Egregio signor M.,

L'11 settembre 2001 Lei ha presentato, a nome del Verschwisterungsverein Reichelsheim e.V., una denuncia contro la Commissione europea in merito al trattamento da parte di quest'ultima di una domanda di sovvenzione per un progetto di gemellaggio tra città.

Il 18 settembre 2001 ho trasmesso la denuncia alla Commissione per le sue osservazioni.

Il 7 novembre 2001 la Commissione ha trasmesso il suo parere sulla Sua denuncia. Il 13 novembre 2001 Le ho trasmesso il parere della Commissione invitandola, se lo desidera, a formulare osservazioni. Il 18 dicembre 2001 Lei mi ha trasmesso le Sue osservazioni sul parere della Commissione.

Ora vi scrivo per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante è il comitato di gemellaggio di una città di un comune tedesco che ha chiesto una sovvenzione comunitaria per un progetto di gemellaggio di città. Il ricorso è stato presentato il 1° agosto 2001. Il 20 agosto 2001 la Commissione ha informato il denunciante che la domanda doveva essere respinta in quanto mancavano le coordinate bancarie della città ospitante e delle città ospiti e non era stato fornito alcun bilancio dettagliato che indicasse i costi unitari.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva il diritto di basare la sua decisione su questi motivi puramente formali. Essa ha inoltre presentato alla Commissione i documenti mancanti nel suo ricorso.

L'INCHIESTA

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

La domanda del denunciante non era stata selezionata in quanto non era stata conforme alle norme stabilite nel pertinente invito a presentare proposte (1) sotto due aspetti. In primo luogo, il bilancio incluso nella domanda non era stato "accompagnato da dettagli delle spese e delle entrate, con indicazione dei costi unitari", come richiesto dal punto 7.1.b) del testo summenzionato. Tali informazioni erano indispensabili per il trattamento della domanda, poiché solo su questa base il comitato di selezione poteva decidere se le spese proposte fossero ammissibili al finanziamento comunitario. In secondo luogo, "le coordinate bancarie dell'organizzazione" richieste al punto 7.1.d) dell'invito a presentare proposte non erano state incluse nella domanda. Questi dati erano indispensabili per il trattamento rapido e completo di qualsiasi domanda di sovvenzione.

L'ultimo paragrafo dell'invito a presentare proposte stabiliva che "[a]lla scadenza del termine per la presentazione della domanda, il fascicolo non può essere modificato in alcun modo". Tale disposizione mirava a garantire, da un lato, che tutte le domande presentate nell'ambito della stessa fase fossero esaminate dallo stesso comitato di selezione e, dall'altro, che le domande accettate fossero trattate rapidamente, a vantaggio dei candidati che avevano presentato una domanda completa conformemente alle norme stabilite nell'invito a presentare proposte.

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ribadito il suo parere secondo cui la domanda era stata respinta per motivi puramente formali. Ha inoltre sottolineato che i dati mancanti sono stati forniti successivamente senza alcun ritardo. Il denunciante ha inoltre osservato che non è necessario indicare i costi unitari in futuro.

LA DECISIONE

1.1 Il denunciante, il comitato di gemellaggio di un comune tedesco, ha chiesto una sovvenzione comunitaria per una misura di gemellaggio di città. Il ricorso presentato il 1° agosto 2001 è stato respinto dalla Commissione il 20 agosto 2001 in quanto mancavano le coordinate bancarie della città ospitante e delle città ospiti e non era stato fornito alcun bilancio dettagliato che indicasse i costi unitari. Il denunciante ritiene che la Commissione non avesse il diritto di basare la sua decisione su questi motivi puramente formali.

1.2 La Commissione ritiene che la domanda non rispettasse i requisiti formali stabiliti nel pertinente invito a presentare proposte (2). Secondo la Commissione, il bilancio incluso nella domanda non era stato "accompagnato dai dettagli delle spese e delle entrate, indicando i costi unitari", come richiesto al punto 7.1.b) del testo summenzionato, e la domanda non aveva incluso "le coordinate bancarie dell'organizzazione" richieste al punto 7.1.d) dell'invito a presentare proposte. La Commissione sottolinea inoltre che l'invito a presentare proposte stabiliva che "[a]lla scadenza del termine per la presentazione della domanda il fascicolo non può essere modificato in alcun modo". Tale disposizione mirava a garantire, da un lato, che tutte le domande presentate nell'ambito della stessa fase fossero esaminate dallo stesso comitato di selezione e, dall'altro, che le domande accettate fossero trattate rapidamente, a vantaggio dei candidati che avevano presentato una domanda completa conformemente alle norme stabilite nell'invito a presentare proposte.

1.3 Il Mediatore ha già avuto modo di esaminare il nuovo sistema della Commissione per il trattamento delle domande di sovvenzione relative a progetti di gemellaggio tra città nell'ambito della sua indagine su una denuncia analoga (3). In tale decisione, il Mediatore è giunto alla conclusione che la decisione della Commissione di optare per un'interpretazione rigorosa delle nuove norme in modo da trattare le domande il più rapidamente possibile non sembrava irragionevole. In tale contesto, il Mediatore ha osservato che se ai richiedenti che non avevano presentato domande complete fosse stato concesso più tempo per porre rimedio a tali difetti, sarebbe probabile che si verificassero ritardi a svantaggio dei richiedenti che avevano rispettato tutti i requisiti pertinenti. Il Mediatore ha sottolineato, tuttavia, che tale approccio rigoroso è appropriato solo se sono state fornite informazioni sufficienti ai richiedenti e se gli errori causati dall'inadeguata redazione dei moduli pertinenti non hanno automaticamente portato al rigetto di una domanda (4). Tali considerazioni sono applicabili anche nel caso di specie.

1.4 Il denunciante non contesta che la sua domanda iniziale non fosse "accompagnata da dettagli relativi alle spese e alle entrate, con indicazione dei costi unitari" e non includesse "le coordinate bancarie dell'organizzazione". Il Mediatore osserva, tuttavia, che tali dati dovevano essere forniti dai richiedenti secondo le indicazioni fornite nell'invito a presentare proposte. Alla luce di tali circostanze, il parere della Commissione secondo cui la domanda doveva essere respinta in quanto non conforme alle norme applicabili sembra ragionevole.

Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, risulta che non vi è cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

Jacob SÖDERMAN

(1) GU C 320, pag. 9.

(2) GU C 320, pag. 9.

(3) Denuncia 905/2001/GG. Si allega copia della decisione relativa al presente caso pubblicata sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Cfr. punti 2.3 e 2.4 della decisione nella causa 905/2001/GG.