Strasburgo, 19 novembre 2003

Egregio signor X,

Il 27 febbraio 2003 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) in merito al trattamento da parte dell'EPSO della Sua risposta all'invito a manifestare interesse pubblicato dall'EPSO in vista della selezione del personale ausiliario per il preallargamento.

L'11 marzo 2003 il Mediatore ha trasmesso la denuncia al direttore dell'EPSO. L'EPSO ha inviato il suo parere il 25 aprile 2003 e io l'ho ricevuto il 6 maggio 2003. L'ho trasmessa il 20 maggio 2003 con l'invito a formulare osservazioni entro il 30 giugno 2003. A tale data non sono pervenute osservazioni da parte Sua.

Il 15 luglio 2003 ho presentato all'EPSO una proposta di soluzione amichevole. Lei ne è stato informato in una lettera inviata lo stesso giorno. L'EPSO ha trasmesso il suo parere il 28 luglio 2003. Le ho trasmesso il 9 settembre 2003 con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 5 novembre 2003.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte. Poiché Lei ha indicato che avrei potuto utilizzare il tedesco, l'inglese o il francese, la presente decisione Le sarà trasmessa in inglese, la lingua di lavoro dell'ufficio del Mediatore.

IL RECLAMO

Nel novembre 2002 l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha organizzato, a nome delle istituzioni dell'UE, un invito a manifestare interesse per una serie di posti non permanenti in vista del prossimo allargamento dell'UE. I candidati dovevano possedere una "conoscenza approfondita" di almeno una delle lingue dei dieci paesi candidati all'adesione e una "sana conoscenza" dell'inglese, del francese o del tedesco. Le domande dovevano essere presentate entro il 10 gennaio 2003. Il modulo di candidatura richiedeva ai candidati di indicare se la lingua pertinente era la loro lingua madre o se le loro conoscenze erano "buone", "molto buone" o "eccellente". Le domande ammissibili dovevano essere inserite in una banca dati dall'EPSO. Sembra che solo i candidati i cui nomi figurano in questa banca dati possano essere assunti.

Il denunciante, un cittadino tedesco, ha presentato una domanda. Egli ha affermato che, quando ha successivamente telefonato all'EPSO, gli è stato comunicato che i requisiti linguistici erano stati modificati dopo la scadenza del termine per la presentazione delle candidature. Di conseguenza, è stato ora richiesto che i candidati dovessero avere una delle lingue dei dieci paesi candidati come lingua madre o possedere una conoscenza "eccellente" di tale lingua; inoltre, devono avere una "buona conoscenza" dell'inglese, del francese o del tedesco.

L'esame delle domande si è concluso il 13 febbraio 2003. Secondo il denunciante, 21 020 dei 22 005 richiedenti dei paesi candidati all'adesione sono stati inseriti nella banca dati, ma solo 1 126 dei 3 374 richiedenti degli attuali Stati membri. La domanda del denunciante non figurava tra quelle accolte.

Quando il denunciante ha telefonato all'EPSO, gli è stato detto che il rigetto della sua domanda era dovuto al fatto che non aveva spuntato "eccellente" in relazione alla sua conoscenza di una delle lingue dei dieci paesi candidati all'adesione. Secondo il denunciante, il funzionario dell'EPSO al quale ha parlato ha anche sostenuto che, nel caso di un invito a manifestare interesse come quello attuale, l'EPSO non era vincolato dai principi del legittimo affidamento e della certezza del diritto. Il denunciante ha quindi inviato due fax al direttore f.f. dell'EPSO il 24 e 26 febbraio 2003, chiedendo che il suo nome fosse aggiunto alla banca dati pertinente.

In assenza di qualsiasi reazione da parte dell'EPSO, egli ha presentato la presente denuncia.

Il denunciante ha affermato di soddisfare i criteri originari, dato che ha una conoscenza "buona" del tedesco, dell'inglese e del francese e una conoscenza "approfondita" del polacco. Egli ha pertanto ritenuto che il suo nome dovesse essere inserito nella banca dati. Il denunciante ha sostenuto che il requisito di avere una conoscenza "approfondita" di una determinata lingua non poteva essere interpretato nel senso che fosse richiesta una conoscenza "eccellente" o che tale lingua dovesse essere la lingua madre del richiedente. Una conoscenza "eccellente" era sostanzialmente più di una conoscenza "approfondita". Secondo il denunciante, le istituzioni devono rispettare i diritti fondamentali e i principi generali del diritto amministrativo ogniqualvolta agiscono. Il denunciante ha sostenuto che, modificando successivamente i criteri, l'EPSO ha violato i principi del legittimo affidamento e della certezza del diritto. Il denunciante ha inoltre sostenuto che i richiedenti degli attuali Stati membri sono stati discriminati in quanto i richiedenti dei paesi candidati all'adesione dovevano solo avere una "buona" conoscenza dell'inglese, del francese o del tedesco.

Secondo il denunciante, la banca dati era a disposizione delle istituzioni e degli organi dell'UE dal 14 febbraio 2003. Il denunciante ha pertanto ritenuto che la questione fosse urgente.

L'INCHIESTA

La denuncia è stata trasmessa all'EPSO per parere. Nella sua lettera, il Mediatore ha attirato l'attenzione dell'EPSO sul fatto che il denunciante considerava la questione urgente.

Nel suo parere, l'EPSO ha formulato le seguenti osservazioni:

I candidati dovevano possedere una conoscenza approfondita ("connaissance approfondie") di almeno una delle lingue dei dieci paesi candidati all'adesione e una solida conoscenza ("bonne connaissance") dell'inglese, del francese o del tedesco. Ciò rispecchiava lo spirito dell'articolo 28, lettera f), dello statuto, secondo il quale nessuno può essere nominato funzionario a meno che "non fornisca la prova di una conoscenza approfondita di una delle lingue delle Comunità e di una conoscenza soddisfacente di un'altra lingua delle Comunità nella misura necessaria all'esercizio delle sue funzioni".

In una prima fase centralizzata è stata effettuata una preselezione dei candidati. Un comitato di convalida, composto da rappresentanti di tutte le istituzioni comunitarie che partecipano alla procedura, ha definito i criteri di filtraggio al fine di determinare i candidati ammessi alla banca dati dei candidati che hanno soddisfatto i criteri di ammissibilità. I servizi dell'EPSO hanno contribuito a controllare le oltre 25 000 domande.

Tale operazione è terminata il 13 febbraio 2003 e la banca dati è stata messa a disposizione delle istituzioni affinché queste ultime potessero esaminare le domande alla luce delle proprie esigenze. Poco più di 3 000 domande non erano state incluse nella banca dati. Si trattava per lo più di casi in cui i criteri di ammissione non erano soddisfatti, ma vi erano anche casi di domande doppie e quindi errate.

I candidati dovevano possedere una conoscenza approfondita di almeno una delle lingue dei dieci paesi candidati all'adesione. La commissione giudicatrice aveva definito l'espressione "conoscenze approfondite" equivalente a quella della lingua principale o della lingua materna o delle conoscenze "eccellenti".

Il denunciante aveva indicato nella sua domanda che la sua lingua madre era il tedesco e che la sua conoscenza del polacco era "molto buona". Aveva anche allegato il suo curriculum vitae. Secondo le informazioni fornite dal denunciante in merito alle sue competenze linguistiche, la sua conoscenza del polacco era "buona".

Poiché il denunciante stesso aveva valutato la sua conoscenza di una delle lingue dei paesi candidati (in questo caso il polacco) come "buona" o "molto buona", la commissione giudicatrice si era limitata ad applicare i criteri di filtraggio già stabiliti per verificare l'ammissibilità delle domande e non era stata quindi in grado di includere la domanda del denunciante nella banca dati pertinente.

I criteri di ammissibilità per questa procedura, pubblicati sul sito web dell'EPSO, rispecchiavano le reali esigenze individuate dalle istituzioni europee in relazione ai compiti connessi alla preparazione del prossimo allargamento. Ad esempio, la Commissione dovrebbe lavorare in stretto collegamento con i futuri Stati membri per preparare l'attuazione delle politiche dell'UE. Al Parlamento europeo, i lavori connessi all'allargamento hanno riguardato diversi servizi, in particolare i servizi di traduzione e interpretazione. In entrambi i casi, la conoscenza approfondita di una delle nuove lingue era quindi estremamente importante.

Il fatto che un candidato fosse cittadino di uno degli Stati membri esistenti non costituiva un motivo di esclusione. Tutti i candidati sono stati presi in considerazione. Non sorprende tuttavia che un gran numero di candidati provenienti dai paesi in procinto di aderire all'UE siano stati inclusi nella banca dati finale, dal momento che una percentuale maggiore di tali candidati soddisfaceva le condizioni, comprese quelle relative alle competenze linguistiche.

Osservazioni del denunciante

Il Mediatore ha trasmesso il parere dell’EPSO al denunciante e lo ha invitato a presentare osservazioni, se lo desiderava, entro il 30 giugno 2003. Non sono pervenute osservazioni dal denunciante entro tale data.

SFORZI DELL'OMBUDSMAN PER RAGGIUNGERE UNA SOLUZIONE AMICIZIA

Dopo un attento esame del parere e delle questioni sollevate, il Mediatore non era convinto che l'EPSO avesse risposto adeguatamente a tutte le accuse del denunciante.

La proposta di una soluzione amichevole

L'articolo 3, paragrafo 5, dello statuto del mediatore (1) ordina al mediatore di cercare, per quanto possibile, una soluzione con l'istituzione interessata per eliminare il caso di cattiva amministrazione e soddisfare la denuncia. La conclusione provvisoria del Mediatore era che la decisione dell'EPSO di non includere la domanda del denunciante nella banca dati delle domande ammissibili poteva costituire un caso di cattiva amministrazione.

Il Mediatore ha pertanto presentato alla Commissione la seguente proposta di soluzione amichevole:

La Mediatrice potrebbe riconsiderare la domanda del denunciante in risposta all'invito a manifestare interesse pubblicato dall'EPSO.

La proposta si basava sulle seguenti considerazioni:

1 Il requisito di possedere una conoscenza "approfondita" di una lingua può essere interpretato tenendo conto delle esigenze delle istituzioni dell'UE per le quali l'EPSO ha organizzato il pertinente invito a manifestare interesse. Alla luce delle spiegazioni fornite dall'EPSO, il Mediatore ritiene che la commissione giudicatrice avesse il diritto di esigere che i candidati avessero un'ottima conoscenza della lingua in questione. Il Mediatore osserva tuttavia che, nel suo modulo di domanda, il denunciante sembra aver indicato di possedere un'ottima conoscenza della lingua polacca.

2 Il rigetto della domanda del denunciante era quindi legittimo solo se la commissione giudicatrice riteneva che fosse necessaria un’ottima conoscenza della lingua di cui trattasi, o che la lingua doveva essere la lingua principale o la lingua madre del richiedente, fosse corretta. Il Mediatore osserva che le commissioni giudicatrici dispongono di un ampio margine di discrezionalità nelle procedure di assunzione. Tuttavia, tale discrezionalità deve essere esercitata nell’ambito dell’avviso di posto vacante o, come nel caso di specie, dell’invito a manifestare interesse. Il presente invito richiedeva che i candidati possedessero una conoscenza "approfondita" della lingua pertinente. Come sottolineato dal denunciante, una conoscenza "eccellente" di qualcosa è generalmente intesa come qualcosa che va al di là di una conoscenza "approfondita". In tali circostanze, il Mediatore ritiene che l'EPSO non abbia fornito una spiegazione soddisfacente del motivo per cui la commissione giudicatrice avrebbe comunque dovuto avere il diritto o addirittura l'obbligo di richiedere ai candidati una conoscenza "eccellente" della lingua in questione, o che la lingua doveva essere la lingua principale o la lingua madre del richiedente.

3 Il Mediatore ritiene pertanto, in via preliminare, che la decisione dell’EPSO di non includere la domanda del denunciante nella banca dati delle domande ricevibili potrebbe costituire un caso di cattiva amministrazione.

Parere dell'EPSO

Nel suo parere, l'EPSO ha formulato le seguenti osservazioni:

Le spiegazioni fornite in merito ai requisiti linguistici non avevano fornito la chiarezza che l'EPSO aveva sperato di stabilire. La posizione dell'EPSO dovrebbe pertanto essere spiegata in modo più chiaro.

Si trattava di un'operazione di portata mai vista prima, volta a consentire alle istituzioni di prepararsi all'integrazione di dieci nuovi Stati membri prima ancora della conclusione dei negoziati di adesione. Essa aveva istituito una procedura unica, aperta e trasparente, applicabile a tutti i candidati. Pertanto, tutti i potenziali candidati avevano ricevuto esattamente le stesse informazioni nello stesso modo. Allo stesso scopo di stabilire una comunanza di norme e di trasparenza, i requisiti linguistici erano conformi a quelli previsti per i concorsi statutari. Evidentemente la questione della competenza linguistica era stata particolarmente importante per questo esercizio. Tuttavia, l’EPSO non aveva mai ritenuto che, trattandosi di un invito a manifestare interesse, i principi giuridici generali non si applicassero.

La decisione di applicare gli stessi requisiti linguistici di cui all’articolo 28, lettera f), dello Statuto aveva fatto sì che una conoscenza “approfondita” della lingua in questione fosse interpretata come a livello di lingua madre/lingua principale, il che indicava la capacità di lavorare in tale lingua. Questo è il modo in cui tale requisito statutario è stato applicato ai concorsi.

È vero che probabilmente sarebbe stato più chiaro se l'EPSO fosse stato in grado di utilizzare il termine "lingua materna", ma a causa del multilinguismo e per altri motivi, i candidati avrebbero potuto scegliere una lingua principale che non era necessariamente la loro lingua madre. Per questo motivo, nell’ambito dei concorsi, il requisito di una conoscenza “approfondita” di cui all’articolo 28, lettera f), dello Statuto è stato interpretato nel senso che equivale a una lingua madre o a un’ottima conoscenza di un’altra lingua, scelta dal candidato, a un livello equivalente a quello della lingua madre.

È questa l’interpretazione adottata nell’ambito dell’invito a manifestare interesse. Essendo nata dallo Statuto, era logico applicare tale condizione allo stesso modo in cui era applicata nell’ambito dei concorsi. Non si trattava quindi di aggiungere una condizione più impegnativa, e quindi più restrittiva, ma semplicemente di definire in modo più chiaro le conoscenze "approfondite". Tale interpretazione non era mai stata messa in discussione nell’ambito dei concorsi. Tuttavia, se il Mediatore dovesse ritenere che una spiegazione dovrebbe essere inclusa in qualsiasi futuro invito a manifestare interesse che l'EPSO potrebbe essere chiamato a organizzare, l'EPSO prenderebbe in considerazione l'adozione delle misure necessarie.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato che, prima di presentare la sua domanda, aveva telefonato al numero fornito dall'EPSO. In questa occasione, non gli era stato detto che era necessaria un'eccellente conoscenza della lingua in questione. Il denunciante ha inoltre osservato che l'invito a manifestare interesse non conteneva alcun riferimento all'articolo 28, lettera f), dello statuto. Tale riferimento avrebbe chiarito i requisiti linguistici.

Conclusione

In tali circostanze, il Mediatore ha concluso che nel caso di specie non era possibile una soluzione amichevole.

LA DECISIONE

1 Mancata gestione corretta dell'applicazione

1.1 Nel 2002 l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha organizzato, a nome delle istituzioni dell'UE, un invito a manifestare interesse per una serie di posti non permanenti in vista del prossimo allargamento dell'UE. I candidati dovevano possedere una "conoscenza approfondita" di almeno una delle lingue dei dieci paesi candidati all'adesione e una "sana conoscenza" dell'inglese, del francese o del tedesco. Il modulo di candidatura richiedeva ai candidati di indicare se la lingua pertinente era la loro lingua madre o se le loro conoscenze erano "buone", "molto buone" o "eccellente". Le domande ammissibili dovevano essere inserite in una banca dati dall'EPSO. Il denunciante, cittadino tedesco, ha presentato una domanda indicando che il tedesco era la sua lingua madre e che la sua conoscenza del polacco era buona o molto buona. La sua domanda è stata respinta dall'EPSO in quanto non aveva una conoscenza "eccellente" di una delle lingue dei paesi candidati all'adesione o non aveva una lingua come la sua lingua principale o la sua lingua madre. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che l'EPSO aveva agito in modo errato applicando questo criterio.

1.2 Nel suo parere, l'EPSO ha sottolineato che i candidati devono possedere una conoscenza approfondita ("approfondimenti conoscitivi") di almeno una delle lingue dei dieci paesi candidati all'adesione. La commissione giudicatrice aveva definito l'espressione "conoscenze approfondite" equivalente a quella della lingua principale o della lingua materna o delle conoscenze "eccellenti". Dato che il denunciante stesso aveva valutato la sua conoscenza di una delle lingue dei paesi candidati (in questo caso il polacco) come "buona" o "molto buona", la commissione giudicatrice non era stata in grado di includere la sua candidatura nella banca dati pertinente. Nella sua risposta a una proposta di soluzione amichevole presentata dal Mediatore, l'EPSO ha spiegato che intendeva applicare gli stessi requisiti linguistici di cui all'articolo 28, lettera f), dello statuto dei funzionari. Essa ha aggiunto che, nell’ambito dei concorsi, il requisito di una conoscenza “approfondita” di cui all’articolo 28, lettera f), dello Statuto è stato interpretato nel senso che equivale a una lingua madre o a un’ottima conoscenza di un’altra lingua, scelta dal candidato, a un livello equivalente a quello della lingua madre. Non si trattava quindi di aggiungere una condizione più impegnativa, e quindi più restrittiva, ma semplicemente di definire in modo più chiaro le conoscenze "approfondite". Tale interpretazione non era mai stata messa in discussione nell’ambito dei concorsi. Tuttavia, se il Mediatore dovesse ritenere che una spiegazione dovrebbe essere inclusa in qualsiasi futuro invito a manifestare interesse che l'EPSO potrebbe essere chiamato a organizzare, l'EPSO prenderebbe in considerazione l'adozione delle misure necessarie.

1.3 Il Mediatore ritiene che le spiegazioni fornite dall'EPSO in merito alla necessità che i candidati che rispondono all'invito a manifestare interesse abbiano una conoscenza della lingua in questione equivalente alla lingua madre o un'eccellente conoscenza di un'altra lingua, scelta dal candidato, a un livello equivalente alla lingua madre, sembrino ragionevoli.

1.4 Resta tuttavia il fatto che l'invito a manifestare interesse richiedeva soltanto che i candidati possedessero una conoscenza "approfondita" della lingua pertinente. Come sottolineato dal denunciante, una conoscenza "eccellente" di qualcosa è generalmente intesa come qualcosa che va al di là di una conoscenza "approfondita". È vero che l’art. 28, lett. f), dello Statuto richiede una conoscenza “approfondita” di una delle lingue delle Comunità europee e che tale criterio sembra essere stato interpretato, nell’ambito dei concorsi, nel senso che richiede un’ottima conoscenza o una conoscenza della lingua di cui trattasi a livello di madrelingua. Tuttavia, nulla nell’invito a manifestare interesse sembra aver indicato che il criterio pertinente dovesse essere interpretato allo stesso modo del suddetto requisito di cui all’articolo 28, lettera f), dello Statuto. Va inoltre osservato che, mentre l'articolo 28, lettera f), dello statuto dei funzionari richiede una conoscenza "approfondita" di una lingua e una conoscenza "soddisfacente" di un'altra, l'invito a manifestare interesse richiede una conoscenza "approfondita" di una lingua e una conoscenza "sana" di un'altra. Alla luce di questa differenza di formulazione, non ci si poteva aspettare che i candidati sapessero che l'EPSO avrebbe interpretato il termine "in modo approfondito" nel modo in cui lo ha fatto. Il Mediatore ritiene pertanto che l'EPSO non abbia sufficientemente chiarito i requisiti linguistici che i candidati si aspettavano di soddisfare. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione. In questo contesto verrà formulata un'osservazione critica.

1.5 Alla luce della constatazione del Mediatore di cui al punto 1.3, non sarebbe opportuno presentare un progetto di raccomandazione che chieda all'EPSO di includere il nome del denunciante nell'elenco dei candidati idonei.

2 Discriminazione nei confronti dei cittadini degli Stati membri attuali

2.1 Il denunciante ha ritenuto che i richiedenti degli attuali Stati membri fossero discriminati in quanto i richiedenti dei paesi candidati all'adesione dovevano solo avere una "buona" conoscenza dell'inglese, del francese o del tedesco.

2.2 L'EPSO ha risposto che il fatto che un candidato sia cittadino di uno degli attuali Stati membri non costituisce un motivo di esclusione. Tutti i candidati sono stati presi in considerazione. Secondo l'EPSO, tuttavia, non sorprende che un gran numero di candidati provenienti dai paesi in procinto di aderire all'UE siano stati inclusi nella banca dati finale, poiché una percentuale maggiore di tali candidati soddisfaceva le condizioni, comprese quelle relative alle competenze linguistiche.

2.3 Il Mediatore osserva che l'EPSO sembra aver applicato le stesse condizioni a tutti i candidati. A suo avviso, il denunciante non ha dimostrato che l'EPSO abbia discriminato i cittadini degli attuali Stati membri.

3 Conclusione

3.1 Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

L'invito a manifestare interesse richiedeva solo che i candidati possedessero una conoscenza "approfondita" della lingua pertinente. Alla luce delle spiegazioni fornite dall'EPSO, appare ragionevole esigere che i candidati abbiano una conoscenza eccellente o di livello madrelingua di tale lingua. Tuttavia, il Mediatore ritiene che l'EPSO non abbia sufficientemente chiarito i requisiti linguistici che si aspettava che i candidati soddisfacessero. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

3.2 Nella sua risposta alla proposta del Mediatore di una soluzione amichevole, l'EPSO ha sottolineato che se il Mediatore dovesse ritenere che una spiegazione debba essere inclusa nei futuri inviti a manifestare interesse, l'EPSO valuterebbe la possibilità di adottare le misure necessarie. Il Mediatore ritiene pertanto che nel caso in esame non siano necessarie ulteriori misure.

3.3 Il Mediatore archivia pertanto il caso. Anche il direttore dell'EPSO sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisione del Parlamento europeo 9 marzo 1994, 94/262, sullo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113, pag. 15).