Strasburgo, 12 dicembre 2003

Egregio signor C.,

Il 24 aprile 2003 il Mediatore europeo ha ricevuto una denuncia contro il Parlamento europeo, da Lei presentata a nome dell'Ufficio di traduzione del Surrey (di seguito "STB"). La denuncia riguardava un bando di gara per la traduzione nelle lingue dei paesi candidati (riferimento CS/ET/HU/LT/LV/MT/ PL/SK/SL/2003/EU).

Il 2 giugno 2003 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento. Il Parlamento ha trasmesso il suo parere il 26 settembre 2003. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 23 ottobre 2003.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

Il Mediatore ha inoltre ricevuto un'altra Sua denuncia, diretta contro la Commissione europea, relativa a questioni analoghe. La denuncia contro la Commissione è stata registrata con il numero di riferimento 949/2003/IJH e una decisione in merito a tale denuncia sarà presa separatamente.

IL RECLAMO

Nell'aprile 2003 è stata presentata una denuncia al Mediatore per conto di una società, la STB, in merito a un bando di gara per la traduzione nelle lingue dei paesi candidati.

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono, in sintesi, i seguenti:

La Commissione, con la quale la STB aveva già un contratto quadro, ha invitato la STB a partecipare alla gara d’appalto in questione per posta elettronica il 15 aprile 2003. Il denunciante è venuto a conoscenza del bando di gara a seguito di tale messaggio di posta elettronica della Commissione. Tuttavia, il bando di gara era già stato pubblicato in precedenza. Il termine ultimo per la presentazione delle offerte era il 30 aprile 2003.

Il denunciante ha ritenuto confuso il testo del capitolato d'oneri, in particolare per quanto riguarda la prova richiesta delle qualifiche dei traduttori e il riferimento alle copie autenticate. Il capitolato d'oneri, al punto 2.2.3.2, affermava che "è opportuno notare che il livello minimo di qualifiche per un traduttore considerato accettabile ai fini del presente bando di gara è il completamento con successo di studi di livello universitario in qualsiasi disciplina. Deve essere fornita la prova di questo livello di qualifica al momento della presentazione dell'offerta (copia certificata del diploma/certificato)".

Per ottenere chiarimenti sulla questione, il denunciante ha consultato lo speciale sito web delle FAQ (1), fornito dal Parlamento europeo. Questo sito web ha fornito ulteriori informazioni sulle copie autenticate, ad esempio che "deve essere presentata un'offerta originale, compresi gli originali o le copie autenticate", che "sono accettati solo gli originali o le copie autenticate dei documenti giustificativi" e che "copia certificata = attestazione che si tratta di una copia conforme dell'originale da parte di un'autorità competente, ad esempio l'autorità emittente, il notaio, ecc. La certificazione da parte del rappresentante legale dell'offerente /.../ non è accettabile".

A causa della notifica tardiva da parte della Commissione, vi è stata una carenza di tempo per completare l'offerta di STB. Il 22 aprile 2003 il denunciante ha quindi inviato alla persona designata, che lavorava al Parlamento europeo, un messaggio di posta elettronica in cui chiedeva se fossero accettate copie via fax o copie in formato pdf di documenti certificati o se fosse richiesta la certificazione originale. La ragione di questa domanda era che il denunciante riceveva copie certificate dei diplomi via fax dai traduttori freelance di STB. Nella risposta del Parlamento si affermava soltanto che "le offerte non possono essere presentate per fax". Pertanto, il 23 aprile 2003, il denunciante ha inviato un'altra e-mail al Parlamento, chiarendo la sua domanda e sottolineando che non era chiaro se la certificazione stessa dovesse essere in originale o se una copia della certificazione fosse sufficiente. Il denunciante ha ricevuto, lo stesso giorno, una risposta in cui si affermava che "una copia di una copia autenticata non è per definizione una copia autenticata e non può essere accettata".

Il denunciante ha ritenuto che questa interpretazione della formulazione "copia certificata" impedirebbe realisticamente non solo a STB, ma anche ad altre agenzie al di fuori del Belgio, di partecipare alla procedura di gara. Il motivo risiedeva nel fatto che il periodo intercorso tra la notifica del bando di gara il 15 aprile 2003 e il termine ultimo per la presentazione delle offerte non era sufficiente per ottenere le copie autenticate richieste. Il denunciante ha inoltre ritenuto che l'interpretazione del Parlamento non fosse corroborata dalla formulazione del capitolato d'oneri originario, ma costituisse un abuso interpretativo di tale capitolato d'oneri. Il denunciante ha espresso tali opinioni in un'altra e-mail al Parlamento, anch'essa inviata il 23 aprile 2003. Il denunciante non ha ricevuto alcuna risposta a tale e-mail. Quando ha cercato di contattare telefonicamente l'unità competente del Parlamento, gli è stato detto che non erano state accettate ulteriori domande e che era stato pubblicato l'aggiornamento finale del sito web delle domande frequenti. Tuttavia, la sua domanda iniziale non è stata menzionata in questa versione finale del sito web delle FAQ, né il sito web ha chiarito il requisito di un "attestato originale". Secondo il denunciante, il Parlamento ha commesso una grave violazione del capitolato d'oneri non pubblicando la sua domanda e la sua risposta sul sito web delle FAQ.

In sostanza, il denunciante sostiene che il Parlamento europeo:

i) ha interpretato erroneamente il termine "copia certificata" nel capitolato d'oneri; e

ii) non ha pubblicato sul suo sito Internet la sua domanda e la sua risposta.

Il denunciante ha allegato alla sua denuncia copie della sua corrispondenza di posta elettronica con il Parlamento in merito alla questione. Da tale corrispondenza risulta che il bando di gara in questione è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, serie S, il 19 marzo 2003. Sembra inoltre che non sia stata la Commissione a inviare l'e-mail attraverso la quale il denunciante è venuto a conoscenza del bando di gara in questione, ma il Servizio comune di traduzione del Comitato economico e sociale e del Comitato delle regioni.

L'INCHIESTA

Il parere del Parlamento europeo

In sintesi, il Parlamento ha espresso il seguente parere:

Per quanto riguarda l'asserzione i) e l'interpretazione del termine "copia certificata", il capitolato d'oneri era chiaro e inequivocabile. Il requisito dei diplomi originali che attestano il completamento degli studi universitari, o delle loro copie autenticate, è in effetti una prassi corrente nelle procedure di gara e, in quanto tale, il punto non necessitava di ulteriori chiarimenti. Su richiesta, il Parlamento ha tuttavia chiarito ulteriormente il termine sul sito web delle domande frequenti. Il Parlamento rileva inoltre che, dopo aver presentato la sua denuncia al Mediatore, il denunciante le ha scritto, ammettendo che la sua "interpretazione della copia autenticata è probabilmente rigorosamente corretta".

Per quanto riguarda l'asserzione ii), tutte le richieste di chiarimenti ricevibili pervenute entro la mezzanotte del 23 aprile 2003 hanno ricevuto una risposta diretta e le domande e le relative risposte sono state pubblicate sul sito web delle FAQ. Il Parlamento ha messo a punto questo sito web il 24 aprile 2003. Quando più offerenti hanno posto la stessa domanda, il Parlamento ha dato a ciascuno di essi una risposta identica e ha pubblicato l'interrogazione e la sua risposta una sola volta sul sito web. In senso stretto, le domande del denunciante non erano ricevibili in quanto la formulazione del capitolato d'oneri era chiara ed era inoltre rafforzata dai chiarimenti pubblicati sul sito web delle FAQ già prima del 23 aprile 2003. La persona responsabile ha tuttavia risposto al denunciante per rivolgere la sua attenzione alle pubblicazioni del sito web. Il Parlamento ritiene pertanto che le risposte alle domande ricevibili del denunciante siano state effettivamente fornite a tutti i potenziali offerenti attraverso le risposte alle richieste di chiarimenti ricevibili pubblicate sul sito web delle FAQ il 24 aprile 2003.

Osservazioni del denunciante

Le osservazioni del denunciante hanno fatto, in sintesi, i seguenti punti:

Il Parlamento non ha affrontato pienamente la confusione sorta in relazione al termine inglese "certified copy". Questo termine significava che una copia di un diploma con il suo marchio certificato era sufficiente o richiedeva che la copia del diploma fosse presentata con il marchio certificato originale dell'autorità di certificazione? Tale questione è stata cruciale a causa della mancanza di tempo a partire dalla notifica del 15 aprile 2003. Si è inoltre creata confusione in merito alle diverse pratiche utilizzate dalle diverse istituzioni per quanto riguarda il requisito degli originali o delle copie autenticate dei diplomi di traduttore. Il Parlamento avrebbe dovuto accogliere una richiesta urgente di chiarimenti su questo punto.

LA DECISIONE

1 Osservazioni preliminari

1.1 Nelle sue osservazioni sul parere del Parlamento europeo, il denunciante sostiene che vi è confusione riguardo alle diverse pratiche tra le istituzioni per quanto riguarda il requisito degli originali o delle copie autenticate dei diplomi dei traduttori.

1.2 Poiché questa nuova accusa non fa parte della denuncia originaria, il Mediatore non la tratta nell'ambito della presente indagine. Il denunciante potrebbe tuttavia prendere in considerazione la possibilità di presentare una nuova denuncia al Mediatore, se lo desidera, specificando le istituzioni interessate e fornendo elementi di prova su cui potrebbe basarsi un'indagine.

2 Sull'asserita errata interpretazione del termine "copia certificata"

2.1 La denuncia riguarda un bando di gara per la traduzione nelle lingue dei paesi candidati. Il denunciante sostiene che il Parlamento europeo ha erroneamente interpretato il termine "copia certificata" nel capitolato d'oneri nel senso che il marchio certificato doveva essere nell'originale.

2.2 Il Parlamento europeo sostiene che il capitolato d'oneri era inequivocabile per quanto riguarda l'interpretazione del termine "copia certificata" e che il requisito dei diplomi originali che attestano il completamento degli studi universitari, o delle loro copie autenticate, è una prassi corrente nelle procedure di gara. Inoltre, il termine è stato ulteriormente chiarito sul sito web delle FAQ.

2.3 Il Mediatore ritiene che l'interpretazione da parte del Parlamento del termine "copia certificata" come "attestazione che si tratta di una copia autentica dell'originale da parte di un'autorità competente", e che "una copia di una copia autenticata non è per definizione una copia autenticata", sia la normale interpretazione di tale termine. Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione da parte del Parlamento per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

3 Presunta mancata pubblicazione da parte del Parlamento di un'interrogazione e della sua risposta

3.1 Il denunciante sostiene che il Parlamento europeo non ha pubblicato, sul sito web delle FAQ, la sua domanda relativa all'interpretazione del termine "copia certificata" e la sua risposta, che gli è stata inviata in un messaggio di posta elettronica il 23 aprile 2003. Secondo il denunciante, tale inadempienza costituisce una grave violazione del capitolato d'oneri.

3.2 Il Parlamento europeo sostiene che l'interrogazione del denunciante non era ricevibile in senso stretto, in quanto la formulazione del capitolato d'oneri era chiara ed era stata inoltre rafforzata dai chiarimenti pubblicati sul sito web delle FAQ prima del 23 aprile 2003. Il Parlamento ha tuttavia risposto al denunciante per rivolgere la sua attenzione alle pubblicazioni del sito web. Le risposte alle domande ricevibili del denunciante sono state quindi fornite a tutti i potenziali offerenti nelle risposte alle richieste di chiarimenti ricevibili, pubblicate sul sito web delle FAQ il 24 aprile 2003.

3.3 Il Mediatore osserva che la motivazione alla base della pubblicazione delle domande degli offerenti e delle loro risposte sul sito web delle FAQ consiste nel consentire a tutti gli offerenti di accedere alle stesse informazioni sulla procedura di gara, garantendo in tal modo la parità di trattamento. Il Mediatore ritiene che le informazioni fornite dal Parlamento nella sua e-mail al denunciante fossero già disponibili nel capitolato d'oneri e nel sito web delle FAQ in modo sufficientemente chiaro, in modo che tutti gli offerenti fossero ugualmente informati. Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione da parte del Parlamento per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

4 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte del Parlamento europeo. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il Presidente del Parlamento europeo sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Cioè, un sito web che dà risposte alle domande frequenti.