega che nel lotto di informazioni specifiche fornito in tale documento si afferma che l'indagine è stata avviata nel settembre 2000, mentre secondo il documento da Lei siglato, Lei ha stabilito che non è stata aperta fino al 1o febbraio 2001?

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 7

Con lettera del 20 dicembre 2002, i denuncianti sono stati informati della chiusura dell'inchiesta. All'epoca avrebbero potuto chiedere l'accesso alla relazione finale del caso a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 e avrebbero potuto riceverla.

Al momento dell'apertura dell'indagine, l'OLAF non disponeva di un manuale delle procedure e non era necessario notificare a un informatore che un'indagine era stata aperta o chiusa. Al momento della chiusura del caso, il 12 dicembre 2002, esisteva il primo manuale dell'OLAF (adottato il 15 febbraio 2001), che prevedeva, al punto 6.5.4, che l'informatore ricevesse comunicazione della chiusura dell'indagine. Anche l'attuale manuale, adottato il 25 febbraio 2005, prevede tale obbligo.

Per quanto riguarda l'errore nel comunicato stampa dell'OLAF relativo alla data della decisione di avviare l'indagine:

- Lettera alla COCOBU del 23 dicembre 2003: "A seguito della telefonata ricevuta dall’Ufficio il 18 settembre 2000, l’investigatore incaricato della chiamata ha avuto colloqui con i codirettori della Blue Dragon presso la sede dell’OLAF il 19 settembre 2000. (...) In seguito alle informazioni ricevute, l'Ufficio ha avviato la procedura di valutazione iniziale. Tale valutazione ha portato alla presentazione di una “Nota all’attenzione del Direttore generale”, datata 1° febbraio 2001, contenente una proposta di avvio di un’indagine presso l’Ufficio, sulla base delle informazioni iniziali ricevute. Alla luce di tale proposta, il 1° febbraio 2001 ho deciso di avviare un'indagine esterna ai sensi dell'articolo 5 del regolamento (CE) n. 1073/99 (...)."

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "(...) arriviamo alla data effettiva in cui l'indagine Blue Dragon è stata aperta il 1o febbraio 2001."

Interrogazione n. 8

"Dal settembre 2000 al gennaio 2001 l'unica nota interna dell'OLAF da Lei identificata nelle risposte al Mediatore europeo è stata (…) apparentemente redatta (…) il 3 ottobre 2000.

Si può osservare che:

1. La nota del 3 ottobre 2000 è datata a mano, non è menzionata da un numero interno e non è firmata.
2. In tale nota si fa riferimento a conflitti e confusioni di interessi da parte del gruppo di azione locale (ecc.)
3. In tale nota si fa riferimento a un contesto politico di parte in relazione all'attuazione dei progetti LEADER attraverso i gruppi di azione locale, senza alcuna indicazione riguardo all'impresa denunciante.

Sulla base di tali dichiarazioni:

1. È normale che un documento giustificativo utilizzato per l'avvio di un'indagine non sia datato (tranne che a mano), referenziato o firmato dal suo rappresentante?
2. Come è possibile per l'investigatore incaricato del caso parlare di conflitti e confusioni di interesse in questa fase? Il Suo personale ha registrato di aver ricevuto la costituzione del Gruppo di Azione Locale di Salines Bassegoda da parte nostra il 13 agosto 2001, 10 mesi dopo tale nota. (Per informazione, in piena vista di questo documento ci sono effettivamente gravi conflitti di interesse)
3. Poiché il 3 ottobre 2000 l'investigatore incaricato del caso ha sottolineato l'influenza di un contesto politico di parte che impedisce di ottenere informazioni sul nostro caso, ritiene ragionevole concedere quattro mesi prima di decidere di avviare un'indagine?
4. Se l’Ufficio non può accedere alle informazioni a causa di “problemi esterni”, può chiarire la natura del contesto politico di parte che impedisce alla DG AGRI e all’OLAF di avere accesso a informazioni di base quali il recupero di un fascicolo LEADER, l’unica prova documentale per la concessione di pagamenti europei, che è un documento pubblico?
5. Non potendo accedere alle informazioni presso la Commissione, perché il Suo personale non ha chiesto alle autorità spagnole, a partire dall'ottobre 2003 (10), di comunicare il fascicolo Blue Dragon LEADER?
6. Accetta il fatto che nella nota dell'OLAF del 3 ottobre 2000 siamo descritti come "l'impresa denunciante" e non come semplici informatori?
7. Se accetta questo fatto, come può spiegare che nella sua risposta registrata dal Mediatore europeo il 29 marzo 2003 ha cambiato questo termine in informatore?

Risposta dell’OLAF alla domanda n. 8

- Lettera alla COCOBU del 23 dicembre 2003: "Dopo aver ricevuto le informazioni, il 3 ottobre 2000 è stata redatta una “nota informativa” (...) che espone le preoccupazioni dei denuncianti e le loro asserzioni, vale a dire la selezione dei progetti sulla base di criteri non professionali e la composizione del gruppo di azione locale che partecipa direttamente allo sviluppo dei progetti approvati. La nota del fascicolo riporta anche conflitti e confusioni di interessi relativi ai legami obbligatori con le banche richiesti dal gruppo di azione locale, in contrasto con i requisiti della legislazione spagnola. In seguito alle informazioni ricevute, l’Ufficio ha avviato la procedura di valutazione iniziale. Tale valutazione ha portato alla presentazione di una “Nota all’attenzione del Direttore generale”, datata 1° febbraio 2001, contenente una proposta di avvio di un’indagine presso l’Ufficio, sulla base delle informazioni iniziali ricevute. Alla luce di tale proposta, il 1° febbraio 2001 ho deciso di avviare un'indagine esterna a norma dell'articolo 5 del regolamento (CE) n. 1073/99 (...). (...) Il 28 febbraio 2001 l'OLAF ha contattato per la prima volta le autorità spagnole per informarle di un'ispezione in loco prevista per la fine di marzo e l'inizio di aprile. Il ministero spagnolo dell'Agricoltura ha informato l'OLAF di aver già effettuato un'ispezione del progetto Blue Dragon nel dicembre 2000 e che il dipartimento dell'Economia e delle finanze del governo regionale della Catalogna intendeva verificare tutte le attività del GAL Salines-Bassegoda.

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "È opportuno precisare che, prima di avviare un'indagine presso l'Ufficio, le informazioni ricevute dall'OLAF devono essere oggetto di un processo di valutazione e analisi. La durata di tale periodo dipende dalla qualità delle informazioni fornite. Nel caso Blue Dragon, (...) i denuncianti avevano promesso di fornire documenti aggiuntivi. Questi ultimi sono stati ricevuti dall'OLAF solo il 15 dicembre 2000. Se consideriamo il tempo dedicato all'analisi della documentazione ricevuta, l'interruzione del lavoro dovuta alle vacanze di fine anno e il tempo necessario per la proposta di aprire l'indagine, arriviamo alla data effettiva in cui è stata aperta l'indagine Blue Dragon del 1 ° febbraio 2001.

La nota del fascicolo del 3 ottobre 2000 è considerata un documento giustificativo (...) e prende atto delle prime informazioni ricevute dall'OLAF. È vero che la nota del file non è numerata. All’epoca, nessuno dei documenti giustificativi facenti parte del fascicolo della causa era stato archiviato ai fini della registrazione. (...) La nota del 3 ottobre 2000 descrive le accuse riportate dai denuncianti alla loro prima apparizione all'OLAF. Non vi è alcuna analisi delle informazioni fornite."

- Lettera alla COCOBU del 17 marzo 2004: "(...) le accuse iniziali formulate dai denuncianti in merito a una probabile frode si basavano su un conflitto di interessi tra gli amministratori del gruppo di azione locale e le entità commerciali coinvolte nella creazione del progetto Blue Dragon."

- Né il quadro giuridico dell'OLAF né il manuale dell'OLAF distinguono tra un funzionario "denunciante" e un "informatore". L'OLAF non ha il dovere di fornire loro, in qualità di informatori, alcuna informazione sulle conclusioni del caso (11).

Domanda n. 9

"Nelle risposte inviate al Mediatore europeo nel febbraio 2003 (…) si afferma che la relazione di 309 pagine del fascicolo LEADER è stata presentata all'OLAF dal personale di Blue Dragon il 15 dicembre 2000.

Se prendiamo questo file di 309 pagine e guardiamo a pagina 1, è facile vedere che corrisponde al riconoscimento della consegna di questo file LEADER al popolo di Blue Dragon, da parte della Generalitat di Catalogna, il 2 aprile 2001.

Nelle sue successive osservazioni al Mediatore europeo ha affermato che l'OLAF aveva effettivamente un problema di archiviazione, ma che la cosa più importante era che il fascicolo fosse stato presente nell'indagine.

Sulla base di tali dichiarazioni:

1. Come spiega che la nota interna del 3 ottobre 2000 (…) e la nota interna del 1° febbraio 2001 (…) alludono alle informazioni contenute nel fascicolo LEADER che abbiamo presentato solo il 4 maggio 2001 (sette mesi dopo) e di cui non eravamo a conoscenza prima del 2 aprile 2001, nonché alla costituzione dei membri del gruppo di azione locale Salines Bassegoda, per la quale il Suo personale ha notificato ricevuta il 13 agosto 2001 (dieci mesi dopo)?
2. Come spiega che la sua decisione di avviare l'inchiesta (1° febbraio 2001) potrebbe basarsi su queste due note che contengono informazioni relative a un periodo successivo alla loro produzione?

Risposta dell'OLAF alla domanda n. 9

- Informazioni supplementari fornite dall'OLAF in risposta a una richiesta del Mediatore europeo: "(...) vi sono due attestazioni di ricevimento che fanno riferimento a due comunicazioni di documentazione: una il 15 dicembre 2000 e l'altra il 4 maggio 2001. Nessuno di questi documenti specifica il numero di pagine presentate in queste due occasioni. Lo sperimentatore responsabile della valutazione finale aveva interpretato il 15 dicembre 2000 come la data effettiva di presentazione del fascicolo contenente 309 pagine. (...) Anche se, nel caso di specie, l'OLAF non può confermare la data precisa di presentazione del fascicolo LEADER di 309 pagine citato dai denuncianti, occorre aggiungere (...). Tuttavia, la differenza tra le date messe in discussione dai denuncianti non ha alcuna incidenza sullo svolgimento dell'inchiesta in quanto tale. Tutta la documentazione messa a disposizione dell’Ufficio, sia il documento di 309 pagine cui alludono i denuncianti sia i numerosi fax ricevuti, è stata presa in considerazione nell’analisi finale prima della chiusura del caso. Pertanto, indipendentemente dal fatto che il documento sia stato ricevuto in data anteriore (15 dicembre 2000) o successiva (4 maggio 2001), esso figurava comunque nel fascicolo prima della chiusura della causa nel dicembre 2002. Il direttore dell'OLAF ne ha quindi tenuto conto prima di decidere di archiviare il caso."

- Parere circostanziato dell'OLAF sul progetto di raccomandazione del Mediatore europeo nella denuncia 1769/2002/(IJH)ELB: "(...) la data di trasmissione del fascicolo LEADER non ha alcuna incidenza sull'asserzione dei denuncianti secondo cui l'OLAF non disponeva di tale documento il 3 ottobre 2000, data sulla nota del fascicolo che essi sostengono essere falsa. Ancora più importante, il fascicolo LEADER faceva parte del fascicolo quando è stata adottata una decisione definitiva sul caso."

- Lettera alla COCOBU del 23 dicembre 2003: "Dopo aver ricevuto le informazioni, il 3 ottobre 2000 è stata redatta una "nota informativa" (...) che espone le preoccupazioni dei denuncianti e le loro asserzioni, vale a dire la selezione dei progetti sulla base di criteri non professionali e la composizione del gruppo di azione locale che partecipa direttamente allo sviluppo dei progetti approvati. La nota del fascicolo riporta anche conflitti e confusioni di interesse relativi ai legami obbligatori con le banche richiesti dal gruppo di azione locale, in contrasto con i requisiti della legislazione spagnola.

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "La nota del 3 ottobre 2000 descrive le accuse riportate dai denuncianti alla loro prima apparizione all'OLAF. Non vi è alcuna analisi delle informazioni fornite. La composizione dei gruppi di azione locale è stabilita dalla legislazione comunitaria. I gruppi di azione locale sono definiti come una combinazione di partner pubblici (comprese le autorità locali) e partner privati (imprese, entità e associazioni con scopi diversi) con l'unico obiettivo di istituire azioni innovative per promuovere lo sviluppo rurale. Va aggiunto che il gruppo di azione locale è stato costituito come società a responsabilità limitata nel 1996; la sua composizione e il suo statuto sono pubblici e sono iscritti nel registro delle imprese di Girona."

- Lettera alla COCOBU del 17 marzo 2004: "Tutti i gruppi di azione locale sono formati nello stesso modo. La loro composizione e il loro statuto possono essere consultati in qualsiasi momento nel registro delle imprese ad hoc."

Domanda n. 10

"Nella Sua risposta protocollata il 29 marzo 2004 dal Mediatore europeo, Lei afferma (…) che non vi è alcuna incoerenza tra il fatto che il 14 novembre 2001 l'OLAF ha comunicato ai denuncianti di aver chiesto alle autorità spagnole di effettuare tutti i controlli necessari per il caso Blue Dragon e il fatto che l'OLAF aveva avviato un'indagine il 1o febbraio 2001 e che aveva deciso di non effettuare un'ispezione in loco, in quanto aveva scoperto che le autorità spagnole ne avevano già aperta una.

Su questa base:

1. Ritiene coerente che l'OLAF non abbia mai notificato formalmente (per iscritto) ai denuncianti l'avvio di un'indagine? Perché allora scrivere loro il 14 novembre 2001 per qualcosa di meno importante dell'apertura di un'indagine?
2. Ritiene coerente che le autorità spagnole non abbiano mai sottoposto ad audit e intervistato i denuncianti in relazione alle loro indagini, anche se ha chiesto loro di condurre un'indagine approfondita?

Risposta dell'OLAF alla domanda n. 10

Cfr. risposta alla domanda 7. Inoltre, la seconda relazione di audit presentata dalle autorità spagnole indica che i denuncianti hanno partecipato al controllo in loco effettuato in relazione al loro progetto.

Domanda n. 11

"Nelle note del 3 ottobre 2000 (…) e del 1o febbraio 2001 (…) i motivi addotti per avviare un'indagine sono i seguenti:

1. Un metodo di selezione per i progetti basato su criteri non professionali.
2. Un sofisticato sistema utilizzato dal Gruppo di Azione Locale Salines Bassegoda che collega gruppi di rappresentanti comunali eletti, gruppi politici, sindacati e banche, al fine di controllare l'intera catena di un sistema.
3. Conflitti e confusioni di interessi, ecc.
4. La pratica della fatturazione eccessiva e della presentazione di fatture false.
5. I termini di pagamento per un anticipo di 10 milioni di pesetas ecc.

Il fascicolo LEADER che abbiamo fornito al Suo personale contiene le pagine prodotte dal gruppo di azione locale Salines Bassegoda che ci classifica come turismo d'avventura (siamo stati ritenuti produttori di accessori per pompe industriali ...) e le fatture per un edificio per un importo superiore di oltre il 200% rispetto alla citazione dell'architetto. Manca anche la fattura per il criterio più importante (il macchinario), che rappresenta oltre il 66% del bilancio a titolo della sovvenzione versata.

Nelle pagine della costituzione del gruppo di azione locale emerge che tutti i fornitori di Blue Dragon (valutatore, costruttore, affittuario), ad eccezione del Banco de Sabadell, sono anche impiegati personalmente e professionalmente e/o membri fondatori del gruppo di azione locale Salines Bassegoda.

Sulla base di questi fatti:

1. Ritiene coerente che nessuno degli elementi dell'indagine spagnola risponda alle legittime domande sollevate dall'OLAF al momento dell'avvio dell'indagine, limitando nel contempo i risultati dell'indagine a semplici questioni amministrative?
2. Ritiene coerente che l'ultimo gruppo di persone responsabile del nostro caso all'interno dell'OLAF (…) non abbia risposto alle domande sollevate dalla decisione di avviare l'indagine, quando disponeva delle informazioni (fascicolo LEADER, costituzione del gruppo di azione locale) senza dover viaggiare?
3. Ritiene coerente che questi tre investigatori dell'OLAF affermino nella relazione finale del caso che non sono emerse nuove prove per mettere in discussione i risultati dell'indagine spagnola, quando, con il fascicolo LEADER e la costituzione del gruppo di azione locale, hanno risposte alle domande inizialmente sollevate dall'OLAF, che per loro natura mettono in discussione i risultati dell'indagine spagnola?

Risposta dell'OLAF all'interrogazione n. 11

- Lettera alla COCOBU del 23 dicembre 2003: "(...) la relazione del ministero dell'Agricoltura ha sottolineato i seguenti aspetti: l'assenza di una firma nel documento di aiuto, l'assenza della firma del gestore del gruppo di azione locale sul documento relativo alla relazione tecnico-economica, l'assenza di una firma sul contratto stipulato tra le due parti interessate e l'assenza di prove documentali adeguate relative al pagamento del primo aiuto concesso. Dopo aver analizzato tutti i 72 progetti assegnati al gruppo di azione locale, la relazione della Generalitat de Catalunya ha concluso che, per quanto riguarda il trattamento dei diversi progetti, le diverse fasi erano state seguite e rispettate in modo soddisfacente. (...) Il controllo in situ del 50% dei progetti ha rivelato una buona attuazione e un'efficiente realizzazione di questi 72 progetti, con la sola eccezione di Blue Dragon. L'OLAF ha analizzato le due relazioni (...). L'OLAF ha pertanto deciso di non effettuare il controllo in loco proposto. (...) [la relazione finale dell'OLAF] conclude che, sulla base delle due relazioni delle autorità spagnole, le accuse di irregolarità da parte del gruppo di azione locale non erano state confermate, a differenza del progetto Blue Dragon, in cui erano state accertate irregolarità."

- Lettera al COCOBU del 3 marzo 2004: "(...) sulla base delle informazioni fornite dalle autorità spagnole (...), l'OLAF ha deciso (...) di sospendere l'operazione proposta e di attendere i risultati dei controlli annunciati. (...)

A seguito del ricevimento delle relazioni di ispezione inviate dalle autorità spagnole e dopo aver effettuato indagini sulla natura delle irregolarità (amministrative e finanziarie) rilevate, l’Ufficio ha cercato di sfruttare l’aspetto giudiziario del caso. A tal fine, e alla luce delle azioni intentate dai denuncianti dinanzi ai tribunali francese e spagnolo, l’unità Magistrati dell’Ufficio è stata coinvolta nel caso. A seguito delle indagini effettuate presso il giudice istruttore di Figueres (l’unica procura competente a conoscere dei fatti), l’unità magistrati dell’Ufficio [è stata] informata del fatto che non erano state intraprese ulteriori azioni nell’ultimo ricorso proposto, poiché i denuncianti non sembravano confermare le loro dichiarazioni iniziali. (...)

La nota del 3 ottobre 2000 descrive le accuse riportate dai denuncianti alla loro prima apparizione all'OLAF. Non vi è alcuna analisi delle informazioni fornite."

- Lettera alla COCOBU del 17 marzo 2004: "(...) i controlli effettuati erano stati effettuati da due autorità diverse. Le raccomandazioni e le conclusioni adottate sono state simili. Inoltre, gli audit dei conti del gruppo di azione locale per gli anni 1997, 1998 e 1999, effettuati da organismi indipendenti, avevano sempre ottenuto un parere favorevole.

Per quanto riguarda l'aspetto giudiziario, l'unità Magistrati dell'OLAF aveva ottenuto le sue informazioni dal giudice istruttore di Figueres, in Spagna, ed era stata informata che non sarebbero state intraprese ulteriori azioni nel procedimento giudiziario in corso perché i denuncianti non si erano presentati per confermare le loro accuse al giudice responsabile del caso."

- I punti citati nella nota del 3 ottobre 2000 sono semplicemente una relazione sulle affermazioni presentate dai denuncianti.

Concludendo il suo parere, l'OLAF formula la seguente osservazione: "Alla luce di quanto precede, ritengo che l'OLAF abbia trattato la questione in modo del tutto appropriato, nel pieno rispetto di tutti i requisiti giuridici. Per questi motivi, ritengo che la presente indagine debba essere chiusa con la constatazione che l'OLAF non ha commesso alcuna cattiva amministrazione."

Osservazioni dei denuncianti

Le osservazioni dei denuncianti possono essere riassunte come segue.

Il parere dell’OLAF si basa essenzialmente su tre lettere inviate alla COCOBU in date anteriori al 16 settembre 2004. Si chiedono perché tali risposte non siano state loro inviate direttamente, già nel settembre 2004. Credono di essere stati discriminati. Ritengono inoltre che, a suo parere, l'OLAF mostri mancanza di rispetto per i denuncianti e per la procedura avviata presso il Mediatore. Non capiscono perché sia necessario coinvolgere il Mediatore per ottenere una risposta dall'OLAF. I denuncianti ritengono che l'OLAF non risponda a nessuna delle domande. Infine, a loro avviso, vi sono molte contraddizioni nelle risposte dell’OLAF, che costituiscono la prova di una cattiva gestione del caso Blue Dragon.

Sulla prima questione

I denuncianti osservano che l'OLAF non indica la data in cui il direttore ha modificato la propria firma e in base a quale documento chiave tale modifica è stata registrata in ADONIS o nel registro dell'OLAF. L'assenza di una risposta a tali domande induce i denuncianti a chiedersi se l'apertura ufficiale dell'indagine dell'OLAF sia stata creata retroattivamente dopo che il Mediatore ha avviato l'indagine sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB.

Sulla seconda questione

I denuncianti non sono soddisfatti della risposta. A loro avviso, il fatto che l’OLAF rispetti il suo manuale non costituisce una prova di buona amministrazione. Sono sorpresi dal ripetersi del cambiamento di firma all'interno dell'OLAF e ritengono che ciò riveli irregolarità amministrative all'interno dell'OLAF e sottolinei ancora una volta la creazione retroattiva di un'indagine che non è mai stata aperta.

Sulla terza questione

I denuncianti non sono soddisfatti della risposta secondo cui è impossibile registrare i dati in ADONIS retroattivamente. Esse ritengono che, in qualità di amministratore del sistema informatico, il direttore dell’OLAF sia in grado di apportare modifiche a tale sistema. A loro avviso, ciò conferma il fatto che le note del 3 ottobre 2000 e del 1° febbraio 2001 non sono state redatte in tali date. Non è stata fornita alcuna risposta per quanto riguarda il registro dell'OLAF.

Sulla quarta questione

I denuncianti ritengono che l'OLAF dimostri una mancanza di affidabilità nella misura in cui ha inviato un documento non registrato al Mediatore quando esisteva un documento registrato. Sono sorpresi di notare che la nota di chiusura del caso aveva un riferimento precedente rispetto alla relazione finale. Essi ritengono che la registrazione fosse retroattiva e che la relazione finale inviata al Mediatore fosse l'unico documento esistente all'epoca.

I denuncianti ritengono che l'OLAF avrebbe dovuto agire già nel luglio 2001, quando sono pervenute le relazioni delle autorità spagnole, al fine di tutelare gli interessi finanziari delle Comunità, e affermano che le misure adottate dalle autorità spagnole per il rimborso dei fondi concessi non sono state seguite.

Sulla quinta questione

I denuncianti ritengono che l'OLAF non abbia risposto alla domanda.

Sulla sesta questione

I denuncianti non sono soddisfatti della risposta e ritengono che non sia stata fornita alcuna risposta sull'ultimo punto.

Quesito n. 7

I denuncianti ritengono che l'OLAF non risponda alla domanda. A loro avviso, l’OLAF non ha rispettato la riservatezza della loro denuncia e ha comunicato informazioni a un giornalista, una persona non direttamente coinvolta nel caso di specie, quando tali informazioni non erano ancora note ai denuncianti.

Interrogazione n. 8

I denuncianti sottolineano di aver dimostrato che era possibile registrare i documenti in ADONIS retroattivamente e ritengono che l'OLAF avrebbe dovuto fornire la ricevuta di inoltro. L’OLAF si contraddice nelle sue spiegazioni del contenuto della nota del 3 ottobre 2000. Per quanto riguarda le altre questioni, l’OLAF non risponde.

Domanda n. 9

Secondo i denuncianti, l'OLAF non risponde alle domande poste. Essi ritengono che l’OLAF si contraddica in quanto fa riferimento a un sistema di archiviazione carente di cui ha precedentemente garantito l’inviolabilità.

Domanda n. 10

I denuncianti affermano che nel marzo 2001 qualcuno ha visitato il loro stabilimento in compagnia del presidente e del direttore del gruppo di azione locale, ma non sapevano che si trattava di un audit condotto nell'ambito dell'indagine spagnola. Esse osservano che l'obbligo di informare i denuncianti che l'inchiesta era stata avviata è stabilito nel manuale adottato il 15 febbraio 2001, poco prima dell'avvio dell'indagine sul progetto Blue Dragon. Non capiscono perché non siano stati informati fino al novembre 2001 che l'indagine era stata trasferita alle autorità spagnole. A loro avviso, l’OLAF non risponde alle loro domande specifiche.

Domanda n. 11

I denuncianti ritengono che l'OLAF non risponda alla loro domanda.

In conclusione, i denuncianti ritengono che vi siano molti casi di cattiva amministrazione da parte dell'OLAF nel corso della sua indagine sul progetto Blue Dragon.

LA DECISIONE

1 Osservazione preliminare

1.1 I denuncianti sono amministratori di una società il cui progetto è stato selezionato per ricevere fondi comunitari concessi nell'ambito dell'iniziativa comunitaria LEADER II. Sospettando che i fondi richiesti per conto della loro società fossero stati oggetto di frode, hanno contattato l’OLAF. Al termine dell'indagine, l'OLAF ha concluso che i fondi comunitari versati dovevano essere recuperati.

1.2 Il Mediatore osserva che, nelle sue osservazioni sul parere dell'OLAF, i denuncianti ritengono che vi siano molti casi di cattiva amministrazione da parte dell'OLAF nel corso della sua indagine sul progetto Blue Dragon.

1.3 Il Mediatore ricorda che, come ha sottolineato nella sua lettera del 15 dicembre 2004 ai denuncianti, la presente indagine riguarda unicamente l'asserzione secondo cui l'OLAF non avrebbe risposto alle domande formulate nella lettera dei denuncianti del 16 settembre 2004. La denuncia 1769/2002/(IJH)ELB, archiviata il 22 luglio 2004, riguardava l’affermazione dei denuncianti secondo cui l’OLAF non avrebbe svolto la sua indagine su Blue Dragon in modo accurato, obiettivo e imparziale.

2 Presunta mancata risposta alle domande dei denuncianti

2.1 I denuncianti sostengono che l'OLAF non ha risposto alle domande che gli sono state rivolte il 16 settembre 2004 in merito alla sua indagine sul progetto Blue Dragon.

2.2 Nel suo parere, l'OLAF rileva che le questioni sollevate nella lettera dei denuncianti del 16 settembre 2004 riguardano gli stessi eventi e lo stesso periodo di tempo di quelli oggetto della denuncia 1769/2002/(IJH)ELB. L’OLAF ha fornito ampie informazioni sulle questioni sollevate nelle sue osservazioni nell’ambito di tale denuncia del 2 ottobre 2003 e del 16 agosto 2004. Sarebbe inopportuno rivedere le questioni che sono state decise in quel caso. Inoltre, la questione e le questioni specifiche sollevate nella lettera dei denuncianti del 16 settembre 2004 sono state esaminate anche dalla commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (COCOBU), alla quale l'OLAF ha fornito informazioni scritte dettagliate in merito in tre diverse occasioni, il 23 dicembre 2003, il 3 marzo 2004 e il 17 marzo 2004. L'OLAF ha inoltre fornito informazioni orali dettagliate alla COCOBU nel corso di un'audizione e di un briefing. Richiedere all'OLAF di fornire nuovamente risposte dettagliate sulle stesse questioni costituirebbe un onere amministrativo indebito. L'OLAF conclude pertanto di limitarsi a indicare dove sono già state fornite le risposte a ciascuno dei quesiti sollevati dai denuncianti nella loro lettera e di fornire eventuali informazioni supplementari che possano essere utili.

2.3 Nelle loro osservazioni, i denuncianti sostengono che il parere dell'OLAF si basa essenzialmente su tre lettere che l'OLAF ha inviato al COCOBU e chiedono perché tali risposte non siano state loro inviate direttamente. I denuncianti ritengono inoltre che l'OLAF non abbia risposto a nessuna delle domande nella loro lettera del 16 settembre 2004.

Analisi dei principi pertinenti da parte del Mediatore

2.4 Il Mediatore ricorda innanzitutto che, ai sensi del Codice europeo di buona condotta amministrativa, "[i]l funzionario, quando è responsabile della questione in questione, fornisce al pubblico le informazioni richieste. (...) Il funzionario provvede affinché le informazioni comunicate siano chiare e comprensibili".

2.5 Il Mediatore ritiene che, in quanto presunte vittime di frode, che hanno presentato una denuncia all'OLAF, i denuncianti abbiano il diritto di aspettarsi che l'OLAF presti particolare attenzione al loro interesse a ottenere informazioni sulle pertinenti indagini svolte dall'OLAF.

2.6 Il Mediatore ritiene tuttavia che vi siano limiti al dovere delle istituzioni europee di rispondere alle richieste di informazioni ai sensi del codice europeo di buona condotta amministrativa. In particolare, gli interessi di una buona amministrazione esigono che tale obbligo sia soggetto al principio di proporzionalità, al fine di evitare un onere amministrativo irragionevole (12).

L’approccio adottato dal Mediatore nel caso di specie

2.7 Il Mediatore osserva che i denuncianti hanno scritto all'OLAF il 16 settembre 2004 e che la risposta dell'OLAF, datata 6 ottobre 2004, si limitava a fare riferimento alla decisione del Mediatore sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB.

2.8 Il Mediatore rileva tuttavia che il parere dell'OLAF sulla presente denuncia fornisce informazioni supplementari rispetto a quelle contenute nella sua lettera ai denuncianti del 6 ottobre 2004 e che le informazioni più significative erano già state fornite dall'OLAF alla commissione per il controllo dei bilanci (COCOBU) del Parlamento europeo.

2.9 In circostanze come quelle del caso di specie, in cui l'OLAF ha già risposto alle indagini del Mediatore e del COCOBU, il Mediatore ritiene che l'OLAF potesse ragionevolmente rispondere alla lettera dei denuncianti del 16 settembre 2004 indicando dove erano già state fornite le risposte a ciascuno dei quesiti sollevati dai denuncianti.

2.10 Inoltre, il Mediatore ritiene opportuno concentrare la sua indagine sulle informazioni fornite nel parere dell'OLAF al Mediatore, piuttosto che nella sua lettera ai denuncianti del 6 ottobre 2004. Sebbene il Mediatore concordi con i denuncianti sul fatto che non dovrebbe essere necessario che i cittadini si rivolgano al Mediatore per ottenere informazioni dalle istituzioni e dagli organi comunitari, il Mediatore osserva altresì che, alla data della presente denuncia, i denuncianti erano già a conoscenza dell'interesse del COCOBU per la vicenda Blue Dragon e di almeno alcune delle risposte fornite dall'OLAF al COCOBU, poiché i denuncianti stessi avevano trasmesso al Mediatore copie delle lettere pertinenti. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non sarebbe utile concentrare la sua indagine sull’adeguatezza delle risposte dell’OLAF ai denuncianti nella lettera del 6 ottobre 2004.

2.11 Nella sezione della presente decisione intitolata "LA RICHIESTA", il Mediatore ha esposto le parti pertinenti delle domande del denunciante e la sua comprensione delle risposte dell'OLAF, sulla base dei riferimenti forniti nel parere dell'OLAF e delle informazioni supplementari fornite dall'OLAF. Il Mediatore riconosce che i denuncianti non sono soddisfatti del contenuto di tali risposte. Tuttavia, dopo un attento esame delle domande e delle risposte, il Mediatore ritiene che l'affermazione dei denuncianti secondo cui l'OLAF non ha risposto non possa essere accolta. I punti che richiedono ulteriori osservazioni da parte del Mediatore sono descritti in dettaglio di seguito.

Sulla prima e sulla seconda questione

2.12 Il Mediatore osserva che l'OLAF non indica la data in cui il suo direttore e uno dei suoi colleghi hanno modificato le loro firme, né se tali modifiche della firma siano state registrate in un documento e se tale documento sia stato registrato.

2.13 Il Mediatore osserva inoltre che l'OLAF spiega che la persona che ha modificato la propria firma conferma che le due firme appartengono a lui e che eventuali modifiche future seguiranno la raccomandazione del Mediatore in materia di firme.

2.14 Il Mediatore ricorda che, nella sua indagine sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB, ha rivolto all'OLAF la seguente ulteriore osservazione:

«Il Mediatore ritiene che sarebbe stato conforme ai principi di buona amministrazione che l'OLAF avesse stabilito, al momento della modifica della firma del direttore generale dell'OLAF, un documento ufficiale che attestasse tale modifica. La disponibilità di tale documento avrebbe contribuito rapidamente a eliminare ogni possibile dubbio sull'autenticità della decisione di avvio dell'indagine."

Il Mediatore accoglie pertanto con favore il fatto che l'OLAF abbia tenuto conto di tale ulteriore osservazione e abbia adottato le misure necessarie.

Sulla terza questione

2.15 Il Mediatore osserva che l'OLAF non indica la data di inizio della registrazione dei dati presso il registro dell'OLAF.

2.16 Il Mediatore osserva che la risposta alla domanda dei denuncianti è contenuta nella relazione speciale n. 1/2005 della Corte dei conti sulla gestione dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)(13). In risposta alla Corte dei conti, il comitato di vigilanza dell'OLAF afferma che: "In risposta a una raccomandazione formulata dalla Corte dei conti, dalla prima metà del 2001 sono in vigore un sistema completo di registrazione dei fascicoli, un "sistema di gestione dei fascicoli", che viene costantemente migliorato, e un registro (greffe). "

Sulla quarta e sulla settima questione

2.17 Il Mediatore osserva che la risposta dell'OLAF alla domanda 4 riconosce che una versione non registrata della relazione finale sul caso è stata inavvertitamente presentata al Mediatore come allegato al parere circostanziato dell'OLAF sulla denuncia 1769/20002/(IJH)ELB e afferma che il suo contenuto è identico a quello della relazione registrata.

Inoltre, per quanto riguarda la domanda 7, il Mediatore osserva che l'OLAF riconosce che vi è stato un errore nel suo comunicato stampa riguardo alla data della decisione di avviare l'indagine.

2.18 Il Mediatore ritiene deplorevole che tali errori siano stati commessi dall'OLAF, in quanto hanno generato confusione da parte dei denuncianti. Tuttavia, l’OLAF ha riconosciuto i suoi errori nella sua risposta al caso di specie e si è pertanto conformato all’obbligo di informazione.

Quesito n. 7

2.19 Per quanto riguarda la riservatezza della denuncia al Mediatore, quest'ultimo ricorda che ogni denunciante ha il diritto di chiedere che la sua denuncia sia trattata in modo riservato. Tale richiesta significa che non vi è accesso del pubblico alla denuncia. Nella denuncia 1769/2002/(IJH)ELB i denuncianti avevano chiesto un trattamento riservato al momento della presentazione della denuncia; tuttavia, l’8 aprile 2003 essi hanno chiesto la revoca della riservatezza della loro denuncia. Il Mediatore osserva che il comunicato stampa dell'OLAF del 28 gennaio 2003 si limita a una sintesi dell'indagine dell'OLAF e che non vi è alcun riferimento alla denuncia presentata al Mediatore europeo.

2.20 Per quanto riguarda la comunicazione di informazioni da parte dell'OLAF ai denuncianti, il Mediatore osserva che l'OLAF ha riconosciuto che, in assenza di un manuale di procedura, non ha fornito informazioni ai denuncianti al momento pertinente. Il Mediatore si compiace del fatto che l'OLAF abbia successivamente adottato un manuale di procedura.

Domanda n. 9

2.21 Per quanto riguarda il fascicolo LEADER relativo a Blue Dragon, il Mediatore ricorda che, nell'ambito della sua indagine sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB, l'OLAF ha già riconosciuto di non essere in grado di confermare la data di ricevimento di tale fascicolo. Il Mediatore osserva che l'OLAF ha confermato la sua risposta su questo punto nel quadro della presente indagine. Il Mediatore ritiene che l'OLAF non possieda e non possa ottenere informazioni accurate sulla data in cui ha ricevuto il fascicolo. Il Mediatore non è a conoscenza di alcun elemento che suggerisca che l'OLAF possieda o possa ottenere tali informazioni.

2.22 Nella sua decisione sulla denuncia 1769/2002/(IJH)ELB (punto 2.5, lettera c)), il Mediatore ha dichiarato quanto segue:

"Il Mediatore osserva che l'OLAF ha riconosciuto di non disporre di un sistema adeguato per la registrazione dei documenti in arrivo al momento dell'avvio del caso Blue Dragon. Il Mediatore ritiene che tale debolezza sia particolarmente deplorevole alla luce dei doveri e delle responsabilità specifici dell'OLAF, che rendono importante che l'OLAF conquisti e mantenga la fiducia delle persone interessate dalle indagini, delle istituzioni europee e nazionali e dei cittadini dell'Unione. Il Mediatore rileva tuttavia che l'OLAF ha già adottato misure per affrontare il problema istituendo un sistema di registrazione efficace e affidabile. Secondo il Mediatore, il funzionamento di tale sistema dovrebbe contribuire a evitare, in futuro, dubbi sull'affidabilità dei fascicoli dell'OLAF.

Inoltre, il Mediatore osserva che vi è un conflitto tra l'OLAF e i denuncianti su determinati fatti (…). Secondo i denuncianti, se l'OLAF avesse riconosciuto la data in cui ha effettivamente ricevuto il fascicolo LEADER, avrebbe riconosciuto che la data di apertura dell'indagine era falsa.

Il Mediatore ritiene che il conflitto di cui sopra potrebbe essere risolto solo da un tribunale competente, che avrebbe la possibilità di valutare prove contrastanti sui fatti. Ricorda che i denuncianti hanno la possibilità di avviare un procedimento che consentirebbe loro di sottoporre la questione a un tribunale. Il Mediatore ritiene pertanto che non siano giustificate ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia."

2.23 Per quanto riguarda la presente denuncia, il Mediatore sottolinea che, nel rispondere alle domande dei cittadini, un'istituzione o un organo non può fornire informazioni di cui non è in possesso e che non può ottenere. Il Mediatore non ritiene pertanto che l’incapacità dell’OLAF di specificare quando ha ricevuto il fascicolo LEADER costituisca una mancata risposta ai fini della presente indagine.

3 Conclusione

Per i motivi sopra esposti, il Mediatore europeo conclude che non vi è stata cattiva amministrazione per quanto riguarda l'affermazione dei denuncianti secondo cui l'OLAF non ha risposto alle domande che gli erano state rivolte il 16 settembre 2004 in merito alla sua indagine.

Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il direttore dell'OLAF sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Tutte le note a piè di pagina sono note del Mediatore europeo.

(2) GU C 244 del 10.10.2005.

(3) Il Mediatore comprende che la lettera "B" corrisponde alla designazione di una delle direzioni dell'OLAF.

(4) La lingua originale della citazione è l'inglese.

(5) Il Mediatore ricorda che nella denuncia 1769/2002/(IJH)ELB ha formulato la seguente ulteriore osservazione all'OLAF:

"Il Mediatore ritiene che sarebbe stato conforme ai principi di buona amministrazione che l'OLAF avesse stabilito, al momento della modifica della firma del direttore generale dell'OLAF, un documento ufficiale che attestasse tale modifica. La disponibilità di tale documento avrebbe contribuito rapidamente a eliminare ogni possibile dubbio sull'autenticità della decisione di avvio dell'indagine."

(6) L'OLAF fa riferimento al punto 2 della presente lettera. Tuttavia, il Mediatore non è stato in grado di individuare il passaggio pertinente.

(7) UCLAF è l'acronimo francese di Unit for the Coordination of Fraud Prevention. L'UCLAF è stata creata nel 1988 e sostituita nel 1999 dall'OLAF, che ne ha assunto la maggior parte delle funzioni.

(8) Il Mediatore osserva che la relazione finale, di cui una copia è inclusa nel fascicolo, è datata 12 dicembre 2002 e che la data indicata dall'OLAF nella sua risposta sembra pertanto indicare l'anno sbagliato.

(9) Il Mediatore comprende che l'OLAF si riferisce in realtà al 24 giugno 2002.

(10) Il Mediatore comprende che i denuncianti fanno riferimento all'ottobre 2000.

(11) Nella sua risposta all'interrogazione n. 8, l'OLAF fa riferimento alla sua risposta all'interrogazione n. 7. Il Mediatore comprende che queste due frasi, che facevano parte della risposta dell'OLAF alla domanda 7, sono pertinenti per la domanda 8.

(12) Cfr., per analogia, causa C-353/99 P, Consiglio dell'Unione europea contro Heidi Hautala (Raccolta 2001, pag. I-09565, punti 30-31).

(13) GU C 202 del 18.08.2005.