Contesto della denuncia

1. L'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA) è un'agenzia dell'Unione europea incaricata di sostenere gli Stati membri nell'applicazione delle norme dell'UE che disciplinano l'asilo, la protezione internazionale e le condizioni di accoglienza. L’EUAA sostiene gli Stati membri nel settore della protezione internazionale fornendo assistenza pratica, giuridica, consultiva e operativa.

2. Il denunciante ha firmato un contratto con l’Agenzia EUAA per la fornitura di consulenza legale. In base al contratto, è stato incaricato di sostenere le autorità nazionali di uno Stato membro dell'UE nelle loro procedure di asilo. Nel 2023 l’EUAA ha deciso di non rinnovare il suo contratto. Il denunciante ha contestato la decisione dell’EUAA e ha chiesto di vedere qualsiasi relazione di valutazione sulla sua prestazione nell’ambito del contratto.

3. L’EUAA ha trattato la richiesta del denunciante in linea con la legislazione dell’UE sull’accesso del pubblico ai documenti[1], individuando quattro documenti, in particolare quattro scambi di e-mail contenenti riscontri in relazione al lavoro svolto dal denunciante in qualità di esperto esterno retribuito. L’EUAA ha concesso un accesso parziale alle quattro e-mail, con espunzioni di dati personali. Ha spiegato di non poter divulgare i dati personali in questione al fine di proteggere la vita privata e l’integrità dell’individuo[2]. L’EUAA ha dichiarato di aver occultato i nomi delle persone fisiche, ma anche altri dati personali che potrebbero potenzialmente identificare determinate persone in considerazione del numero limitato di persone interessate, in particolare le date delle e-mail in questione.

4. Il denunciante ha quindi chiesto all'EUAA di riesaminare la sua decisione di rifiutare l'accesso (presentando la cosiddetta "domanda di conferma"). Pur comprendendo che alcuni dati personali dovevano essere oscurati per proteggere la privacy di altre persone, ha insistito sul fatto che voleva accedere ai nomi degli autori di ogni e-mail e alle date in cui sono stati inviati. Nel settembre 2023 l’EUAA ha confermato la sua decisione.

5. Insoddisfatto del modo in cui l’EUAA aveva gestito la sua richiesta di accesso del pubblico ai documenti, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

6. Il Mediatore ha avviato un’indagine sul rifiuto dell’EUAA di dare pieno accesso del pubblico ai quattro documenti individuati nella denuncia.

7. Nel corso dell’indagine, il Mediatore ha ispezionato le copie prive di omissis dei documenti controversi. Il Mediatore ha inoltre ricevuto ulteriori pareri dall'EUAA sulla denuncia.

Argomenti presentati al Mediatore

8. Il denunciante ha affermato di aver bisogno di vedere i nomi degli autori di ciascuna e-mail al fine di verificare che la procedura fosse stata equa. Egli presumeva che le e-mail fossero state inviate da uno specifico membro del personale dell’EUAA con il quale aveva avuto scambi regolari. In questo senso, sapeva chi era quella persona. Egli non ha quindi compreso in che modo il diritto alla vita privata di tale persona potesse essere violato, dal momento che essi avevano accettato, in linea di principio, che il loro nome fosse noto agli esperti oggetto della valutazione.

9. Ha anche detto che le date delle e-mail non avrebbero dovuto essere oscurate. A suo avviso, le “date” non sono dati personali che rientrano nella definizione contenuta nella legislazione applicabile alle istituzioni dell’UE in materia di protezione dei dati personali[3]. Egli ha sostenuto di avere un interesse legittimo ad avere accesso alle date delle e-mail al fine di verificare che siano state inviate nello stesso lasso di tempo della durata del suo contratto.

10. L’EUAA ha sostenuto che le e-mail contengono una varietà di dati personali, quali nome e cognome, titoli di lavoro e indirizzi e-mail, che possono rendere le persone interessate direttamente identificabili. La divulgazione dei dati personali pregiudicherebbe la tutela della vita privata e l'integrità di tali persone, conformemente alla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati personali.

11. L’EUAA ha spiegato che la normativa in materia di protezione dei dati stabilisce che i dati personali possono essere trasmessi a un destinatario solo se quest’ultimo stabilisce che è necessario che i dati siano trasmessi per una finalità specifica di interesse pubblico. L’EUAA ha sostenuto che il denunciante non aveva presentato alcun argomento convincente per dimostrare tale necessità. Inoltre, ha affermato l’EUAA, il denunciante non aveva dimostrato perché le informazioni già divulgate, vale a dire il contenuto completo della valutazione del suo lavoro, non fossero sufficienti. L’EUAA ha sottolineato che il denunciante stesso aveva già riconosciuto di sapere chi fosse l’autore, il che, secondo l’EUAA, implica che non vi è alcuna reale necessità di ulteriori divulgazioni.

12. Per quanto riguarda le date delle e-mail, l’EUAA ha sostenuto che la loro divulgazione potrebbe consentire di collegare il contenuto dell’e-mail al suo autore o alla persona da cui provengono le informazioni ivi contenute, nonché alle informazioni relative a terzi. Nelle sue ulteriori osservazioni sulla denuncia, l’EUAA ha fornito ulteriori chiarimenti su come la divulgazione delle date delle e-mail in questione potesse consentire al pubblico di dedurre chi fosse l’autore dell’e-mail. L’EUAA ha chiesto che tali chiarimenti rimangano riservati.

La valutazione del Mediatore

13. L’esame del gruppo d’indagine del Mediatore ha confermato che i quattro documenti in questione contengono dati personali e che le espunzioni applicate dall’EUAA riguardano tali dati personali.

14. Il concetto di "dati personali" ai sensi della legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati è molto ampio. I dati personali comprendono "qualsiasiinformazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (...); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente”.[4]

15. L’EUAA ha correttamente sostenuto che, al fine di trasmettere i dati personali al denunciante (in altre parole, divulgare integralmente i documenti senza l’espunzione dei dati personali), deve prima verificare se il denunciante ha dimostrato la necessità di fargli trasferire tali dati personali per uno scopo specifico di interesse pubblico.

16. Il denunciante ha affermato di aver bisogno del pieno accesso ai documenti per verificare che l’EUAA avesse seguito la procedura corretta quando ha deciso di non rinnovare il suo contratto e potenzialmente di intraprendere ulteriori azioni legali. Secondo la giurisprudenza dell'UE, si tratta tuttavia di un interesse puramente privato[5].

17. Il Mediatore osserva che le "date" non sono, in linea di principio, dati personali, a meno che non rendano una persona identificabile, direttamente o indirettamente. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto all'EUAA di chiarire in che modo la divulgazione delle date delle e-mail in questione potesse consentire al pubblico di dedurre l'autore dell'e-mail. In risposta, l’EUAA ha fornito spiegazioni riservate sulla situazione specifica al momento dell’invio delle e-mail. Alla luce di tali ulteriori spiegazioni, il Mediatore ritiene ragionevole la posizione dell’EUAA.

18. Il Mediatore conclude pertanto che il rifiuto dell’EUAA di concedere il pieno accesso del pubblico ai quattro documenti controversi era ragionevole.

Conclusion

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione[6]:

In questo caso non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo.

Il denunciante e l’EUAA saranno informati della presente decisione.

Rosita Hickey
Direttore delle Inchieste

Strasburgo, 03/07/2024

[1] Regolamento 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] Tale eccezione è prevista all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[3] Regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725.

[5] Sentenza del Tribunale del 9 ottobre 2018 nella causa T-634/17, Anikó Pint/Commissione europea, punto 59, disponibile all'indirizzo: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=T-634/17&language=en

[6] La presente denuncia è stata trattata nell'ambito della gestione delegata dei casi, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di attuazione: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en