Egregio signor B.,

Il 29 maggio 2002 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla mancanza e al rifiuto di informazioni da parte della Commissione.

Il 1° luglio 2002 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha inviato il suo parere il 12 settembre 2002 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Nessuna osservazione sembra essere stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

La denuncia è stata presentata nel maggio 2002 da un deputato al Parlamento europeo. Essa riguardava una richiesta di accesso a documenti e informazioni della Commissione europea, presentata il 3 dicembre 2001. È stato trattato nell'ambito delle nuove norme sull'accesso del pubblico ai documenti, vale a dire il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1) (di seguito "regolamento (CE) n. 1049/2001").

Secondo la corrispondenza inviata dal denunciante, il contesto della denuncia era il seguente.

Nella sua lettera del 3 dicembre 2001 indirizzata alla Commissione, il denunciante ha presentato le seguenti richieste:

(Citazione)

1) Un registro completo di tutti i comitati e gruppi di lavoro all'interno delle istituzioni dell'UE, a cui partecipa la Commissione, compreso un elenco dei membri partecipanti.

2) Un elenco di coloro che hanno ricevuto indennità di viaggio e/o indennità giornaliere nel 2000 per riunioni tenute presso le istituzioni dell'UE che sono state pagate dalla Commissione.

3) Un'indagine completa di tutte le riunioni della Commissione riguardanti l'accesso del pubblico ai documenti e le sintesi del periodo in cui è stata discussa la bozza del nuovo regolamento sull'accesso del pubblico ai documenti [ossia il regolamento 1049/2001 ] .

4) Un elenco completo di tutti i documenti, comprese le dichiarazioni del Servizio giuridico a cui non posso avere pieno accesso.

5) Tutte le dichiarazioni adottate dal Consiglio relative a regolamenti, direttive, decisioni, accordi e altri documenti giuridici. Le dichiarazioni relative a norme e decisioni che non fanno parte dell'acquis comunitario possono essere omesse. Ho presentato la stessa richiesta al Consiglio.

6) Tutte le dichiarazioni del Servizio giuridico della Commissione sull'acquis esistente.

7) Tutte le lettere e i documenti inviati da e verso i paesi candidati a partire dalla data di ricevimento delle domande. (Unquote)

Il 1° febbraio 2002 la Commissione ha risposto come segue:

Nelle osservazioni preliminari, la Commissione ha attirato l'attenzione del denunciante sul fatto che il regolamento (CE) n. 1049/2001 riguarda solo l'accesso del pubblico ai documenti. Sebbene la definizione sia molto ampia (2), essa non comprende l'accesso alle informazioni che non sono registrate. Inoltre, il regolamento n. 1049/2001 non obbliga le istituzioni a creare documenti su richiesta, né sono tenute a dare accesso a documenti che non sono in loro possesso. Infine, il regolamento 1049/2001 contiene una disposizione relativa alle richieste di accesso che non sono sufficientemente precise o che riguardano un numero molto elevato di documenti [articolo 6, paragrafi 2 e 3 ] . Nel primo caso, l'istituzione può chiedere al richiedente di chiarire la domanda. Nel secondo caso, l'istituzione può conferire informalmente con il richiedente, al fine di trovare una soluzione equa.

In risposta alle specifiche richieste di accesso del denunciante, la Commissione ha fornito la seguente risposta:

1) L'elenco dei comitati che assistono la Commissione nell'esercizio delle sue competenze di esecuzione è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale C 225 dell'8 agosto 2002 e l'elenco di tutti i comitati la cui consultazione non è obbligatoria nella procedura di elaborazione della legislazione comunitaria è stato pubblicato nella GU L 56 del 26 gennaio 2001. La Commissione ha allegato i due estratti pertinenti di tali Gazzette ufficiali nella lingua del denunciante, ricordandogli che il secondo gli era già stato inviato in risposta alla sua richiesta del 4 maggio 2001.

Per quanto riguarda le richieste del denunciante relative a "un elenco di membri partecipanti", la Commissione ha spiegato che la maggior parte di questi comitati non ha membri permanenti. Soprattutto per quanto riguarda i "comitati di comitatologia", i rappresentanti degli Stati membri sono inviati a una riunione specifica in base all'ordine del giorno e alle loro funzioni.

La Commissione ha sottolineato che sarebbe lieta di fornire al denunciante un elenco dei partecipanti qualora questi specificasse il comitato e la riunione a cui è interessato.

2) Non esiste un elenco dei partecipanti che hanno ricevuto indennità di viaggio e/o indennità giornaliere nel 2000 per riunioni tenute dalle istituzioni dell'UE pagate dalla Commissione. Tali indennità sono versate direttamente dalla direzione generale che organizza le riunioni e i dati relativi a tali indennità sono conservati nelle banche dati finanziarie di ciascuna DG.

3) La Commissione ha ricordato al denunciante che questi documenti erano già stati inviati al denunciante dalla sig.ra B. nella sua lettera del 24 luglio 2001 a seguito della sua richiesta del 4 maggio 2001.

4) La Commissione ha dichiarato di non essere in grado di fornire al denunciante un elenco di documenti ai quali il denunciante non può avere accesso. Ogni richiesta di accesso è infatti esaminata caso per caso e nessun documento o categoria di documenti è "prima facie" inaccessibile.

5) La Commissione non detiene il testo di tutte le dichiarazioni adottate dal Consiglio. Poiché il denunciante aveva presentato la stessa richiesta al Consiglio e tali documenti sono in suo possesso, il Consiglio sarebbe stato in grado di rispondere a tale parte della richiesta.

6) Un elenco di tutti i pareri del Servizio giuridico sull'acquis comunitario non esiste in quanto tale. Tuttavia, la ricerca in una banca dati di pareri del servizio giuridico con oggetto "acquis communautaire" ha portato a un totale di 12 documenti.

La Commissione si è rammaricata di informare il denunciante che "a norma dell'articolo 4, paragrafo 2, secondo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001 (...) la divulgazione di pareri giuridici da parte del servizio giuridico della Commissione deve essere rifiutata in quanto arrecherebbe pregiudizio alla tutela della consulenza legale (cfr. ordinanza del presidente del Tribunale di primo grado del 3 marzo 1998, T-610/97, R, Carlsen et. al./Consiglio; Sentenza del Tribunale di primo grado dell'8 novembre 2000, T-44/97, Ghignone et. al./Consiglio)."

7) La Commissione si è rammaricata del fatto che, come per la richiesta del denunciante del 4 maggio 2001, tale richiesta ("Tutte le lettere e i documenti inviati da e verso i paesi candidati a partire dalla data di ricevimento delle domande") sia troppo generica perché la Commissione possa rispondere in modo soddisfacente. In linea con l'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001 (3), la Commissione ha chiesto al denunciante di chiarire la sua richiesta.

Il 20 febbraio 2002 il denunciante ha presentato una domanda di conferma per contestare la risposta della Commissione. Egli formula, in sintesi, le seguenti osservazioni:

1) Gruppi di lavoro (ecc.) e membri

Il denunciante aveva ricevuto una panoramica scritta dei comitati e dei gruppi di lavoro che assistono il compito di attuazione della Commissione. Tuttavia, il denunciante non riteneva che tali panoramiche riassumessero tutti i comitati e i gruppi di lavoro. Egli ha pertanto reiterato la sua richiesta di accesso. Ribadisce inoltre la sua richiesta per quanto riguarda l'elenco di tutti coloro che partecipano ai comitati permanenti e ai gruppi di lavoro. Per quanto riguarda i comitati e i gruppi di lavoro che non hanno membri permanenti, chiede gli ultimi inviti che menzionano il nome dei singoli membri.

2) Indennità di viaggio

Il denunciante ha compreso che il pagamento delle indennità e delle indennità giornaliere era centralizzato. Chiede pertanto una copia elettronica di tutti i pagamenti delle indennità e delle indennità giornaliere effettuati nel 2001, per quanto riguarda le riunioni nelle istituzioni dell'UE pagate dalla Commissione.

3) Elenco dei documenti non accessibili

Sulla base della precedente risposta della Commissione, il denunciante ha chiesto un elenco di tutti i documenti a cui non poteva accedere e un resoconto di quali considerazioni precise rendessero impossibile tale accesso.

4) Opinioni legali

Il denunciante ha ribadito la sua richiesta di tutte le dichiarazioni del Servizio giuridico della Commissione relative all'acquis esistente.

5) Corrispondenza con i paesi candidati

Per rendere la sua richiesta più precisa, il denunciante ha dichiarato di volere copie di tutte le lettere, e-mail e documenti inviati da e verso Malta nel 2001.

Il 30 aprile 2002 la Commissione ha risposto alla domanda di conferma del denunciante:

1) Gruppi di lavoro (ecc.) e membri

La Commissione ha allegato un elenco di comitati, unità e gruppi di lavoro che aveva approvato per il 2001. Un elenco per l'anno 2002 era in fase di elaborazione e sarebbe stato inviato al denunciante il più presto possibile.

Per quanto riguarda la composizione dei comitati istituiti dalla legislazione comunitaria, non esiste un elenco di membri. L'appartenenza varia da un incontro all'altro, a volte anche durante le riunioni. Gli inviti a tali riunioni sono inviati alle rappresentanze permanenti degli Stati membri, che li trasmettono alle autorità competenti del loro Stato membro. I nomi di coloro che partecipano alle riunioni non sono indicati nelle e-mail ecc. con cui viene effettuato l'invito.

I membri dei comitati istituiti dalla Commissione sono nominati personalmente. Il loro mandato non supera mai i quattro anni. Un elenco dei membri di tali comitati è pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale.

2) Indennità di viaggio

Questa parte della richiesta non ha potuto essere soddisfatta. Il pagamento delle indennità di viaggio viene gradualmente decentrato a cura delle singole direzioni generali che tengono le riunioni. Tale decentramento era già in corso nel 2001. In ogni caso, non è possibile fornire elenchi dettagliati con informazioni sulle indennità per le singole persone.

3) Elenco dei documenti non accessibili

Non esistono elenchi di documenti ai quali l'accesso del pubblico sia sistematicamente rifiutato. La creazione di tali elenchi sarebbe contraria al regolamento (CE) n. 1049/2001, che prevede un trattamento caso per caso delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.

4) Opinioni legali

La Commissione ha dichiarato di aver confermato la sua precedente risposta. Ha fatto nuovamente riferimento all'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001 e alla giurisprudenza sull'accesso ai pareri giuridici.

5) Corrispondenza con i paesi candidati

Sebbene la richiesta sia stata limitata a un solo paese candidato, la richiesta rimane troppo generica. A norma dell'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, il denunciante è stato invitato a chiarire ulteriormente la sua richiesta.

In tale contesto, il denunciante formula le seguenti affermazioni nella sua denuncia al Mediatore europeo:

1. La Commissione non gli ha fornito una panoramica completa dei gruppi di lavoro ai quali la Commissione partecipa, compresi i nomi dei membri di tali gruppi di lavoro.

2. La Commissione non gli ha fornito un elenco completo delle persone che hanno ricevuto indennità di viaggio e/o indennità giornaliere dalla Commissione nel 2001.

3. La Commissione non gli ha fornito un elenco di tutti i documenti ai quali non può avere accesso.

4. Il rifiuto della Commissione di accedere ai pareri giuridici non si basa su un equilibrio concreto con l'interesse del pubblico ad accedervi.

5. La Commissione non ha fornito al denunciante le sue relazioni di screening relative a Malta.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

La denuncia è stata trasmessa alla Commissione, che ha presentato il seguente parere.

Come osservazione preliminare, la Commissione ha sottolineato che la richiesta di accesso del denunciante per diversi aspetti va oltre l'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti. Ha fatto riferimento alla richiesta del denunciante di documenti inesistenti, affermando che la Commissione aveva comunque cercato di soddisfare tali richieste per quanto possibile.

La Commissione ha inoltre richiamato l'attenzione su una richiesta di accesso presentata dal denunciante circa un mese dopo la presentazione della sua denuncia al Mediatore europeo. La nuova richiesta riguardava in parte le sue precedenti richieste.

Per quanto riguarda le richieste dettagliate del denunciante, la Commissione ha risposto come segue:

1. Gruppi di lavoro (ecc.) e membri

La Commissione ha confermato la sua risposta alla domanda di conferma del denunciante su questo punto. Ha aggiunto che, a seguito dell'ultima domanda del denunciante del 24 giugno 2002, relativa ai gruppi di lavoro della direzione generale dell'Ambiente e del segretariato generale della Commissione, la Commissione ha elaborato e fornito tale elenco. Ha sottolineato che tale elenco è stato redatto specificamente per soddisfare la nuova richiesta di accesso del denunciante al pubblico.

2. Indennità di viaggio

La Commissione ha ribadito che non esiste un elenco completo delle persone che hanno ricevuto indennità di viaggio e/o giornaliere nel 2001. Tuttavia, al fine di fornire al denunciante il maggior numero possibile di informazioni, egli ha ricevuto una tabella che elenca gli stanziamenti per le spese relative alle commissioni per gli ultimi cinque anni.

3. Un elenco di documenti non accessibili

La Commissione ha ribadito che tale elenco non esiste e che la sua creazione sarebbe contraria al regolamento (CE) n. 1049/2001.

4. Pareri giuridici

La Commissione ha confermato la sua risposta alla domanda di conferma del denunciante su questo punto, facendo riferimento, in primo luogo, all'impossibilità di reperire un elenco di tutti i pareri giuridici relativi all'acquis comunitario e, in secondo luogo, alla giurisprudenza relativa ai pareri giuridici. Ha inoltre sottolineato che tutte le richieste di accesso ai pareri giuridici sono trattate individualmente per valutare se vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione e se sia possibile concedere l'accesso a parti del documento. È chiaro, tuttavia, che tale valutazione può essere effettuata solo su una richiesta precisa di accesso a documenti specifici.

5. Divulgazione delle relazioni di screening relative a Malta

La Commissione ha osservato che il denunciante aveva chiesto tutta la corrispondenza tra la Commissione e Malta e che la Commissione aveva ritenuto tale richiesta troppo generica.

La Commissione aveva tuttavia risposto alla nuova richiesta di relazioni di screening relative a Malta. Ha spiegato che i negoziati di adesione si svolgono tra gli Stati membri e i paesi candidati. La Commissione non è parte di questi negoziati, ma ha semplicemente una funzione di segreteria. La Commissione non è pertanto l'origine delle relazioni di screening e può trasmetterle solo con il consenso degli Stati membri. La Commissione ha pertanto chiesto ai rappresentanti degli Stati membri un parere che le consenta di decidere se sia possibile accedere alle relazioni. Alla data del parere della Commissione non era pervenuta alcuna risposta.

Osservazioni del denunciante

Il parere della Commissione è stato trasmesso al denunciante per osservazioni. Il Mediatore non ha ricevuto osservazioni.

LA DECISIONE

1 Osservazione preliminare

1.1 Il denunciante ha chiesto alla Commissione l'accesso a informazioni e documenti. La Commissione l'ha trattata come una richiesta di accesso del pubblico ai documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (4) (di seguito "regolamento (CE) n. 1049/2001"). Il denunciante e la Commissione hanno seguito la procedura stabilita dal regolamento e il denunciante ha presentato accuse al Mediatore in merito all'esito. La presente indagine mira pertanto a stabilire se vi sia stata cattiva amministrazione nell'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 da parte della Commissione.

2 Gruppi di lavoro e membri

2.1 Il denunciante sostiene che la Commissione ha erroneamente omesso di fornirgli una panoramica completa dei gruppi di lavoro (ecc.) a cui la Commissione partecipa, compresi i nomi dei membri di tali gruppi di lavoro. Fa riferimento alle richieste di accesso del pubblico presentate a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.2 La Commissione ha fornito al denunciante una panoramica dei comitati, delle sezioni e dei gruppi di lavoro per il 2001 e si è impegnata a fornirgli una panoramica analoga per il 2002. Lo informava inoltre della pubblicazione di tali panoramiche. Per quanto riguarda i membri di tali comitati, la Commissione ha informato il denunciante che non esiste un elenco completo dei membri. La Commissione ha spiegato al denunciante perché è così e ha sottolineato che sarebbe felice di fornire al denunciante un elenco dei partecipanti qualora specificasse il comitato e la riunione a cui è interessato.

2.3 L'affermazione del denunciante sembra basarsi sull'argomento secondo cui la Commissione avrebbe dovuto produrre elenchi supplementari relativi ai gruppi di lavoro e agli organismi analoghi e ai loro membri.

2.4 La Commissione non è tenuta a produrre documenti ai fini dell'accesso del pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Poiché non risulta che esistano documenti ai quali sia possibile accedere, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato alcuna inadempienza da parte della Commissione nell'applicare correttamente il regolamento (CE) n. 1049/2001. Pertanto, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

3 Indennità di viaggio

3.1 Il denunciante sostiene che la Commissione ha erroneamente omesso di fornirgli un elenco completo delle persone che hanno ricevuto indennità di viaggio e/o indennità giornaliere dalla Commissione nel 2001.

3.2 La Commissione ha dichiarato che tale elenco non esiste.

3.3 Come indicato al precedente punto 2.4, la Commissione non è tenuta a produrre nuovi documenti ai fini dell'accesso del pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Poiché non risulta che esistano documenti ai quali sia possibile accedere, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato alcuna inadempienza da parte della Commissione nell'applicare correttamente il regolamento (CE) n. 1049/2001. Pertanto, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

4 Un elenco di documenti non accessibili

4.1 Il denunciante sostiene che la Commissione ha erroneamente omesso di fornirgli un elenco di tutti i documenti ai quali non può accedere.

4.2 La Commissione ha dichiarato che tale elenco non esiste. Ha aggiunto che tale elenco sarebbe contrario al regolamento (CE) n. 1049/2001, che prevede un trattamento caso per caso delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.

4.3 Come indicato al precedente punto 2.4, la Commissione non è tenuta a produrre documenti ai fini dell'accesso del pubblico ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Poiché non risulta che esistano documenti ai quali sia possibile accedere, il Mediatore ritiene che il denunciante non abbia dimostrato alcuna inadempienza da parte della Commissione nell'applicare correttamente il regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il Mediatore concorda inoltre con l'opinione della Commissione secondo cui sarebbe contrario al regolamento (CE) n. 1049/2001 creare un elenco di documenti ai quali viene sistematicamente negato l'accesso.

4.4 Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

5 Accesso ai pareri legali

5.1 Il denunciante sostiene che il rifiuto da parte della Commissione di accedere ai pareri giuridici relativi all'acquis comunitario esistente non si basa su un equilibrio concreto con l'interesse del pubblico all'accesso.

5.2 Nella sua corrispondenza con il denunciante, la Commissione lo ha informato che non esiste in quanto tale un elenco di tutti i pareri del suo servizio giuridico sull'acquis comunitario. La Commissione ha inoltre chiarito che la sua mancanza di una risposta più dettagliata era dovuta principalmente alla mancanza di precisione nella richiesta del denunciante. La Commissione ha cercato di individuare i documenti richiesti attraverso una banca dati. Essa ha concluso che non è stato possibile individuare un elenco di tutte le dichiarazioni del Servizio giuridico della Commissione relative all'acquis comunitario esistente. Ne ha informato il denunciante.

5.3 Il Mediatore ha esaminato attentamente le richieste del denunciante e la risposta della Commissione. Il Mediatore ritiene che la Commissione abbia potuto ragionevolmente concludere che la richiesta del denunciante di "tutte le dichiarazioni del servizio giuridico della Commissione relative all'acquis esistente" non ha "consentito all'istituzione di identificare il documento" ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 (5). Il Mediatore ritiene pertanto che non sia stata accertata alcuna cattiva amministrazione in relazione a questa parte della denuncia.

6 Divulgazione delle relazioni di screening relative a Malta

6.1 Il denunciante sostiene che la Commissione ha ingiustamente omesso di fornirgli le sue relazioni di screening relative a Malta.

6.2 La Commissione ha concluso che il desiderio di ottenere copie di tali relazioni di screening non era chiaro dalla richiesta del denunciante di tutta la corrispondenza tra Malta e la Commissione, ossia dalla richiesta presentata nella domanda di conferma del denunciante ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. La Commissione ha pertanto aperto un nuovo fascicolo relativo alle relazioni di screening.

6.3 Il Mediatore ritiene che l'opinione della Commissione secondo cui il desiderio del denunciante di ottenere copie delle relazioni di screening non era chiaro dalla richiesta iniziale del denunciante sembra ragionevole. In assenza di ulteriori informazioni sul trattamento della nuova domanda ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, il Mediatore ritiene che non vi siano motivi per continuare la sua indagine su questo aspetto della denuncia. Tuttavia, il denunciante è libero di presentare una nuova denuncia se ritiene che vi sia stata cattiva amministrazione nel trattamento da parte della Commissione della domanda per le relazioni di screening.

7 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) 2001 GU L 145/43.

(2) L'articolo 3 del regolamento stabilisce che "Ai fini del presente regolamento si intende per:
a) "documento": qualsiasi contenuto, indipendentemente dal suo supporto (scritto su supporto cartaceo o elettronico o sotto forma di registrazione sonora, visiva o audiovisiva), riguardante una questione relativa alle politiche, alle attività e alle decisioni di competenza dell'istituzione;".

(3) L’articolo 6, paragrafi 1 e 2, del regolamento n. 1049/2001 dispone quanto segue:

1. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE e in modo sufficientemente preciso da consentire all'istituzione di identificare il documento. ...

2. Se una domanda non è sufficientemente precisa, l'istituzione chiede al richiedente di chiarirla e lo assiste in tal senso, ad esempio fornendo informazioni sull'uso dei registri pubblici dei documenti."

(4) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145/43).

(5) Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE e in modo sufficientemente preciso da consentire all'istituzione di identificare il documento. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda."