Strasburgo, 12 luglio 2004

Egregio signor Z.,

Il 5 dicembre 2003 la Sua società ha presentato, per conto della Gemeinschaftskernkraftwerk Neckar GmbH, una denuncia contro la Commissione europea. La denuncia riguarda i servizi forniti alla centrale nucleare di Zaporozhye (Ucraina) sulla base di un contratto con la Commissione europea.

Il 17 dicembre 2003 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. Il 29 marzo 2004 la Commissione ha inviato il suo parere, che le ho trasmesso il 31 marzo 2004 invitandola a formulare, se lo desidera, osservazioni entro il 30 aprile 2004. In mancanza di risposta, i miei servizi Le hanno contattato telefonicamente il 17 maggio 2004. Su Sua richiesta, i miei servizi hanno accettato di concederLe una proroga di tale termine fino al 31 maggio 2004. Tuttavia, non sono pervenute osservazioni da parte Sua entro tale data.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante, una società tedesca, ha fornito assistenza in loco alla centrale nucleare di Zaporozhye (Ucraina). Tali servizi erano oggetto di un contratto di servizi concluso tra il denunciante e la Commissione europea (contratto WW.94.06/02.01/B006) il 20 settembre 1995. Il 19 dicembre 1996 è stato firmato un addendum a tale contratto (contratto 95-1347.01). Un ulteriore addendum (contratto 95-1347.02) è stato stipulato il 17 luglio 1997.

La denuncia riguarda due fatture relative al presente contratto (fattura n. 1-98 e fattura n. 2-98), entrambe emesse il 3 agosto 1998 e trasmesse alla Commissione.

La fattura n. 1-98 riguardava “Tariffe e spese dirette” e ammontava a 825 514,21 EUR. Secondo il denunciante, un importo di 9 569,82 EUR non è stato ancora pagato, corrispondente al costo di un viaggio a Mosca effettuato dal responsabile del progetto, da un altro esperto e da un interprete dal 12 al 17 maggio 1997.

La fattura n. 2-98 riguardava i “Rimborsabili” e ammontava a 89 253,47 EUR. Secondo il denunciante, un importo di 33 929,47 EUR non era stato inizialmente versato. Tale importo comprendeva i costi delle rubriche "Spese di viaggio Germania" (16 091,58 EUR), "Per Diem esperti ucraini" (7 104 EUR), "Spese di viaggio Ucraina" (1 338,20 EUR) e "Traduzione" (9 395,69 EUR).

Il denunciante ha ritenuto che tutte le spese di cui sopra fossero coperte dal contratto. Per quanto riguarda la fattura 1/98, il denunciante ha tra l'altro fatto riferimento a un fax ricevuto dalla Commissione il 20 novembre 1996 e alla posizione C.2 della “Ripartizione dei prezzi” allegata al contratto. Per quanto riguarda la fattura 2/98, il denunciante ha fatto riferimento alle posizioni C.6 ("Spese di viaggio per la Germania"), C.10 ("Per Diem Ukrainian Experts EU"), C.5 ("Spese di viaggio per l'Ucraina") e C.11 ("Traduzione") della ripartizione dei prezzi.

Nel novembre 2001 la Commissione ha effettuato un ulteriore pagamento di 16 499,69 EUR (a copertura dei costi dichiarati nelle voci "Per Diem Ukrainian Experts" e "Translation"). Secondo il denunciante, l'importo ancora dovuto a titolo della fattura n. 2-98 ammonta pertanto a 17 429,78 EUR.

Secondo il denunciante, alla Commissione è stato ricordato il suo debito in numerose occasioni, l'ultima volta con lettera del 17 dicembre 2001. Tuttavia, questa lettera è rimasta senza risposta.

Il denunciante ha sostenuto che i problemi che aveva incontrato con il presente contratto potevano essere influenzati dal fatto che aveva divergenze di opinione con la Commissione in merito a un altro contratto e dal fatto che aveva presentato la controversia al Tribunale di primo grado, dove era ancora pendente. Secondo il denunciante, il procedimento dinanzi alla Corte non era collegato alla presente denuncia.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante (rappresentato da una società belga) ha formulato nel merito le seguenti affermazioni:

(1) La Commissione non aveva pagato gli importi ancora dovuti al denunciante con la fattura n. 1-98 e la fattura n. 2-98.

(2) La Commissione ha spesso omesso di rispondere alle lettere inviatele dal denunciante e si rifiuta sistematicamente di negoziare con quest'ultimo.

Il denunciante ha chiesto alla Commissione di pagare l'importo di 26 999,60 EUR che, a suo avviso, le era dovuto.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Il contratto in questione era stato firmato nell'ambito del programma Tacis per la sicurezza nucleare il 20 settembre 1995. L'ultimo addendum al contratto era stato firmato nel luglio 1997 con scadenza il 20 marzo 1998. Il contratto prevedeva che il contraente dovesse inviare dichiarazioni di spesa sulla base di un calendario prestabilito, previsto all'articolo 6 dell'addendum. La fattura 1/98 riguardava gli onorari e le spese dirette e la fattura 2/98 i rimborsi. Tali fatture erano state ricevute quasi cinque mesi dopo la data di scadenza del contratto.

Fattura 1/98

Tale fattura era stata presentata alla Commissione il 3 agosto 1998. Nel marzo 1999 la Commissione aveva informato il denunciante che la fattura era stata elaborata, ma che l'importo pagato (815 944,39 EUR) sarebbe stato diverso da quello fatturato. Un importo di EUR 9 569,82 richiesto per tariffe e diarie relative a un viaggio a Mosca era stato respinto, in quanto il viaggio in questione non era stato autorizzato dal responsabile dei compiti della Commissione.

Chiedere un'autorizzazione preventiva per le missioni non esplicitamente menzionate nel contratto era in linea con gli "Orientamenti per la rendicontazione amministrativa sui progetti finanziati dal programma di assistenza tecnica dell'Unione europea ai nuovi Stati indipendenti TACIS". Ha inoltre aderito all'articolo 28, paragrafo 1, delle condizioni generali per gli appalti di servizi finanziati dai fondi Phare/Tacis (le "condizioni generali").

Il fax del 20 novembre 1996 cui fa riferimento il denunciante non indicava la necessità di una missione in Russia, ma suggeriva soltanto di prendere contatto con un'altra società. Tale fax non poteva essere considerato un'autorizzazione per il viaggio fatturato.

Inoltre, in un fax dell’11 dicembre 1998, il Task Manager della Commissione aveva chiaramente indicato che non era stata richiesta alcuna autorizzazione e che un’approvazione retroattiva e le corrispondenti modifiche necessarie per la ripartizione dei costi non erano possibili in considerazione del fatto che il contratto era già scaduto. Sono state possibili modifiche durante l'attuazione, ma non è stato possibile modificare elementi del contratto, come la ripartizione dei costi, dopo la scadenza del contratto.

Contrariamente a quanto sostenuto dal denunciante, l'allegato B ("Organizzazione e metodi") del contratto cui il denunciante aveva fatto riferimento prevedeva solo un aumento del numero di possibili voli per Mosca. Il fatto che vi fosse un bilancio destinato ai voli per Mosca non significava automaticamente che tali voli fossero autorizzati in quanto tali. L’articolo 28, paragrafo 1, delle condizioni generali così recitava: "Il contraente ha diritto al pagamento dell'importo indicato nel contratto man mano che i servizi sono prestati e accettati." I servizi cui si riferisce il denunciante non erano stati né autorizzati né accettati. Pertanto, il contraente non aveva diritto al pagamento di tali servizi.

Ciò era stato spiegato al contraente in diverse occasioni (lettere dell'11 dicembre 1998, del 4 agosto 1999 e del 30 ottobre 2001).

Fattura 2/98

Tale fattura era stata presentata il 3 agosto 1998. La Commissione aveva chiesto al denunciante di ripresentare correttamente la fattura. Ciò è avvenuto il 15 giugno 1999. Il 30 giugno 1999 la Commissione aveva informato il denunciante che la fattura era stata elaborata, ma che l'importo pagato sarebbe stato diverso da quello fatturato. Inizialmente era stato respinto un importo di 35 409,76 EUR. La Commissione aveva successivamente versato un importo di 16 499,69 EUR (per diems di esperti ucraini e traduzione) che non era stato pagato a causa di una supervisione della Commissione.

Le voci che erano state infine respinte erano le spese di viaggio per un viaggio non previsto nel contratto (1 471,79 EUR, accettato dal denunciante), l'IVA non rimborsabile (5,20 EUR, accettato dal denunciante) e le spese di viaggio in Germania e Ucraina.

Le spese sostenute in Germania e Ucraina dichiarate dal contraente come spese di viaggio non hanno potuto essere rimborsate a titolo delle linee di bilancio "Spese di viaggio in Germania" e "Spese di viaggio in Ucraina", come richiesto. Queste linee di bilancio erano collegate solo ai costi dei biglietti ferroviari e aerei e sono state rimborsate. Le spese respinte si riferivano a spese per voci quali alberghi, taxi e pasti per esperti e per esperti di contropartita. Per quanto riguarda gli esperti, tali costi dovrebbero essere coperti dalla linea di bilancio specifica relativa alle indennità giornaliere. Tuttavia, questa linea di bilancio (nella categoria "Spese dirette") era stata esaurita, cosicché il denunciante aveva chiesto di superare tale linea di bilancio. Gli stessi costi per gli esperti omologhi avrebbero dovuto essere imputati al bilancio del contraente, come specificato al punto 9 del " capitolato d'oneri tecnico" allegato al contratto. Tuttavia, non esisteva una linea di bilancio per coprire tali costi per gli esperti omologhi o altri beneficiari. Tali costi erano stati considerati parte integrante dell'offerta.

Per questi due motivi, non era stato possibile pagare l'importo richiesto nell'ambito del bilancio esistente. A tal fine sarebbe stata necessaria una modifica del contratto. Ciò era stato impossibile in quanto il contratto era già scaduto diversi mesi prima.

Mancata risposta alla lettera inviata dal denunciante e rifiuto di negoziare

Alla fine del 2001 (il 17, 19 e 20 dicembre) il denunciante aveva inviato alla Commissione una serie di tre lettere relative alla domanda di pagamento. La prima lettera del 17 dicembre 2001 non aveva fornito alcun elemento nuovo rispetto alle lettere precedenti.

Le lettere del 19 e 20 dicembre 2001 erano state inviate al funzionario finanziario incaricato. La Commissione aveva risposto a tali lettere il 14 gennaio 2002.

Alla lettera 17 dicembre 2001 non era stata data risposta separata. La Commissione aveva ritenuto che nella sua lettera del 30 ottobre 2001 fosse stato chiarito che la questione era stata considerata pienamente risolta, che il contratto era stato chiuso e che non sarebbero state prese in considerazione ulteriori richieste. Ciò era stato ribadito anche nella lettera del 14 gennaio 2002.

Dato che il denunciante, nella sua lettera del 17 dicembre 2001, aveva nuovamente presentato la stessa argomentazione senza presentare nuove argomentazioni, tale lettera era stata considerata ripetitiva. Si è pertanto ritenuto che non fosse necessaria alcuna risposta ai sensi dell'articolo 14, paragrafo 3, del codice europeo di buona condotta amministrativa.

Per quanto riguarda il rifiuto di negoziare, la Commissione non ha visto in che modo vi fosse stato un rifiuto da parte sua di negoziare.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1 Mancato pagamento delle somme asseritamente dovute

1.1 Il denunciante, una società tedesca, ha fornito assistenza in loco alla centrale nucleare di Zaporozhye (Ucraina). Tali servizi erano oggetto di un contratto di servizi concluso tra il denunciante e la Commissione europea. La denuncia riguardava due fatture relative a tale contratto (fattura n. 1-98 e fattura n. 2-98), entrambe emesse il 3 agosto 1998 e trasmesse alla Commissione. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva pagato gli importi che sosteneva le fossero dovuti in base a queste due fatture. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di pagare l'importo di 26 999,60 EUR che, a suo avviso, le era dovuto.

1.2 La fattura n. 1-98 riguardava “Tariffe e spese dirette”. Secondo il denunciante, un importo di 9 569,82 EUR non è stato ancora pagato, corrispondente ai costi di un viaggio a Mosca effettuato dal responsabile del progetto, da un altro esperto e da un interprete. La fattura n. 2-98 riguardava i “Rimborsabili”. Secondo il denunciante, un importo di 17 429,78 EUR era ancora in sospeso nelle rubriche "Spese di viaggio in Germania" (16 091,58 EUR) e "Spese di viaggio in Ucraina" (1 338,20 EUR).

1.3 A suo parere, la Commissione riteneva che l'importo richiesto nella fattura 1/98 non fosse dovuto al denunciante, dato che il viaggio in questione non era stato autorizzato dalla Commissione. La Commissione ha inoltre sostenuto che i costi ancora dichiarati nella fattura 2/98 non potevano essere rimborsati in quanto non rientravano nella linea di bilancio indicata dal denunciante. Ha inoltre spiegato che la linea di bilancio corretta era già stata esaurita e che per alcune voci non era mai esistita una linea di bilancio alla quale avrebbero potuto essere imputate le spese pertinenti.

1.4 La presente affermazione riguarda gli obblighi derivanti da un contratto concluso tra la Commissione e il denunciante.

1.5 Ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE, il Mediatore europeo è abilitato a ricevere denunce "relative a casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni o degli organi comunitari". Il Mediatore ritiene che si verifichino casi di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non agisce conformemente a una norma o a un principio che lo vincolano (1). La cattiva amministrazione può quindi essere constatata anche quando si tratta dell'adempimento di obblighi derivanti da contratti conclusi dalle istituzioni o dagli organi delle Comunità.

1.6 Tuttavia, il Mediatore ritiene che la portata del riesame che può effettuare in tali casi sia necessariamente limitata. In particolare, il Mediatore è del parere che non dovrebbe cercare di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente, che avrebbe la possibilità di ascoltare gli argomenti delle parti in merito al diritto nazionale pertinente e di valutare prove contrastanti su eventuali questioni di fatto contestate.

1.7 Il Mediatore ritiene pertanto che nei casi relativi a controversie contrattuali sia giustificato limitare la sua indagine all'esame del fatto che l'istituzione o l'organo comunitario gli abbia fornito una spiegazione coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che il suo punto di vista sulla posizione contrattuale sia giustificato. In tal caso, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Questa conclusione non pregiudicherà il diritto delle parti a che la loro controversia contrattuale sia esaminata e risolta autorevolmente da un tribunale della giurisdizione competente.

1.8 Nel caso di specie, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia presentato un resoconto coerente e ragionevole dei motivi per i quali ritiene che gli importi richiesti dal denunciante non siano dovuti.

1.9 In tali circostanze, non sembra sussistere alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la prima affermazione e la domanda di pagamento del denunciante.

2 Mancata risposta alle lettere

2.1 Il denunciante sosteneva che la Commissione aveva spesso omesso di rispondere alle lettere e si era sistematicamente rifiutata di negoziare con essa.

2.2 La Commissione ha fatto riferimento a tre lettere da essa indirizzate al denunciante in merito alle sue affermazioni (lettere dell'11 dicembre 1998, del 4 agosto 1999 e del 30 ottobre 2001). Essa ha aggiunto che, alla fine del 2001, il denunciante aveva inviato una serie di tre lettere relative alle sue domande di pagamento alla Commissione il 17, 19 e 20 dicembre, alle ultime due delle quali era stata data risposta il 14 gennaio 2002. Secondo la Commissione, alla lettera del 17 dicembre 2001 non era stata data risposta separata, poiché la Commissione aveva ritenuto che nella sua lettera del 30 ottobre 2001 fosse stato chiarito che la questione era stata considerata pienamente risolta, che il contratto era stato chiuso e che non sarebbero state prese in considerazione ulteriori richieste. La Commissione ha inoltre sostenuto che la lettera del 17 dicembre 2001 non conteneva elementi nuovi ed era stata considerata ripetitiva ai sensi dell'articolo 14, paragrafo 3, del codice europeo di buona condotta amministrativa.

2.3 Sulla base degli elementi di prova presentati al Mediatore, risulta che la Commissione ha risposto a tutte le lettere indirizzatele dal denunciante, ad eccezione di quella inviata il 17 dicembre 2001. Il Mediatore ritiene che sarebbe stato cortese rispondere anche alla presente lettera. È vero che l'articolo 14, paragrafo 3, del codice europeo di buona pratica amministrativa (2) prevede che non debba essere inviata alcuna risposta in caso di carattere ripetitivo di una lettera e il Mediatore è lieto di notare che la Commissione fa riferimento a tale codice, che è stato redatto dal Mediatore e approvato dal Parlamento europeo. Il Mediatore non è in grado di accertare se ciò si verifichi nel caso di specie, in quanto né il denunciante né la Commissione hanno presentato una copia della lettera del denunciante del 9 agosto 2001 alla quale la Commissione ha risposto il 30 ottobre 2001. Il Mediatore osserva tuttavia che, nella sua lettera del 30 ottobre 2001, la Commissione ha spiegato chiaramente che la posizione adottata in tale lettera era definitiva. Egli osserva inoltre che la lettera del 14 gennaio 2002 (che rispondeva alle lettere del denunciante del 19 e 20 dicembre 2001) ha ribadito tale posizione.(3) In tali circostanze, il denunciante non può aver avuto alcun ragionevole dubbio sulla posizione della Commissione. Il Mediatore non ritiene pertanto che ulteriori indagini siano giustificate in questo aspetto della seconda accusa del denunciante.

2.4 Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui la Commissione si sarebbe sistematicamente rifiutata di negoziare con il denunciante, il Mediatore ritiene che quest'ultimo non abbia presentato elementi di prova sufficienti per stabilire il suo caso.

2.5 In tali circostanze, non sembra sussistere alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la seconda censura.

3 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Cfr. relazione annuale 1997, pag. 22 sequ.

(2) Il presente codice è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu/).

(3) Cfr. l'ultima frase della presente lettera: "Si prega di notare che, come spiegato nella nostra lettera del 30.10.2000, il contratto è ora concluso e non saranno prese in considerazione ulteriori richieste."