Egregio signor M.,

Il 2 agosto 2002 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla condotta di un funzionario presso l'ufficio tirocini del Parlamento europeo presso il quale aveva presentato domanda per una visita di studio.

Il 23 settembre 2002 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento europeo. Il Parlamento europeo ha trasmesso il suo parere il 7 gennaio 2003 e il 28 gennaio 2003 vi ho trasmesso l'invito a formulare osservazioni, se lo desiderate, entro il 28 febbraio 2003. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante, uno studente tedesco, intendeva trascorrere una visita di studio al Parlamento europeo. Secondo il denunciante, ha contattato il servizio responsabile (ufficio tirocini) per e-mail il 3 giugno 2002. Tale e-mail sarebbe rimasta senza risposta e il 22 luglio 2002 egli ha quindi contattato telefonicamente l'ufficio tirocini. Un funzionario dell'ufficio tirocini, la sig.ra J, ha consigliato al denunciante di inviare la sua candidatura. La domanda è stata inviata lo stesso giorno. Il 26 luglio 2002 il denunciante ha contattato telefonicamente la sig.ra J per chiedere se la sua domanda fosse pervenuta al Parlamento europeo. Il funzionario gli avrebbe chiesto di richiamare la settimana successiva. Il denunciante sostiene di aver compiuto diversi tentativi infruttuosi il 30 luglio e il 1o agosto 2002. In ogni occasione una segreteria telefonica avrebbe interrotto la telefonata. Il 2 agosto 2002 il denunciante è finalmente riuscito a raggiungere l'ufficio tirocini tramite il centralino ed è stato informato che la sig.ra J era in vacanza. Il denunciante ritiene che ciò gli abbia fatto perdere due settimane del suo orario di lavoro.

Il denunciante ha pertanto presentato una denuncia al Mediatore europeo il 2 agosto 2002 in cui ha formulato le seguenti affermazioni:

1. Il Parlamento europeo non ha risposto all'e-mail del denunciante del 3 giugno 2002.

2. La denunciante non è stata in grado di raggiungere il funzionario in questione, la signora J, durante la settimana in cui gli aveva chiesto di telefonarle mentre una segreteria telefonica operava per tutta la settimana. Il denunciante è stato infine informato da un altro funzionario che la sig.ra J era in vacanza. Il denunciante ritiene che la condotta del funzionario sia sleale, dato che deve aver saputo che sarebbe stata in vacanza durante il periodo in cui aveva chiesto al denunciante di richiamare.

L'INCHIESTA

Il parere del Parlamento europeo sulla denuncia era in sintesi il seguente:

Il denunciante aveva inviato un messaggio di posta elettronica all'ufficio tirocini del Parlamento europeo il 13 febbraio 2002. Lo stesso giorno era stata inviata una risposta al suo messaggio di posta elettronica contenente le informazioni richieste. Il denunciante è stato informato che i richiedenti dovevano presentare le loro domande due mesi prima dell'inizio auspicato della visita di studio. In caso contrario, non sarebbe possibile trattare la domanda.

Il Parlamento europeo non ha avuto traccia di alcuna e-mail inviata il 3 giugno 2002.

Il secondo contatto del denunciante con l'ufficio tirocini ha avuto luogo per telefono il 22 luglio 2002. In tale occasione il denunciante era stato invitato a consegnare la sua domanda. Quest'ultimo era stato ricevuto dal Parlamento europeo il 24 luglio 2002. Il 26 luglio 2002 il denunciante aveva chiamato l'ufficio tirocini. Egli aveva riconosciuto di non essere stato in grado di rispettare il termine di due mesi. L'ufficio tirocini lo aveva informato che probabilmente non sarebbe stato possibile consentirgli di effettuare la visita di studio per la quale aveva presentato domanda e che intendeva iniziare a metà agosto. Gli è stato tuttavia consigliato di richiamare prima del 1° agosto 2002, prima del congedo del funzionario responsabile.

In relazione alle presunte difficoltà incontrate dal denunciante per contattare l'ufficio tirocini, il Parlamento europeo ha spiegato che l'ufficio tirocini non disponeva di una segreteria telefonica. Al contrario, in assenza di un funzionario, un collega risponde alle sue telefonate, al fine di garantire la continuità del servizio.

Il 22 agosto 2002 il denunciante aveva visitato l'ufficio tirocini a Lussemburgo e aveva espresso il desiderio di iniziare una visita di studio il 15 settembre 2002. La sig.ra J, funzionario responsabile, ha organizzato un colloquio con un amministratore della direzione generale della Ricerca del Parlamento europeo e ha chiesto alla denunciante di riferirle in merito a tale colloquio.

Il 27 agosto 2002 la sig.ra J aveva ricevuto un messaggio di posta elettronica dal denunciante. Questa e-mail era stata inviata il 23 agosto 2002 ma era stata erroneamente inviata a un altro funzionario con un nome molto simile. In tale e-mail, il denunciante ha riferito molto positivamente in merito al colloquio con l'amministratore della direzione generale Ricerca e ha informato la sig.ra J che avrebbe contattato l'ufficio tirocini entro l'inizio di settembre 2002. Ciò non è mai avvenuto e non sono stati intrattenuti ulteriori contatti con il denunciante.

Il Parlamento europeo ha inoltre affermato che il semplice fatto di presentare una domanda non concedeva il diritto di effettuare una visita di studio presso il Parlamento europeo. Non vi era quindi alcuna relazione tra l’asserita cattiva amministrazione da parte di un funzionario e l’asserita perdita di due settimane di lavoro.

Il Mediatore europeo ha trasmesso il parere del Parlamento europeo al denunciante invitandolo a formulare osservazioni. Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1.1 Il denunciante sosteneva che il Parlamento europeo non aveva risposto alla sua e-mail del 3 giugno 2002.

1.2 Il Parlamento europeo ha dichiarato di non avere traccia dell'e-mail presumibilmente inviata il 3 giugno 2002 dal denunciante. L'ufficio tirocini del Parlamento europeo aveva tuttavia ricevuto una richiesta via e-mail inviata dal denunciante il 13 febbraio 2002. Il denunciante aveva ricevuto le informazioni richieste per posta elettronica lo stesso giorno.

1.3 Il Mediatore rileva che il fascicolo contiene elementi di prova relativi all'e-mail inviata dal denunciante il 13 febbraio 2002 e alla risposta fornita dal Parlamento europeo lo stesso giorno. Tuttavia, il denunciante non ha fornito al Mediatore una copia dell'e-mail del 3 giugno 2002 che, secondo la sua affermazione, è rimasta senza risposta. Il Mediatore ritiene pertanto che il denunciante non abbia fornito al Mediatore elementi di prova a sostegno della sua affermazione. Il Mediatore conclude pertanto che non sembra esservi cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

2.1 Il denunciante ha affermato di non essere stato in grado di raggiungere il funzionario in questione, la sig.ra J, durante la settimana in cui gli aveva chiesto di telefonarle mentre una segreteria telefonica era in funzione per tutta la settimana. Secondo il denunciante, alla fine è stato informato da un altro funzionario che la sig.ra J era in vacanza. La denunciante ha ritenuto ingiusta la condotta del funzionario, dato che doveva sapere che sarebbe stata in vacanza durante il periodo in cui aveva chiesto alla denunciante di richiamare.

2.2 Il Parlamento europeo ha dichiarato che il 26 luglio 2002 l'ufficio tirocini ha informato il denunciante che probabilmente non sarebbe stato possibile consentirgli di effettuare la visita di studio per la quale aveva presentato domanda il 24 luglio 2002 e che intendeva iniziare a metà agosto dello stesso anno. Al denunciante era stato tuttavia consigliato di richiamare prima dell'inizio delle vacanze della sig.ra J il 1o agosto 2002. Il Parlamento ha inoltre spiegato che l'ufficio tirocini non dispone di una segreteria telefonica e che, in assenza di chiamate ufficiali indirizzate a tale funzionario, un collega risponde.

2.3 Il Mediatore osserva che il resoconto informativo del denunciante non corrisponde a quello fornito dal Parlamento europeo. Il denunciante non ha presentato ulteriori elementi di prova a sostegno della sua affermazione. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato la propria asserzione. Il Mediatore conclude pertanto che non sembra esservi cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

Sulla base delle indagini del Mediatore su tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte del Parlamento europeo. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il Presidente del Parlamento europeo sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS